Perilaku Budaya Informasi Kategori

44

4.3. Kategori

Setelah selesai melakukan wawancara, penulis melakukan coding dengan cara menyusun kerangka awal dari analisis data agar mendapatkan hasil dari penelitian yang telah dilakukan. Penulis membaca kembali transkrip wawancara dan melakukan coding untuk mendapatkan hubungan­hubungan antar data sehingga hasilnya relevan dengan pokok pembicaraan yang diteliti. Dari coding tersebut menghasilkan beberapa kategori yang berkaitan dengan budaya informasi, yaitu: 1. Perilaku budaya informasi · Budaya menciptakan creation · Budaya berbagi sharing · Budaya berkomunikasi communication · Budaya pemanfaatan utilization 2. Sistem Informasi

3. Proses Prosedur Kerja

4.3.1. Perilaku Budaya Informasi

Kategori pertama yang diperoleh dari hasil wawancara adalah perilaku budaya informasi yang meliputi budaya menciptakan, budaya berbagi, budaya berkomunikasi, dan budaya pemanfaatan. Budaya menciptakan creation pada PT. Telkom terjadi dengan beberapa proses yaitu melalui sosialisasi, eksternalisasi, dan kombinasi. Proses sosialisasi dilakukan melalui kegiatan bersama antar karyawan, misalnya karyawan senior memberikan informasi dan pengetahuan berupa pengalaman yang dimilikinya kepada karyawan lain yang masih junior. Ini terlihat pada saat karyawan yang baru masuk diperkenalkan mengenai uraian tugas job description dan tanggung jawabnya masing­masing, juga diperkenalkan mengenai visi dan misi organisasi melalui orientasi karyawan. Hal ini sesuai dengan pernyataan informan pertama I 1 dan informan kedua I 2 sebagai berikut : I 1: …. hhhmm.. gini dek..disini karyawan yang baru masuk biasanya dikasih orientasi. Semacam perkenalan lah…jadi mereka bisa tahu tugasnya masing­masing… I 2 : …biasanya sebelum mulai kerja ada instruksi untuk karyawan baru dari karyawan yang lebih senior dan ahli dibidangnya, jadi mereka gak bingung lagi…. Universitas Sumatera Utara 45 Selain orientasi karyawan, PT. Telkom juga menciptakan pengetahuan baru melalui beberapa cara yaitu perusahaan mendatangkan atau mengundang penyelenggara pelatihan yang berhubungan dengan pekerjaan. Penyelenggara pelatihan tidak saja pembicara atau pakar dari lokal, terkadang dari luar negeri untuk berbagi informasi dan pengetahuan. Tidak hanya itu, Telkom juga mengundang beberapa mitra, dealer, bahkan vendor lain. PT. Telkom juga mengirimkan karyawannya untuk melakukan pelatihan ke luar kota. Seperti yang diungkapkan oleh informan pertama I 1 : I 1 : …. Kami sering mengundang penyelenggara pelatihan. Ada pembicara dari lokal, terkadang dari luar negeri juga datang kemari untuk berbagi ilmu. Oh, juga ada beberapa mitra, dealer, bahkan vendor. Hhmm..dan satu lagi kami juga mengirimkan karyawan untuk melakukan pelatihan diluar kota. Kemudian proses eksternalisasi terjadi ketika karyawan menerima informasi berupa instruksi mengenai pekerjaan mereka dan mereka menerjemahkan instruksi tersebut kedalam explicit knowledge seperti dalam bentuk diagram, skema, siklus, worksheet, juga laporan­ laporan keuangan setiap akhir tahun sehingga mudah dimengerti oleh karyawan lain sehingga tercipta pengetahuan baru. Seperti pernyataan informan pertama I 1 , informan keempat I 4 dan informan kelima I 5 : I 1 : … setelah tahu instruksi pekerjaan apa hari ini yang mau dilakukan, trus pekerjaan itu dituangkan dalam bentuk tulisan atau laporan, seperti kata adek tadi secara..hhmm, eksplisit ya?Nah, itu. Kami membuatnya dalam bentuk diagram, siklus, skema, worksheet, dll. I 4 : … kalo diagram atau