Memilah Kerisauan Menentukan Kriteria dan Prioritas

Modul Diklatpim Tingkat IV Pemecahan Masalah dan Pengambilan Keputusan 15 16

C. Memilah Kerisauan

Seperti yang telah disampaikan sebelumnya bahwa untuk merealisasikan hal-hal yang belum jelas diperlukan langkah berikutnya yaitu memilah kerisauan, dalam hal ini kita akan merinci atau memilah kerisauan yang masih ganda dan belum spesifik atau belum jelas sehingga perlu diperjelas lagi agar mudah ditangani. Untuk itu diperlukan beberapa contoh pertanyaan lanjutan yang dapat digunakan untuk memilah kerisauan, misalnya dengan pertanyaan: ¾ Apa yang dimaksud dengan ....? ¾ Apa buktinya sehingga itu tidak ....? ¾ Apakah hal tersebut masih bisa dirinci lebih lanjut? ¾ Apakah hal tersebut telah spesifik? Dengan contoh pertanyaan lanjutan di atas, diharapkan jawabannya sudah merupakan masalah-masalah tunggal dan spesifik sehingga dapat ditangani. Dengan demikian kita sudah bisa lanjut untuk tahap berikutnya yaitu menentukan prioritas terhadap masalah mana yang harus segera ditangani dan jika memungkinkan dapat dilakukan secara simultan apabila sumberdaya yang ada sangat memungkinkan.

D. Menentukan Kriteria dan Prioritas

Melakukan langkah dalam menentukan kriteria dan membuat prioritas menjadi sangat penting, apabila organisasi memiliki sumber daya yang terbatas. Penentuan kriteria dan prioritas dapat dilakukan dengan berbagai cara, misalnya masalah yang datang lebih dulu maka akan diselesaikan lebih dulu pula, atau keluhan secara tertulis akan dilayani terlebih dahulu dibandingkan keluhan tersebut datangnya melalui telepon, dan lain sebagainya. Perlu diketahui cara-cara klasikal tersebut terkadang kurang tepat, karena tidak jarang masalah yang datangnya belakangan justru lebih segera harus ditangani karena besar kemungkinan sangat berdampak langsung terhadap keberlangsungan sebuah organisasi. Demikian juga, bila keluhan yang datang per telepon tersebut berasal dari pejabat yang sangat berpengaruh terhadap kelangsungan organisasi sehingga kita harus mendahulukan daripada keluhan secara tertulis. Menurut Kepner Tregoe, ada 3 tiga aspek penting dalam menentukan prioritas , yaitu dilihat dari tingkat Kegawatan Urgency, Mendesak Seriousness dan Pertumbuhan Growth. Teori ini sangat dikenal dengan singkatan ’U S G’. Yang dimaksud dengan : ¾ Urgency kegawatan adalah besarnya dampak yang timbul terhadap keselamatan jiwa manusia, uang, produksi, dan atau reputasi baik individu maupun organisasi. Misalnya; korupsi pada tingkat manajer suatu perusahaan tentu lebih gawat jika dibandingkan dengan korupsi yang dilakukan oleh petugas parkir. ¾ Apa yang dimaksud dengan ....? Seriousness mendesaknya adalah banyaknya waktu yang tersedia untuk penanganan suatu masalah. Misalnya; laporan yang dikerjakan secara harian tentu akan lebih mendesak jika dibandingkan dengan laporan mingguan atau permintaan atasan langsung terhadap tugas mendadak akan lebih mendesak jika dibandingkan dengan pertemuan- pertemuan yang sifatnya rutin. Modul Diklatpim Tingkat IV Pemecahan Masalah dan Pengambilan Keputusan 17 18 ¾ Apa yang dimaksud dengan ....? Growth pertumbuhan adalah perkiraan akan bertambah buruknya suatu keadaan dibandingkan dengan sebelumnyakeadaan sekarang. Misalnya; masalah endemi flu burung tentu akan berdampak lebih cepat pengaruh buruknya jika dibandingkan dengan penyakit kutu air. Untuk menentukan predikat rendah, sedang atau tinggi dari penilaian masing-masing kriteria tersebut sangat dipengaruhi oleh pengalaman dan logika berfikir dari setiap individu. Dialog secara terbuka dan saling menghargai pendapat orang lain sangat menentukan kriteria penentuan prioritas pemilihan. Biasanya untuk menentukan besarnya penilaian terhadap masing masing kriteria ditentukan dengan menggunakan skala likert, dan besarnya skala ini juga harus disepakati secara bersama. Pada umumnya skala yang ditetapkan adalah dimulai dari angka 1 satu sampai dengan angka 5 lima, yang tiap angka tersebut memiliki pengertian : 1 = sangat kecilrendah pengaruhnya , 2 = kecil pengaruhnya, 3 = sedangcukup pengaruhnya, 4 =besartingi pengaruhnya, dan 5 = sangat besartinggi pengaruhnya. Contoh dari penentuan kriteria dan pemilihan prioritas dari suatu situasi organisasi pemerintah adalah sebagai berikut :

E. Merencanakan Penyelesaian