Model Arsitektur Enterprise Untuk Mendukung Sistem Informasi Pada Universitas Gunung Leuser Kutacane Aceh Tenggara

MODEL ARSITEKTUR ENTERPRISE UNTUK MENDUKUNG

SISTEM INFORMASI PADA UNIVERSITAS GUNUNG

LEUSER KUTACANE ACEH TENGGARA

TESIS

Oleh

FAKHRURRAZI SANTOSO

097038036/TINF

PROGRAM STUDI MEGISTER (S2) TEKNIK INFORMATIKA FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN

MODEL ARSITEKTUR ENTERPRISE UNTUK MENDUKUNG

SISTEM INFORMASI PADA UNIVERSITAS GUNUNG

LEUSER KUTACANE ACEH TENGGARA

TESIS

Oleh

FAKHRURRAZI SANTOSO

097038036/TINF

PROGRAM STUDI MEGISTER (S2) TEKNIK INFORMATIKA FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN

2012

MODEL ARSITEKTUR ENTERPRISE UNTUK MENDUKUNG

SISTEM INFORMASI PADA UNIVERSITAS GUNUNG

LEUSER KUTACANE ACEH TENGGARA

TESIS

Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Magister dalam Program Studi Magister (S2) Teknik Informatika pada Program Pascasarjana

Fakultas MIPA Universitas Sumatera Utara

Oleh

FAKHRURRAZI SANTOSO

097038036/TINF

PROGRAM STUDI MEGISTER (S2) TEKNIK INFORMATIKA FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN

PENGESAHAN TESIS

Judul Tesis : MODEL ARSITEKTUR ENTERPRISE

UNTUK MENDUKUNG SISTEM

INFORMASI PADA UNIVERSITAS GUNUNG LEUSER KUTACANE ACEH TENGGARA Nama Mahasiswa : Fakhrurrazi Santoso

Nomor Induk Mahasiswa : 09 70 38 036

Program Studi : Megister Teknik Informatika

Fakultas : Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam Universitas Sumatera Utara

Menyetujui Komisi Pembimbing

Syahril Efendi, S.Si,M.IT. Anggota

Prof. Dr. Iryanto, M.Si Ketua

Ketua Program Studi,

Prof. Dr. Muhammad Zarlis NIP.19570701198601 1003

D e k a n,

Dr. Sutarman, M.Sc NIP.19631026199103 1001

PERNYATAAN ORISINALITAS

MODEL ARSITEKTUR ENTERPRISE UNTUK MENDUKUNG

SISTEM INFORMASI PADA UNIVERSITAS GUNUNG

LEUSER KUTACANE ACEH TENGGARA

T E S I S

Dengan ini saya nyatakan bahwa saya mengakui semua karya tesis ini adalah hasil kerja saya sendiri kecuali kutipan dan ringkasan telah dijelaskan sumbernya dengan benar.

Medan, Januari 2012

Fakhrurrazi Santoso NIM. 097038036

PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI

KARYA ILMIAH UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS

Sebagai sivitas akademika Universitas Sumatera Utara, saya yang telah bertandatangan dibawah ini :

Nama : Fakhrurrazi Santoso

NIM : 097038036

Program Studi : Magister Teknik Informatika Jenis Karya Ilmiah : Tesis

Demi pengembangan ilmu pengetahuan, menyetujui untuk memberikan kepada Universitas Sumatera Utara Hak Bebas Royalti Non-Ekslusif (Non-Exclusive Royalty Free Right) atas tesis saya yang berjudul :

Model Arsitektur Enterprise Untuk Mendukung Sistem Informasi Pada Universitas Gunung Leuser Kutacane Aceh Tenggara

Beserta perangkat yang ada (jika diperlukan). Dengan Hak Bebas Royalti Non-Ekslusif ini, Universitas Sumatera Utara berhak menyimpan, mengalih media, memformat, mengelola dalam bentuk data-base, merawat dan mempublikasikan Tesis saya tanpa meminta izin dari saya selama tetap mencantumkan nama saya sebagai penulis dan sebagai pemegang dan atau sebagai pemilik hak cipta.

Demikian pernyataan ini dibuat dengan sebenarnya.

Medan, Januari 2012

Fakhrurrazi Santoso

Telah diuji pada

Tanggal : Januari 2012

PANITIA PENGUJI TESIS

Ketua : Prof. Dr. Iryanto, M.Si Anggota : 1. Syahril Efendi, S.Si, MIT

2. Prof. Dr. Herman Mawengkang 3. Prof. Dr. Muhammad Zarlis

RIWAYAT HIDUP

DATA PRIBADI

Nama Lengkap Berikut Gelar : Fakhrurrazi Santoso, S.Kom Tempat dan Tanggal Lahir : Kutacane, 24 Agustus 1984

Alamat Rumah : Jl. Kelapa Gading Desa Lawe Sumur No.

116

Kec. Lawe Sumur Kab. Aceh Tenggara

Telepon/Faks/HP : 082164576384

E-mail : gue_raz@yahoo.co.id

Instansi Tempat Bekerja : Universitas Gunung Leuser Kutacane Aceh Tenggara

Alamat Kantor : Jl. Iskandar Muda No. 1 Kutacane

Telepon/Faks/HP : 0629-522574

DATA PENDIDIKAN

SD : Terutung Megara Kutacane, Aceh Tenggara Tamat : 1996 SMP : Pasantren Darul Arafah Laubakri, Medan Tamat : 1999 SMA : Patra Nusa Rantau Kuala Simpang, Aceh Tamiang Tamat : 2002

Diploma-1 : AMIKOM, Medan Tamat : 2003

Strata-1 : STMIK AKAKOM, Yogyakarta Tamat : 2008

i

KATA PENGANTAR

Bismillahirraihmanirrahim. Alhamdulillah, Puji dan syukur penyusun panjatkan kehadirat Allah SWT. Yang telah melimpahkan rahmat dan hidayahNya, sehingga penyusun dapat menyelesaikan tesis dengan judul “Model Arsitektur Enterprise Untuk Mendukung Sistem Informasi Pada Universitas Gunung Leuser Kutacane Aceh Tenggara”.

Dengan selesainya tesis ini, perkernankanlah penyusun mengucapkan terimakasih yang sebesar-besarnya kepada:

Rektor Universitas Sumatera Utara, Bapak Prof. Dr. dr. Syahril Pasaribu, DTM&H, M.Sc (CTM), Sp. A(K) atas kesempatan yang diberikan kepada penyusun mengikuti dan menyelesaikan pendidikan Program Magister.

Dekan Fakkultas MIPA Universitas Sumatera Utara, Bapak Dr. Sutarman, M.Sc atas kesempatan menjadi mahasiswa Program Magister pada Program Pascasarjana FMIPA Universitas Sumatera Utara.

Ketua Program Studi Magister Teknik Informatika, Bapak Prof. Dr. Muhammad Zarlis. Sekretaris Program Studi Magister Teknik Informatika, Bapak M. Andri Budiman, ST, M.Comp. Sc, beserta seluruh Staf Pengajar Program Studi Magister Teknik Informatika Program Pascasarjana Fakultas MIPA Universitas Sumatera Utara.

Terimakasih yang tak terhingga dan penghargaan setinggi-tingginya atas bimbingan, pengarahan dan dorongan yang telah diberikan selama penyusunan tesis ini kepada Bapak Prof. Dr. Iryanto, M.Si selaku Promotor/Pembimbing Utama, demikian juga kepada Bapak Syahril Efendi, S.Si, M.IT selaku Co. Promotor/Pembimbing yang dengan penuh kesabaran menuntun dan membimbing penyusun hingga selesainya penelitian ini.

Kepada kedua orang tua, Ayahanda H. Abdul Rahim Sekedang dan Ibunda Hj. Kasume Selian serta seluruh keluarga, Terimakasih atas segala pengorbanan kalian baik berupa moril maupun materil, budi baik ini tidak dapat dibalas hanya diserahkan kepada Allah SWT, Tuhan Yang Maha Esa.

Kepada teman-teman seangkatan, khususnya kepada pak Marlin Sinulingga dan Pak Kaptem Mariadi. Terima kasih banyak atas dukungan dan petunjuknya, serta teman-teman satu pekerjaan, terimakasih atas pengertian dan waktu yang diberikan.

Dengan penuh kesadaran dan rendah hati, penyusun menyadari bahwa penelitian ini masih jauh dari kesempurnaan, hal ini karena keterbatasan kemampuan dan pengetahuan penyusun. Harapan penyusun semoga penelitian ini bermanfaat bagi penyusun khususnya dan pembaca pada umumnya. Amiin.

Fakhrurrazi Santoso

MODEL ARSITEKTUR ENTERPRISE UNTUK MENDUKUNG

SISTEM INFORMASI PADA UNIVERSITAS GUNUNG

LEUSER KUTACANE ACEH TENGGARA

ABSTRAK

Persaingan bisnis yang semakin ketat diantara perguruan tinggi di indonesia mendorong stakeholder untuk memberikan pelayanan yang sebaik-baiknya termasuk penyediaan informasi. Arsitektur pada data, sistem dan teknologi sangat diperlukan untuk membentuk sistem yang dapat diandalkan. Metode Enterprise Architectur Planning (EAP) merupakan metode yang digunakan pada perancangan sistem informasi di Universitas Gunung Leuser Kutacane Aceh Tenggara. Hasil dari perancangan dengan metode EAP mendapatkan jumlah entitas sebanyak 32 entitas dan 28 usulan aplikasi.

iii

ENTERPRISE ARCHITECTURE MODEL FOR SUPPORTING

INFORMATION SYSTEM IN GUNUNG LEUSER UNIVERSITY

KUTACANE ACEH TENGGARA

ABSTRACT

Business competition is increasingly fierce among universities in Indonesia encourages stakeholders to provide the best possible service including provision of information. Architecture on the data, systems and technology is needed to establish reliable systems. Method of Enterprise Architectur Planning (EAP) is a method used in the design of information systems at the University of Gunung Leuser Kutacane Aceh Tenggara. The results of the design with the EAP method to get the number of entities as many as 32 entities and 28 proposed application.

