Peranan Sap (System Aplication Processing) Dalam Pelaporan Piutang Pada PT. Mestika Mandiri Medan

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

MEDAN

S K R I P S I

PERANAN SAP (SYSTEM APLICATION PROCESSING)

DALAM PELAPORAN PIUTANG PADA

PT. MESTIKA MANDIRI MEDAN

Oleh :

NAMA : BASARIANA NASUTION NIM : 030503029

DEPARTEMEN : AKUNTANSI

Guna Memenuhi Salah Satu Syarat untuk

Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi

i Dengan ini saya menyatakan bahwa skripsi saya yang berjudul “ Peranan SAP (System Aplication Processing) Dalam Pelaporan Piutang Pada PT. Mestika Mandiri Medan” adalah hasil kerja saya sendiri dan judul yang dimaksud belum pernah dimuat, dipublikasikan atau diteliti oleh mahasiswa lain dalam konteks penulisan skripsi level Program S1 Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Semua sumber data dan informasi yang diperoleh, telah dinyatakan dengan jelas, benar apa adanya. Dan bila dikemudian hari pernyataan ini tidak benar, saya bersedia menerima sanksi yang ditetapkan universitas.

Medan , 17 Maret 2008 Yang membuat pernyataan,

Basariana Nasution NIM. 030503029

ii Assalamualikum Wr. Wb.

Puji dan syukur dipanjatkan ke hadirat Allah SWT, atas segala cahaya, kekuatan dan keberkahan yang diberikan-Nya kepada penulis sehingga penulisan skripsi ini dapat diselesaikan dengan baik. Skripsi ini disusun dengan tujuan untuk memenuhi salah satu syarat dalam menyelesaikan pendidikan pada Universitas Sumatera Utara guna memperoleh gelar sarjana ekonomi. Adapun judul skripsi yang disusun oleh penulis yaitu: “Peranan SAP (System Aplication Processing) dalam pelaporan piutang pada PT. Mestika Mandiri Medan.”

Penulis menyadari ada banyak kekurangan dalam penyusunan skripsi ini baik dari segi isi maupun penyajiannya yang diakibatkan oleh keterbatasan yang dimiliki oleh penulis. Namun demikian, penulis akan tetap berusaha untuk memperbaki diri agar menjadi lebih baik dimasa mendatang.

Skripsi ini dapat diselesaikan dengan baik berkat dukungan dan bantuan dari berbagai pihak. Oleh karena itu, penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada seluruh pihak yang membantu penyelesaian skripsi ini yaitu kepada :

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec., selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

2. Bapak Drs. Arifin Akhmad, M.Si., Ak., dan Bapak Fahmi Natigor , SE, M. Acc., Ak., selaku Ketua dan Seketaris Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

iii memberikan banyak bimbingan dan pengarahan dalam penyusunan serta penyelesaian skripsi ini.

4. Bapak Drs. M. Zainul Bahri Torong, MSi., Ak., dan Bapak Iskandar Muda, SE, MSi., Ak., sebagai Dosen Penguji I dan II yang telah banyak memberikan kritik dan saran yang membangun dalam penyusunan skripsi ini.

5. Bapak Drs. Hasan Sakti Siregar, MSi., Ak selaku Dosen Wali yang telah membantu selama masa perkuliahan penulis.

6. Seluruh Dosen Fakultas Ekonomi Khususnya Departemen Akuntansi yang telah membimbing dan mendidik penulis selama perkuliahan penulis

7. Para pegawai bagian administrasi khususnya Departemen Program Akuntansi S1 : Bang Hairil, Bang Oyong, dan Kak Dame, serta seluruh bagian di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang telah banyak membantu penulis dalam urusan administrasi dalam masa perkuliahan dan penyelesaian skripsi ini.

8. Seluruh Pimpinan dan Staff PT. Mestika Mandiri Medan yang telah memberikan izin untuk melakukan riset dan membantu penulis dalam pelaksanaan riset sehingga penulisan skripsi ini dapat diselesaikan dengan baik.

9. Keluarga yang memberikan banyak dukungan dan bantuan kepada penulis dalam penulisan skripsi ini sehingga dapat diselesaikan dengan baik, yaitu : Ayahanda Basri Alman Nasution, Ibunda Usnah , dan adik-adikku Budiman Syahputra Nasution dan Dini Hikmayani Nasution

10. Achmad Suyanto, yang telah memberikan semangat dan dorongan kepada penulis dalam penyusunan skripsi ini.

iv Rini, Yanita, Kiki, Yanti, Dewi, Melda serta teman-teman AKS1 ‘ 03 lainnya yang tidak dapat disebutkan namanya satu persatu.

12. Sahabat-sahabatku tersayang di Fakultas Sastra yang selalu memberikan dorongannya yaitu : Gita, Jefri, Rizna. Yani, Erni, Lia dan Sarah

13. Teman-teman kantor : Mbak Dina, Kak Riris, Bunk Ilham, Kak Ayu, Kak Uthe, Kak Cindy, Vila dan Pipit serta teman-teman lainnya penulis ucapkan terima kasih atas bantuan dan pengertiannya selama ini.

Semoga Allah SWT senantiasa melimpahkan rahmat-Nya dalam kehidupan kita semua.

Medan, 17 Maret 2008 Penulis,

Basariana Nasution 030503029

vii

PERNYATAAN ... i

KATA PENGANTAR ... ii

ABSTRAK ... v

ABSTRACTION ... vi

DAFTAR ISI ... vii

DAFTAR GAMBAR ... ix

BAB I : PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ... 1

B. Perumusan Masalah ... 3

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 3

D. Kerangka Konseptual ... 5

BAB II : TINJAUAN PUSTAKA A. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi ... 6

B. Pengertian Sistem Pengolahan Data Elektronik ... 11

C. Akuntansi dan Electronik Data Processing System ... 13

D. Pengertian Piutang dan Penggolongannya ... 18

F. Peranan Informasi SAP Dalam Pelaporan Piutang ... 20

BAB III : METODE PENELITIAN A. Tempat dan Waktu Penelitian ... 25

B. Sumber dan Jenis Data ... 25

C. Teknik Pengumpulan Data ... 25

viii

1. Sejarah Singkat Perusahaan……….…… 27

2. Struktur Organisasi ……….…… 29

3. Sistem Komputer Pada Perusahaan ... 41

4. Modul Financial Accounting Perusahaan ……….. 44

5. Pemprosesan SAP Terhadap Data Akuntansi... 46

6. Peranan SAP Dalam Pengolahan Data Piutang Pada Perusahaan... 48

B. Hasil Penelitian ……… 50

BAB V : KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan ………...……… 53

B. Saran ………....….. 54

DAFTAR PUSTAKA ... 55 LAMPIRAN

ix DAFTAR GAMBAR

No. Judul Gambar Hal.

Gambar I-1 Kerangka Konseptual ... 5 Gambar II-1 Transformasi data ... 7 Gambar II-2 Struktur organisasi Pengolahan Data Elek-

tronik ... 18 Gambar IV-1 Struktur Organisasi Pt. Mestika Mandiri

v Komputer merupakan alat elektronik yang mampu mengolah data secara cepat. Proses data terjadi secara otomatis dan memiliki kemampuan teknik dalam mengolah data berdasarkan program-program yang telah disusun sebelumnya. Hal ini mendorong penggunaan komputer dalam pengolahan data dapat dilaksanakan sesuai dengan prinsip tepat waktu, tepat guna dan tepat sasarannya.

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui secara jelas bagaimana penggunaan EDP dengan SAP (System Aplication Processing) pada PT. Mestika Mandiri Medan dalam pengolahan data akuntansi yang dilakukan secara kelompok data terpusat membuat operasional perusahaan menjadi efisien dan data yang diberikan menjadi akurat.

Penelitian ini dilaksanakan dengan metodeanalisis Deskriptif, yaitu suatu evaluasi terhadap objek penelitian dengan mengadakan klasifikasi, pengumpulan data serta membuat kesimpulan sehubungan dengan topik penelitian.. Jenis data yang digunakan yaitu data primer dan data sekunder. Teknik pengumpulan data menggunakan teknik observasi, wawancara dan dokumentasi.

Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan dapat diperoleh kesimpulan yaitu bahwa penggunaan SAP di perusahaan sudah memadai dan mendukung karena sistem pengolahan datanya dilakukan secara terkelompok dan terpusat. Akan tetapi masih terdapat kendala pada pelaporan piutang yang diakibatkan oleh gangguan jaringan, yang mengakibatkan keterlambatan dalam pelaporan piutang yang akhirnya kurang memberikan informasi yang cepat dan akurat.

Kata kunci : Pengolahan Data Elektronik dengan SAP (System Application Processing), Piutang

vi

ABSTRACT

Computer is an electronic device that can process the data fastly. Data processing is done automatically and have technic capability to process it base on the programs that arranged before. This is make the using of computer in data processing can done with punctuality, efficiently,and objectively principle .

This research has a purpose to know clearly how is the using EDP with SAP at

PT. Mestika Mandiri Medan in accounting data processing by clustering of central data, makes the operasional activity more efficiently and accurately.

This research is done with descriptive analysis method that is an evalutation to the research object with classification, data collection and make conclusion base on the topic of research. The kinds of the data that used in this research are primary and secondary datas. The technic of data collection are used observation, interview, and documentation method.

Based on the result of the research, the conclusion is the uses of SAP on the company has satisfy dan support because the data prossing system done by clustered and centered. In order to, there is a constraint in the account receivable reporting because of the network interference that causes the report too late and can not give fastly and accurately information.

Keyword : Electronic Data Processing by SAP (System Application Processing), Account Receivable

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Dengan ditemukannya peralatan komputer sebagai pengolah data, maka dimulailah era baru dalam kegiatan komputerisasi di semua bidang. Kehadiran komputer sebagai alat pengolah data ternyata mendapat sambutan sangat baik berbagai kalangan, sebab komputer merupakan alat elektronik yang mampu mengolah data secara cepat. Proses data terjadi secara otomatis dan memiliki kemampuan teknik dalam mengolah data berdasarkan program-program yang telah disusun sebelumnya. Hal ini mendorong penggunaan komputer dalam pengolahan data dapat dilaksanakan sesuai dengan prinsip tepat waktu, tepat guna dan tepat sasarannya serta dapat dipercaya.

Elektronik data processing dapat melaksanakan tugas pengolahan data dengan tingkat yang luar biasa, sehingga informasi yang disajikan kepada pimpinan dalam waktu yang tepat dan dapat memenuhi kebutuhan dengan kualitas data yang sesuai. sistem informasi akuntansi merupakan suatu kesatuan komponen dalam perusahaan yang memproses seluruh transaksi keuangan untuk menyediakan informasi bagi pihak intern maupun ekstern perusahaan. Proses pengolahan data akuntansi dapat dilaksanakan dengan cepat apabila menggunakan sistem komputerisasi. Hal ini terjadi karena kemampuan komputer untuk mengolah data yang jauh melebihi kecepatan manusia selain dapat mengolah data dalam bentuk jumlah yang besar serta waktu pengolahannya relatif singkat, selain itu komputer juga dapat menyimpan data yang sewaktu-waktu dapat digunakan kembali.

