Pengolahan arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat

41

4.2.1 Deskripsi Data

Deskripsi data dalam pembahasan ini dikelompokkan berdasarkan kategori pertanyaan terdiri dari pengolahan arsip audio visual, penataan arsip audio visual, pemeliharaan arsip audio visual dan upaya penyelamatan arsip audio visual. Pertanyaan dan jawaban yang sama antara informan I 1 dan informan I 2 akan digabungkan serta dijadikan satu analisis. Berikut deskripsi data yang diperoleh dari hasil wawancara adalah sebagai berikut:

4.2.1.1 Pengolahan arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat

1. Bagaimana pengolahan arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat dapat diketahui dari uraian jawaban informan I 1 dan I 2 sebagai berikut: I 1 : ”Pengolahan arsip audio visual yang disimpan di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat dilakukan berdasarkan buku pedoman pelestarian arsip audio visual yang merujuk kepada arsip nasional”. I 2 : ”Pengolahan arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat dilakukan dengan cara membuat daftar asal arsip, tahun pengelolaan arsip, nomor urut, uraian singkat, jumlah, tahun cipta arsip, kondisi, tipe dan ukuran arsip dan lokasi arsip ”. 2. Apakah sudah dilakukan pengolahan terhadap semua arsip yang disimpan di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat dapat diketahui dari uraian jawaban informan I 1 dan I 2 sebagai berikut: Universitas Sumatera Utara 42 I 1 : ”Sudah, pengolahan arsip yang disimpan di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat dilakukan menurut buku pedoman pelestarian arsip audio visual yang merujuk kepada arsip nasional ”. I 2 : ”Sudah, pengolahan arsip yang disimpan di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat seperti foto dilakukan pencacatan dengan judul koleksi foto, kondisi fisik foto dan ukuran foto, pengolahan video dilakukan pencacatan nomor identitas dari video, judul, perihal, masalah, tokoh atau pelaku, format, tempat, waktu masa putar, bahasa, mutu suara, kualitas gambar dan jenis video, pengolahan rekaman suara atau kaset dilakukan pencacatan dengan pembuatan indeks dan pembuatan label dan pengolahan arsip elektronik pencacatan dengan judul dokumen, kondisi fisik dokumen dan ukuran dokumen ”. 4.2.1.2 Penataan arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat 3. Bagaimana penataan arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat dapat diketahui dari uraian jawaban informan I 1 dan I 2 sebagai berikut: I 1 : ”Penataan arsip audio visual yang disimpan di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat disimpan berdasarkan buku pedoman pelestarian arsip audio visual yang merujuk kepada arsip nasional”. I 2 : ”Penataan arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat dilakukan dengan sistem tahun yaitu tahun Universitas Sumatera Utara 43 dokumen didapatkan dan arsip audio visual disimpan dari tahun tertua sampai tahun sekarang ”. 4. Berapa total arsip audio visual yang disimpan di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat dapat diketahui dari uraian jawaban informan I 2 adalah: I 2 : ”Total arsip audio visual yang disimpan di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat adalah berjumlah berjumlah 8550 arsip, terdiri dari 1810 lembar foto, 6007 lembar negatif film, 102 buah video, 520 buah kaset dan 111 buah CD Compact Disc atau VCD Video Compact Disc ”. 4.2.1.3 Pemeliharaan arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat 5. Bagaimana pemeliharaan arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat dapat diketahui dari uraian jawaban informan I 1 dan I 2 sebagai berikut: I 1 : ”Pemeliharaan arsip audio visual yang disimpan di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat dilakukan berdasarkan buku pedoman pelestarian arsip audio visual yang merujuk kepada arsip nasional”. I 2 : ”Pemeliharaan arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat setiap enam bulan sekali arsiparis melakukan pemutaran ulang terhadap arsip kaset dan arsip video, tetapi arsiparis belum mengatur temperatur suhu ruangan Universitas Sumatera Utara 44 tempat penyimpanan arsip audio visual sesuai dengan standar yang ditetapkan ”. 6. Pelestarian arsip audio visual ini, apakah sudah rutin dilakukan pemeliharaan di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat dapat diketahui dari uraian jawaban informan I 2 adalah: I 2 : ”Pelestarian arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat belum rutin dilakukan, hanya arsip kaset dan arsip video yang dilakukan pemutaran ulang setiap enam bulan sekali ”. 4.2.1.4 Upaya penyelamatan arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat 7. Bagaimana mendapatkan arsip yang bernilai sejarah yang disimpan di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat dapat diketahui dari uraian jawaban informan I 1 dan I 2 sebagai berikut: I 1 : ”Arsip yang bernilai sejarah yang disimpan di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat didapat dari masyarakat yang memiliki arsip yang bernilai sejarah dan masyarakat akan diberi imbalan untuk ganti dari a rsip”. I 2 : ”Arsip yang bernilai sejarah yang disimpan di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat didapat dari masyarakat dan departemen penerangan ”. 