BAB IV PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
PELAYANAN KESEHATAN
4.1 Umum
Pembangunan dibidang kesehatan bertujuan untuk mewujudkan derajat kesehatan setingi-tinginya bagi seluruh warga Indonesia. Didalam
mencapai pembangunan manusia seutuhnya untuk mencapai tujuan tersebut pemeintah mengembangkan sesuatu yaitu sistem kesehatan
nasional. Klinik adalah suatu kesatuan organisasi kesehatan yang langsung
memberikan pelayanan kesehatan secara menyeluruh dan terintegrasi kepada masyarakat diwilayah tertentu. Dalam rangka meningkatkan mutu
pelayanan dan sistem Informasi perlu diperhatikan peningkatan upaya pencatatan diklinik , agar data yang dicatat dapat memenuhi berbagai
kebutuhan. Karena segala bentuk pencatatan merupakan sumber dari data. Pengolahan data pada Klinik Dokter Keluarga Suradita sudah
menggunakan komputer akan tetapi menggunakan cara manual. Oleh sebab itu, sangat diperlukannya sistem komputerisai untuk membantu
pekerjaan disegala bagian terutama dibagian pendaftaran dan kasir.
4.2 Tinjauan Perusahaan
Tinjauan terhadap organisasi menjelaskan tentang tujuan dibentuknya organisasi, sejarah organisasi, pemimpin, lokasi dan ruang
lingkup kegiatan organisasi serta pola pembagian kerja dan hubungan kerja antar personil.
4.2.1 Sejarah Berdirinya Klinik Dokter Keluarga Suradita
Pada awalnya Klinik Dokter Keluarga Suradita merupakan praktek dokter umum perseorangan yang dilakukan oleh dr. Dean
Handimulya. Praktek ini mulai dirintis pada tanggal 17 September 2001. Salah satu tujuan dari praktek dokter umum di daerah
Suradita adalah ikut memberikan pelayan kesehatan yang dilakukan oleh dokter untuk masyarakat di desa Suradita dan
sekitarnya. Dimana pada saat itu hingga sekarang pelayanan kesehatan yang diberikan oleh dokter masih sangat jarang. Tujuan
lainnya adalah untuk memberikan pelayanan kesehatan yang berkualitas yang sesuai dengan kaidah – kaidah pengobatan
menurut ilmu kedokteran. Oleh karena semakin berkembang, dimana jumlah kunjungan pasien dari bulan ke bulan semakin
banyak, sementara jam pelayanan yang diberikan sangat pendek, yaitu mulai pukul 16.00 sampai dengan pukul 20.00, maka untuk
memberikan pelayanan yang lebih optimal dengan waktu pelayanan yang lebih panjang, dibuat klinik dokter keluarga yang
dapat memberikan pelayanan tersebut, dimana jam pelayanannya menjadi pukul 08.00 sampai dengan pukul 20.00.
Dinamakan klinik dokter keluraga, karena tujuan utama dari didirikannya klinik ini adalah pelayanan
kedokteran yang menyeluruh yang memusatkan pelayanannya kepada keluarga sebagai suatu unit, dimana tanggung jawab
dokter terhadap pelayanan kesehatan tidak dibatasi oleh golongan umur atau jenis kelamin pasien, juga tidak oleh
organ tubuh atau jenis penyakit tertentu saja.
4.2.2 Visi, Misi dan Tujuan Klinik
A. Visi Klinik Menjadi pusat pelayanan kesehatan primer yang
profesional yang selalu berpedoman pada ilmu kedokteran B. Misi Klinik
1. Memberikan pelayanan kesehatan professional.
2. Selalu berpedoman pada kode etik kedokteran. 3. Selalu memberikan yang terbaik untuk pasien.
4. Menyediakan pengobatan bermutu yang terjangkau. C. Tujuan Klinik
Tujuan utama dari didirikannya klinik ini adalah pelayanan kedokteran yang menyeluruh yang memusatkan pelayanannya kepada keluarga sebagai suatu unit, dimana
tanggung jawab dokter terhadap pelayanan kesehatan tidak dibatasi oleh golongan umur atau jenis kelamin pasien, juga tidak oleh organ tubuh atau jenis penyakit tertentu saja.
