2.5.1 Pengadaan Bahan Pustaka Melalui Pembelian
Pengadaan bahan pustaka dengan cara pembelian adalah cara yang sangat efektif dan dapat memenuhi kebutuhan pemakai, oleh sebab itu
dibutuhkan anggaran keuangan yang memadai sesuai dengan harga buku, dengan pembelian kepala sekolah dan kepala perpustakaan dapat memilih
bahan pustaka yang diinginkan untuk para pengguna perpustakaan khusunya untuk para siswa dan guru. Menurut Yulia 1993:43 pembelian bahan pustaka
dapat dilakukan melalui dengan berbagai saluran yang ada yaitu: 1.
Pembelian buku melalui toko buku Pembelian buku secara langsung pada toko buku banyak dilakukan oleh
perpustakaan yang mempunyai jumlah dana pembelian relatif kecil, baik yang berasal dari sumber dana sendiri ataupun sumber dana lain yang tidak
mempunyai persyaratan pengadaan yang khusus misalnya adanya persyaratan melalui tender dan sebagainya. Kekurangan yang sering ditemui dalam
pembelian buku yang dilakukan melalui toko buku adalah bahwa tidak semua subyek tau judul buku yang dibutuhkan perpustakaan tersedia di toko buku.
Keuntungan atau kemudahannya adalah kita dapat melakukan efisiensi atau penghematan dari segi biaya, waktu dan tenaga.
Cara pemesanan bahan pustaka buku melalui toko buku yaitu : a.
Kartu pesan yang disisipkan dalam katalog akan memudahkan pengecekan lembar permintaan. Adanya kartu pesan dalam katalog
berarti bahwa bukunya masih dipesan atau masih dalam proses pengkatalogan. Karena itu jika didalam katalog tidak perlu pesan yang
tersisip, maka pengecekan harus dikerjakan baik dalam katalog, maupun dengan daftar pesan dan daftar buku dalam proses.
b. Buat daftar pesanan yang memuat judul-judul pesanan yang diambil
dari kartu-kartu pesanan, disusun menurut abjad pengarang. c.
Tentukan toko buku terlengkap yang ada di kota di mana perpustakaan berarda.
d. Daftar pesanan yang telah dibuat, diserahkan pada petugas toko buku
untuk mendapat layanan.
e. Lakukan pembayaran dengan uang tunai atau check, sebesar jumlah
pembeliannya, dan mintakan bukti pembayaran beserta faktur pembeliannya.
f. Beritahu pada pemesan misalnya staf pengajar, bahwa buku-buku
yang dipesan telah datang. Permintaan buku oleh satu dan lain hal tidak dapat dilaksanakan pemesanannya juga harus diberitahukan
kepada pemesannya. g.
Untuk judul-judul buku yang tidak dapat dibeli dari toko tersebut, perlu dicarikan pada toko lain yang berada di kote tersebut, atau pada
toko buku di kota lain yang terdekat. 2.
Pemesanan Buku Melalui Penerbit Pemesanan buku dapat dilakukan melalui penerbit, baik itu penerbit
dalam negeri maupun penerbit luar negeri. Banyak terdapat jenis penerbit, tetapi secara umum definisi penerbit adalah suatu perusahaan yang mengambil
naskah pengarang, mengeditnya dan memprosesnya dalam bentuk buku. Pemesanan buku secara langsung kepada penerbit, biasanya hanya dilakukan
jika judul-judul yang kita butuhkan benar-benar dikeluarkan oleh penerbit tersebut.
Cara pemesanan buku melalui penerbit yaitu : a.
Tentukan Penerbit yang dapat melayani pesanan buku perpustakaan anda.
b. Buatlah daftar pesanan buku-buku yang dapat dikelompokkan
menurut penerbitnya. c.
Kirimkan daftar pesanan kepada penerbit yang dituju untuk diperiksa ketersediaan buku-buku tersebut dan harga satuannya. Kemudian
penerbit akan mengirim “proforma invoice”, yaitu daftar buku yang dilengkapi dengan harganya.
d. Setelah “invoice” Anda terima, periksa dana yang tersedia.
e. Lakukan pembayaran; dapat dilakukan langsung jika jarak
perpustakaan dengan penerbit relatif dekat, atau dapat dilakukan melalui bank, jika lokasi jauh dari pemesannya.
f. Bukti pembayaran melalui bank harus anda kirimkan ke penerbit
disertai dengan surat pengantar dan “proforma invoice”. g.
Fotocopy dari bukti pembayaran melalui bank harus anda simpan dengan baik, agar anda dapat membuktikan bahwa pembayaran telah
anda lakukan, jika hal ini diperlukan di kemudian hari. 3.
Pemesanan Buku Melalui Agen Buku Agen buku memperoleh buku-buku dari penerbit dengan potongan harga
dan menyimpannya dalam gudang yang besar, kemudian menjualnya kepada toko buku dan perpustakaan. Idealnya, agen buku memberikan pelayanan yang
efisien dan cepat. Pustakawan dapat memesan buku dalam berbagai bentuk cetakan. Pustakawan lebih menyukai berhubungan dengan agen buku untuk
pembelian buku-buku.
Cara pemesanan buku melalui agen buku yaitu : a.
Memeriksa dan melengkapi data bibliografi bahan perpustakaan yang diusulkan.
b. Mencocokkan usulan dengan bahan perpustakaan yang dimiliki
melalui katalog perpustakaan atau pangkalan data perpustakaan. c.
Menerima atau menolak usulan. d.
Membuat daftar pesanan beberapa rangkap menurut kebutuhan. e.
Mengirimkan daftar pesanan. f.
Mengarsipakn satu rangkap daftar pesanan. g.
Membayar pesananlangganan h.
Menyusun laporan pembelian dan pelangganan.
2.5.2 Pengadaan Bahan Pustaka melalui Pertukaran
Kategori