Penjelasan Flowchart
3.2 Penjelasan Flowchart
Prinsip pembangunan metodologi didasarkan pada metodologi pembangunan dashboard oleh Haryanti (2008). Haryanti (2008) membangun metodologi penelitian dengan menganalisis beberapa metodologi pembangunan dashboard antara lain PureShare, Noetix, dan BrightPoint. Penjelasan metodologi pembangunan dashboard oleh Haryanti disampaikan pada Bab II. Hasil analisis metodologi pembangunan dashboard oleh Haryanti tersebut kemudian digunakan sebagai landasan pembuatan metodologi penelitian.
Pada tahap identifikasi kebutuhan, identifikasi kebutuhan bisnis pengguna menggunakan Critical Bussiness Questions (CBQ) yang dikembangkan oleh Haryanti (2008) dalam pembangunan dashboard. Adapun penjelasan dari flowchart metodologi penelitian di atas untuk masing-masing tahap adalah sebagai berikut.
3.2.1 Tahap Identifikasi Kebutuhan
Tahapan penelitian ini meliputi:
1. Identifikasi high level scenario dashboard Identifikasi high level scenario dashboard merupakan tahap awal yang dilakukan dalam proses pembangunan dashboard. Rincian tahap identifikasi high level scenario dashboard dapat dilihat pada Tabel 3.1
Tabel 3.1 Rincian Tahap Identifikasi High Level Scenario
Masukan
Proses
Wawancara dengan staf KJM UNS. Isi wawancara mengenai tujuan, lingkup, dan gambar skenario penyajian informasi dashboard.
Keluaran
Deskripsi high level scenario dashboard Pihak yang terlibat : - Pengembang dashboard
- Staf KJM UNS Waktu pelaksanaan : Pada tahap awal identifkasi kebutuhan Peralatan
Identifikasi dilakukan melalui wawancara dengan staf KJM UNS. Identifikasi dilakukan untuk mendapatkan gambaran umum mengenai dashboard yang akan dibangun, meliputi tujuan dan lingkup pembangunan dashboard. Tahap
commit to user
ini menghasilkan keluaran berupa deskripsi high level scenario dashboard yang akan digunakan sebagai dasar dalam tahap identifikasi kebutuhan berikutnya.
2. Identifikasi KPI organisasi Identifikasi KPI organisasi bertujuan untuk mendapatkan KPI UNS yang berkaitan dengan proses bisnis dalam lingkup pembangunan dashboard. Identifikasi dilakukan dengan cara mengumpulkan dokumen penilaian KPI dari staf KJM UNS. Keluaran dari tahap ini berupa dokumen KPI UNS. Rincian tahap identifikasi KPI organisasi dapat dilihat pada Tabel 3.2.
Tabel 3.2 Rincian Tahap Identifikasi KPI Organisasi
Masukan : Deskripsi high level scenario dashboard Proses
: Identifikasi KPI organisasi untuk tiap bidang
penilaian
Keluaran
: Dokumen KPI UNS
Pihak yang terlibat : - Pengembang dashboard
- Staf KJM UNS Waktu pelaksanaan : Setelah identifikasi high level scenario dashboard
Peralatan
: Dokumen KPI organisasi
3. Identifikasi jenis dan pengguna dashboard Tahap ini dilakukan untuk mengetahui jenis dashboard yang diperlukan oleh organisasi, dan pihak-pihak yang akan menggunakan dashboard. Rincian tahap identifikasi jenis dashboard dan kelompok pengguna dapat dilihat pada Tabel 3.3.
Tabel 3.3 Rincian Tahap Identifikasi Jenis dan Pengguna Dashboard Masukan
: Deskripsi high level scenario dashboard Proses
: - Review struktur organisasi UNS
- Review website UNS - Wawancara dengan staf KJM UNS - Identifikasi jenis dashboard - Identifikasi kelompok pengguna - Menentukan pengguna dashboard
Keluaran : - Dokumen jenis dan pengguna dashboard Pihak yang terlibat : - Pengembang dashboard
- Staf KJM UNS Waktu pelaksanaan : Setelah identifikasi high level scenario dashboard
Peralatan : Dokumen struktur organisasi UNS
commit to user
Identifikasi ini dapat dilakukan bersamaan dengan identifikasi KPI organisasi. Identifikasi dilakukan dengan review struktur organisasi UNS dan website UNS untuk mendapatkan unit-unit kerja pada UNS. Hasil review kemudian didiskusikan dengan staf KJM UNS untuk mengidentifikasi jenis dashboard yang akan dirancang serta kelompok pengguna dan pengguna- pengguna yang terkait di dalam masing-masing jenis dashboard. Keluaran dari tahap ini berupa dokumen dokumen jenis dan pengguna dashboard.