siklus itu banyak contohnya dek..misalnya siklus pelaporan keuangan, siklus pendapatan, siklus perpajakan, dsb.. Nanti saya tunjukan bentuk tercetaknya seperti apa.. I 5: … setiap akhir tahun kami membuat laporan tahunan, seperti laporan keuangan sebagai bentuk pertanggungjawaban perusahaan….berguna juga untuk evaluasi kinerja perusahaan..ada bentuk tercetak maupun elektroniknya di web kami.. Sedangkan proses kombinasi terjadi ketika hasil pekerjaan mereka berupa laporan dan dokumen­dokumen penting lainnya sehubungan dengan pekerjaan mereka dikumpulkan dan dikombinasikan dengan laporan dan dokumen lainnya dan setelah disunting maka hasilnya akan disebarkan ke perusahaan melalui web portal khusus milik perusahaan. Berbeda dengan Universitas Sumatera Utara 46 informasi mengenai profil dan berita­berita umum perusahaan disebarkan melalui media website yaitu www. telkom.co.id memungkinkan siapa saja untuk mengakses informasi sedangkan web portal hanya bisa diakses dikalangan karyawan Telkom secara intranet karena menggunakan username dan password. Hal ini dijelaskan oleh informan pertama I 1 dan infornan keempat I 4 : I 1 : …. dokumen­dokumen tertulis perusahaan seperti laporan tahunan dll. sudah diupload di website secara intranet Telkom. tapi sayangnya harus pake username dan password... Kami sangat menjaga kerahasiaan dokumen penting perusahaan. lain dengan profil, produk, dan berita umum bisa dilihat di www. telkom.co.id. coba buka aja. Disitu lengkap ko, jadi semua orang bisa baca. I 4 :… ohhh..kalo kumpulan dokumen­dokumen seperti laporan tahunan ada disebarkan di web portal tapi kalo portal itu khusus dek..hanya karyawan yang bisa buka soalnya pake username dan password, juga aksesnya lewat intranet. Budaya berbagi informasi pada PT . Telkom tercermin dalam sejumlah kegiatan yang dilakukan yaitu melakukan kegiatan Coffe Morning. Kegiatan ini dilakukan sekali dalam seminggu dan di mulai dari pukul 09.00 WIB hingga pukul 10.30 WIB. Dalam kegiatan ini karyawan saling sharing masalah pekerjaan misalnya jika ada kendala maka bisa dicari solusinya secara bersama­sama dan terkadang beberapa karyawan berbagi informasi bagus atau ide dalam pekerjaan serta saling memotivasi setiap akhir kegiatan. Motivasi diharapkan dapat meningkatkan kinerja dan semangat dalam bekerja. Berbagi informasi mengenai kegiatan serta keberhasilan juga selalu diumumkan melalui apel upacara pada pagi hari atau pada hari Jum’at setelah karyawan melakukan Senam Kesehatan Jasmani SKJ dilapangan. Selain itu, PT. Telkom juga mengadakan semianar dan workshop. Contoh workshop yang dilakukan PT. Telkom yakni program IGOS Indonesia Goes Open Source. Ini merupakan salah satu program pemerintah juga agar memanfaatkan teknologi informasi yang bersifat Open Source. Sedangkan seminar, pernah diadakan yakni Seminar Nasional bertajuk BUMN Outlook and Economic Growth 2010 yang bekerja sama dengan Institute of Development for Economic and Finance INDEF. Hal ini sesuai pernyataan informan pertama I 1 , informan ketiga I 3 , dan informan kelima I 5 : I 1 : … Kalo diskusi tatap muka sih ada dek, tapi gak rutin.. kami nyebutnya coffee morning. Kegiatan ini sekali dalam seminggu dan di mulai dari pukul 09.00 sampai Universitas Sumatera Utara 47 pukul 10.30. pagi. Disitu kami bisa sharing soal masalah kerjaan…jadi motivasi juga biar jadi semangat kerja… I 3 : … Tiap apel pagi atau hari Jum’at habis senam SKJ biasanya karyawan saling berbagi informasi kalo ada kegiatan­kegiatan tertentu… I 5 : … kalo diskusi