22 Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa pelestarian arsip audio visual
adalah daftar arsip yang telah diolah melalui kegiatan penataan secara fisik untuk melindungi agar dokumen yang dikerjakan tidak mengalami kerusakan sepanjang
masa dan memudahkan dalam pencarian dan penemuan kembali arsip audio visual.
2.4.1 Langkah-Langkah Pelestarian Arsip Audio Visual
Arsip audio visual yang ada di lembaga kearsipan perlu dipelihara dan dilestarikan, karena untuk menjaga kondisi fisik dan informasi yang terkandung di
dalam arsip. Tahapan-tahapan yang dilakukan dalam pelestarian arsip audio visual seperti pengolahan, pemeliharaan, penataan dan upaya penyelamatan arsip audio
visual. Berikut uraian masing-masing dari langkah-langkah pelestarian arsip audio visual:
1. Pengolahan Arsip Audio Visual
Pengolahan adalah kegiatan yang dilakukan agar memudahkan penataan arsip. Sumrahyadi 2014, 6.13 mengemukakan bahwa
“pengolahan arsip audio visual adalah kegiatan penataan secara intelektual dengan menghasilkan sarana
penemuan kembali berupa daftar arsip dan inventaris”. Selanjutnya Sumrahyadi 2014, 6.15-6.18 menyatakan bahwa pengolahan arsip audio visual sebagai
berikut: 1.
Pengolahan arsip foto Pengolahan arsip foto dilakukan dengan pencatatan data-data melalui
pendaftaran umum atau pendaftaran deskriptif. Data yang dikumpulkan dalam pendaftaran umum adalah judul koleksi foto dan kondisi fisiknya
termasuk bentuk dan ukuran foto. Sedangkan dalam pendaftaran deskriptif adalah kondisi fisik, nama koleksi dan wilayah.
Universitas Sumatera Utara
23 2.
Pengolahan arsip film Arsip film adalah mendaftar arsip dengan cara melakukan pengecekan
secara teknis terhadap bahan dasar film, jenis kopi, format, warna, parforsi, emulsi, mutu suara dan tingkat kerusakan.
3. Pengolahan arsip video
Arsip video juga dilakukan pendataan dengan dibuatkan catatan mengenai kondisi arsip. Data informasi dalam arsip video adalah nomor
identitas dari video, judul, perihal, masalah, tokoh atau pelaku, format, tempat, waktu masa putar, bahasa, mutu suara, kualitas gambar dan
jenis video.
4. Pengolahan arsip rekaman suara atau kaset
Untuk jenis arsip rekaman suara dapat dilakukan pengolahan dengan langkah sebagai berikut:
a. Pembuatan indeks adalah kegiatan yang dilakukan dengan cara
meringkas isi dari rekaman yang akan memudahkan bagi pengguna tentang isi secara keseluruhan semacam daftar isi dari kaset.
b. Pembuatan label adalah kegiatan pemberian label pada setiap kaset
rekaman baik dari kulit kaset yang diluar ataupun pada kasetnya yang diharapkan dapat digunakan sebagai nomor identitas dari kaset
agar tidak tertukar dengan isi kaset yang lain.
c. Mengadakan penelitian dan pengecekan terhadap bentuk fisik, label
kaset, mutu suara dan kondisi fisiknya. d.
Pembuatan daftar kaset yang disusun menurut waktu penerimaan dan instansi pengkisah.
e. Pembuatan transkripsi adalah pembuatan daftar dari seluruh isi kata-
perkata dan kalimat-perkalimat tanpa mengubah isi dari pembicaraan dengan cara mendengarkan melalui transcriber.
f. Pembuatan abstraksi adalah kegiatan yang dilakukan untuk
merumuskan intisari dari arsip rekaman suara. g.
Pembuatan buku sebagai sarana untuk penemuan kembali. 5.
Pengolahan arsip microfilm Pendataan arsip microfilm sebagai berikut:
a. Pencatatan nomor reel.
b. Nomor lokasi penyimpanan.
c. Judul koleksi.
d. Kurun waktu tahun.
e. Nomor bundel untuk arsip kertas yang telah dibuat microfilm.
f. Jumlah berapa reel.
g. Tahun pembuatan tanggal atau bulan atau tahun.
h. Asal-usul membuat sendiri atau hibah.
i. Lokasi asli.
j. Kondisi fisik lainnya.
