Alat-alat disini dapat berbentuk mesin-mesin pembukuan, mulai dari yang sederhana sampai dengan yang cukup rumit termasuk komputer.
2.3. Sistem Akuntansi dan Pengendalian Intern
Berdasarkan definisi sistem akuntansi dan tujuan penyusunan sistem akuntansi, maka suatu sistem yang efektif selain dapat mengolah data keuangan
perusahaan juga harus dapat menjadi kontrol bagi perusahaan. Alat kontrol ini selanjutnya didukung dengan sistem pengendalian yang disebut dengan
pengendalian intern.
Menurut Romney dan Steinbart dalam bukunya Accounting Information Systems 2003:95,
“Internal control is the plan of organization and the methods a business use to safeguard assets, provite accurate and reliable
information, promote and improve operational efficiency, and encourage adherence to prescribed managerial polycies”.
Maksudnya adalah pengendalian intern adalah suatu rencana organisasi dan metode bisnis yang digunakan untuk
menjaga aset, memberikan informasi yang akurat dan dapat diandalkan, mendorong dan memperbaiki efisiensi operasional, serta mendorong kesesuaian
dengan kebijakan yang telah ditetapkan. Sedangkan menurut Standar Auditing seksi 319, Pertimbangan atas
Pengendalian Intern dalam Audit Laporan Keuangan paragraf 06 2001:319.2 : Pengendalian intern adalah suatu proses – yang dijalankan oleh dewan
komisaris, manajemen, dan personel lain – yang didesain untuk memberikan keyakinan yang memadai tentang pencapaian tiga golongan
tujuan berikut ini : a keandalan pelaporan keuangan, b efektivitas dan efisiensi operasi, c kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang
berlaku.
Universitas Sumatera Utara
Ada lima komponen pengawasan intern yang saling berkaitan menurut Ikatan Akuntan Indonesia 2001:319.2, yaitu :
1. Lingkungan pengendalian control environtment 2. Penilaian risiko risk assessment
3. Informasi dan komunikasi information and comunication 4. Pemantauan monitoring
Ad. 1. Lingkungan pengendalian Lingkungan pengendalian merupakan pondasi dari keempat komponen
pengendalian intern lainnya. Lingkungan pengendalian menetapkan corak atau suasana suatu organisasi dan mempengaruhi kesadaran pengendalian
para manajemen dan pegawainya. Menurut Mulyadi 1998:175 :
Berbagai faktor yang membentuk lingkungan pengendalian dalam suatu entitas, antara lain : nilai integritas dan etika, komitmen terhadap
kompetensi, dewan komisaris dan komite audit, filosofi dan gaya operasi manajemen, struktur organisasi, pembagian wewenang dan
pembebanan tanggungjawab, kebijakan dan praktik sumber daya manusia.
Nilai integritas merupakan tanggung jawab yang dijunjung tinggi oleh pihak manajemen, yaitu suatu kemampuan untuk mewujudkan apa yang
dikatakan atau yang telah menjadi komitmennya. Komitmen terhadap kompetensi mencakup pertimbangan manajemen
atas pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan dan paduan antar kecerdasan, pelatihan, dan pengalaman yang dituntut dalam
pengembangan kompetensi. Untuk menciptakan independensi auditor, perusahaan-perusahaan yang
go-public sebaiknya mengalihkan wewenang penunjukan auditor dar tangan manajemen puncak ke tangan dewan komisaris atau komite audit.
Universitas Sumatera Utara
Filosofi adalah seperangkat keyakinan dasar yang menjadi parameter bagi perusahaan dan karyawannya. Filosofi merupakan apa yang
seharusnya dikerjakan dan apa yang seharusnya tidak dikerjakan oleh perusahaan. Gaya operasi mencerminkan ide manajer tentang bagaimana
operasi suatu entitas harus dilaksanakan. Struktur organisasi memberikan kerangka untuk perencanaan,
pelaksanaan, pengendalian, dan pemantauan aktivitas entitas. Pembagian wewenang dan pembebanan tanggung jawab merupakan
perluasan lebih lanjut dari pengembangan struktur organisasi. Pembagian wewenang yang jelas akan dapat mengalokasikan sumber daya yang
dimiliknya serta memudahkan pertanggungjawaban konsumsi sumber daya organisasi dalam pencapaian tujuan organisasi.
