Pengumpulan Data

4.1 Pengumpulan Data

4.1.1 Identifikasi High Level Scenario Dashboard

Identifikasi high level scenario dashboard bertujuan untuk mendapat gambaran umum skenario informasi yang disajikan pada dashboard. Tahap ini dilakukan melalui wawancara dengan staf KJM UNS. Hasil dari wawancara adalah diperoleh tujuan dan lingkup pembangunan dashboard.

Tujuan pembangunan dashboard adalah untuk memantau kinerja UNS sebagai upaya penjaminan mutu UNS. Monitoring dilakukan terhadap 8(delapan) program keunggulan, yang meliputi keunggulan dalam pendidikan, keunggulan dalam riset, keunggulan dalam transfer dan pengembangan ilmu pengetahuan, keunggulan dalam manajemen pengetahuan, keunggulan sumber daya manusia, keunggulan dalam tata kelola, keunggulan dalam manajemen mutu dan layanan, keunggulan dalam internasionalisasi dan pencitraan publik. Upaya penjaminan mutu UNS melibatkan hubungan kerja antara rektor, Pembantu rektor, biro administrasi, lembaga, Unit Pelaksana teknis (UPT), fakultas dan KJM UNS.

Idealnya, KPI seharusnya didapat dari hasil pengukuran kinerja tiap tahunnya pada masing-masing bagian. Hasil pengukuran kinerja ini kemudian diolah oleh KJM UNS sebagai satuan penjaminan mutu UNS. Pada tahap pengumpulan data, ditemukan belum adanya data KPI real untuk tiap tahun yang mendukung upaya penjaminan mutu UNS. Sehingga pada penelitian ini, data KPI yang digunakan mengacu pada Renstra yang merupakan rencana / target pencapaian KPI tiap tahun mulai tahun 2009-2013.

4.1.2 Identifikasi KPI Organisasi

Tahap identifikasi KPI organisasi dilakukan secara internal oleh pihak UNS, sebagai bagian dari upaya penjaminan mutu UNS. Dalam Renstra UNS, KPI dikenal dengan istilah indikator kinerja UNS. Indikator kinerja UNS telah

commit to user

IV-2

ditetapkan untuk periode 2009-2013, yang melingkupi 8(delapan) bidang seperti yang terdapat dalam dokumen Renstra UNS 2009-2013.

Dalam Renstra UNS 2009-2013, KPI UNS dikembangkan berawal dari penerjemahan 3 misi menjadi 8 tujuan UNS yang kemudian melahirkan 20 sasaran strategis. Sasaran-sasaran yang ditetapkan ini kemudian diformulasikan menjadi 8 program keunggulan. Dengan menggunakan kaitan antara misi – tujuan – sasaran UNS, yang selanjutnya diterjemahkan dalam program keunggulan– kegiatan UNS, maka dapat dipantau bagaimana kinerja UNS untuk mewujudkan sasaran tersebut. Untuk membantu pimpinan dalam memantau implementasi strategi maka ditempuh dengan menggunakan indikator kinerja. Contoh KPI UNS untuk setiap program keunggulan, dapat dilihat pada Tabel 4.1, dan secara lengkap dapat dilihat pada Lampiran A.

Tabel 4.1 Contoh KPI UNS 2009-2013 Tiap Program Keunggulan

Kegiatan

KPI

P1. Keunggulan dalam pendidikan

K1. Penyusunan PRGS dan manual mutu penyelenggaraan pendidikan; rekrutmen mahasiswa, proses pendidikan dan kendalinya, kualitas dan kompetensi lulusan

K1.1 Dokumen lengkap dan implementasi

K2. Penjaminan mutu, sertifikasi dan akreditasi akademik

K2.1 Persentase nilai A akreditasi program studi terhadap total prodi

P2. Keunggulan dalam riset

K21. Pengembangan PRGS riset UNS yang mendorong inovasi

K21.1 Dokumen dan implementasi K22 Pengembangan roadmap

penelitian; pemrioritasan riset dasar dan terapan, dan alokasi anggaran yang proporsional dan sistem evaluasinya

K22.1 Dokumen dan implementasi

P3. Keunggulan dalam transfer & pengembangan ilmu pengetahuan

K33. Penyusunan PRGS pengabdian masyarakat berbasis inovasi UNS

K33.1 Dokumen dan implementasi K34. Pembangunan kemitraan &

kolaborasi yang efektif untuk memasarkan inovasi / keunggulan UNS.

