Pengumpulan Data
4.1 Pengumpulan Data
4.1.1 Identifikasi High Level Scenario Dashboard
Identifikasi high level scenario dashboard bertujuan untuk mendapat gambaran umum skenario informasi yang disajikan pada dashboard. Tahap ini dilakukan melalui wawancara dengan staf KJM UNS. Hasil dari wawancara adalah diperoleh tujuan dan lingkup pembangunan dashboard.
Tujuan pembangunan dashboard adalah untuk memantau kinerja UNS sebagai upaya penjaminan mutu UNS. Monitoring dilakukan terhadap 8(delapan) program keunggulan, yang meliputi keunggulan dalam pendidikan, keunggulan dalam riset, keunggulan dalam transfer dan pengembangan ilmu pengetahuan, keunggulan dalam manajemen pengetahuan, keunggulan sumber daya manusia, keunggulan dalam tata kelola, keunggulan dalam manajemen mutu dan layanan, keunggulan dalam internasionalisasi dan pencitraan publik. Upaya penjaminan mutu UNS melibatkan hubungan kerja antara rektor, Pembantu rektor, biro administrasi, lembaga, Unit Pelaksana teknis (UPT), fakultas dan KJM UNS.
Idealnya, KPI seharusnya didapat dari hasil pengukuran kinerja tiap tahunnya pada masing-masing bagian. Hasil pengukuran kinerja ini kemudian diolah oleh KJM UNS sebagai satuan penjaminan mutu UNS. Pada tahap pengumpulan data, ditemukan belum adanya data KPI real untuk tiap tahun yang mendukung upaya penjaminan mutu UNS. Sehingga pada penelitian ini, data KPI yang digunakan mengacu pada Renstra yang merupakan rencana / target pencapaian KPI tiap tahun mulai tahun 2009-2013.
4.1.2 Identifikasi KPI Organisasi
Tahap identifikasi KPI organisasi dilakukan secara internal oleh pihak UNS, sebagai bagian dari upaya penjaminan mutu UNS. Dalam Renstra UNS, KPI dikenal dengan istilah indikator kinerja UNS. Indikator kinerja UNS telah
commit to user
IV-2
ditetapkan untuk periode 2009-2013, yang melingkupi 8(delapan) bidang seperti yang terdapat dalam dokumen Renstra UNS 2009-2013.
Dalam Renstra UNS 2009-2013, KPI UNS dikembangkan berawal dari penerjemahan 3 misi menjadi 8 tujuan UNS yang kemudian melahirkan 20 sasaran strategis. Sasaran-sasaran yang ditetapkan ini kemudian diformulasikan menjadi 8 program keunggulan. Dengan menggunakan kaitan antara misi – tujuan – sasaran UNS, yang selanjutnya diterjemahkan dalam program keunggulan– kegiatan UNS, maka dapat dipantau bagaimana kinerja UNS untuk mewujudkan sasaran tersebut. Untuk membantu pimpinan dalam memantau implementasi strategi maka ditempuh dengan menggunakan indikator kinerja. Contoh KPI UNS untuk setiap program keunggulan, dapat dilihat pada Tabel 4.1, dan secara lengkap dapat dilihat pada Lampiran A.
Tabel 4.1 Contoh KPI UNS 2009-2013 Tiap Program Keunggulan
Kegiatan
KPI
P1. Keunggulan dalam pendidikan
K1. Penyusunan PRGS dan manual mutu penyelenggaraan pendidikan; rekrutmen mahasiswa, proses pendidikan dan kendalinya, kualitas dan kompetensi lulusan
K1.1 Dokumen lengkap dan implementasi
K2. Penjaminan mutu, sertifikasi dan akreditasi akademik
K2.1 Persentase nilai A akreditasi program studi terhadap total prodi
P2. Keunggulan dalam riset
K21. Pengembangan PRGS riset UNS yang mendorong inovasi
K21.1 Dokumen dan implementasi K22 Pengembangan roadmap
penelitian; pemrioritasan riset dasar dan terapan, dan alokasi anggaran yang proporsional dan sistem evaluasinya
K22.1 Dokumen dan implementasi
P3. Keunggulan dalam transfer & pengembangan ilmu pengetahuan
K33. Penyusunan PRGS pengabdian masyarakat berbasis inovasi UNS
K33.1 Dokumen dan implementasi K34. Pembangunan kemitraan &
kolaborasi yang efektif untuk memasarkan inovasi / keunggulan UNS.
