6. Peranan SAP Dalam Pengolahan Data Piutang Pada Perusahaan
Sistem pengolahan piutang data berbasis komputer akan memudahkan para pelaku bisnis untuk memproses data akuntansi. Dengan adanya komputer,
prosedur manual dapat diganti dengan program komputer, dan record-record disimpan secara magnetis. Data-data akuntansi yang menggunakan sistem-sistem
berbasis komputer lebih praktis sebab telah dipilih dalam satu file, record akuntansi dalam sistem berdasarkan komputer disajikan dalam empat jenis file
magnetis yang berbeda yaitu file induk, file transaksi, file arsip, sehingga memudahkan untuk membentuk jejak audit, penyajian pelaporan data akuntansi
yang menggunakan sistem akuntansi lebih cepat dapat disajikan. Elektronik data processing dapat melaksanakan tugas pengolahan data
dengan tingkat kecepatan yang luar biasa, sehingga dapat memenuhi kebutuhan dengan tingkat kualitas yang sesuai. Sistem informasi merupakan suatu komponen
dalam suatu perusahan yang memproses seluruh transaksi keuangan untuk menyediakan informasi bagi mereka. Proses pengolahan data akuntansi dapat
dilaksanakan dengan cepat apabila menggunakan sistem komputerisasi. Hal ini terjadi karena kemampuan komputer untuk mengolah data yang jauh melebihi
kecepatan manusia. Selain dapat mengolah data dalam bentuk dan jumlah yang besar serta waktu yang relatif singkat, komputer juga dapat menyimpan data
sewaktu-waktu dapat dipergunakan kembali. Sistem pengolahan data SAP yang digunakan oleh perusahaan adalah
suatu sisten komputerisasi pencatatan dan pengolahan piutang dalam perusahaan, SAP di perusahaan dimulai dari pencatatan aplikasi pengolahan data piutang dari
pelanggan, dengan pengiriman barang setiap pelanggan ke dalam file induk, sehingga diketahui jumlah piutang yang harus dibayar oleh pelanggan.
Proses pengolahan data pada perusahaan dengan program SAP disajikan dalam file yang berbeda yaitu :
a. File Induk
File induk dalam perusahaan berisikan data-data akun. Buku besar umum dan buku besarpembantu adalah contoh dari file induk. Nilai data-data dalam file
induk diperbaharui dari transaksi. b.
File Transaksi Sebuah file transaksi adalah file sementara yang menyimpan record transaksi
yang akan digunakan untuk mengubah atau memperbaharui data dalam file induk. Pemesanan penjualan, penerimaan persediaan dan penerimaan kas
adalah contoh-contoh dari file transaksi. c.
File Referensi Sebuah file referensi menyimpan data yang digunakan sebagai standar untuk
memproses transaksi. Misalnya, program pembayaran gaji dapat merujuk ke tabel pajak untuk menghitung jumlah yang sebenarnya dari pajak yang ditahan
untuk transaksi pembayaran gaji. File referensi lainnya meliputi daftar harga yang digunakan untuk menyimpan faktur-faktur pelanggan, daftar pemasok
yang diotorisasi, daftar nama pegawai dan file kredit pelanggan untuk persetujuan penjualan kredit.
d. File Arsip
Sebuah file arsip record-record tentang transaksi masa lalu yang dipertahankan untuk referensi akan datang. Bentuk transaksi ini merupakan bagian yang
penting dari jejak audit. File arsip meliputi jurnal-jurnal, informasi pembayaran gaji periode sebelumnya, daftar nama pegawai sebelumnya.
Record tentang akun yang dihapus dan buku besar periode sebelumnya. File kompiter memberikan jejak audit. Dimulai dengan penangkapan ristiwa
ekonomi. Dalam contoh ini, penjualan dicatat secara manual pada dokumen sumber, seperti pada sistem manual.langkah berikutnya dalam proses ini
adalah mengkonversikan dokumen sumber ke bentuk magnetis. Hal ini dilakukan dalam langkah input data, dimana transaksi diedit. Dan sebuah file
transaksi pesanan penjualan dilakukan. Sebagian sistem komputer tidak menggunakan sumber fisik, melainkan transaksi ditangkap secara langsung di
media magnetis dan selanjutnya akan mempengaruhi file induk dari akun-akun kontrol dan buku besar pembantu.
B. Hasil Penelitian
Kategori