64
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan
Ada beberapa kesimpulan yang dapat diambil dari hasil penelitian yang
dilakukan di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat tentang pelestarian arsip audio visual sebagai berikut:
1. Pengolahan arsip audio visual di BPA Prov Sumbar sudah melakukan
cara seperti membuat daftar asal arsip, tahun pengelolaan arsip, nomor urut, uraian singkat, jumlah, tahun cipta arsip, kondisi, tipe dan ukuran
arsip dan lokasi arsip. 2.
Penataan arsip audio visual di BPA Prov Sumbar sudah melakukan penataan dengan sistem tahun.
3. Pemeliharaan arsip audio visual di BPA Prov Sumbar arsiparis belum
mengatur temperatur suhu ruangan tempat penyimpanan arsip audio visual menurut standar yang telah ditetapkan.
4. Upaya penyelamatan arsip audio visual di BPA Prov Sumbar adalah
dengan usulan kepada pemerintah untuk menambah sumber daya manusia SDM dan dana untuk melakukan pelestarian arsip audio
visual.
Universitas Sumatera Utara
65
5.2 Saran
Berdasarkan kesimpulan di atas maka peneliti memberikan saran kepada
Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat, sebagai berikut: 1.
Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat untuk lebih memperhatikan pengolahan, pemeliharaan dan penataan arsip
audio visual yang disimpan pada BPA Prov Sumbar untuk menyelamatkan fisik arsip dan informasi yang terkandung didalam
arsip. 2.
Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat perlu menambah sumber daya manusia SDM dan dana dalam melakukan
pelestarian arsip audio visual.
Universitas Sumatera Utara
7
BAB II KAJIAN PUSTAKA
2.1 Konsep Arsip
Setiap lembaga atau instansi dalam melaksanakan kegiatan administrasi tidak terlepas dari arsip, karena pada dasarnya arsip merupakan catatan atau
rekaman dari setiap kegiatan yang dilakukan oleh suatu organisasi. Catatan ini disebut naskah atau dokumen atau informasi terekam, baik berupa tulisan, gambar
maupun suara. Oleh sebab itu pentingnya konsep arsip pada suatu organisasi.
1. Pengertian Arsip
Arsip adalah salah satu bentuk sumber informasi penting dari kegiatan- kegiatan yang dilakukan oleh suatu
organisasi. Menurut Amsyah 2003, 2 “salah satu sumber data adalah arsip, karena arsip adalah bukti dan rekaman dari
kegiatan atau transaksi mulai dari kegiatan terdepan seperti loket dan tempat pembayaran sampai kepada kegiatan-
kegiatan pengambilan keputusan”. Sedangkan Sedarmayanti 2003, 8 mengemukakan bahwa
“arsip adalah kumpulan naskah atau dokumen yang dikelola dan disimpan oleh lembaga atau
organisasi”. Selain pendapat di atas Wiyasa 2003, 43 menyatakan bahwa
“arsip berasal dari bahasa yunani yaitu archea adalah dokumen atau catatan mengenai
permasalahan j abatan atau fungsi kekuasaan peradilan”. Dalam Undang-Undang
Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan Bab I pasal 1 pengertian arsip adalah: Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai
dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga
Universitas Sumatera Utara
8 pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan
perseorangan dalam melaksanakan kehidupan masyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Dalam Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 Tentang Kearsipan Bab I, arsip adalah:
a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga dan
badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan
kegiatan pemerintah.
b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan swasta dan
perorangan, dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun
berkelompok, dalam
rangka pelaksanaan
kehidupan kebangsaan.
Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa arsip adalah kumpulan naskah atau dokumen, rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media
sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat, diterima, dikelola dan disimpan oleh suatu lembaga baik lembaga pemerintahan
maupun lembaga swasta dalam melaksanakan kehidupan masyarakat.
2. Tujuan Arsip
Arsip tidak hanya sebatas bukti maupun bahan pertimbangan bagi suatu organisasi pemerintah ataupun swasta, akan tetapi arsip juga memiliki tujuan dari
suatu organisasi. Menurut Sedarmay anti 2003, 19 “tujuan arsip secara umum
adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang rencana, pelaksanaan dan penyelengaraan kehidupan kebangsaan, serta untuk
menyediakan bahan pertanggung jawaban bagi pemerintah”.