6. Arsip Elektronik
Jenis arsip elektronik mempunyai kecendrungan meningkat dengan cepat seiring perkembangan teknologi informasi yang pesat sehingga
organisasi harus mengikuti perkembangan tersebut kalau tidak ingin
Universitas Sumatera Utara
24 kalah bersaing dengan pesaing atau untuk meningkatkan pelayanan
kepada masyarakat.
Sedangkan dalam Buku Pedoman Pengelolaan Arsip Dinamis Universitas Negeri Semarang 2013, 55-56 dinyatakan pengolahan arsip audio visual sebagai
berikut: 1.
Identifikasi adalah menentukan pencipta arsip, pemilik, dan sistem penataan yang digunakan.
2. Diskripsi adalah mencatatat data teknis dan intelektual arsip secara
akurat. Isi diskripsi audio visual adalah sebagai berikut: a.
Diskripsi arsip film dokumenter: nomor reel, tipe copy, ukuran, masa putar, warna, narasi, produksi, tahun produksi, copyright, series, file,
isi informasi. b.
Diskripsi arsip video: nomor video, tahun, format, durasi, tipe, warna, series, file, isi informasi.
c. Diskripsi arsip foto: nomor positif atau item, nomor negatif, tempat
atau lokasi, tanggal, jumlah, series, file, isi. d.
Diskripsi arsip rekaman suara: nomor kaset, tanggal rekam, durasi, tipe copy, mutu suara, file, isi informasi.
e. Diskripsi arsip rekaman suara sejarah lisan: nomor kaset,
pengkisah, pewawancara, tempat atau tanggal wawancara, type copy, series, file, isi informasi.
f. Diskripsi arsip microfilm: nomor reel, tahun, bundel, jumlah
halaman, ukuran, selesai di microfilm, asal arsip, isi informasi. 3.
Indeksing adalah memberi tanda pengenal arsip. 4.
Labeling adalah menuliskan indeks atau tanda pengenal arsip pada tempat penyimpan arsip.
5. Tunjuk silang adalah memberikan kode atau tanda atau kata-kata yang
memperlihatkan adanya hubungan informasi antara arsip video visual dengan lainnya.
6. Penyusunan sarana temu balik arsip finding aid adalah menyusun
hasil diskripsi arsip secara sistematis pada suatu daftar inventaris, yang digunakan sebagai sarana bantu penemuan atau temu balik arsip audio
visual film, video, foto, kaset, microform.
7. Penataan adalah menempatkan dan menyusun arsip audio visual pada
rak atau lemari penyimpanan sesuai dengan penciptanya, format, dan ukuran arsip secara teratur pada ruang penyimpanan.
Dalam Peraturan Gubernur Sumatera Barat 2006, 28-29 dinyatakan bahwa pengolahan arsip audio visual sebagai berikut:
Universitas Sumatera Utara
25 1.
Pemeriksaan arsip yang akan disimpan apakah sudah ada tanda bahwa arsip benar akan disimpan, apakah arsip lengkap dan apakah kondisi
fisik arsip. 2.
Penentuan kode klasifikasi adalah kegiatan untuk menentukan kode klasifikasi yang sesuai dengan informasi arsip yang menonjol subyek
atau masalah yang terkandung didalamnya. 3.
Penentuan indeks dan pelabelan, penentuan indeks adalah penentuan kata tangkap arsip yang dikaitkan dengan informasi yang terkandung
didalamnya; pelabelan adalah kegiatan untuk menuliskan indeks dan kode klasifikasi yang telah ditentukan secara konsisten dan jelas.
a. Pembuatan indeks dan label pada arsip film
Penulisan indeks dapat ditempatkan pada label ditempelkan yang khusus digunakan untuk film, indeks terlebih dahulu ditempel pada
pembungkus film dan diletakkan disisi samping pembungkus.
b. Pembuatan indeks dan label pada arsip video
Penulisan indeks dapat ditempatkan pada label ditempelkan yang khusus digunakan untuk video, indeks terlebih dahulu ditempel pada
pembungkus video dan diletakkan pada samping kaset video.
c. Pembuatan indeks dan label pada arsip rekaman suara
Penempelan label kaset diletakkan disisi samping dan permukaan atas dari kaset.
4. Pembuatan indeks dan label pada arsip foto atau slide
a. Negatif foto biasanya ditempatkan oleh pencetak foto pada plastik
transparan yang berjalur. b.
