3. Prosedur Pengawasan Gaji dan Upah pada PT. Bakrie Sumatera
Plantations,Tbk Kisaran
Jaringan-jaringan prosedur yang membentuk akuntansi gaji dan upah pada PT. Bakrie Sumatera Plantations, Tbk Kisaran yaitu :
a. Prosedur Penerimaan Pegawai dan Prosedur Pemutusan Hubungan Kerja
HRD Prosedur penerimaan dan pemutusan hubungan kerja dilaksanakan oleh
Bagian Personalia Organisation HR Development. Bagian personalia melakukan penerimaan pegawai atau karyawan jika ada bagian yang
memerlukan pegawaikaryawan. Bagian tersebut membuat pemohonan kepada bagian personalia dengan suatu formulir yang berisikan kriteria pegawai atau
karyawan yang dibutuhkan. Penerimaan pegawai atau karyawan biasanya dapat dilakukan dari pegawai karyawan dalam perusahaan atau penerimaan
dari luar perusahaan. Penerimaan pegawai karyawan dari dalam perusahaan biasanya memilih pegawai yang dianggap mampu berdasarkan promosi oleh
kepala bagiannya. Sedangkan penerimaan pegawai dari luar perusahaan dilakukan dengan pembukaan lowongan kerja sesuai dengan anggaran
tahunan yang telah ditetapkan. Penerimaan pegawai di PT. Bakrie Sumatera Plantations, Tbk Kisaran di informasikan melalui internet dengan situs
www.bsp.co.id . Calon pegawai atau karyawan mengikuti training selama 1,5
bulan. Jika memenuhi kriteria maka akan menjadi pegawai atau karyawan di perusahaan. Atas penerimaan tersebut, bagian personalia akan membuat surat
perjanjian kerja antara pegawai yang bersangkutan dengan pihak perusahaan.
Universitas Sumatera Utara
Surat ini juga merupakan bukti pengangkatan kerja pegawaikaryawan baru. Surat tersebut dibuat rangkap 4 dimana surat yang asli dipegang oleh
pegawaikaryawan yang bersangkutan, 1 lembar dikirimkan ke bagian yang membutuhkan pegawaikaryawan, lalu ke bagian keuangan dan 1 lembar
disimpan oleh bagian personalia. Penerimaan pegawai pada PT. Bakrie Sumatera Plantations, Tbk Kisaran ada
3 klasifikasi yaitu : a.
Penerimaan Pegawai Staff Pegawai staf dalam perusahaan adalah para pegawai yang memiliki tanggung
jawab yang besar dan berperan penting dalam pengambilan keputusan. Pegawai staf juga merupakan pegawai yang mempunyai keahlian dari
pendidikan dan pengalaman. Yang termasuk dalam bagian pegawai staf adalah dewan direksi dan para manajer. Jumlah pegawai staf pada perusahaan
ini adalah 96 orang. Penerimaan pegawai dilakukan secara desentralisasi yaitu bagian kepegawaian melakukan seleksi langsung para pelamar yang masuk
sesuai dengan pendidikan dan bidang pekerjaan yang dibutuhkan. Adapun tahap seleksi dilakukan dengan beberapa tahap yaitu tahap test pengetahuan
umum, physicotest, wawancara, test kesehatan dan administrasi. Gaji yang diterima pegawai staf adalah gaji yang dibayarkan setiap bulannya yang
jumlahnya sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan. Besarnya gaji yang diterima pegawai staf sesuai dengan keputusan manajemen terdiri dari gaji
pokok ditambah tunjangan-tunjangan seperti bonus, tunjangan perumahan, tunjangan pengobatan, tunjangan beras dan dikurangi dengan potongan-
Universitas Sumatera Utara
potongan seperti Pph Pasal 21, asuransi tenaga kerja Astek, dan koperasi. Pembayaran gaji dilakukan setiap akhir bulan. Besarnya jumlah gaji yang
diterima diperngaruhi oleh jabatan.
