Fungsi dan Peranan Front Office

BAB II URAIAN TEORITIS TENTANG FRONT OFFICE DAN OPERASIONAL FRONT OFFICE

2.1 Fungsi dan Peranan Front Office

Front Office Department atau yang lebih sering dikenal sebagai Kantor Depan Hotel, merupakan bagian yang paling penting di dalam pengoperasian di dalam sebuah hotel. Front Office Department menurut sudut pandang tamu merupakan cermin keseluruhan dari hotel. Bagian ini juga dapat disebut sebagai jantung dari hotel, karena segala pusat kegiatan di hotel mula-mula dimulai dari bagian ini, yakni dengan mulai dijalankannya sebagai penghubung antar tamu dengan hotel yaitu mulai tamu datang, sampai tamu menginap dan akhirnya meninggalkan hotel selalu berhubungan dengan bagian ini. Dengan demikian tugas utama dari Front Office Department adalah memberikan pelayanan dengan sebaik mungkin dalam meningkatkan penjualan kamar hotel selling room. Selain itu juga tugas Front Office adalah menangani tamu yang akan menggunakan kamar, mulai dari reservasi, penyambutan Receptionist, tamu datang Check-in, sampai tamu meninggalkan hotel Check-out. Untuk membantu pelaksanaan fungsi Kantor Depan Hotel Front Office tersebut, maka bagian Kantor Depan Hotel terbagi menjadi beberapa sub bagian yang masing-masing sub bagian memiliki fungsi pelayanan yang berbeda-beda yaitu: 1. Pelayanan Pemesanan Kamar. Universitas Sumatera Utara Pelayanan pemesanan kamar dilakukan oleh bagian pemesanan kamar. Bagian tersebut adalah bagian yang paling pertama dihubungi oleh tamu sebelum tamu tersebut datang menginap di hotel. Adapun ruang lingkup kegiatan operasional bagian pemesanan kamar meliputi: a. Melayani seluruh pemesanan kamar hotel dari berbagai sumber dan cara pemesanan. b. Melaksanakan proses pekerjaan pemesanan kamar termasuk memberikan konfirmasi kamar. c. Mengarsipkan pemesanan kamar sesuai tanggal dan bulan kedatangan tamu. d. Melakukan pemeriksaan situasi jumlah dan jenis kamar yang terjual dan yang belum terjual. 2. Pelayanan Penerimaan Tamu Bagian penerimaan tamu Reception adalah bagian yang melakukan pendaftaran tamu yang datang untuk menginap di hotel. Adapun ruang lingkup tujuan bagian penerimaan tamu meliputi: a. Melayani penerimaan kedatangan tamu perorangan, rombongan, dan tamu- tamu penting VIP. b. Melaksanakan pendaftaran tamu-tamu yang menginap. c. Memberikan penjelasan tentang fasilitas kamar bila diminta oleh tamu. d. Menangani proses keberangkatan tamu. Universitas Sumatera Utara e. Menyiapkan dan membuat laporan penjualan kamar. f. Mengarsipkan termasuk tentang suka duka tamu tersebut selama Menginap di hotel, yang akan digunakan sebagai guest history. g. Menangani keluhan-keluhan tamu. 3. Pelayanan Penanganan Barang-Barang Tamu Bagian penanganan barang-barang tamu disebut uniform service, yang bertanggung jawab atas penanganan barang-barang tamu yang check in dan check out dan juga menangani penitipan barangkoper tamu dan juga informasi yang diminta tamu, menjemput dan mengantarkan tamu pada saat datang dan berangkat, dan menunjukkanmengantarkan tamu menuju bagian penerima tamu untuk melakukan registrasi. 4. Pelayanan Informasi Bagian informasi bertugas memberikan penjelasan-penjelasan tentang sesuatu yang diperlukan oleh tamu, baik oleh yang menginap di hotel atau pun tamu yang tidak menginap di hotel. Adapun penjelasan-penjelasan yang diberikan baik yang ada di lingkungan hotel atau pun lingkungan luar hotel misalnya pusat kantor pemerintah, kedutaan, perbelanjaan, pelayanan telepon operator dan lain sebagainya. 5. Pelayanan Kasir Kantor Depan HotelFront Office Bagian kasir pada Kantor Depan HotelFront Office Cashier mempunyai tugas dan bertanggung jawab dalam hal menangani pembayaran seluruh transaksi yang dilakukan oleh tamu di dalam hotel. Universitas Sumatera Utara 6. Pelayanan Jasa Kesekretarisan Business Center Pada hotel, terutama hotel bisnis menyediakan dan melayani tamu dengan jasa kesekretarisan guna menunjang kelancaran bisnis para tamu yang menginap di hotel yang bersangkutan. Jasa kesekretarisan yang sering disebut juga Business Center, melayani tamu yang membutuhkan jasa pengiriman surat, faksimile, penterjemah, pengiriman barang, pemesanan tiket dan sebagainya sesuai dengan kebutuhan para tamu. Dengan menangani uraian tentang fungsi Kantor Depan HotelFront Office, bahwa dapat disimpulkan bahwa bagian Front Office juga merupakan pusat kegiatan hotel. Merupakan tempat dimana tamu-tamu hotel memberikan kesan pertamanya juga kesan terakhir terhadap hotel secara keseluruhan, car a menyambut dan melayani tamu ketika mereka pertama kali tiba di hotel akan membentuk kesan tersendiri dan suasana hotel secara menyeluruh selama tamu menginap di hotel. Sugiarto, 1997:2- 3

2.2 Peranan Front Office Department