4.2.3 Struktur Organisasi dan Fungsi
Struktur organisasi dari suatu perusahaan sangat penting sekali karena organisasi ini merupakan struktur yang bekerja secara
vertical maupun horizontal. Sehinga tercipta iklim kerja yang dinamis dan menunjang kegiatan perusahaan dapat terwujud
dengan baik. Karena struktur organisasi merupakan suatu hal yang sangat menentukan dari suatu perusahaan.
Struktur organisasi merupakan suatu pengaturan tugas yang dalam mengkoordinir dan mengopersasikan para karyawan dalam
suatu perusahaan yang dibagi-bagi menjadi beberapa bagian sesuai dengan fungsi-fungsi yang telah diberikan sebelumnya. Struktur
dari suatu organisasi sangat diperlukan sekali dalam pembagian tugas dan wewenang yang diterima dan dipertanggungjawabkan
sesuai dengan ketentuan perusahaan. Adapun bentuk struktur organisasi yang ada pada Klinik Dokter Keluarga Suradita,
sebagaimana dapat dilihat pada Gambar 4.1 berikut :
Gambar 4.1 : Struktur Organisasi Klinik Dokter Keluarga Suradita
Adapun fungsi tugas dari bagian yang ada pada Klinik Dokter Keluarga Suradita adalah sebagai berikut :
1. Kepala Klinik a. Bertanggungjawab terhadap kegiatan yang ada di klinik
dokter keluarga Suradita. b. Menetapkan kebijakan dalam bidang medis, yang berguna
bagi peningkatan pelayanan medik pada Klinik Dokter Keluarga Suradita.
c. Melakukan pemeriksaan laporan pembukuan. d. Menandatangani dokumen penting dan menyusun program
kerja klinik. e. Mengatur dan mengontrol terhadap semua kegiatan yang
dipimpinnya melalui staf-stafnya. 2. Kepala Bagian Medis
a. Membantu kepala klinik dalam koordinasi pemberian
pelayanan medis.
b. Bertanggung jawab atas pelayanan pengobatan umum, pencegahan penyakit menular dan kesehatan ibu dan anak.
3. Seksi Pengobatan umum Bertanggungjawab dalam melayani pasien yang berobat.
4. Seksi Pencegahan Penyakit Menular Bertanggung jawab dalam melayani pasien secara teliti dan
hati-hati. 5. Seksi Kesehatan Ibu dan Anak
Melayani dan memperhatikan tingkat kesehatan ibu dan anak. 6. Bagian Kasir
a. Memberikan pelayanan kepada pasien yang melakukan pembayaran-pembayaran.
b. Sebagai tempat pembayaran atas pemeriksaan yang diberikan Dokter yaitu pembayaran biaya pengobatan dan
biaya pembayaran resep obat atau. 7. Bagian Administrasi
a. Membuat laporan dan bertanggung jawab masalah pembukuan.
b. Menginput data diagnosa pasien setelah berobat untuk mengetahui biaya pengobatan pasien.
8. Bagian Pendaftaran a. Sebagai tempat mendaftar bagi pasien yang berobat
b. Memberikan pelayanan terhadap pasien yang berobat.
c. Menginput dan mendata data disgnosa pasien yang selesai berobat.
9. Bendahara a. Menagtur pengeluaran dan pemasukan pada klinik Dokter
Keluarga. b. Mengatur dan merencanakan inventarisasi penyediaan
barang. 10. Bagian Farmasi
a. Sebagai tempat pelayanan yang memberikan obat kepada pasien yang sudah mendapatkan resep obat dari dokter.
b. Sebagai tempat pengadaan obat untuk keperluan klinik. c. Mengatur Persediaan Obat
4.3 Analisis Sistem Berjalan
Analisa sistem adalah penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem baru atau diperbaharui. Pada tahap ini
dilakukan investigasi awal terhadap sistem yang sudah berjalan. Maka penulis melakukan analisa pada klinik dokter keluarga suradita sebagai
berikut : 4.3.1 Prosedur Sistem Berjalan
Prosedur yang ada pada Klinik Dokter Keluarga Suradita adalah sebagai berikut :
1. Prosedur Pendaftaran Saat pertama datang, pasien langsung menuju bagian
pendaftaran, untuk mendaftarkan diri. Selanjutnya pasien yang berobat ditanyakan oleh bagian pendaftaran tentang
identitasnya, agar petugas bagian pendaftaran dapat mengetahui apakah pasien tersebut sudah pernah berobat atau
belum. Jika pasien belum pernah berobat, maka petugas akan membuatkan status berobat pasien baru dengan nomor urut
khusus. Setelah itu pasien akan terdaftar dan mempunyai nomor status baru, Kemuadian pasien akan diberikan kartu
berobat dan siap untuk diperiksa oleh dokter yang akan memeriksanya.