b. Penerimaan Pegawai Bulanan
Pegawai bulanan adalah pegawai yang tingkatannya berada di bawah pegawai staf. Jumlah pegawai bulanan dalam perusahaan ini adalah 1147 orang. Yang
termasuk pegawai bulanan adalah kerani kantor pria, kerani kantor wanita, kerani distribusi, kerani timbang getah, kerani timbang sawit, mandor besar,
mandor deres, mandor panen sawit, mador harian, mantri obat, perawat, supir, satpam, pelayan bungalow, dan semua pegawai yang gajinya dibayar secara
bulanan. Tahap penerimaan sama seperti penerimaan untuk pegawai staf kecuali untuk physicotest. Besarnya jumlah gaji yang diterima sesuai dengan
ketentuan perusahaan. Disamping gaji pokok, pegawai bulanan juga menerima tunjangan beras,
tunjangan kontrakan rumah, tunjangan pengobatan, upah lembur, jaminan sosial seperti kecelakaan, kematian, kesehatan dan tunjangan hari tua.
Ketentuan untuk gaji pokok pegawai bulanan ada lima kelompok, yaitu :
Universitas Sumatera Utara
Tabel 4.1 Ketentuan Gaji Pokok untuk Pegawai Bulanan
PT. Bakrie Sumatera Plantation, Tbk Kisaran Golongan Besar Gaji
A1 – A30 Rp. 580.000 – Rp. 750.000
B1 – B30 Rp. 760.000 – Rp. 960.000
C1 – C30 Rp. 970.000 – Rp. 1.170.000
D1 – D30 Rp. 1.300.000 – Rp. 1.500.000
E1 – E10 Rp. 1.500.000 – Rp. 1.800.000
Sumber : PT. Bakrie Sumatera Plantations, Tbk Kisaran c.
Penerimaan Karyawan Harian Tetap dan Karyawan Harian Lepas Karyawan harian tetap adalah karyawan yang terlibat langsung dalam proses
produksi seperti karyawan deres, karyawan pemanen buah, pekerja laki-laki dan pekerja wanita. Jumlah karyawan harian tetap dan karyawan harian lepas
adalah 4276 orang. Untuk penerimaan karyawan harian tetap dan karyawan harian lepas, bagian kepegawaian hanya melaksanakan tugas menyeleksi
secara administrasi saja. Balas jasa yang diberikan kepada karyawan harian tetap biasa disebut upah. Besarnya upah perhari minimum karyawan harian
tetap disesuaikan dengan Upah Minimum Propinsi UMP dan ketentuan oleh Badan Kerjasama Perusahaan Perkebunan Sumatera BKSPPS yaitu sebesar
Rp. 33.000,- per hari. Besarnya upah yang diterima karyawan juga bervariasi, sesuai dengan jumlah produksi yang dihasilkan serta ketentuan yang
ditetapkan perusahaan. Walaupun upah untuk karyawan harian tetap dihitung secara harian namun pembayarannya dilakukan sekali sebulan yaitu pada
Universitas Sumatera Utara
akhir bulan. Seluruh pegawai tersebut merupakan tenaga kerja pria dan wanita yang terdapat di tujuh wilayah atau estate, pabrik bunut, instalasi belawan,
kantor medan dan kantor besar Kisaran. Kebijakan lain yang diterapkan oleh PT. Bakrie Sumatera Plantations dalam
rangka mensejahtrakan pegawainya adalah : 1
Bonus Bonus diberikan kepada pegawai staff, pegawai bulanan dan karyawan
harian tetap karyawan harian lepas secara tahunan. Besarnya bonus ditetapkan berdasarkan jumlah laba perusahaan, yaitu :
Tabel 4.2 Penentuan Besarnya Bonus Tahunan
PT. Bakrie Sumatera Plantations, Tbk Laba Sebagai Penentu Besarnya Besarnya Bonus Per
Bonus Tahun
Laba sampai dengan Rp. 2 Miliar 1 Bulan Gaji Upah
Laba Rp.2 Miliar sd Rp. 4 Miliar 1
1 2
Bulan Gaji Upah Laba Rp. 4 Miliar sd Rp. 6 Miliar
2 Bulan Gaji Upah Laba sampai dengan Rp. 45 Miliar
2
1 2
Bulan Gaji Upah
Sumber : PT. Bakrie Sumatera Plantations, Tbk 2
Tunjangan Kesehatan Kepada pekerja yang dengan sepengetahuan perusahaan berhalangan
bekerja disebabkan sakit akan ditanggung perusahaan selama berobat ke rumah sakit yang diunjuk oleh perusahaan.