Keywords: architecture, enterprise, EAP, entity, UGL

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR i

ABSTRAK ii

ABSTRACT iii

DAFTAR ISI iv

DAFTAR TABEL vii

DAFTAR GAMBAR viii

DAFTAR LAMPIRAN ix

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang 1

1.2 Rumusan Masalah 2

1.3 Batasan Masalah 3

1.4 Tujuan Penelitian 3

1.5 Manfaat Penelitian 3

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Arsitektur Enterprise 4

2.2 Metodelogi Arsitektur Enterprise 7

2.3 Enterprise Architecture Planning (EAP) 8

2.3.1Inisiasi Perencanaan 11

2.3.2Pemodelan Bisnis 13

2.3.2.1 Dokumentasi Struktur Organisasi 13 2.3.2.2 Identifikasi dan Defenisi Fungsi Bisnis 13 2.3.2.3 Sistem dan Teknologi Saat Ini 16

v

2.3.2.4 Arsitektur Data 16

2.3.2.5 Arsitektur Aplikasi 17

2.3.2.6 Arsitektur Teknologi 18

2.3.2.7 Rencana Penerapan 19

2.4 Four Stagelife Cycle Business System Planning (BSP) 20

2.5 Perencanaan Strategis Informasi 21

2.6 Zachman Framework 22

2.7 Riset-riset Terkait 22

2.8 Persamaan dan Perbedaan Penelitian 23

2.9 Kontribusi Riset 23

BAB III METODOLOGI PENELITIAN

3.1 Lokasi Penelitian 24

3.2 Data Penelitian 24

3.3 Proses Penelitian 25

3.3.1 Inisiasi Perencanaan 25

3.3.1.1 Pendifisian Ruang Lingkup dan

Sasaran Pengerjaan EAP 25

3.3.1.2 Pendefisian Visi 26

3.3.1.3 Pemilihan Pendekatan Metodologi

Perencanaan 26

3.3.1.4 Penggunaan Sumber Daya Komputer 27

3.3.2 Pemodelan Bisnis 28

3.3.2.1 Struktur Organisasi 28

3.3.2.2 Identifikasi Area Bisnis Utama 28 3.3.3 Bagan Hierarki Fungsi Bisnis UGL Kutacane

Aceh Tenggara 33

3.3.4 Hubungan Fungsi-fungsi Unit Organisasi 35

3.4 Analisis Kondisi Organisasi 36

3.5 Arah Strategi Pengembangan Teknologi Informasi 37 3.6 Jaringan Komputer dan Komunikasi Data 38

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1 Arsitektur Data 40

4.1.1 Daftar Kandidat Entitas 40

4.1.2 Definisi Entitas, Atribut dan Relasi 41

4.2 Arsitektur Aplikasi 43

4.2.1 Menentukan Kandidat Aplikasi 43 4.2.2 Hubungan Aplikasi dengan Entitas Data 44 4.2.3 Hubungan Aplikasi dengan Fungsi 46

4.3 Arsitektur Teknologi 46

4.3.1 Identifikasi Prinsip dan Platform Teknologi 47 4.3.2 Konfigurasi Platform Teknologi 50 4.3.3 Hubungan Platform Teknologi dengan

Fungsi Bisnis 53

4.3.4 Hubungan Platform Teknologi dengan Aplikasi 53

4.4 Rencana Implementasi 54

4.4.1 Urutan Implementasi Aplikasi 54 4.4.2 Estimasi Pelaksanaan Penerapan 55

4.4.3 Faktor Sukses Penerapan 58

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan 60

5.2 Saran 61

vii

DAFTAR TABEL

Halaman Tabel 3.1 Four Stage Life cycel Fungsi Bisnis Utama UGL 31

Tabel 4.1 Kandidat Entitas 41

Tabel 4.2 Daftar Kandidat Aplikasi 43

Tabel 4.3 Prinsip Teknologi 48

Tabel 4.4 Daftar Lokasi Bisnis Dilingkungan UGL 50

Tabel 4.5 Urutan Penerapan Aplikasi 56

Tabel 4.6 Tabel Penerapan Pengembangan Aplikasi 58

DAFTAR GAMBAR

Halaman Gambar 2.1 Komponen Lapisan EAP (Spewak..at, 1992) 9 Gambar 2.2 Model Rantai Nilai (Value Chain) (Porter-1985) 14

Gambar 2.3 Four Stage Life Cycle(IBM, 1981) 20

Gambar 2.4 Metodelogi Information Engineering (Martin, 1990) 21

Gambar 3.1 Rantai Nilai Model Pendidikan 29

Gambar 4.1 Diagram E-R Pada Aktivitas Utama Bidang Akademik 42 Gambar 4.2 Arsitektur Data Untuk Fungsi Bisnis Operasional Akademik 42

Gambar 4.3 Skematika Arsitektur Aplikasi 44

Gambar 4.4 Hubungan Aplikasi Administrasi Rencana Studi dengan

Entitas Matakuliah dan Entitas Mahasiswa 45 Gambar 4.5 Konseptual Arsitektur Jaringan Enterprise 51

ix

DAFTAR LAMPIRAN

Halaman Struktur Organisasi Universitas Gunung Leuser Kutacane L.1

Hubungan Fungsi Dengan Organisasi L.2

Diagram ER Operasional Akademik L.3

Hubungan Aplikasi Pada Entitas L.4

Hubungan Aplikasi Pada Fungsi L.5

Denah Universitas Gunung Leuser L.6

ii

MODEL ARSITEKTUR ENTERPRISE UNTUK MENDUKUNG

SISTEM INFORMASI PADA UNIVERSITAS GUNUNG

LEUSER KUTACANE ACEH TENGGARA

ABSTRAK

Persaingan bisnis yang semakin ketat diantara perguruan tinggi di indonesia mendorong stakeholder untuk memberikan pelayanan yang sebaik-baiknya termasuk penyediaan informasi. Arsitektur pada data, sistem dan teknologi sangat diperlukan untuk membentuk sistem yang dapat diandalkan. Metode Enterprise Architectur Planning (EAP) merupakan metode yang digunakan pada perancangan sistem informasi di Universitas Gunung Leuser Kutacane Aceh Tenggara. Hasil dari perancangan dengan metode EAP mendapatkan jumlah entitas sebanyak 32 entitas dan 28 usulan aplikasi.

Kata Kunci: arsitektur, enterprise, EAP, entitas, UGL

ENTERPRISE ARCHITECTURE MODEL FOR SUPPORTING

INFORMATION SYSTEM IN GUNUNG LEUSER UNIVERSITY

KUTACANE ACEH TENGGARA

ABSTRACT

Business competition is increasingly fierce among universities in Indonesia encourages stakeholders to provide the best possible service including provision of information. Architecture on the data, systems and technology is needed to establish reliable systems. Method of Enterprise Architectur Planning (EAP) is a method used in the design of information systems at the University of Gunung Leuser Kutacane Aceh Tenggara. The results of the design with the EAP method to get the number of entities as many as 32 entities and 28 proposed application.

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Persaingan bisnis yang semakin ketat diantara perguruan tinggi di Indonesia mendorong perguruan tinggi untuk memberikan pelayanan yang sebaik-baiknya termasuk penyediaan informasi bagi Stakeholder. Globalisasi dunia pendidikan menuntut perguruan tinggi untuk dapat mengelola informasi dengan baik, sehingga kebutuhan informasi masing-masing pihak yang berkepentingan dapat terpenuhi dengan cepat dan tepat. Teknologi informasi dapat mengotomasikan proses pengelolaan informasi dari mulai memasukkan informasi, menyimpan dan memperbaruinya setiap saat sehingga setiap orang bisa mendapatkan informasi terbaru dan melakukan analisis dengan mudah. Oleh karena itu proses penyampaian pesan, informasi maupun pengetahuan dapat lebih cepat, mudah dan dijamin up-to-date.(Choldun,2006)

Informasi-informasi yang ada pada lingkungan dunia pendidikan dapat menjadi pendukung kemajuaan bisnis pada Universitas Gunung Leuser Kutacane Aceh Tenggara. Dengan kemajuan teknologi yang sangat pesat menjadikan sebuah organisasi pendidikan bersaing untuk memajukan kelancaran sebuah bisnis dilingkungan dunia pendidikan tersebut, dukungan informasi yang akurat dan tidak tumpang tindih merupakan salah satu faktor yang dapat mewujudkan sebuh misi tersebut.

Dalam organisasi yang telah berjalan lama, banyak ditemui adanya aplikasi sistem informasi dengan berbagai platform teknologi dan perangkat teknologi dan perangkat teknologi informasi pendukungnya. Sistem ini dikenal dengan istilah “ sistem legacy ”. Biasanya sistem ini salaing terpisah satu dengan yang lain, diiringi dengan banyak dan menyebarnya “ pulau data ” dalam

organisasi. Keterpisahan ini memberikan dampak yaitu rendahnya tingkat ketersediaan, konsistensi dan efektivitas penyediaan data (Cook, 1996).

Kondisi tersebut membuat sistem informasi tidak dapat dimanfaatkan sesuai dengan misinya, yaitu menyediakan dan mengolah informasi secara efektif bagi unit organisasi yang membutuhkannya (Spewak, 1992). Hal tersebut memperlihatkan bahwa pengembangan sistem informasi tidak derencanakan secara baik.

Berbagai macam paradikma dan metode bisa digunakan dalam pengembangan model arsitektur enterprise diantarannya adalah : Zachman Framework, The Open Group Architecture Frame Work (TOGAF), Architecture Depelopment Method (ADM), Enterprise Architektur Planning (EAP) dan lain sebagainya.

Universitas sebagai industri jasa pendidikan tinggi, dituntut untuk melakukan peningkatan mutu atau perbaikan secara bersikenambungan (continous improvenent) yang memerlukan sistem manajemen tertentu untuk melakukannya seperti Total Quality Manajemen (TQM) (Sudirman, 1997) dan manajemen bisnis total (Gaspers, 1997).

Oleh karena itu Enterprise Architektur Planning merupakan pilihan yang tepat yang dapat digunakan dalam mewujudkan terciptanya arsitektur enterprise untuk mendukung sistem informasi dalam mendukung dunia bisnis dilingkungan Universitas Gunung Leuser Kutacane Aceh Tenggara. Metode Enterprise Architektur Planning merupakan metode yang tepat untuk merancang penerapan sistem informasi di Universitas Gunung Leuser, selain memiliki tahap memahami kondisi saat ini, EAP juga memiliki tahap pendefinisian visi masa depan dan tahap menyusun perancanaan dalam mencapai visi masa depan.

1.2. Rumusan Masalah

Berdasarkan pada latar belakang diatas, maka dapat dirumuskan masalah sebagai berikut :

a. Bagaimana menciptakan sebuah arsitektur enterprise untuk mendukung sistem informasi khususnya pada bidang akademik, manajemen sumber daya manusia dan manajemen keuangan pada lingkungan UGL Kutacane Aceh Tenggara.

b. Bagaimana model Enterprise Architektur Planning (EAP) dapat digunakan untuk merancang terciptanya perencanaan yang strategis dalam membangun sistem informasi pada lingkungan Universitas Gunung Leuser Kutacane Aceh Tenggara untuk mewujudkan proses bisnis yang diinginkan.

1.3. Batasan Masalah

Batasan masalah pada penelitian ini dibatasi beberapa hal sebagai berikut :

a. Penerapan model ERP hanya berfokus pada pada tiga item yaitu bidang akademik, manajemen sumber daya manusia dan pada manajemen keuangan. Dikarenakan keterbatasan waktu yang dimiliki peneliti.

b. Penelitian hanya berfokus pada ruang lingkup kampus UGL Kutacane Aceh Tenggara.

1.4. Tujuan Penelitian

Tujuan utama Penelitian ini adalah membangun suatu model arsitektur Enterprise untuk mendukung sistem informasi pada perguruan tinggi Gunung Leuser Kutacane Aceh Tenggara khususnya dibidang Akademik, Manajemen Sumber Daya Manusia dan Manajemen Keuangan agar dapat dijadikan pedoman dalam menentukan perencanaan dan pengembangan organisasi bisnis di lingkungan UGL Kutacane Aceh Tenggara dalam pencapaian visi, misi dan tujuan strategisnya dengan menerapkan metode Enterprise Architektur Planning (EAP).

1.5. Manfaat Penelitian

Manfaat yang diharapkan dari hasil penelitian ini adalah :

1. Dapat digunakan diberbagai bidang, khususnya pelaku bisnis dibidang pendidikan tinggi, yang ingin membangun suatu arsitektur informasi dilingkungan organisasinya.

2. Dapat berguna khususnya bagi UGL Kutacane Aceh Tenggara sebagai upaya untuk mendukung pengembangan organisasinya khususnya pada bidang akademik, manajemen sumber daya manusia dan manajemen keuangan.

3. Menambah pengetahuan dan wawasan mengenai penerapan model EAP

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

Ketika suatu organisasi akan diproyeksikan dan dikembangkan dengan harapan agar organisasi tersebut mempunyai eksistensi dan conpetitive advantage yang baik, maka perencanaan strategis terhadap seluruh aspek organisasi, produk dan sistem dalam organisasi tersebut harus terdefinisi dan terdokumentasi dengan baik, melibatkan seluruh elemem organisasi serta komitmen manajemen yang konsisten.