Universitas Sumatera Utara
9 Sedangkan Barthos 2012, 12 menyatakan bahwa tujuan arsip sebagai
berikut: 1.
Untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan.
2. Pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk
menyediakan bahan pertanggungjawaban bagi pemerintah. Selain pendapat di atas Widjaja 1990, 92 menyatakan bahwa tujuan arsip
sebagai berikut: 1.
Menyimpan surat menyurat dengan aman dan mudah selama diperlukan.
2. Menyiapkan surat saat diperlukan.
3. Mengumpulkan bahan-bahan yang mempunyai sangkut-paut dengan
suatu masalah yang diperlukan sebagai pelengkap.
Dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan Bab II pasal 3, tujuan kearsipan sebagai berikut:
a. Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga
negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, perseorangan, serta
ANRI sebagai penyelenggara kearsipan nasional.
b. Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat
bukti yang sah. c.
Menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
d. Menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan
rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.
e. Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu
sistem yang komprehensif dan terpadu. f.
Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan
bernegara. g.
Menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati
diri bangsa. h.
Meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.
Universitas Sumatera Utara
10 Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa tujuan arsip adalah untuk
menyimpan surat menyurat dengan aman dan menjamin keselamatan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan
pertanggungjawaban bagi pemerintah.
3. Fungsi Arsip
Arsip bukan hanya kumpulan naskah atau dokumen saja, tetapi arsip mempunyai fungsi dalam suatu lembaga atau organisasi. Amsyah 2003, 2
menyatakan bahwa fungsi arsip sebagai berikut: 1.
Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggara kehidupan kebangsaan pada
umumnya atau dipergunakan secara langsung untuk administrasi negara.
2. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk
administrasi negara. Sedangkan Barthos 2012, 4 mengemukakan bahwa arsip dinamis adalah
arsip yang digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan pada umumnya atau digunakan secara
langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. Arsip dinamis digolongkan menjadi dua sebagai berikut:
1.
Arsip aktif adalah arsip-arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan pekerjaan dilingkungan suatu unit kerja.
2. Arsip inaktif adalah arsip-arsip yang tidak dipergunakan lagi secara
terus menerus atau frekuensi kegunaannya sebagai referensi bagi suatu organisasi.
Selain pendapat di atas bahwa Sedarmayanti 2003, 9 menyatakan fungsi arsip dapat dibedakan menjadi dua macam sebagai berikut:
a. Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan dalam perencanaan,
pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi
negara. Arsip dinamis dapat dirinci lagi menjadi dua yaitu, 1 arsip aktif adalah arsip yang masih dipergunakan terus-menerus, bagi
kelangsungan pekerjaan dilingkungan unit pengolahan dari suatu organisasi atau kantor; 2 arsip inaktif adalah arsip yang tidak lagi
Universitas Sumatera Utara
11 dipergunakan secara terus menerus atau frekuensi penggunaannya
sudah jarang atau hanya dipergunakan sebagai referensi saja. b.
Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam
perencanaan, pelaksanaan,
penyelenggaraan kehidupan
kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelengaraan sehari-hari administrasi negara. Arsip statis merupakan pertanggungjawaban
nasional bagi kegiatan pemerintah dan nilai gunanya penting untuk generasi yang akan datang.
Selain pendapat di atas Suraja 2006, 37 menyatakan bahwa “fungsi arsip
adalah menjadi sumber data atau informasi yang dibutuhkan setiap orang atau pun sekelompok pejabat atau pegawai untuk keperluan pelaksanaan tugas, fungsi dan
pekerjaan dalam suatu organisasi dan kebutuhan individual”. Dalam Undang
Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan Bab III pasal 1 fungsi arsip dibedakan atas dua sebagai berikut:
1. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam
kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Arsip dinamis berdasarkan kepentingan penggunaannya dapat
dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis aktif dan dinamis inaktif. Arsip dinamis aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi
dan terus menerus. Arsip dinamis inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
2. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan lagi didalam fungsi-
fungsi manajemen, tetapi dapat dimanfaatkan untuk kepentingan pendidikan dan penelitian. Arsip statis merupakan arsip yang memiliki
nilai guna berkelanjutan continuing value.
Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa fungsi arsip dapat dilihat berdasarkan fungsinya, dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis ada dua yaitu
arsip aktif dan arsip inaktif dan arsip statis. Arsip juga dibedakan berdasarkan tempat penyimpanan, benda dan lamanya penyimpanan.
Universitas Sumatera Utara
12
4. Jenis Arsip
Arsip memiliki peranan yang penting bagi jalannya suatu organisasi yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan suatu organisasi. Agus
Sugiarto 2005, 10 menyatakan bahwa jenis arsip adalah: 1.
Arsip menurut subjek atau isinya Menurut subjek atau isinya dapat di bedakan menjadi beberapa macam,
sebagai berikut: a.
Arsip kepegawaian, contoh data riwayat hidup pegawai, surat lamaran, surat pengangkatan pegawai, rekaman presensi dan
sebagainya. b.
Arsip keuangan, contoh laporan keuangan, bukti pembayaran, daftar gaji, bukti pembelian dan surat perintah membayar.
c. Arsip pemasaran, contoh surat penawaran, surat pesanan, surat
perjanjian penjualan, daftar pelanggan, daftar harga dan sebagainya. d.
Arsip pendidikan, contoh kurikulum, satuan pelajaran, daftar hadir siswa, raport, transkrip mahasiswa dan sebagainya.
2. Arsip menurut bentuk dan wujud fisik
Penggolongan arsip lebih didasarkan pada tampilan fisik media yang digunakan dalam merekam informasi. Menurut bentuk dan wujud
fisiknya arsip dapat dibedakan menjadi: a.
Surat, contoh naskah perjanjian atau kontrak, akte pendirian perusahaan, surat keputusan, notulen rapat, berita acara, laporan,
tabel dan sebagainya. b.
Pita rekaman. c.
Microfilm. d.
Disket. e.
Compact disk CD. Sedangkan Endang 2009, 10-11 mengemukakan bahwa jenis arsip adalah
sebagai berikut: 1.
Jenis arsip berdasarkan bentuk fisiknya, sebagai berikut: a.
Arsip yang berbentuk lembaran. b.
Arsip yang tidak berbentuk lembaran. 2.
Jenis arsip berdasarkan masalahnya, sebagai berikut: a.
Financial record adalah arsip-arsip yang berisi catatan-catatan mengenai masalah keuangan.
b. Inventory record adalah arsip-arsip yang berhubungan dengan
masalah inventaris. c.
Personal record adalah arsip-arsip yang berhubungan dengan kepegawaian.
Universitas Sumatera Utara
13 d.
Sales record adalah arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah penjualan.
e. Production record adalah arsip-arsip yang berhubungan dengan
masalah produksi. 3.
Jenis arsip berdasarkan pemiliknya, sebagai berikut: a.
Lembaga pemerintahan 1
Arsip nasional di Indonesia Arsip Nasional Republik Indonesia. 2
Arsip nasional di setiap ibu kota Daerah Tingkat I arsip Nasional Daerah.
b. Instansi Pemerintah atau swasta
1 Arsip primer dan arsip skunder. Arsip primer adalah arsip asli,
sedangkan arsip skunder adalah arsip yang berupa tindasan atau karbon kopi.
2 Arsip sentral dan arsip unit. Arsip sentral adalah arsip yang
disimpan pada pusat arsip atau arsip yang dipusatkan penyimpanannya. Arsip unit adalah arsip yang disebarkan
penyimpanannya pada setiap bagian organisasi.
4. Jenis arsip berdasarkan sifatnya, sebagai berikut:
a. Arsip tidak penting adalah arsip yang hanya mempunyai kegunaan
informasi. b.
Arsip biasa adalah yang semula penting, akhirnya tidak berguna lagi pada saat arsip yang diinformasikan itu berlalu.
c. Arsip penting adalah arsip yang ada hubungannya dengan masa lalu
dan masa yang akan datang, sehingga perlu disimpan dalam waktu yang lama.
d. Arsip sangat penting vital adalah arsip yang dapat dijadikan alat
pengingat selama-lamanya. e.
