24
5.1.4 Toyota Businees Practices TBP
Toyota memiliki suatu budaya yang berlaku di seluruh perusahaan Toyota di seluruh dunia yang disebut Toyota Way.Sehingga Toyota Way dapat dikatakan sebagai media pemersatu seluruh tim
toyota dengan berbagai budaya diseluruh dunia. Toyota way menyampaikan nilai dan tindakanyang berlaku kepada seluruh tim Toyota dalam melaksanakan pekerjaannya. Oleh kerena itu,
dikembangkan Toyota Business Practices TBP sebagai sarana untuk menerapkan Toyota Way secara jelas dalam pekerjaan sehari-hari.
TBP merupakan pola sistematis proses kerja yang mengintegrasikan kebijaksanaan dari semua anggota Toyota dalam mengejar pertumbuhan secara terus-menerus. Oleh karena itu, penyelesaian
permasalahan dalam Toyota dilakukan secara sistematis, agar pada akhirnya setiap hasil dari suatu proses dapat diikuti dan dicontoh. Untuk menjadi suatu perusahaan yang menarik bagi masyarakat,
Toyota selalu melanjutkan perkembangannya dengan menerapkan TBP untuk memecahkan suatu masalah. TBP terdiri dari 8 tahap yang dikelompokkan kedalam 4 tahap PDCA, yaitu : Plan
klarifikasi problem, breakdown problem, tentukan target, analisa root cause, membuat rencana countermeasure, Do pelaksanaan countermeasure, Check evaluasi hasil dan proses, serta Action
standarisasi. Berikut ini adalah penjelasan masing-masing tahap TBP beserta hasil yang diperoleh
mahasiswa dengan topik TBP yaitu forum bipartit.
a Klarifikasi Problem
Tujuan dari klarifikasi problem adalah membuat permasalahan-permasalahan menjadi jelas. Permasalahan digambarkan dalam bentuk sebuah celah gap antara situasi saat ini
dengan situasi ideal keadaan yang diharapkan. Celah tersebut diperoleh dengan membandingkan Current situation situasi saat ini dan ideal situation situasi seharusnya
yang merupakan tujuan akhir. Dalam klarifikasi problem dibagi menjadi 3 proses, yaitu : 1. Mengklarifikasi ultimate goal tujuan akhir dari tanggung jawab dan pekerjaan.
2. Mengklarifikasi Current situation dan ideal situation dari pekerjaan yang dilakukan. 3. Memvisualisasikan gap.
Klarifikasi problem dalam TBP dengan topik forum bipartit disajikan pada Gambar 2.
Gambar 2. Klarifikasi Problem
25
b Breakdown Problem
Problem gap antara ideal situation dan current situation, biasanya besar dan samar karena tersusun dari problem-problem kecil. Sehingga sangat sulit untuk menemukan root
cause akar permasalahan maupun pemecahannya. Diharapkan dengan melakukan breakdown problem akan ditemukan akar permasalahannya secara efektif dan efisien. Setelah melakukan
breakdown problem, memilih problem berdasarkan prioritas, kemudian melihat proses untuk menemukan point of occurence letak permasalahan melalui genba genchi genbutsu pada
tempatnya, pergi ketempat kejadian, melihat langsung pada faktanya dengan mengumpulkan fakta-fakta secara kualitatif dan kuantitatif. Problem yang diperoleh pada point of occurence
disebut problem to tackle. Gambar 3 menyajikan tahap breakdown problem dengan topik forum bipartit sesuai dengan yang ditangani mahasiswa.
Gambar 3. Breakdown Problem
c Penentuan Target
Penggunaan Specific, Measurable, Achievable, Reasonable, Time base SMART bertujuan untuk membantu penentuan target. Ada beberapa acuan yang secara umum
digunakan sebagai dasar penentuan target, yaitu : 1. Target yang ditetapkan perusahaan
2. Target customer 3. Kondisi terbaik yang pernah dicapai
4. Hasil dari analisa 5. Kesepakatan bersama tanpa didukung data akurat
Dalam menentukan target terdapat dua tipe target, yaitu target kuantitatif dimana dapat dijabarkan dengan jumlah konkrit dan target kualitatif dimana sulit untuk dijabarkan. Sebagai
contoh, target kuantitatif mencakup jumlah penjualan mobil, persentase cost reduction, atau lead time. Sedangkan target kualitatif mencakup pengetahuan manusia, tingkat skill, tingkat
kepuasan, brand image dan struktur bisnis. Target yang ditentukan dalam TBP dengan topik forum bipartit ini adalah seluruh forum
bipartit dapat berjalan secara terus-menerus.
26
d Analisa
Root Cause
Dari masalah-masalah yang lebih kecil pada tahap 2, dilakukan analisa root cause. Untuk menemukan root cause diperlukan investigasi secara terus-menerus dengan melakukan
genba genchi genbutsu. Analisa root cause tersaji pada Gambar 4.
Gambar 4. Analisa Root Cause
e Membuat Rencana
Countermeasure
Untuk mempermudah dalam membuat rencana penanggulangan digunakan analisa 5W 1H yaitu what, why, where, when, who, dan how. Tabel 5 menyajikan tahap rencana
penanggulangan dalam topik forum bipartit. Tabel 5. Rencana Countermeasure
Root Cause Countermeasure
Due Date PIC
Existing bipartite forum guidelines
is not clear Create the bipartite forum
guidelines that it’s contain clarification of all points in
the existing guidelines June 2010
Yudis Distribute the bipartite
forum guidelines July 2010
Yudis
f Pelaksanaan
Countermeasure
Countermeasure penanggulangan dilaksanakan sesuai rencana yang telah dibuat pada langkah 5 membuat rencana countermeasure. Telah dilakukan koordinasi dengan pihak-pihak
yang terkait dengan masalah ini. Kemudian dilakukan evaluasi terhadap hasil tiap sub- aktivitas. Tahap pelaksanaan penanggulangan tersebut disajikan pada Tabel 6.
Tabel 6. Pelaksanaan Countermeasure
Countermeasure Due Date
PIC Support
Result
Create the bipartite forum guidelines that it’s contain
clarification of all points in
the existing guidelines June 2010
Yudis IR
Dept. 75
Distribute the bipartite forum guidelines
July 2010 Yudis
IR Dept.
g Evaluasi hasil dan proses
Dalam langkah ini dilihat hasil total yang telah dicapai. Selain itu dilihat juga dampak yang ditimbulkan dari aktivitas dalam penyelesaian masalah ini terhadap faktor-faktor lainnya.
Evaluasi tersebut disajikan pada Tabel 7.
27 Tabel 7. Evaluasi
Item Current
Ideal Evaluation
Guidance Draft
Ready to printing 75
SOP Settlement Issue Finish
Finish 100
h Standardisasi
Bila dari hasil evaluasi diperoleh bahwa rencana tercapai maka dibuat standarisasi dari sistem tersebut. Bila dari hasil evaluasi ternyata ada penyimpangan, maka dibuat tindakan
koreksi dari pemecahan masalah ini. Dalam melakukan standarisasi terdapat tiga proses yang perlu dilakukan, yaitu menetapkan keberhasilan sebagai standar yang baru standarisasi,
sharingyokoten keberhasilan, dan memulai keizen perbaikan selanjutnya. Pada TBP yang dikerjakan oleh mahasiswa belum dilakukan standarrisasi karena buku pedoman pelaksanaan
forum bipartit yang dihasilkan masih berupa usulan sehingga belum disosialisasikan pada anggota forum.
5.1.5 Manfaat Magang Bagi Mahasiswa