memilih bahan penukar yang sesuai dan memilih bahan penukar yang sesuai bobotnya, serta menyusunnya dalam daftar
bahan pustaka yang akan ditawarkan sebagai bahan penukar. 5.
Perpustakaan yang menerima tawaran tawaran pertukaran dari perpustakaan lain, mengirimkan daftar bahan pustaka yang
diinginkannya disertai dengan daftar bahan pustaka yang akan dipakai sebagai bahan penukar.
6. Kemudian perpustakaan yang telah menerima tanggapan atas
penawarannya, melakukan penilaian keseimbangan bahan pertukaran tentang subyek dan bobotnya.
7. Apabila kedua perpustakaan telah sepakat, maka tukar-menukar
dapat dilaksanakan. Dan perpustakaan mengirimkan jawaban persetujuannya.
8. Setelah menerima bahan pertukaran, masing-masing
perpustakaan mengolahnya sesuai dengan prosedur penerimaan dan inventarisasi.
2.5.3 Pengadaan Bahan Pustaka Melalui Hadiah
Pada Perpustakaan yang kecil, kegiatan pemberian dan penerimaan hadiah merupakan salah satu jenis pekerjaan di perpustakaan. Sedangkan pada
perpustakaan yang besar kegiatan hadiahsumbangan merupakan unit terpisah di bagian pengadaan atau berhubungan yang erat dengannya.
Unit hadiahsumbangan bertanggung jawa dalam menyeleksi bahan pustaka yang akan diterima atau yang akan di beli dengan dana sumbangan.
Sedangkan hal-hal yang menyangkut penghitungan dana sumbangan, biasanya dikerjakan menjadi tanggung jawab bagian pengadaan. Koleksi bahan pustaka
yang diperoleh dari sumbangan hadiah sangat penting untuk membangun koleksi perpustakaan.
Menurut Yulia 1993:59, pengadaan bahan pustaka melalui hadiah dilakukan dengan dua cara yaitu :
1. Hadiah atas permintaan
Prosedur perolehan hadiah atas permintaan adalah : a.
Mempersiapkan daftar donatur yang akan diminta sumbangannya. Alamatnya dapat dicari pada direktori, buletin, laporan dan
seterusnya. b.
Perpustakaan menyusun daftar bahan pustaka yang akan diajukan kepada pihak lain lembaga ilmiah, lembaga pemerintah, perorangan
dan seterusnya didalam maupun luar negeri. Alamat dapat dicari pada direktori, buletin, laporan lembaga dan seterusnya.
c. Daftar permohonan dikirimkan kepada alamat yang dituju disertai
surat pengantar. d.
Apabila pihak donor telah mengirinkannya, petugas memeriksa kiriman tersebut dan dicocokan dengan surat pengantarnya dan
mengirimkan ucapan terima kasih. e.
Selanjutnya bahan diproses seperti biasa yaitu diinventarisasi dan seterusnya.
2. Hadiah Tidak Atas Permintaan
Prosedur perolehan hadiah tidak atas permintaan adalah : a.
Bahan pustaka yang diterima dicocokan dengan surat pengantar. b.
Perpustakaan menulis surat ucapan terima kasih. c.
Bahan Pustaka yang diterima ditelusuri dulu apakah subyeknya sesuai dengan tujuan perpustakaan, dan apakah tidak duplikat. Jika bahan
pustaka benar-benar telah sesuai, dapat segera diproses. d.
Jika bahan pustaka tidak sesuai, disisihkan sebagai bahan pertukaran atau dihadiahkan pada orang lain.
2.5.4 Terbitan Sendiri
