a. Jurnal umum
Dalam pencatatan gaji dan upah ini jurnal umum digunakan untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja ke dalam setiap
departemen dalam perusahaan.
b. Kartu harga pokok produksi
Catatan ini digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung yang dikeluarkan untuk pesanan tertentu.
c. Kartu biaya
Catatan ini digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tidak langsung dan biaya tenaga kerja non produksi setiap departemen
dalam perusahaan. Sumber informasi untuk pencatatan dalam kartu biaya ini adalah bukti memorial.
d. Kartu penghasilan karyawan
Catatan ini digunakan untuk mencatat penghasilan dan berbagai potongannya yang diterima oleh setiap karyawan. Informasi
dalam kartu penghasilan ini dipakai sebagai dasar perhitungan PPh pasal 21 yang menjadi beban setiap karyawan. Di samping
itu, kartu penghasilan karyawan ini digunakan sebagai tanda terima gaji dan upah karyawan dengan ditandatanganinya kartu
tersebut oleh karyawan yang bersangkuntan.
Menurut Mulyadi 2002 : 289, terdapat beberapa fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi gaji dan upah yaitu:
Tabel 2.3 Fungsi yang terkait dalam Sistem Akuntansi
Gaji dan Upah Nama Unit Organisasi
Fungsi Pemegang Fungsi 1.
Fungsi Penerima Pegawai Bagian Kepegawaian 2.
Fungsi Pencatat Waktu Bagian Pencatat Waktu 3.
Fungsi Pembuat daftar Gaji Bagian Gaji dan Upah Dan Upah
4. Fungsi Pembuat Bukti Kas Bagian Utang
Keluar 5.
Fungsi Pembayar Gaji dan Bagian Kasa Upah
6. Fungsi Akuntansi Biaya Bagian Akuntansi Biaya
7. Fungsi Akuntansi Umum Bagian Akuntansi Umum
Dari setiap fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi gaji dan upah memiliki tanggung jawab dan berkaitan dengan prosedur-prosedur yang terkait
Universitas Sumatera Utara
dalam sistem akuntansi gaji dan upah yang telah penulis paparkan sebelumnya. Untuk fungsi penerimaan pegawai yang dilakukan oleh bagian kepegawaian Bag.
Personalia, berperan dalam hal penerimaan pegawai, kenaikan jabatan, bahkan sampai penghentian pegawai atau Pemutusan Hubungan Kerja PHK. Untuk
fungsi pencatat waktu, sama halnya dengan prosedur pencatatan waktu kerja dan waktu hadir, yaitu bertanggung jawab untuk menyelenggarakan daftar waktu
untuk kehadiran para pegawai dengan menggunakan kartu jam hadir karyawan. Untuk fungsi pembuat daftar gaji dan upah, berperan dalam membuat daftar gaji
pagawai yang terdiri dari gaji bruto pegawai beserta potongan-potongan dan tunjangan-tunjangan yang diberikan karyawan.
Menurut Mulyadi 2002 : 290, “fungsi pembuat bukti kas keluar bertanggung jawab membuat perintah pengeluaran kas untuk pembayaran gaji dan
upah seperti yang tercantum dalam daftar gaji dan upah.” Fungsi ini juga berkaitan dengan fungsi keuangan dalam hal. Untuk fungsi pembayar gaji dan
upah berperan dalam hal pembayaran gaji dan upah kepada pegawai sesuai dengan daftar gaji dan upah yang telah diotorisasi oleh fungsi pembuat buakti kas
keluar. Fungsi akuntansi biaya menurut Mulyadi 2002 : 290 adalah :
Fungsi akuntansi biaya bertanggung jawab mencatat distribusi biaya ke dalam kartu kos produk dan kartu biaya berdasarkan rekap daftar
gaji dan upah serta kartu jam kerja untuk tenaga kerja langsung pabrik. Sedangkan fungsi akuntansi umum berfungsi untuk mencatat
gaji dan upah dalam jurnal umum. Dalam proses pembayaran gaji dan upah seperti yang telah dijelaskan
sebelumnya oleh Mulyadi, James 2001 : 321 juga menjelaskan proses pembayaran gaji dan upah melalui uraian dibawah ini :
Universitas Sumatera Utara
a. Departeman Personalia
Kategori