BNPB and JICA 2014 Petunjuk Teknis Pelak

i

DAFTAR ISI

1. PENDAHULUAN ... 1

TUJUAN ... 1

SISTIMATIKA ... 2

2. PENJELASAN UMUM TENTANG LATIHAN (SEMINAR) ... 4

SEMINAR ... 4

Latihan Praktek ... 12

3. GLADI RUANG (Table Top Exercise - TTX) ... 15

Menentukan Tujuan dan Target Bencana ... 15

Pengaturan Situasi Bencana (Menentukan Skenario, Fase Latihan) ... 17

Target Latihan (Organisasi) ... 20

Pengelolaan Latihan... 21

4. GLADI POSKO (Command Post Exercise, CPX ... 25

Metode Latihan ... 25

Pembuatan Dokumen/Materi Latihan ... 29

Pengelolaan Latihan... 42

Lampiran 1: Materi Penjelasan Umum

Lampiran 2: Materi Penjelasan ke Pengendali Lampiran 3: Kartu Informasi

1 1. PENDAHULUAN

TUJUAN

Petunjuk Teknis ini menjelaskan metode pelaksanaan Gladi Posko (Command Post Exercise,

selanjutnya disebut CPX) untuk peserta latihan tingkat pemula. Karena dokumen ini ditujukan untuk peserta tingkat pemula, maka yang akan dijelaskan bukan hanya tata cara pelaksanaan CPX saja, tetapi juga akan dijelaskan pengetahuan dasar tentang CPX, penyusunan dokumen/ materi latihan

Gladi Ruang (Table Top Excercise, TTX), teknik-teknik lainnya selain CPX, serta tahap-tahap

pelaksanaan CPX.

Selanjutnya, petunjuk ini dibuat dengan dasar pemikiran bahwa pelaksanaan latihan akan

dilakukan dalam bentuk workshop, sehingga hal-hal yang harus dilakukan oleh peserta Workshop

ditulis di dalam kolom dalam bentuk STEP. Fasilitator yang akan melaksanakan Workshop harus

mengikuti petunjuk ini, agar menghasilkan Output(penyusunan dokumen/ materi latihan dan teknik

pelaksanaan) yang sesuai.

Tujuan dan Sasaran

 Sasaran buku Petunjuk Teknis ini adalah para pelaku penanggulangan bencana yang

belum memiliki pengetahuan yang cukup tentang latihan penanggulangan bencana.

 Petunjuk Teknis ini bertujuan untuk memberikan penjelasan umum tentang latihan

(dalam bentuk seminar), penyusunan dokumen TTX dan CPX, hingga pelaksanaan latihan agar para pelaku penanggulangan bencana dapat melaksanakan CPX dengan mengacu pada tahapan-tahapan yang telah ditentukan.

 Petunjuk Teknis ini memuat secara mendetail hal-hal yang akan dilaksanakan dalam

workshop, sebab latihan dalam bentuk workshop akan memungkinkan para pelaku penanggulangan bencana untuk menyusun sendiri semua dokumen latihan.

 Hal-hal yang harus dilaksanakan dalam workshop ditulis dalam kolom (yang disebut

2

Gambar 1.1 Gambaran Petunjuk Teknis

SISTEMATIKA

Sistematika penulisan Petunjuk Teknis ini adalah seperti yang digambarkan dalam tabel di

bawah ini, yaitu, disusun dalam 3 tahap pelaksanaan: 1) Seminar(untuk menjelaskan tentang garis

besar latihan), 2) TTX (Gladi Ruang), dan 3) CPX (Gladi Posko). Petunjuk Teknis ini disusun sebagai panduan agar dapat melaksanakan CPX, yang di mulai dengan memberikan penjelasan dasar dari setiap tahapan kegiatan, penyusunan dokumen latihan, hingga pelaksanaan latihan.

より複雑 演習 行う め 、演習 概要説明 セ ナ 、TTX、CPX

手順 踏 プロ ラ 作成

プロ ラ 実行 、ワ ショップ方式 想定し、ワ ショップ 行う

こ 具体的 記載

CPX TTX

演習 概要説明

(セ ナ )

演 習

難 易

度 Penjelasan umum _(Seminar)

T

in

g

k

a

t

k

e

s

u

li

ta

n

la

ti

h

a

n

- Untuk menyelenggarakan latihan yang lebih rumit, harus disusun program

yang mengacu pada langkah-langkah seperti Seminar, TTX dan CPX.

- Program tersebut dilaksanakan dalam bentuk workshop, dan semua hal

yang akan dilaksanakan dalam workshop tersebut harus ditulis secara detail.

3

Gambar 1.2 Sistematika Petunjuk Teknis

Item

# Dalam Gambaran Umum tentang Latihan Penanggulangan Bencana, sesuai dengan Pedoman BNPB, diperkenalkan 3 tingkatan Latihan # Bertujuan mendapatkan pengetahuan dasar tentang Latihan

Penanggulangan Bencana

O Pelatihan, Seminar & Workshop merupakan latihan untuk memperdalam pengetahuan dan pemahaman tentang PB O Latihan (Simulasi): TTX, Game, Drill untuk pengetahuan dan

ketrampilan melalui praktek pengalaman berbagai metode latihan O Uji Sistem: CPX dan FTX; untuk menguji fungsi dan peran masing2x

personil dan lembaga

STEP UP

●

Dalam Gladi TTX, situasi bencana diatur seluas mungkin, dengan asumsi bahwa latihan ini hendak mendiskusikan bagaimana Pusat Penanggulangan Bencana menangani situasi bencana.

● Pengaturan situasi bencana, waktu dan tempatnya tidak dibuat secara_{detail, supaya memudahkan untuk mengeluarkan pendapat dlm diskusi} ● Mengenai situasi bencana, jika waktu dan tempatnya diatur secara_{detail, dapat digunakan sebagai materi CPX} ● Jika telah mengalami sendiri membuat pedoman Gladi TTX, maka _{pembuatan materi CPX menjadi lebih mudah} O Perencanaan Latihan (Menetapkan Tujuan dan Situasi Bencana) O Penetapan Situasi Korban (Penentapan Skenario dan Fase Latihan) O Target Latihan (Organisasi, Institusi)

O Pengelolaan Latihan (Diskusi)

. Tindakan tiap Fase dari masing-masing Lembaga . Diskusi

. Di refleksikan/di integrasikan ke SOP, Renkon, dll

STEP UP

● Dengan Pedoman TTX dibuatlah latihan yg lebih rumit ●

Situasi Bencana dan Aksi ditiap fase bencana oleh masing2x lembaga yg dibuat di TTX, dibuat dengan memulai dari mengatur waktu dan tempat bencana, kemudian diatur lagi dlm format baru hingga selesai

O Metode Latihan

. Gambaran umum latihan . Jalannya latihan

. Cara penyampaian Informasi O Pembuatan Materi Latihan

. Penentuan Tujuan Latihan . Penentuan Situasi Bencana . Penentuan Skenario Latihan

. Pembuatan Skenario Latihan . Kartu Informasi

O Manajemen Latihan . Persiapan Latihan . Pengelolaan Latihan . Evaluasi Latihan

Item

TTX

Tujuan Item

CPX

ISI Tujuan Item G A M B A R A N U M U M L A T IH A N (SEMI N A R ) Tujuan

4 2. PENJELASAN UMUM TENTANG LATIHAN (SEMINAR)

Seminar dilaksanakan dengan tujuan untuk memberikan pengetahuan dasar tentang latihan penanggulangan bencana. Oleh sebab itu dalam petunjuk teknis ini akan dijelaskan tentang sistem latihan (dalam bentuk seminar) dan praktek pelatihan dasar.

