Dalam sistem akuntansi gaji dan upah diperlukan adanya dokumen- dokumen yang digunakan. Menurut Mulyadi 2002 : 290, dokumen yang
digunakan dalam sistem akuntansi gaji dan upah ada 2 jenis yaitu dokumen sumber dan dokumen pendukung yang digunakan dalam siklus jasa personal
disajikan berikut ini :
Tabel 2.2 Dokumen Sumber dan Dokumen Pendukung
Sistem Akuntansi Gaji dan Upah Dokumen Transaksi
Dokumen Sumber
Dokumen Pendukung
1. Pencatatan biaya gaji dan upah
Bukti Kas Keluar Rekap Daftar Gaji dan Upah
2. Pencatatan pembayaran gaji dan upah.
Bukti Kas Keluar Daftar Gaji dan Upah
Menurut Mulyadi 2001: 374, dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan adalah :
a. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah
b. Kartu jam hadir
c. Kartu jam kerja
d. Daftar gaji dan daftar upah
e. Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah
f. Surat pernyataan gaji dan upah
g. Amplop gaji dan upah
h. Bukti kas keluar
Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah umumnya dikeluarkan oleh bagian kepegawaian. Dokumen tersebut berupa surat keputusan yang
bersangkutan dengan karyawan seperti surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, perubahan tarif gaji, ataupun surat pemberhentian
karyawan PHK. Kartu jam hadir digunakan untuk mencatat waktu jam hadir
Universitas Sumatera Utara
setiap karyawan oleh bagian pencatat waktu. Kartu jam hadir ini dapat berupa daftar hadir biasa, ada juga yang menggunakan kartu jam hadir yang
menggunakan mesin pencatat waktu seperti Clock card atau finger scan. Sedangkan kartu jam kerja merupakan dokumen untuk mencatat waktu tenaga
kerja langsung di pabrik dalam mengerjakan pesanan tertentu. Kartu ini digunakan sebagai dasar distribusi biaya upah langsung pada setiap jenis
transaksi. Dokumen berikutnya adalah daftar gaji dan daftar upah. Dokumen ini berisi
jumlah gaji dan upah bruto untuk masing-masing karyawan dengan rincian potongan-potongan yang dikenakan oleh perusahaan. Dokumen rekap daftar gaji
dan rekap daftar upah merupakan dokumen yang berisi ringkasan gaji dan upah dari masing-masing bagian yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan daftar upah.
Surat pernyataan gaji dan upah merupakan catatan bagi setiap karyawan mengenai rincian gaji dan upah yang diterima setiap karyawan beserta potongan-potongan
yaang dibebankan. Dokumen ini dibuat oleh bagian pembuat daftar gaji dan upah bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan upah.
Dibawah ini adalah contoh dokumen kartu hadir, daftar gaji dan upah serta surat pernyataan gaji dan upah menurut Mulyadi 2001 : 376
Dalam pelaksanaan sistem akuntansi gaji dan upah diperlukan adanya urutan prosedur. Menurut Mulyadi 2001 : 385, sistem akuntansi gaji dan upah terdiri
dari beberapa prosedur berikut ini :
Sistem penggajian terdiri dari jaringan prosedur berikut ini : a.
Prosedur pencatatan waktu hadir Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan.
Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan oleh fungsi pencatat
Universitas Sumatera Utara
waktu dengan menggunakan daftar hadir pada pintu masuk kantor administrasi atau pabrik. Pencatatan waktu hadir dapat
menggunakan daftar hadir biasa, dapat menggunakan kartu hadir berupa clock card yang diisi secara otomatis dengan menggunakan
mesin pencatat waktu time recorder machine.
b. Prosedur pembuatan daftar gaji