4. Identifikasi kebutuhan bisnis tiap pengguna Identifikasi kebutuhan bisnis pengguna dilakukan pada setiap kelompok pengguna dashboard. Rincian tahap identifikasi kebutuhan bisnis tiap pengguna dapat dilihat pada Tabel 3.4.
Tabel 3.4 Rincian Tahap Identifikasi Kebutuhan Bisnis Pengguna Masukan
: - Dokumen jenis dan pengguna dashboard Proses
: - Wawancara dengan staf KJM UNS
- Identifikasi CBQ - Identifikasi data dan informasi yang
mendukung jawaban atas CBQ - Identifikasi cara analisis untuk menjawab
CBQ
Keluaran : - Dokumen kebutuhan bisnis pengguna Pihak yang terlibat : - Pengembang dashboard
- Staf KJM UNS
Waktu pelaksanaan
: Setelah identifikasi jenis dashboard dan
kelompok pengguna
Peralatan
Identifikasi dilakukan melalui wawancara dengan staf KJM UNS sebagai satuan yang bertanggung jawab dalam proses penjaminan mutu UNS. Tujuannya adalah untuk mendapatkan informasi yang diperlukan dalam proses bisnis tiap kelompok pengguna. Identifikasi kebutuhan bisnis pengguna dilakukan menggunakan CBQ pembangunan dashboard oleh Haryanti (2008). Terdapat 3 (tiga) pertanyaan utama yang diajukan dalam wawancara yaitu :
1. CBQ apa yang perlu dijawab melalui dashboard?
2. Data dan informasi apa saja yang digunakan untuk menjawab CBQ tersebut?
3. Bagaimana cara analisis untuk menjawab CBQ tersebut?
commit to user
Jawaban atas pertanyaan tersebut dipetakan dalam tabel CBQ. Hasil wawancara untuk poin 1 dan 2 digunakan untuk membuat deskripsi mengenai kebutuhan data dan informasi dari tiap kelompok pengguna dashboard. Hasil wawancara untuk poin 3 digunakan sebagai bahan merencanakan fungsionalitas dashboard.
Pada penelitian Haryanti (2008), pengguna rektor dan Satuan Penjamin Mutu (SPM) ITB memiliki CBQ yang berkaitan dengan semua indikator mutu ITB yaitu ”Bagaimana pencapaian mutu ITB secara keseluruhan pada tahun tertentu?”. Data/informasi yang diperlukan berkaitan dengan CBQ tersebut adalah summary capaian mutu untuk 6 bidang, dan data capaian mutu masing-masing indikator untuk setiap bidang. Cara analisis untuk menjawab CBQ tersebut adalah dengan membandingkan capaian mutu ITB dengan target yang ditentukan. Dashboard yang digunakan oleh pengguna selain rektor dan SPM hanya akan menampilkan indikator-indikator tertentu yang berkaitan dengan tugas dan tanggung jawab jawab masing-masing pengguna. Penelitian ini menggunakan CBQ yang dikembangkan oleh Haryanti (2008) sebagai dasar pembuatan CBQ untuk mengidentifikasi kebutuhan bisnis tiap pengguna dengan melakukan penyesuaian terhadap pengguna dashboard di UNS.
5. Identifikasi KPI dashboard Identifikasi KPI dashboard dilakukan dengan cara memetakan setiap KPI organisasi terhadap kebutuhan bisnis dari setiap kelompok pengguna. Rincian tahap identifikasi KPI dashboard dapat dilihat pada Tabel 3.5.
