Modul Diklatpim Tingkat IV Pemecahan Masalah dan Pengambilan Keputusan
21 22
1. Mendeskripsikan persoalan masalah secara terinci dengan menggunakan datainformasi yang jelas dan spesifik;
2. Mengembangkan sebab-sebab yang mungkin dari persoalan itu dengan menggunakan pengalaman dan logika dari deskripsi masalah
tersebut; 3. Menemukan sebab yang sesungguhnya dengan menguji secara kritis
untuk membuktikan datainformasi yang ada. Terdapat beberapa langkah untuk mengidentifikasi permasalahan, mulai
dari merumuskan masalah sampai melakukan verifikasi terhadap penyebab dari permasalahan tersebut, dan ini akan diuraikan lebih lanjut.
A. Perumusan Masalah
Ini merupakan langkah pertama dalam melakukan analisis masalah. Masalah perlu dirumuskan secara benar agar tidak menimbulkan
pengertian yang berbeda. Seperti yang telah dikemukakan sebelumnya bahwa batasan sebuah
masalah adalah ’kesenjangan’, oleh karena itu sesuatu dapat
dikatakan masalah jika terdapat kesenjangan baik kesenjangan secara prosedur maupun sistem.
Contoh dari kasus ini adalah jika pegawai yang sehari-harinya masuk tepat waktu namun akhir-akhir ini pegawai tersebut sering terlambat
masuk kantor. Atau sebuah pabrik baja yang biasanya memproduksi 10 ton baja perharinya sekarang hanya mampu memproduksi 5 ton
saja. Pada kedua contoh kasus di atas dapat disimpulkan bahwa
sesungguhnya kedua situasi tersebut di atas mempunyai masalah. Dari contoh masalah tersebut jelas bahwa keduanya merupakan
masalah tunggal spesifik dan ini bisa langsung kita cari penyebabnya. Terkadang kita sering menemukan masalah yang majemuk, seperti si
A malas masuk kantor, si A suka memprovokasi dan si A selalu menuntut tambahan penghasilan. Walaupun kelihatannya masalah-
masalah tersebut saling berkaitan namun untuk mencari penyebabnya kita harus memilah-milah terlebih dahulu masalah tersebut menjadi
masalah tunggal spesifik. Artinya dengan memilah-milah persoalan tersebut, kita dapat merumuskan dengan jelas masing-masing persoalan
dan mencari penyebab dari masing-masing persoalan itu secara baik.
B. Membuat Spesifikasi Penyebab
Tahap berikutnya adalah mencari penyebab secara spesifik, dan
tentunya harus diawali dengan pertanyaan apa atau siapa yang
mempunyai masalah, apa yang sedang dihadapi, kapan dan dimana masalah itu terjadi, serta berapa besar masalah itu dan bagaimana
kecenderungannya dari waktu kewaktu. Setelah semua pertanyaan tersebut dijawab maka selanjutnya kita
mencari perbedaan maksudnya mengidentifikasi perbedaan antara pihak yang bermasalah dengan pihak pembanding pada setiap
spesifikasi yang ada dan perubahan maksudnya berapa besar perubahan yang terjadi pada pihak yang bermasalah sejak masalah
itu mulai dirasakan. Kemudian dari perbedaan dan perubahan yang ada maka kita
membuat daftar kemungkinan penyebab dengan berbagai fakta, pengalaman dan logika yang ada terhadap penyimpangan tersebut.
Modul Diklatpim Tingkat IV Pemecahan Masalah dan Pengambilan Keputusan
23
C. Menguji Penyebab