Universitas Sumatera Utara
3 Tunjangan Beras
Tunjangan beras diberikan kepada karyawan harian tetap sebanyak 15kg untuk karyawan, 9 kg untuk istri dan 7,5 kg untuk 1 orang anak
Maksimal 3 orang anak. 4
Uang Makan Kepada pekerja yang melakukan pekerjaan di luar kebun dan tidak dapat
pulang ke rumah diberi uang makan sebagai berikut : Serapan Pagi
Rp. 5.000,- Makan Siang
Rp. 8.000,- Makan Malam
Rp. 8.000,- 5
Uang Lembur Uang lembur diberikan apabila karyawan bekerja melebihi jam kerja. Jam
kerja maksimal seorang karyawan adalah 40jam per minggu. Untuk menghitung uang lembur satu jam dipakai dasar sebagai berikut :
Pegawai harian Tetap : 3 x Upah sehari berupa uang + nilai catu beras sehari dari pekerja sendiri
20
Pegawai Bulanan : Upah sebulan berupa uang + nilai catu beras sebulan dari pekerja sendiri
173
6 Tunjangan Hari Raya
Setiap tahun dibayarkan kepada pekerja Tunjangan Hari Raya THR yang diberikan berkenaan dengan Hari Raya Keagamaan. Besarnya THR
ditentukan berdasarkan ketetapan BKS-PPS
Universitas Sumatera Utara
7 Tunjangan Kontrakan Rumah
Diberikan kepada pegawai bulanan sebesar 25 dari jumlah kontrakan rumah.
Setiap pegawai perusahaan juga dikenakan potongan-potongan atas gaji dan upah untuk setiap bulannya, yaitu :
1 Pph pasal 21 Pajak Penghasilan Pasal 21
Perusahaan memotong gaji karyawan untuk pajak penghasilan Pph pasal 21 bagi karyawan yang gajinya melebihi Penghasilan Tidak Kena Pajak
PTKP menurut Undang-undang Perpajakan. 2
Catu mangkir Catu mangkir merupakan pemotongan penghasilan atas ketidakhadiran
karyawan dalam hari kerja. Mangkir mengurangi tunjangan beras mingguan sebesar 130 nilai catu beras.
3 Iuran Astek
Besarnya iuran 2 dari jumlah penghasilan. 4
Iuran Serikat Pekerja Seluruh Indonesia SPSI Iuran SPSI ditetapkan berdasarkan kesepakatan antara Perwakilan Unit
Kerja PUK dengan para karyawan di pabrik. 5
Koperasi Besarnya potongan koperasi sesuai dengan anggaran dasar koperasi
Universitas Sumatera Utara
b. Prosedur Pencatat Waktu Hadir
Setiap hari kerja pegawaikaryawan wajib mengisi daftar hadir. Sistem pencatatan waktu pada perusahaan dilakukan sesaat sebelum melakukan
pekerjaan dan saat pulang. Absensi dilakukan secara manual. Untuk pegawai bulanan pengisian daftar hadir diawasi oleh kepala bagian masing-masing dan
untuk karyawan harian tetap dilakukan oleh mandor dan dilaporkan kepada assisten afdeling. Pada akhir jam kerja setiap harinya mandor bagian produksi
akan mencatat absensi karyawan harian tetap untuk penimbangan hasil yang di dapat pada hari itu. Mandor bagian produksi juga membuat laporan lembur
karyawan yang diperoleh dari daftar lembur. Absensi dan daftar lembur akan dilaporakan kepada assisten afdelling dan mencatatnya ke dalam daftar masuk
kerja sebanyak 2 lembar dan diotorisasi oleh kepala bagian produksi. Daftar hadir ini berfungsi untuk menilai kinerja para pegawaikaryawan. Bagi
pegawaikaryawan yang terlambat hadir akan mengurangi gaji pokok. Dan jika keterlambatan sudah sering terjadi pihak perusahaan akan mengeluarkan
surat teguran. Daftar hadir juga dijadikan dasar penilaian kinerja karyawan, jika kinerjanya baik maka akan dipromosikan ke posisi yang lebih baik.