Tabel 3.5 Rincian Tahap Identifikasi KPI Dashboard
Masukan
: - Dokumen KPI UNS
- Dokumen kebutuhan bisnis pengguna Proses
: - Pemetaan KPI organisasi sesuai kebutuhan setiap kelompok pengguna dashboard Keluaran
: - Dokumen matriks KPI dashboard Pihak yang terlibat : - Pengembang dashboard
- Staf KJM UNS
Waktu pelaksanaan
: Setelah identifikasi KPI organisasi dan identifikasi
kebutuhan bisnis pengguna
Peralatan
commit to user
Pemetaan KPI organisasi dengan kebutuhan bisnis pengguna dilakukan untuk mendapatkan KPI yang benar-benar dibutuhkan oleh pengguna. Proses pemetaan KPI organisasi melibatkan staf KJM UNS. Proses pemetaan menggunakan dokumen KPI organisasi dan dokumen kebutuhan bisnis pengguna. Pemetaan dilakukan menggunakan matriks yang berisi KPI organisasi dan masing-masing pengguna. Dari matriks tersebut kemudian diidentifikasi hubungan antara masing-masing KPI dengan tiap pengguna sesuai dengan kebutuhan bisnis tiap pengguna. Pada akhir tahap ini akan dihasilkan matriks KPI untuk setiap kelompok dashboard yang diperlukan oleh masing-masing pengguna.
3.2.2 Tahap Perencanaan
Tahapan penelitian ini meliputi:
1. Analisis meta-informasi KPI Meta-informasi adalah informasi tentang informasi. Pada tahap ini dilakukan analisis untuk mendapatkan meta-informasi dari KPI yang akan disajikan pada dashboard. Rincian tahap analisis meta-informasi KPI dapat dilihat pada Tabel 3.6
Tabel 3.6 Rincian Tahap Analisis Meta-Informasi KPI
Masukan
: - Dokumen KPI dashboard
Proses : - Review dokumen KPI organisasi Keluaran
: - Dokumen meta-informasi KPI dashboard Pihak yang terlibat : - Pengembang dashboard
- Staf KJM UNS
Waktu pelaksanaan : Setelah identifikasi KPI dashboard Peralatan
: - Dokumen KPI organisasi
KPI dianalisis untuk menemukan elemen-elemen informasi yang menyertainya seperti satuan pengukuran dan sumber data. Hasil analisis meta- informasi KPI digunakan untuk tahap analisis konten informasi dashboard.
2. Perencanaan fungsionalitas dashboard Tahap perencanaan fungsionalitas dashboard dilakukan untuk menentukan fungsi-fungsi pada dashboard, sesuai dengan kebutuhan bisnis pengguna. Rincian tahap perencanaan fungsionalitas dashboard dapat dilihat pada Tabel 3.7.
commit to user
Tabel 3.7 Rincian Tahap Perencanaan Fungsionalitas Dashboard Masukan
: - Dokumen kebutuhan bisnis pengguna Proses
: - Mengkaji dokumen kebutuhan bisnis
pengguna - Merencanakan
fungsi-fungsi untuk
dashboard
Keluaran : - Dokumen fungsionalitas dashboard Pihak yang terlibat : Pengembang dashboard Waktu pelaksanaan
: Dapat dilakukan bersama-sama dengan tahap
analisis meta-informasi KPI
Peralatan
Fungsi dari dashboard terkait dengan karakteristik dan peran dashboard dalam organisasi. Perencanaan fungsionalitas dashboard didasarkan pada kebutuhan bisnis pengguna. CBQ dari hasil identifikasi kebutuhan bisnis menjadi dasar dalam menentukan fungsionalitas dashboard. Hasil perencanaan fungsionalitas dashboard akan digunakan dalam merencanakan konten informasi dashboard.
3. Analisis konten informasi Tahap analisis konten dan hierarki informasi dilakukan untuk menentukan konten informasi dan penyajian informasi pada setiap kelompok dashboard. Rincian tahap analisis konten informasi dapat dilihat pada Tabel 3.8.
Tabel 3.8 Rincian Tahap Analisis Konten Informasi
Masukan
: - Dokumen meta-informasi KPI.