K34.1 Jumlah layanan masyarakat
berskala kota/kabupaten/provinsi
commit to user
IV-3
Tabel 4.1 Contoh KPI UNS 2009-2013 Tiap Program Keunggulan (lanjutan)
Kegiatan
KPI
P4. Keunggulan dalam manajemen pengetahuan
K40. Penguatan infrastruktur dan manajemen jejaring TIK UNS
K40.1 Bandwidth K40.2 Peringkat webometric K40.3 Jumlah PC yang terkoneksi
internet
K43. Peningkatan kualitas dan kuantitas jurnal dan publikasi internasional
K43.1 Jumlah jurnal terakreditasi
nasional K43.2 Jumlah jurnal terakreditasi internasional
P5. Keunggulan dalam sumber daya manusia
K45. Peningkatan kualifikasi dosen; program 100% dosen bergelar S2
K45.1 Jumlah dosen bergelar S2 K46. Peningkatan kualifikasi dosen;
Program 500 Doktor baru UNS
K46.1 Jumlah dosen bergelar S3
P6. Keunggulan dalam tata kelola
K57. Penyusunan PRGS manajemen finansial dan akuntansi UNS
K57.1 Dokumen + implementasi sistem perencanaan anggaran
K57.2 Dokumen + implementasi keuangan dan akuntansi K60. Peningkatan efisiensi anggaran dan pelayanan keuangan dalam mendukung pendidikan dan P2M
K60.1 Daya serap anggaran K60.2 Efektivitas keuangan
terhadap rencana
P7. Keunggulan dalam manajemen mutu dan layanan
K75. Peningkatan kepatuhan terhadap manual mutu dan pengukurannya
K75.1 Audit mutu layanan manajemen
K75.2 Persentase keterpenuhan standar pelayanan minimum
K73. Peningkatan kompetensi manajer mutu setiap unit kerja, lembaga, fakultas, jurusan / prodi
K73.1 Indeks kinerja karyawan
P8. Keunggulan dalam internasionalisasi dan pencitraan publik
K80. Pengembangan PRGS manajemen promosi dan pencitraan UNS
K80.1 Dokumen dan implementasi
K81. Pengembangan roadmap promosi terpadu dalam dan luar negeri kepada calon mahasiswa Diploma, S1, S2 dan S3
K81.1 Peringkat webometric K81.2 Pencapaian target pasar
potensial
commit to user
IV-4
4.1.3 Identifikasi Jenis dan Pengguna Dashboard
Tahap identifikasi jenis dan pengguna dashboard dilakukan melalui dengan review struktur organisasi UNS dan website UNS untuk mendapatkan unit-unit kerja pada UNS. Struktur organisasi UNS dapat dilihat pada gambar 2.1. Hasil review kemudian didiskusikan dengan staf KJM UNS untuk mengidentifikasi jenis dashboard yang akan dirancang serta kelompok pengguna dan pengguna-pengguna yang terkait di dalam masing-masing jenis dashboard. UNS dipimpin oleh seorang rektor, yang dalam menjalankan fungsinya dibantu oleh 4 pembantu rektor. Masing-masing pembantu rektor mengkoordinasi biro- biro administrasi yang terdiri dari Biro Administrasi Akademik, Biro Administrasi Umum dan Keuangan, Biro Administrasi Kemahasiswaan, dan Biro Administrasi Perencanaan dan Sistem Informasi. Terdapat 2 lembaga di UNS yaitu Lembaga Pengembangan Pendidikan (LPP) dan Lembaga Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (LPPM). Selain itu terdapat juga 6 (enam) unit pelaksana teknis di UNS terdiri dari Pusat Komputer (Puskom), Pelayanan dan Pengembangan Bahasa (P2B), Perpustakaan Pusat, Laboratorium Pusat, UNS Press, dan Mata Kuliah Umum (MKU).
Hasil review unit kerja UNS menghasilkan jenis dan pengguna dashboard yang terlibat dalam upaya penjaminan mutu UNS. Tabel jenis dan pengguna dashboard dapat dilihat pada Tabel 4.2.
Tabel 4.2 menunjukan bahwa ada 4 jenis dashboard yang diperlukan dalam upaya penaminan mutu UNS, yaitu dashboard universitas, lembaga, UPT dan fakultas. Pada dashboard universitas pengguna yang terkait adalah rektor, dan empat kelompok pengguna lain yaitu kelompok pengguna bidang akademik, bidang umum dan keuangan, bidang kemahasiswaan, serta bidang perencanaan dan sistem informasi. Masing-masing kelompok pengguna merupakan kumpulan dari pengguna-pengguna dashboard yang memiliki kesamaan kepentingan. Pada dashboard UPT pengguna yang terkait adalah UPT Puskom, P2B, Perpustakaan Pusat, Laboratorium Pusat, UNS Press dan Mata Kuliah Umum. Pada dashboard Lembaga pengguna yang terkait adalah LPP dan LPPM. Sedangkan pada dashboard Fakultas, pengguna yang terkait adalah fakultas-fakultas yang terdapat di UNS dan juga prodi atau jurusan yang termasuk didalamnya.