Gambar 2.1 Gambaran Umum tentang Latihan SEMINAR

Tujuan pelaksanaan seminar adalah untuk memberikan pengetahuan dasar tentang latihan penanggulangan bencana. Oleh sebab itu, dalam petunjuk teknis ini akan dijelaskan tentang sistem latihan dan pemberian praktek pelatihan dasar.

Agar lebih efektif, seminar dapat juga mengundang dan melibatkan para ahli atau praktisi kebencanaan untuk menjadi pembicara.

STEP-1： SEMINAR

(1) Penjelasan tentang Jenis dan Cara Latihan

Penjelasan mengenai jenis dan cara latihan, merujuk pada “Pedoman Penyelenggaraan Latihan

Kesiapsiagaan Penanggulangan Bencana (Draft)” yang disusun oleh BNPB seperti di bawah ini.

Tabel 1 Sistem Latihan di Indonesia

Tahapan Kegiatan Latihan Keterangan

Pendidikan dan Pelatihan

Seminar, workshop Memberikan pengetahuan dan ceramah

untuk memperdalam pemahaman dan melaksanakan latihan penanggulangan bencana

Latihan (Simulasi)

Gladi Ruang (TTX), Permainan (Game) dan Latihan (Drill)

Melalui pengalaman latihan dengan berbagai metode, pengetahuan dan ketrampilan peserta akan meningkat

Uji Sistem Gladi Posko (CPX) dan

Gladi Lapang (FTX)

Menguji peran dan fungsi tiap personil dari instansi terkait

 Penjelasan tentang jenis dan metode latihan

 Penjelasan tentang pengalaman bencana sebelumnya, dan pengetahuan umum tentang

5

Gambar 2.2 Buku Pedoman Penyelenggaraan Latihan Kesiapsiagaan PB (Draft)

1) Garis Besar Latihan (untuk referensi)

a) Tahap Pendidikan dan Pelatihan

i) SEMINAR

 Seminar adalah kegiatan pendidikan yang dilaksanakan dengan tujuan agar peserta

memperoleh pengetahuan dasar tentang bagaimana menangani bencana, contohnya: pengetahuan tentang ciri-ciri bencana, bagaimana menghadapi bencana dan lain-lain.

6 ii) WORKSHOP

 Berbeda dengan Seminar, dalam Workshop para peserta ikut terlibat secara aktif.

Mereka akan terlibat dalam perencanaan dan lain-lain.

 Workshop difokuskan pada permasalahan tertentu dan bertujuan untuk menghasilkan

output yang jelas.

Gambar 2.4 Pelaksanaan Workshop di Jepang (membahas Banjir di Kota Kiryu)

b) Tahap Simulasi

i) GLADI RUANG (Table Top Exercise; TTX)

 TTX adalah latihan tingkat pengambil keputusan di masing-masing instansi terkait

penanggulangan bencana (termasuk masyarakat dan lain-lain).

 TTX dilaksanakan untuk mempelajari dan memahami perencanaan penanggulangan

bencana, panduan teknis penanganan bencana, serta tugas dan aksi penanganan bencana yang tercantum dalam rencana evakuasi dan rencana kontinjensi.

 Melakukan simulasi kasus atau pelaksanaan penanganan bencana berdasarkan skenario

yang telah disusun sebelumnya.

Gambar 2.5 Pelaksanaan TTX di Jepang (Banjir di Edogawa Kanto)

Scenario:

Banjir

7 ii) PERMAINAN (Game)

 Permainan (Game) adalah simulasi situasi bencana yang ditetapkan untuk latihan

tanggap darurat dan latihan mengambil keputusan berdasarkan skenario latihan.

 Latihan ini menggunakan alat-alat peraga seperti slideshow, miniatur, peta besar atau

skenario.

 Dengan menggunakan alat peraga, suasana kegiatan dan aksi peserta latihan dapat

dimonitor (secara visual), sehingga akan memudahkan peserta untuk melakukan aksi pada saat penanganan bencana yg sebenarnya.

8 iii) DRILL

 Drill adalah latihan di lapangan yang melibatkan personil yang sesungguhnya.

 Interaksi antara Pemain (Player) dan Pengendali (Controller) menggunakan peralatan

yang sebenarnya.

 Latihan dilaksanakan dalam bentuk pihak Pengendali mengatur Pemain.

 Drill adalah latihan yang sederhana, dimana ketika para personil Pemain berhadapan

dengan personil instansi lain dalam suatu kerjasama, mereka dapat meningkatkan kemampuan penanganan bencana, mendapat pengalaman mencoba peralatan baru, dan dapat menguji rencana penanggulangan bencana yang baru.

CPX di ruang Pusdalops

Bendungan yang menjadi target operasi Rencana Sistem Operasi

9 c) Tahap Pengujian Sistem

i) Gladi Posko(Command Post Exercises : CPX)

 CPX adalah sebuah latihan yang dilaksanakan terhadap satu atau lebih instansi/

organisasi, yang bertujuan untuk menguji fungsi dan kapasitas instansi yang ikut serta, yang dilaksanakan berdasarkan skenario.

 CPX dilaksanakan dengan menggunakan asumsi situasi bencana yang riil,

memberikan macam-macam problem, agar Pemain dapat memainkan peranan penanganan bencana seperti dalam situasi yang sebenarnya.

 Pengelola latihan perlu menangani kegiatan ini secara cepat dan efektif, disertai dengan pengawasan yg ketat terhadap waktu latihan.

 Kepada Pemain diberikan serangkaian informasi mengenai situasi bencana. Dari para

pemain dituntut respon untuk menganalisa, mengambil keputusan, memberikan perintah serta mengambil tindakan untuk menangani bencana.

 Situasi bencana diatur oleh Tim Pengendali dan kepada Pemain diminta untuk

melakukan penanganan seakan-akan sedang menghadapi bencana yang sesungguhnya.

1 0

1 1 ii) Gladi Lapang (Field Training Exercise: FTX)

 FTX adalah Gladi Lapang yang dilaksanakan untuk menguji pengetahuan tentang

latihan yang telah didapat pada tahap sebelumnya, dengan menggunakan asumsi situasi bencana tertentu.