c. Prosedur Pembuatan Daftar Gaji dan Upah
Prosedur pembuatan daftar gaji dan upah melibatkan Bagian Penggajian Payroll, Bagian Akuntansi, Bagian Personalia. Pembuatan daftar gajiupah
dilakukan oleh bagian penggajian berdasarkan laporan status pegawaikaryawan berupa daftar masuk kerja, daftar hadir, kartu keadaan
Universitas Sumatera Utara
keluarga, kartu catatan pegawai dan daftar hutang karyawan. Daftar gaji terdiri dari rincian gaji pokok, tunjangan yang diperoleh berdasarkan
ketentuan dan besarnya potongan yang dikenakan. Data-data diatas diproses oleh EDP Edit Data ProcessingBagian penggajian dan pengupahan. Bagian
EDP adalah bagian yang berperan untuk mengolah data yang ada melalui media elektronik. Untuk proses perhitungan gajiupah dilakukan melalui
media elektronik dengan menggunakan software tertentu ssehingga dapat memproses data yang kompleks tanpa adanya kekeliruan dan perhitungan-
perhitungan yang tepat.
d. Prosedur Pembayaran Gaji dan Upah
Prosedur ini melibatkan departemen keuangan bagian penggajian dan pengupahan, bagian akuntansi dan kasir. Berdasarkan rekap daftar gaji yang
dibuat oleh EDP bagian penggajian dan pengupahan membuat surat permintaan pengeluaran uang untuk gaji dan upah yang ditujukan ke bagian
akuntansi. Berdasarkan surat permintaan pengeluaran uang bagian akuntansi akan mengadakan verifikasi antara surat permintaan pengeluaran uang
dengan rekap daftar gaji dan upah. Apabila jumlah yang dimasudkan telah sesuai maka bagian akuntansi akan mengeluarkan bukti kas keluar. Kemudian
bagian akuntansi akan melakukan pencatatan terhadap beban gaji dan upah. Lalu kasir mengisi cek yang telah diotorisasi tersebut sebesar bukti kas keluar
dan mengirimkan ke pihak Bank Mandiri. Pembayaran gaji dan upah oleh perusahaan dilakukan dengan dua cara. Bagi beberapa pegawai staff ada yang
Universitas Sumatera Utara
gajinya ditransfer ke rekening masing-masing pegawai dan untuk pegawai bulanan atau karyawan harian biasanya pihak bank menyerahkan langsung
kepada masing-masing kepala bagian dan assisten afdelling. Teknik pembayaran gaji upah kepada para pegawai bulanan dan karyawan harian
tetap dilakukan dengan cara memanggil satu per satu karyawan sesuai dengan bagiannya dan menandatangani daftar penerimaan gaji dan upah. Pembayaran
gaji dan upah dimasukkan ke dalam amplop gaji upah. Jika pegawai atau karyawan berhalangan hadir pada saat pembayaran gaji upah maka kepala
bagian assisten afdelling akan menyimpan uang tersebut sampai diambil oleh yang bersangkutan atau pihak yang diberi kuasa. Pembayaran gaji dan upah
dilakukan setiap tanggal 30 tiap bulannya.