commit to user
IV-5
Tabel 4.2 Jenis dan Pengguna Dashboard
4.1.4 Identifikasi Kebutuhan Bisnis Pengguna
Identifikasi kebutuhan bisnis pengguna dilakukan dengan metode wawancara pada staf KJM. KJM merupakan satuan yang ditugaskan untuk melakukan proses pemantauan (monitoring), assesment, dan evaluasi terhadap capaian mutu UNS, Sehingga kebutuhan bisnis masing-masing pengguna dapat
Jenis Dashboard
Kelompok Pengguna
Pengguna
Dashboard Universitas
Rektor
Bidang akademik
PR I dan Biro Administrasi Akademik
Bagian Pendidikan Bagian Kerjasama
Bidang umum dan keuangan
PR II dan Biro Administrasi Umum dan Keuangan
Bagian Kepegawaian Bagian Keuangan Bagian Tata Usaha dan
Hukum Tata Laksana Bagian Perlengkapan
Bidang kemahasiswaan
PR III dan Biro Administrasi Kemahasiswaan
Bagian Minat dan Penalaran Mahasiswa Bagian Kesejahteraan Mahasiswa
Bidang perencanaan dan sistem informasi
PR IV dan Biro Administrasi Perencanaan dan Sistem Informasi
Bagian Perencanaan Bagian Sistem Informasi
Dashboard UPT
Puskom P2B
Perpustakaan Pusat Laboratorium Pusat UNS Press MKU
Dashboard Lembaga
LPP LPPM
Dashboard Fakultas
Fakultas Program studi / Jurusan
commit to user
IV-6
diidentifikasi melalui wawancara pada staf KJM. Kebutuhan bisnis setiap pengguna dituangkan dalam Critical Business Questions (CBQ).
Tabel 4.3 menampilkan contoh CBQ pengguna dashboard dan selengkapnya pada Lampiran B. Pengguna rektor memiliki CBQ mengenai pencapaian mutu UNS secara keseluruhan. Untuk menjawab CBQ tersebut, data/ informasi yang diperlukan adalah summary capaian mutu UNS untuk 8 program keunggulan, sedangkan untuk menganalisis informasi tersebut adalah dengan cara menghitung indeks capaian mutu UNS.
Tabel 4.3 Contoh CBQ Kelompok Pengguna Dashboard
No Critical Business Questions Data / Informasi Cara analisis Rektor
1 Bagaimana pencapaian mutu UNS secara keseluruhan pada tahun tertentu?
Hasil summary capaian mutu untuk
8 program keunggulan
Menghitung indeks capaian mutu UNS
Biro Administrasi Bidang Akademik
1 Bagaimana pencapaian mutu UNS yang berkaitan dengan bidang akademik?
Data summary capaian mutu bidang akademik UNS
Menghitung capaian mutu bidang akademik UNS
LPP
1 Bagaimana pencapaian mutu UNS yang berhubungan dengan LPP di UNS terutama pada pengembangan pendidikan pada tahun tertentu?
Data capaian mutu dari masing-masing indikator yang berkaitan dengan pengembangan pendidikan di UNS
Menghitung capaian mutu masing-masing indikator yang berkaitan dengan pengembangan pendidikan di UNS
4.1.5 Identifikasi KPI Dashboard
Identifikasi KPI dashboard dilakukan dengan memetakan KPI UNS dengan CBQ dari setiap kelompok pengguna dashboard. Proses pemetaan KPI UNS pada masing-masing pengguna menggunakan dokumen KPI organisasi dan dokumen kebutuhan bisnis pengguna serta melibatkan staf KJM UNS. Hasil pemetaan KPI UNS dengan CBQ dari setiap pengguna dashboard menghasilkan matriks KPI dashboard. Tabel 4.4 menampilkan contoh matriks KPI dashboard yang diperlukan oleh setiap kelompok pengguna dashboard sesuai dengan CBQ dan selengkapnya pada Lampiran C.
Tabel 4.4 Contoh Matriks KPI Dashboard
p lt i/ Kegi
d atan KPI
P1. Keunggulan dalam pendidikan K1.
K1.1
K2. K2.1
K2.2
P2. Keunggulan dalam riset
K21. K21.1 √ √ √
K22 K22.1
P3. Keunggulan dalam transfer & pengembangan ilmu pengetahuan K33. K33.1
K34. K34.1 √ √ √ √ √
K34.2 √ √ √ √ √
P4. Keunggulan dalam manajemen pengetahuan K36. K36.1
IV-7
Tabel 4.4 Contoh Matriks Kepentingan Pengguna Dashboard (Lanjutan)
U lt i/ Kegi
b atan KPI
La UM F P P5. Keunggulan dalam sumber daya manusia
K45. K45.1
K45.2
K46. K46.1
K46.2
P6. Keunggulan dalam tata kelola
K57. K57.1
K57.2 √ √
K58 K58.1
P7. Keunggulan dalam manajemen mutu dan layanan
K72. K72.1
K73. K73.1
P8. Keunggulan dalam internasionalisasi dan pencitraan publik K80. K80.1
IV-8
commit to user
IV-9