Duty Manager Front Office Supervisor Chief Concierge

2.4.3 Night Manager

Tugas Pokok : • Mengontrol operasional kantor pada malam hari sampai pagi hari. • Mengontrol operasional seluruh hotel pada malam hari. • Menyiapkan laporan pendapatan hotel pada hari itu. • Menangani keluhan tamu pada malam hari. • Menjadi Chief of Fire Brigade bila sewaktu-waktu terjadi kebakaran pada malam hari. • Menandatangani setiap pengeluaran maupun uang yang terjadi pada malam hari dengan membuat laporan pertanggungjawaban untuk shift pagi dan siang hari.

2.4.4 Duty Manager

Tugas Pokok : • Membantu tugas Front Office Manager dan asistennya dalam melakukan tugas operasional di Front Office. • Mendukung kelancaran proses check-in dan check-out di Front Office. • Membantu tamu dan staff Front Desk bila mengalami kesulitan. • Mengontrol operasional di seputar Front Office, seperti lobi, restoran, bar, lounge koridor dan kamar tamu. • Membuat laporan setiap shift tentang temuan dan kejadian selama jam operasi. • Menyambut tamu VIP bersama Front Office Manager. Universitas Sumatera Utara

2.4.5 Front Office Supervisor

Tugas Pokok : • Mengarahkan tugas operasional penerimaan tamu di Front Office ke Front desk Agent. • Menangani komplen tamu yang tidak dapat diselesaikan oleh Front Desk agent. • Memberi otorisasi paid out tamu untuk jumlah tertentu. • Memberi otorisasi penggunaan hausebank oleh Front Desk Agent. • Mengarahkan langkah persiapan penerimaan tamu rombongan. • Mengatur jadwal setiap staff Front Desk. • Memberikan akses dan mengontrol password komputer di Front Desk untuk masing-masing staff Front Desk.

2.4.6 Chief Concierge

Tugas Pokok : • Memastikan bahwa semua staff Front Office mendapatkan training tentang telepon etiquette, grooming standard dan filosofi hotel. • Mengajarkan ke anak buahnya bagaimana bertanggung jawab untuk setiap tugas. • Melatih staff untuk memanggil tamu dengan namanya call by name. • Memberikan training ke staff tentang : - Prosedur menangani tamu VIP. - Pemecahan masalah. - Pekerjaan coshering dan pembuatan laporan. Universitas Sumatera Utara • Mengimplementasikan visi dan misi perusahaan. • Memberikan layanan informasi dan memenuhi semua kebutuhan tamu. • Menyediakan peta kota, mengatur reservasi tiket pesawat dan angkutan darat serta laut, menyediakan informasi tentang aktivitas rekreasi, sosial, dan keagamaan. • Memastikan bahwa sarana komunikasi yang berupa papan informasi di lobby selalu benar dan akurat.

2.4.7 Bell Captain