Piutang merupakan salah satu unsur yang cukup material dalam aktiva lancar dan juga akan menjadi salah satu komponen modal dasar kerja perusahaan. kesalahan dalam pencatatan dan pengklasifikasian, ketidakcermatan dalam pengendalian serta keterlambatan dalam pelaporannya akan sangat berpengaruh dalam kelangsungan hidup perusahaan, untuk itu pengolahan data piutang sangatlah penting dalam penerapannya agar tidak merugikan perusahaan.

Begitu juga dengan PT. Mestika Mandiri Medan, merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang distributor berbagai jenis barang dalam pengolahan data piutangnya menggunakan sistem elektronik data processing (EDP) yaitu SAP dimana pengolahan data dilakukan secara kelompok data terpusat membuat operasional perusahaan menjadi efisien dan data yang diberikan menjadi akurat. Adapun konfigurasi sistem informasi akuntansi yang digunakan oleh perusahaan adalah konfigurasi bintang (multidrop) yang mana pusat SAP tersebut berada di Jakarta.

Kondisi perusahaan dalam penerimaan data atau pelaporan data piutang yag berasal dari masing-masing kantor cabang mengalami keterlambatan yangdiakibatkan karena sering terputusnya jaringan “link” pada masing-masing cabang perusahaan yang menyebabkan penginputan atau pengiriman data piutang menjadi terganggu. Hal ini menyebabkan keterlambatan dalam pelaporan data piutang dari kantor pusat ke cabang maupun sebaliknya. Dikarenakan keterlambatan pelaporan data piutang tersebut yang mengakibatkan kurang relevannya informasi piutang yang diberikan sehingga dalam pemrosesan dan pelaporan data piutang secara keseluruhan juga mengalami kendala.

Hubungan antara pelaporan piutang dan sistem jaringan yang digunakan oleh perusahaan dimana dalam pelaporan piutang perusahaan menggunakan SAP yaitu

pengolahan data dilakukan secara kelompok dan terpusat membuat operasional perusahaan menjadi efisien dan data yang diberikan menjadi akurat.

Mengingat pentingnya pemrosesan data piutang dengan menggunakan SAP, maka penulis merasa tertarik untuk menyusun skripsi dengan judul ”Peranan SAP (System Aplication Processing) Dalam Pelaporan Piutang Pada PT. Mestika Mandiri Medan”.

B. Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah, maka perumusan masalah dalam penelitian ini adalah :

1. Apakah penggunaan SAP dapat mendeteksi terjadinya penyimpangan terhadap transaksi piutang perusahaan ?

2. Apakah sistem informasi akuntansi SAP telah mencerminkan data keuangan yang lengkap, akurat dan tepat waktu pada saat pelaporan piutang ?

3. Apakah pengakuan, pencatatan dan pelaporan piutang yang dilakukan oleh perusahaan telah sesuai dengan sistem informasi akuntansi yang dibutuhkan ?

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian

Tujuan dari penelitian ini adalah :

1. Untuk mengetahui penggunaan SAP dapat mendeteksi terjadinya penyimpangan terhadap transaksi piutang perusahaan

2. Untuk mengetahui sistem informasi akuntansi SAP telah mencerminkan data keuangan yang lengkap, akurat dan tepat waktu pada saat pelaporan piutang

3. Untuk mengetahui pengakuan, pencatatan dan pelaporan piutang yang dilakukan oleh perusahaan telah sesuai dengan sistem informasi akuntansi yang dibutuhkan

Manfaat dari penelitian ini adalah sebagai berikut :

1. Bagi penulis, untuk menambah wawasan dan pengetahuan serta pengalaman mengenai fungsi informasi system aplications Processing dalam pelaporan piutang dalam praktek nyata di lapangan.

2. Bagi perusahaan, dapat memberikan sumbangan pemikiran bagi manajemen PT. Mestika Mandiri Medan agar dapat dimanfaatkan

3. Bagi masyarakat dan lingkungan akademis, sebagai bahan rujukan bila ingin membahas dan memahami lebih jauh tentang fungsi informasi system aplications processing dalam pelaporan piutang.

B. Kerangka Konseptual

Berdasarkan landasan teori dan masalah penelitian, maka dibuat kerangka konseptual sebagai berikut :

Gambar I.1 Kerangka Konseptual Data Transaksi

Meliputi :

a. Ketepatan waktu b. Input control

E D P SAP Software

Informasi Akuntansi Meliputi :

a. Apakah tepat waktu ? b. Akurat ?

c. Terpenuhi kebutuhan informasi ?

Hasil Laporan a. Pencatatan Piutang b. Klasifikasi Piutang c. Waktu Piutang d. Laporan Piutang e. Laporan lainnya.

TINJAUAN PUSTAKA

A. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

Dalam perkembangan dunia usaha dewasa ini, khususnya di Indonesia penerapan sistem informasi akuntansi di perusahaan dirasakan masih kurang, Hal ini disebabkan karena sistem informasi akuntansi adalah suatu ilmu terapan yang relatif masih baru berkembang. Meskipun ilmu ini sudah ada sejak zaman Mesir kuno dalam bentuk yang sangat sederhana.

Untuk melaksanakan suatu fungsi manajerial diperlukan serangkaian kegiatan yang merupakan suatu sistem. Menurut Moekijat (2001 : 4) : “Sistem adalah suatu kebulatan/keseluruhan yang dikelompokkan atau terorganisisr, suatu himpunan atau perpaduan hal-hal atau bagian-bagian yang membentuk suatu kebulatan/keseluruhan yang kompleks atau utuh”.

Jadi sebuah sistem bukanlah seperangkat unsur yang tersusun secara tak teratur, tetapi terdiri dari unsur dapat dikenal sebagai saling melenkapi karena satunya maksud, tujuan dari sasaran. Menurut Arbie (2001 : 120) : “Sistem terdiri dari bagian-bagian yang bersama-sama beroperasi untuk mencapai tujuan”.

Model unsur sebuah sistem terdiri dari masukan pengolahan dan keluaran. Ini tentu saja sangat disederhanakan karena sebuah sistem mungkin memiliki beberapa masukan dan keluaran. Setiap sistem itu terdiri dari beberapa subsistem yang saling berkaitan dan interaksi antar subsistem yang disebut interface atau jalinan.

Contoh:

Sistem  komputer

Subsistem  unit pengolahan pusat, unit masukan, unit keluaran Interface  saluran

Informasi adalah data-data atau fakta-fakta yang telah diproses sedemikian rupa sehingga menjadi bentuk yang berarti, nyata dan sesuai dengan nilai dalam keputusan. Informasi juga merupakan suatu yang dapat mengurangi ketidakpastian di dalam menghadapi persoalan bagi pengambilan keputusan yang tepat.

Menurut Davis (2002 : 28) : “Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan ini atau mendatang”.

Dari definisi tersebut disimpulkan bahwa data adalah bahan baku diporses menjadi barang jadi. Dengan kata lain, sistem informasi mengolah data menjadi informasi.

Menurut Murdick (2003 : 15) : Informasi terdiri dari data yang telah diambil kembali diolah atau sebliknya digunakan untuk tujuan informative atau kesimpulan, argumentasi atau sebagai dasar untuk peramalan atau pengambilan keputusan”. Jadi suatu informasi mempunyai nilai dalam proses pengambilan keputusan yaitu dapat merubah profitabilitas pada tiap-tiap hasil yang diharapkan

Penyimpanan Data

Pengolahan Data Informasi

Data

dalam situasi pengambilan keputusan terutama dalam menentukan skedul penerbangan.

Menurut Gapersz (2005 : 15): “Informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang berguna bagi si penerima dan mempunyai nilai yang nyata atau yang dapat dirasakan dalam keputusan yang sekarang dari keputusan-keputusan yang akan datang”. Berdasarkan definisi tersebut, maka dapat disimpulkan bahwa terdapat perbedaan antara data dengan informasi dimana data adalah merupakan bahan yang harus diolah sedemikian rupa sehingga berubah sifatnya menjadi informasi.

Perbedaan ini penting untuk disadari karena sesungguhnya data tidak mempunyai nilai apapun untuk mengambil keputusan, hanya informasi yang mempunyai nilai, dalam arti bahwa informasi akan memudahkan seorang pimpinan untuk mengambil keputusan. Berapakah nilai suau informasi untuk suatu masalah keputusan tertentu ? Prinsip utama berkenan dengan hal ini adalah bahwa informasi hanya mempunyai nilai bila informasi tersebut dapat mengakibatkan suatu perubahan dalam tindakan yang diambil oleh pengambilan keputusan dalam menentukan skedul penerbangan.

Menurut Gapersz (2005 : 17), langkah-langkah memproses data menjadi informasi adalah:

a. Capturing, b. Verifying, c. Classifying, d. Sorting, e. Summarizing, f. Calculating, g. Storing, h. Retriviying, i. Reproducing, j. Communicating,

Kutipan diatas secara lengkap dapat dijelaskan sebagai berikut :

a. Capturing, yaitu pengumpulan data dengan penelitian pemeriksaan, keterangan-keterangan yan masih merupakan data/fakta yang sifatnya masih baku.

b. Verifying, yaitu data yang telah dikumpulkan dari berbagai kelompok departemen, bagian dicek apakah sudah sesuai dengan sebenarnya.

c. Classifying, yaitu kegiatan pengelompokan data yang telah dikumpulkan sesuai dengan kebutuhan bagian-bagian yang membutuhkannya.

d. Sorting, yaitu penyusunan data dengan menempatkan unsur-unsur data dalam urutan atau rangkaian khusus, disesuaikan dengan kebutuhan si pemakainya. e. Summarizing, yaitu meringkas dan mengkomulasikan data dalam bentuk

matematika dan menunjukkan spesifikasinya.

f. Calculating, yaitu perhitungan dengan memberi nilai kepada data-data yang telah diolah.

g. Storing, yaitu penyimpanan dengan menempatkan segala informasi pada alat penimpanan yang dapat berupa daftar, micro film yang dapat disimpan serta diambil kembali pada saat yang diperlukan.

h. Retriviying, yaitu pengambilan kembali dengan mengambil keterangan dari arsip (storing) bila informasi tersebut masih segar (tidak usang) dapat digunakan sebagai informasi.

i. Reproducing, yaitu memproduksi atau menciptakan kembali dengan memperbanyak informasi yang disimpan dengan maksud dibagikan kepada yang membutuhkannya.

j. Communicating, yaitu menyebarkan informasi yang disimpan kepada si pemakai informasi atau dengan cara lain memindahkan sesuai dari suatu tempat ke tempat lain. Tujuan akhir dari proses tersebut adalah untuk menyampaikan informasi kepada si pemakai yang setuju dengan data yang relevan.

Sistem informasi akuntansi (SIA) merupakan rangkaian dua atau lebih komponen-komponen yang saling berhubungan yang berinteraksi untuk mencapai tujuan. Menurut Marshall dan Paul (2004 : 2) memberikan pengertian sebagai berikut : “Sistem informasi akuntansi adalah rangkaian dua atau lebih komponen-komponen yang saling berhubungan, yang berinteraksi untuk mencapai tujuan.”

Menurut Hall (2001 : 7) bahwa : “Sistem informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal dimana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi dan didistribusikan kepada para pemakai.” Sementara itu Bodnar dan Hopwood (2000 : 1) menyatakan bahwa : “Sistem informasi akuntansi adalah kumpulan sumber daya seperti manusia dan peralatan, yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi, informasi itu dikomunikasikan kepada beragam pengambilan keputusan.”