K34.1 Jumlah layanan masyarakat

berskala kota/kabupaten/provinsi

commit to user

IV-3

Tabel 4.1 Contoh KPI UNS 2009-2013 Tiap Program Keunggulan (lanjutan)

Kegiatan

KPI

P4. Keunggulan dalam manajemen pengetahuan

K40. Penguatan infrastruktur dan manajemen jejaring TIK UNS

K40.1 Bandwidth K40.2 Peringkat webometric K40.3 Jumlah PC yang terkoneksi

internet

K43. Peningkatan kualitas dan kuantitas jurnal dan publikasi internasional

K43.1 Jumlah jurnal terakreditasi

nasional K43.2 Jumlah jurnal terakreditasi internasional

P5. Keunggulan dalam sumber daya manusia

K45. Peningkatan kualifikasi dosen; program 100% dosen bergelar S2

K45.1 Jumlah dosen bergelar S2 K46. Peningkatan kualifikasi dosen;

Program 500 Doktor baru UNS

K46.1 Jumlah dosen bergelar S3

P6. Keunggulan dalam tata kelola

K57. Penyusunan PRGS manajemen finansial dan akuntansi UNS

K57.1 Dokumen + implementasi sistem perencanaan anggaran

K57.2 Dokumen + implementasi keuangan dan akuntansi K60. Peningkatan efisiensi anggaran dan pelayanan keuangan dalam mendukung pendidikan dan P2M

K60.1 Daya serap anggaran K60.2 Efektivitas keuangan

terhadap rencana

P7. Keunggulan dalam manajemen mutu dan layanan

K75. Peningkatan kepatuhan terhadap manual mutu dan pengukurannya

K75.1 Audit mutu layanan manajemen

K75.2 Persentase keterpenuhan standar pelayanan minimum

K73. Peningkatan kompetensi manajer mutu setiap unit kerja, lembaga, fakultas, jurusan / prodi

K73.1 Indeks kinerja karyawan

P8. Keunggulan dalam internasionalisasi dan pencitraan publik

K80. Pengembangan PRGS manajemen promosi dan pencitraan UNS

K80.1 Dokumen dan implementasi

K81. Pengembangan roadmap promosi terpadu dalam dan luar negeri kepada calon mahasiswa Diploma, S1, S2 dan S3

K81.1 Peringkat webometric K81.2 Pencapaian target pasar

potensial

commit to user

IV-4

4.1.3 Identifikasi Jenis dan Pengguna Dashboard

Tahap identifikasi jenis dan pengguna dashboard dilakukan melalui dengan review struktur organisasi UNS dan website UNS untuk mendapatkan unit-unit kerja pada UNS. Struktur organisasi UNS dapat dilihat pada gambar 2.1. Hasil review kemudian didiskusikan dengan staf KJM UNS untuk mengidentifikasi jenis dashboard yang akan dirancang serta kelompok pengguna dan pengguna-pengguna yang terkait di dalam masing-masing jenis dashboard. UNS dipimpin oleh seorang rektor, yang dalam menjalankan fungsinya dibantu oleh 4 pembantu rektor. Masing-masing pembantu rektor mengkoordinasi biro- biro administrasi yang terdiri dari Biro Administrasi Akademik, Biro Administrasi Umum dan Keuangan, Biro Administrasi Kemahasiswaan, dan Biro Administrasi Perencanaan dan Sistem Informasi. Terdapat 2 lembaga di UNS yaitu Lembaga Pengembangan Pendidikan (LPP) dan Lembaga Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (LPPM). Selain itu terdapat juga 6 (enam) unit pelaksana teknis di UNS terdiri dari Pusat Komputer (Puskom), Pelayanan dan Pengembangan Bahasa (P2B), Perpustakaan Pusat, Laboratorium Pusat, UNS Press, dan Mata Kuliah Umum (MKU).

Hasil review unit kerja UNS menghasilkan jenis dan pengguna dashboard yang terlibat dalam upaya penjaminan mutu UNS. Tabel jenis dan pengguna dashboard dapat dilihat pada Tabel 4.2.

Tabel 4.2 menunjukan bahwa ada 4 jenis dashboard yang diperlukan dalam upaya penaminan mutu UNS, yaitu dashboard universitas, lembaga, UPT dan fakultas. Pada dashboard universitas pengguna yang terkait adalah rektor, dan empat kelompok pengguna lain yaitu kelompok pengguna bidang akademik, bidang umum dan keuangan, bidang kemahasiswaan, serta bidang perencanaan dan sistem informasi. Masing-masing kelompok pengguna merupakan kumpulan dari pengguna-pengguna dashboard yang memiliki kesamaan kepentingan. Pada dashboard UPT pengguna yang terkait adalah UPT Puskom, P2B, Perpustakaan Pusat, Laboratorium Pusat, UNS Press dan Mata Kuliah Umum. Pada dashboard Lembaga pengguna yang terkait adalah LPP dan LPPM. Sedangkan pada dashboard Fakultas, pengguna yang terkait adalah fakultas-fakultas yang terdapat di UNS dan juga prodi atau jurusan yang termasuk didalamnya.