selain coffe morning, ada juga seminar dan workshop…seperti program IGOS dan seminar nasional bertajuk BUMN Outlook and Economic Growth 2010… Kegiatan lainnya dalam berbagi informasi disampaikan melalui berbagai media seperti forum milis dan website yang dinamakan Serikat Karyawan Telkom Sekar yang diakses melalui jaringan intranet. Telkom menyediakan website ini sebagai wadah penyaluran pendapat sekaligus menyikapi mengenai manajemen perusahaan. Pada forum diskusi Sekar membutuhkan login dan password sedangkan untuk berita­berita umum Telkom dapat diakses secara bebas. Selain itu, terdapat web portal yang diakses secara intranet juga bermanfaat untuk mengetahui informasi mengenai produk­produk terkini dan proyek­proyek yang sedang dilakukan atau aktivitas unit­unit kerja lain. Hal ini sesuai pernyataan informan keempat I 4 , dan informan kelima I 5 : I 4 : … selain coffe morning, kami juga punya forum milis, berita intanet Telkom. Web nya namanya Serikat. Karyawan Telkom. Lewat forum ini bisa tukar pendapat tentang pekerjaan… I 5 :….dengan adanya website lewat intranet kayak portal, kami jadi bisa tahu informasi terkini tentang produk­produk dan proyek­proyek yang sedang dikerjakan..juga aktivitas unit kerja lainnya… Meskipun PT. Telkom mengupayakan untuk melakukan sharing lewat berbagai kegiatan namun tetap menghadapi kendala atau hambatan dalam berbagi informasi. Hambatan­ hambatan itu seperti ketiadaan waktu untuk berbagi informasi dikarenakan jadwal pekerjaan mereka yang padat dan sering melakukan dinas keluar kota, sehingga kegiatan berbagi informasi hanya dilakukan lewat kegiatan formal yang memang diadakan perusahaan seperti seminar atau workshop yang telah terjadwal. Disamping itu, belum ada penghargaan atau status yang diberikan jika berhasil berbagi informasi dan pengetahuan, hanya saja penghargaan diberikan jika karyawan berhasil Universitas Sumatera Utara 48 melakukan inovasi untuk memajukan perusahaan. Hambatan lainnya adalah kemampuan setiap individu dalam menyerap informasi dan pengetahuan berbeda­beda sehingga menciptakan persepsi yang berbeda­beda pula I 1 : … kalo pelatihan keluar kota kami cuma sebentar, paling cepat sekitar 3 hari. Kalo lama­lama bisa­bisa kerjaan kami gak selesai­selesai nanti..kerjaaan kami padat, dek..kalo untuk sharing diluar kegiatan formal yang diadakan perusahaan agak susah… I 2 : …kami sibuk sekali, banyak pekerjaan, jadi kalo berbagi informasi lewat kegiatan formal seperti seminar atau workshop.. I 3 : … penghargaan apa nih dek? Kalo insentif gak ada kalo buat sharing…kalo inovasi banyak ditawarkan penghargaan..Kalo ada juga untuk sharing gitu seperti yang adek bilang, mungkin jadi motivasi ya untuk mau berbagi..hehe.. I 4 :… penghargaan kalo berbagi informasi sepertinya tidak ada, tapi kalo inovasi dari karyawan baru deh ada penghargaan… I 5 : .. Apa ya hambatannya? Ya, mungkin kemampuan setiap orang tentu beda­beda dalam menyerap informasi dan pengetahuan..bisa cepat, bisa lambat, atau ada perbedaan persepsi. Itu biasalah, makanya ada diskusi atau pelatihan… Untuk menyukseskan budaya berbagi informasi maka diperlukan lingkungan yang kondusif didalam perusahaan. PT. Telkom selalu berusaha menghargai segala kontribusi karyawan dalam menciptakan inovasi. Penghargaan atau reward yang diberikan kepada karyawan cukup banyak, seperti Anugrah Penghargaan Prawara yang diberikan kepada karyawan teladan. Penghargaan ini tidak diberikan oleh pimpinan perusahaan melainkan langsung dari Menkominfo. Pada tahun 2007 