Perusahaan juga sangat penting memiliki karyawan yang kompeten dan jujur agar tercipta lingkungan pengendalian yang baik. Maka dari itu,
perusahaan perlu memiliki metode atau kebijakan yang baik dalam menerima karyawan, mengembangkan kompetensi mereka, menilai
prestasi dan memberikan kompensasi atas prestasi mereka. Ad. 2. Penilaian risiko
Penilaian risiko merupakan komponen kedua dari pengendalian intern. Penilaian resiko bertujuan untuk mengidentifikasi, menganalisis, dan
mengukur risiko-risiko yang relevan dengan pelaporan keuangan.
Universitas Sumatera Utara
Menurut James A. Hall 2001:156 Risiko dapat muncul atau berubah dari situasi seperti ini :
• Perubahan dalam lingkungan operasi yang memaksa tekanan baru atau berubah dari perusahaan.
• Restrukturisasi organisasi menghasilkan pengurangan danatau pengalokasian kembali personel-personel dari operasi bisnis dan
pemrosesan transaksi yang diproses. • Penerapan prinsip akuntansi yang baru mempengaruhi persiapan
pelaporan keuangan.
Ad. 3. Informasi dan komunikasi Informasi dan komunikasi merupakan komponen ketiga dari pengendalian
intern. Sistem informasi terdiri atas catatan-catatan dan metode yang digunakan untuk memulai mengidentifikasi, menganalisis, dan mencatat
transaksi organisasi serta untuk memperhitungkan aktiva dan kewajiban terkait.
Sistem akuntansi yang efektif menurut Mulyadi 1998: 179 adalah : 1. Sah
2. Telah diotorisasi 3. Telah dicatat
4. Telah dinilai secara wajar 5. Telah digolongkan secara wajar
6. Telah dicatat dalam periode yang seharusnya 7. Telah dimasukkan kedalam buku pembantu dan telah diringkas dengan
benar. Setiap transaksi yang dicatat adalah sah validitas
. Pengendalian
intern tidak dapat memberikan transaksi-transaksi yang fiktif yang sebenarnya tidak terjadi didalam jurnal atau catatan akuntansi lainnya.
Setiap transaksi diotorisasi dengan tepat otorisasi . Setiap
transaksi diotorisasi dengan tepat oleh yang berkompeten dan berwenang untuk melakukan otorisasi itu. Otorisasi penting untuk mencegah adanya
Universitas Sumatera Utara
transaksi curang yang mengakibatkan pemborosan atau perusakan terhadap aktiva perusahaan.
Setiap transaksi yang terjadi dicatat kelengkapan . Setiap
transaksi yang terjadi dicatat, dengan prosedur yang dimiliki oleh perusahaan memberikan pengawasan untuk mencegah penghilangan setiap
transaksi dari catatan.
Setiap transaksi dinilai dengan tepat penilain . Pengawasan intern
yang memadai selalu disertai prosedur untuk menghindari kesalahan dalam perhitungan dan pencatatan setiap transaksi pada berbagai langkah
proses pencatatan.
Setiap transaksi diklasifikasikan dengan tepat klasifikasi .
Klasifikasi perkiraan yang tepat sesuai dengan bagan perkiraan yang dimiliki oleh perusahaan harus ditetapkan didalam jurnal jika laporan
keuangan hendak dinyatakan dengan tepat. Klasifikasi ini juga mencakup berbagai kategori seperti divisi dan hasil produk.
Setiap transaksi dicatat pada waktu yang tepat ketepatan waktu .
Pencatatan setian transaksi baik sebelum atau sesudah saat terjadinya, selalu menimbulkan kemungkinan adanya kelalaian untuk mencatatnya
atau dicatat dengan jumlah yang tidak benar. Jika keterlambatan pencatatan terjadi pada akhir periode, maka laporan keuangan akan
mengandung kesalahan.
Setiap transaksi dimasukkan dengan tepat kedalam catatan tambahan dan diikhtisarkan dengan benar posting dan ikhtisar
. Dalam beberapa keadaan, masing-masing transaksi diikhtisarkan
Universitas Sumatera Utara
dirangkum menjadi satu dan dijumlahkan sebelum dicatat kedalam jurnal yang bersangkutan. Lalu jurnal itu diposting ke dalam buku besar, dan
buku besar tersebut diikhtisarkan lagi dan digunakan untuk menyusun laporan keuangan. Selain metode yang digunakan untuk memasukkan
setiap transaksi, pengawasan yang memadai selalu dibutuhkan untuk memastikan bahwa pengiktisaran tersebut adalah benar.
