22 serta menjelaskan pengertian pembelian, fungsi dasar pembelian, dan jaringan
prosedur sistem pembelian.
2.4.1 Pengertian Akuntansi
Akuntansi accounting
adalah proses
pengidentifikasian, pencatatan, dan pengkomunikasian kejadian
– kejadian ekonomi suatu organisasi perusahaan ataupun bukan perusahaan kepada para pemakai
informasi yang berkepentingan.Akuntansi memberikan jasa yang sangat vital dengan memasok informasi yang dibutuhkan oleh para pengambil
keputusan untuk membuat pilihan – pilihan yang masuk akal diantara
alternatif penggunaan sumber – sumber daya yang langka dalam
menjalankan bisnis dan kegiatan – kegiatan ekonomi Simamora, 2000.
Aktivitas – aktivitas bisnis
Para pengambil keputusan
Akuntansi
Pengukuran
Dilakukan dengan mencatat data berbagai
kegiatan bisnis
Pemrosesan
Dilakukan dengan menyimpan dan
menyaikan data berbagai kegiatan bisnis
Komunikasi
Dilakukan dengan pembuatan laporan
keuangan
Sumber : Simamora 2000
Gambar 2.2 Akuntansi sebagai suatu sistem informasi
23
2.4.2 Transaksi Akuntansi
Transaksi akuntansi accounting transaction adalah kejadian ekonomi yang membutuhkan pengakuan akuntansi. Oleh karena itu,
kejadian yang mempengaruhi elemen apa saja dari persamaan akuntansi aktiva, kewajiban, dan ekuitas pemilik mestilah dicatat.Suatu transaksi
dapat pula berupa pertukaran nilai yakni pembelian , penjualan , pembayaran, penagihan atau pinjaman. Contoh pembelian barang
keperluan kantor. Sebuah dokumen sumber biasanya mendukung bukti keberadaan transaksi. Dokumen sumber adalah setiap bukti tertulis atau
tercetak dari transaksi bisnis yang merekam fakta – fakta essential dari
transaksi tersebut. Contoh dokumen sumber adalah penerimaan kas, cek yang dikeluarkan, tagihan kepada pelanggan, Faktur dan lainnya
Simamora, 2000.
2.4.3 Aplikasi Akuntansi Terkait Pembelian
Mendefinisikan aplikasi akuntansi sebagai suatu paket peranti lunak yang digunakan oleh organisasi untuk mencatat dan menyimpan
data SIA Sistem Informasi Akuntansi dan menghasilkan laporan –
laporan yang dibutuhkan baik perusahaan, organisasi atau seseorang yang membutuhkan informasi tersebut Jones, 2009. Aplikasi akuntansi dapat
dikembangkan oleh organisasi itu sendiri, dibuat oleh konsultan atau dibeli perusahaan. Aplikasi akuntansi umumnya diorganisasikan kedalam modul
– modul fungsi – fungsi terkait misalnya pembelian dan penerimaan
24 dikelompokkan kedalam suatu modul. Sebagai contoh modul pembelian
akan digunakan untuk mencatat pesanan pembelian, menerima faktur pembelian dan mencatat pembayaran kepada pemasok atau supplier.
Modul – modul khusus lainnya meliputi penjualan, buku besar,
penggajian, persediaan, dan perhitungan biaya pekerjaan atau proyek. Sebuah organisasi bisa menggunakan satu modul atau beberapa modul
yang ditawarkan oleh produk peranti lunak akuntans, modul – modul
akuntansi biasanya terintegrasi sehingga informasi yang dimasukkan kedalam suat modul dapat dibawa kedalam modul lainnya yang sesuai
misalnya, pencatatan sebuah informasi data mengenai supplier atau pemasok pada modul pembelian akan mengakibatkan suatu perbaruan
pada unsur pemasok persediaan di gudang yang terdapat pada modul persediaan. Dibawah in adalah dalah satu contoh menu pembelian pada
perusahaan ELERBE,Inc.
A. PEMELIHARAAN 1. Pemasok
2. Persediaan 3. Karyawan
B. PENCATAT KEJADIAN 1. Permintaan Memilih barang dan Jasa yang akan dibeli
2, Pesanan Pembelian 3. Penerimaan
C. MENAMPILKAN ATAU MENCETAK LAPORAN Laporan Kejadian
1. Laporan Pesanan Pembelian yang baru 2. Laporan Pesanan Pembelian yang belum selesai
Daftar Acuan agen dan barang atau jasa 3. Daftar Pemasok
4. Daftar Persediaan D. Query
1. Kejadian 2. Pemasok
3. Persediaan E. KELUAR
Sumber : Jones 2009
Gambar 2.3 Menu siklus pembelian pada perusahaan ELERBE.Inc.
25
2.4.4 Pengertian Pembelian