 Secara ideal, FTX ditujukan untuk mengevaluasi fungsi perencanaan

penanggulangan bencana yang belum pernah terjadi sebelumnya.

 FTX adalah latihan yang lebih kompleks untuk organisasi/ instansi tingkat atas.

Gambar 2.9 Pelaksanaan FTX di Jepang untuk Bencana banjir di Sungai Tonegawa oleh Kantor MLIT tingkat Daerah Kanto.

1 2 Latihan Praktek

Setelah sesi penjelasan umum tentang Latihan, ditambahkan sesi praktek. Praktek secara langsung akan sangat berguna dalam menyusun dokumen/ materi latihan. Hal ini akan dijelaskan pada bab berikutnya.

Dalam bab ini hanya dijelaskan mengenai sesi latihan praktek, sedangkan pembuatan dokumen/ materi latihan dan pengelolaannya akan dilakukan oleh fasilitator. Untuk itu dalam petunjuk teknis ini dijelaskan bahwa peserta seminar melaksanakan latihan sebagai warga yang dievakuasi karena terkena dampak bencana banjir.

STEP2：Latihan Praktek

Hal-hal yang harus disiapkan oleh fasilitator

 Peta Lokasi (hitam putih) dari wilayah latihan.

 Peta Bahaya Banjir: termasuk daerah rawan bencana lainnya (seperti longsor dll) yang

berpotensi untuk menghambat pelaksanaan evakuasi.

 Memetakan Lokasi Evakuasi

 Situasi Terkini saat terjadi bencana

Cara Pengelolaan oleh Fasilitator:

 Pembagian kelompok peserta (1 kelompok terdiri dari 4-5 orang).

 Peserta membuat Peta Bahaya Banjir.

 Peserta menentukan tempat evakuasi (diskusi kelompok)

 Peserta menuliskan rute perjalanan evakuasi sampai ke tempat pengungsian.

 Peserta mempresentasikan hasil diskusi tiap kelompok, termasuk rute dan lokasi

evakuasai.

(1) Dokumen/Materi Latihan

1) Peta Lokasi dan Peta Wilayah Rawan Banjir

Pertama-tama siapkan peta wilayah rawan Banjir yang akan menjadi target latihan. Sesuaikan dengan jumlah peserta, apabila perlu bagi menjadi beberapa zona, kemudian buat petanya. Gambar di bawah ini adalah wilayah rawan banjir yang telah dipetakan, dan dibagi menjadi Peta Lokasi nomor 1 sampai 3.

(Peta wilayah yang terendam air: dibagi Peta Lokasi No.1)

1 3

2) Peta Lokasi Pengungsian dan Daerah Rawan

Pembuatan peta lokasi pengungsian dan daerah-daerah berbahaya menuju ke lokasi pengungsian (contoh: wilayah yang sulit untuk dievakuasi dan wilayah berbahaya)

(Penetapan lokasi Pengungsian dan daerah terancam) 3) Situasi saat terjadi Bencana

Menentukan situasi apabila akan melaksanakan evakuasi (Instruksi kepada para peserta).

Tabel 2.2 Situasi saat Bencana Situasi

Turun hujan Curah hujan kira-kira 30mm per jam

Curah hujan terus meningkat.

Sungai

Ketinggian air sungai, lebih rendah 1 m dari permukaan tanah.

Ketinggian air sungai makin meningkat

Situasi sekitar Sungai

Air dari sungai tidak meluap. Terjadi luapan air dibeberapa tempat.

Lain-lain Warga yang berada di hulu sungai, sedang bersiap untuk

1 4

4) Pembagian Kelompok Peserta

Berikut adalah contoh pembagian kelompok dan pembagian tempat duduk peserta:

(Salah satu contoh pembagian kelompok dan pengaturan ruangan)

i.

Gambar 2.10 Situasi Pelaksanaan Latihan Fasilitator

Screen

Kota Manado

Kota Bitung

Kota Kotamobagu Kota Tomohon

Kabupaten Kepulauan Sangih

Kabupaten Kepulauan Talaud

Kota Manado

Kota Manado

Kota Manado

Kota Manado

Kota Manado

Kota Manado

Kota Manado

Kota Manado

Kota Manado

BNPB JICA

Kab/Kota Area setting

Kota Manado NO.1

Kota Bitung NO.2

Kota Tomohon NO.3

Kota Kotamobagu NO.1

Kabupaten Bolaang Mongondow NO.2 Kabupaten Bolaang Mongondow Utara NO.3 Kabupaten Bolaang Mongondow Selatan NO.1 Kabupaten Bolaang Mongondow Timur NO.2

Kabupaten Minahasa NO.3

Kabupaten Minahasa Utara NO.1

Kabupaten Minahasa Selatan NO.2 Kabupaten Minahasa Tenggara NO.3 Kabupaten Kepulauan Sitaro NO.1 Kabupaten Kepulauan Sangihe NO.2 Kabupaten Kepulauan Talaud NO.3

1 5 3. GLADI RUANG (Table Top Exercise - TTX)

Dalam petunjuk teknis ini akan dijelaskan mengenai langkah-langkah pelaksanaan TTX, mulai dari penyusunan dokumen latihan sampai tahap pelaksanaannya, seperti yang ditunjukkan dalam bagan di bawah ini. Latihan ini dilaksanakan sebagai basis untuk mempelajari pelaksanaan CPX. Pelaksanaan CPX (yang lebih terperinci, akan dijelaskan di bab berikutnya).

Bagan 3.1 Alur pelaksanaan TTX

Menentukan Tujuan dan Target Bencana STEP 1: Menentukan Tujuan dan Target Bencana

(1) Tujuan Latihan (contoh)

Menentukan tujuan latihan, sebagai contoh untuk menjadi masukan dalam penyusunan rencana evakuasi, rencana penanggulangan bencana, rencana tindakan respon awal terhadap bencana, seperti:

 Latihan untuk menjadi masukan bagi penyusunan SOP

 Latihan untuk meningkatkan kwalitas Rencana Kontinjensi.

 Menentukan tujuan latihan.

 Memilih situasi bencana yang akan dijadikan target latihan.

 Situasi bencana yang dijadikan target latihan disusun dengan mempertimbangkan

1 6 (2) Pemilihan Situasi Bencana sebagai target latihan.

Memilih situasi bencana sebagai sasaran pelaksanaan latihan berdasarkan tujuan latihan. Pemilihan Target Bencana perlu mempertimbangkan jenis bencana yg akan menjadi target latihan. Target bencana antara lain:

(Penentuan target bencana)

Banjir / Longsor (lereng gunung), Luapan Sungai / Banjir Bandang / Gempa Bumi / Tsunami / Gunung Api / Angin Puting Beliung / Kekeringan dan lain-lain.

