e Perkecambahan Biji sawit yang siap berkecambah kemudian akan dimasukkan dalam ruang
germinasi atau perkecambahan selama kurang lebih 30 hari hingga biji sudah berkecambah. Selanjutnya biji yang sudah berkecambah akan dipisahkan dari
kantongnya dan disimpan di ruang dingin hingga kuota biji yang telah berkecambah mencukupi. Pencatatan dilakukan secara periodik untuk melihat
perkembangan kecambah supaya tidak terlalu tinggi sehingga dapat langsung dipindahkan ke ruang dingin atau diproses ke tahap selanjutnya. Pemeriksaan
terhadap biji yang kosong dan berjamur dilakukan untuk menghindari penyebaran jamurnya. Tidak semua biji yang dikecambahkan dapat tumbuh pada satu tahap,
kadang beberapa biji harus dimasukkan ulang ke ruang panas lalu masuk lagi ke ruang germinasi pada putaran berikutnya supaya dapat tumbuh, proses ini disebut
recycle. f Seleksi akhir
Kecambah yang siap ditanam selanjutnya diseleksi ulang dan disiapkan untuk penanaman di lahan sendiri pembibitan prenursery atau dipersiapkan
untuk pengiriman ke lokasi pelanggan.
4.1.4 Pemasaran dan Administrasi marketing
Divisi pemasaran dan administrasi pada PT. SEM berada pada bagian yang sama. Pada bagian ini berlangsung kegiatan sebagai berikut:
a Penjualan kecambah Proses penjualan kecambah sawit dilakukan secara bertahap mulai dari
datangnya pesanan dari pelanggan sales order, yang selanjutnya dilanjutkan dengan pembuatan kontrak kerjasama contract antara kedua belah pihak dan
pengiriman tagihan invoice kepada pelanggan tersebut. Dilanjutkan dengan pembayaran down payment sesuai kontrak payment hingga pengiriman
kecambah ke lokasi pelanggan. • Pemesanan, pada tahap ini pihak adminstrasi akan memastikan jumlah
persediaan kecambah yang siap dijual. Proses pemesanan hingga realisasi pengiriman membutuhkan waktu yang paling cepat sekitar 3 bulan jika ada
persediaan di ruang penyimpanan ruang dingin. Proses dilanjutkan bila jumlah yang diinginkan mencukupi.
• Pembuatan kontrak perlu dilakukan antara perusahaan dengan pelanggan yang berisi jadwal pengiriman dan aturan pembayaran tagihan supaya
pengiriman dan pembayaran dapat dilakukan sesuai dengan rencana. • Tagihan akan dikirimkan yang berisi sejumlah uang yang harus dibayarkan
pada awal kerjasama down payment yang selanjutnya dilakukan pencatatan pembayaran setelah pelanggan melunasi tagihan tersebut.
• Proses perkecambahan dilakukan dan proses pengiriman dilakukan dengan membuat berita acara pengiriman dan berita acara penerimaan yang nanti
diisi pelanggan saat kiriman telah sampai. b Pembelian barang
Sebagai sebuah perusahaan, pembelian barang kebutuhan operasional maupun non operasional dilakukan untuk berbagai keperluan. Pembelian dapat
saja dilakukan atas dasar permohonan pembelian dari divisi gudang maupun pembelian kebutuhan non operasional seperti workshop, sponsorship, aset non
gudang, dll. Pembayaran akan dilakukan terhadap tagihan yang datang kepada perusahaan supaya pengiriman barang dapat dilakukan.
4.1.5 Kepegawaian human resources
Administrasi kepegawaian yang dilakukan tidak seluruhnya oleh PT. SEM. Sebagai bagian dari PT. Mekar Unggul Sari, maka transaksi keuangan yang
dilakukan berkenaan dengan kepegawaian masih dilakukan terpusat. Kegiatan yang dilakukan terbatas pada aktivitas absensi kepegawaian dan perjalanan dinas.
4.2 Analisis kebutuhan
Berdasarkan domain permasalahan tersebut dan spesifikasi sistem sebelumnya, diperoleh beberapa poin hasil dari analisis kebutuhan sistem. Secara
umum, kebutuhan sistem ditunjukkan pada Gambar 8.
Gambar 8 Use case kebutuhan SI pembibitan kelapa sawit
4.2.1 Kebun garden
Kebutuhan fungsional sistem untuk bagian kebun yang terdiri atas pembibitan prenursery, pembibitan mainnursery hingga kebun induk, terdiri atas
penyimpanan dan manajemen data dari: • penyiapan polibeg kosong.
• penggunaan polibeg. • pembibitan prenursery dan mainnursery yang terdiri atas aktivitas penanaman
bibit, repotting, transplanting, seleksi bibit rusakmati, penjualan bibit, dan hasil sensus bibit.
• perawatan tanaman di kebun penelitian, baik perawatan periodik maupun insidental.
• penanaman pohon baru atau penggantian pohon yang rusak replanting. • pembungkusan, penyerbukan, dan panen tanaman betina Dura.
• pemanenan polen dari pohon jantan Pisifera. • sensus bunga pohon yang dilakukan setiap minggu.