2. Prosedur Pencatatan data diagnosa Pada proses ini pasien memberikan kartu berobat
kepada dokter sebagai kartu pencatatan diagnosa penyakit. Setelah diperiksa oleh dokter, kemudian dokter menulis nama
penyakit yang sedang diderita oleh pasien dan memberikan resep obat kepada pasien selain memberikan resep kepada
pasien, dokter memberikan data diagnosa pasien kepada bagian administrasi untuk mengetahui harga biaya pengobatan pasien,
dan data diagnosa pasien yang telah diberikan oleh dokter kemudian disimpan sebagai data diagnosa pasien.
3. Prosedur Pengambilan obat Setelah pasien mendapatkan resep dari dokter kemudian
pasien membawa resep obat tersebut kepada bagian farmasi untuk mendapatkan obat, kemudian setelah resep diterima oleh
bagian farmasi, maka pihak farmasi akan memberikan biaya obat yang harus dibayar oleh pasien pada bagian kasir.
4. Prosedur Pembayaran Biaya Obat dan Biaya Pengobatan Setelah pasien mendapatkan biaya obat dari bagian
farmasi kemudian pasien memberikan biaya obat tersebut kepada bagian kasir untuk melakukan pembayaran obat
tersebut. Selain itu juga pasien harus membayar biaya pengobatan sesuai dengan pengobatan yang telah dilakukannya
pada klinik dokter keluarga suradita. Setelah melakukan pembayaran maka bagian kasir akan memberikan kwitansi
kepada pasien sebagai bukti dari biaya pembayaran yang telah di bayar oleh pasien.
5. Prosedur Pembuatan Laporan Proses Pembuatan laporan dilakukan oleh bagian
administrasi dengan cara mengambil data dari arsip data pasien sebagai data untuk membuat laporan mengenai pasien yang
telah berobat pada klinik, kemudian mengambil data dari arsip data diagnosa pasien sebagai data untuk membuat laporan
mengenai membuat laporan data diagnosa pasien, serta
mengambil data dari arsip data pembayaran sebagai data untuk membuat laporan mengenai laporan pembayaran yang ada pada
klinik dokter keluarga suradita. Didalam proses pengambilan seluruh data untuk proses pembuatan laporan, cara yang
dilakukan masih secara manual karena harus mengumpulkan dan menghitung data arsip yang ada dan membutuhkan waktu
yang cukup lama.
4.3.2 Analisis Kebutuhan Sistem yang berjalan Analisis sistem Informasi Pelayanan Kesehatan yang
sedang berjalan pada Klinik Dokter Keluarga Suradita ini dilakukan untuk memperoleh suatu gambaran yang jelas mengenai
kelemahan dan kelebihan sistem yang sedang berjalan. Pada tahap ini dilakukan penelitian terhadap permasalahan yang ada yaitu
dengan cara mengamati dan melihat langsung sistem yang berjalan pada Klinik Dokter Keluarga Suradita.