Dari kutipan di atas jelas diketahui bahwa di dalam sistem akuntansi yang perlu mendapat perhatian utama adalah mengumpulkan data agar sesuai dengan informasi yang diperlukan sebagai alat untuk menggunakan buku-buku yang dituliskan dengan tangan, mesin ataupun dengan alat elektronik lainnya.

Sistem informasi akuntansi memproses data yang diterima untuk menghasilkan dokumen, laporan dan informasi lainnya dalam satuan mata uang ini memberikan informasi untuk pencatatan nilai seperti besarnya laba perusahaan

dalam satu periode, besarnya hutang kepada pemasok pada satu titik tertentu. Sebagian informasi digunakan untuk mengetahui besarnya penyimpangan satu pos biaya dari anggaran yang telah ditetapkan dan akhirnya informasi itu digunakan untuk mengambil keputusan.

B. Pengertian Sistem Pengolahan Data Elektronik

Sistem akuntansi komputer atau sistem akuntansi otomatis elektronik adalah pengolahan data akuntansi yang jumlahnya besar dengan peralatan akuntansi seperti komputer.

Metode ini lebih cepat dari pengolahan data dengan manual. Peralatan otomatis tersebut memungkinkan sistem akuntansi memperoleh, memproses dan mendistribusikan jumlah informasi yang besar terutama setiap bentuk bisnis. Proses pengolahan data akuntansi akan dapat dilakukan dengan lebih cepat bila digunakan komputer, hal ini dapat terjadi karena kemampuan komputer mengolah data lebih efektif dibandingkan manusia.

Menurut Cushing (2002 : 110), menjelaskan bahwa komputer adalah : Suatu alat elektronik dengan kecepatan yang tinggi mampu melaksanakan perhitungan dengan operasi yang logis serta menyimpan dan melaksanakan instruksi yang akan memungkinkannya untuk melakukan serangkaian operasi tanpa campur tangan manusia.

Sedangkan menurut Lonkutoy (2002 : 612) menyatakan bahwa komputer adalah, “Serangkaian mesin yang saling bekerja sama dengan terkoordinasi secara penuh di bawah pengawasan suatu program yang disimpan ke dalam ingatannya.”

Berdasarkan kedua definisi tersebut di atas diambil kesimpulan bahwa komputer merupakan suatu alat pembantu yang mampu untuk melaksanakan

tugas-tugas pengolahan data dan bekerja atas dasar program sebagai suatu rangkaian instruksi. Selain itu komputer juga mempunyai pengertian yang lebih kompleks dan lebih luas baik ditinjau dari segi tata kerja ataupun proses serta manfaat dan sebagainya.

Pengolahan data dalam penyajian informasi dengan menggunakan EDP melalui beberapa proses. Menurut Bodnar dan Hopwood (2000 : 5) yang menjadi rangkaian pada proses ini adalah sebagai berikut :

a. Proses masukan (inputting) b. Penyimpanan (storing) c. Pengolahan (processing).

d. Proses menghasilkan keluaran (outputting) e. Pengendalian (controlling).

Berikut ini uraian dari rangkaian kegiatan dalam peralatan komputer yang menjadi suatu alat elektronik data processing dalam perusahaan yaitu sebagai berikut :

a. Proses masukan (inputting), yaitu mengumpulkan dan mencatat transaksi atau fakta-fakta yang terjadi dalam perusahaan (organisasi). Pemasukan data inilah yang disebut inputting.

b. Penyimpanan (storing), yaitu penyimpanan data atau informasi sehingga pada waktu yang lain, pemakaiannya dapat menggunakan kembali data atau informasi untuk diproses lebih lanjut atau sekedar melihat data informasi tersebut, fasilitas penyimpanan yang merupakan salah satu kebalikan dari penggunaan komputer yang mungkin bagi pemakainya untuk mengerjakan data yang sama secara berulang-ulang.

c. Pengolahan (processing), yaitu memanipulasi masukan untuk menjadi keluaran serangkaian kegiatan yang dimaksudkan untuk mencapai tujuan tertentu. Dalam hubungan dengan komputer maka pengolahan berarti manipulasi (pemakaian atau menggunakan) masukan untuk dijadikan keluaran sesuai dengan yang diharapkan.

d. Proses menghasilkan keluaran (outputting), yaitu menghasilkan informasi yang berguna seperti dalam bentuk hasil cetakan (print out), neraca atau disimpan ke dalam disket atau media yang penyimpan data lainnya.

e. Pengendalian (controlling), yaitu mengarahkan pola dan urut-urutan sehingga keempat operasi yang disebut di atas dapat terlaksana sesuai dengan yang dikehendaki oleh perusahaan atau organisasi yang bersangkutan. Dengan kata lain pengendalian bertujuan untuk mengarahkan perilaku ke arah pencapaian tujuan organisasi. Pengendalian ini memungkinkan kegiatan orang-orang dan operasi di dalam organisasi diarahkan ke aras tercapainya tujuan organisasi.

C. Akuntansi dan Elektronik Data Processing System

Akuntansi mempunyai hubungan yang erat dengan sistem pengolahan data elektronik yaitu dalam arti pemanfaatan EDP sistem untuk mengolah data akuntansi. Berikut ini akan dikemukakan terlebih dahulu pengertian dan definisi akuntansi. Secara umum akuntansi merupakan bahasa yang dapat memberikan informasi tentang kondisi ekonomi suatu bisnis dan hasil usahanya pada suatu waktu dan periode tertentu.

Sedangkan menurut Accounting Principles Board melalui pernyataan nomor 4, yang dikutip dan diterjemahkan oleh Syafri (2003 : 48) mendefinisikan akuntansi sebagai berikut :

Akuntansi adalah suatu kegiatan jasa. Fungsinya adalah memberikan informasi kuantitatif, umumnya dalam ukuran uang, mengenai suatu badan ekonomi yang dimaksudkan untuk digunakan dalam pengambilan keputusan ekonomi, sebagai dasar dalam memilih diantara beberapa alternatif.

Dari definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa akuntansi tidak terbatas pada pencatatan belaka, tetapi meliputi kegiatan lain seperti teknik pengawasan, interprestasi laporan keuangan, prinsip-prinsip penyajian informasi yang menghasilkan laporan keuangan. Cara-cara melaporkan fakta-fakta usaha yang ditujukan untuk menghasilkan informasi keuangan yang akurat sebagai laporan bagi pihak-pihak yang berkepentingan dalam pengambilan keputusan atas hal-hal yang berkaitan dengan jalannya operasi perusahaan.

Elektronik digital komputer tidak dapat dipisahkan dari sistem informasi akuntansi, karena informasi akuntansi merupakan bagian yang terpenting dari informasi yang diperlukan oleh manajemen, agar dapat menghasilkan informasi yang sesuai dalam suatu perusahaan.

Cushing (2002 : 3) mendefinisikan sistem informasi akuntansi yaitu, Sistem Informasi Akuntansi adalah suatu sumber daya manusia dan modal dalam suatu organisasi yang bertugas untuk menyiapkan informasi keuangan dan juga informasi yang diperoleh dari kegiatan pengumpulan dan pengolahan dan transaksi.

Akuntansi, sistem informasi akuntansi dan EDP system mempunyai kaitan erat yang tidak terpisahkan. Sistem akuntansi dalam bisnis, digunakan untuk memberikan data. Data diartikan fakta yang belum diorganisasi. Data berguna

sebagai bahan dasar yang objektif (relatif) di dalam proses penyusunan kebijaksanaan keputusan oleh pimpinan, sedangkan dalam ilmu sistem informasi akuntansi, yang dimaksud dengan data hanya dibatasi pada fakta akuntansi yang bersifat keuangan.

Sistem informasi akuntansi, suatu kerangka kerja yang terintegrasi di dalam perusahaan yang menggunakan sumber-sumber fisik untuk mentransformasikan data ke dalam informasi keuangan untuk :

a. Kegiatan informasi dan pengolahan aktivitas-aktivitas perusahaan.

b. Pelaporan pencapaian perusahaan kepada pihak-pihak yang berkepentingan. Sistem akuntansi yang disusun untuk suatu perusahaan dapat diproses dengan cara manual dan dengan cara elektronik yaitu dengan menggunakan komputer, banyak kelebihan yang diberikan komputer yang merupakan kelemahan manual, terutama dalam melaksanakan tugas memproses data dan melaporkan berbagai akuntansi manual adalah:

a. Hampir keseluruhan data yang diproses bersifat keuangan dan pemrosesannya dipusatkan ke bagian akuntansi.

b. Data yang bersifat keuangan ditangani secara informal.

c. Sistem penganggaran dan system standard cost terbatas penekanannya hanya pada data keuangan dan tidak dapat ditujukan untuk menyediakan informasi bagi proses pengambilan keputusan di kalangan intern manajemen.

Sistem akuntansi merupakan langkah dalam memproses data akuntansi seperti laporan keuangan, langkah tersebut sampai sekarang tidak terpengaruh dengan munculnya komputer, karena memproses data masih mengikuti double entry untuk menyusun laporan keuangan yang standar di dalam dunia usaha.

Komputer melakukan hampir seluruh langkah yang dapat digambarkan sebagai berikut :

1. Data (transaksi)

Data (transaksi) merupakan kejadian ekonomi yang bersifat moneter yang menyebabkan terjadinya perubahan atas perkiraan-perkiraan harta, hutang, modal, pendapatan atau biaya.

2. Bukti asli.

Transaksi mengakibatkan terciptanya bukti asli. Bukti asli tersebut diantaranya dapat berupa order pembelian, order pesanan, daftar jam kerja, slip setoran dan check.

Sistem pengolahan data dewasa ini sudah memasuki era yang semakin rumit dan komplek. Baik didalam hal pengoperasian database, komponen terminal serta peralatan lainnya. Sejalan dengan itu masalah kecepatan dalam bidang pengolahan data, penghematan waktu dan efisiensi tenaga, penghindaran atas segala kesalahan adalah merupakan aktivitas-aktivitas yang diharapkan dapat tercapai secara sempurna melalui pengoperasian suatu instalasi komputer. Kenyataan ini menjadikan aktivitas pengolahan data dan informasi membutuhkan pengaturan secara sempurna dan mantap yang diikuti dengan penerapan disiplin baru, terutama bagi suatu perusahaan/instansi yang telah memutuskan untuk memanfaatkan jasa komputer.

Penentuan atas lokasi suatu organisasi pengolahan data elektronis di dalam perusahaan/instansi akan dipengaruhi oleh banyak hal seperti sifat instansi dan organisasi maupun lingkup geografis perusahaan tersebut. Pengaruh tersebut juga meluas kepada kerja yang didukung serta tingkat perkembangan komputerisasi

dan penguasaan aspek-aspek komputer bagi pelaksana yang akan menangani komputerisasi tersebut. Penentuan lokasi itu juga tidak terlepas dari pengaruh keinginan pemimpin instansi atau perusahaan yang bersangkutan.