Enterprise Architecture Planning selanjutnya disebut EAP, merupakan suatu metode yang digunakan untuk membangun sebuah arsitektur informasi. Menurut Steven H. Spewak, Enterprise Architecture Planning atau EAP adalah suatu metode pendekatan perencanaan kualitas data yang berorientasi pada kebutuhan bisnis serta bagaimana cara implementasi dari arsitektur tersebut dilakukan sedemikian rupa dalam usaha untuk mendukung perputaran roda bisnis dan pencapaian isi sistem informasi dan organisasi.

Enterprise Architecture Planning (EAP) merupakan suatu metode yang digunakan untuk merencanakan secara strategis suatu organisasi dari aspek sistem. Berikut ini adalah definisi-definisi umum yang berkaitan dengan EAP dalam pembahasan tesis ini.

2.1. Arsitektur Enterprise

Enterprise architecture atau lebih dikenal dengan arsitektur enterprise adalah deskripsi dari misi stakeholder yang didalamnya termasuk informasi, fungsionalitas/kegunaan, lokasi organisasi dan parameter kinerja. Arsitektur

enterprise mengambarkan rencana untuk mengembangkan sebuah sistem atau sekumpulan sistem (Osvalds, 2001).

Arsitektur enterprise merupakan wujud kegiatan yang memungkinkan organisasi membangun fondasi yang diperlukan untuk kelangsungan hidup organisasi serta untuk menghadapi tantangan bisnis pada saat ini dan masa yang akan datang.

Seperti yang dikatakan John Zachman (Zachman, 2000) bahwa Enterprise Architecture sudah bukan lagi menjadi suatu pilihan tetapi sudah menjadi suatu kewajiban. Enterprise Architecture adalah suatu praktek manajemen pembangunan sistem untuk mencapai tujuan kenerjanya (Grounlund, 2009).

Arsitektur enterprise mengidentifikasi komponen utama dari suatu organisasi dan bagaimana komponen di dalam sistem berfungsi secara bersama-sama untuk mencapai tujuan bisnis yang didefinisikan. Komponen-komponen ini terdiri dari sumbar daya manusia, proses bisnis, teknologi, financial dan sumber daya lainnya.

Arsitektur adalah seni atau praktek merancang dan membangun suatu struktur atau peta. Sedangkan menurut IEEE 2000, arsitektur merupakan prinsip organisasi dari suatu enterprise (atau sistem) yang meliputi komponen-komponen, hubungan satu sama lain, hubungan dengan lingkungan serta panduan pokok pada perancangan dan evolusinya. Enterprise adalah suatu organisasi yang menggunakan teknologi informasi untuk melaksanakan misinya.

Defenisi dari Arsitektur Enterprise (Enterprise Architecture)antara lain sebagai berikut :

1. Enterprise Architecture adalah sebuah pendefinisian sistem bisnis dengan lingkungan bisnis yang seharusnya dan dapat juga berupa rancangan untuk mengelola dan mengoperasikan setiap komponen bisnis (misalnya : kebijakan, operasional, infrastruktur dan informasi).

2. Enterprise Architecture adalah suatu enterprise-wide, mengintegrasikan kerangka kerja yang menyertakan : arsitektur bisnis (strategi, pengaturan, organisasi, proses), arsitektur data/informasi, arsitektur alokasi (sistem) dan arsitektur teknologi.

3. Enterprise Architecture adalah sebuah mekanisme untuk memastikan sumber daya teknologi informasi suatu organisasi dapat sejalan dengan strategi dari organisasi tersebut.

4. Deskripsi dari misi para stakeholder yang terdiri dari informasi, fungsi, lokasi, organisasi dan parameter pelaksanaan. Arsitektur enterprise menggambarkan rencana untuk pembangunan sebuah sistem atau kumpulan sistem.

5. Arsitektur enterprise merupakan suatu pendekatan logis, yang komperehensif dan holistic untuk merancang dan mengimplementasikan sistem dan komponen sistem yang bersama-sama meliputi suatu infrastruktur manajemen informasi/teknologi informasi. Arsitektur data (informasi), arsitektur teknologi dan arsitektur aplikasi.

Berdasarkan definisi-definis tersebut maka lingkungan dari Enterprise Architecture adalah sebagai berikut :

A. Ruang Lingkup

1. Level organisasi (Perusahaan, divisi dan sebagainya) 2. Level abstraksi (sistem)

B. Organisasi

1. Misi (kebijakan, operasional, infrastruktur dan informasi) 2. Sumber daya organisasi

3. Keterhubungan (relationship dengan stakeholder organisasi)

C. Kebutuhan (fungsional, sekuritas, performance, kemampuan pemeliharaan/maintenability, kemampuan adaptasi/adaptable, kegunaan/usability).

D. Kemampuan staf dan fungsionalnya E. Lingkungan sistem

1. Komponen (hardware, software, brainware) 2. Penghubung/interface (media penghubung) 3. Prinsip-prinsip organisasi

Enterprise Architecture juga merupakan salah satu disiplin ilmu dalam teknologi informasi memiliki definisi sebagai berikut :

1. Sebuah mekanisme untuk menjamin sumber daya informasi teknologi dari perusahaan/organisasi agar berada pada jalur strategi (Doherty, 1999).

2. Tool untuk membantu eksekutif berpikir tentang organisasi secara menyeluruh dan untuk membantu dalam pengambilan keputusan (Paul,2004).

3. Deskripsi misi para stakeholder mencangkup parameter informasi, fungsionalitas/kegunaan, lokasi, organisasi dan kinerja. Arsitektur enterprise menjelaskan rencana untuk membangun sistem atau sekumpulan sistem (Osvalds, 2001)

Selain itu istilah arsitektur enterprise meliputi fasilitas fisik, layanan dan manajemen yang mendukung semua sumber daya informasi di suatu organisasi yang diharapkan dapat meningkatkan pengembalian investasi, serta menciptakan suatu framework untuk pengambilan keputusan masa kini dan mendatang.

2.2. Metodologi Arsitektur Enterprise

Metodologi adalah kumpulan metode untuk menguraikan bagaimana suatu kumpulan aktivitas dilaksanakan. Umumnya metodologi terdiri dari prosedur, teknik dan disiplin tertentu. Dalam beberapa dekade terakhir metodologi untuk menyusun rencana arsitektur enterprise masih kurang, pendekatan yang dibuat hanyalah mencakup aspek data (informasi) atau proses (bisnis), tidak mencakup aspek lain dari arsitektur enterpsrise yaitu arsitektur teknologi dan aplikasi Untuk menentukan ruang lingkup, batasan dan content suatu arsitektur enterprise dapat menggunakan suatu framework. Framework adalah suatu struktur logis yang dapat diperluas untuk menggolongkan dan mengorganisasikan satu set konsep, metode, teknologi dan perubahan pada suatu perancangan atau proses pengolahan.

Beberapa framework yang popular diantaranya adalah model Zachman, model Gartner Group dan model Index. Setiap model framework mendefinisikan entitas-entitas arsitektur ke dalam baris-baris dan atribut untuk setiap entitas ke dalam kolom-kolom.

Salah satu pendekatan yang mencakup seluruh komponen arsitektur enterprise adalah metodologi Enterprise Architecture Planning (EAP) yang mempunyai beberapa tahapan kegiatan yang dikelompokkan ke dalam empat lapisan. EAP menggunakan model framework Zachman dan mengadopsi perencanaan sistem informasi tradisional seperti Business System Planning (BSP).

2.3. Enterprise Architecture Planning (EAP)

Enterprise Architecture Planning selanjutnya disebut EAP, merupakan suatu metode yang digunakan untuk membangun sebuah arsitektur informasi. Menurut Steven H. Spewak, Enterprise Architecture Planning atau EAP adalah suatu metode pendekatan perencanaan kualitas data yang berorientasi pada kebutuhan bisnis serta bagaimana cara implementasi dari arsitektur tersebut dilakukan sedemikian rupa dalam usaha untuk mendukung perputaran roda bisnis dan pencapaian isi sistem informasi dan organisasi.

Pada dasarnya EAP bukan merancang bisnis dan arsitekturnya, tetapi mendefinisikan kebutuhan bisnis dan arsitekturnya. Dalam EAP, arsitektur menjelaskan mengenai data, aplikasi dan teknologi yang dibutuhkan untuk mendukung bisnis organisasi. Untuk hal tersebut tadi, Steven H Spewak menyatakan bahwa pemakaian istilah arsitektur terdiri dari arsitektur data, arsitektur aplikasi, dan arsitektur teknologi. Arsitektur disini dimaksudkan layaknya cetak biru, penggambaran, atau model.

Seluruh arsitektur tersebut, dibutuhkan untuk mendukung bisnis yang diselenggarakan oleh enterprise. Kata "mendefinisikan" menurut pengertian Spewak adalah mendefinisikan bisnis dan mendefinisikan arsitektur. Jadi EAP bukan suatu perancangan tetapi pendefinisian. Sedangkan kata "rencana" secara umum adalah membicarakan tentang definisi arsitektur apa yang dibutuhkan, dukungan diartikan sebagai kapan arsitektur tersebut akan diimplementasikan.

Komponen dari metodologi EAP menurut Spewak menggunakan dasar dua lapisan (layer) dari kerangka kerja John Zachman yaitu tahap tinjauan Ballpark dan tinjauan Owner’s Hasil EAP adalah cetak biru tingkat tinggi untuk data,

aplikasi dan teknologi untuk keseluruhan enterprise yang akan digunakan pada proses perancangan dan penerapan selanjutnya.

Struktur EAP ditunjukkan dalam suatu gambaran komponen yang dikelompokkan menjadi empat lapisan (layer) seperti pada Gambar 2.3 . Masing-masing blok merepresentasikan suatu tahap proses yang berfokus pada bagaimana cara mendefinisikan arsitektur terpadu dan rencana pengembangannya.

Gambar 2.1. Komponen Lapisan EAP (Spewak..at, 1992)

Setiap lapisan juga mencerminkan urutan dan cara kegiatan dilakukan. Penjelasan komponen EAP pada Gambar 2.1. adalah sebagai berikut :

1. Lapisan 1 (Posisi mulainya)

Inisiasi perencanaan : mempersiapkan pelaksanaan proyek EAP (seperti : membuat rencana kerja, memastikan komitmen manajemen dan lain-lain). 2. Lapisan 2 (Posisi sekarang)

a. Pemodelan bisnis : menghimpun pengetahuan mengenai bisnis dan informasi yang digunakan dalam melangsungkan bisnis.

b. Sistem dan teknologi saat ini : menetukan sistem dan teknologi yang ada saat ini sebagai dasar untuk rencana migrasi jangka panjang.

3. Lapisan 3 (Posisi yang diinginkan dimasa mendatang)

a. Arsitektur data : menentukan jenis data utama yang dibutuhkan untuk melangsungkan bisnis. Inisiasi Perencanan Pemodelan Proses Bisnis Sistem dan Teknologi Saat ini Arsitektur data Arsitektur Apliksi Arsitektur Teknologi Rencana Implementasi Lapisan 1 Lapisan 2 Lapisan 3 Lapisan 4

b. Arsitektur aplikasi : menentukan jenis aplikasi utama yang dibutuhkan untuk mengelola data dan mendukung fungsi bisnis.

c. Arsitektur teknologi : menentukan platform teknologi yang dibutuhkan untuk menyediakan lingkungan aplikasi yang mengelola data dan mendukung fungsi bisnis.

Tanda panah pada layer ini memiliki arti bahwa ketiga arsitektur ini ditentukan secara berurutan dimulai dari arsitektur data, kemudian arsitektur aplikasi dan terakhir arsitektur teknologi.