lalu, perusahaan Telkom mendapatkan penghargaan ini. Selain itu, ada juga penghargaan lain dari pemerintah yakni Satya Lencana yang diberikan langsung oleh Presiden. Selain itu terdapat penghargaan seperti penghargaan perjalanan haji untuk karyawan yang mendekati masa pensiunan dan penghargaan materi seperti beasiswa untuk putera – puteri karyawan. Untuk memperoleh penghargaan inovatif tersebut harus melewati tahapan seleksi yang ketat yang dimulai dari tingkat lokal, hingga nasional. Pernyataan ini diungkapkan oleh informan satu I 1 , informan kedua I 2 dan informan ketiga I 3 : Universitas Sumatera Utara 49 I 1 : … Penghargaan inovatif diberikan setiap tahun untuk skala nasional. Misalnya Anugerah Penghargaan Prawara.. itu buat karyawan teladan.. juga ada Satya Lencana, kalo itu diberikan oleh Presiden… I 2 : … Ada banyak sih penghargaan di Telkom. Kalo nominal saya kurang tahu, tapi ada penghargaan seperti perjalanan haji buat karyawan yang akan pensiun.. Juga ada beasiswa untuk putera­puteri karyawan… I 3 : … Semua inovasi diseleksi dengan ketat dari lokal hingga nasional… PT. Telkom juga berusaha menghargai informasi dan pengetahuan sebagai aset yang berharga dengan mengembangkan potensi karyawan tersebut melalui program promosi dan mutasi. Promosi dilakukan dengan melihat kinerja karyawan. Apabila hasil kerja karyawan baik dan memberikan keuntungan untuk perusahaan maka promosi perlu dilakukan dengn tujuan menaikkan jabatan atau jenjang karir yang lebih baik serta menghargai kerja keras dan kinerjanya untuk perusahaan. Sedangkan mutasi dilakukan dengan memindah­mindahkan karyawan untuk mengisi jabatan yang kosong. Jabatan yang kosong bisa saja berbeda divisi sehingga perlu dilakukan pelatihan agar potensi karyawan bisa berkembang. Karyawan dapat memahami uraian tugas job description sebanyak mungkin sehingga potensinya semakin meningkat. Hal ini sesuai dengan pernyataan informan ketiga I 3 dan informan kelima I 5 : I 3 : …kami punya program promosi dan mutasi…gunanya untuk mengembangkan potensi karyawan.. I 5 : … ada dua kegiatan yang dapat merangsang karyawan menjadi loyal dan giat bekerja.. kami ngadain kegiatan yang namanya promosi dan mutasi... Peranan manajer atau pimpinan perusahaan juga sangat berpengaruh terhadap keberhasilan budaya sharing. Manajer ikut terlibat dan memberikan dukungan secara langsung dalam budaya berbagi informasi. Pada PT. Telkom, manajer sangat mendukung pengembangan personal karyawan dan berusaha memenuhi kebutuhan mereka terutama masalah pelatihan. Manajer melakukan analisis kebutuhan keterampilan skill karyawan. Kebutuhan tersebut ada dua yaitu kebutuhan dari perusahaan atau organisasi dan kebutuhan personal karyawan. Kebutuhan organisasi yakni dengan melihat tujuan dari PT. Telkom. Tujuan perusahaan bersifat jangka panjang dan jangka pendek. Universitas Sumatera Utara 50 Analisis kepada personal ada dua cara. Pertama, membandingkan evaluasi kemampuan karyawan pada masing­masing skill dengan tingkat kemampuan yang diperlukan untuk masing­masing skill. Cara ini dapat digunakan untuk mengidentifikasi perkembangan kebutuhan untuk pekerjaan­pekerjaan di masa depan. Kedua, membandingkan kinerja sesungguhnya dengan standar minimum kinerja yang diterima. Untuk menentukan perlunya pelatihan dalam melaksanakan pekerjaan, manajer perlu membandingkan evaluasi kemampuan karyawan pada masing­masing skill atau membandingkan kinerja sesungguhnya dengan standar minimum kinerja yang diterima. Selain analisis, terkadang ada survey yang diajukan