78 i.
Kedatangan barang yang telah dibeli diverifikasi sesuai dengan Standar operasional SOP
– GUD – 02 proses penerimaan dan penyimpanan barang.
4.2.2.1 Sistem yang Sedang Berjalan
1. Setiap Departemen tidak diperkenankan membeli
barang kebutuhan departemen sendiri – sendiri,
melainkan dipusatkan
melalui departemen
purchasing and store order. 2.
Purchase Requisition
PR atau
permintaan pengadaan barang dari setiap bagian dilakukan
melalui aplikasi pembelian dengan mengisi data keterangan dengan jelas atas barang
yang diperlukan pada aplikasi atau melalui form request
permintaan barang. 3.
Oleh purchasing administration data purchase requisition di printout menjadi form purchase
requisition selanjutnya diminta persetujuannya oleh Manajemen Setelah purchase requisition disetujui,
purchasing supervisor
melakukan pemesanan
kepada supplier atau vendor dengan dasar pembelian bersaing dan diplih yang terbaik dari
beberapa yang sesuai berdasarkan : Kualitas, Harga, Pengiriman tepat waktu good service
79 4.
Setelah barang yang sesuai dengan permintaan dipesan oleh bagian purchasing melalui aplikasi
program purchase requisition diubah menjadi purchasing order PO dan diprint out menjadi
form PO, selanjutnya form pembelian PO tersebut diajukan kembali kepada manajemen untuk dimintai
tanda tangan dari pembuat PO dan peminta barang. 5.
Barang dikirm oleh supplier atau vendor disertai faktur, surat jalan, dan kwitansi tagihan atas barang
tersebut, barang diterima oleh bagian penerimaan receiving
6. Bagian penerimaan meminta form pembelian PO
dari departemen purchasing and store order untuk mengecek apakah barang yang diterima sesuai
dengan form pembelian PO untuk supplier tersebut, apabila tidak sesuai dengan persyaratan
yang tertera pada form pembelian PO, maka bagian
penerimaan berhak
menolak dan
membicarakan dengan yang bersangkutan. 7.
Bagian penerimaan melalui aplikasi dilakukan pemotongan terhadap sejumlah barang yang
diterima, baik sudah seluruhnya atau baru sebagian, selanjutnya dapat dikeluarkan Tanda Terima Barang
80 TTB melalui aplikasi, sesuai dengan item dan
jumlah yang diterima. 8.
Bagian penerimaan barang kepada pengirim barang menyerahkan TTB dan salinan form pembelian
PO, selanjutnya oleh petugas pengirim barang salinan TTB, form pembelian PO, Faktur dari
suplier, nota pembayaran diserahkan ke bagian keuangan
untuk diperiksa
dan diproses
pembayarannya. 9.
Barang yang telah diterima oleh bagian penerimaan barang segera didistribusikan ke masing
– masing bagaian yang memesan barang tersebut berikut
salinan TTB. 10.
Setelah barang diterima seluruhnya dan transaksi telah
selesai dilakukan
maka departemen
purchasing and store order melalui aplikasi program pembelian barang data untuk transaksi
pada supplier tersebut ditutup. 11.
Departemen purchasing and store order akan memberikan laporan kepada manajemen melalui
aplikasi meliputi : a.
Daftar Supplier berserta item dan harganya b.
Daftar Purchasing Order
81 c.
Daftar Penerimaan Barang d.
Daftar Retur barang 12.
Apabila terjadi keadaan aplikasi pembelian terhenti atau, supervisor dan user purchasing secara
langsung melakukan koordinasi untuk melakukan operasional secara manual, selanjutnya setelah
aplikasi dapat kembali normal, data pada manual langsung dimasukkan kembali kedalam aplikasi dan
dilakukan penyesuaian.
82
Pembelian Manajemen
Supplier
Klasifikasi barang dan memilih supplier dalam
daftar rekanan
Membuat purchase order
Penerimaan Barang
Tidak disetujui Tidak ada
dalam daftar
rekanan Request Pembelian PO
Purchase Order
Purchase Order
Gudang
Mulai
Stock Barang ? Stock
cukup
Stock minim
Cek stock
Catat stock barang minim
Stock Minim Negosiasi dan
meminta penawaran
harga dengan supplier seleksi
Supplier
Konfirmasi barang
yang akan dipesan ke
supplier Periksa stock barang
Purchase order 1 Membuat
Surat jalan,
faktur Surat jalan
Purchase order 2 Cek barang
dan surat jalan,faktur
Kondisi barang
Membuat retur
sesuai Tidak
sesuai
Tanda terima barang 2
sesuai
Retur 2 Persetujuan
direktur cek
Setuju
Mencatat data PO,TTB, Nota
pembayaran,Re tur
PO, Membuat
laporan laporan
selesai Rekanan
terdaftar
Purchase order 3 2
Purchase order 1
Barang dikirim ke gudang,
departmen yang membutuhkan
1
1 2
2
Barang Penawaran
disetujui
Data Laporan
Buat Request Pembelian
PO Mencari dan
seleksi kualifikasi
supplier Supplier
Penawaran dari Supplier
disetujui Persetujuan
Direktur
Acc Oleh bag. Keu
TTB
Keuangan
Memeriksa dokumen
Melakukan pembayaran
buat Nota Pembayaran
Buat TTB
Retur Brg Nota
Pembayaran 2
Acc Nota pembayaran
3 2
Retur 3
2 Tanda terima
barang
2 Nota
pembayaran,
3 3
faktur
Gambar 4.2 Flowchart pembelian barang sistem berjalan
83
4.2.2.2 Analisis Sistem Berjalan