Arsip rahasia adalah arsip yang isinya hanya boleh diketahui oleh orang tertentu dalam suatu organisasi.
5. Jenis arsip berdasarkan fungsinya, sebagai berikut:
a. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam
perencanaan, penyelenggaraan
kehidupan kebangsaan
pada umumnya,
atau dipergunakan
secara langsung
dalam penyelenggaraan administrasi Negara. Arsip dinamis dibedakan
sebagai berikut: 1
Arsip aktif adalah arsip yang dipergunakan secara terus menerus dalam kegiatan kantor.
2 Arsip semi aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya
sudah menurun, tetapi kadang-kadang masih diperlukan. 3
Arsip inaktif adalah arsip dinamis yang sudah sangat jarang digunakan.
b. Arsip statis adalah arsip yang tidak digunakan secara langsung dalam
perencanaan, penyelenggaraan
kehidupan kebangsaan
pada umumnya,
atau dipergunakan
secara langsung
dalam penyelenggaraan administrasi Negara.
Universitas Sumatera Utara
14 Dari uraian di atas dapat dinyatakan bahwa jenis arsip terdiri dari arsip
menurut subjek atau isinya, arsip menurut bentuk dan wujud fisik, arsip berdasarkan masalahnya, arsip berdasarkan pemiliknya, arsip berdasarkan sifatnya
dan arsip berdasarkan fungsinya.
5. Penyimpanan Arsip
Penyimpanan arsip adalah bagian yang penting dari suatu organisasi atau instansi. Oleh sebab itu arsip harus disimpan dan dikelola dengan baik. Sistem
penyimpanan arsip untuk memudahkan dalam temu kembali arsip apabila arsip tersebut dibutuhkan sewaktu-waktu. Tjandra 2008, 288 menyatakan bahwa
sistem penyimpanan arsip sebagai berikut: 1.
Sistem penyimpanan abjad Susunan pada sistem ini berdasarkan urutan abjad. Umumnya
digunakan untuk sistem nama, sistem geografis dan sistem subjek. 2.
Sistem penyimpanan tanggal Sistem kronologis adalah sistem penyimpanan arsip yang didasarkan
pada urutan waktu surat diterima atau surat dikirim ke luar negeri. Pada sistem ini menyimpan warkat menurut urutan-urutan tanggal.
3. Sistem penyimpanan nomor
Adalah sistem penyimpanan menurut urut-urutan angka dimulai dari satu terus meningkat hingga angka yang lebih besar.
4. Sistem penyimpanan wilayah
Adalah tata cara penyimpanan arsip menurut pembagian wilayah. Misalnya pembagian menurut pulau atau menurut propinsi.
5. Sistem penyimpanan masalah atau subjek
Semua naskah atau dokumen disusun dan dikelompokkan berdasarkan pokok soal atau masalah. Masalah-masalah itu dapat dipecah lagi
menjadi sub-masalah dan sebagainya.
Sedangkan Amsyah 2003, 71 mengemukakan sistem penyimpanan arsip sebagai berikut:
1. Sistem abjad adalah arsip disimpan menurut abjad dari nama-nama
orang, organisasi, atau instansi utama yang tertera dalam tiap-tiap arsip.
Universitas Sumatera Utara
15 2.
Sistem angka atau nomor numerik adalah arsip yang mempunyai nomor disimpan menurut urutan angka dari yang angka terkecil terus
meningkat hingga bilangan yang lebih besar. 3.
Sistem wilayah adalah sistem penyimpanan arsip yang berdasarkan pada pengelompokan menurut nama tempat.
4. Sistem subyek adalah sistem penyimpanan arsip yang berdasarkan pada
isi dari arsip yang bersangkutan. 5.
Sistem urutan waktu adalah sistem penyimpanan arsip yang berdasarkan pada urutan waktu surat diterima atau waktu surat dikirim
keluar.
Dari uraian di atas dapat dinyatakan bahwa sistem penyimpanan arsip terdiri dari sistem penyimpanan abjad, sistem penyimpanan angka atau nomor
numerik, sistem penyimpanan wilayah, sistem penyimpanan subjek, sistem penyimpanan urutan waktu dan sistem penyimpanan tanggal.
2.2 Pengertian Arsip Audio Visual
Kategori