commit to user

IV-5

Tabel 4.2 Jenis dan Pengguna Dashboard

4.1.4 Identifikasi Kebutuhan Bisnis Pengguna

Identifikasi kebutuhan bisnis pengguna dilakukan dengan metode wawancara pada staf KJM. KJM merupakan satuan yang ditugaskan untuk melakukan proses pemantauan (monitoring), assesment, dan evaluasi terhadap capaian mutu UNS, Sehingga kebutuhan bisnis masing-masing pengguna dapat

Jenis Dashboard

Kelompok Pengguna

Pengguna

Dashboard Universitas

Rektor

Bidang akademik

PR I dan Biro Administrasi Akademik

Bagian Pendidikan Bagian Kerjasama

Bidang umum dan keuangan

PR II dan Biro Administrasi Umum dan Keuangan

Bagian Kepegawaian Bagian Keuangan Bagian Tata Usaha dan

Hukum Tata Laksana Bagian Perlengkapan

Bidang kemahasiswaan

PR III dan Biro Administrasi Kemahasiswaan

Bagian Minat dan Penalaran Mahasiswa Bagian Kesejahteraan Mahasiswa

Bidang perencanaan dan sistem informasi

PR IV dan Biro Administrasi Perencanaan dan Sistem Informasi

Bagian Perencanaan Bagian Sistem Informasi

Dashboard UPT

Puskom P2B

Perpustakaan Pusat Laboratorium Pusat UNS Press MKU

Dashboard Lembaga

LPP LPPM

Dashboard Fakultas

Fakultas Program studi / Jurusan

commit to user

IV-6

diidentifikasi melalui wawancara pada staf KJM. Kebutuhan bisnis setiap pengguna dituangkan dalam Critical Business Questions (CBQ).

Tabel 4.3 menampilkan contoh CBQ pengguna dashboard dan selengkapnya pada Lampiran B. Pengguna rektor memiliki CBQ mengenai pencapaian mutu UNS secara keseluruhan. Untuk menjawab CBQ tersebut, data/ informasi yang diperlukan adalah summary capaian mutu UNS untuk 8 program keunggulan, sedangkan untuk menganalisis informasi tersebut adalah dengan cara menghitung indeks capaian mutu UNS.

Tabel 4.3 Contoh CBQ Kelompok Pengguna Dashboard

No Critical Business Questions Data / Informasi Cara analisis Rektor

1 Bagaimana pencapaian mutu UNS secara keseluruhan pada tahun tertentu?

Hasil summary capaian mutu untuk

8 program keunggulan

Menghitung indeks capaian mutu UNS

Biro Administrasi Bidang Akademik

1 Bagaimana pencapaian mutu UNS yang berkaitan dengan bidang akademik?

Data summary capaian mutu bidang akademik UNS

Menghitung capaian mutu bidang akademik UNS

LPP

1 Bagaimana pencapaian mutu UNS yang berhubungan dengan LPP di UNS terutama pada pengembangan pendidikan pada tahun tertentu?

Data capaian mutu dari masing-masing indikator yang berkaitan dengan pengembangan pendidikan di UNS

Menghitung capaian mutu masing-masing indikator yang berkaitan dengan pengembangan pendidikan di UNS

4.1.5 Identifikasi KPI Dashboard

Identifikasi KPI dashboard dilakukan dengan memetakan KPI UNS dengan CBQ dari setiap kelompok pengguna dashboard. Proses pemetaan KPI UNS pada masing-masing pengguna menggunakan dokumen KPI organisasi dan dokumen kebutuhan bisnis pengguna serta melibatkan staf KJM UNS. Hasil pemetaan KPI UNS dengan CBQ dari setiap pengguna dashboard menghasilkan matriks KPI dashboard. Tabel 4.4 menampilkan contoh matriks KPI dashboard yang diperlukan oleh setiap kelompok pengguna dashboard sesuai dengan CBQ dan selengkapnya pada Lampiran C.

Tabel 4.4 Contoh Matriks KPI Dashboard

p lt i/ Kegi

d atan KPI

P1. Keunggulan dalam pendidikan K1.

K1.1

K2. K2.1

K2.2

P2. Keunggulan dalam riset

K21. K21.1 √ √ √

K22 K22.1

P3. Keunggulan dalam transfer & pengembangan ilmu pengetahuan K33. K33.1

K34. K34.1 √ √ √ √ √

K34.2 √ √ √ √ √

P4. Keunggulan dalam manajemen pengetahuan K36. K36.1

IV-7

Tabel 4.4 Contoh Matriks Kepentingan Pengguna Dashboard (Lanjutan)

U lt i/ Kegi

b atan KPI

La UM F P P5. Keunggulan dalam sumber daya manusia

K45. K45.1

K45.2

K46. K46.1

K46.2

P6. Keunggulan dalam tata kelola

K57. K57.1

K57.2 √ √

K58 K58.1

P7. Keunggulan dalam manajemen mutu dan layanan

K72. K72.1

K73. K73.1

P8. Keunggulan dalam internasionalisasi dan pencitraan publik K80. K80.1

IV-8

commit to user

IV-9