Pembagian Tugas
Dari struktur organisasi tersebut, berikut ini adalah uraian tugas dari masing-masing fungsi :
A. COO
COO Chief Operational Officer adalah seseorang yang memiliki sebagian saham di PT. Mestika Mandiri Medan dan sekaligus
merupakan Direktur pelaksana aktivitas perusahaan serta bertanggung jawab atas perkembangan PT. Mestika Mandiri Medan.
Tugas dan tanggung jawab COO adalah : 1
Memonitor aktivitas perusahaan secara keseluruhan 2
Meningkatkan profitabilitas perusahaan 3
Meminimalisasikan cost dan memaksimalisasikan profit 4
Membuat laporan pertanggungjawaban kepada Pihak Komisaris 5
Mengevaluasi pasar dan menciptakan strategi-strategi peluang di pasar
6 Menandatangani giro pembayaran hutang.
B. Penanggung Jawab Asisten Apoteker
Asisten apoteker adalah seseorang yang mempunyai latar belakang pendidikan sebagai seorang Assisten Apoteker dan telah mempunyai
SIK surat Izin Kerja sebagai Assisten Apoteker yang dapat bekerja di apotik-apotik, pabrik Farmasi atau PBF. Salah satu syarat utama
memperoleh izin sebagai PBF adalah harus mempunyai seorang Assisten Apoteker sebagai penanggung jawab.
Tugas dan tanggung jawab Assisten Apoteker adalah : 1
Memeriksa faktur penjualan 2
Menandatangani faktur penjualan apabila telah benar diperiksa untuk diberikan kepada konsumen
3 Menandatangani purchase order
4 Memeriksa keadaan produk yaitu tentang kondisi, cara penyimpanan
dan tanggal kadaluarsa expired date 5
Melaporkan kepada Badan POM apabila ada produk-produk yang melanggar ketentuan sehingga dapat merugikan konsumen.
6 Memastikan bahwa produk-produk yang didistribusikan ole PT.
Mestika Mandiri dalam keadaan baik dan siap dikonsumsi oleh konsumen.
7 Membuat berita acara pemusnahan barang rusak dan expired date
serta menandatanganinya.
C. Kepala Bagian Administrasi
Kepala bagian administrasi adalah seseorang yang bertanggungjawab atas segala urusan administrasi perusahaan
Tugas dan tanggung jawab Kepala Bagian Administrasi adalah : 1
Memeriksa laporan piutang 2
Memeriksa laporan hutang 3
Memeriksa laporan pelunasan piutang 4
Memeriksa laporan pelunasan hutang 5
Menandatangani purchase order PO yaitu surat pesanan kepada Pihak Principle.
6 Memeriksa kas kecil perusahaan
7 Memeriksa laporan penjualan
8 Memeriksa laporan pembelian
9 Membuka giro untuk melunasi kewajiban-kewajiban perusahaan
kepada Pihak Principle 10
Mengimput pelunasan hutang perusahaan 11
Mengklaim biaya-biaya yang dikeluarkan perusahaan Principle seperti gaji karyawan kontrak, promotion sales dan sebagainya.
Kepala bagian administrasi bertanggung jawab atas pekerjaan anggotanya yang terdiri dari 7 tujuh divisi, yaitu :
1 Kasir
Kasir adalah seseorang yang bertanggung jawab atas arus masuk dan keluarnya uang tunai.
Tugas dan tanggung jawab kasir adalah : a
Menerima setoran tagihan dari cpllector dan kanvaser motoris baik berupa giro ataupun uang tunai
b Mengimput data pelunasan outlet setiap harinya
c Membuat laporan pelunasan piutang setiap hari dan setiap
bulannya lalu diserahkan kepada Kepada Bagian Administrasi d
Menyetorkan uang tunai dan giro ke Bank setiap pagi. 2
Piutang Dalam Kota Petugas Piutang Dalam Kota adalah seseorang yang bertanggung
jawab atas penagihan piutang perusahaan khusus untuk outlet-outlet
yang berada di dalam kota. Dalam prakteknya bagian piutang dibantu oleh collector khusus untuk penagihan.