e. Prosedur Pencatatan Pembayaran Gaji Upah
Setelah pembayaran gaji upah dilakukan, maka bagian akuntansi melakukan pencatatan setiap transaksi ke dalam buku jurnal kemudian di posting ke buku
besar. Dasar pencatatannya adalah daftar gaji dan upah dari bagian penggajian. Adapun jurnal-jurnal yang dibuat oleh bagian akuntansi yaitu :
1 Jurnal distribusi gaji dan upah ke masing-masing bagian
Biaya sesuai klasifikasinya………………....xxx Gaji dan upah…………………………………xxx
2 Jurnal untuk mencatat besarnya gaji dan upah
Gaji dan Upah……………………………...….xxx Hutang Pph karyawan…………………………xxx
Universitas Sumatera Utara
Hutang gaji dan upah…………………………..xxx 3
Jurnal pembayaran gaji dan upah Hutang gaji dan upah………………………….xxx
Kas…………………………………………….xxx 4
Jurnal pembayaran Pph ke kas negara Hutang Pph……………………………………..xxx
Kas……………………………………………..xxx
Berikut ini contoh perhitungan gaji upah pada PT. Bakrie Sumatera Plantations : Contoh 1 : Iwan seorang pegawai bulanan bagian keuangan, golongan C1.
mempunyai seorang istri dan 2 orang anak. Iwan mendapat tunjangan kontrakan rumah sebesar 25 dari biaya kontrakan. Pada bulan Maret 2008, iwan
memperoleh izin tidak bekerja 1 hari dan lembur bekerja hari rabu 3 jam dan hari jum’at 4 jam. Maka jumlah gaji yang diterima iwan adalah:
Gaji Pokok Rp. 970.000,-
Tunjangan beras [15+92x7,5] x Rp. 3.000 Rp. 117.000,-
Tunjangan kontrakan rumah Rp. 25.000,-
Tunjangan pengobatan 15 x Rp. 970.000 Rp. 145.500,-
Uang lembur Hari Rabu
: 3 x 2 = 6 jam Hari Jum’at
: 2 x 2 = 4 jam Total jam kerja lembur
10 jam Upah lembur per jam : Rp.970.000,- + 15kg x Rp. 3.000,-
173 : Rp. 5.868,-
Universitas Sumatera Utara
Maka jumlah upah lembur : 10 jam x Rp. 5.868,- = Rp. 58.680,- Penghasilan Kotor Rp.1.316.180,-
Potongan-potongan Iuran Astek 2 x Rp. 1.316.180 Rp. 26.324,-
Iuran SPSI Rp. 1.000,- Koperasi Rp. 2.500,-
Penghasilan Bersih Rp. 1.286.356,-
Dokumen – dokumen yang digunakan oleh PT. Bakrie Sumatera Plantations, Tbk dalam sistem akuntansi gaji dan upah yaitu :
a. Dokumen Pendukung Perubahan Gaji dan Upah
Dokumen ini merupakan surat keputusan pengangkatan dan pemberhentian pegawai yang dibuat oleh bagian personalia yang diotorisasi oleh direktur
utama. Surat pengangkatan pegawai diikutsertakan dengan Kartu Keadaan Keluarga dan Kartu Distribusi untuk karyawan harian tetap. Sedangkan untuk
karyawan bulanan ditambah dengan Kartu Catatan Pegawai. Dokumen pendukung lainnya yaitu catatan penilaian terhadap pegawai yang merupakan
dasar untuk kenaikan golongan, untuk promosi jabatan. Dokumen lain berupa Surat Keputusan Pemindahaan Pegawai ke wilayah kerja lainnya.
b. Daftar Hadir Pegawai
Daftar hadir ini dilakukan secara manual. Baik untuk pegawai di kantor pusat dan karyawan harian lepas di masing-masing perkebunan. Dokumen ini
digunakan oleh fungsi pencatat waktu hadir. Daftar hadir pegawai ini berisi nama karyawan, bagian, tanggal mulai kerja, jumlah jam kerja,, premi dan
Universitas Sumatera Utara
tanda tangan. Untuk pegawai kantor dikontrol oleh kepala bagian dan untuk karyawan harian tetap dilakukan oleh assiaten afdeling. Daftar hadir dibuat
dalam rangkap 3 yaitu masing – masing untuk bagian personalia, bagian pencatat waktu hadir, bagian penggajian dan dikirim ke kasir untuk
pembayaran gaji dan upah pegawai. c.