Positif foto penulisan indeks pada positif foto dapat dilakukan pada amplop dan dibelakang kertas positif foto.
c. Slide penulisan indeks pada slide dapat dilakukan perbingkai dan
diletakkan dibagian atas frame baik dibagian atas dari frame baik dibagian muka ataupun bagian belakang.
5. Membuat daftar isi berkas adalah memuat tentang isi atau teknis dari
sebuah atau sekelompok arsip audio visual. Daftar isi file biasanya berbentuk tabel atau isian yang berisi tentang nomor, tanggal, peristiwa,
time kode in-outnya untuk video atau track pada kaset audio, isi dan lain sebagainya. Daftar isi file ditempatkan atau disisipkan didalam
pembungkus film atau video atau dalam sampul kaset audio.
6. Membuat tunjuk silang adalah kode atau tanda yang diberitahukkan
adanya hubungan informasi antara arsip yang satu dengan yang lainnya. 7.
Pengelompokan arsip adalah menyatukan arsip yang sesuai dengan klasifikasinya disusun sesuai dengan rencana pemberkasan.
8. Penyimpanan arsip adalah menempatkan dan menata arsip pada sarana
yang tersedia sesuai dengan klasifikasi atau pengelompokan. Dari uraian di atas dapat dinyatakan bahwa pengolahan arsip audio visual
adalah kegiatan penataan arsip dengan penyediaan sarana penemuan kembali
Universitas Sumatera Utara
26 berupa daftar arsip dan inventaris. Pengolahan arsip audio visual terdiri dari
pengolahan arsip foto, pengolahan arsip film, pengolahan arsip video, pengolahan arsip rekaman suara, pengolahan arsip microfilm dan pengolahan arsip elektronik.
2. Penataan Arsip Audio Visual
Penataan adalah kegiatan yang dilakukan untuk memudahkan temu balik arsip. Menurut
Sumrahyadi 2014, 6.26 “penataan arsip audio visual adalah daftar arsip yang telah diolah melalui kegiataan penciptaan, pemeliharaan dan
penggunaan secara fisik dan memudahkan dalam pencarian dan penemuan kembali arsip”. Sedangkan dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia 2001, 935
“penataan adalah proses, cara, perbuatan menata, pengaturan dan penyusunan. Jadi penataan arsip audio visual adalah cara menata dan menyusun arsip dalam
bentuk audio visual”. Selanjutnya Sumrahyadi 2014, 6.26-6.28 menyatakan bahwa penataan arsip audio visual sebagai berikut:
1. Penataan Arsip Foto
Untuk arsip foto baik positif maupun negatif ditempatkan pada amplop satu amplop isinya satu foto. Untuk memudahkan penemuan kembali
setiap amplop diberi identitas nomor secara berurutan dengan deskripsi dari gambar tersebut.
2. Penataan arsip film
Peralatan yang biasa digunakan untuk menyimpan arsip film adalah cara baik terbuat dari kaleng ataupun dari plastik tetapi nampaknya
lebih awet dan tahan dari korosi adalah dengan menggunakan can plastik.
3. Penataan arsip video
Arsip video ditempatkan pada rak khusus yang disusun secara literal. Rak tempat penyimpanannya mempunyai identitas tertentu dengan
nomor sementara tempat dan video kasetnya diberi label dengan nomor identitas yang sama.
4. Penataan arsip rekaman suara
Arsip rekaman suara ditempatkan pada rak khusus atau pada tempat yang dirancang khusus. Penataannya disusun secara horizontal dengan
Universitas Sumatera Utara
27 identitas nomor tertentu yang dimulai dari nomor kecil disebelah kiri
menuju ke kanan. 5.
Penataan arsip elektronik Film pada arsip elektronik biasanya diatur didalam directory yang telah
diciptakan dan diolah oleh operating system. Directory tersebut pada dasarnya berfungsi sebagai daftar isi bagi media yang bersangkutan.
Sedangkan dalam Penataan Fisik Arsip Media Baru 2011, 5 langkah- langkah penataan arsip audio visual sebagai berikut:
1. Direktur preservasi melakukan koordinasi dengan direktur akuisisi
dalam rangka pengiriman arsip media baru hasil akuisisi. 2.
Kasubdit penyimpanan arsip media baru menugaskan kasie penyimpanan arsip.
3. Rekaman suara, citra bergerak dan elektronik untuk menyusun
perencanaan penataan fisik arsip media baru. 4.
Kasie penyimpanan arsip rekaman suara, citra bergerak dan elektronik melakukan perencanaan penataan fisik arsip media baru dan
meneruskannya kepada arsiparis atau pengelola arsip atau penata arsip di subdit penyimpanan arsip media baru.