Sistem Informasi Pelayanan Kesehatan pada Klinik Dokter Keluarga Suradita ini masih mengalami permasalahan
diantaranya pada bagian pendaftaran dan kasir yaitu pada proses penginputan data pasien, pendataan diagnosa pasien, pembayaran
obat dan biaya pengobatan, serta pembuatan laporan-laporan. Hal tersebut memperlambat proses kerja petugas klinik dalam
menginput data pasien secara sistematis, walaupun sudah
menggunakan komputer tetapi masih menggunakan banyak kertas untuk menginput data pasien tersebut karena komputer yang ada
pada klinik di bagian pendaftaran hanya sekedar memasukan nama pasien secara global tanpa ada database yang membuat sistem
menjadi teratur. Selain itu, walaupun pasien sudah terdaftar, mempersulit petugas klinik dalam mencari data pasien yang akan
berobat, dikarenakan harus mencari data-data pasien yang dibutuhkan, diantaranya harus mencari kartu berobat pasien
nomor status pasien yang bertumpuk dalam kumpulan arsip-arsip yang tersimpan didalam lemari. Dalam proses pendataan diagnosa
pasien masih dilakukan secara manual sehingga membutuhkan banyak kertas untuk menginput data diagnosa, dan apabila akan
mencari data diagnosa yang dibutuhkan harus mencari terlebih dahulu di dalam tumpukan dan kumpulan kertas yang cukup
banyak. Dalam proses pembayaran sistem tidak dapat memberikan kemudahan petugas klinik sehingga menimbulkan kelambatan
dalam proses pembayaran dikarenakan sistem tidak bisa memberikan pelayanan pembayaran secara sistematis, sehingga
petugas harus menulis biaya pembayaran yang harus dibayar oleh pasien kemudian menjumlahkannya secara manual. Dan didalam
proses pembuatan laporan, sistem tidak dapat memberikan laporan yang diinginkan dengan cepat dikarenakan masih menggunakan
cara yang manual, harus menghitung dan menjumlahkan sendiri
proses pembuatan laporan tersebut. Dan didalam pembuatan laporan ini membutuhkan waktu yang cukup lama. Sehingga pada
saat kepala klinik membutuhkan laporan yang diinginkan, petugas tidak dapat memberikan laporan dengan cepat dikarenakan harus
mencari data dalam lembaran kertas yang bertumpuk, Disamping itu penyajian laporan harus terpisah dan tersusun rapih agar mudah
dalam memberikan laporan pasien yang datang perhari dan perbulan serta dapat memberikan laporan data diagnosa pasien
dengan mudah, serta dapat memberikan laporan pembayaran yang ada pada klinik dokter keluarga suradita dengan detail dan teratur.
Dengan adanya permasalahan tersebut diatas, diharapkan adanya jalan keluar untuk memecahkan masalah yang ada pada
Klinik Dokter Keluarga Suradita dalam menginput data, mencari data pasien yang berobat dan data diagnosa pasien, pembayaran
yang ada pada klinik serta mengupdate data.
4.3.3 Kelemahan Sitem Berjalan Dari hasil analisis sistem yang sedang berjalan pada
Klinik Dokter Keluarga Suradita, Penulis menguraikan beberapa kelemahan pada proses sistem, diantaranya :
1. Sering menimbulkan kesalahan dan keterlambatan Informasi yang diinginkan dengan tepat waktu dikarenakan banyaknya
data-data yang tertumpuk serta hilang atau tidak terkntrol data yang ada.
2. Pada bagian pendaftaran sudah terdapat komputer akan tetapi hanya sekedar untuk penginputan nama pasien secara global
saja, tidak ada database yang bisa mengatur input data dengan baik dan terperinci. Sehingga dalam menginput data pasien
yang baru dan mencari data pasien yang sudah terdaftar, masih dilakukan secara manual, dimana petugas harus memberikan
formulir kepada pasien untuk diisi dan kemudian disimpan oleh petugas data pasien tersebut didalam lemari arsip yang ada
pada bagian pendaftaran, sehingga ketika petugas melakukan pencarian data pasien, petugas harus mencari data dari sekian
banyak data yang ada, yang telah disimpan didalam lemari arsip
3. Pada bagian Kasir, ketika pasien hendak melakukan
pembayaran petugas harus menghitung dan menjumlahkan secara manual, dimana petugas klinik harus menulis anggaran
yang harus dibayar oleh pasien ketika pasien akan melakukan pembayaran.
4. Terjadinya penumpukan dokumen data pasien. 5. Pada bagian kepala klinik harus menunggu terlebih dahulu
untuk meminta laporan mengenai data pasien yang berobat pada klinik dan data pembayaran yang ada pada klinik, Karena
untuk mendapatkan Informasi pelayanan kesehatan yang ada dan yang dibutuhkan harus dicari pada tumpukan dokumen
yang jumlahnya cukup banyak.
Dari uraian kelemahan-kelemahan yang ada pada klinik dokter keluarga suradita tersebut, dapat penulis simpulkan bahwa
untuk memperoleh Informasi yang diinginkan baik ketika memasukan data, pencarian data, update data, menghitung data
maupun membuat laporan, memungkinkan terjadinya kesalahan dan keterlambatan Informasi yang diinginkan pada waktunya,
sehingga nantinya akan menghambat proses kerja petugas klinik pada Klinik Dokter Keluarga Suradita tersebut.