8. Apa saja kebijakan dalam pelestarian arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat dapat diketahui dari uraian jawaban informan I 1 adalah: Universitas Sumatera Utara 45 I 1 : ”Kebijakan pelestarian arsip audio visual yang dikeluarkan oleh arsip nasional republik Indonesia ANRI dan ada juga kebijakan yang dikeluarkan oleh pemerintah daerah untuk mendukung pelestarian arsip audio visual. Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat berpedoman pada ANRI dalam melakukan pelestarian arsip audio visual seperti pengolahan, penataan dan pemeliharaan untuk menyelamatkan fisik arsip dan informasi arsip ”. 9. Adakah pedoman dalam melakukan pelestarian arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat dapat diketahui dari uraian jawaban informan I 1 adalah: I 1 : ”Ada, yaitu buku pedoman dari Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat yang merujuk kepada arsip nasional ANRI selaku yang membawahi arsip provinsi secara teknis masih arsip Nasional RI tetapi secara organisasi tidak, masing-masing sudah di bawah pemerintah daerahnya”. 10. Dari manakah sumber dana untuk melakukan pelestarian arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat dapat diketahui dari uraian jawaban informan I 1 adalah: I 1 : ”Sumber dana untuk melakukan pelestarian arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat diperoleh anggaran dari pemerintah setiap tahunnya, tetapi idealnya tidak bisa disebutkan, karena badan kearsipan menyesuaikan dengan kebutuhan, sebelum membuat anggaran tentu staf sudah tahu apa yang Universitas Sumatera Utara 46 dibutuhkan, dan melaporkan kepada kepala bidang pelestarian arsip audio visual dan kepala bidang pelestarian arsip audio visual melapor kepada kepala badan kearsipan, berapa anggaran untuk pembelian alat, berapa anggaran untuk orang yang mengelola, berapa materi atau dokumen yang akan dialih mediakan dan biaya untuk pelestarian arsip audio visual juga harus tahu. Dengan adanya penjabaran tersebut baru bisa kepala badan kearsipan mengeluarkan biaya untuk pelestarian arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat ”. 11. Apakah prioritas utama dari pelestarian arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat dapat diketahui dari uraian jawaban informan I 2 adalah: I 2 : ”Prioritas utama dalam pelestarian arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat kandungan informasi arsip dan fisik arsip. Tetapi yang lebih diprioritaskan adalah kandungan informasi arsip karena dapat menyelamatkan nilai sejarah dan dapat digunakan untuk generasi selanjutnya ”. 12. Bagaimanakah alih media dokumen ke dalam bentuk digital di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat dapat diketahui dari uraian jawaban informan I 2 adalah: I 2 : ”Alih media dokumen di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat yang penting yaitu ahli waris bersedia dokumen dilakukan digitalisasi. Setelah itu dokumen dikumpulkan pada suatu Universitas Sumatera Utara 47 ruangan untuk dilakukan foto. Pada ruangan tersebut dihitung jumlah dokumen terkumpul. Jika ada dokumen kotor dan rusak dibersihkan dan diperbaiki terlebih dahulu. Setelah dibersihkan dan diperbaiki dilakukan pemotretan dengan menggunakan kamera. Selanjutnya dilakukan pengeditan dan pendigitalisasian lembar demi lembar dokumen untuk dikemas ke dalam bentuk CD atau DVD, foto, video dan rekaman suara ”. 13. Apa saja kendala dalam pelestarian arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat dapat diketahui dari uraian jawaban informan I 1 dan I 2 sebagai berikut: I 1 : ”Kendala dalam pelestarian arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat kurangnya sumber daya manusia SDM dalam melakukan pelestarian arsip audio visual dan dana dalam pelestarian arsip audio visual ”. I 2 : ”Kendala dalam pelestarian arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat tidak ada dokumen, kalau tidak ada dokumen tidak bisa didigital, karena masyarakat yang mempunyai dokumen tidak semua masyarakat mau memberikan dokumennya untuk didigitalkan dan butuh biaya yang cukup besar seperti perjalanan ke tempat lokasi pada waktu mencari dokumen. Disamping itu kendala dalam pelestarian arsip audio visual kurangnya sumber daya manusia SDM dalam melakukan Universitas Sumatera Utara 48 pelestarian arsip audio visual dan dana dalam pelestarian arsip audio visual”. 14. Apa saja upaya yang dilakukan dalam menghadapi kendala pelestarian arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat dapat diketahui dari uraian jawaban informan I 1 dan I 2 sebagai berikut: I 1 : ”Upaya yang dilakukan dalam menghadapi kendala pelestarian arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat usulan kepada pemerintah untuk menambah sumber daya manusia SDM untuk melakukan pelestarian arsip audio visual dan dana dalam pelestarian arsip audio visual ”. I 2 : ”Upaya yang dilakukan dalam menghadapi kendala pelestarian arsip audio visual di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sumatera Barat dengan menambah sumber daya manusia SDM untuk melakukan pelestarian arsip audio visual, dana dalam pelestarian arsip audio visual dan masyarakat mau memberikan dokumen yang dimiliki untuk dapat dilestarikan”.

4.2.2 Temuan Penelitian