kepada karyawan. Dengan demikian, pelatihan dapat memberikan manfaat kepada karyawan untuk melakukan pekerjaan mereka. Seperti yang diungkapkan informan ketiga I 3 I 3 : … Iya, dek..manager perlu melakukan penaksiran terhadap kebutuhan. Kebutuhan ada dua, bisa kebutuhan dari perusahaan atau organisasi, bisa juga kebutuhan yang datangnya dari personal yakni karyawan…. Selain itu, manajer juga berperan dalam mengambil keputusan terkait strategi bisnisnya agar bisa bersaing secara kompetitif. Manajer perlu melibatkan karyawan dalam megambil keputusan karena segala informasi berupa ide, gagasan, pendapat, serta pengalaman yang telah lalu dapat menjadi alternatif untuk mengurangi resiko kegagalan dan mengetahui perubahan atau tren pasar saat ini. Manajer PT. Telkom dalam mengambil keputusan memang masih manajerial namun bersifat relatif. Ini tidak semata­mata keputusan yang diambil dengan sikap diktator, tetapi dilakukan dengan mempertimbangkan kondisi dan situasi yang dihadapi perusahaan. Bersifat relatif artinya sangat bergantung kepada permaasalahan yang muncul, bisa saja keputusan diambil hanya melibatkan manajemen saja, ada juga melibatkan manajemen dan beberapa karyawan yang berwewenang, namun bisa pula harus melalui partisipasi seluruh karyawan yang dilakukan melalui survey atau voting. I 3 : … Kalo keputusan sih relatif…tergantung kasus yang muncul…bisa jadi cuma melibatkan manajemen aja, bisa juga melibatkan manajemen dan beberapa karyawan yang terkait, bisa juga seluruh karyawan tapi lewat survey atau voting kita lihat… Faktor lain yang mendukung kesuksesan dalam berbagi informasi adalah rasa kepercayaan trust dan keterbukaan untuk berbagi informasi. Karyawan PT. Telkom senantiasa menumbuhkan rasa kepercayaan sesuai dengan budaya perusahaan. Kepercayaan timbul dengan adanya informasi yang transparan. Karyawan menyampaikan hal – hal penting Universitas Sumatera Utara 51 yang perlu diketahui karyawan lain di lingkungan perusahaan sesuai dengan kepentingan dan kewenangannya dalam perusahaan.. I 3 : … Acara sharing yang ada di Telkom cukup banyak.. Disana karyawan bisa share banyak hal..Para karyawan jadi akrab dan timbul rasa saling percaya… I 5 : … Tentu saja.. rasa percaya itu timbul dengan adanya transparansi informasi…gak ada yang ditutupi­tutupi..kalo memang itu informasi penting ya harus di share ke karyawan lain. Setiap karyawan merasa menjadi teamwork untuk mencapai sasaran dan target perusahaan. Sesuai dengan budaya perusahaan, karyawan harus menerima perbedaan dan kritik, positive thinking, dan tidak menyalahkan orang lain. Perlu membangun sinergi dan dan membentuk tim kerja yang solid. Karyawan bisa berpartisipasi dan berkontribusi dengan mengembangkan ide dan gagasan serta dapat melihat sisi positif dan manfaat dari setiap idegagasan kritikpermasalahan yang disampaikan. Ini terlihat saat pengerjaan suatu proyek, maka karyawan perlu membentuk sebuah tim kerja dan membicarakan siapa­siapa saja yang tepat yang akan terlibat di dalam proyek. Keberhasilan suatu perusahaan merupakan hasil kerja semua divisi. Berikut pernyatan informan ketiga I 3 dan informan kelima I 5 adalah: I 3 : … Kami semua adalah teamwork….. Terutama kalo ada proyek Telkom, kami akan membentuk team dan membicarakan siapa­siapa aja yang terlibat disitu. Untuk mendukung goal perusahaan, dibutuhkan kerjasama karyawan. I 5 : …Semua bagian dari teamwork.. Pasti ada perbedaan, tapi harus terima itu, positive thinking, gak nyari­nyari kesalahan orang lain…semua kasih kontribusi, karena