Sistem yang Sedang Berjalan

78 i. Kedatangan barang yang telah dibeli diverifikasi sesuai dengan Standar operasional SOP – GUD – 02 proses penerimaan dan penyimpanan barang.

4.2.2.1 Sistem yang Sedang Berjalan

1. Setiap Departemen tidak diperkenankan membeli barang kebutuhan departemen sendiri – sendiri, melainkan dipusatkan melalui departemen purchasing and store order. 2. Purchase Requisition PR atau permintaan pengadaan barang dari setiap bagian dilakukan melalui aplikasi pembelian dengan mengisi data keterangan dengan jelas atas barang yang diperlukan pada aplikasi atau melalui form request permintaan barang. 3. Oleh purchasing administration data purchase requisition di printout menjadi form purchase requisition selanjutnya diminta persetujuannya oleh Manajemen Setelah purchase requisition disetujui, purchasing supervisor melakukan pemesanan kepada supplier atau vendor dengan dasar pembelian bersaing dan diplih yang terbaik dari beberapa yang sesuai berdasarkan : Kualitas, Harga, Pengiriman tepat waktu good service 79 4. Setelah barang yang sesuai dengan permintaan dipesan oleh bagian purchasing melalui aplikasi program purchase requisition diubah menjadi purchasing order PO dan diprint out menjadi form PO, selanjutnya form pembelian PO tersebut diajukan kembali kepada manajemen untuk dimintai tanda tangan dari pembuat PO dan peminta barang. 5. Barang dikirm oleh supplier atau vendor disertai faktur, surat jalan, dan kwitansi tagihan atas barang tersebut, barang diterima oleh bagian penerimaan receiving 6. Bagian penerimaan meminta form pembelian PO dari departemen purchasing and store order untuk mengecek apakah barang yang diterima sesuai dengan form pembelian PO untuk supplier tersebut, apabila tidak sesuai dengan persyaratan yang tertera pada form pembelian PO, maka bagian penerimaan berhak menolak dan membicarakan dengan yang bersangkutan. 7. Bagian penerimaan melalui aplikasi dilakukan pemotongan terhadap sejumlah barang yang diterima, baik sudah seluruhnya atau baru sebagian, selanjutnya dapat dikeluarkan Tanda Terima Barang 80 TTB melalui aplikasi, sesuai dengan item dan jumlah yang diterima. 8. Bagian penerimaan barang kepada pengirim barang menyerahkan TTB dan salinan form pembelian PO, selanjutnya oleh petugas pengirim barang salinan TTB, form pembelian PO, Faktur dari suplier, nota pembayaran diserahkan ke bagian keuangan untuk diperiksa dan diproses pembayarannya. 9. Barang yang telah diterima oleh bagian penerimaan barang segera didistribusikan ke masing – masing bagaian yang memesan barang tersebut berikut salinan TTB. 10. Setelah barang diterima seluruhnya dan transaksi telah selesai dilakukan maka departemen purchasing and store order melalui aplikasi program pembelian barang data untuk transaksi pada supplier tersebut ditutup. 11. Departemen purchasing and store order akan memberikan laporan kepada manajemen melalui aplikasi meliputi : a. Daftar Supplier berserta item dan harganya b. Daftar Purchasing Order 81 c. Daftar Penerimaan Barang d. Daftar Retur barang 12. Apabila terjadi keadaan aplikasi pembelian terhenti atau, supervisor dan user purchasing secara langsung melakukan koordinasi untuk melakukan operasional secara manual, selanjutnya setelah aplikasi dapat kembali normal, data pada manual langsung dimasukkan kembali kedalam aplikasi dan dilakukan penyesuaian. 82 Pembelian Manajemen Supplier Klasifikasi barang dan memilih supplier dalam daftar rekanan Membuat purchase order Penerimaan Barang Tidak disetujui Tidak ada dalam daftar rekanan Request Pembelian PO Purchase Order Purchase Order Gudang Mulai Stock Barang ? Stock cukup Stock minim Cek stock Catat stock barang minim Stock Minim Negosiasi dan meminta penawaran harga dengan supplier seleksi Supplier Konfirmasi barang yang akan dipesan ke supplier Periksa stock barang Purchase order 1 Membuat Surat jalan, faktur Surat jalan Purchase order 2 Cek barang dan surat jalan,faktur Kondisi barang Membuat retur sesuai Tidak sesuai Tanda terima barang 2 sesuai Retur 2 Persetujuan direktur cek Setuju Mencatat data PO,TTB, Nota pembayaran,Re tur PO, Membuat laporan laporan selesai Rekanan terdaftar Purchase order 3 2 Purchase order 1 Barang dikirim ke gudang, departmen yang membutuhkan 1 1 2 2 Barang Penawaran disetujui Data Laporan Buat Request Pembelian PO Mencari dan seleksi kualifikasi supplier Supplier Penawaran dari Supplier disetujui Persetujuan Direktur Acc Oleh bag. Keu TTB Keuangan Memeriksa dokumen Melakukan pembayaran buat Nota Pembayaran Buat TTB Retur Brg Nota Pembayaran 2 Acc Nota pembayaran 3 2 Retur 3 2 Tanda terima barang 2 Nota pembayaran, 3 3 faktur Gambar 4.2 Flowchart pembelian barang sistem berjalan 83

4.2.2.2 Analisis Sistem Berjalan