(3) OUTPUT

Gunakan format dibawah untuk menulis tujuan latihan dan target bencana (Contoh format)

Uraian

Tujuan latihan

1 7 Pengaturan Situasi Bencana (Menentukan Skenario, Fase Latihan)

Penentuan Skenario dan Fase Latihan dilaksanakan seperti berikut :

STEP2： Pengaturan Situasi Bencana (Menentukan Skenario dan Fase Latihan)

Situasi bencana (fenomena yang terjadi akibat suatu bahaya) Situasi bencana (fenomena yang terjadi akibat suatu bahaya) Situasi bencana (fenomena yang terjadi akibat suatu bahaya) Situasi bencana (fenomena yang terjadi akibat suatu bahaya) Situasi bencana (fenomena yang terjadi akibat suatu bahaya) Situasi bencana (fenomena yang terjadi akibat suatu bahaya) Situasi bencana (fenomena yang terjadi akibat

suatu bahaya) Situasi bencana (fenomena yang terjadi akibat suatu bahaya) Situasi bencana (fenomena yang terjadi akibat suatu bahaya) Situasi bencana (fenomena yang terjadi akibat suatu bahaya) Situasi bencana (fenomena yang terjadi akibat suatu bahaya) Situasi bencana (fenomena yang terjadi akibat suatu bahaya) Situasi bencana (fenomena yang terjadi akibat suatu bahaya) Waktu→ Bu tir Bu tir Bu tir Situasi bencana (fenomena yang terjadi akibat suatu bahaya)(fenomena yang Situasi bencana

terjadi akibat suatu bahaya) Situasi bencana (fenomena yang terjadi akibat suatu bahaya) Situasi bencana (fenomena yang terjadi akibat suatu bahaya) Situasi bencana (fenomena yang terjadi akibat suatu bahaya) Situasi bencana (fenomena yang terjadi akibat suatu bahaya) Situasi bencana (fenomena yang terjadi akibat suatu bahaya) Situasi bencana (fenomena yang terjadi akibat suatu bahaya) Situasi bencana (fenomena yang terjadi akibat suatu bahaya) Situasi bencana (fenomena yang terjadi akibat suatu bahaya) Situasi bencana (fenomena yang terjadi akibat

suatu bahaya) (fenomena yang Situasi bencana terjadi akibat suatu bahaya) Situasi bencana (fenomena yang terjadi akibat suatu bahaya) Situasi bencana (fenomena yang terjadi akibat suatu bahaya) Situasi bencana (fenomena yang terjadi akibat suatu bahaya)

(1) Tulislah situasi bencana di sticky notes atau kartu sesuka Anda

(2) Kelompokkan sticky notes/kartu tersebut ke dalam beberapa kategori dan urutkan berdasarkan waktu

Fase 1 Fase 2

Tambahan Situasi Bencana

(4) Pilihlah waktu tertentu sebagai fase bencana yang akan dilatihkan (5) Aturlah butir-butir yang ada di setiap fase di kertas yang berbeda

(3) Teliti kembali

keseluruhan situasi bencana yang telah diatur, dan tambahkan bila perlu

Gambar 3.2 Cara Menyusun Skenario dan Fase Latihan

 Tentukan situasi / fenomena alam yang akan terjadi sesuai target bencana

 Tentukan situasi terparah yang akan terjadi.

 Tuliskan situasi bencana ke dalam kertas tempel post it (sticky note) secara acak.

 Mengatur kembali kertas-kertas yang sudah diisi. (latihan membuat skenario)

 Tentukan situasi latihan dalam rentang waktu tertentu.

 Situasi bencana dapat diatur menjadi 2 atau 3 situasi, tergantung dari karateristik

1 8 (1) OUTPUT： Pengaturan Skenario dan fase latihan (contoh)

 Fase 1： Hal-hal yang harus dilakukan sebelum terjadi bencana (Persiapan sebelum terjadi bencana)

 Fase 2

Situasi Hujan Curah Hujan sekitar 30 mm

Jumlah Curah Hujan terus meningkat

Sungai Tinggi permukaan air sungai sekitar 1 m dibawah permukaan tanah di daerah rawan longsor

Tinggi permukaan air di sungai terus meningkat

Daerah Rawan Longsor

Air belum meluap dari sungai, tapi air sudah meluap di saluran-saluran air yg terletak di pinggir jalan.

Beberapa ruas jalan sudah tergenang

Lainnya Penduduk di bagian hulu sudah bersiap-siap untuk mengungsi

 Fase 3

Situasi Hujan Curah Hujan sekitar 50 mm

Jumah Curah Hujan terus meningkat

Sungai Tinggi permukaan air sungai sudah melebihi permukaan tanah di daerah rawan longsor

Daerah Rawan Longsor

Air sungai sudah meluap dan rumah-rumah sudah tergenang. Perumahan di pinggir sungai sudah tergenang 30 cm

Lainnya Penduduk di bagian hulu sudah semuanya mengungsi

1 9 Suasana kegiatan workshop

Kiri：Menentukan situasi bencana,

Kanan：gejala bencana diatur menurut urutan waktu kejadian

Gambar 3.4 Penyusunan Dokumen TTX di BPBD Tomohon tgl 22-10-2012

2 0 Target Latihan (Organisasi)

STEP 3: Penetapan Organisasi Peserta Latihan

(1) Contoh Struktur Organisasi dari para Peserta

(2) OUTPUT ： Daftar anggota (contoh)

Instansi N a m a

Seksi A

Seksi B

Seksi C

 Menentukan instansi/organisasi yang akan berpartisipasi dalam latihan.

 Menentukan personil yang akan menjadi peserta dari daftar instansi tingkat Kab/Kota yg

terkait kebencanaan.

 Personil yang akan ikut latihan, adalah pegawai yang biasa menangani kejadian bencana.

 Metode latihan ini tetap bisa dilaksanakan meskipun hanya sedikit instansi yg terlibat.

 Jika ada banyak instansi yang ikut berpartisipasi, maka pada waktu diskusi akan muncul

2 1 Pengelolaan Latihan

3.4.1 Menentukan Aksi masing-masing organisasi di setiap fase PB

STEP 4-1: Aksi masing-masing organisasidi setiap fase Penanggulangan Bencana

(1) Pembagian Kelompok dan Pengaturan tempat latihan (contoh)

Ke lo mp o k A Ke lo mp o k B Ke lo mp o k C Ke lo mp o k D Ke lo mp o k E Ke lo mp o k F Ke lo mp o k G Ke lo mp o k H Ke lo m p o k I Lay ar

Gambar 3.6Contoh Pembagian Kelompok dan Pengaturan Ruangan

 Latihan dilaksanakan menurut kelompok organisasi

 Masing-masing kelompok menempati satu meja, tetapi dapat juga disatukan beberapa

kelompok sepanjang tidak saling mengganggu.