Penentuan letak atau lokasi organisasi EDP System juga dipengaruhi oleh ukuran besar atau kecilnya perusahaan/instansi tersebut. Pada dasarnya suatu struktur organisasi Pengolahan Data Elektronis dapat digambarkan dalam suatu skema yang berbentuk sebagai berikut :

Gambar II-3

Struktur Organisasi Pengolahan Data Elektronis

D. Pengertian Piutang dan Penggolongannya

Salah satu data akuntansi yang dalam pemrosesan datanya memerlukan ketelitian dan kecepatan dalam penyajiannya yaitu data piutang. Dimana piutang menurut Niswonger, Warren, Reeve, Fess (2000 : 324) yaitu, “Piutang (receivable) meliputi semua klain dalam bentuk uang terhadap entitas lainnya, termasuk individu, perusahaan atau organisasi lainnya.” Piutang biasanya memiliki bagian yang signifikan dari total aktiva lancar perusahaan. Ikatan

Direktur Data Processing Security Officer Assument Director Managemen of Application Programaming Managemen of System Programaming Director Administratur Manager Of Operator Network Administratur Network Administratur Manager of Standard & Quentry Control Manager of System and Procedures Staff Supervisor Data Entry Supervisor Data Control Supervisor Data Communic season Spacebers Specuber Project Leader Senior Progremer Progremer System Progremers Tech Support Database Speculates

Scedulator Leuranan Analyst

Operators Data Entry Oparator

Data Control Clents

Akuntan Indonesia (2004 : 09) menyatakan, “Menurut sumber terjadinya, piutang digolongkan dalam dua kategori yaitu piutang usaha dan piutang lain-lain”.

Piutang merupakan bagian dari sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan yang dinilai cukup besar, piutang juga sangat diperlukan untuk menunjang keberhasilan operasi perusahaan. Beberapa piutang perlu berbagai pertimbanan dalam pemberiannya, hal ini untuk mencegah timbulnya piutang tak tertagih. Oleh karena dalam pemberian piutang perusahaan hendaknya memperhatikan status debitur dan faktor character, capasity, capital, collateral dan conditional, selain itu dalam pemberian otorisasi piutang hendaknya memperhatikan jumlah piutang yang ada agar meminimalkan jumlah piutang yang tak tertagih. Dimana pengelolan piutang dalam perusahaan membutuhkan ketelitian serta kecermatan dengan menggunakan komputerisasi yang sesuai agar menghasilkan informasi yang akurat dan relevan.

Piutang lancar diperkirakan dapat ditagih dalam waktu satu tahun atau dalam satu siklus operasi dan semua piutang lainnya diklasifikasikan sebagai piutang yang tidak lancar. Piutang selanjutnya diklasifikasikan di Neraca sebagai piutang usaha dan piutang yang bukan usaha. Menurut Kieso dan Weygandt (1995 : 415) mendefinisikan piutang usaha sebagai berikut :

Piutang usaha adalah jumlah yang terhutang oleh pelanggan untuk barang dan jasa yang diberikan sebagai bagian dari operasi bisnis yang normal. Piutang bukan dagang timbul dari berbagai transaksi dan dapat berupa janji tertulis baik untuk membayar ataupun mengirimkan.

Beberapa contoh piutang bukan dagang menurut Kieso dan Weygandt (1995 : 416) adalah :

1. Uang muka kepada staf dan karyawan 2. Uang muka kepada anak perusahaan

3. Deposito untuk menutup kemungkinan kerusakan atau kerugian 4. Deposito sebagai jaminan pelaksanaan kerja atau pembayaran 5. Piutang dividen dan bunga

6. Klaim terhadap :

a. Perusahaan asuransi untuk kerugian yang dipertanggungkan b. Tergugat dalam perkara hukum

c. Lembaga pemerintahan untuk pengembalian pajak

d. Perusahaan pengangkutan untuk barang yang rusak atau hilang. e. Kreditor untuk barang yang dikembalikan, rusak atau hilang f. Pelanggan untuk barang-barang yang dapat dikembalikan.

Berdasarkan pendapat tersebut dapat diketahui bahwa piutang pada suatu perusahaan bukan hanya berkaitan antara perusahaan dengan pelanggan atau konsumen tetapi juga antara perusahaan dengan karyawan juga terjadi transaksi piutang.

E. Peranan Informasi SAP Dalam Pelaporan Piutang

Hadirnya EDP akan meningkatkan efisiensi perusahaan, mendukung terciptanya alat bantu untuk pengawasan operasional perusahaan secara elektronik yang dalam pelaksanaannya mendukung keakuratan data piutang.

Proses pengolahan data secara elektronis untuk menghasilkan suatu informasi hanya dapat diperoleh melalui suatu alat yang mampu melakukan pembacaan atas data yang bergungsi sebagai input atau masukan yang akan diolah.

Dengan EDP bermanfaat bagi perusahaan dalam membantu terlaksananya pengawasan, terutama dalam pengolahan data piutang, dapat dilakukan dengan sistem komputer secara otomatis yang menyimpan data dan kemampuan dapat mengambil keputusan secara akurat yaitu SAP.

SAP (System Aplications Processing) merupakan perangkat lunak (software) yang digunakan untuk memproses data sistem, data aplikasi dan data

produk berdasarkan fungsi organisasinya (modul-modul). Perangkat lunak ini dikembangkan oleh sebuah perusahaan di Waldorf (Jerman), perangkat lunak ini dirancang untuk digunakan pada perusahaan-perusahaan guna meningkatkan performan perusahaan itu sendiri terutama bagian Financial/Accounting, Controlling and Human Resources (HRD), Produksi/Operasi, Logistik, Penjualan dan Distribusi. Software ini berfungsi untuk mendukung dan menyederhanakan proses-proses bisnis dalam suatu perusahaan dengan kemampuan integritas antar proses bisnis.

Software SAP ini memiliki beberapa modul aplikasi antara lain : 1. Modul Sale dan distribution (SD)

2. Modul Material Management (MM) 3. Modul Production Planning (PP) 4. Modul Financial / Accounting (FI) 5. Modul Controlling (CO)

6. Modul Fixed Asset Management (AM) 7. Modul Quality Management (QM) 8. Modul Plan Maintenance (PM) 9. Modul Human Resources (HR) 10.Modul Project System (PS)

11.Modul Office and Communication (IS)

Modul-modul tersebut terintegrasi satu dengan yang lain sehingga seluruh dokumen yang diperlukan perusahaan dapat disimpan dalam sistem basis data dan selanjutnya dapat dianalisis dalam rangka pengambilan keputusan.

Untuk dapat menggunakan software ini, setiap pengguna (user) harus masuk melalui password masing-masing setiap pengguna diberikan profile authorization yang dimaksudkan agar semua user hanya dapat melakukan transaksi data dan aplikasi sesuai dengan bidang dan jabatannya.

Metode proses data pada SAP (System Aplications Processing) dalam pengolahan data piutang ada 2 cara yaitu :

a. Secara kelompok perkelompok (Batch processing) b. Secara satu persatu (On-line processing)

Proses data secara perkelompok adalah cara memproses data dimana transaksi piutang yang dikumpulkan sampai saat tertentu untuk kemudian diproses bersama-sama sesuai dengan kategori yang ditetapkan, misalnya berdasarkan waktu jatuh tempo atau berdasarkan nama-nama pelanggan yang mempunyai piutang.

Sedangkan yang dimaksud dengan on-line processing adalah : cara memproses data dimana transaksi yang terjadi langsung dimasukkan ke komputer dan sekaligus diproses. Maksudnya data transaksi yang berkaitan dengan piutang baik jumlah piutang, nama pelanggan dan sebagainya secara on-line diproses oleh komputer.

Kedua cara proses data pada SAP (System Aplications Processing) tersebut dapat juga dikombinasikan sehingga ada tiga cara (metode) untuk memproses data yaitu :

1. Terminal entry / on-line processing disebut juga on-line real time processing. Dalam cara ini data dimasukkan lewat terminal setiap kali tersedia data dan langsung diproses oleh komputer

2. Terminal entry / Batch Processing

Dalam cara ini data dimasukkan lewat terminal setiap kali tersedia data. Data yang masuk ini tidak langsung diproses tetapi dikumpulkan dulu dalam satu file. Sesudah sampai pada waktunya, file itu akan diproses oleh komputer 3. Batch entry / Batch processing

Dalam cara ini data yang ada dikumpulkan dalam suatu kelompok (batch) kemudian pada saat (mix) tertentu data itu dimasukkan ke dalam komputer sekaligus untuk diproses bersama-sama.

Ketiga cara proses data di atas bila dirinci lebih lanjut akan nampak seperti uraian berikut ini :

Terminal entry / on-line processing yaitu dalam cara ini setiap data yang ada (single transaction) segera dimasukkan ke komputer lewat terminal untuk diproses dengan demikian terminal merupakan alat masukan (input). Disamping itu hasil keluaran (output) dari data / transaksi yang diproses juga akan nampak pada terminal, sehingga terminal itu juga merupakan alat output. Agar transaksi yang dimasukkan, sebelum diproses akan dilakukan pengecekan, validitas, sehingga dapat diketahui jika ada kesalahan. Biasanya bila transaksinya dimasukkan itu tidak valid, maka pesan tentang kesalahan itu akan nampak pada layar monitor.

Terminal entry / on-line processing ini dapat dilakukan dengan empat cara yang berbeda sebagai berikut :

1. Transaksi yang dimasukkan ke komputer akan diproses sampai selesai, termasuk up-date (penyesuaian) dalam master file atau data base.

2. Transaksi yang dimasukkan ke dalam komputer akan diproses bersama dengan menyesuaikan (permanent file) akan disesuaikan (up-date) setiap periode tertentu.

3. Transaksi yang dimasukkan ke komputer akan segera diproses sampai selesai sedangkan proses penyesuaian data reference dilakukan secara periodik.

4. Transaksi (data) yang terjadi akan segera diproses oleh komputer tanpa memerlukan data reference dalam master file atau data base.

METODE PENELITIAN

A. Tempat dan Waktu Penelitian

Penelitian dilaksanakan pada PT. Mestika Mandiri Medan yang terletak di Jl. Veteran No. 72 A Medan yang bergerak dalam bidang distributor berbagai jenis makanan dan minuman dalam kemasan. Waktu penelitian dimulai pada bulan November 2007.

B. Sumber dan Jenis Data

Jenis data yang dikumpulkan bersifat kualitatif dan kuantitatif yang bersumber dari data primer dan data sekunder.

a Data primer merupakan data yang diperoleh langsung dari perusahaan sebagai objek penelitian, atau dari perusahaan yaitu PT. Mestika Mandiri Medan tentang penerapan system EDP dalam pengolahan data akuntansi. b Data sekunder yaitu data yang diperoleh dari sumber atau data yang telah

terdokumentasi seperti sejarah singkat perusahaan, struktur perusahaan dan laporan keuangan serta dokumen lain yang mendukung.

C. Teknik Pengumpulan Data

Ada 3 teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini yaitu :

a. Teknik observasi yaitu merupakan suatu teknik penelitian yang secara langsung turun ke lapangan untuk mengetahui secara nyata tentang objek penelitian.

b. Teknik wawancara yaitu teknik pengumpulan data dengan menggunakan daftar wawancara yang sudah disediakan untuk nantinya dijawab oleh pegawai yang berwenang.

c. Teknik dokumentasi yaitu dilakukan dengan mengumpulkan data yang berkaitan dengan masalah dalam penelitian ini yang berasal dari buku-buku, majalah-majalah, modul perusahaan serta sumber lainnya yang mendukung penulisan skripsi ini.

