Pengelolaan Latihan 1 Penjelasan kepada Peserta

4 9 2 Pengelolaan Latihan Latihan dijalankan berdasarkan skenario latihan. Pengendali memastikan situasi atau tindakan pemain pada saat latihan serta mengawasi jalannya latihan. STEP 2-1: Pengelolaan Latihan 1 Pengaturan Jadwal Alur Waktu Latihan penanggulangan bencana biasanya terdiri dari persiapan menjelang latihan, saat latihan, dan evaluasi setelah selesai latihan. Contoh pelaksanaan latihan Persiapan Menjelang Latihan : 1 – 0.5 jam Pelaksanaan Latihan : diatur sesuai Skenario latihan Rapat Evaluasi paska latihan : 1 jam setelah selesai latihan Tabel 4.4 Contoh Pelaksanaan Latihan Jam Kegiatan Tempat 09:00 – 09:15 Penjelasan pra-latihan Konfirmasi situasi sebelum latihan dan peraturan latihan Ruang Pengamat Pemain dan Pengendali memasuki ruangan masing-masing 09:20 – 09:50 Briefing tiap organisasi Konfirmasi peran masing-masing sebelum latihan dimulai, konfirmasi mengenai penanganan bencana Ruang Latihan 10:00 – 13:00 PELAKSANAAN LATIHAN Ruang Latihan 13:00 – 14:00 makan siang Lobi 14:00 – 15:00 Rapat Evaluasi Penyampaian hasil penilaian oleh Ketua Tim Evaluasi Kesan dan pesan pemain dan pengendali Ruang Pengamat 2 Persiapan Menjelang Latihan Persiapan menjelang latihan dilakukan dengan mengadakan konfirmasi mengenai pengaturan situasi bencana dan aturan main dalam latihan, pengecekan tugas masing masing-masing organisasi pada pemain dan pengendali pemantapan pembagian peran dan pengecekan masing-masing organisasi.  Pengelolaan latihan, yaitu dengan cara mengawasi jalannya latihan.  Pilihlah pokok-pokok yang akan dilatih terlebih dahulu, dan pelaksanaan latihan perlu ditetapkan secara jelas. 5 0 a Penjelasan menjelang Latihan Sebelum latihan dimulai, kelompok Pengendali mengecek kembali pengaturan situasi sampai latihan dimulai, menjelaskan aturan main latihan, dan memantapkan aturan latihan. b Pengecekan masing-masing organisasi Pemain- Pengendali Pemain dan Pengendali harus mengadakan pengecekan secara internal mengenai tugas mereka masing-masing sebelum latihan dimulai, serta memeriksa pedoman penanganan bencana. 3 Jalannya Latihan Dalam pelaksanaan latihan, perlu pengananan kegiatan atau aksi dari Pengendali sejak latihan dimulai dan ketika latihan berlangsung. 1. Memulai Latihan Latihan dimulai dengan aba-aba. Aba-aba mulai diumumkan oleh Ketua Tim Kelompok Pengendali. Aba-aba disampaikan dengan menyesuakan waktu dimulainya latihan, dengan singkat dan dengan suara lantang disampaikan kepada tim pemain dan pengendali. 2. Kegiatan selama latihan Kegiatan dari tiap-tiap kelompok selama latihan adalah sebagai berikut [Tim Pengendali]  Tim Pengendali melaksanakan pengecekan situasi pemain dan mengawasi jalannya latihan.  Sesuai dengan Skenario Latihan, dilakukan pengecekan terhadap situasi Pemain bekerjasama dengan Tim Evaluasi.  Apabila Pemain membuat aksi yang keluar dari skenario, maka Pengendali segera melakukan tindakan perbaikan dengan melemparkan informasi tambahan, atau memberikan petunjuk langsung kepada Pemain. Apabila hendak memberikan petunjuk, hendaknya dikonsultasikan dulu dengan Ketua Tim, bila perlu latihan dapat dihentikan sementara waktu. [Tim Informasi]  Tim penimbul situasi bulsi melemparkan informasi bencana kepada pemain berdasarkan Kartu Informasi.  Pelayanan terhadap pertanyaan dari pemain dilakukan berdasarkan Skenario. [Tim Evaluasi]  Tim Evaluasi bertugas memantau aksi para pemain, dan apabila aksi pemain keluar dari skenario, maka harus berdiskusi dengan Tim Pengendali.  Penilaian dilakukan dengan menggunakan standar kegiatan berdasarkan Lembar Aksi yang menjadi standar aksi penanganan bencana oleh pemain. 5 1