- Dokumen fungsionalitas dashboard. Proses
: - Mengkaji dokumen meta-informasi KPI.
dashboard untuk
mengidentifikasikan konten informasi pada dashboard. - Mengidentifikasi media penyajian informasi
untuk tiap KPI.
Keluaran : - Dokumen konten informasi dashboard. Pihak yang terlibat : - Pengembang dashboard Waktu pelaksanaan : Setelah tahap analisis meta-informasi KPI Peralatan
Pada proses mengkaji meta informasi KPI, dilakukan proses konversi satuan indikator kinerja untuk menyeragamkan satuan yang berbeda. Dalam proses konversi satuan indikator kinerja terdapat beberapa metode yang digunakan,
commit to user
antara lain metode Objective Matrix atau OMAX, metode normalisasi Snorm of DeBoer, dan metode konversi satuan pada penelitian Haryanti.
Metode OMAX menggunakan data aktual, data masa lalu dan data target pencapaian untuk tiap atribut dalam penghitungan score. Hasil penghitungan score pada metode OMAX kemudian diinterpolasikan pada skala 0 sampai 10. Sistem scoring pada metode OMAX menggunakan skala 0 sampai 10, score 0 menyatakan kondisi terjelek yang terjadi, score 3 menyatakan hasil-hasil yang ingin dicapai dalam kondisi normal selama proses pengukuran berlangsung atau rata-rata dari data historis, dan score 10 menyatakan perkiraan realistis terget yang ingin dicapai oleh perusahaan dalam kurun waktu tertentu.
Metode Snorm of DeBoer menggunakan data aktual, data minimum dan data maksimum untuk tiap atribut pada penghitungan score. Terdapat dua rumus pada metode Snorm of DeBoer yaitu untuk tipe data larger is better dan lower is better. Skala yang digunakan pada metode Snorm of DeBoer adalah skala 0 sampai 100.
Pada penelitian ini, Metode konversi satuan menggunakan sistem indeks 0-3 yang digunakan oleh Haryanti (2008). Indeks kurang dari 1 menyatakan bahwa indikator belum mencapai target yang ditentukan. Indeks antara 1 sampai 2 menyatakan bahwa indikator telah mencapai target yang ditentukan. Indeks antara
2 sampai 3 menyatakan indikator telah melampaui target yang ditentukan. Pada penelitian Haryanti (2008) rumus penghitungan indeks pada persamaan 2.1 hanya dapat digunakan pada nilai yang semakin besar semakin baik (larger is better), sedangkan pada penelitian terdapat beberapa nilai pada KPI yang berupa nilai yang semakin kecil semakin baik (lower is better). Oleh karena itu, pada penghitungan indeks untuk indikator-indikator ini memerlukan penyesuaian pada rumus penghitungan indeks. Penyesuaian mengadaptasi konseptual penghitungan metode Snorm of DeBoer. Penyesuaian dilakukan dengan mengubah tanda pembanding pada tiap rumus. Penyesuaian menghasilkan dua jenis rumus penghitungan untuk tipe data larger is better dan lower is better. Rumus penghitungan nilai indeks untuk data yang semakin besar semakin baik (larger is better ) dinyatakan pada persamaan 3.1.
commit to user
, jika T 0 <T -1
Indeks = , jika T -1 <T 0 <T 1 (3.1)
, jika T 0 >T 1
Sedangkan rumus penghitungan indeks untuk data yang semakin kecil semakin baik (lower is better) dinyatakan pada persamaan 3.2.
, jika T 0 >T -1
Indeks = , jika T -1 >T 0 >T 1 (3.2)
, jika T 0 <T 1
dengan T -1 : target capaian tahun sebelum tahun berjalan
T 0 : target tahun berjalan T 1 : target capaian tahun setelah tahun berjalan Pada tahap ini juga dilakukan identifikasi konten informasi dashboard sesuai dengan dokumen fungsionalitas dashboard. Setelah identifikasi konten informasi dashboard, dilakukan pemilihan media penyajian dashboard yang sesuai dengan konten informasi. Pemilihan media penyajian dashboard ditentukan oleh pengembang dashboard. Pengembang dashboard dapat memilih lebih dari satu media penyajian informasi untuk alternatif perancangan prototype.