D. Metode Analisis Data

Adapun teknik analisis data yang penulis gunakan dalam penelitian ini yaitu teknik analisis Deskriptif, yaitu suatu evaluasi terhadap objek penelitian dengan mengadakan klasifikasi, pengumpulan data serta membuat kesimpulan sehubungan dengan topik penelitian.

A. Data Penelitian

1. Sejarah Perusahaan dan Bidang Usaha

PT. Mestika Mandiri Medan adalah suatu badan usaha yang bergerak dibidang jasa distributor costumer goods dan farmasi. PT. Mestika Mandiri Medan didirikan pada tanggal 17 Oktober 2002 dan didirikan berdasarkan penanaman modal/saham oleh 6 (enam) orang pemilik saham, yaitu :

a. Sutjipto Djoko b. Sufian Suwali

c. Dewi Retno Wulandari d. Sumitro Djoko

e. Sri Murni Djoko f. Lambue Siahaan

Tujuan didirikannya PT. Mestika Mandiri Medan ini adalah sebagai profit oriented, artinya PT. Mestika Mandiri merupakan jasa perantara antara Pihak Principle (Pabrik) dengan grosir, karena Pihak Principle tidak boleh langsung untuk memasarkan produk hasil produksinya kepada grosir (konsumen) harus melalui Pihak Distributor. Disinilah fungsi PT. Mestika Mandiri sebagai media perantara dan hanya menghitung profit berdasarkan selisih margin saja.

Adapun produk-produk yang didistribusikan oleh PT. Mestika Mandiri Medan adalah :

a. Rokok Gudang Garam b. Tepung Kobe dan Frezijel c. Bumbu Masak Masterfoods d. Kosmetik Sekawan

e. Sabun Asepso Group

f. Sabun Sonoma Fruit dan JOI g. Kamper Arisa

h. Mancis Lighter BIC

i. Agar-agar Assooy dan Joyly Jell j. Sisir Medal

k. Obat-obatan OTC

l. Permen Gulas, Din-Din, Jus`n Juz

m.Mie instan Superior, Mie ayam 2 Telor dan Bihun Superior.

PT. Mestika Mandiri Medan mendistribusikan produk-produk dari Pihak Principle yang berada di Jakarta, Tangerang, Bandung, Solo, Malang. Adapun ruang lingkup PT. Mestika Mandiri memiliki daerah pemasaran (coverage area) meliputi Sumut, NAD dan Riau.

Untuk menunjang operasional perusahaan, COO mempunyai bawahan yang memegang tanggung jawab masing-masing dengan bidangnya seperti :

a. Penanggung Jawab (Asisten Apotheker) b. Kepala Bagian Administrasi

c. Kepala Bagian Gudang / Logistik d. Kepala Bagian Sales / Supervisor

Di samping bagian-bagian tersebut, ada juga seksi-seksi atau urusan-urusan lainnya yang mempunyai tugas dan tanggung jawab, masing-masing penerapan fungsi-fungsi tersebut merupakan pencapaian tujuan yang diharapkan oleh perusahaan.

2. Struktur Organisasi dan Pembagian Tugas

PT. Mestika Mandiri Medan adalah suatu perusahaan swasta yang bergerak dalam bidang distribusi berbagai jenis produk. Setelah melalui usaha-usaha perubahan seperti dijelaskan diatas. PT. Mestika Mandiri Medan terus mengalami kemajuan dan melakukan perluasan operasi dengan memperbanyak produknya.

Organisasi merupakan wadah dari sekelompok orang yang bekerjasama untuk mencapai tujuan yang ditetapkan sebelumnya. Struktur organisasi suatu sistem dari aktivitas kerjasama yang disusun untuk mencapai tujuan organisasi yang lebih memadai. Jadi struktur organisasi merupakan kerangka susunan perwujudan pola tetap hubungan, fungsi, bagian atau posisi maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan, tugas, wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi.

Struktur organisasi bagi perusahaan tidak selalu sama dengan perusahaan lainnya walaupun sejenis, karena organisasi perusahaan harus disesuaikan dengan bentuk dan seluruh kegiatan perusahaan. Dalam

menjalankan roda organisasi perusahaan, PT. Mestika Mandiri Medan menjalankan struktur organisasi garis dan staf. Dalam struktur organisasi ini dikenal satu garis komando dimana masing-masing bawahan melaksanakan tugas-tugasnya dan bertanggungjawab kepada atasannya.

Berikut adalah gambar struktur organisasi PT. Mestika Mandiri Medan.

31

C O O

Penanggung Jawab (Asisren Apoteker)

Ka. Bag. Gudang Ka. Bag.

Administrasi

Ka. Bag. Sales

Accounting Pembelian Penjualan Piutang Pajak Helper Loper Supir MD Salesmen Kanvaser SPG

Collector

Sumber : PT. Mestika Mandiri Medan

Pembagian Tugas

Dari struktur organisasi tersebut, berikut ini adalah uraian tugas dari masing-masing fungsi :

A. COO

COO (Chief Operational Officer) adalah seseorang yang memiliki sebagian saham di PT. Mestika Mandiri Medan dan sekaligus merupakan Direktur pelaksana aktivitas perusahaan serta bertanggung jawab atas perkembangan PT. Mestika Mandiri Medan.

Tugas dan tanggung jawab COO adalah :

1) Memonitor aktivitas perusahaan secara keseluruhan 2) Meningkatkan profitabilitas perusahaan

3) Meminimalisasikan cost dan memaksimalisasikan profit

4) Membuat laporan pertanggungjawaban kepada Pihak Komisaris 5) Mengevaluasi pasar dan menciptakan strategi-strategi peluang di

pasar

6) Menandatangani giro pembayaran hutang.

B. Penanggung Jawab (Asisten Apoteker)

Asisten apoteker adalah seseorang yang mempunyai latar belakang pendidikan sebagai seorang Assisten Apoteker dan telah mempunyai SIK (surat Izin Kerja) sebagai Assisten Apoteker yang dapat bekerja di apotik-apotik, pabrik Farmasi atau PBF. Salah satu syarat utama memperoleh izin sebagai PBF adalah harus mempunyai seorang Assisten Apoteker sebagai penanggung jawab.

Tugas dan tanggung jawab Assisten Apoteker adalah : 1) Memeriksa faktur penjualan

2) Menandatangani faktur penjualan apabila telah benar diperiksa untuk diberikan kepada konsumen

3) Menandatangani purchase order

4) Memeriksa keadaan produk yaitu tentang kondisi, cara penyimpanan dan tanggal kadaluarsa (expired date)

5) Melaporkan kepada Badan POM apabila ada produk-produk yang melanggar ketentuan sehingga dapat merugikan konsumen.

6) Memastikan bahwa produk-produk yang didistribusikan ole PT. Mestika Mandiri dalam keadaan baik dan siap dikonsumsi oleh konsumen.

7) Membuat berita acara pemusnahan barang rusak dan expired date serta menandatanganinya.

C. Kepala Bagian Administrasi

Kepala bagian administrasi adalah seseorang yang bertanggungjawab atas segala urusan administrasi perusahaan

Tugas dan tanggung jawab Kepala Bagian Administrasi adalah : 1) Memeriksa laporan piutang

2) Memeriksa laporan hutang

3) Memeriksa laporan pelunasan piutang 4) Memeriksa laporan pelunasan hutang

5) Menandatangani purchase order (PO) yaitu surat pesanan kepada Pihak Principle.

6) Memeriksa kas kecil perusahaan 7) Memeriksa laporan penjualan 8) Memeriksa laporan pembelian

9) Membuka giro untuk melunasi kewajiban-kewajiban perusahaan kepada Pihak Principle

10)Mengimput pelunasan hutang perusahaan

11)Mengklaim biaya-biaya yang dikeluarkan perusahaan Principle seperti gaji karyawan kontrak, promotion sales dan sebagainya.

Kepala bagian administrasi bertanggung jawab atas pekerjaan anggotanya yang terdiri dari 7 (tujuh) divisi, yaitu :

1) Kasir

Kasir adalah seseorang yang bertanggung jawab atas arus masuk dan keluarnya uang tunai.

Tugas dan tanggung jawab kasir adalah :

a) Menerima setoran tagihan dari cpllector dan kanvaser motoris baik berupa giro ataupun uang tunai

b) Mengimput data pelunasan outlet setiap harinya

c) Membuat laporan pelunasan piutang setiap hari dan setiap bulannya lalu diserahkan kepada Kepada Bagian Administrasi d) Menyetorkan uang tunai dan giro ke Bank setiap pagi.

2) Piutang Dalam Kota

Petugas Piutang Dalam Kota adalah seseorang yang bertanggung jawab atas penagihan piutang perusahaan khusus untuk outlet-outlet

yang berada di dalam kota. Dalam prakteknya bagian piutang dibantu oleh collector khusus untuk penagihan.

Tugas dan tanggung jawab petugas Piutang Dalam Kota adalah : a) Memfile/mengumpulkan faktur-faktur outlet dalam kota yang

telah jatuh tempo untuk diberikan kepada collector untuk ditagih b) Mengimput piutang-piutang dalam kota yang baru dan belum

jatuh tempo

c) Membuat tanda terima faktur asli apabila telah diberikan kepada collector

d) Menerima kembali faktur yang tidak tertagih pada sore harinya dan menyimpannya kembali serta memberikan faktur tersebut kepada collector sesuai dengan janji outlet pada collectormembuat laporan piutang outlet-outlet dalam kota setiap tanggal 15 dan tanggal 30/31 bulan berjalan lalu menyerahkannya kepada Kepala Bagian Administrasi

e) Menerbitkan C/N atau kertas bukti return apabila ada outlet-outlet dalam kota yang mereturn barang yangtelah dibelinya dari PT. Mestika Mandiri sehingga nilai return tersebut bisa langsung mengurangi piutangnya.

3) Piutang Luar Kota

Petugas Piutang Luar Kota adalah seseorang yang bertanggung jawab atas penagihan piutang perusahaan khusus untuk outlet-outlet yang berada di luar kota.

a) Mengimput piutang-piutang luar kota yang baru dan belum jatuh tempo

b) Memfile/mengumpulkan faktur-faktur outlet luar kota yang telah jatuh tempo lalu membuat surat dan difaxkan/dikirimkan kepada outlet yang bersangkutan

c) Memeriksa saldo rekening PT. Mestika Mandiri apakah piutang tersebut telah ditransfer atau belum

d) Apabila outlet telah mentransfer piutangnya maka bagian piutang luar kota harus mengirimkan faktur asli kepada outlet tersebut e) Membuat laporan piutang outlet-outlet luar kota setiap tanggal 15

dan tanggal 30/31 bulan berjalan lalu menyerahkannya kepada Kepala Bagian Administrasi

4) Pembelian

Petugas Pembelian adalah seseorang yang bertanggung jawab terhadap stock barang agar tidak terjadi kekosongan barang.