berhasil tidaknya suatu perusahaan itu kerja sama seluruh divisi… Budaya informasi juga menyangkut masalah komunikasi. Kegiatan berbagi informasi tentu memerlukan komunikasi yang baik antar karyawan serta media komunikasi yang tepat agar proses sharing tersebut berjalan dengan sukses. Komunikasi antarkaryawan PT. Telkom berlangsung cukup lancar, mereka sering berkomunikasi baik secara lisan dan tulisan, Komunikasi lisan terjadi saat acara­acara diskusi, misalnya meeting dan coffe morning.. Media komunikasi untuk berbagi informasi juga cukup lengkap seperti internet, intranet, email, chatting, flexi milis, website. Seperti yang dijelaskan oleh informan pertama I 1 , informan kedua I 2 dan informan kelima I 5 . Universitas Sumatera Utara 52 I 1 : … kalo media komunikasi banyak disini..ada internet, intranet, email, chatting, flexi milis, website. I 2 : … Kami diskusi kalo ada proyek yang akan dilakukan bersama. Kami bicarakan lewat meeting. Dalam meeting kan para karyawan bisa menuangkan ide­ide atau pendapat, juga sekalian berbagi pendapat dengan yang lain. I 5: ….komunikasi bisa dikatakan lancar. Kami sering membicarakan masalah pekerjaan dengan pimpinan….kalo diskusi tatap muka kami lakukan saat coffe morning dan meeting Perbedaan antara kedua diskusi ini adalah, coffe morning bersifat informal. Karyawan bisa berdiskusi dengan santai sedangkan meeting lebih formal. Coffe morning dilakukan tidak rutin, sekali seminggu sedangkan meeting dilakukan kapan saja karyawan merasa perlu membicarakan masalah pekerjaan. Hal ini seperti dinyatakan informan kedua I 2 I 2 : … Kalo coffe morning diskusinya nyantai.. kalo meeting kan lebih serius. Coffe morning gak rutin, sekali seminggu. Sedangkan meeting dilakukan kapan aja kita merasa perlu bicarain soal kerjaan… Perilaku budaya informasi lainnya yang teridentifikasi ketika melakukan wawancara adalah budaya pemanfaatan, bagaimana karyawan memanfaatkan sumber­sumber informasi yang ada serta pengalaman yang telah diperolah melalui berbagai kegiatan untuk meningkatkan pengetahuan dan keterampilan kemudian menerapkannya dalam pekerjaan. Dalam hal ini, PT. Telkom melakukan kegiatan pembelajaran kepada karyawan dengan istilah Telkom Learning. Dalam pembelajaran ini, karyawan diberi informasi lengkap mengenai sistem perusahaan atau kebijakan – kebijakan perusahaan yang baru sehingga semua karyawan memahami perubahan – perubahan yang terjadi melalui budaya informasi ini. Disamping itu, Telkom Learning juga mengadakan pelatihan khusus kepada karyawan. Disini, karyawan diharuskan belajar sesuatu yang selalu dikaitan dengan pekerjaan yang sedang dilakukan. Dengan adanya pembelajaran, perusahaan mungkin akan lebih mudah menyampaikan suatu informasi. Seperti diungkapkan informan pertama I 1 dan informan kedua I 2 : I 1 : …kami ada kegiatan yang namanya Telkom Learning…disitu belajar banyak hal mengenai perusahaan, soal kebijakan dan sistem di Telkom..informasi ini tentu sangat bermanfaat dalam mendukung pekerjaan kami… Universitas Sumatera Utara 53 I 2 : … Telkom Learning juga ngadain pelatihan khusus untuk karyawan.. ini semacam kegiatan pembelajaran…perusahaan menjadi mudah menyampaikan informasi, bermanfaat la untuk meningkatkan budaya informasi seperti yang adek bilang.. PT. Telkom mewajibkan untuk mempresentasikan pengalaman dan pelatihan yang baru diikuti, bahkan bagi karyawan yang akan memasuki masa pensiun. Kegiatan ini diselenggarakan di Building Training. Telkom mengadakan Pembekalan Purna Bakti Kalpurti untuk