89
4.2.4 Analisis Sistem Usulan
Sebelum masuk ke pembahasan dalam tahapan analisis sistem dengan menggunakan metodologi analasis berorientasi objek object
oriented analysis OOA dengan tools UML, ada baiknya kita menguraikan terlebih dahulu solusi pengembangan sistem atau tujuan di
lakukannya penelitian ini yaitu: 1.
Karyawan ataupun pihak manajemen dapat memperoleh informasi data stok barang dengan
proses yang cepat dan akurat. 2.
Karyawan dapat mengakses menu dengan mudah karena aplikasi dibuat sesuai kebutuhan.
3 Menyajikan laporan
– laporan yang dapat diakses tepat waktu dan sesuai yang diinginkan oleh
departemen purchasing and store order sehingga
bilamana diminta oleh pihak manajemen dapat memperoleh informasi yang cepat dan akurat.
4. Membuat agenda acara dalam aplikasi supaya
memudahkan PT Tiara Royale dalam melakukan pemesanan barang kepada supplier serta dapat
memprediksi kebutuhan barang yang akan dibeli. 5.
Membuat fitur grafik pada beberapa proses yang tujuannya melihat informasi laporan dalam kurun
90 waktu tertentu tentunya untuk bahan masukan
perencanaan aktifitas perusahaan kedepan.
Tabel 4.2 Perbandingan sistem berjalan dengan sistem usulan
No Sistem Berjalan
Sistem Usulan
1 Terlalu banyak menu yang
terdapat pada aplikasi pembelian yang nyatanya tidak diperlukan
dalam pengolahan data Menu pada aplikasi pembelian disesuaikan
dengan kebutuhan pengolahan data terkait pembelian barang.
2 Karyawan mengalami kesulitan
dalam mengakses
beberapa menu pada aplikasi karena
aplikasi yang digunakan sering mengalami error pada saat
diakses Dengan dibuatnya aplikasi baru, menu - menu
yang disesuaikan dengan kebutuhan pengolahan data, karyawan akan lebih mudah mengakses dan
menu tidak akan mengalami error pada saat diakses.
3 informasi data stok barang yang
sering tidak
relevan dan
membutuhkan proses lama bila ingin mengetahui stock.
informasi data stok barang dengan proses yang cepat dan tepat.
4 penyajian laporan pada aplikasi
yang memakan waktu lama dan dalam memproses rekapitulasi
laporan periode bulan tertentu, Menyajikan laporan
– laporan yang dapat diakses tepat waktu dan sesuai yang diinginkan
oleh departemen purchasing and store order sehingga
bilamana diminta
oleh pihak
managemen dapat memperoleh informasi yang cepat dan akurat.
5 Belum memiliki data agenda
acara. Membuat agenda acara dalam aplikasi supaya
memudahkan PT Tiara royale dalam melakukan pemesanan barang kepada supplier serta dapat
memprediksi kebutuhan barang yang akan dibeli.
91 6
Tidak memiliki grafik laporan . Menyediakan
grafik laporan
untuk mempermudah melihat informasi perbandingan
laporan bulanan dalam kurun 1 tahun.
4.2.5 Daftar Pengguna Sistem
Pada tahap ini adalah mengidentifikasi pelaku bisnis pengguna sistem. Dengan mengkonsentrasikan pada pelaku, kita dapat mengetahui
bagaimana sistem ini akan digunakan dan bagaimana sistem ini akan dibangun, dan juga membantu menyaring dan mendefinisikan lebih lanjut
lingkup dan batasan sisten tersebut. Memang tabel ini tidak termasuk dalam model yang disediakan oleh UML, namun menurut penulis tabel
berikut memiliki peran yang cukup penting untuk mendokumentasikan pelaku yang nantinya akan digunakan dalam perancangan use case.
Tabel 4.3 Daftar Actor pengguna Sistem Pembelian
No Actor
Description 1
Purchasing Supervisor Bagian Pembelian
Bertanggung jawab pada pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan untuk memenuhi
permintaan dari semua departemen.