Tugas dan tanggung jawab petugas Pembelian adalah : a) Membuat masterfile stock apabila ada produk baru

b) Membuat masterfile supplier baru apabila ada Principle baru c) Melihat stock yang akan habis setiap harinya

d) Membuat forcase untuk memprediksi stock barang agar tidak terjadi kekurangan/kekosongan barang

e) Membuat Purchase Order (surat pesanan) untuk mengorder barang-barang yang sudah sedikit stocknya dan diberikan kepada Kepala Bagian Administrasi untuk disetujui dan ditandatangani f) Memeriksa kesesuaian harga, kondisi dan item barang pesanan

dengan barang yang dikirimkan Principle

g) Mengimput pembelian apabila ada produk masuk

h) Mengimput return pembelian apabila ada barang yang akan direturn kepada Principle dengan alasan tidak sesuai pesanan, Exp. Date, rusak, dan lain-lain

5) Penjualan

Petugas Penjualan adalah seseorang yang bertanggung jawab atas pengimputan faktur penjualan.

Tugas dan tanggung jawab petugas Penjualan adalah : a) Membuat masterfile outlet baru

b) Mengimput orderan dari Salesman untuk menjadi sebuah faktur lalu menyerahkannya kepada Asisten aphoteker untuk diperiksa dan ditandatangani

c) Mengimput return penjualan apabila ada outlet yang mereturn barang

d) Membuat laporan penjualan setiap minggu dan setiap bulannya lalu menyerahkannya kepada Kepala Bagian Administrasi dan kepada Pihak Principle

6) Pajak

Petugas adalah seseorang yang bertanggung jawab terhadap pelaporan pajak PT. Mestika Mandiri kepada pihak pajak.

Tugas dan tanggung jawab petugas Pajak adalah : a) Mengimput pajak pembelian

b) Menerbitkan faktur pajak kepada outlet-outlet yang memiliki NPWP

c) Melaporkan pajak penerimaan dan pajak pengeluaran kepada pihak pajak.

7) Akuntansi

Petugas Akuntansi adalah seseorang yang bertanggung jawab atas laporan keuangan perusahaan.

Tugas dan tanggung jawab Petugas Akuntansi adalah :

a) Membuat laporan keuangan perusahaan seperti Neraca, Laporan Laba Rugi, Laporan Perubahan Ekuitas, Laporan Arus Kas

b) Mengaudit klaim-klaim biaya.

D. Kepala Bagian Gudang / Logistik

Adalah seseorang yang bertanggung jawab atas masuk dan arus keluar barang di gudang.

Tugas dan tanggung jawab kepala bagian gudang adalah : 1. Menerima barang pesanan

2. Mengeluarkan barang sesuai dengan faktur 3. Menerima barang returan

5. Memeriksa cara penyimpanan barang dan kondisi barang (bersama dengan asisten apotheker).

Kepala bagian gudang bertanggung jawab atas 11 (sebelas) orang anggotanya dan terbagi dalam 3 divisi pekerjaan, yaitu :

a. Helper

Adalah seseorang yang bertugas dan bertanggung jawab untuk membantu mengangkat dan menyusun barang saat ada barang masuk ataupun barang keluar di gudang.

b. Loper

Adalah seseorang yang bertugas dan bertanggung jawab untuk mengantarkan barang-barang ke outlet yang memesan dengan menggunakan sepeda motor box khusus di dalam kota.

c. Supir

Adalah seseorang yang bertugas dan bertanggung jawab untuk mengantarkan kasir ke Bank setiap paginya, dan mengantarkan barang-barang outlet dalam jumlah yang banyak dengan menggunakan mobil box baik outlet dalam kota maupun pesanan outlet luar kota yang dikirimkan melalui expedisi.

E. Kepala Bagian Sales (Supervisor)

Adalah seseorang yang bertanggung jawab terhadap sales/omzet keseluruhan perusahaan.

Tugas dan tanggung jawab Supervisor adalah : 1. Membuat routing salesman

3. Menciptakan hubungan baik antara pihak perusahaan dengan pihak customer

4. Meningkatkan sales/omzet dengan membuat promotion-promotion sales

5. Mengatasi masalah-masalah yang berhubungan dengan sales di pasar.

Supervisor bertanggung jawab atas 23 (dua puluh tiga) orang anggotanya yang terdiri dari 4 (empat) divisi pekerjaan, yaitu :

a. Salesman

Merupakan tulang punggung dan ujung tombak perusahaan. Karena salesman bertugas untuk memasarkan / mendistribusikan produk-produk kepada konsumen (customer). Tanpa ada salesman maka aktivitas perusahaan akan lumpuh total. Salesman tidak melakukan penjualan langsung tetapi hanya taking order saja.

b. Merchandiser Direct (MD)

Adalah seseorang yang bertugas untuk memperhatikan kondisi produk-produk yang didistribusikan langsung di pasar, seperti cara penyimpanan, kebersihan dan sebagainya. Keberadaan Merchandiser Direct sangat membantu salesman karena Merchandiser Direct dapat menjadi sumber informasi bagi salesman tentang outlet-outlet mana yang sedang mengalami kekosongan barang sehingga salesman dapat melakukan negosiasi pada pihak outlet.

c. Kanvaser Motoris

Adalah seseorang yang bertugas untuk melakukan penjualan langsung ke outlet-outlet kecil dengan tujuan untuk meratakan distribusi dan menciptakan demand.

d. Sales Promotion Girl (SPG)

Adalah seseorang yang bertugas untuk membantu promosi produk untuk menarik minat konsumen. Biasanya dengan melakukan sampling, demo di pasar-pasar tradisional, dan sebagainya.

3. Sistem Komputer Pada Perusahaan

Mengingat kemampuan daya cipta manusia akan komputer semakin membawa kemudahan bagi dunia usaha. Setiap perusahaan, terutama perusahaan yang relatif besar dan kompleks sudah mampu membangun sistem komputernya sendiri.

Sebagai salah satu perusahaan distributor yang mempunyai banyak kantor cabang di Indonesia, PT. Mestika Mandiri Medan tidak lagi menggunakan sistem manual dalam menjalankan aktivitas bisnisnya namun sepenuhnya menggunakan sistem berbasis komputer (full computererized). Dalam pemerosesan data komputer yang menghasilkan sisterm informasi, semua bagian/ dinas/ unit yang tercakup dalam sisterm organisasi berupa sesuai dengan tugasnya masing-masing (multi user).

Sistem komputer di PT. Mestika Mandiri Medan dikelola oleh bagian Teknologi dan Informasi dimana kepala bagian Teknologi dan Informasi ini

bertugas mengawasi dan menyediakan data base dan komunikasi data serta operasi harian perangkat termasuk perangkat komputer.

Untuk memeroses data agar menghasilkan informasi yang dibutuhakan oleh pengambilan keputusan di tiap-tiap bagian/ dinas/ unit diperlukan suatu sofware atau program aplikasi khusus. Dalam pengembangan PT. Mestika Mandiri Medan sudah beberapa kali berganti sofware khususnya dalam memproses data keuangan. Pertama kali setelah sistem komputerisasi dilaksanakan sofware yang digunakan adalah sistem Akuntansi Semi Manual yaitu menggabungkan sistem akuntansi manual dengan sistem akuntansi yang berkomputerisasi. Pada saat ini PT. Mestika Mandiri Medan menggunakan sofware yang disebut Sistem Aplication Processing (SAP).

Adapun modul yang digunakan dalam pengolahan data akuntansi dengan program SAP pada PT. Mestika Mandiri Medan yaitu :

1. Modul Sale and Distribution (SD) a. Sales Support

b. Sales c. Shipping d. Transportation e. Foreign Trade f. Billing

2. Modul Financial (FI) a. General Ledger b. Account Receivable

c. Account Payable d. Cash Management e. Assets Managemenet 3. Modul Controlling

a. Profitability Analysis b. Internal Order

c. Profit Center Accounting d. Cost Center Accounting 4. Modul Human Reseorces (HR)

Modul ini terdiri dari beberapa sub modul yaitu : a. Master Data yang terdiri dari :

1) Personal Data 2) Personal ID

3) Organizing Assignment 4) Monitoring of Data 5) Address

6) Internal Control

7) Family / Related Person 8) Sate Spesification

b. Time Management yang terdiri dari : 1) Planning Working Time

2) Time Recording Information 3) Leave Entliment

5) Leave 6) Over Time

c. Payroll yang terdiri dari : 1) Basic Pay

2) Tax

3) Assurance

4) Number account Bank Trasfer 5) Loan

6) Loan Payment

7) Assitional Payment (Bonus) 8) Medical

Untuk dapat menggunakan software ini, setiap pengguna (user) harus masuk melalui password masing-masing setiap pengguna diberikan profile authorization yang dimaksudkan agar semua user hanya dapat melakukan transaksi data dan aplikasi sesuai dengan bidang dan jabatannya.

4. Modul Financial Accounting Perusahaan

Guna memproses data keuangan agar mendapatkan hasil berupa informasi akuntansi, modul SAP yang digunakan adalah Modul Financial / Accounting. Modul ini memiliki beberapa kemampuan antara lain :

a. Mencatat semua transaksi harian yang terjadi, baik akuntansi biaya, kas bank maupun gaji secara double entry.

b. Membuat semua jurnal yang diperlukan dan memastikan jurnal yang dibuat balance

c. Melakukan posting secara otomatis seluruh jurnal entry ke general ledger maupun subsidiary ledger yang terkomputerisasi.

d. Mencatat aktiva tetap dan aktiva lancar

e. Mencatat utang perusahaan baik utang lancar maupun utang jangka panjang f. Mencatat piutang perusahaan baik piutang usaha maupun piutag lain-lain g. Menetapkan saldo awal untuk semua balance account dan reversal entry. h. Melakukan pencatatan dan pengaturan terhadap kas

i. Menghasilkan laporan keuangan secara otomatis berupa neraca, laporan laba rugi, laporan arus kas dan laporan ekuitas perusahaan baik posisi keuangan sementara begitu data diinput hingga posisi keuangan tahunan.

j. Membandingkan dua laporan keuangan dalam periode yang berbeda, yaitu periode pada saat pelaporan dengan periode sebelum laporan.

Adapun jurnal-jurnal yang dapat diterima oleh modul Finance / Accounting adalah semua jurnal yang ada pada umumnya. Jurnal dapat dibagi dalam empat kategori :

a Financial Journal yaitu satu jurnal yang minimal harus memiliki satu entry kredit. Apabila lebih dari satu maka total entry debet harus sama dengan total entry kredit Financial Journal umum dan jurnal khusus.

b Statistic Journal yaitu satu jurnal yang hanya memiliki entry debet saja atau entry kredit saja namun kedua saldonya tidak harus sama.

c Reversal Journal, digunakan untuk pos-pos accrual accounting yang terjadi karena adanya biaya yang akan dibebankan pada periode berikutnya.

d Recuring Journal yaitu jurnal yang berulang pada tiap periode dengan sedikit atau tanpa perubahan.

Data-data yang diinput ke dalam Modul Finance software SAP tidak langsung diterjemahkan sesuai dengan nama akun transaksinya, namun dalam SAP akun-akun tersebut diterjemahkan dalam bentuk kode dan angka tertentu. Pada saat akhir periode akuntansi, bagian akuntansi menterjemahkannya menjadi suatu laporan akuntansi yang konvensional.

5. Pemrosesan SAP Terhadap Data Akuntansi

Akuntansi merupakan alat penting bagi perusahaan untuk mengetahui sejauh mana perencanaan yang telah dibuat dapat berjalan sesuai dengan yang telah digariskan. Akuntansi lazim disebut sebagai ‘bahasa bisnis’ (The Language of Business), namun istilah yang lebih baik adalah ‘bahasa dari keputusan keuangan’. Semakin baik seseorang memahami bahasa tersebut maka semakin baik pula orang tersebut dapat mengelola aspek-aspek keuangan.