karyawan yang memasukin masa pensiun. Saat itu, Telkom membuat pelatihan mengenai Pelatihan Perkebunan dan Pertanian. Namun, banyak kontroversi masalah pelatihan ini karena selama ini perusahaan selalu fokus ke bisnis telekomunikasi, bukan perkebunan. Setelah mempertimbangkan masukan yang ada, pelatihan ini diganti menjadi pelatihan kewirausahaan yang memungkinkan untuk menjalankan usaha setelah tidak menjadi karyawan Telkom seperti usaha di bidang warnet, counter­counter hp dll. Hal ini disampaikan oleh informan pertama I 1 dan infoman ketiga I 3 I 1 : …Telkom pernah mengadakan acara di gedung kami, namanya Building Training untuk karyawan yang akan pensiun. Namanya Kalpurti. Awalnya sih pelatihan perkebunan tapi kemudian diganti karena kontroversi dek…kami kan fokus ke bisnis telekomunikasi, bukan perkebunan. Jadi akhirnya diganti jadi pelatihan wirausaha… I 3 : … Ohh, acara Kalpurti..kalo gak salah tanggal 5 Mei 2011 kemarin. Itu pelatihan wirausaha, dek. Jadi kalo dah gak kerja disini lagi bisa buka usaha seperti warnet atau counter hp, dll. Masalah pemanfaatan informasi juga berhubungan dengan tempat penyimpanan atau didukung oleh knowledge repository yang baik. PT. Telkom selalu menyimpan modul­modul pelatihan di dalam wesite perusahaan dan semuanya diakses secara elektronik. Informasi berupa dokumen tercetak seperti laporan hasil kerja disimpan di ruang kerja masing­masing karyawan, tidak didalam perpustakaan atau ruang arsip tertentu. Selain itu karya­karya inovatif semuanya terdokumentasi dengan baik di perusahaan dan dapat dilihat di media knowledge management online KAMPIUN. Hal ini sesuai pernyataan informan pertama I 1 dan informan ketiga I 3 dan informan keempat I 4 , I 1 : … disini semua diakses secara elektronik..kami gak punya perpustakaan atau ruang arsip.. kalo dokumen tercetak ya disimpan di meja karyawan masing­masing. Tapi Universitas Sumatera Utara 54 kalo modul pelatihan disimpan di web perusahaan. Oh,ya dan karya inovatif itu disimpan di media knowledge management online KAMPIUN. I 3 : … semua penyimpanan informasi ada di media eletronik. Ada web, portal,email, dll. Kalo perpustakaan gak ada…Kami pake internet aja. Jaringan LAN disini sangat memadai sehingga dapat mengakses dan menyimpan informasi lewat internet.. I 4: ... Semua informasi baik itu pekerjaan atau kegiatan lainnya disimpan dalam perangkat IT. Serba elektronik. Udah cukup baik media penyimpanan informasinya. 4.3.2. Sistem Informasi Sistem informasi merupakan kategori kedua setelah perilaku budaya informasi. Sistem informasi merupakan komponen budaya informasi yang memiliki peran penting walaupun bukan hal utama karena infrastruktur sistem infromasi tidak bisa memecahkan semua masalah budaya informasi yang terkait masalah peran, perilaku dan kebiasaan karyawan menggunakan informasi, namun tidak bisa dipungkiri keberadaan sistem informasi mempermudah dan mempercepat penyebaran informasi sampai kepada karyawan. PT. Telkom memiliki sistem informasi yang cukup memenuhi kebutuhan informasi karyawannya. Rata­rata penyebaran informasi dalam perusahaan memang menggunakan media IT seperti internet, intranet, e­mail, media chatting, flexi – milis dll. Kebutuhan informasi karyawan bisa dipenuhi melalui web perusahan yang memuat informasi keuangan, logistik, Sumber Daya Manusia termasuk juga pelayanan kepada karyawan, pelanggan, pemasok dan stakeholders lainnya. Hal ini dijelaskan oleh informan keempat I4: I 4 : … ada banyak informasi yang bisa dilihat di web perusahaan. Misalnya