5. Arsiparis atau pengelola arsip atau menata arsip di subdit penyimpanan
arsip media baru memilah arsip media baru yang kondisinya masih baik maupun yang kondisinya sudah tidak baik, sehingga memiliki 2 dua
daftar yaitu daftar arsip kondisi media baru yang kondisinya baik dan arsip kondisi media baru rusak serta memberikan laporan arsip media
baru yang kondisinya masih baik maupun yang kondisinya rusak kepada kasie penyimpanan arsip rekaman suara, citra bergerak dan
elektronik yang diteruskan kepada kasubdit penyimpanan arsip media baru.
6. Kasubdit penyimpanan arsip media baru dan melakukan koordinasi
dengan kasubdit restorasi arsip dan memerintahkan kasie penyimpanan arsip rekaman suara, citra bergerak dan elektronik untuk melakukan
penataan fisik arsip media baru.
7. Arsiparis atau pengelola arsip atau penata arsip di subdit penyimpanan
arsip media baru melakukan penataan fisik arsip media baru yang meliputi tahapan:
a. Mencocokkan judul pada fisik arsip dengan isi informasinya.
b. Mengganti kemasan arsip sesuai dengan medianya.
c. Labeling.
d. Menata arsip sesuai dengan peta lokasinya.
8. Kasie penyimpanan arsip rekaman suara, citra bergerak dan elektronik
menerima laporan hasil penataan arsip media baru dari arsiparis atau pengelola arsip atau penata arsip di subdit penyimpanan arsip media
baru dan melakukan koordinasi dengan kasubdit penyimpanan arsip media baru.
Universitas Sumatera Utara
28 9.
Kasubdit penyimpanan arsip media baru mengirim arsip media baru yang akan diselamatkan informasinya karena kondisi fisik yang kurang
baik kepada kasubdit reproduksi arsip.
Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa penataan arsip audio visual adalah arsip yang telah diolah melalui kegiatan penataan secara fisik dan
informasinya, untuk memudahkan dalam pencarian dan penemuan kembali arsip. Penataan arsip audio visual terdiri dari penataan arsip foto, penataan arsip film,
penataan arsip video, penataan arsip rekaman suara dan penataan arsip elektronik.
3. Pemeliharaan Arsip Audio Visual
Pemeliharaan arsip audio visual dilakukan setiap enam bulan sekali dengan mengadakan pengecekan dan penilaian terhadap kondisi fisik arsip mana
yang perlu diperbaiki dan mana yang perlu mendapatkan perhatian khusus. Sumrahyadi 2014, 6.22 menyatakan bahwa
“pemeliharaan arsip audio visual adalah untuk menjaga agar informasi arsip tetap dalam keadaan baik sepanjang
waktu”. Selanjutnya Sumrahyadi 2014, 6.22-6.24 mengemukakan bahwa
pemeliharaan arsip audio visual sebagai berikut: 1.
Pemeliharaan arsip foto Arsip foto harus selalu diperiksa dari kemungkinan faktor alam seperti
kelembapan udara atau faktor lainnya. Kelembapan menimbulkan tumbuhnya sejenis jamur berupa bercak-bercak putih yang menyerang
foto baik positif maupun negatif.
2. Pemeliharaan arsip film
Faktor dominan yang menyebabkan kerusakan pada arsip media baru adalah faktor fungsi atau sejenis jamur. Pemeliharaan dengan cara lain
juga dapat dilakukan misalnya dengan cairan zat kimia tertentu misalnya larutan trychorotetine yang dituangkan pada kain pembersih.
3. Pemeliharaan arsip video
Arsip video agak sedikit khusus, misalnya untuk membersihkan pita dari kotoran seperti debu atau jamur digunakan video cleaner yang
Universitas Sumatera Utara
29 berfungsi sebagai pembersih video. Arsip juga memerlukan perawatan
secara rutin agar terbebas dari segala kotoran. 4.
Pemeliharaan arsip rekaman suara Rekaman suara yang sering dipinjam atau digunakan oleh user,
dimungkinkan untuk dibuatkan copy atau back-up. Hal yang perlu diperhatikan adalah jauhkan rekaman suara dengan medan magnet yang
dapat merusak rekaman suara dan rak dari kayu dimungkin untuk digunakan sebagai tempat penyimpanan.
