2.4 Proses Pengadaan
Dalam melalukan kegiatan pengadaan harus mencapai sasaran departemen pengadaan yang salah satunya adalah mengefektifkan proses kerja
sederhana mungkin, dengan biaya yang serendah mungkin. Namun untuk mencapai sasarn tersebut terdapat proses pengadaan.
Menurut Evans 2000: 321 Proses pengadaan di bagi dalam tiga kategori :
1. Pre-order : Proses Pemesanan dan verifikasi
2. Pemesanan Order Materials
3. Post-Order Activities : Kegiatan menerima dan mengecek hasil
pemesanan Kegiatan Pre-order meliputi dua kegiatan diantaranya :
1. Memeriksa keberadaan dan ketersediaan dari bahan tertentu.
2. Memeriksa apakah perpustakaan sudah memiliki bahan tersebut. Jika
perpustakaan sudah punya, apakah masih perlu ditambah? dan dicek juga jika koleksi tersebut rusak atau hanya memiliki satu eksemplar
sebaiknya di tambah. Dalam memverifikasi bahan terdapat tiga urutan meliputi :
1. Mencari judul terlebih dahulu.
2. Mencari pengarang, bisa dari katalogisasi, badan korporasi, dll.
3. Mencari subjek dari bahan tersebut.
Dalam kegiatan pemesanan order terdapat beberapa unsur terpenting sebelum melakukan pemesanan bahan diantaranya :
1. Memperoleh informasi tentang bahan pustaka.
2. Menyeleksi supplier
3. Menentukan biaya
4. Menyiapkan pemesanan
5. Memelihara file dan rekod
Kegiatan Post-Order meliputi kegiatan memeriksa bahan tersebut dengan cara :
1. Menbuka paket kiriman dengan hati-hati, simpanlah slip pengepakan
termasuk daftar isi dan faktur tagihan terperinci. 2.
Jika slip pengepakan dan faktur tidak ada , simpan kotak di tempat terpisah; tunggu sehari atau dua hari untuk menyelesaikan proses
pengiriman. 3.
Jika tidak lengkap karena alasan waktu, segera hubungi agen.
Menurut Supriyanto 1997 Dalam hal melakukan proses permintaan buku ada beberapa informasi yang harus diketahui diantaranya :
1. Nama pengarang
2. Judul
3. Edisi
4. Jilid
5. Penerbit
6. Tahun dan tempat terbit
7. Harga
8. Jumlah eksemplar tiap judul
9. Nama perpustakaan yang memesan
10. Alamat yang jelas dari pemesan
11. Hal lain yang dianggap penting seperti nomor surat pesanan
12. Cara pemesanan
Dalam melakukan proses pembelian bahan pustaka terdapat beberapa metode yang dilakukan dalam melakukan pembelian tersebut. Menurut Evans
2000:319 metode pembelian tersebut terdiri atas : 1.
Firm Order: Setelah memesan, setiap item tidak dapat dibatalkan kecuali mendapatkan persetujuan dari vendor
2. Approval plan: Suatu perjanjian perpustakaan dengan penyalur yg
mengizinkan penyalur secara otomatis mengirim satu copy bahan pustaka
yang dimiliki kepada perpustakaan utk dievaluasi dalam waktu tertentu, untuk menentukan apakah bahan tersebut dibeli atau tidak.
3. Standing Orders: Sistem ini biasanya dilakukan oleh penerbit yang
mempunyai spesialisasi khusus. Sistem ini merupakan salah satu sistem blanket order.
4. Blanket Orders: Merupakan kombinasi antara Firm order dan Approval
plan. Sistem pemesanan dimana perpustakaan tidak berhak mengembalikan bahan pustaka yang telah diterima. Biasanya potongan
harga cukup besar.
Dari pendapat diatas dapat diketahui bahwa terdapat proses untuk mencapai sasaran departemen perpustakaan, selain proses yang baik, terdapat juga metode-
metode dalam proses pembelian bahan pustaka dengan tujuan memberikan pilihan yang terbaik dalam hal membeli bahan pustaka.
2.5 Metode Pengadaan Bahan Pustaka
Kategori