Berikut ini adalah hasil analisa sistem yang berjalan dengan menggunakan diagram arus dokumen,sebagaimana dapat dilihat
pada Gambar 4.2 :
Gambar 4.2 : Diagram Arus Dokumen Sistem Berjalan
4.3.4 Kelebihan Sistem berjalan Disamping kelemahan sistem yang ada, sistem yang sedang
berjalan terdapat beberapa kelebihan diantaranya adalah : 1. Tidak memerlukan biaya yang mahal untuk pembelian program
aplikasi yang semestinya dipesan atau didesain. 2. Tidak memeerlukan biaya tambahan untuk pemrograman,
karena membutuhkan programmer yang terlatih.
4.3.5 Analisis Masalah Berdasarkan hasil ananlisis terhadap sistem Informasi
pelayanan kesehatan yang sedang berjalan pada Klinik Dokter Keluarga Suradita, ada beberapa masalah yang dihadapi
diantaranya : Ketika bagian pendaftaran mencari data pasien, maka bagian pendaftaran harus mencari data pasien didokumen berupa
arsip yang berbentuk kertas yang jumlahnya cukup banyak didalam lemari arsip data pasien, dan pada bagian kasir didalam menginput
dan menyimpan data diagnosa pasien yang sudah berobat, petugas harus menulis didalam kertas dan menyimpannya didalam lemari
arsip data diagnosa, sehingga memungkinkan mempersulit sendiri bagian kasir ketika melakukan pencarian data diagnosa pasien
tersebut karena berada didalam tumpukan kertas yang sangat banyak, dan didalam menentukan biaya pengobatan petugas harus
menulis terlebih dahulu dan menjumlahkan semua anggaran yang
harus dibayar oleh pasien karena tidak ada sistem yang langsung memberikan bukti pembayaran obat, dan pada proses pembuatan
laporan bagian kepala klinik harus menunggu terlebih dahulu untuk mendapatkan laporan-laporan tentang pasien yang berobat pada
klinik, data diagnosa pasien setelah berobat, dan data pembayaran yang ada pada klinik dokter keluarga suradita. pada bagian kasir
didalam proses pembayaran baik pembayaran biaya pengobatan maupun biaya obat harus menjumlahkan secara manual dari semua
biaya yang harus dibayar oleh pasien sehingga membutuhkan waktu yang cukup lama pada proses pembayaran tersebut.
4.3.6 Solusi Pemecahan Masalah Dengan melihat segala permasalahan dan berdasarkan hasil
analisa di atas, maka diperlukan solusi pemecahan masalah terhadap kelemahan dan kendala yang dihadapi tersebut. Solusi
pemecahannya yaitu dengan memfasilitasi klinik dengan komputerisasi. Dalam hal ini diperlukan suatu program aplikasi
pelayanan kesehatan berbasis komputer yang diharapkan dapat membatu mengatasi masalah yang dihadapi klinik. Pengembangan
sistem aplikasi pelayanan kesehatan yang terintegrasi antara bagian pendaftaran, bagian kasir dan bagian administrasi dimulai dari
proses pendaftaran pasien, penyimpanan data pasien, pencarian data pasien, update data, penghitungan data sampai pada proses
pembayaran dan pembuatan laporan yang dibutuhkan. Sistem aplikasi ini diharapkan dapat membantu memperlancar kinerja
klinik secara keseluruhan tanpa menyulitkan bagi user untuk menggunakannya. Karena pada aplikasi ini menggunakan proses
sederhana dimana disesuaikan dengan pengoperasian secara manual sehingga tidak terlalu sulit untuk menyesuaikannya dengan
program aplikasi ini. Adapun sistem aplikasi yang ingin penulis ajukan yaitu
dengan menggunakan program Visual Basic 6.0 disertai penggunaan database Microsoft Access 2003. Alasan penulis
menggunakan Visual Basic 6.0 ini karena dapat memanfaatkan kemampuan Microsoft Windows secara optimal, kemampuannya
dapat dipakai untuk merancang program aplikasi yang berpenampilan seperti program aplikasi lainnya berbasis Microsoft
Windows, Visual Basic 6.0 dapat memanfaatkan hampir semua kemudahan dan kecanggihan yang disediakan sistem operasi
Microsoft Windows, dan dapat menghasilkan program akhir berekstensi EXE, yang sifatnya program dapat langsung dijalankan.
Penulis menggunakan Ms Access 2003 sebagai basis datanya, karena Ms Access dapat berjalan pada kebutuhan hardware yang
kecil.
4.4 Usulan Rancangan Sistem Pelayanan Kesehatan
Kategori