Ad. 4. Aktivitas pengendalian Menurut Romney dan Mashall 2003:236 “aktivitas pengendalian, yang
merupakan kebijakan dan peraturan yang menyediakan jaminan yang wajar bahwa tujuan pengendalian pihak manajemen dicapai”.
Dikatakan dalam buku juga 2003:236, secara umum prosedur-prosedur pengendalian termasuk satu dari lima kategori berikut ini :
1. Otorisasi transaksi dan kegiatan yang memadai. 2. Pemisahan tugas.
3. Desain dan penggunaan dokumen serta catatan yang
memadai. 4. Penjagaan aset dan catatan yang memadai.
5. Pemeriksaan independen atau kinerja.
Didalam organisasi atau perusahaan, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya
transaksi tersebut. Otorisasi transaksi dapat bersifat umum dan dapat bersifat khusus. Otorisasi umum adalah otorisasi yang diberikan oleh
pihak manajemen kepada pegawai untuk menangani transaksi rutin tanpa persetujuan khusus. Sedangkan otorisasi khusus adalah otorisasi yang
diberikan oleh pihak manajemen untuk beberapa transaksi tertentu yang terjadi karena keadaan khusus.
Universitas Sumatera Utara
Pemisahan tugas merupakan aktivitas pengendalian yang paling penting. Pemisahan tugas mempunyai tujuan pokok yaitu untuk mencegah
dan untuk dapat dilakukannya deteksi segera atas kesalahan dan ketidakberesan dalam pelaksanaan tugas yang dibebankan kepada
seseorang. Desain dan penggunaan catatan yang memadai membantu untuk
memastikan pencatatan yang akurat dan lengkap atas seluruh data transaksi yang berkaitan dalam membuat rancangan dan penggunaan
dokumen dan catatan yang memadai. Menurut Arens dan Loebbecke 1997:266 dokumen dan catatan sebaiknya :
1. Berseri dan prenumbered. 2. Disiapkan pada transaksi terjadi, atau segera sesudahnya.
3. Cukup sederhana untuk menjamin bahwa dokumen dan catatan
dapat dimengerti dengan jelas. 4. Dirancang sedapat mungkin untuk multiguna, sehingga
meminimalkan bentuk dokumen dan catatan yang berbeda-beda. 5. Dirancang dalam bentuk mendorong penyajian yang benar.
Penjagaan aset bukan saja aset yang berbentuk kas ataupun fisik, tetapi pada masa sekarang ini salah satu aset terpenting perusahaan adalah
informasi. Oleh sebab itu, harus diambil langkah-langkah untuk menjaga aset berupa informasi maupun fisik.
Pemeriksaan internal untuk memastikan bahwa seluruh transaksi diproses secara akurat. Pemeriksaan ini harus independen, karena
pemeriksaan umumnya akan lebig efektif apabila dilaksanakan oleh orang lain yang tidak bertanggung jawab atas jalannya operasi perusahaan.
Universitas Sumatera Utara
Ad. 5. Pemantauan Pemantauan adalah proses penetapan kualitas kinerja pengawasan
intern sepanjang waktu. Pemantauan mencakup penentuan desain dan operasi pengawasan tepat waktu dan tindakan yang dilakukan.
Dalam banyak entitas, auditor intern atau personel yang melaksanakan fungsi semacam itu, membantu untuk melakukan
pemantauan atas aktivitas entitas melalui evaluasi secara terpisah. Mereka secara teratur memberikan informasi tentang berfungsinya pengawasan
intern, memfokuskan sebagian besar perhatian mereka pada evaluasi terhadap desain dan operasi pengawasan intern. Mereka
mengkomunikasikan informasikan tentang kekuatan dan kelemahan serta rekomendasi untuk memperbaiki pengawasan intern.
Aktivitas pemantauan dapat mencakup penggunaan informasi dan komunikasi dari pihak luar. Customer secara tersirat menguatkan data
penagihan dengan pembayaran faktur mereka atau pengajuan keluhan tentang pembebanan yang diterimanya. Manajemen dapat
mempertimbangkan komunikasi yang berkaitan dengan pengawasan intern dari auditor ekstern dalam pelaksanaan pemantauan.
2.4. Sistem Akuntansi Penjualan
