f. Bukti pembayaran melalui bank harus anda kirimkan ke penerbit
disertai dengan surat pengantar dan “proforma invoice”. g.
Fotocopy dari bukti pembayaran melalui bank harus anda simpan dengan baik, agar anda dapat membuktikan bahwa pembayaran telah
anda lakukan, jika hal ini diperlukan di kemudian hari. 3.
Pemesanan Buku Melalui Agen Buku Agen buku memperoleh buku-buku dari penerbit dengan potongan harga
dan menyimpannya dalam gudang yang besar, kemudian menjualnya kepada toko buku dan perpustakaan. Idealnya, agen buku memberikan pelayanan yang
efisien dan cepat. Pustakawan dapat memesan buku dalam berbagai bentuk cetakan. Pustakawan lebih menyukai berhubungan dengan agen buku untuk
pembelian buku-buku.
Cara pemesanan buku melalui agen buku yaitu : a.
Memeriksa dan melengkapi data bibliografi bahan perpustakaan yang diusulkan.
b. Mencocokkan usulan dengan bahan perpustakaan yang dimiliki
melalui katalog perpustakaan atau pangkalan data perpustakaan. c.
Menerima atau menolak usulan. d.
Membuat daftar pesanan beberapa rangkap menurut kebutuhan. e.
Mengirimkan daftar pesanan. f.
Mengarsipakn satu rangkap daftar pesanan. g.
Membayar pesananlangganan h.
Menyusun laporan pembelian dan pelangganan.
2.5.2 Pengadaan Bahan Pustaka melalui Pertukaran
Pengelolaan bahan pustaka di sebagaian besar perpustakaan harus dimulai dari keperluan lembaga dari pada keinginan untuk mendukung
distribusi bahan-bahan ilmiah. Tanggung jawab untuk pertukaran bahan pustaka biasanya dilimpahkan pada bagian pengadaan. Dalam hal ini unit
pertukaran bahan pustaka berusaha mengumpulkan bahan-bahan pertukaran
dengan lembaga lain, memperoleh bahan-bahan pustaka yang dapat dipertukarkan dan memelihara catatan-catatan pertukaran termasuk catatan
lain. Tujuan pertukaran bahan pustaka menurut Yulia 1993:56, yaitu :
1. Untuk memperoleh buku-buku tertentu yang tidak dapat dibeli
toko buku, atau tidak tersedia karena alasan lain. Sebagai contoh terutama buku-buku terbitan pemerintah, majalah-
majalah dan lain-lainnya yang dikirim ke perpustakaan hanya melalui pertukaran.
2. Sistem pertukaran memberi jalan bagi perpustakaan untuk
membuang buku-buku duplikat dan hadiah yang tidak sesuai. 3.
Pertukaran mengembangkan kerjasama yang baik antar perpustakaan, khusunya pada tingkat internasional. Kecuali
untuk pertukaran bahan pustaka antar perpustakaan secara informal, banyak program-program pertukaran terbatas pada
perpustakaan nasional, perpustakaan khusus dan perpustakaan research penelitian yang besar.
Tukar menukar bahan pustaka dapat dilakukan dengan cara : 1.
Perpustakaan yang mempunyai bahan pustaka lebih duplikat atau bahan pustaka yang sudah tidak diperlukan lagi, disusun
dalam bentuk daftar, untuk ditawarkan. 2.
Perpustakaan mengirimkan penawaran kepada perpustakaan- perpustakaan lain yang diperkirakan memiliki koleksi yang
sesuai dengan bahan pustaka yang ditawarkan, dan telah mempunyai hubungan kerjasama.
3. Perpustakaan yang menerima penawaran, mempelajari tawaran
yang diterima beserta persyaratannya dan membandingkan dengan kebutuhan dan kebijakan pengembangan koleksi
perpustakaannya sendiri. 4.
Perpustakaan yang menerima tawaran pertukaran dari perpustakaan lain, memilih bahan pustaka yang sesuai dan
memilih bahan penukar yang sesuai dan memilih bahan penukar yang sesuai bobotnya, serta menyusunnya dalam daftar
bahan pustaka yang akan ditawarkan sebagai bahan penukar. 5.
Perpustakaan yang menerima tawaran tawaran pertukaran dari perpustakaan lain, mengirimkan daftar bahan pustaka yang
diinginkannya disertai dengan daftar bahan pustaka yang akan dipakai sebagai bahan penukar.
6. Kemudian perpustakaan yang telah menerima tanggapan atas
penawarannya, melakukan penilaian keseimbangan bahan pertukaran tentang subyek dan bobotnya.
7. Apabila kedua perpustakaan telah sepakat, maka tukar-menukar
dapat dilaksanakan. Dan perpustakaan mengirimkan jawaban persetujuannya.
8. Setelah menerima bahan pertukaran, masing-masing
perpustakaan mengolahnya sesuai dengan prosedur penerimaan dan inventarisasi.
2.5.3 Pengadaan Bahan Pustaka Melalui Hadiah