 Berikan penjelasan mengenai situasi bencana Fase pertama

 Sesudah penjelasan, bentuk grup diskusi untuk membicarakan segala hal yang akan terjadi

saat bencana berikut waktunya.

 Hasil pembahasan dirangkum dalam bentuk daftar dan dituliskan dalam kertas memo

post-it.

2 2 (2) Pengaturan setiap kelompok

Seksi Item Fase OO

BPBD

Standar Penilaian

Aksi yang akan diambil

2 3 3.4.2 DISKUSI

STEP 4-2： Menentukan Bencana Target yang menjadi Tujuan Latihan

1) OUTPUT

Hasil diskusi dirangkum dalam satu lembar.

Gambar 3.7 Gambaran Alur Diskusi

 Diskusi mengenai daftar yang dibuat pada STEP 4-1.

 Tempelkan daftar yang dibuat pada STEP 4-1 tersebut di dinding atau di papan tulis.

 Setiap kelompok menjelaskan daftar tersebut secara singkat.

 Penjelasan dilanjutkan dengan diskusi kelompok.

2 4 3.4.3 Perencanaan Penanggulangan Bencana

STEP4-3： Mengintegrasikan ke dalam Perencanaan Penanggulangan Bencana

(1) OUTPUT

Merangkum kembali hasil diskusi ke dalam sebuah tabel. Di bawah ini adalah contoh tabel dimaksud.

Masalah 1 2 3 4

Siapa

Apa

Kapan

Bagaimana

 Merangkum hasil diskusi pada STEP 4-2 menjadi sebuah tabel.

2 5 4. GLADI POSKO (Command Post Exercise, CPX)

Metode Latihan

4.1.1 Garis Besar Metode Latihan

Gambar 4.1 Gambaran Umum Latihan

 Gladi Posko (CPX) adalah latihan tingkat Pos Komando yg dilakukan oleh BPBD atau

instansi/organisasi yang memiliki fungsi serupa.

 Pemain (Player) melakukan peran untuk menangani bencana seakan – akan mereka

menghadapi bencana yang sebenarnya.

 Pemain mengambil keputusan penanganan bencana berdasarkan informasi yang

diperoleh.

 Dalam latihan ini Pemain hanya memberikan perintah, tidak benar-benar melaksanakan

tindakan seperti pada kejadian yang sebenarnya.

 Pengendali (Controller) mengatur situasi bencana untuk sesi latihan.

 Pengendali (yang mengelola latihan) akan dibagi menjadi tiga tim: (1) Tim Pengendali yaitu

tim yang mengendalikan latihan, (2) Tim informasi: yaitu tim yang memberikan informasi kepada pemain, dan (3) Tim Penilai: yaitu tim yang mengawasi tindakan para pemain dan menilai setiap tindakan tersebut apakah sesuai dengan skenario atau tidak.

2 6

Rincian Organisasi Latihan

Klasifikasi Tim Uraian

Pengendali

Tim Pengendali

Tim yang mengendalikan jalannya latihan.

Jika menerima laporan dari Tim Evaluasi tentang adanya tindakan tertentu dari Pemain, maka Tim ini akan mengontrol aksi Pemain agar tidak keluar dari skenario latihan.

Tim Informasi

Tim Informasi terdiri dari anggota tim yang menyampaikan informasi (disebut Bulsi: Penimbul Situasi), dan anggota tim yang membawa informasi secara langsung (Kurir).

Anggota tim yang bertugas sebagai Bulsi memerankan

instansi/organisasi yang berhubungan dengan Pemain,

menyampaikan informasi berdasarkan prosedur yang telah ditetapkan (skenario, kartu informasi).

Tim Evaluasi

Tim Evaluasi terdiri dari anggota tim yang mengawasi tindakan/aksi para Pemain (disebut Tim Pengawas), dan tim yang mengevaluasi tindakan/aksi para Pemain (disebut Tim Penilai).

Tim Pengawas melakukan pengawasan terhadap gerak-gerik para Pemain, dan memberikan laporan kepada Tim Pengendali mengenai aksi para Pemain selama latihan. Sedangkan Tim Penilai memberikan penilaian terhadap aksi para Pemain dalam latihan.

Pemain

(Player)

(Ditentukan sesuai dengan tujuan latihan)

Pemain adalah kelompok yang mendapat latihan, yang mengikuti latihan berdasarkan skenario dan tujuan latihan.

Gambar 4.2 Suasana Penanganan Bencana yang sebenarnya

2 7 4.1.2 Pelaksanaan Latihan

Pelaksanaan latihan dilakukan berdasarkan informasi bencana dari Tim Informasi seperti digambarkan dalam bagan di bawah ini. Informasi yang disampaikan tersebut pada dasarnya telah ditetapkan terlebih dahulu dalam skenario latihan.

Tim Informasi juga melayani setiap pertanyaan dan permintaan informasi dari Pemain. Sebelum menanggapi pertanyaan tersebut, ada baiknya dibicarakan / didiskusikan terlebih dahulu dengan Tim Pengendali Latihan, sebab tanggapan tersebut dapat mempengaruhi aksi para Pemain.

Gambar 4.3 Jalannya Latihan (Alur informasi)

Gambar 4.4Jalannya Latihan (Alur informasi) bagi

bagi

tanya

2 8

Idealnya, cara penyampaian informasi adalah dengan menggunakan peralatan yang biasa digunakan sehari-hari oleh para Pemain dalam situasi sebenarnya di masing-masing instansi/organisasi asal mereka (contoh: Fax, telepon, e-mail, dan lain-lain).

Berhubung lokasi latihan berbeda dengan lokasi pekerjaan yang sebenarnya, apabila ada peralatan yang tidak tersedia dalam latihan, dapat digunakan alat pengganti (contoh: menggunakan telepon genggam sebagai pengganti fax).

Gambar 4.5 Cara penyampaian informasi

2 9 Penyusunan Dokumen/Materi Latihan

Penyusunan dokumen/materi latihan CPX pada dasarnya sama dengan dokumen TTX, yaitu menetapkan situasi bencana dan pengaturan waktu yang digunakan untuk latihan. Yang berbeda adalah pengaturan situasi bencana yang lebih rinci untuk CPX.

Dokumen-dokumen latihan yang dibuat adalah sebagai berikut:

Alur pembuatan dokumen latihan CPX dibagi menjadi 7 tahap, yaitu dari: STEP 1 – STEP 7.

Gambar 4.7 Alur Pembuatan Dokumen Latihan

 Situasi Bencana: lokasi dan waktu diatur secara detail.

 Lembar Aksi: menyusun aksi-aksi yang diperkirakan terjadi pada waktu latihan.

 Lembar Informasi: menyusun informasi bencana yang diperkirakan terjadi pada waktu

latihan

 Skenario Latihan: mengkaji kembali dokumen- dokumen ①～_③ di atas untuk dijadikan

skenario.