Dalam menjalankan aktivitas jasa yang fungsinya menyediakan informasi yang kualitatif, akuntansi memerlukan data-data yaitu data keuangan yang selanjutnya diproses menjadi informasi oleh suatu sistem informasi akuntansi agar menjadi informasi yang siap untuk digunakan.

Pemrosesan data akuntansi pada PT. Mestika Mandiri Medan pada awalnya dilakukan secara manual. Namun seiring perkembangan, perusahaan menggunakan komputer dalam pemrosesan data akuntansinya. Adapun langkah-langkah pemrosesan data dilakukan dengan cara sebagai berikut :

a. Bukti-bukti transaksi dan registrasi dikumpulkan dan digolongkan menurut akun masing-masing. Bukti transaksi ini berupa bukti memorial, bukti kas

masuk, perintah pembayaran, faktur, bukti kas keluar, bukti laporan bank, dan kartu jam kerja sebagai bukti registrasi.

b. Setelah dikumpulkan dan digolongkan, bagian akuntansi mengimput data yang terdapat bukti transaksi ke dalam komputer dengan menggunakan sofware SAP Modul Financial/ Accounting.

c. Data diinput melalui menu input yang tersedia dalam sofware SAP sesuai dengan nama akun transaksi yang akan di masukkan tetapi nama akun yang terdapat dalam SAP disimpulkan dengan kode angka tertentu dan hanya orang yang berwenang yang mengetahui arti kode tersebut sesuai dengan peran dan jabatannya dalam perusahaan.

d. Kemudian tekan enter pada keyboard komputer dan sofware SAP akan secara otomatis membuat jurnal entry adapun jurnal yang dibuat sama dengan sistem akuntansi manual, lalu jurnal tersebut diposting ke buku besar (General Ledger), sistem dalam Modul Finance memilah jurnal tersebut, mana yang masuk ke neraca, ke laba-rugi atau ke laporan keuangan arus kas.

e. Setelah selesai maka data tadi disimpan dalam file pada sistem basis data yang sewaktu-waktu dapat dibuka kembali.

f. Bila sewaktu-waktu diperlukan laporan keuangan sementara, maka pengguna (user) dapat memilih laporan keuangan yang dibutuhkannya, setelah dipilih tekan enter maka laporan tersebut langsung ditampilkan dilayar komputer. g. Pada akhir periode akuntansi, urusan akuntansi mencetak laporan-laporan

keuangan yang dipeerlukan, lalu menterjemahkan kode angka yang melambangkan akun, kemana akun yang sesuai dengan akuntansi pada umumnya.

6. Peranan SAP Dalam Pengolahan Data Piutang Pada Perusahaan

Sistem pengolahan piutang data berbasis komputer akan memudahkan para pelaku bisnis untuk memproses data akuntansi. Dengan adanya komputer, prosedur manual dapat diganti dengan program komputer, dan record-record disimpan secara magnetis. Data-data akuntansi yang menggunakan sistem-sistem berbasis komputer lebih praktis sebab telah dipilih dalam satu file, record akuntansi dalam sistem berdasarkan komputer disajikan dalam empat jenis file magnetis yang berbeda yaitu file induk, file transaksi, file arsip, sehingga memudahkan untuk membentuk jejak audit, penyajian pelaporan data akuntansi yang menggunakan sistem akuntansi lebih cepat dapat disajikan.

Elektronik data processing dapat melaksanakan tugas pengolahan data dengan tingkat kecepatan yang luar biasa, sehingga dapat memenuhi kebutuhan dengan tingkat kualitas yang sesuai. Sistem informasi merupakan suatu komponen dalam suatu perusahan yang memproses seluruh transaksi keuangan untuk menyediakan informasi bagi mereka. Proses pengolahan data akuntansi dapat dilaksanakan dengan cepat apabila menggunakan sistem komputerisasi. Hal ini terjadi karena kemampuan komputer untuk mengolah data yang jauh melebihi kecepatan manusia. Selain dapat mengolah data dalam bentuk dan jumlah yang besar serta waktu yang relatif singkat, komputer juga dapat menyimpan data sewaktu-waktu dapat dipergunakan kembali.

Sistem pengolahan data SAP yang digunakan oleh perusahaan adalah suatu sisten komputerisasi pencatatan dan pengolahan piutang dalam perusahaan, SAP di perusahaan dimulai dari pencatatan aplikasi pengolahan data piutang dari

pelanggan, dengan pengiriman barang setiap pelanggan ke dalam file induk, sehingga diketahui jumlah piutang yang harus dibayar oleh pelanggan.

Proses pengolahan data pada perusahaan dengan program SAP disajikan dalam file yang berbeda yaitu :

a. File Induk

File induk dalam perusahaan berisikan data-data akun. Buku besar umum dan buku besarpembantu adalah contoh dari file induk. Nilai data-data dalam file induk diperbaharui dari transaksi.

b. File Transaksi

Sebuah file transaksi adalah file sementara yang menyimpan record transaksi yang akan digunakan untuk mengubah atau memperbaharui data dalam file induk. Pemesanan penjualan, penerimaan persediaan dan penerimaan kas adalah contoh-contoh dari file transaksi.

c. File Referensi

Sebuah file referensi menyimpan data yang digunakan sebagai standar untuk memproses transaksi. Misalnya, program pembayaran gaji dapat merujuk ke tabel pajak untuk menghitung jumlah yang sebenarnya dari pajak yang ditahan untuk transaksi pembayaran gaji. File referensi lainnya meliputi daftar harga yang digunakan untuk menyimpan faktur-faktur pelanggan, daftar pemasok yang diotorisasi, daftar nama pegawai dan file kredit pelanggan untuk persetujuan penjualan kredit.

d. File Arsip

Sebuah file arsip record-record tentang transaksi masa lalu yang dipertahankan untuk referensi akan datang. Bentuk transaksi ini merupakan bagian yang

penting dari jejak audit. File arsip meliputi jurnal-jurnal, informasi pembayaran gaji periode sebelumnya, daftar nama pegawai sebelumnya. Record tentang akun yang dihapus dan buku besar periode sebelumnya. File kompiter memberikan jejak audit. Dimulai dengan penangkapan ristiwa ekonomi. Dalam contoh ini, penjualan dicatat secara manual pada dokumen sumber, seperti pada sistem manual.langkah berikutnya dalam proses ini adalah mengkonversikan dokumen sumber ke bentuk magnetis. Hal ini dilakukan dalam langkah input data, dimana transaksi diedit. Dan sebuah file transaksi pesanan penjualan dilakukan. Sebagian sistem komputer tidak menggunakan sumber fisik, melainkan transaksi ditangkap secara langsung di media magnetis dan selanjutnya akan mempengaruhi file induk dari akun-akun kontrol dan buku besar pembantu.

B. Hasil Penelitian

Sistem informasi sebenarnya merupakan salah satu jaringan penghubung yang sistematis dalam menyajikan informasi yang berguna dan dapat dipercaya untuk membantupimpinan dalam mencapai tujuan perusahaan yang telah ditentukan terlebih dahulu. Selain itu sistem informasi ini dapat membantu proses manajemen serta dapat membantu para karyawan dalam menjalankan tugas masing-masing.

Sistem informasi yang dipakai oleh PT. Mestika Mandiri Medan dimaksudkan untuk menyajikan informasi piutang uang dapat dipercaya, ini terlihat dari unsur-unsur sistem informasi perusahaan tersebut yang terdiri dari

pengendalian, pengelolaan jaringan, pengiriman data dan file, pendeteksi dan pengendali atas kesalahan serta keamanan data.

Dimana unsur-unsur tersebut sudah meliputi unsur-unsur sistem informasi yang baik, karena dengan unsur-unsur informasi tersebut maka informasi yang dihasilkan dari sistem tersebut akan bermutu dan ketepatan penyajian informasi yang tepat. Selain itu sistem informasi akuntansi yang dipakai oleh perudsahaan telah menciptakan pengendalian akuntansi dan pengecekan intern yang baik khususnya piutang, karena dengan sistem informasi tersebut kehandalan informasi dan catatan piutang telah dilakukan dengan baik.

Dengan menggunakan sistem informasi SAP yang digunakan PT. Mestika Mandiri Medan diharapkan dapat menghasilkan laporan yang

dapat menambah nilai bagi perusahaan dengan cara memberikan informasi yang akurat dan tepat waktu didalam memberikan informasi yang relevan bagi pemakai laporan keuangan perusahaan.

Sistem informasi akuntansi yang digunakan PT. Mestika Mandiri Medan adalah sistem SAP untuk pembuatan program aplikasi baru mulai timbulnya piutang dalam perusahaan. Sampai proses pencatatan dan proses pengolahan data, yaitupencetakan piutang dari para pelanggan. Sistem SAP pada perusahaan sudah dimanfaatkan fungsinya secara maksimal, dimana sistem SAP tersebut mengolah data secara kelompok dan terpusat, sehingga apabila terjadi kesalahan atau gangguan dalampengerjaan dan pengiriman yang disebabkan oleh jaringan atau yang disebut ‘link’, maka kesalahan tersebut akan diketahui setelah pemrosesan selesai dikerjakan, sehingga data

yang telah selesai tersebut diedit ulang, yang mengakibatkan informasi yang dihasilkan oleh sistem SAP terlambat, terutama padea saat nota dinas/kontrak atas terjadinya transaksi piutang. Oleh karena hal diatas yang menyebabkan keterlambatan dalam pelaporan data piutang hal ini berpengaruh kepada pemberian informasi keuangan kepada pemakai keuangan menjadi terlambat.

Dari kedua proses tersebut menyebabkan terlambatnya pemrosesan data piutang yang sebenarnya,maka dari itu data piutang lambat untuk diketahui atau dilaporkan pada saat terjadinya transaksi. Dengan kata lain SAP hanya berfungsi sebagai pengolahan data dan informasi piutang yang masuk saja, tetapi belum berfungsi sebagai alat pengawasan piutang yang timbul. Dengan kata lain peranan sistem informasi SAP di perusahaan belum mencerminkan pelaporan yang akurat dan tepat waktu dalam menyampaikan informasi kepada para pemakai laporan keuangan perusahaan. Oleh karena itu perlu diadakannya pengawasan yang baik terhadap sistem SAP agar dalam hal pengiriman data dan pelaporan data piutang tidak terganggu.

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Adapun kesimpulan dari penelitian ini dapat penulis jelaskan sebagai berikut :

1. Pengolahan data akuntansi diterapkan dengan sistem komputerisasi atau sistem EDP yang telah dikembangkan dan dapat dikategorikan telah sesuai dan mendukung pengolahan data akuntansi khususnya piutang yang diterima perusahaan dari penjualan barang dan jasa yang dilakukan.

2. Sistem informasi SAP di perusahaan sudah memadai dan mendukung karena sistem pengolahan datanya dilakukan secara terkelompok dan terpusat. Akan tetapi masih terdapat kendala dimana pelaporan piutang yang diakibatkan oleh gangguan jaringan, yang mengakibatkan keterlambatan dalam pelaporan piutang yang akhirnya kurang memberikan informasi yang cepat dan akurat.

