Hướng dẫn và Chỉ số CHS
29
• Các chính sách và kế hoạch chương trình có bao gồm việc chia sẻ thông
tin, các tiêu chí để xác định dạng thông tin nên hay không nên chia sẻ hay không? Cán bộ có biết đến các chính sách và kế hoạch đó không?
• Các chính sách có bao gồm các cách xử lý thông tin mật và nhạy cảm, hoặc
thông tin có thể khiến cán bộ và người bị ảnh hưởng gặp nguy hiểm hay không? Và cán bộ có biết đến các chính sách đó không?
• Có cam kết về chính sách và hướng dẫn cho người bị ảnh hưởng tham gia
vào các cuộc trao đổi từ bên ngoài hay các tài liệu gây quỹ hay không? Và cán bộ có biết đến các cam kết và hướng dẫn đó không?
Trách nhiệm Tổ chức
Hướng dẫn thực hiện
4.5 Có các chính sách chia sẻ
thông tin khuyến khích văn hóa
giao tiếp mở. Thúc đẩy văn hóa giao tiếp mở
• Tổ chức nên xác định và lưu trữ lại các quá trình chia sẻ
thông tin, ví dụ như sự cam kết chia sẻ thông tin chính xác và kịp thời; thông tin nào sẽ được chia sẻ với mọi người để
tìm kiếm sự giúp đỡ từ các bên liên quan khác; làm cách nào để quyết định được đưa ra về việc chia sẻ thông tin và chia
sẻ như thế nào; và các tiêu chí được sử dụng để quyết định việc không chia sẻ thông tin.
• Đáp ứng Cam kết này còn đòi hỏi các tổ chức công khai ví dụ ở trên trang web của họ hoặc trong tài liệu quảng cáo
các lợi ích và cam kết, ví dụ như mối liên kết về mặt chính trị và tôn giáo. Mục đích của tuyên bố về lợi ích là nhằm
khuyến khích cách tiếp cận “không bất ngờ”, tạo cơ hội cho tất cả các bên liên quan hiểu rõ hơn về bản chất của tổ chức
và các mối liên kết, chính sách, quan hệ đối tác và các mối quan hệ khác.
• Các tổ chức nên cố gắng để chia sẻ thông tin về thành công cũng như thất bại của họ cởi mở hơn, để thúc đẩy nền văn
hóa mở và có trách nhiệm giải trình. Các tổ chức minh bạch và cởi mở trong việc chia sẻ thông tin với cán bộ sẽ nhiều
khả năng cởi mở với cộng đồng và công chúng hơn.
30
4.6 Các chính sách được đưa
ra để ràng buộc cộng đồng và
những người bị ảnh hưởng bởi
thảm họa, phản ánh những ưu
tiên và rủi ro mà họ xác định được
trong mọi giai đoạn của công
việc Tổ chức cam kết tham gia và lắng nghe cộng đồng
• Các chính sách và chiến lược nên chỉ rõ cách mà các cán bộ được đào tạo để hỗ trợ và tạo điều kiện thuận lợi cho cộng
đồng tham gia vào việc ra quyết định, lắng nghe những người bị ảnh hưởng và quản lý những phản hồi tiêu cực. Các
chính sách về đa dạng và giới cũng giúp thúc đẩy các giá trị và cam kết của tổ chức và cung cấp các ví dụ cụ thể về hành
vi được mong đợi. Phản hồi từ cộng đồng bị ảnh hưởng bởi thảm họa cũng nên là thông tin đầu vào cho việc xây dựng
các chính sách và chương trình.
Hạn chế thông tin, bảo mật và không tiết lộ
• Không phải tất cả các thông tin đều có thể được chia sẻ với tất cả các bên liên quan. Các quyết định về loại thông tin
nào nên được chia sẻ dựa trên đánh giá rủi ro. Ví du trong một số lĩnh vực không an ninh, việc công khai thông tin về
cấp phát tiền mặt có thể khiến mọi người có nguy cơ bị tấn công.
4.7 Truyền thông ra bên ngoài,