3 0 4.2.1 Menentukan Tujuan Latihan

Waktu yg dibutuhkan untuk mengadakan CPX adalah lebih sedikit dibandingkan dengan TTX. Oleh sebab itu, tujuan latihan harus ditentukan dengan jelas sebelum latihan dimulai, seperti: mengumpulkan informasi bencana, mengumpulkan informasi tentang evakuasi dan pemberian bantuan, penanganan korban dan lain sebagainya.

Kemudian, dari tujuan latihan yang telah ditetapkan, dapat ditentukan bencana target dan waktu latihan yang dibutuhlan.

STEP 1: Penetapan Tujuan Latihan

(1) Hal-hal yang harus ditetapkan

 Tujuan latihan: aksi-aksi penanggulangan dan penanganan bencana yang hendak dilatih.

 Bencana target Latihan: contoh bencana yang menjadi obyek latihan

 Organisasi target Latihan: penetapan organisasi (player) yang menjalankan latihan.

 Jangka waktu Latihan: menentukan jangka waktu penanganan bencana dan aksi- aksi

penganggulangan yang menjadi tujuan.

(2) Gambaran OUTPUT

Keterangan

Tujuan latihan Perintah evakuasi kepada warga dan bantuan evakuasi

Bencana target Banjir Sungai X

Organisasi target BPBD Kota X (Pos Komando)

Jangka waktu (lihat bagan di bawah)

 Menentukan Tujuan Latihan.

 Menentukan jangka waktu latihan (rentang waktu aksi) yang disesuaikan dengan tujuan

3 1 Gambar 4.8 Contoh informasi menurut waktu

T

ing

g

i A

ir

(

m)

Jam Contoh: Tinggi Permukaan Air di Jembatan Natori

H.W.L Level bahaya banjir Level Peringatan Evakuasi

Luapan air melebihi batas peringatan kemungkinan terjadinya banjir

Jam Latihan (pkl 10:00～14:00)

Kerusakan

Luapan air melebihi batas peringatan utk evakuasi. Luapan air telah

melebihi batas peringatan bahaya banjir

Terjadinya bencana Banjir dan makin meluas

3 2 4.2.2 Pengaturan Situasi Bencana (Disaster Situation)

Dalam Gladi Posko (CPX), bisa menggunakan (reproduksi) situasi bencana yang pernah terjadi di masa lalu sebagai target latihan. Situasi bencana tersebut harus diatur secara detail. Dan rentang waktu dimana terjadi banyak kerusakan (yang menjadi dasar pembuatan skenario latihan) harus ditentukan secara detail juga. Selain itu, lokasi-lokasi yg sering ditimpa bencana perlu ditetapkan sebagai daerah berbahaya. Apabila tidak ada data/informasi sebelumnya tentang nama lokasi-lokasi ini, maka peta Bahaya/peta Ancaman bisa digunakan.

STEP 2: Menentukan Situasi Bencana

(1) Hal-hal yang harus di perhatikan:

 Lokasi terjadinya bencana (Peta lokasi)

 Waktu terjadinya bencana (daftar kejadian)

(2) Gambaran OUTPUT

Lokasi terjadinya bencana

Gambar 4.9 Peta Bahaya yang dihasilkan kegiatan OUTPUT2

Waktu kejadian bencana

 Waktu, tempat, dan jumlah korban yang ditimbulkan oleh bencana yang menjadi target

latihan diatur secara detail.

 Membuat peta lokasi bencana.

 Menentukan waktu kejadian bencana.



10:00

Terjadi bencana

11:00

Rumah terendam

12:00

3 3 Gambar 4.10 Contoh Menentukan Situasi Bencana

Situasi Bencana

BANJIR Rumah warga terendam dan makin meluas

Rumah mulai terendam Air mulai turun

BANJIR Korban manusia (terlambar menghindar) Rumah warga terendam

BANJIR LAHAR

Banjir lahar meluas BANJIR

Rumah warga terendam Banjir lahar

Banjir lahar meluas Banjir lahar

Banjir lahar meluas

Evakuasi dimulai Evakuasi berakhir

Evakuasi dimulai Evakuasi berakhir

Evakuasi dimulai Evakuasi berakhir Banjir

Lahar 1 BENCANA

Kota１

Kota 2 Disaster situation

EVAKUASI

DESA 3 DESA 2 DESA 1 Banjir Lahar 2 Banjir Lahar

BANJIR 1 BANJIR 2

BANJIR

3hour 2hour

1hour

30 30

3 4 4.2.3 Penyusunan Skenario Latihan

Dalam menyusun skenario latihan, perlu ditentukan aksi-aksi dari instansi terkait sesuai dengan situasi bencana yang telah ditentukan, serta informasi yang menjadi pemicu dari aksi-aksi penanganan bencana. Daftar aksi tersebut dicantumkan dalam Lembar Aksi, sedangkan daftar informasi dicantumkan di Lembar Informasi.

Setelah skenario latihan diputuskan, segera susun Lembar Informasi karena ini membutuhkan waktu yang cukup banyak.

(1) Menentukan Instansi Terkait

Lembar Aksi adalah lembaran yang mencatat secara detail semua aksi yang dilakukan oleh instansi terkait dalam penanganan bencana sewaktu latihan.

STEP 3: Menentukan Instansi terkait

Sehubungan dengan penyusunan organisasi latihan, pusatkan perhatian pada Pemain, kemudian baru mengatur organisasi terkait lainnya (masyarakat dan intansi terkait) sebagai Pemain, dan Pengendali.

Mengenai instansi yang menjadi Pemain dalam latihan, bagian-bagian yang berhubungan dengan latihan juga perlu diatur secara jelas.

(2) Hal-hal yang perlu dipertimbangkan

Penentuan instansi terkait: Tentukan instansi yang mengatur aksi-aksi penanganan bencana.

 Tentukan instansi yang menjadi pemain dalam latihan dan informasi yang terkait

dengan mereka (aksi dan informasi).

3 5 (3) Gambaran OUTPUT

Gambar 4.11 Hasil Penentuan Instansi Terkait dan Peran Masing-masing BPBD

Provinsi

BPBD Manado

BPBD Bitung

Masyarakat Manado

Masyarakat Bitung Bantuan Pemerintah

Laporan Situasi Korban

Perintah Evakuasi

Laporan Situasi Pengungsian

BNPB

Pemain

3 6 4.2.4 Lembar Aksi (Action Sheet)

Untuk Instansi/organisasi yang telah dipilih, aksi-aksi mereka bisa diambil dari dokumen-dokumen perencananan yg telah ada sebelumnya, seperti SOP, Renkon, dll. Apabila dokumen-dokumen tersebut belum dibuat, maka aksi mereka bisa dibuat dengan mengacu kepada perencanaan yang dibuat di proyek ini.