2 Purchasing
Buyer Bagian
Pembelian Memastikan bahwa semua pembelian telah
sesuai dengan prosedur yang telah digariskan perusahaan
92 3
Purchasing Administration
Bagian Pembelian Menyelenggarakan komputer administrasi secara
tertib. 4
Manajemen Direktur Operasi Bertanggung jawab dalam menyetujui rekan
supplier perusahaan.
5 Manajemen
Direktur utama Melihat laporan
– laporan pembelian yang dilakukan perusahaan.
6 Supplier
Rekanan yang mensupply barang kebutuhan.
7 Bagian Gudang
Bertanggung jawab
dalam menjaga
dan mengecheck ketersediaan bahan pokok.
8 Bagian Penerimaan
Bertanggung jawab
dalam mengecheck
kedatangan barang bahan dari supplier. 9
Bagian Personalia Bertanggung jawab dalam agenda acara, dan
konfirmasi dengan supplier. 10 Keuangan
Melakukan pembayaran kepada supplier.
93 Pembelian
Manajemen Supplier
Klasifikasi barang dan memilih supplier dalam
daftar rekanan ?
Membuat Form Pembelian PO
Penerimaan Barang
Tidak disetujui Tidak ada
dalam daftar rekanan
Purchase order diajukan ke pimpinan
yang berwenang Direktur
Purchase Order Disetujui
cari dan seleksi kualifikasi
supplier baru
Penawaran dari Supplier
disetujui
Gudang
Mulai
Stock Barang ?
Stock cukup
Stock minim
Cek stock
Catat stock barang
minim
request pembelian barang PO
Negosiasi dan meminta
penawaran harga dengan
supplier seleksi Supplier
Konfirmasi barang yang
akan dipesan ke supplier
Periksa stock
barang Purchase order 1
Membuat Surat
jalan,
Faktur Surat jalan
Purchase order 2 Cek barang
dan surat jalan,dan
faktur Cek Kondisi
barang ?
sesuai Tidak
sesuai
TTB 2
sesuai
3
2 Retur Barang 2
Persetujuan direktur ?
cek
Setuju
Mencatat data PO,TTB, Nota
Pembayaran,R etur barang
PO
Laporan data barang, data supplier, data pembelian, data
penerimaan barang, data retur
barang, data agenda acara, data barang masuk, data
barang keluar
selesai
Rekanan terdaftar dan
sesuai
Purchase order 3 2
Purchase order 1
Barang dikirim ke
gudang, departmen
yang membutuhkan
1
1 2
2
Barang supplier
Periksa Agenda Acara
Agenda Acara ?
Schedule acara
kosong
Ada Schedule
acara
data rekanan supplier
Membuat laporan
Laporan data barang, data supplier, data
pembelian, data penerimaan barang,
data retur barang, data agenda acara,
data barang masuk, data barang keluar
Personalia
Agenda Acara
Memasukkan data Agenda
Acara seleksi
kualifikasi supplier
TTB Baran
g Agend
a Acara
R et
u r
Baran g
Suppl i
er
Membuat TTB
Membuat Retur
Barang Review
agenda
acara
Agen da
Acara
Stock Minim Buat
request pembelian
barang PO request
Pembelian PO dari setiap
bagian Diajukan
kepada Dir.
Operasiona l
Masukkan supplier
ke data rekanan
Supplier Membuat Nota
Pembayaran
Keuangan
faktur
Memeriksa dokumen
Melakukan pembayaran
Retur
TTB Nota Pembayaran
Retur Barang 3
2 TTB
2 Nota
Pembayaran 2
Acc Nota pembayaran
3 3
PO
Gambar 4.4
Flowchart sistem usulan pembelian barang
94
Tabel 4. 4 Daftar Use Case Sistem yang diusulkan
No Use Case Name
Description Actor
1 Input
Data Barang
Use case ini menggambarkan kegiatan memasukkan
data barang
yang dilakukan oleh bagian pembelian.
Pembelian
2 Input
Data Supplier
Use case ini menggambarkan kegiatan memasukkan data supplier
yang dilakukan oleh bagian pembelian.