Daftar Gaji dan Upah Merupakan dokumen yang berisi jumlah gaji yang diterima pegawai.
Dokumen ini berisi nama pegawai, bagian, jumlah gaji, potongan-potongan, tunjangan dan jumlah gaji bersih yang diterima pegawai. Dokumen ini dibuat
rangkap 4 yaitu masing – masing ke bagian personalia, bagian penggajian dan ke kasir untuk pembayaran gaji dan upah dan ke pihak Bank yang diunjuk
perusahaan yaitu Bank Mandiri Kisaran. d.
Rekap daftar Gaji dan Upah Merupakan dokumen yang berisi iktisar gaji dan upah dari masing – masing
bagian dalam perusahaan. e.
Slip gaji dan Upah Lembaran yang berisikan rincian gajiupah masing – masing
pegawaikaryawan. Dimana terdiri dari nama pegawai, bagian, golongan, gaji pokok, tunjangan, potongan yang dikenakan untuk karyawan tersebut dan
jumlah gaji bersih yang diterima. f.
Daftar Lembur Pegawai karyawan Dokumen ini merupakan rincian jumlah jam kerja lembur masing-masing
karyawan.
Universitas Sumatera Utara
g. Bukti Kas Keluar
Dokumen ini dibuat oleh Departemen Keuangan bagian penggajian Payroll untuk otorisasi. Lalu diberikan ke kasir untuk pembuatan cek dan diserahkan
ke pihak Bank Mandiri atas otorisasi direksi. Adapun catatan – catatan akuntansi yang digunakan oleh pihak perusahaan
dalam sistem akuntansi gaji dan upah yaitu : a.
Buku Jurnal b.
Buku besar Kedua catatan ini berada di Departemen keuangan.
4. Pengawasan Internal gaji dan upah sebagai sarana pengawasan pada PT. Bakrie Sumatera Plantations, Tbk Kisaran.
Ada beberapa unsur-unsur pengawasan internal atas gaji dan upah pada PT.Bakrie Sumatera Plantations, Tbk Kisaran yaitu :
a. Lingkungan pengawasan gaji dan upah Control Environment
Lingkungan pengawasan memegang peranan penting dalam menunjang keberhasilan pengawasan internal. Dimana lingkungan pengawasan
mencakup tindakan, kebijakan dan prosedur yang mencerminkan sikap keseluruhan manajemen puncak, direktur, dewan komisaris dan pemilik
perusahaan. Struktur organisasi merupakan bagian penting dalam lingkungan pengawasan gaji dan upah. Dalam struktur organisasi perusahaan dapat
diketahui pembagian tugas dan tanggung jawab. Pembagian tugas dan tanggung jawab yang jelas akan memudahkan pekerjaan, mengurangi
Universitas Sumatera Utara
kesempatan terjadinya penyelewengan dalam proses penggajian dan pengupahan misalnya dengan Internal Check. Berikut ini penjelasan akan
fungsi-fungsi yang terkait dalam proses penggajian dan pengupahan pada PT.Bakrie Sumatera Plantations, Tbk yaitu:
1 Fungsi Kepegawaian Personalia
Bertanggung jawab untuk merekrut karyawan baru, menyeleksi calon pegawai dan karyawan, penempatan pegawai, kenaikan pangkat, mutasi
dan pemberhentian karyawan. 2
Fungsi Pencatatan Waktu Bertanggung jawab menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua
pegawai karyawan. Untuk pegawai bulanan dilakukan oleh kepala bagian dan untuk karyawan harian dilakukan oleh mandor.
3 Fungsi Pembuat Daftar Gaji dan Upah
Bertanggung jawab untuk memeriksa daftar hadir, lembur karyawan. Dan membuat daftar gaji dan upah.
4 Fungsi Akuntansi
Bertanggung jawab untuk mengeluarkan bukti kas keluar, mencatat semua transaksi termasuk kewajiban yang berkaitan dengan pembayaran gaji dan
upah seperti hutang gajiupah, hutang pajak dan pencatatan ke buku jurnal serta posting ke dalam buku besar.