STEP 4: Pembuatan Lembaran Aksi (Action Sheet)

(1) Lembar Aksi

Pembuatan lembar aksi ditujukan untuk menyusun aksi-aksi penanganan bencana dari instansi/ organisasi terkait. Lembar aksi ini dibuat sesuai dengan peran mereka masing-masing dalam situasi bencana (sesuai dengan hasil perencanaan mitigasi bencana, contoh: SOP, Renkon, dll).

Gambar 4.12Contoh SOP

 Menyusun aksi-aksi pada saat latihan instansi/organisasi yang telah ditentukan.

 Mengenai instansi/organisasi yang akan menjadi pemain dalam latihan ini, harus dipilih

secara detail dan aksi-aksi penanganan bencana diatur secara detail. 

3 7 (2) Gambaran OUTPUT

Di bawah ini adalah salah satu contoh Lembar Aksi

Action of the expectation (SOP)

Action Action Action Action Action Action

Action Action ActionAction Action Action Action

Action Action Action

Action Action Action

Action

Action Action Action Action

ActionAction Action Action Action Action

Action

Action Action

Action Action

Action Action Action Action

Action Action

Action Action Action Action

Action Action

ActionAction Action Action

ActionAction ActionAction Action Action

0

Participation organization (Player)

1hour 2hour 3hour

30 0 30

BNPB

30

Province BPBD

Manado

BNPB

OOOO

OOOO

3 8 4.2.5 Lembar Informasi (Information Sheet)

Dari Lembar Aksi yang telah disusun, kemudian dibuat Lembar Informasi yang akan diberikan kepada Pemain dan informasi tersebut akan menjadi dasar pelaksanaan aksi penanganan bencana. Penyusunan informasi dilaksanakan dengan menuliskan isi informasi, kepada siapa dan dari mana informasi tersebut. Informasi yang disusun harus memperhatikan rentang waktu latihan.

STEP 5: Pembuatan Lembar Informasi

(1) Pokok-pokok dalam lembar informasi

-Pembuatan Lembar Informasi yang mencantumkan informasi dari setiap instansi/organisasi. -Pembuatan Lembar informasi berdasarkan dokumen mitigasi bencana yang ada sebelumnya,

seperti SOP, Renkon, dll.

(2) Gambaran Lembar Aksi

Berikut adalah contoh Lembar Aksi

Information of the expectation (SOP)

Information(Person to excipient in information ← Person to send information to

Information(Person to excipient in information ← Person to send information to Information(Person to excipient in information ← Person to send information to

Information(Person to excipient in information ← Person to send information to

Information(Person to excipient in information ← Person to send information to Information(Person to excipient in information ← Person to send information to Information(Person to excipient in information ← Person to send information to

Information(Person to excipient in information ← Person to send information to Information(Person to excipient in information ← Person to send information to

Information(Person to excipient in information ← Person to send information toInformation(Person to excipient in information ← Person to send information to Information(Person to excipient in information ← Person to send information to

Information(Person to excipient in information ← Person to send information to Information(Person to excipient in information ← Person to send information to

Information(Person to excipient in information ← Person to send information toInformation(Person to excipient in information ← Person to send information to

Province BPBD

Manado

BNPB

OOOO

OOOO

OOOO

30

BNPB

30 0

Participation organization (Player)

1hour 2hour 3hour

30 0

 Menyusun Lembar Informasi berdasarkan Lembar Aksi.

 Menuliskan isi informasi, pengirim dan penerima informasi.

 Mempertimbangkan rentang waktu antara informasi dan aksi

3 9 4.2.6 Skenario Latihan

Dari dokumen latihan yang telah dibuat di atas, seperti Situasi Bencana, Lembar Aksi, dan Lembar Informasi kemudian disusun menjadi skenario latihan.

Setelah dokumen-dokumen tersebut disusun, harus dikaji kembali apakah tidak ada kekurangan pada kejadian bencana, penyampaian informasi, dan alur kegiatan penanganan bencana.

STEP 5： SKENARIO LATIHAN

(1) Pokok-pokok Pengaturan

Hal-hal yang harus diatur adalah: Situasi Bencana, Lembar Aksi dan Lembar Informasi.

(2) Gambaran tentang Skenario Latihan

Berikut ini adalah sebuah contoh Skenario Latihan

Gambar 4.13Gambaran Pembuatan Skenario

時間→

災害状況

(Disaster Situation) 項目 Disaster発生

情報シ ト

Information Sheet)

Player

の組織 　　　　　 Information

行動シ ト

(Action Sheet)

Player

の組織 　　　　　　　　 Action

災害発生 らの行動ま の流 不備

い 時間 前後し い い チェック

す 。

災害発生－報告－行動等の一連の動作

の時間的 流 注意す 。

 Mengkaji kembali dokumen Situasi Bencana, Lembar Aksi, Lembar Informasi,

kemudian susun skenario latihan.

 Setelah skenario dibuat, periksa kembali apakah tidak ada kekurangan pada alur

skenario, pembagian informasi dan aksi penanganan bencana. 

Situasi Bencana Terjadinya bencana

Lembar Informasi

Lembar Aksi

Periksa apakah tidak ada kekurangan pada alur skenario mulai dari terjadinya bencana sampai pada aksi penaganan bencana tersebut.

Perhatikan baik-baik mengenai alur latihan menurut urutan waktu mulai dari

terjadinya bencana – pelaporan –

tindakan/ aksi penanganan.

Waktu

Pengendali

Pemain

Pemain

Informasi

4 0 4.2.7 Kartu Information (Information Card)

Kartu Informasi adalah salah satu materi yang sangat penting dalam pengelolaan latihan. Dalam lembaran Kartu Informasi tertulis mengenai terjadinya bencana, evakuasi serta informasi lain yang dibutuhkan oleh Pemain dalam latihan (isi informasi, jam dan cara bagaimana informasi itu disampaikan). Tim Pengendali yang menangani bagian informasi melaksanakan penyampaian informasi kepada Pemain berdasarkan pada kartu informasi ini.

STEP 5 : Pembuatan Kartu Informasi

(1) Hal-hal utama yang dicantumkan dalam kartu informasi

 Kepada siapa informasi akan dikirim

 Pengirim (petugas yang mengirim informasi)

 Jam pengiriman

 Cara pengiriman

 Nama informasi (tercantum dalam lembar informasi)

 Isi/detail informasi

 Dari Lembar Informasi, dibuatlah Skenario Latihan

 Kartu Informasi adalah informasi dasar dari Lembar Informasi yang disajikan dalam

bentuk kartu.

4 1 (2) Gambaran tentang OUTPUT

Contoh KARTU INFORMASI

Kartu Informasi

Dikirim kepada:

Nomor

Waktu 00:00

Pengirim:

(Nama Petugas

Cara * Telp/ Fax/ Serahkan

langsung / lisan

Perihal -(misalnya) situasi bencana di sungai A.