5. Pemeliharaan arsip elektronik
Secara umum untuk pemeliharaan arsip elektronik ada standar yang dapat digunakan sebagai berikut:
a. Semua media harus ditangani dengan hati-hati.
b. Tidak diperbolehkan dekat dengan medan magnet apalagi
ditempelkan. c.
Permukaan media tidak boleh disentuh dengan tangan terbuka karena tangan berkeringat dan sedikit mengandung minyak.
d. Pergunakan pembungkus yang telah terstandar.
e. Penulisan informasi pada label ditempelkan setelah ditulisi informasi
yang lengkap. f.
Hindarkan sinar matahari secara langsung termasuk benda-benda lain yang mengeluarkan panas terutama untuk media magnetic.
g. Semua peralatan dimana media itu akan dipergunakan harus
beroperasi dengan baik sehingga kemungkinan terhapusnya data semakin kecil.
h. Pergunakan pembersih media yang sudah terstandar. Untuk
mencegah kemungkinan kerusakan untuk negatif film suhunya antara 10
℃ sampai 15℃ dengan tingkat kelembapan 50-55 RH. Untuk media lainnya seperti foto, film positif, video, rekaman suara
dan lainnya suhu sekitar 15 ℃ sampai 18℃ dengan kelembapan 55-
65 RH. Dan tentukan saja penggunaan AC Air Conditioner selama 24 jam nonstop dengan dilengkapi thermometer dan
hygrometer.
Selain pendapat di atas Rusidi 2014, 8-9 menyatakan bahwa pemeliharaan arsip audio visual sebagai berikut:
1. Arsip foto
Bahan arsip foto adalah kertas, plastik yang diisi silver bromide dengan proses kimiawi. Pemeliharaan arsip foto dengan cara disimpan pada
amplop yang tidak mengandung asam, ditempel pada kertas atau disimpan dalam album. Arsip foto dimasukkan pada ruangan
penyimpanan dengan suhu udara yang benar-benar konstan yaitu 20 C dan kelembapannya 40 RH.
Universitas Sumatera Utara
30 2.
Mikrofilm Microfilm mudah sekali rusak karena kelembapan yang tinggi,
temperatur udara yang tidak tetap, cendawan dan tangan-tangan kotor yang berminyak. Pemeliharaan arsip microfilm dengan cara disimpan
dalam ruangan yang ber AC. Temperatur dan kelembapan udara tetap stabil. Temperatur yang ideal antara 18-21 C dan kelembapannya 40-
50 RH. Cara penyimpanan arsip microfilm yaitu dengan cara digulung, dimasukan dalam kaleng tertutup dan tahan karat serta
dibungkus dengan kotak koran dan disimpan pada mikrofil cabinet yang terdiri dari beberapa laci dan mempunyai sirkulasi udara yang baik dan
terbuat dari logam yang tahan karat.
3. Arsip film
Pemeliharaan arsip film dengan cara dibersihkan dengan bahan airmixer. Pembersihan ini dilakukan untuk menghilangkan jamur, karat
dan kotoran yang ada pada film. Untuk membersihkan arsip film dapat juga dengan menggunakan cairan kimia larutan trichlorotin yang
dituangkan dalam kain katun, kemudian kain tersebut ditempelkan pada kedua sisi film dan diputar secara perlahan dan teratur dengan
menggunakan alat bantu atau mesin penggulung film rewinder. Arsip film film negative disimpan dalam ruang bersuhu rendah antara 10-
15 C dengan kelembapan 50-55 RH.
4. Disket dan kaset
Pada dasarnya pemeliharaan arsip disket dan kaset tidak jauh berbeda dengan pemeliharaan arsip foto atau film negative. Dalam hal ini suhu
dan kelembapan udara menjadi pertimbangan utama. Pemeliharaan dan perawatan arsip media baru non kertas ini dilakukan secara rutin.
Setiap 6 enam bulan sekali dilakukan pengecekan untuk diperbaiki atau dirawat sesuai dengan kondisi fisik arsip.
Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa pemeliharaan arsip audio visual
adalah upaya menjaga agar informasi arsip tetap terawat dengan baik, sehingga mencegah kemungkinan adanya kerusakan dan hilangnya arsip. Pemeliharaan
arsip audio visual terdiri dari pemeliharaan arsip rekaman suara, pemeliharaan arsip foto, pemeliharaan arsip film, pemeliharaan arsip video dan pemeliharaan
arsip elektronik.
Universitas Sumatera Utara
31
2.4.2 Upaya Penyelamatan Arsip Audio Visual