5 Fungsi Keuangan
Bagian penggajian dan pengupahan serta kasir termasuk bagian dari fungsi ini. Bertanggung jawab untuk pembuatan daftar gaji dan upah, proses
Universitas Sumatera Utara
perhitungan gaji dan upah melalui proses EDP, membuat surat permintaan pengeluaran uang untuk pembayaran gaji dan upah, otorisasi pengeluaran
cek dan pencairan cek ke Bank Mandiri dan bertanggung jawab untuk pembayaran gaji dan upah tersebut ke kepala bagian atau mandor.
Unsur lain yang mencakup dalam lingkungan pengawasan atas gaji dan upah adalah Internal Audit. Peranan Internal Audit pada perusahaan ini cukup
memadai. PT. BSP, Tbk mengadakan pemeriksaan secara langsung setiap bulannya. Pemerikasaan ini dilakukan oleh Finance Inspector yang berada di
bawah dewan direksi. Internal Auditor membuat laporan setiap tiga bulan dan melaporkannya kepada pimpinan perusahaan beserta saran-saran perbaikan.
b. Pertimbangan Resiko Risk Assesment
PT.Bakrie Sumatera Plantation, Tbk menyadari perlunya mengambil tindakan yang dianggap dapat mencegah terjadi terjadinya kecurangan terhadap gaji
dan upah antara lain : 1
Merancang sistem pecatatan, perhitungan gaji dan upah dengan prosedur memadai yang dibuat untuk mengurangi kesempatan melakukan
penyelewengan. 2
Merancang sistem pengaman fisik terhadap dokumen-dokumen penting terutama dokumen keuangan. Perusahaan melindunginya dalam brankas
tahan api yang ditempatkan dalam ruangan khusus. Ruangan ini hanya
Universitas Sumatera Utara
dapat dimasuki oleh orang-orang tertentu yang berwenang dan dijaga oleh satpam selama 24jam.
3 Menganalisa kemungkinan yang akan terjadi seperti kenaikan UMR Upah
Minimun Regional dan perubahan perhitungan PPh karyawan. 4
Setiap tahun perusahaan membayar asuransi untuk perlindungan seluruh aset perusahaan
5 Dalam memproses data untuk gaji dan upah menggunakan sistem
komputerisasi dengan software khusus untuk proses perhitungan gaji dan upah melalui bagian EDP di Bagian Penggajian dan Pengupahan.
c. Komunikasi dan Informasi atas Gaji dan Upah Communication and
Information pada PT. Bakrie Sumatera Plantaions, Tbk Kisaran Pada bagian ini membahas tentang dokumen- dokumen dan catatan yang
digunakan dalam proses penggajian dan pengupahan dalam perusahaan. Seperti dokumen pendukung perubahan gaji dan upah, daftar hadir pegawai,
daftar gaji dan upah, rekap daftar gaji dan upah, slip gaji dan upah, daftar lembur pegawai dan bukti kas keluar sedangkan catatan yang digunakan
berupa buku jurnal dan buku besar. Jaringan prosedur yang membentuk sistem penggajian dan pengupahan pada PT. Bakrie Sumatera Plantations, Tbk juga
cukup efektif dalam mendukung dalam pengawasan internal atas gaji dan upah. Uraian untuk setiap prosedur penggajian dan pengupahan sudah dibahas
sebelumnya.
Universitas Sumatera Utara
d. Kegiatan Pengawasan Control Activities
Pengawasan gaji dan upah yang dijalankan PT.Bakrie Sumatera Plantations, Tbk adalah :
1 Pemisahan tugas dan wewenang yang tegas
Pemisahan tugas yang tepat ini sangat mempengaruhi terjadinya kecurangan dalam perusahaan. Dimana departemen keuangan yang
berwewenang dalam pembayaran gaji dan upah harus dpisahkan dengan departemen akuntansi yang bertanggung jawab dalam pencatatan transaksi
gaji dan upah. Untuk departemen keuangan sendiri,posisi seorang kasir dengan bagian penggajian harus dipegang oleh orang yang berbeda.