4. Lapisan 4 (Bagaimana cara mencapainya)

Rencana penerapan : menentukan tahapan penerapan aplikasi, jadwal penerapan, dan mengajukan jalur yang jelas untuk bermigrasi dari posisi saat ini ke posisi yang diingikan di masa mendatang.

Manfaat yang diperoleh dari penerapan EAP adalah :

1. Manfaat yang seharusnya diperoleh sebagai hasil langsung dari EAP. Beberapa manfaat yang dimaksud ini misalnya :

a. Fokus ke penggunaan strategis dari teknologi untuk mengelola data sebagai aset.

b. Proses dokumentasi meningkatkan pemahaman mengenai bisnis. c. Integrasi sistem saat ini dengan sistem baru.

2. Manfaat yang diperoleh dengan memiliki sistem terintegrasi yang direncanakan dengan baik. Beberapa manfaat yang dimaksud misalnya :

a. Mengurangi biaya pemasukan data

b. End User memiliki akses langsung ke shared data.

c. Mempermudah evaluasi dan pemilihan paket perangkat lunak dari vendor. 3. Dokumen yang dihasilkan lengkap.

Berikut ini akan dibahas seluruh lapisan EAP sesuai dengan tahapan yang dikerjakan dalam pembahasan tesis ini.

2.3.1. Inisiasi Perencanaan

Sesuai dengan matriks langkah pengerjaan EAP diatas, maka tahapan awal yang harus dikerjakan adalah melakukan inisiasi perencanaan, dengan harapan agar proses pembangunan model arsitektur ini dapat terarah dengan sangat baik. Hal ini dilakukan karena pada tahap inilah ditentukannya apa yang akan dilakukan dan apa yang akan digunakan pada tahapan pengerjaan berikut.

Menurut Steven H Spewak, tahapan awal ini menjadi penting, terutama karena pada tahapan inilah ruang lingkup dan perencanaan kegiatan atau rencana kerja didefinisikan. Faktor lain yang menjadi penting adalah, justru pada tahapan inilah dukungan dan komitmen dari unsur manajemen dibutuhkan, yang tidak hanya dalam bentuk verbal, tetapi juga berpengaruh pada personil, anggaran dan waktu.

Ada tujuh langkah yang dimiliki oleh fase ini yaitu : 1. Penentuan ruang lingkup dan sasaran EAP

Tujuan adalah hal yang harus ditentukan dari awal karena tujuanlah yang akan menjadi penuntun arah, dan agar manajemen serta semua unsur yang akan terlibat mengerti persis apa peran dan kontribusi yang harus dilakukan dan yang harus dihasilkan pada tahap ini, yaitu :

a. Ruang lingkup organisasi dan penentuan participant/komponen organisasi yang akan terlibat.

b. Pernyataan tujuan yang akan diselesaikan.

Penentuan ruang lingkup dan sasaran yang ingin dicapai dengan EAP dapat dilakukan dengan menggunakan analisis kondisi internal terhadap enterprise atau organisasi.

Definisi analisis internal, merupakan suatu analisis untuk mengukur kemampuan internal relatif dengan posisi industri dan pencapaian visi dan misi organisasi. Analisis internal memberikan gambaran mengenai kondisi lingkungan yang digunakan sebagai dasar acuan perencanaan. Analisis internal meliputi kondisi bisnis organisasi (struktur bisnis, iklim organisasi) serta kondisi sistem informasi dan teknologi yang digunakan organisasi.

Maksud dilakukan analisis terhadap lingkungan internal adalah untuk menilai posisi saat ini dari organisasi secara relatif dengan kondisi ideal dari visi, misi organisasi sebagai bagian dari pemetaan perencanaan. Analisis internal merupakan bentuk dari evaluasi manajerial pada level atas, menengah dan operasional dari organisasi.

2. Pembuatan visi (pertemuan dengan manajemen)

Tahap ini adalah tahapan dimana lingkungan organisasi dianalisis, sehingga kita dapat mengetahui visi organisasi dari pihak manajemen. Berdasarkan pemahaman tersebut inilah yang akan digunakan untuk mendefinisikan tujuan dan sistem informasi yang akan dibuatkan arsitekturnya sedemikian rupa untuk mendukung kegiatan bisnis organisasi.

3. Penyesuaian metodologi

EAP adalah sebuah metodologi, dengan demikian maka pada tahap ini semua yang akan direncanakan harus berpedoman kepada pengerjaan yang EAP sarankan.

4. Penataan sumber daya komputer

Pada tahapan ini, EAP meminta agar organisasi mampu merekondisikan semua sumber daya komputer dan data/informasi yang terlibat sedemikian rupa agar siap pakai.

5. Pembentukan tim perencanaan

Menyusun kerangka tim yang baik bisa jadi merupakan hal yang paling penting pada fase inisiasi perencanaan ini, karena akan sangat berpengaruh pada kualitas hasil dari EAP nantinya.

6. Persiapan perencanaan kerja EAP

Perencanaan kerja sangat penting karena akan menjadi acuan bagi semua aktifitas team.

7. Pengkonfirmasian komitmen manajemen dan pembiayaan

Langkah terakhir ini diperlukan agar semua unsur organisasi termasuk manajemen, dapat mengerti sasaran dan tujuan yang akan dicapai.

2.3.2. Pemodelan Bisnis

Pemodelan bisnis merupakan salah satu tahapan EAP pada lapisan 2, menurut Steven H Spewak, Pemodelan bisnis adalah proses identifikasi fungsi-fungsi bisnis, pendeskripsian fungsi dan identifikasi unit organisasi yang melaksanakan setiap fungsi tersebut serta melakukan survey untuk mendapatkan informasi lengkap mengenai bisnis sebagai acuan pemodelan bisnis. Tujuan dari pemodelan bisnis ini adalah untuk menyediakan pengetahuan dasar yang lengkap dan menyeluruh yang dapat digunakan untuk mendefinisikan arsitektur dan rencana implementasinya. Ada tiga tahapan untuk memodelkan bisnis, yaitu sebagai berikut :

1. Dokumentasi struktur organisasi. 2. Identifikasi dan definisi fungsi bisnis.

3. Dokumentasi bisnis model utama, distribusi dan presentasi kepada semua komunitas bisnis untuk mendegarkan komentarnya.

2.3.2.1. Dokumentasi Struktur Organisasi

Tahapan ini mempunyai tujuan yaitu mendokumentasikan struktur organisasi dan mengidentifikasi setiap individu dan lokasi yang membentuk suatu fungsi bisnis dalam organisasi. Hasil dari tahapan ini adalah bagan organisasi, daftar posisi dan jabatan, jumlah pekerja dan lokasi pekerja ditempatkan, dokumentasi dari tujuan bisnis, sasaran dan rencana strategi bisnis (boleh dibuat boleh tidak/pilihan).

2.3.2.2. Identifikasi dan Definisi Fungsi Bisnis

Tahapan ini bertujuan untuk mendefinisikan struktur dari model bisnis, sedangkan yang harus disampaikan pada tahapan ini adalah laporan mengenai fungsi yang diidentifikasi, dimana setiap fungsi harus memiliki nama, deskripsi singkat, turunan fungsi dan dibentuk dari sedikitnya satu unit organisasi. Fungsi sendiri merupakan sekumpulan aksi yang diadakan dalam menjalankan bisnis organisasi. Fungsi dapat didefinisikan sejalan dengan sub fungsinya.

Rincian dari tahapan ini adalah :

1. Pemodelan bisnis awal dapat dilakukan dengan mendefinisikan area bisnis utama dengan menggunakan model rantai nilai (value chain) Porter untuk menyoroti aktivitas di dalam bisnis. Rantai terdiri dari satu rangkaian aktivitas yang menciptakan dan membangun suatu nilai yang dapat menghasilkan margin nilai tambah bagi organisasi.

Gambar 2.2 Model Rantai Nilai (Value Chain) (Porter-1985)

Gambar 2.2 menunjukkan rantai nilai (value chain) Porter yang terdiri dari aktivitas utama (primary activities) dan aktivitas pendukung (support acivities). Primary activities (kegiatan utama) pada rantai nilai ini adalah sebagai berikut : a. Inbound Logistic : Aktivitas yang berhubungan dengan penerimaan,

penyimpanan, dan menyebarkan masukan.

b. Operations : Aktivitas yang mentransformasikan masukkan menjadi keluaran menjadi produk akhir.

c. Outbound Logistic : Aktivitas yang berhubungan dengan menyebarkan produk/jasa ke pelanggan.

d. Marketing & Sales : Kegiatan yang berhubungan dengan pemasaran dan penjualan seperti penelitian pasar, promosi dan sebagainya.

e. Service : Kegiatan yang berhubungan dengan penyedia layanan untuk meningkatkan pemeliharaan produk seperti instalasi, pelatihan, perbaikan, suplai bahan dan perawatan.

Support activities (kegiatan pendukung) yang digambarkan Porter adalah sebagai berikut :

a. Firm Infrastructure : merupakan aktivitas, biaya dan aset yang berhubungan dengan manajemen umum, accounting dan keuangan, keamanan dan keselamatan sistem informasi dan fungsi lainnya.

b. Human Resource Management : terdiri dari aktivitas yang terlibat seperti penerimaan, dengar pendapat, pelatihan, pengembangan dan kompensasi untuk semua tipe personil dan mengembangkan tingkat keahlian pekerja.

c. Technology Development : aktivitas yang terkait dengan biaya yang berhubungan dengan produk, perbaikan proses, perancangan peralatan, pengembangan perangkat lunak komputer, sistem telekomunikasi, kapabilitas basis data baru dan pengembangan dukungan sistem berbasis komputer.

d. Procurement : kegiatan yang berhubungan dengan bagaimana sumber daya diperoleh seperti fungsi pembelian input yang digunakan dalam value chain organisasi.

Istilah margins menyiratkan bahwa organisasi mendapat suatu margin keuntungan melalui kinerja yang efektif dan efisien yang bergantung pada kemampuan untuk mengatur keterkaitan antar semua aktivitas didalam rantai nilai tersebut. Keterkaitan itu dapat berupa arus informasi, barang-barang dan jasa, serta sistem dan prosedur untuk menjalankan aktivitas.

2. Membagi area fungsional menjadi subfungisi-subfungsi dengan menjawab pertanyaan “Apa fungsi ini?” atau “apa makna dari nama fungsi ini?”. Kemudian lanjutkan mendekomposisi fungsi sampai subfungsi yang didapatkan merupakan aksi tunggal, dilaksanakan secara berulang, menghasilkan keluaran yang dikenal atau dapat dihubungkan dengan unit organisasi tertentu.

3. Menghubungkan fungsi detil dengan unit organisasi yang melaksanakannya.

Hubungan fungsi dan unit organisasi dapat dinyatakan dengan membuat matriks fungsi ke organisasi yang merupakan peta bagi team EAP dalam melakukan survey enterprise.

2.3.2.3. Sistem dan Teknologi Saat Ini

Tahapan ini mempunyai tujuan yaitu untuk mendokumentasikan dan mendefinisikan seluruh platform teknologi dan sistem yang digunakan oleh enterprise saat ini. Sedangkan yang harus dihasilkan pada fase ini disebut dengan Information Recource Catalog (IRC) yang juga disebut Ensiklopedia Sistem atau inventory system.