3.2.3 Tahap Perancangan
Tahapan penelitian ini meliputi:
1. Perancangan sistem informasi dashboard Tahap perancangan sistem informasi dashboard terdiri dari dua bagian yaitu perancangan layout dan kontrol navigasi dashboard dan perancangan aplikasi manajemen database KPI. Rincian tahap perancangan sistem informasi dashboard dapat dilihat pada Tabel 3.9
commit to user
Tabel 3.9 Rincian Tahap Perancangan Sistem Informasi Dashboard Masukan
: Dokumen konten informasi dashboard. Proses
: - Merancang jenis
media
penyajian
informasi - Merancang layout dashboard , yang meliputi penentuan susunan dan urutan konten informasi.
- Merancang kontrol navigasi pada desain
dashboard. - Mengintegrasikan layout dan kontrol
navigasi dashboard. - Membuat database KPI - Merancang fungsi manajemen database - Merancang tampilan antarmuka aplikasi
manajemen database.
Keluaran
: Rancangan dashboard.
Pihak yang terlibat : Pengembang dashboard Waktu pelaksanaan : Setelah tahap konten informasi. Peralatan
: Peralatan perancangan desain visual
MySQL Visual Basic 6
Perancangan layout dan kontrol navigasi dashboard menggunakan perangkat lunak Style Scoope Free Edition. Proses perancangan jenis media penyajian informasi didasarkan pada keluaran dari tahap analisis konten informasi yaitu pemilihan media informasi. Dalam perancangan layout dan kontrol navigasi dashboard ada beberapa hal yang harus diperhatikan yaitu konten informasi yang disajikan, visualisasi yang relevan untuk memperkuat makna informasi yang disajikan, navigasi antar informasi dan navigasi antar dashboard.
Perancangan database KPI menggunakan perangkat lunak MySQL. Database KPI menampung data dan informasi pengukuran kinerja UNS. Setelah pembuatan database KPI, kemudian dirancang suatu aplikasi yang berfungsi untuk melakukan manajemen data pada database KPI. Perancangan aplikasi manajemen database KPI menggunakan perangkat lunak Visual Basic 6. Dalam perancangan aplikasi manajemen database KPI terdapat dua kegiatan yang dilakukan yaitu merancang fungsi-fungsi manajemen database KPI dan merancang tampilan antarmuka aplikasi.
commit to user
3.2.4 Tahap Analisis dan Kesimpulan
Tahapan penelitian ini meliputi:
1. Evaluasi rancangan dashboard Tahap ini mengevaluasi rancangan sistem dashboard yang telah dibuat untuk melihat validitasnya. Pengujian dilakukan dengan melibatkan pihak KJM UNS untuk mengetahui kesesuaian prototype dengan keinginan pengguna. Rincian tahap evaluasi rancangan dashboard dapat dilihat pada Tabel 3.10.
Tabel 3.10 Rincian Tahap Evaluasi Rancangan Dashboard Masukan
: Rancangan dashboard.
Proses : - Menguji hasil keseluruhan rancangan
dengan melibatkan pengguna. - Memperbaiki prototype sesuai dengan
masukan dari pengguna.
Keluaran
: Rancangan akhir dashboard.
Pihak yang terlibat : - Pengembang dashboard
- Staf KJM UNS
Waktu pelaksanaan
: Setelah perancangan sistem informasi
dashboard.
Peralatan
Metode evaluasi menggunakan wawancara terstruktur yang diajukan kepada perwakilan pengguna yaitu staf KJM untuk menilai aspek komponen dan fungsi dari dashboard serta implementasi sistem.
2. Analisis hasil Pada tahap ini dilakukan analisis terhadap hasil pembangunan dashboard. Analisis yang dilakukan antara lain meliputi analisis identifikasi kebutuhan, penggunaan metode konversi satuan indeks, analisis perancangan sistem informasi dashboard dan analisis feed back pengguna.
3. Kesimpulan dan saran Dalam tahap ini akan dilakukan penarikan kesimpulan dari hasil penelitian berdasarkan analisis yang telah dibuat serta saran yang dapat diberikan.
4. Selesai Pelaksanaan penelitian di Universitas Sebelas Maret diakhiri dengan presentasi laporan Tugas Akhir.
commit to user
IV-1