Analisis Identifikasi Kebutuhan

5.1 Analisis Identifikasi Kebutuhan

Analisis ini membahas langkah-langkah yang dilakukan pada tahap identifikasi kebutuhan pada perancangan dashboard, mulai dari identifikasi high level scenario dashboard hingga identifikasi kebutuhan bisnis pengguna.

5.1.1 Analisis Identifikasi High Level Scenario Dashboard

Identifikasi high level scenario dashboard bertujuan untuk mendapat gambaran umum skenario informasi yang disajikan pada dashboard. Menurut Lapointe (2008) terdapat dua pendekatan dalam pembangunan perangkat lunak, terutama dashboard yaitu data-centric dan user-centric. Pendekatan data-centric menekankan pada aktifitas pembuatan model dan struktur data, yang digunakan sebagai dasar dalam membangun kode program dan desain antar muka. Sedangkan pendekatan user-centric menekankan pada pembangunan antar muka melalui perancangan prototype, dengan fokus pada kebutuhan dan selera pengguna . Identifikasi high level scenario merupakan tahap pada pendekatan user-centric karena menggunakan pendekatan top down dengan fokus pada pemenuhan kebutuhan bisnis pengguna.

Tahap identifikasi high level scenario dilakukan melalui wawancara dengan staf KJM UNS. Hal ini dikarenakan KJM UNS merupakan unit kerja yang berwenang untuk melakukan proses pemantauan (monitoring), assesment, dan evaluasi terhadap capaian mutu UNS. Hasil dari wawancara adalah diperoleh tujuan dan lingkup pembangunan dashboard. Tujuan pembangunan dashboard adalah untuk memantau kinerja UNS sebagai upaya penjaminan mutu UNS. Lingkup area pembangunan dashboard difokuskan pada lingkungan internal KJM UNS. Hal ini dikarenakan KJM UNS memiliki prioritas kebutuhan yang paling utama dalam upaya penjaminan mutu UNS.

commit to user

V-2

Pada tahap pengumpulan data, ditemukan belum adanya data KPI hasil pengukuran di lapangan untuk tiap tahun yang mendukung upaya penjaminan mutu UNS. Oleh karena itu, pada penelitian ini data KPI yang digunakan mengacu pada Renstra yang merupakan rencana/ target pencapaian KPI tiap tahun mulai tahun 2009-2013. Hal ini mengakibatkan hasil keluaran pengukuran kinerja tidak dapat menggambarkan kondisi pencapaian yang sebenarnya, tetapi menggambarkan rencana pencapaian kinerja sesuai Renstra UNS.

5.1.2 Analisis Identifikasi KPI Organisasi

KPI merupakan salah satu jenis ukuran kinerja, selain Performance Indikator (PI) dan Key Result Indikator (KRI). Menurut Parmenter (2010), KPI adalah indikator yang mempresentasikan kinerja dari proses yang dilaksanakan. KPI menyatakan sekumpulan ukuran mengenai aspek kinerja yang paling kritis, yang menentukan kesuksesan perusahaan. Menurut Hope dan Fraser (2003) dalam Parmenter (2010) salah satu kunci sukses mengembangkan dan mengimplementasikan KPI adalah penggunaan aturan 10/80/10 (10 KRI, 80 PI, dan 10 KPI).

Hasil identifikasi KPI UNS didapat total KPI yang digunakan oleh UNS berjumlah 180 KPI. KPI ini terkandung dalam 85 kegiatan yang merupakan penjabaran dari 8 program keunggulan yang ditetapkan dalam Renstra UNS (UNS, 2008). Banyaknya KPI yang digunakan dalam proses pengukuran kinerja di UNS tidak sesuai dengan aturan 10/80/10. Idealnya KPI yang digunakan tidak lebih dari 10, sehingga perlu dilakukan intisari untuk mendapatkan KPI yang benar-benar diperlukan dalam proses pengukuran kinerja di UNS.

Hasil identifikasi KPI UNS menunjukan tidak ditemukan pembobotan tingkat kepentingan tiap KPI. Hal ini mengindikasikan bahwa tingkat kepentingan tiap KPI UNS adalah sama. Oleh karena itu, perancangan database KPI pada penelitian ini belum menggunakan pembobotan KPI. Sejalan dengan proses implementasi sistem pengukuran kinerja kedepan, terdapat kemungkinan adanya KPI yang memiliki tingkat kepentingan lebih tinggi dari pada KPI yang lain. Oleh karena itu diperlukan proses pembobotan KPI untuk dapat mengetahui KPI dengan tingkat kepentingan lebih tinggi.

commit to user

V-3

5.1.3 Analisis Identifikasi Jenis dan Pengguna Dashboard

Tahap ini dilakukan untuk mengetahui jenis dashboard yang diperlukan oleh organisasi, dan pihak-pihak yang akan menggunakan dashboard. Tahap ini dilakukan melalui dengan review struktur organisasi UNS dan website UNS untuk mendapatkan unit-unit kerja pada UNS. Hasil review struktur organisasi UNS digunakan untuk mengidentifikasikan unit-unit kerja yang termasuk dalam UNS. Selain itu dapat diidentifikasikan juga hubungan antara unit-unit kerja di UNS.

Langkah selanjutnya adalah melakukan review pada website UNS. Pada website UNS dapat diidentifikasikan visi, misi, tujuan, tugas pokok dan wewenang dari tiap-tiap unit kerja di UNS. Hasil review website UNS dapat diketahui jenis dashboard yang akan dibangun untuk tiap-tiap pengguna. Hasil review struktur organisasi UNS dan website UNS kemudian didiskusikan dengan staf KJM UNS untuk menentukan jenis dashboard yang akan dirancang serta kelompok pengguna dan pengguna-pengguna yang terkait di dalam masing- masing jenis dashboard.

Jenis dashboard yang dibangun adalah bertujuan untuk mendukung jajaran eksekutif dalam menganalisis maupun mengevaluasi kinerja di UNS. Fokus dari dashboard adalah untuk melakukan monitoring pada kinerja UNS. Hal ini sesuai yang dikemukakan oleh Few (2006) bahwa jenis dashboard yang akan dibangun termasuk dalam kategori strategic dashboard.

Pada tahap awal, lingkup area pembangunan dashboard difokuskan pada lingkungan internal KJM UNS. Hal ini dikarenakan, KJM UNS memiliki prioritas kebutuhan yang paling utama dalam upaya penjaminan mutu UNS. Oleh karena itulah, tahap identifikasi jenis dashboard dan kelompok pengguna dilakukan dengan mempertimbangkan segala kemungkinan pembangunan dashboard di lingkungan organisasi, sehingga memudahkan dalam upaya pengembangan lebih lanjut. Selanjutnya, dashboard dapat dikembangkan pada unit kerja UNS yang terlibat dalam upaya penjaminan mutu UNS.

5.1.4 Analisis Identifikasi Kebutuhan Bisnis Pengguna

Identifikasi kebutuhan bisnis pengguna dilakukan dengan metode wawancara pada staf KJM. Hal ini dikarenakan tidak semua pengguna memahami

commit to user

V-4

mengenai sistem pengukuran kinerja di UNS. Idealnya, dalam mengidentifikasi kebutuhan bisnis pengguna seharusnya dilakukan pada masing-masing pengguna.

Dalam penelitian ini identifikasi dilakukan menggunakan CBQ pembangunan dashboard oleh Haryanti (2008). Hasil identifikasi kemudian digunakan untuk membuat deskripsi mengenai kebutuhan data dan informasi dari tiap kelompok pengguna dashboard serta sebagai bahan merencanakan fungsionalitas dashboard.