Manfaat pembuatan IRC diantaranya adalah :

1. Menyediakan referensi semua sumber daya informasi. 2. Menunjukkan distribusi sumber daya informasi.

3. Sebagai petunjuk lokasi informasi yang dibutuhkan manajemen. 4. Dapat digunakan dalam EAP sebagai basis perencanaan.

IRC dibuat berdasarkan langkah-langkah berikut : 1. Menentukan ruang lingkup dan tujuan IRC 2. Persiapan untuk koleksi data

3. Melaksanakan pengumpulan data

4. Validasi informasi IRC dan buat draft IRC 5. Menggambarkan skema aplikasi.

2.3.2.4. Arsitektur Data

Arsitektur data mengidentifikasi dan mendefinisikan berbagai jenis data utama yang mendukung fungsi bisnis yang terdefinisi pada model bisnis. Arsitektur data adalah salah satu dari tiga arsitektur (arsitektur data, arsitektur aplikasi, arsitektur teknologi) enterprise wide pada Zachman Framework untuk arsitektur sistem informasi. Hal pertama dari ketiga arsitektur tersebut yang didefinisikan terlebih dahulu karena kualitas data adalah produk dasar dan fungsi Sistem Informasi.

memiliki atribut dan relasi antar entitas. Dalam pendefinisian arsitektur data dilakukan pendefinisian entitas, yang dapat didefinisikan sebagai orang, tempat, konsep, sesuatu atau bahkan kejadian yang memiliki arti dalam konteks bisnis dan juga mengenai kemungkinan data tersebut didefinisikan. Atribut didefinisikan sebagai karakteristik dari entitas, sedangkan relasi adalah merupakan hubungan antar entitas yang terkait dengan fungsi bisnis.

Arsitektur data dapat didefinisikan melalui tahapan berikut :

1. Buat daftar calon entitas data dengan mengkaji model bisnis dan deskripsi sistem dan teknologi yang dipakai.

2. Tetapkan entitas yang digunakan.

3. Definisi setiap entitas tersebut dan didokumentasi dengan memanfaatkan diagram entitas-relasi/E-R.

4. Hubungkan entitas data dengan fungsi bisnis detil dalam bentuk matriks.

Untuk menghubungkan dengan fungsi bisnis detil dapat disajikan dalam bentuk matriks entitas ke fungsi. Matriks ini sering disebug matriks CRU. C untuk create, U untuk update dan R sebagai reference/read. Selain itu terdapat metodologi lain untuk matriks sejenis dengan menambah inisial D untuk delete, matriks ini dikenal sebagai matriks CRUD.

Manfaat matriks data ke fungsi adalah :

1. Menyajikan pemakaian bersama data oleh fungsi bisnis. 2. Mendefinisikan lingkup sistem aplikasi yang akan datang.

3. Bersama matriks hubungan aplikasi ke fungsi, dipakai untuk membuat urutan atau prioritas penerapan aplikasi.

2.3.2.5. Arsitektur Aplikasi

Setelah arsitektur data terdefinisi, selanjutnya disusun suatu arsitektur aplikasi. Arsitektur aplikasi mendefinisikan jenis aplikasi utama yang dibutuhkan untuk mengelola data dan mendukung fungsi bisnis enterprise. Aplikasi yang dimaksud adalah proses pendefinisian aplikasi apa saja yang akan mengelola data dan menyediakan informasi untuk pihak manajemen terhadap fungsi bisnisnya.

Untuk mendefinisikan arsitektur aplikasi dilakukan langkah-langkah berikut:

1. Buat daftar kandidat aplikasi

2. Definisikan setiap aplikasi tersebut dan buat skematikanya 3. Hubungkan aplikasi dengan fungsi bisnis

4. Distribusikan arsitektur aplikasi

2.3.2.6. Arsitektur Teknologi

Berdasarkan arsitektur data dan arsitektur aplikasi, selanjutnya disusun suatu arsitektur teknologi yang mendefinisikan jenis teknologi utama (platform) yang dibutuhkan untuk menyediakan lingkungan bagi aplikasi yang mengelola data. Arsitektur teknologi bukan merupakan analisis kebutuhan detil atau rancangan perangkat komputasi enterprise. Penyusunan arsitektur teknologi dapat diselesaikan melalui tahapan berikut :

1. Mengidentifikasi prinsip dan platform teknologi.

Prinsip teknologi merupakan aturan atau pedoman yang memberikan arahan untuk penyediaan platform teknologi. Prinsip teknologi diantaranya dapat berupa :

a. Basis antara muka yang digunakan adalah berbasis grafis yang umum (GUI/Graphical User Interface).

b. Penyimpanan data yang menggunakan basis data relasional. c. Tersedianya kemampuan recovery data dan aplikasi.

2. Mendefinisikan distribusi data dan aplikasi serta platform teknologi.

Distribusi data dan aplikasi didefinisikan dengan memperhatikan lokasi bisnis, dilanjutkan dengan definisi konfigurasi untuk platform teknologi dalam tiga tingkatan sebagai berikut :

a. Workstation konseptual : fasilitas yang digunakan pemakai untuk mengakses data secara langsung atau meyediakan data kepada aplikasi atau pemakai lain.

b. Jaringan enterprise konseptual : terdiri dari fasilitas komputasi, masukkan, keluaran, penyimpanan dan telekomunikasi.

c. Arsitektur sistem bisnis : teknologi untuk menerapkan dan merawat aplikasi dan basis data dalam enterprise.

3. Hubungkan platform teknologi ke aplikasi dan fungsi bisnis.

2.3.2.7. Rencana Penerapan

Rencana penerapan merupakan rencana yang dipersiapkan untuk mengimplementasikan arsitektur enterprise. Dasar pembuatan rencana ini adalah model bisnis, katalog sumber daya informasi dan arsitektur-arsitektur yang telah didefinisikan sebelumnya.

Tahapan yang dikerjakan untuk menyusun rencana penerapan adalah : 1. Menyusun urutan/prioritas penerapan sistem.

Urutan atau prioritas penerapan aplikasi dapat dinyatakan berdasarkan rantai nilai enterprise. Dengan membuat matriks aplikasi ke entitas data yang telah dioptimalisasi dapat diperoleh suatu urutan aplikasi.

2. Membuat estimasi waktu dan sumber daya berdasarkan kegiatan. 3. Faktor sukses implementasi.

Faktor sukses pada penerapan EAP misalnya melakukan : 1. Penerapan fungsi atau unit organisasi sistem informasi baru. 2. Inisiasi segera untuk fase transisi.

3. Persetujuan rencana.

4. Adopsi metodologi pengembangan sistem yang baru. 5. Evaluasi pemilihan teknologi baru.

2.4. Four StageLife Cycle Business System Planning (BSP)

Gambar 2.3 Four Stage Life Cycle (IBM,1981)

Four Stage Life Cycle adalah tool yang digunakan untuk menemukan turunan dari fungsi bisnis yang terkait dengan produk/layanan yang diberikan oleh fungsi bisnis tersebut. Four Stage Life Cycle pada BSP digunakan pada tahap pendefinisian proses bisnis. Ada empat siklus yang digunakan yaitu :

1. Tahap I, Requirements, planning, measurement and control.

Yaitu aktifitas yang menentukan berapa banyak produk/layanan yang dibutuhkan, rencana untuk mendapatkannya dan pengukuran serta kontrol yang terkait dengan rencana.

2. Tahap II, Acquisition

Aktifitas yang dibentuk untuk mengembangkan produk/layanan atau untuk mendapatkan sumber daya yang akan dipergunakan untuk kegiatan pengembangan.

3. Tahap III, Stewardships

Aktivitas atau membentuk, mempertajam, memodifikasi atau merawat dukungan sumber daya dan untuk menyimpan atau menelusuri produk atau layanan.

REQUIREMENTS (Kebutuhan)

STEWARDSHIP

(Pengelolaan)

DISPOSITION

(Disposisi)

ACQUISITION

(Akuisisi)

Data Transaksi Data Perencanaan

Data Transaksi Data

Rangkuman Statistik

Data

Rangkuman Statistik

4. Tahap IV, Retirement/Disposition

Aktifitas atau keputusan akhir dari tanggungjawab organisasi untuk suatu produk atau layanan atau sinyal yang menyatakan akhir dari penggunaan sumber daya.

2.5. Perencanaan Strategis Informasi

Tujuan utama perencanaan strategis informasi adalah mempersiapkan rencana bagi pengelolaan analisis, perancangan dan pengembangan sistem berbasis komputer (Parizeau,2002). Dalam metodologi kerekayasaan informasi, tiap langkah dapat dilihat dari dua sisi, yaitu data dan aktivitas. Untuk perencanaan strategi informasi di sisi data, arah tinjauan strategisnya adalah terhadap kebutuhan informasi yang dibutuhkan oleh enterprise. Sedangkan di sisi aktivitas, arah tinjauan strategisnya adalah dalam hal pemanfaatan teknologi untuk peningkatan kinerja enterprise.

Gambar 2.4 Metodelogi Information Engineering (Martin,1990)

2.6.

Zachman Framework

Zachman Framework atau ZF merupakan skema untuk melakukan klasifikasi pengorganisasian artifak enterprise (Zachman,1987). ZF terdiri dari 6 kolom dan 6 baris. Tiap kolom merepresentasikan fokus, abstraksi, atau topik arsitektur enterprise, yaitu: data, fungsi, jaringan, manusia, waktu, dan motivasi. Tiap baris merepresentasikan perspektif berikut:

1. Perspektif Perencana: menetapkan konteks, latar belakang, & tujuan. 2. Perspektif Pemilik: menetapkan model konseptual dari enterprise.

3. Perspektif Perancang: menetapkan model sistem informasi sekaligus menjembatani hal yang diinginkan pemilik & hal yang dapat direalisasikan secara teknis dan fisik.

4. Perspektif Pembangun: menetapkan rancangan teknis & fisik yang digunakan dalam mengawasi implementasi teknis dan fisik.

5. Perspektif Subkontraktor: menetapkan peran dan rujukan bagi pihak yang bertanggung jawab untuk melakukan pembangunan sistem informasi.

6. Perspektif Fungsional: merepresentasikan perspektif pengguna dan wujud nyata hasil implementasi.

2.7. Riset-riset Terkait

Terdapat beberapa riset yang telah dilakukan oleh banyak peneliti berkaitan dengan seperti yang akan dijelaskan di bawah ini :

“Succes and Failure Factor of Adopting SAP in ERP System Implementation” oleh Vidyaranya B. Gargeya dan Cydnee Brady (2005). Penelitian ini menghasilkan teori bahwa ada banyak faktor yang terlibat dalam menentukan kesuksesan implementasi ERP, yakni apakah perusahaan pekerja dengan fungsi SAP (maintained scope), bagaimana dukungan team, manajemen dan konsultasi, bagaimana kesiapan internal, apakah sistem tersebut sesuai dengan organizational deversity, bagaimana perencanaan, pengembangan dan anggarannya serta apakah telah dilakukan pengujian yang cukup.

“Desain Sistem Manufaktur Menggunakan ERP Sistem : Suatu Pendekatan Praktis” Vincent Gaspersz (2001), yaitu mengintegrasikan banyak informasi yang saling berhubungan, terutama informasi yang berasal dari lantai pabrik (shop floor) dengan informasi akutansi dan keuangan sehingga akan memberikan informasi komprehensif dan terintegrasi yang beragam untuk komunikasi komprehensif dan terintegrasi yang berguna untuk komunikasi diantara orang-orang dalam sistem manufaktur itu, serta memudahkan manajemen industri manufaktur untuk mengambil tindakan atau membuat keputusan tepat waktu dalam mencapai tujuan-tujuan perusahaan.

2.8. Persamaan dan Perbedaan Penelitian

Dalam riset-riset yang telah ada banyak persamaan dalam penerapan EAP yaitu sama-sama memiliki sistem yang saling terintegrasi antara satu dengan yang lainnya. Namun yang menjadi perbedaan mendasar dalam penelitian ini yaitu masih kurangnya penerapan EAP pada Perguruan tinggi atau universitas serta penelitian ini dilakukan pada Universitas Gunung Leuser (UGL).

