Jaringan Prosedur Sistem Pembelian Unsur Pengendalian Intern

27 Dari beberapa Fungsi akuntansi pembelian diatas fungsi – fungsi yang terkait dalam sistem informasi pembelian barang di PT. Tiara Royale pada departemen purchasing and store order meliputi fungsi gudang, fungsi pembelian, dan fungsi penerimaan, fungsi akuntansi hanya dalam penerimaan faktur dari supplier dan nota pembayaran yang dilakukan pada bagian keuangan.

2.4.5 Jaringan Prosedur Sistem Pembelian

Jaringan prosedur dalam sistem pembelian adalah : a. Prosedur permintaan pembelian. b. Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok atau supplier. c. Prosedur order pembelian. d. Prosedur distribusi pembelian. Sumber : Bodnar 2000 Gambar.2.4 Jaringan Prosedur Dalam Sistem Pembelian 28

2.4.6 Unsur Pengendalian Intern

Unsur pengendalian intern yang seharusnya ada dalam sistem pembelian dirancang untuk mencapai tujuan pokok pengendalian intern akuntansi berikut ini Bodnar, 2000 : 1. Menjaga kekayaan persediaan dan kewajiban perusahaan utang dagang atau bukti kas. 2. Menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi utang dan persediaan . Untuk merancang unsur – unsur pengendalian intern akuntansi yang diterapkan dalam sistem pembelian , unsur pokok sistem pengendalian intern yang terdiri dari Bodnar, 2000 : 1. Organisasi Dalam organisasi harus dipisahkan tiga fungsi pokok berikut ini : fungsi operasi , fungsi penyimpanan, dan fungsi akuntansi. Tidak satupun transaksi yang dilaksanakan dari awal sampai akhir hanya oleh satu orang fungsi saja. Hal ini dimaksudkan agar selalu terjadi pengecekan intern internal check dalam pelaksanaan suatu transaksi, sehingga kekayaan perusahaan terjamin keamanannya dan data akuntansi terjamin ketelitian dan keandalannya. 29 2. Sistem Otorisasi dan Prosedur pencatatan Dalam organisasi , setiap transaksi keuangan terjadi melalui sistem otorisasi tertentu. Tidak ada satupun transaksi yang terjadi yang tidak diotorisasi oleh yang memiliki wewenang untuk itu. Otorisasi terjadinya transaksi dilakukan dengan pembubuhan tandatangan oleh manajer yang memiliki wewenang untuk itu, pada dokumen sumber atau dokumen pendukung. Setiap transaksi yang terjadi dicatat dalam sistem atau catatan akuntansi. Dengan demikian karena setiap transaksi terjadi dengan otorisasi dari yang berwenang dan dicatat melalui prosedur terrtentu, maka kekayaan perusahaan akan terjamin keamanannya dan keandalannya, Contoh : Surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian atau pejabat yang lebih tinggi. 3. Praktik yang sehat a. Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing dari berbagai pemasok. b. Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan, jika fungsi ini telah menerima tembusan surat order pembelian dari fungsi pembelian. 30 c. Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari pemasok dengan cara menghitung dan menginspeki barang tersebut dan membandingkannya dengan tembusan surat order pembelian.

2.4.7 Pengertian Barang