Pembelian
3 Input Pembelian
Purchase Order
Use case ini menggambarkan kegiatan bagian pembelian membuat purchase
order. Pembelian
4 Input
Retur Barang
Use case ini menggambarkan kegiatan bagian pembelian membuat informasi
data barang yang diretur. Pembelian
5 Input Data User
Use case ini menggambarkan kegiatan memasukkan data user yang dilakukan
oleh bagian pembelian. Pembelian
6 Cek Data Barang Use case ini menggambarkan kegiatan
mencari data barang yang ingin dilihat yang dilakukan oleh bagian pembelian.
Pembelian
7 Cek Supplier
Use case ini menggambarkan kegiatan mencari data supplier yang ingin dilihat
yang dilakukan oleh bagian pembelian. Pembelian
8 Cek
Agenda Acara
Use case ini menggambarkan kegiatan mencari data Agenda Acara yang ingin
dilihat yang dilakukan oleh bagian pembelian.
Gudang
9 Cek
Retur Barang
Use case ini menggambarkan kegiatan mencari data Cek Retur Barang yang
ingin dilihat yang dilakukan oleh bagian pembelian.
Pembelian
10 Input
Agenda Acara
Use case ini menggambarkan kegiatan memasukkan data acara yang dilakukan
oleh bagian personalia. Personalia
11 Transaksi Tanda
Terima Barang Use case ini menggambarkan kegiatan
penerimaan barang membuat form Tanda Terima Barang.
Penerimaan Barang
12 Nota
Pembayaran Use case ini menggambarkan kegiatan
penerimaan barang membuat form nota pembayaran
Penerimaan Barang
13 Transaksi Retur
Barang Use case ini menggambarkan kegiatan
penerimaan barang membuat form Retur Barang
Penerimaan Barang
14 Transaksi
Barang Keluar Use case ini menggambarkan kegiatan
bag.gudang memasukkan data barang Gudang
95 keluar.
15 Transaksi
Barang Masuk Use case ini menggambarkan kegiatan
bag.gudang memasukkan data barang masuk.
Gudang
16 Laporan Data
Barang Use case ini menggambarkan kegiatan
manajemen melihat data data laporan data barang.
Manajemen
17 Laporan Data
Supplier Use case ini menggambarkan kegiatan
manajemen melihat data data laporan data supplier.
Manajemen
18 Laporan Data
Penerimaan Barang
Use case ini menggambarkan kegiatan manajemen melihat data data laporan
data penerimaan barang Manajemen
19 Laporan Data
Retur Use case ini menggambarkan kegiatan
manajemen melihat data data laporan data retur barang.
Manajemen
20 Laporan
Pembelian PO Use case ini menggambarkan kegiatan
manajemen melihat
data laporan
pembelian barang. Manajemen
21 Laporan Barang
Masuk Use case ini menggambarkan kegiatan
manajemen melihat laporan barang masuk.
Manajemen
22 Laporan Barang
Keluar Use case ini menggambarkan kegiatan
manajemen melihat laporan barang keluar.
Manajemen
23 Super User
Use case ini menggambarkan kegiatan admin mengelola aplikasi
Pembelian admin
Setelah mengetahui use case yang ada pada sistem, maka dapat diketahui Use Case Model Diagram seperti dibawah ini:
96
Input Data
Input Data Barang
Input Data Supplier
Input Retur Barang
Transaksi Pembelian
Input Data User Input Pembelian
PO
Cek Data
Cek Agenda Acara
Input Agenda Acara
Personalia
Laporan
Laporan Data Barang
Laporan Data Supplier
Laporan Data Penerimaan Barang
Manajemen
Transaksi Barang masuk
Transaksi tanda terima barang
Laporan Barang Masuk
Cek Barang
Penerimaan Barang
Laporan Barang Keluar
Transaksi Barang Keluar
Cek Supplier
Cek Data Retur Barang
Transaksi Retur Barang
Pengelolaan Aplikasi
Super User
AdminPembelian
Laporan Pembelian PO
Laporan Data Retur Barang
Nota Pembayaran
Gudang Output Data
Nota Pembayaran Tanda Terima Barang
Supplier
Keuangan
Gambar 4.5 Use case Diagram pembelian barang sistem yang diusulkan
4.3 System Design
4.3.1 Perancangan Sistem
Kategori