2.9. KontribusiRiset

Penelitian ini memberikan kontribusi pada pemahaman kita tentang penerapan model arsitektur enterprise pada sebuah universitas dengan mengunakan metode Enterprise Architecture Planning (EAP) sehingga akan lebih mempermudah mengapai segala informasi yang terintegrasi dan terdistribusi dalam menjalankan bisnis dibidang pendidikan.

BAB III

METODOLOGI PENELITIAN

3.1. Lokasi Penelitian

Penelitian dilakukan pada Universitas Gunung Leuser (UGL) di Jl. Iskandar Muda No.1 Kecamatan Babussalam Kabupaten Aceh Tenggara. Lamanya waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan penelitian ini 3 bulan yaitu selama bulan yang dimulai pada awal November 2011 sampai dengan akhir bulan Januari 2012.

3.2. Data Penelitian

Data-data penelitian didapat melalui :

1. Pengamatan (observasi) dan wawancara langsung pada pihak pengelola Universitas Gunung Leuser Kutacane Aceh Tenggara, yaitu untuk mempelajari seluk beluk kebutuhan sistem yang diperlukan untuk kemajuan bisnis pendidikan pada universitas Gunung Leuser kutacane Aceh Tenggara. Hasil pengamatan kemudian dibuat skenario-skenario yang mendukung untuk membangun sebuah arsitektur enterprise.

2. Literatur/perpustakaan, yaitu untuk melihat model apa saja yang dapat digunakan dalam merancang sebuah sistem informasi yang mampu mendukung bisnis dalam sebuah organisasi.

3. Media Maya/Internet, yaitu sebagai tambahan wawasan dalam penyusunan tesis ini.

Selanjutnya, setelah data-data terkumpul maka akan dilakukan perencanaan dalam menyusun level arsitektur data, arsitektur aplikasi dan arsitektur teknologi. Hasil dari perencanaan ini nantinya agar bisa dijadikan referensi untuk membangun arsitektur enterprise sistem informasi pada Universitas Gunung Leuser Kutacane Aceh Tenggara.

3.3. Proses Penelitian

Proses penelitian yang dilakukan yaitu dengan cara menerapkan Struktur EAP yaitu mulai dari inisiasi perencanaan yang ada pada level 1, pemodelan bisnis dan sistem dan teknologi saat ini yang ada pada level 2. Dari level satu dan dua ini akan menghasilkan output pada level 3 yaitu arsitektur data, arsitektur aplikasi dan arsitektur teknologi yang dapat dilihat pada bab selanjutnya.

3.3.1. Inisiasi Perencanaan

Ada tujuh langkah yang dimiliki pada fase ini yaitu : pendefinisian ruang lingkup dan sasaran pengerjaan EAP, pendefinisian visi, pendekatan metodologi perencanaan, pengunaan sumber daya komputer, pembentukan tim perencanaan, persiapan perencanaan kerja EAP dan pengkonfirmasian komitmen manajemen dan pembiayaan. Namun sebagai awal hanya akan dikerjakan empat langkah dalam tesis ini. Berikut ini adalah tahapan-tahapan yang dilakukan pada fase inisiasi perencanaan, yaitu :

1. Pendefinisian ruang lingkup dan sasaran pengerjaan EAP. 2. Pendefinisian visi.

3. Pemilihan pendekatan metodologi perencanaan. 4. Penggunaan sumber daya komputer.

3.3.1.1. Pendefinisian Ruang Lingkup Dan Sasaran Pengerjaan EAP

Pada peraturan ketua umum yayasan pendidikan Gunung Leuser Kutacane Nomor: Kep.197/YPGL/VII/2011 pada bab IV unsur pelaksana akademik, pasal 9 tentang Fungsi dan Tugas Dekan poin 1 dan 2 yaitu “Melaksanakan visi dan misi Universitas serta penyelengaraan Tridarma perguruan tinggi”, maka bisa ditarik kesimpulan bahwasanya inti bisnis di Universitas Gunung Leuser Kutacane Aceh Tenggara adalah menyelengarakan layanan jasa pendidikan secara luas untuk masyarakat sesuai dengan tingkatan pendidikannya, sampai dengan meluluskan para peserta didiknya, sehingga dapat memanfaatkan ilmunya dilingkungan pekerja.

Penyelengaraan Tri Darma perguruan tinggi pada pelaksanaannya nanti pasti akan berkaitan dengan kebutuhan terhadap layanan data/informasi, yang akan digunakan untuk menjalankan kegiatannya dengan lebih baik dan terencana serta terkendali.

Dengan demikian maka ruang lingkup dan sasaran dalam pengerjaan EAP adalah sistem informasi dan teknologi informasi yang berkaitan dan dibutuhkan untuk mendukung penyelenggaraan proses pendidikan mulai dari awal pendaftaran sampai dengan lulus dari pendidikan serta kegiatan pendukungnya yaitu manajemen sumber daya dan manajemen keuangan.

3.3.1.2. Pendefinisian Visi

Visi dari UGL Kutacane adalah “Mewujudkan lulusan yang mampu bertaqwa kepada Allah SWT, menguasai ilmu pengetahuan, teknologi dan pola pikir yang berwawasan lingkungan”. Dari visi tersebut, maka visi pengembangan sistem informasinya diformulasikan sebagai berikut : “Membangun Perguruan Tinggi Dengan Sistem Informasi yang terintegrasi, bertujuan untuk mengevaluasi rencana dan prioritas penggunaan dan layanan teknologi informasi di UGL Kutacane Aceh Tenggara”.

3.3.1.3. Pemilihan Pendekatan Metodologi Perencanaan

Metode pendekatan yang digunakan dalam perencanaan arsitektur sistem informasi dan teknologi informasi pada lingkungan organisasi Universitas Gunung Leuser Kutacane ini yaitu Enterprise Architekture Planning Methodology, yang terdiri dari empat tahap pengerjaan :

1. Planning Initiation

2. Business Modelling and Current Technology

3. Data Arcgutecture, Application Architecture and Technology Architecture. 4. Implementation

Untuk pengerjaan dari tahap keempat, yang dilakukan adalah sampai pada tahap pembuatan rencana implementasi yang didasarkan pada parameter kebutuhannya.

3.3.1.4. Penggunaan Sumber Daya Komputer

Penggunaan sumber daya komputer masih sanggat minim sekali dilingkungan Universitas Gunung Leuser, sehingga penggunaan dana dan waktu dalam pengelolaan proses pendidikan dan peningkatan mutu sumber daya manusia menjadi semakin besar, dengan demikian perlu adanya sebuah sistem yang dapat mengatasi permasalahan-permasalahan yang dapat merugikan organisasi-organisasi pada lingkungan universitas Gunung Leuser Kutacane Aceh Tenggara.

Beberapa kondisi yang dapat diuraikan berdasarkan hasil pengamatan di UGL Kutacane Aceh Tenggara adalah sebagai berikut :

a. UGL Kutacane Aceh Tenggara diberi kepercayaan untuk mengelola dana yang cukup besar untuk membangun kampus baik “raga” maupun “jiwa” –nya.

b. Jumlah mahasiswa yang cukup besar dan belum ada suatu program terintegrasi agar mahasiswa melek dan lancar menggunakan Teknologi Informasi.

c. Jumlah mahasiswa yang memiliki komputer pribadi makin meningkat.

d. Beberapa fakultas telah memulai kegiatan memperkenalkan teknologi informasi.

e. Perpustakaan telah menggunakan teknologi informasi untuk mendukung kegiatan operasionalnya.

f. Dilingkungan area UGL telah terpasang 3 titik jaringan tampa kabel (WiFi) g. Penggunaan platform teknologi yang ada belum dimanfaatkan/digunakan secara

optimal, terlihat dari adanya perangkat komputer yang tidak digunakan dan hanya menggunakan beberapa komputer untuk melakukan pekerjaan. Demikian juga untuk penggunaan perangkat lunaknya.

h. Letak geografis yang agak berjauhan dari ruangan kantor administratif, tiap fakultas dan ruang kelas yang tersebar.

i. Infrastruktur pendukung untuk sistem informasi terintegrasi seperti peralatan jaringan dan komunikasi data masih terbatas dan belum mendukung sistem terintegrasi.

3.3.2. Pemodelan Bisnis

Model bisnis merupakan gambaran fungsi-fungsi bisnis organisasi yang dapat diuraikan menjadikan kegiatan-kegiatan yang dilakukan organisasi. Fungsi-fungsi bisnis dapat dibagi ke dalam subfungsi-subfungsi sehingga membentuk struktur pohon yang secara sederhana dapat ditampilkan dengan menggunakan daftar secara indentasi yang menunjukkan setiap tingkatan sampai ke tingkat detilnya.

Pada tahapan pengembangan model bisnis ini, tahapan yang akan dilakukan adalah :

1. Dokumentasi Struktur Organisasi, dan

2. Indentifikasi dan definisi area dan fungsi bisnis utama.

3.3.2.1. Struktur Organisasi

Dalam pencapaian visi organisasi, maka harus ada dukungan dari segenap fungsi-fungsi bisnis yang ada seperti fungsi-fungsi akademik, fungsi-fungsi sumber daya manusia, fungsi-fungsi keuangan serta pusat komputer dan sistem informasi. Struktur Organisasi Universitas Gunung Leuser dapat dilihat pada lampiran halaman L1.

3.3.2.2. Identifikasi Area Bisnis Utama

Berdasarkan konsep rantai nilai Michael Porter dan siklus hidup ( Stage Life Cycle), area fungsional utama untuk model pendidikan di UGL Kutacane Aceh Tenggara dapat dikelompokkan ke dalam kegiatan utama (Primary Activities) dan kegiatan pendukung (Support Activities). Gambar 3.1 memperlihatkan rantai nilai dengan siklus hidup (Stage Life Cycle) untuk model pendidikan di UGL Kutacane Aceh Tenggara.

Gambar 3.1 Rantai Nilai Model Pendidikan

Masing-masing kegiatan utama dapat diuraikan sebagai berikut :

a. Penerimaan Mahasiswa dapat dideskripsikan sebagai kegiatan yang meliputi proses penerimaan mahasiswa baru sampai dengan pendataan mahasiswa baru. b. Operasional Akademik merupakan aktivitas yang berkaitan dengan usaha untuk

menjalankan operasional akademik atau kegiatan proses belajar mengajar selama mahasiswa berada dalam masa akademik.

c. Penglepasan Akademik adalah aktivitas yang berkaitan dengan manajemen akhir akademik atau penglepasan akademik sebagai akhir dari studi mahasiswa.

Kegiatan pendukung dapat dijelaskan seperti dibawah ini :

a. Manajemen Sumber Daya Manusia : adalah kegiatan pendukung untuk penentuan kebutuhan, pemantauan dan alokasi sumber daya manusia khususnya pada aktifitas operasional akademik.

b. Manajemen Keuangan : adalah aktifitas pendukung yang berkaitan dengan usaha untuk memberikan dukungan manajemen keuangan yang berkisar pada perencanaan budget dan investasi pengembangan.

c. Manajemen Sarana dan Prasarana : adalah kegiatan pendukung yang dimulai dari perencanaan kebutuhan saran dan perlengkapan serta pengelolaannya untuk kegiatan akademik.

A P

K D

A P

K D

A P

K D

A : Akuisisi

K : Kebutuhan : Alur Informasi

P: Pengelolaan : Informasi, Layanan, Mahasiswa D: Disposisi

d. Pusat Komputer dan Sistem Informasi (PKSI) : adalah kegiatan yang berkaitan dengan usaha untuk memberikan dukungan terhadap pengembangan, pemanfaatan dan pengelolaan teknologi informasi, riset dan laboratorium.

Pembahasan kegiatan pendukung disini hanya untuk manajemen sumber daya manusia dan manajemen keuangan dikarenakan keterbatasan waktu pengerjaan tesis. Untuk selanjutnya kegiatan di dalam bisnis organisasi dapat dinyatakan dengan fungsi.

