27 Dari beberapa Fungsi akuntansi pembelian diatas fungsi
– fungsi yang terkait dalam sistem informasi pembelian barang di PT. Tiara Royale
pada departemen purchasing and store order meliputi fungsi gudang, fungsi pembelian, dan fungsi penerimaan, fungsi akuntansi hanya dalam
penerimaan faktur dari supplier dan nota pembayaran yang dilakukan pada bagian keuangan.
2.4.5 Jaringan Prosedur Sistem Pembelian
Jaringan prosedur dalam sistem pembelian adalah : a.
Prosedur permintaan pembelian. b.
Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok atau supplier.
c. Prosedur order pembelian.
d. Prosedur distribusi pembelian.
Sumber : Bodnar 2000
Gambar.2.4 Jaringan Prosedur Dalam Sistem Pembelian
28
2.4.6 Unsur Pengendalian Intern
Unsur pengendalian intern yang seharusnya ada dalam sistem pembelian dirancang untuk mencapai tujuan pokok pengendalian intern
akuntansi berikut ini Bodnar, 2000 : 1.
Menjaga kekayaan persediaan dan kewajiban perusahaan utang dagang atau bukti kas.
2. Menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi utang
dan persediaan . Untuk merancang unsur
– unsur pengendalian intern akuntansi yang diterapkan dalam sistem pembelian , unsur pokok sistem
pengendalian intern yang terdiri dari Bodnar, 2000 :
1. Organisasi
Dalam organisasi harus dipisahkan tiga fungsi pokok berikut ini : fungsi operasi , fungsi penyimpanan, dan
fungsi akuntansi. Tidak satupun transaksi yang dilaksanakan dari awal
sampai akhir hanya oleh satu orang fungsi saja. Hal ini dimaksudkan agar selalu terjadi pengecekan intern
internal check dalam pelaksanaan suatu transaksi, sehingga kekayaan perusahaan terjamin keamanannya dan
data akuntansi terjamin ketelitian dan keandalannya.
29 2.
Sistem Otorisasi dan Prosedur pencatatan Dalam organisasi , setiap transaksi keuangan terjadi melalui
sistem otorisasi tertentu. Tidak ada satupun transaksi yang terjadi yang tidak diotorisasi oleh yang memiliki wewenang
untuk itu. Otorisasi terjadinya transaksi dilakukan dengan pembubuhan tandatangan oleh manajer yang memiliki
wewenang untuk itu, pada dokumen sumber atau dokumen pendukung. Setiap transaksi yang terjadi dicatat dalam
sistem atau catatan akuntansi. Dengan demikian karena setiap transaksi terjadi dengan otorisasi dari yang
berwenang dan dicatat melalui prosedur terrtentu, maka kekayaan perusahaan akan terjamin keamanannya dan
keandalannya, Contoh : Surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi
pembelian atau pejabat yang lebih tinggi.
3. Praktik yang sehat
a. Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing dari berbagai pemasok.
b. Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan, jika fungsi ini telah menerima tembusan
surat order pembelian dari fungsi pembelian.
30 c. Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang
yang diterima dari pemasok dengan cara menghitung dan
menginspeki barang
tersebut dan
membandingkannya dengan tembusan surat order pembelian.
2.4.7 Pengertian Barang