3. Rapat Evaluasi usai Latihan

Setelah latihan berakhir dilanjutkan dengan acara rapat evaluasi. Dalam rapat ini, disampaikan hasil evaluasi terhadap penanganan bencana dalam latihan serta komentar kesan dan pesan dari para peserta latihan, dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut:  Apakah pengambilan keputusan dan penanganan oleh pemain pada saat terjadi bencana sudah sesuai?  Apakah Pemain telah melaksanakan dengan tepat aksi-aksi penanganan bencana yang telah ditetapkan?  Apakah tidak ada masalahisu pada dokumen perencanaan penanggulangan bencana? Aba-aba mulai latihan Ketua Kelompok Pengendali Suasana Latihan kelompok Pemain Suasana LatihanKelompok Pemain Penilaian oleh Tim Evaluasi Suasana Tim Informasi 5 2 Laporan dari Pemain Kesan dan Pesan dari peserta 5 3

4.3.3 Evaluasi Hasil Latihan

Evaluasi hasil latihan dilaksanakan dengan memperhatikan hal-hal di bawah ini, yaitu: evaluasi hasil latihan, Kesimpulan dan umpan balik feedback. 1 Evaluasi terhadap pelaksanaan Latihan Evaluasi terhadap pelaksanaan latihan dilakukan atas point-point berikut dengan memperhatikan tujuan dan skenario latihan.  Capaian penanganan bencana  Ketepatan dalam pengambilan keputusan  Tindakan penanganan yang sesuai secara organisasi. 2 Hal-hal yang perlu dipertimbangankan dalam Evaluasi 1 Evaluasi yang berkaitan dengan capaian penanganan bencana Apakah ada aksi-aksi para pemain yang tidak sesuai meskipun mereka sudah mendengarkan laporan situasi bencana? Evaluasi apakah tindakan mereka itu sudah sesuai dari segi aspek penanggulangan bencana dan tujuan latihan. Masing-masing organisasi diminta untuk melaksanakan tugas dan aksi mereka yang tercantum dalam dokumen perencanaan penanggulangan bencana seperti: SOP, renkon, dll. 2 Evaluasi yang berhubungan dengan pengambilan keputusan Buatlah evaluasi mengenai pengambilan keputusan terhadap situasi bencana yang telah ditetapkan berdasarkan skenario latihan. Evaluasi dilakukan dengan mempertimbangkan hal-hal berikut ini:  Penanganan terhadap situasi darurat  Prioritas pengambilan keputusan tindakan cepat untuk fasilitas-fasilitas darurat  Kemampuan penanganan di lokasi bencana bantuan dari instansi lain, tanggap terhadap permintaan bantuan  Kepemimpinan dan hubungan dengan instansi terkait. 3 Penentuan pokok permasalahan untuk perencanaan Agar organissasi dapat melaksanakan kegiatan secara efektif pada saat terjadinya bencana, maka perlu diperhatikan hal-hal berikut :  Struktur organisasi dan pembagian tugas harus ditetapkan secara tepat.  Kegiatan informasi pengumpulan, pengaturan dan penyampaian informasi yang menjadi dasar dari kegiatan organisasi harus dilaksanakan secara akurat.  Tujuan kerja organisasi harus ditetapkan dan kegiatan organisasi harus dijalankan dengan baik.  Informasi mengenai jumlah korban di wilayah yang menjadi tanggung jawab mereka harus disampaikan dan disebarluaskan dengan pasti.  Hal-hal yang berhubungan dengan struktur organisasi dan fungsinya: reorganisasi harus dilakukan sesuai dengan perubahan situasi misalnya dengan menentukan prioritas,