2 Prosedur otorisasi yang memadai
Otorisasi harus diberikan oleh bagian yang berwenang yang ada hubungannya dengan transaksi. Setiap kegiatan mulai dari persiapan,
perhitungan serta pendistribusian gaji dan upah harus mendapat persetujuan dari pihak yang berwenang guna menghindari adanya
transaksi yang menyimpang. Misalnya dalam pembayaran gaji dan upah harus di otorisasi oleh departemen keuangan bagian Payroll dan
mendapat persetujuan dan departemen akuntansi kemudian dibayarkan kepada karyawan yang bersangkutan. Setiap potongan atas gaji dan upah
karyawan selain dari pajak penghasilan karyawan juga didasarkan atas surat potongan gaji dan upah yang diotorisasi oleh bagian kepegawaian.
Setiap pegawai dan karyawan yang namanya tercantum dalam daftar gaji
Universitas Sumatera Utara
dan upah harus memiliki surat pengangkatan yang ditandatangani oleh direktur. Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji dan upah di otorisasi
oleh departemen akuntansi. Daftar hadir diotorisasi oleh bagian kepegawaian sebagai fungsi pencatat waktu. Tarif gaji dan upah dalam
kartu jam kerja diverifikasi ketelitiannya oleh departemen akuntansi sebelum dibayarkan.
3 Dokumen dan catatan yang cukup
Dokumen pada PT. BSP Kisaran merupakan faktor yang sangat penting, karena jika terjadi penyelewengan maka dokumen tersebut dapat dijadikan
sebagai bukti nyata. Misalnya setiap dokumen memiliki nomor urut. Dan dalam penulisan nominal dengan huruf dan angka.
e. Pemantauan Monitoring
Dengan terlaksananya sistem pengawasan internal pada PT. BSP Kisaran, maka dengan sendirinya kegiatan monitoring telah terlaksana. Kegiatan
monitoring merupakan kegiatan mengawasi, menilai, mengoreksi masalah yang berhubungan dengan kegiatan penilaian resiko. Misalnya jika terjadi
kesalahan terhadap pembayaran gajiupah, maka masalah ini akan diidentifikasi dengan melihat dokumen dan catatan yang berhubungan dengan
proses pembayaran.
Universitas Sumatera Utara
B. Analisis Hasil Penelitian
1. Prosedur Pengawasan Internal Atas Gaji dan Upah Pada PT. Bakrie
Sumatera Plantations, Tbk
Unsur-unsur akuntansi gaji dan upah terdiri dari dokumen-dokumen, catatan-catatan dan prosedur-prosedur yang digunakan mengolah data untuk
menghasilkan laporan yang dibutuhkan pihak-pihak yang berkepentingan. Dari hasil penelitian yang penulis lakukan atas dokumen yang digunakan dan catatan
akuntansi yang digunakan, maka penulis membuat beberapa evaluasi sebagai berikut :
a. Dokumen yang digunakan
Dokumen yang digunakan oleh PT. Bakrie Sumatera Plantations, Tbk sudah cukup efektif dalam mendukung pengawasn internal atas gaji dan upah.
Dokemen yang digunakan mulai dari pegawaikaryawan diterima di perusahaan sampai pembayaran gaji upah. Dalam setiap dokumen terdapat
otorisasi pejabat yang berwenang. Misalnya untuk daftar gajiupah yang dibuat oleh bagian penggajian juga harus di otorisasi oleh bagian kepegawaian
mengenai kebenaran daftar gaji tersebut. Dokumen yang digunakan adalah dokumen pendukung perubahan gaji dan upah, daftar hadir pegawai
karyawan, daftar gaji dan upah, rekap daftar gaji dan upah, slip gaji dan upah, daftar lembur dan bukti kas keluar.
b. Catatan Akuntansi yang digunakan
Adapun catatan akuntansi yang digunakan oleh perusahaan ini adalah buku jurnal dan buku besar. Pencatatan di buku jurnal dibuat secara lengkap dan
Universitas Sumatera Utara