Margin dalam kaitan dengan pengembangan sistem informasi adalah memproleh kriteria informasi dengan kualitas seperti efektivitas, efisiensi, kerahasiaan integritas, ketersediaan ketaatan keandalan informasi.

Untuk mengetahui siklus dan dekomposisi dari setiap fungsi, maka berikut ini adalah dekomposisi dari setiap fungsi tersebut dengan menggunakan Tools Four Stage Life Cycle dari IBM dan bagan hirarki fungsi rinci. Adapun hasil dari dekomposisi setiap fungsi menggunakan Four Stage Life Cycle adalah sebagai berikut :

Tabel 3.1 Four Stage Life cycel Fungsi Bisnis Utama UGL Stage

Fungsi Kebutuhan Akuisisi Pengelolaan Disposisi

Penerimaan Mahasiswa Baru

Perencanaan Stratesis Penerimaan Mahasiswa Baru Tahun Akademik baru

a. Pembentukan Panitia PMB b. Penetapan Kebijakan Anggaran

PMB

c. Penentuan Standarisasi Penerimaan

d. Penentuan Kapasitas Mahasiswa e. Penjadwalan Kegiatan PMB f. Penyusunan Materi Ujian

Seleksi

a. Penerimaan Pendaftaran Mahasiswa Baru

b. Pelaksanaan Seleksi Calon Mahasiswa Baru

c. Pengolahan Hasil Ujian Seleksi

Registrasi Mahasiswa Baru

Operasional Akademik

Perencanaan Strategis Penetapan Kurikulum dan Kebijakan Akademik

a. Penetapan Kurikulum

b. Penetapan Kalender Akademik

a. Pelaksanaan Perwalian b. Heregistrasi Mahasiswa c. Perubahan Rencana Studi d. Pelaksanaan PMB

Akademik

e. Administrasi Nilai

a. Cuti Akademik b. Ujian Komprehensif c. Pelaporan Akademik

Penglepasan Akademik

Perencanaan Strategis dan Kebijakan

Penglepasan Akademik a. Penetapan Syarat kelulusan

a. Pembuatan Ijazah

b. Pembuatan Transkrip Nilai

a. Penetapan Drop Out b. Penetapan Pengunduran

Diri

c. Pelaksanaan Wisuda

Manajemen Sumber Daya Manusia

Perencanaan Strategis Terhadap Pemanfaatan dan Pengembangan Sumber Daya Manusia

a. Penetapan Kebijakan Pengelolaan Rekruitmen

b. SDM

c. Penetapan Kebijakan

a. Administrasi Pengelolaan SDM d. Penetapan Pembelanjaan

Pegawai

a. Pengembangan Karir b. Administrasi Kehadiran

Personil

c. Evaluasi Presentasi Personil d. Perhitungan Honor

c. Perhitungan Gaji

a. Pelaporan Manajemen SDM

d. Pelaporan Rekapitulasi Honor dan Gaji

Tabel 3.1 Four Stage Life cycel UGL Fungsi Bisnis Utama (Lanjutan) Stage

Fungsi Kebutuhan Akuisisi Pengelolaan Disposisi

Manajemen Keuangan

Perencanaan Strategis Terhadap Kebijakan Anggaran dan Investasi

a. Penetapan Angaran dan Investasi

b. Penyusunan Rencana Angaran Rutin

a. Pengesahan Anggaran b. Revisi Anggaran

c. Pengalokasian Anggaran d. Monitoring dan Evaluasi

Anggaran

e. Pelaksanaan Sistem Akutansi

Pelaporan Keuangan

Manajemen Saran dan Prasarana

Perencanaan Strategis Terhadap Pemanfaatan dan Pengembangan Sarana dan Prasarana

a. Pengembangan Prosedur Pemanfaatan Saran dan Prasarana

b. Penetapan Prosedur Pemangaatan Sarana dan Prasarana

c. Penetapan Rencana Pengadaan Saran dan Prasarana

d. Penetapan Kebijakan Majemen Inventaris

a. Pelaksanaan Pengadaan Sarana dan Prasarana b. Pelaksanaan Manajemen

Inventaris

c. Pengawasan dan Evaluasi Pemanfaatan Sarana dan Prasaran

a. Pelaporan Inventaris b. Pelaporan Manajemen

Pengadaan

Pusat Komputer dan Sistem Informasi

Perencanan Strategis Pengembangan dan Pemanfaatan Teknologi

Informasi serta Pengembangan Utilitas Laboratorium

a. Riset dan Penelitian Teknologi e. Pengembangan Kebijakan

Teknologi Informasi dan Laboratorium

a. Pelaksanaan Adminitrasi Laboratium

d. Pengawasan dan Evaluasi

a. Pelaporan Hasil Riset dan Penelitian Teknologi c. Pelaporan Administrasi

3.3.3. Bagan Hierarki Fungsi Bisnis UGL Kutacane Aceh Tenggara

Setelah melakukan inisiasi terhadap area fungsi bisnis organisasi dengan pemanfaatan value chains dan penelaahan siklus dari setiap fungsi seperti yang terpaparkan dalam table four stage life cycles, maka hal berikut yang akan dilakukan adalah menyusun struktur dekomposisi fungsi bisnis dengan menggunakan bagan hierarki fungsi.

Sesuai dengan ruang lingkup pada batasan masalah penelaahan tesis ini berkisar pada aspek akademik, manajemen sumber daya manusia dan manajemen keuangan, maka fungsi yang akan didekomposisikan adalah yang berkaitan dengan kegiatan akademik sebagai fungsi atau aktifitas utama serta manajemen sumber daya manusia dan manajemen keuangan sebagai salah satu aktifitas pendukung, yaitu sebagai berikut :

1. Penerimaan mahasiswa 1.1. Perencanaan PMB

1.1.1. Pembentukan Panitia PMB

1.1.2. Penetapan Kebijakan Anggaran PMB 1.1.3. Penentuan Standarisasi Penerimaan 1.1.4. Penentuan Kapasitas Mahasiswa 1.1.5. Penjadwalan Kegiatan PMB 1.2. Pelaksanaan Seleksi

1.2.1. Penentuan Jenis Seleksi Sarjana 1.2.2. Penyelenggaraan Seleksi

1.2.2.1. Penyusunan Materi Ujian Seleksi 1.2.2.2. Penerimaan Pendaftaran

1.2.2.3. Pelaksanaan Seleksi

1.2.2.4. Pengolahan Hasil Ujian Seleksi 1.3. Registrasi Mahasiswa Baru

2. Operasional Akademik

2.1. Perencanaan Operasional Akademik 2.1.1. Penetapan Kurikulum

2.1.2. Penetapan Kalender Akademik 2.2. Pendaftaran Ulang

2.2.1. Heregistrasi Akademik

2.2.1.1. Penawaran Mata Kuliah 2.2.1.2. Perwalian

2.2.1.3. Pemrosesan Rencana Studi 2.2.1.4. Pembuatan KRS dan KTM 2.2.2. Perubahan Rencana Studi

2.3. Perkuliahan

2.3.1. Penyusunan Jadwal Kuliah

2.3.2. Pelaporan Pelaksanaan Perkuliahan 2.4. Evaluasi

2.4.1. Pelaksanaan Ujian 2.4.2. Penilaian

2.5. Cuti Akademik 2.6. Ujian Komprehensif 2.7. Pelaporan Akademik 3. Pelepasan Akademik

3.1. Penetapan Syarat kelulusan 3.2. Penetapan Drop Out

3.3. Penetapan Pengunduran Diri 3.4. Pembuatan Ijazah

3.5. Pembuatan Transkrip Nilai 3.6. Pelaksanaan Wisuda

4. Manajemen Sumber Daya Manusia

4.1. Perencanaan Pengembangan Sumber Daya Manusia 4.1.1. Penetapan Kebijakan Manajemen Rekruitmen 4.1.2. Penetapan Kebijakan Administrasi SDM 4.1.3. Penetapan Pembelanjaan Pegawai 4.2. Manajemen Personil

4.2.1. Perencanaan Kebutuhan Personal 4.2.2. Pengelolaan Perekrutan Kerja

4.2.3. Pengelolaan Data Personal 4.3. Pengelolaan Pembayaran Personil

4.3.1. Perhitungan Gaji 4.3.2. Perhitungan Cuti 4.3.3. Perhitungan Honor 4.4. Pengembangan Karir 4.5. Evaluasi Prestasi Personil 5. Manajemen Keuangan

5.1. Penepatan Anggaran

5.1.1. Penyusunan Anggaran Rutin

5.1.2. Penyusunan Anggaran Pembangunan 5.1.3. Pengesahan Anggaran

5.2. Pengalokasian Anggaran

5.3. Pemantauan dan Evaluasi Anggaran 5.4. Revisi Anggaran

5.5. Sistem Akutansi Keuangan 5.5.1. Penerimaan Pembayaran 5.5.2. Pengeluaran

5.5.3. Pembukuan

5.5.4. Pelaporan Keuangan

3.3.4. Hubungan Fungsi-Fungsi Unit Organisasi

Meskipun definisi masing-masing fungsi tidak bergantung pada unit organisasi yang melaksanakan fungsi tersebut, setiap fungsi pada tingkatan paling rinci akan dihubungkan dengan pelaksana masing-masing. Hubungan antara fungsi dan unit organisasi yang melaksanakan kegiatan tersebut di UGL Kutacane Aceh Tenggara dapat disajikan dengan matriks fungsi ke organisasi pada halaman lampiran L2.

3.4. Analisis Kondisi Organisasi

Beberapa hal yang berkaitan dengan pengembangan teknologi informasi di UGL Kutacane Aceh Tenggara berdasarkan pengamatan dan pengumpulan data dilingkungan kampus UGL Kutacane Aceh Tenggara dipaparkan sebagai berikut : 1. UGL Kutacane Aceh Tenggara saat ini sedang membangun perencanaan

strategis teknologi informasi yang bertujuan untuk mengevaluasi rencana dan prioritas penggunaan dan layanan teknologi informasi

2. Perencanaan strategis teknologi informasi di UGL Kutacane Aceh Tenggara mencakup berbagai sasaran strategis (strategic objective) yang dikelompokkan ke dalam tema strategis sebagai berikut :

a. Keberhasilan Mahasiswa. UGL Kutacane Aceh Tenggara memfokuskan pemanfaatan TI untuk menunjang keberhasilan mahasiswa sehingga menghasilkan alumni terpelajar, memiliki daya saing dipasar tenaga kerja, di kompensasi dengan baik oleh pengguna serta merasa puas dengan layanan yang diberikan oleh pihak UGL Kutacane Aceh Tenggara

b. Ciri Khusus (Differentiation). Membantu menegaskan ciri khusus yang dimiliki oleh kampus dengan menyediakan sarana untuk TI baik untuk mempublikasi informasi maupun saran penunjang untuk menghasilkan berbagai produk inovatif.

c. Penelitian. Usaha untuk mendorong terciptanya temuan atau inovasi baru didukung TI, harus terus diusahakan dengan merajut kerjasama antar beberapa bidang ilmu.

d. Teknologi Informasi. TI harus sebesar-besarnya digunakan untuk mendorong teknologi bagi pendidikan serta pelayanan untuk civitas akademika.

e. Komunitas. Kampus memiliki sarana berteknologi informasi untuk membangun komunikasi yang efektif mengenai apa yang telah dikerjakan “telling the story” dan membangun kebersamaan melalui komunikasi yang terbuka, tepat waktu dan akurat kepada seluruh stakeholder baik internal maupun eksternal.

f. Standar kampus akan dikenal oleh masyarakat karena telah menetapkan standar tinggi dan bertanggungjawab pada mahasiswa, dosen dan staff. 3. Kecenderungan di UGL Kutacane Aceh Tenggara

Untuk dapat tetap bersaing, maka dalam proses perencanaan, kemampuan untuk melihat kecenderungan masa depan (trendwatching) sangat diperlukan, terutama dalam bidang teknologi informasi yang meliputi :

a. Akses Internet. Dalam beberapa tahun mendatang akses internet akan dapat dinikmati secara luas di masyarakat

b. Koneksi Kecepatan Tinggi. Berbagai embrio infrastruktur akses internet berkecepatan tinggi telah mulai tersedia.

c. Akses dengan peralatan mobile. Dengan teknologi wireless dan tersedianya peralatan yang bersifat mobile (laptop yang dilengkapi WiFi atau Personal Digital Assistance) maka seseorang dapat terhubung dari mana saja dan kapan saja.

d. Kebutuhan Layanan 24/7. Infrastruktur internet sudah digunakan sebagai tulang punggung pengoprasian institusi. Karena itu kebutuhan akan layanan prima 24 jam sehari dan 7 hari seminggu menjadi suatu kebutuhan utama dimasa datang.

