Toyota Businees Practices TBP

24

5.1.4 Toyota Businees Practices TBP

Toyota memiliki suatu budaya yang berlaku di seluruh perusahaan Toyota di seluruh dunia yang disebut Toyota Way.Sehingga Toyota Way dapat dikatakan sebagai media pemersatu seluruh tim toyota dengan berbagai budaya diseluruh dunia. Toyota way menyampaikan nilai dan tindakanyang berlaku kepada seluruh tim Toyota dalam melaksanakan pekerjaannya. Oleh kerena itu, dikembangkan Toyota Business Practices TBP sebagai sarana untuk menerapkan Toyota Way secara jelas dalam pekerjaan sehari-hari. TBP merupakan pola sistematis proses kerja yang mengintegrasikan kebijaksanaan dari semua anggota Toyota dalam mengejar pertumbuhan secara terus-menerus. Oleh karena itu, penyelesaian permasalahan dalam Toyota dilakukan secara sistematis, agar pada akhirnya setiap hasil dari suatu proses dapat diikuti dan dicontoh. Untuk menjadi suatu perusahaan yang menarik bagi masyarakat, Toyota selalu melanjutkan perkembangannya dengan menerapkan TBP untuk memecahkan suatu masalah. TBP terdiri dari 8 tahap yang dikelompokkan kedalam 4 tahap PDCA, yaitu : Plan klarifikasi problem, breakdown problem, tentukan target, analisa root cause, membuat rencana countermeasure, Do pelaksanaan countermeasure, Check evaluasi hasil dan proses, serta Action standarisasi. Berikut ini adalah penjelasan masing-masing tahap TBP beserta hasil yang diperoleh mahasiswa dengan topik TBP yaitu forum bipartit. a Klarifikasi Problem Tujuan dari klarifikasi problem adalah membuat permasalahan-permasalahan menjadi jelas. Permasalahan digambarkan dalam bentuk sebuah celah gap antara situasi saat ini dengan situasi ideal keadaan yang diharapkan. Celah tersebut diperoleh dengan membandingkan Current situation situasi saat ini dan ideal situation situasi seharusnya yang merupakan tujuan akhir. Dalam klarifikasi problem dibagi menjadi 3 proses, yaitu : 1. Mengklarifikasi ultimate goal tujuan akhir dari tanggung jawab dan pekerjaan. 2. Mengklarifikasi Current situation dan ideal situation dari pekerjaan yang dilakukan. 3. Memvisualisasikan gap. Klarifikasi problem dalam TBP dengan topik forum bipartit disajikan pada Gambar 2. Gambar 2. Klarifikasi Problem 25 b Breakdown Problem Problem gap antara ideal situation dan current situation, biasanya besar dan samar karena tersusun dari problem-problem kecil. Sehingga sangat sulit untuk menemukan root cause akar permasalahan maupun pemecahannya. Diharapkan dengan melakukan breakdown problem akan ditemukan akar permasalahannya secara efektif dan efisien. Setelah melakukan breakdown problem, memilih problem berdasarkan prioritas, kemudian melihat proses untuk menemukan point of occurence letak permasalahan melalui genba genchi genbutsu pada tempatnya, pergi ketempat kejadian, melihat langsung pada faktanya dengan mengumpulkan fakta-fakta secara kualitatif dan kuantitatif. Problem yang diperoleh pada point of occurence disebut problem to tackle. Gambar 3 menyajikan tahap breakdown problem dengan topik forum bipartit sesuai dengan yang ditangani mahasiswa. Gambar 3. Breakdown Problem c Penentuan Target Penggunaan Specific, Measurable, Achievable, Reasonable, Time base SMART bertujuan untuk membantu penentuan target. Ada beberapa acuan yang secara umum digunakan sebagai dasar penentuan target, yaitu : 1. Target yang ditetapkan perusahaan 2. Target customer 3. Kondisi terbaik yang pernah dicapai 4. Hasil dari analisa 5. Kesepakatan bersama tanpa didukung data akurat Dalam menentukan target terdapat dua tipe target, yaitu target kuantitatif dimana dapat dijabarkan dengan jumlah konkrit dan target kualitatif dimana sulit untuk dijabarkan. Sebagai contoh, target kuantitatif mencakup jumlah penjualan mobil, persentase cost reduction, atau lead time. Sedangkan target kualitatif mencakup pengetahuan manusia, tingkat skill, tingkat kepuasan, brand image dan struktur bisnis. Target yang ditentukan dalam TBP dengan topik forum bipartit ini adalah seluruh forum bipartit dapat berjalan secara terus-menerus. 26 d Analisa Root Cause Dari masalah-masalah yang lebih kecil pada tahap 2, dilakukan analisa root cause. Untuk menemukan root cause diperlukan investigasi secara terus-menerus dengan melakukan genba genchi genbutsu. Analisa root cause tersaji pada Gambar 4. Gambar 4. Analisa Root Cause e Membuat Rencana Countermeasure Untuk mempermudah dalam membuat rencana penanggulangan digunakan analisa 5W 1H yaitu what, why, where, when, who, dan how. Tabel 5 menyajikan tahap rencana penanggulangan dalam topik forum bipartit. Tabel 5. Rencana Countermeasure Root Cause Countermeasure Due Date PIC Existing bipartite forum guidelines is not clear Create the bipartite forum guidelines that it’s contain clarification of all points in the existing guidelines June 2010 Yudis Distribute the bipartite forum guidelines July 2010 Yudis f Pelaksanaan Countermeasure Countermeasure penanggulangan dilaksanakan sesuai rencana yang telah dibuat pada langkah 5 membuat rencana countermeasure. Telah dilakukan koordinasi dengan pihak-pihak yang terkait dengan masalah ini. Kemudian dilakukan evaluasi terhadap hasil tiap sub- aktivitas. Tahap pelaksanaan penanggulangan tersebut disajikan pada Tabel 6. Tabel 6. Pelaksanaan Countermeasure Countermeasure Due Date PIC Support Result Create the bipartite forum guidelines that it’s contain clarification of all points in the existing guidelines June 2010 Yudis IR Dept. 75 Distribute the bipartite forum guidelines July 2010 Yudis IR Dept. g Evaluasi hasil dan proses Dalam langkah ini dilihat hasil total yang telah dicapai. Selain itu dilihat juga dampak yang ditimbulkan dari aktivitas dalam penyelesaian masalah ini terhadap faktor-faktor lainnya. Evaluasi tersebut disajikan pada Tabel 7. 27 Tabel 7. Evaluasi Item Current Ideal Evaluation Guidance Draft Ready to printing 75 SOP Settlement Issue Finish Finish 100 h Standardisasi Bila dari hasil evaluasi diperoleh bahwa rencana tercapai maka dibuat standarisasi dari sistem tersebut. Bila dari hasil evaluasi ternyata ada penyimpangan, maka dibuat tindakan koreksi dari pemecahan masalah ini. Dalam melakukan standarisasi terdapat tiga proses yang perlu dilakukan, yaitu menetapkan keberhasilan sebagai standar yang baru standarisasi, sharingyokoten keberhasilan, dan memulai keizen perbaikan selanjutnya. Pada TBP yang dikerjakan oleh mahasiswa belum dilakukan standarrisasi karena buku pedoman pelaksanaan forum bipartit yang dihasilkan masih berupa usulan sehingga belum disosialisasikan pada anggota forum.

5.1.5 Manfaat Magang Bagi Mahasiswa