Tugas dan tanggung jawab petugas Piutang Dalam Kota adalah : a
Memfilemengumpulkan faktur-faktur outlet dalam kota yang telah jatuh tempo untuk diberikan kepada collector untuk ditagih
b Mengimput piutang-piutang dalam kota yang baru dan belum
jatuh tempo c
Membuat tanda terima faktur asli apabila telah diberikan kepada collector
d Menerima kembali faktur yang tidak tertagih pada sore harinya
dan menyimpannya kembali serta memberikan faktur tersebut kepada collector sesuai dengan janji outlet pada
collectormembuat laporan piutang outlet-outlet dalam kota setiap tanggal 15 dan tanggal 3031 bulan berjalan lalu
menyerahkannya kepada Kepala Bagian Administrasi e
Menerbitkan CN atau kertas bukti return apabila ada outlet- outlet dalam kota yang mereturn barang yangtelah dibelinya dari
PT. Mestika Mandiri sehingga nilai return tersebut bisa langsung mengurangi piutangnya.
3 Piutang Luar Kota
Petugas Piutang Luar Kota adalah seseorang yang bertanggung jawab atas penagihan piutang perusahaan khusus untuk outlet-outlet
yang berada di luar kota. Tugas dan tanggung jawab petugas Piutang Luar Kota adalah :
a Mengimput piutang-piutang luar kota yang baru dan belum jatuh
tempo b
Memfilemengumpulkan faktur-faktur outlet luar kota yang telah jatuh tempo lalu membuat surat dan difaxkandikirimkan kepada
outlet yang bersangkutan c
Memeriksa saldo rekening PT. Mestika Mandiri apakah piutang tersebut telah ditransfer atau belum
d Apabila outlet telah mentransfer piutangnya maka bagian piutang
luar kota harus mengirimkan faktur asli kepada outlet tersebut e
Membuat laporan piutang outlet-outlet luar kota setiap tanggal 15 dan tanggal 3031 bulan berjalan lalu menyerahkannya kepada
Kepala Bagian Administrasi 4
Pembelian Petugas Pembelian adalah seseorang yang bertanggung jawab
terhadap stock barang agar tidak terjadi kekosongan barang. Tugas dan tanggung jawab petugas Pembelian adalah :
a Membuat masterfile stock apabila ada produk baru
b Membuat masterfile supplier baru apabila ada Principle baru
c Melihat stock yang akan habis setiap harinya
d Membuat forcase untuk memprediksi stock barang agar tidak
terjadi kekurangankekosongan barang
e Membuat Purchase Order surat pesanan untuk mengorder
barang-barang yang sudah sedikit stocknya dan diberikan kepada Kepala Bagian Administrasi untuk disetujui dan ditandatangani
f Memeriksa kesesuaian harga, kondisi dan item barang pesanan
dengan barang yang dikirimkan Principle g
Mengimput pembelian apabila ada produk masuk h
Mengimput return pembelian apabila ada barang yang akan direturn kepada Principle dengan alasan tidak sesuai pesanan,
Exp. Date, rusak, dan lain-lain 5
Penjualan Petugas Penjualan adalah seseorang yang bertanggung jawab atas
pengimputan faktur penjualan. Tugas dan tanggung jawab petugas Penjualan adalah :
a Membuat masterfile outlet baru
b Mengimput orderan dari Salesman untuk menjadi sebuah faktur
lalu menyerahkannya kepada Asisten aphoteker untuk diperiksa dan ditandatangani
c Mengimput return penjualan apabila ada outlet yang mereturn
barang d
Membuat laporan penjualan setiap minggu dan setiap bulannya lalu menyerahkannya kepada Kepala Bagian Administrasi dan
kepada Pihak Principle
6 Pajak
Petugas adalah seseorang yang bertanggung jawab terhadap pelaporan pajak PT. Mestika Mandiri kepada pihak pajak.
Tugas dan tanggung jawab petugas Pajak adalah : a
Mengimput pajak pembelian b
Menerbitkan faktur pajak kepada outlet-outlet yang memiliki NPWP
c Melaporkan pajak penerimaan dan pajak pengeluaran kepada
pihak pajak. 7
Akuntansi Petugas Akuntansi adalah seseorang yang bertanggung jawab atas
laporan keuangan perusahaan. Tugas dan tanggung jawab Petugas Akuntansi adalah :
a Membuat laporan keuangan perusahaan seperti Neraca, Laporan
Laba Rugi, Laporan Perubahan Ekuitas, Laporan Arus Kas b
Mengaudit klaim-klaim biaya.
D. Kepala Bagian Gudang Logistik