3.5. Arah Strategi Pengembangan Teknologi Informasi

Strategi pengembangan teknologi informasi (TI) di lingkungan UGL Kutacane Aceh Tenggara diarahkan pada beberapa bidang pengembangan, bidang-bidang pengembangan tersebut erat dengan fungsi akademik dan pengembangan teknologi informasi mengarah kepada konsep kampus terpadu dan terintegrasi dengan dukungan TI menuju konsep cyber campus. Pengembangan kampus menuju konsep cyber campus diharapkan dapat memacu pemanfaatan TI dan peningkatan keahlian TI.

3.6. Jaringan Komputer dan Komunikasi Data

Untuk mendukung kedua sasaran strategis Teknologi untuk pendidikan dan Layanan berbasis internet, maka harus tersedia infrastruktur jaringan komputer dan komunikasi data, serta berbagai proses internal yang menjadi landasan untuk mendukung program-program kerja yang lainnya. Inisiatif pengembangan adalah : a. Infrastruktur

i. Jaringan LAN (Local Area Network) dengan cara : 1. Meningkatkan bandwith

2. Meningkatkan kehandalan dan ketersediaan jaringan

3. Mengembangkan remote access dari sumber-sumber daya yang terhubung dengan jaringan.

ii. Mengembangkan dan mengkoordinasi Wireless Local Area Network (WLAN) untuk mengakses sumber daya internet melalui peralatan mobile. iii. Mempersiapkan kampus untuk layanan Voice Over Internet Protocol

(VOIP).

b. Layanan Terpusat

i. Menyediakan layanan e-mail untuk seluruh dosen, staf dan mahasiswa. ii. Tersedianya information Risk Management (IRM) agar terbangun

lingkungan teknologi informasi yang aman (secure), menerapkan berbagai prosedur agar dapat diyakini komunikasi elekronik aman dan dapat dipercaya, memelihara jaringan agar aman, menjaga integritas dan keandalan database, mendorong manajemen keamanan teknologi informasi yang proaktif.

iii. Memperbaiki proses yang digunakan untuk mengidentifikasi, mengadakan dan mengelola lisensi software.

iv. Menyediakan infrastruktur server internet yang memiliki kenerja prima untuk mengelola layanan internet.

v. Menyediakan sistem basis data, metode akses, manajemen, backup dan sistem pencarian kembali yang berlaku seragam untuk seluruh UGL Kutacane Aceh Tenggara.

vi. Layanan jaringan komputer baik yang Local Area Network, Wireless, terpusat dan lapisan pertahanan jarigan tersebut harus membentuk layanan terintegrasi.

c. Kepemimpinan, Koordinasi dan Tata Kelola teknologi Informasi

i. Memperjelas peran unit pusat pengelolaan TI dengan fakultas, dalam kegiatan layanan dan dukungan.

ii. Aspek tertentu dari teknologi informasi di UGL Kutacane Aceh Tenggara harus dikoordinasi secara terpusat agar tercapai efisiensi dan mengurangi duplikasi.

Ketersediaan infrastruktur jaringan dan komunikasi data untuk kampus UGL Kutacane Aceh Tenggara adalah syarat mutlak bagi keberhasilan program-program untuk menunjang tema strategis keberhasilan mahasiswa. Program-program tersebut memerlukan ketersediaan, keterhubungan dan keandalan sistem jarigan dan komunikasi data. Letak geografis yang berjauhan dari ruangan kantor administratif, laboratorium praktikum terjadwal untuk tiap fakultas, laboratorium praktikum tak terjadwal (laboratorium internet), ruang kelas berteknologi yang tersebar, web server untuk gardu online data, web server untuk jarigan antar unit kerja serta web server untuk portal/website, semuanya memerlukan interkoneksi antar komputer, sehingga terbentuk jaringan komputer dan komunikasi data di antara mereka.

BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN

Pada bab ini secara khusus akan didefinisikan perencanaan arsitektur organisasi pada data, aplikasi dan teknologi untuk memberikan hasil Arsitektur yang baik. Diharapkan pada tahap ini, EAP yang diharapkan dapat terdefinisi dengan lengkap.

4.1. Arsitektur Data

Arsitektur data yang akan didefinisikan kali ini adalah definisi dari pemakaian data yang akan digunakan pada arsitektur aplikasi nantinya, yang akan disampaikan pada tahap ini sesuai dengan tahapan EAP dalam arsitektur data antara lain:

1. Daftar kandidat entitas

2. Definisi entitas, atribut dan relasinya 4.1.1. Daftar Kandidat Entitas

Kandidat entitas merupakan entitas yang akan menjadi bagian dari perencanaan arsitektur enterprise, sehingga penentuannya dapat didasarkan pada kondisi fungsi value chain yang telah terdefinisi sebelumnya. Sesuai dengan kondisi value chain tersebut, maka daftar entitas bisnis yang dapat diidentifikasi adalah sebagai berikut:

1. Kegiatan utama memiliki 3 entitas yang telah terdefinisi yaitu: Entitas Penerimaan Mahasiswa, Entitas Operasional Akademik, Entitas Penglepasan Akademik.

2. Kegiatan Pendukung memiliki 2 entitas yang telah terdefinisi yaitu : Entitas Personil dan Entitas Keuangan.

Untuk lebih jelasnya Tabel 4.1 akan memperlihatkan kanditad entitas data dari entitas bisnis.

Tabel 4.1 Kandidat Entitas

Entitas Bisnis Entitas Data

Entitas Penerimaan Mahasiswa

1. Entitas Panitia PMB 2. Entitas Soal Ujian PMB 3. Entitas Peserta PMB 4. Entitas Jenis Seleksi 5. Entitas Calon Mahasiswa

Entitas Operasional Akademik

1. Entitas Mahasiswa 2. Entitas Dosen 3. Entitas Mata Kuliah 4. Entitas Registrasi 5. Entitas Kelas 6. Entitas Jurusan 7. Entitas Ruang Kuliah 8. Entitas Biaya

9. Entitas Bukti Pembayaran 10.Entitas Kurikulum

11.Entitas Daftar Hadir Kuliah 12.Entitas Daftar Hadir Dosen

Mengajar 13.Entitas Nilai

14.Entitas Kalender Akademik 15.Entitas Perwalian

Entitas Penglepasan Akademik 1._2. Entitas Alumni _{Entitas Stake Holder}

Entitas Personil

1. Entitas Personil 2. Entitas Kehadiran 3. Entitas Pendidikan 4. Entitas Honor/Gaji

Entitas Keuangan

1. Entitas Anggaran 2. Entitas Realisasi 3. Entitas Perkiraan 4. Entitas Pendapatan 5. Entitas Pengeluaran 6. Entitas Mitra

4.1.2. Definisi Entitas, Atribut dan Relasi

Penggambaran konseptual relasinya akan digunakan diagram E-R. Diagram E-R Bidang Akademik merupakan model konseptual data logis yang menunjukkan hubungan antar entitas-entitas dibidang akademik UGL Kutacane Aceh Tenggara.

Gambar 4.1 adalah Diagram E-R secara keseluruhan untuk aktivitas utama dan aktivitas pendukung pada bidang akademik. Sedangkan untuk mengetahui struktur hubungan data dengan fungsi bisnis dapat dilihat pada Gambar 4.2.

Gambar 4.1 Diagram E-R pada Aktivitas Utama Bidang Akademik

Diagram E-R lengkap untuk masing-masing aktifitas utama dan pendukung dilampirkan pada halaman lampiran L.3 .

4.2. Arsitektur Aplikasi

Pada tahapan arsitektur aplikasi, yang akan dilakukan untuk mendefinisikan aplikasi antara lain :

1. Menentukan kandidat aplikasi

2. Menghubungkan aplikasi tersebut dengan fungsi bisnis yang telah didefinisikan. 3. Menghubungkan aplikasi dengan unit organisasi UGL Kutacane Aceh Tenggara

4.2.1. Menentukan Kandidat Aplikasi

Tabel 4.2 Daftar Kandidat Aplikasi Grup Aplikasi Kandidat Sistem Aplikasi

1. Sistem Ujian Seleksi 1.1. Aplikasi Pendaftaran Calon Mahasiswa Baru Masuk (USM)

1.2. Aplikasi Pengelolaan Hasil Test 1.3. Aplikasi Registrasi Mahasiswa Baru 2. Sistem Administrasi

Akademik

2.1. Aplikasi Administrasi Kemahasiswaan 2.2. Aplikasi Pendaftaran Ulang

2.3. Aplikasi Administrasi Rencana Studi 2.4. Sistem Manajemen Kurikulum 2.5. Sistem Pembayaran Mahasiswa 2.6. Sistem Perwalian

2.7. Sistem Penjadwalan Kuliah

2.8. Aplikasi Pembuatan KRS dan KTM 2.9. Aplikasi Perubahan Rencana Studi 2.10.Sistem Administrasi Perkuliahan

2.11.Sistem Penjadwalan dan Administasi Ujian 2.12.Sistem Penilaian

2.13.Aplikasi Administrasi Seminar dan Ujian Komprehensif

2.14.Sistem Pelaporan Akademik 3. Sistem Administrasi

Penglepasan Akademik

3.1. Sistem Pendaftaran Wisuda 3.2. Sistem Pengelolaan Alumni

3.3. Sistem Pembuatan Transkrip Nilai dan Ijazah 4. Sistem Manajemen

SDM

4.1. Sistem Rekrutmen

4.2. Sistem Pembelanjaan Pegawai 4.3. Sistem Administrasi Pegawai

4.4. Sistem Manajemen Pendidikan dan Pelatihan 4.5. Sistem Manajemen Cuti

4.6. Sistem Administrasi Perhitungan Honor dan Gaji 5. Sistem Manajemen

Keuangan

5.1. Sistem Anggaran 5.2. Sistem Akuntansi

Page | 1

UPT

DEWAN PENYANTUN DEWAN PENGURUS

SENAT UNIVERSITAS DEWAN PENGAWAS DEWAN PEMBINA

PEMBANTU REKTOR II

KA. BIRO ADUM & KEU

PEMBANTU REKTOR I PEMBANTU REKTOR III

KA. BIRO ADM. AKADEMIK KA. BIRO KEMAHASISWAAN

KABAG. AKADEMIK KABAG.PERENC. DAN SI KABAG. KEMHS. & ALUMNI KABAG. HUMAS & KERJASAMA

KABAG. KEPEGAWAIAN KABAG. KEUANGAN

KABAG. UMUM & PERALATAN

LPPM DEKAN FT DEKAN FKIP DEKAN FE DEKAN FP REKTOR

Page | 2

HUBUNGAN FUNGSI DENGAN ORGANISASI