B. Saran

Adapun saran-saran yang dapat penulis utarakan dari hasil penelitian yang dilakukan adalah sebagai berikut :

1. Sistem informasi SAP memiliki peranan yang sangat penting dalam pengolahan data transaksi piutang pada perusahaan, oleh karena itu disarankan agar dilakukan pengecekan secara terpadu dan rutin terhadap sistem SAP perusahaan untuk mencegah terjadinya kerusakan dan gangguan yang menyebabkan rusak atau terlambatnya data piutang.

2. Sebaiknya disajikan cadangan data baik itu data transaksi maupun hasiul pengolahan data dalam bentuk soft copy berupa read only memory (hanya dapat dibaca tidak dapat diubah) sehingga apabila terjadi kerusakan sistem komputer akan mengurangi kesulitan.

3. Tiap-tiap personil dalam perusahaan terutama yang berhubungan dengan sistem SAP harus senantiasa mengikuti perkembangan sistam SAP tersebut karena perkembangan teknologi komputer yang berkembang pesat. Oleh sebab itu harus diadakan pelatihan baik itu pelatihan di tempat kerja dengan mendatangkan tenaga profesional maupun di tempat-tempat kursus komputer akuntansi yang ditunjuk perusahaan.

DAFTAR PUSTAKA

Arbie, Erwan (2001). Sistem Informasi Manajemen. Edisi Ketiga. Cetakan Pertama. Penerbit Gama Cipta Offset. Jakarta

Basamalah, Anies (2000). PDE Konsep Untuk Manager Auditor. Cetakan Pertama. PT. Pustaka Binamaan Presindo. Jakarta

Bodnar, George H. dan Hopwood, William S. (2000). Sistem Akuntansi Indonesia. Terjemahan Amir Abdi Yusuf dan Rusdi S. Tambanan, Edisi Indonesia, Buku Satu, Salemba Empat, Jakarta.

Cushing, Barry (2002). PDE Konsep untuk Manager Auditor. Cetakan Ketiga, PT. Pustaka Binawan Presindo, Jakarta.

Hall, James A (2001). M.Y.O.B. Accounting Versi 8. Penerbit Elex Media Komputindo, Jakarta.

Kieso dan Weygandt (2001). Akuntansi Intermediate. Edisi Ketiga. PT. Raja Grafindo Perkasa. Jakarta

Marshall dan Paul, John (2004). Pengolahan Komputer. Cetakan Kesembilan. Penerbit Mutiara Sumber Widya, Jakarta.

Niswonger, Warren, Reeve, Fess (2000). Prinsip-prinsip Akuntansi. Edisi Keempat belas. Penerbit Erlangga, Jakarta.

Wilkinson, Joseph W. (2001). Sistem Informasi Manajemen. Terjemahan oleh Marianus Sinaga, Edisi Ketiga. Cetakan Pertama. Penerbit Gama Cipta Offset, Jakarta

Ikatan Akuntan Indonesia (2004). Standar Akuntansi Keuangan. Salemba Empat, Jakarta.

penting dari jejak audit. File arsip meliputi jurnal-jurnal, informasi pembayaran gaji periode sebelumnya, daftar nama pegawai sebelumnya. Record tentang akun yang dihapus dan buku besar periode sebelumnya. File kompiter memberikan jejak audit. Dimulai dengan penangkapan ristiwa ekonomi. Dalam contoh ini, penjualan dicatat secara manual pada dokumen sumber, seperti pada sistem manual.langkah berikutnya dalam proses ini adalah mengkonversikan dokumen sumber ke bentuk magnetis. Hal ini dilakukan dalam langkah input data, dimana transaksi diedit. Dan sebuah file transaksi pesanan penjualan dilakukan. Sebagian sistem komputer tidak menggunakan sumber fisik, melainkan transaksi ditangkap secara langsung di media magnetis dan selanjutnya akan mempengaruhi file induk dari akun-akun kontrol dan buku besar pembantu.

B. Hasil Penelitian

Sistem informasi sebenarnya merupakan salah satu jaringan penghubung yang sistematis dalam menyajikan informasi yang berguna dan dapat dipercaya untuk membantupimpinan dalam mencapai tujuan perusahaan yang telah ditentukan terlebih dahulu. Selain itu sistem informasi ini dapat membantu proses manajemen serta dapat membantu para karyawan dalam menjalankan tugas masing-masing.

Sistem informasi yang dipakai oleh PT. Mestika Mandiri Medan dimaksudkan untuk menyajikan informasi piutang uang dapat dipercaya, ini terlihat dari unsur-unsur sistem informasi perusahaan tersebut yang terdiri dari

pengendalian, pengelolaan jaringan, pengiriman data dan file, pendeteksi dan pengendali atas kesalahan serta keamanan data.

Dimana unsur-unsur tersebut sudah meliputi unsur-unsur sistem informasi yang baik, karena dengan unsur-unsur informasi tersebut maka informasi yang dihasilkan dari sistem tersebut akan bermutu dan ketepatan penyajian informasi yang tepat. Selain itu sistem informasi akuntansi yang dipakai oleh perudsahaan telah menciptakan pengendalian akuntansi dan pengecekan intern yang baik khususnya piutang, karena dengan sistem informasi tersebut kehandalan informasi dan catatan piutang telah dilakukan dengan baik.

Dengan menggunakan sistem informasi SAP yang digunakan PT. Mestika Mandiri Medan diharapkan dapat menghasilkan laporan yang

dapat menambah nilai bagi perusahaan dengan cara memberikan informasi yang akurat dan tepat waktu didalam memberikan informasi yang relevan bagi pemakai laporan keuangan perusahaan.

Sistem informasi akuntansi yang digunakan PT. Mestika Mandiri Medan adalah sistem SAP untuk pembuatan program aplikasi baru mulai timbulnya piutang dalam perusahaan. Sampai proses pencatatan dan proses pengolahan data, yaitupencetakan piutang dari para pelanggan. Sistem SAP pada perusahaan sudah dimanfaatkan fungsinya secara maksimal, dimana sistem SAP tersebut mengolah data secara kelompok dan terpusat, sehingga apabila terjadi kesalahan atau gangguan dalampengerjaan dan pengiriman yang disebabkan oleh jaringan atau yang disebut ‘link’, maka kesalahan tersebut akan diketahui setelah pemrosesan selesai dikerjakan, sehingga data

yang telah selesai tersebut diedit ulang, yang mengakibatkan informasi yang dihasilkan oleh sistem SAP terlambat, terutama padea saat nota dinas/kontrak atas terjadinya transaksi piutang. Oleh karena hal diatas yang menyebabkan keterlambatan dalam pelaporan data piutang hal ini berpengaruh kepada pemberian informasi keuangan kepada pemakai keuangan menjadi terlambat.

Dari kedua proses tersebut menyebabkan terlambatnya pemrosesan data piutang yang sebenarnya,maka dari itu data piutang lambat untuk diketahui atau dilaporkan pada saat terjadinya transaksi. Dengan kata lain SAP hanya berfungsi sebagai pengolahan data dan informasi piutang yang masuk saja, tetapi belum berfungsi sebagai alat pengawasan piutang yang timbul. Dengan kata lain peranan sistem informasi SAP di perusahaan belum mencerminkan pelaporan yang akurat dan tepat waktu dalam menyampaikan informasi kepada para pemakai laporan keuangan perusahaan. Oleh karena itu perlu diadakannya pengawasan yang baik terhadap sistem SAP agar dalam hal pengiriman data dan pelaporan data piutang tidak terganggu.

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Adapun kesimpulan dari penelitian ini dapat penulis jelaskan sebagai berikut :

1. Pengolahan data akuntansi diterapkan dengan sistem komputerisasi atau sistem EDP yang telah dikembangkan dan dapat dikategorikan telah sesuai dan mendukung pengolahan data akuntansi khususnya piutang yang diterima perusahaan dari penjualan barang dan jasa yang dilakukan.

2. Sistem informasi SAP di perusahaan sudah memadai dan mendukung karena sistem pengolahan datanya dilakukan secara terkelompok dan terpusat. Akan tetapi masih terdapat kendala dimana pelaporan piutang yang diakibatkan oleh gangguan jaringan, yang mengakibatkan keterlambatan dalam pelaporan piutang yang akhirnya kurang memberikan informasi yang cepat dan akurat.

B. Saran

Adapun saran-saran yang dapat penulis utarakan dari hasil penelitian yang dilakukan adalah sebagai berikut :

1. Sistem informasi SAP memiliki peranan yang sangat penting dalam pengolahan data transaksi piutang pada perusahaan, oleh karena itu disarankan agar dilakukan pengecekan secara terpadu dan rutin terhadap sistem SAP perusahaan untuk mencegah terjadinya kerusakan dan gangguan yang menyebabkan rusak atau terlambatnya data piutang.

2. Sebaiknya disajikan cadangan data baik itu data transaksi maupun hasiul pengolahan data dalam bentuk soft copy berupa read only memory (hanya dapat dibaca tidak dapat diubah) sehingga apabila terjadi kerusakan sistem komputer akan mengurangi kesulitan.

3. Tiap-tiap personil dalam perusahaan terutama yang berhubungan dengan sistem SAP harus senantiasa mengikuti perkembangan sistam SAP tersebut karena perkembangan teknologi komputer yang berkembang pesat. Oleh sebab itu harus diadakan pelatihan baik itu pelatihan di tempat kerja dengan mendatangkan tenaga profesional maupun di tempat-tempat kursus komputer akuntansi yang ditunjuk perusahaan.

DAFTAR PUSTAKA

Arbie, Erwan (2001). Sistem Informasi Manajemen. Edisi Ketiga. Cetakan Pertama. Penerbit Gama Cipta Offset. Jakarta

Basamalah, Anies (2000). PDE Konsep Untuk Manager Auditor. Cetakan Pertama. PT. Pustaka Binamaan Presindo. Jakarta

Bodnar, George H. dan Hopwood, William S. (2000). Sistem Akuntansi Indonesia. Terjemahan Amir Abdi Yusuf dan Rusdi S. Tambanan, Edisi Indonesia, Buku Satu, Salemba Empat, Jakarta.

Cushing, Barry (2002). PDE Konsep untuk Manager Auditor. Cetakan Ketiga, PT. Pustaka Binawan Presindo, Jakarta.

Hall, James A (2001). M.Y.O.B. Accounting Versi 8. Penerbit Elex Media Komputindo, Jakarta.

Kieso dan Weygandt (2001). Akuntansi Intermediate. Edisi Ketiga. PT. Raja Grafindo Perkasa. Jakarta

Marshall dan Paul, John (2004). Pengolahan Komputer. Cetakan Kesembilan. Penerbit Mutiara Sumber Widya, Jakarta.

Niswonger, Warren, Reeve, Fess (2000). Prinsip-prinsip Akuntansi. Edisi Keempat belas. Penerbit Erlangga, Jakarta.

Wilkinson, Joseph W. (2001). Sistem Informasi Manajemen. Terjemahan oleh Marianus Sinaga, Edisi Ketiga. Cetakan Pertama. Penerbit Gama Cipta Offset, Jakarta

Ikatan Akuntan Indonesia (2004). Standar Akuntansi Keuangan. Salemba Empat, Jakarta.