saja informasi keuangan, logistik, SDM, pelayanan pada karyawan, pemasok, pelanggan juga stakeholders. Selain itu untuk menyebarkan informasi, kami rata­rata menggunakan media IT. Jadi bisa dibilang kebutuhan informasi bisa terpenuhi dengan adanya sistem informasi Sistem informasi di Telkom juga memudahkan karyawan mencari informasi seputar proyek­proyek yang pernah dikerjakan, semua diupdate di portal. Dari proyek yang dikerjakan oleh perusahaan hingga proyek untuk bantuan kemasyarakatan seperti pembuatan aplikasi semua tersimpan di dalam database. Dengan tersimpannya di dalam database, memudahkan karyawan untuk melihat dan menambah informasi mengenai proyek – proyek Universitas Sumatera Utara 55 yang diselenggarakan oleh perusahaan. Hal ini sesuai dengan pernyataan informan keempat I 4 : I 4 : … kalo mau lihat lihat proyek –proyek yang dikerjakan Telkom, bisa dilihat diportal….semua tersimpan di database…beritanya update ko..proyek untuk bantuan kemasyarakatan seperti pembuatan aplikasi pun ada di database… PT. Telkom juga memiliki portal yang dinamakan POINT Paperless Office Internal. Frekuensi penggunaan web portal pada PT. Telkom sangat sering karena melalui media ini karyawan melakukan absensi kehadiran sebelum melaksanakan kerja. Karyawan tidak mungkin melakukan pekerjaan sehari­hari tanpa membuka POINT, karena seluruh instruksi, beban pekerjaan dan nota dinas telah disalurkan melalui intranet. Tidak hanya itu saja, informasi mengenai rekan kerja untuk tugas yang sama serta uraian kerja hanya bisa diakses melalui POINT. Pelayanan atas hak cuti, gaji, data karyawan, penghargaan dan hukuman serta penilaian individu juga disalurkan melalui POINT. Lalu, teleconference dan sebagian pelatihan serta test termasuk pelatihan mengenai Good Corporate Governance juga dilakukan melalui POINT. Hal ini dinyatakan oleh informan pertama I 1 dan informan keempat I 4 : I 1 : … Portal itu penting banget, dek. Absensi disitu, ada teleconference, sebagian pelatihan, test termasuk pelatihan mengenai Good Corporate Governance juga dilakukan melalui POINT… oh ya, informasi mengenai rekan kerja untuk tugas yang sama serta uraian kerja juga hanya bisa diakses melalui POINT. I 4 : … Ya, benar dek. Telkom punya portal. Namanya POINT. Aksesnya sangat sering soalnya absensi dari situ… selain itu seluruh instruksi, beban pekerjaan dan nota dinas juga disalurkan melalui intranet… informasi seperti pelayanan hak cuti, gaji, data karyawan, penghargaan dan hukuman ada disitu. Sistem informasi bagian HRD pada PT. Telkom sudah sangat memadai dengan adanya layanan informasi yang bernama E­HR Electronic Human Resources atau SIM SDM Sistem Informasi Managemen Sumber Daya Manusia berbasis web. Dengan adanya ini, masalah kepegawaian menjadi lebih mudah seperti melakukan seleksi atau rekrutmen karyawan baru, penempatan posisi karyawan, penilaian kerja karyawan untuk melihat keselarasan antara kinerja dan tujuan yang harus dicapai dalam suatu organisasi. Selain itu, dengan adanya E­HR, memudahkan dalam memberikan kebutuhan karyawan terhadap informasi, kebijakan dan peraturan perusahaan. Dan yang terakhir, memudahkan urusan Universitas Sumatera Utara 56 kepegawaian seperti pensiun, habisnya masa kontrak, meninggal, pemecatan, dan pensiun sebelum masanya. Hal ini dinyatakan oleh informan keempat I 4 : I 4 : … misalnya HRD sudah mengunakan layanan informasi yang bernama E­HR Electronic Human Resources atau SIM SDM Sistem Informasi Managemen Sumber Daya Manusia…

4.3.3. Proses dan Prosedur Kerja