Syarat Informasi (Berdasarkan standar waktu)

Pokok Pokok/isi berita (Informasi)

Misalnya: (berita fax)

1.“Dari BMKG, melaporkan cuaca di daerah A sebagai berikut:.” dll.

Response dari Pemain

Tujuan

Situasi Terkait

Tulis di sini Nama Petugas Penerima

Tulis di sini Nama Petugas Pengirim

Tulis di sini Nomor berita.

Tulis di sini jam pengiriman berita.

cantumkan alat pengiriman yang dipakai

Cantumkan judul berita di sini

Berilah tanda jika informasi dikirim dengan syarat tertentu.

Cantumkan isi berita di sini, Apabila berita melalui telepon, tuliskan pokok-pokoknya saja,.

4 2 Pengelolaan Latihan

Gladi Posko (CPX) tidak dapat dilaksanakan hanya dengan pembuatan dokumen saja, karena apabila dibandingkan dengan TTX, CPX lebih rumit dan berskala besar. Untuk itu, seperti ditunjukkan dalam bagan di bawah ini, perlu diatur juga mengenai persiapan latihan seperti lokasi latihan, pengelolaan latihan pada hari latihan, dan evaluasi setelah selesai latihan.

4 3 4.3.1 Persiapan Pengelolaan Latihan

Untuk melaksanakan pengelolaan latihan, perlu adanya persiapan untuk mengelola latihan seperti personil, lokasi latihan dan lain-lain seperti di bawah ini.

STEP 1: Persiapan Pengelolaan Latihan

Gambar 4.15 Alur persiapan Latihan

演習を実施 必要 人員をリス アップ Player：演習 目的 沿った人員を編成 C tr ller：Player 人員、演習時間、提供する情 報 数から人員を編成

設定した人員から会場を選定

Player 人員、C tr ller 人員から会場 規模 を選定 少人数 場合 事務所 会議室でも演 習 可能

演習 必要 機材を準備

机、椅子、 ワイ 等 機材設定 通信手段 携帯電話、無線 等 機材設定

人員

設定

会場

準備

機材

準備

 Pengaturan personil

 Pengaturan lokasi latihan

 Pengaturan peralatan yang dibutuhkan dalam latihan

PengaturanPersonil

Persiapan Lokasi

Mempersiapkan Peralatan

Persiapkan personil yang akan menjadi Pemain dan Kontroler

Siapkan Lokasi dan Ruangan untuk Pemain dan Kontroler

Siapkan Peralatan untuk pelaksanaan Latihan

4 4 (1) Pengelolaan Latihan

1) Pengaturan Personil Pemain

Personil yang akan masuk sebagai Pemain diatur berdasarkan kebutuhan latihan, dengan mempertimbangkan skenario.

Dalam situasi bencana yang sebenarnya, perlu dipikirkan penempatan personil dengan mempertimbangkan berkembangnya durasi bencana menjadi lebih lama. Dalam situasi seperti itu pengaturan personil menjadi masalah yang penting. Sama seperti situasi yang sebenarnya, pengaturan personil juga harus disesuaikan untuk latihan.

Tabel 4.1 Contoh Organisasi Pemain

Organisasi Nama Jabatan

BPBD Kota “X” Kepala 1

Wakil 2

Bagian Kabid 3

Wakil 4

5 6 7 8

Bagian 9

10 11 12

2) Pengaturan Personil Pengendali

Penempatan personil untuk Pengendali latihan dengan mempertimbangkan Skenario latihan dan personil Pemain. Penempatan personil untuk Tim Informasi dilaksanakan dengan memperhatikan Lembar Informasi.

Tabel 4.2 Contoh Pengorganisasian Kelompok Pengendali

Struktur Organisasi

Jabatan Nama Institusi

G

ru

p

K

o

n

tr

o

le

r

Tim Pengendali 1 2 Tim Informasi 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 Tim Evaluasi 15 16 17

4 5 (2) Mempersiapkan Lokasi Latihan

Pengaturan lokasi latihan disesuaikan dengan jumlah personil latihan yang telah ditetapkan. Idealnya, CPX dapat dilaksanakan di tempat yang biasanya digunakan sebagai pos penanganan bencana (pusdalops) oleh instansi yang berperan sebagai Pemain. Namun apabila peserta terdiri dari banyak instansi, maka lokasi ini biasanya kurang memadai/ kurang mencukupi. Sebagai gantinya dapat digunakan gedung olah raga, ruangan hotel dan lain-lain.

Dalam pengaturan lokasi, yang diatur adalah tempat latihan untuk Pemain dan tempat latihan untuk Pengendali. Tempat latihan bagi Pengendali harus terpisah dari tempat latihan bagi Pemain. Perlu juga disiapkan tempat duduk untuk para Pengamat.

Gambar 4.16 Contoh Pengaturan tempat latihan 7.4m

8.0m 17m

7.4m 7.4m

䊢

䊠

䊡

Pemain 1

Pemain2

Pemain

(

Provinsi

)

Pengendali Pengamat

4 6 (3) Pengaturan Peralatan Latihan

Persiapkan alat-alat dan bahan yang dibutuhkan dalam latihan, yang disesuaikan dengan jumlah peserta latihan.

Tabel 4.3 Contoh Persiapan Peralatan & Bahan

Kategori Nama Peralatan

& Bahan Unit Keterangan

Dipakai bersama

Name Tag (Papan Nama) 50

Kamera Video (untuk merekam) 1

Pemain

Telepon 3 x 10 Untuk terima informasi

(pengganti radio panggil)

Peta 3

Plastik Transparan 3

Kertas Notulen 3 x 20

Papan Tulis 3

Pengendali Telepon 20 Untuk penyampaian informasi

Kertas notulen 40

Pengamat

Kamera Video 1 Untuk siaran langsung kegiatan

(disajikan di TV Monitor)

TV Monitor 1

Proyektor 1

4 7 4.3.2 Pengelolaan Latihan

(1) Penjelasan kepada Peserta

Sebelum latihan dimulai, kepada para peserta latihan akan diberikan penjelasan mengenai metode dan peraturan, agar latihan dapat dijalankan dengan baik.

STEP 2-1: Penjelasan kepada Peserta.

1) Penjelasan Umum kepada Pemain dan Pengendali

Penjelasan terhadap seluruh peserta adalah sebagai berikut. (Lampiran 1: Materi Penjelasan Umum)

a) Garis besar latihan

Penjelasan tentang garis besar latihan, yaitu tujuan, hari pelaksanaan latihan, daftar nama dan instansi peserta serta struktur latihan.

b) Metode latihan

Dalam CPX, mayoritas peserta masih belum berpengalaman, untuk itu harus diberikan penjelasan mengenai tata cara latihan.

c) Peraturan Latihan

Dalam latihan, terkadang kita harus melaksanakan penanganan bencana yang berbeda dengan penanganan bencana pada kejadian yang sesungguhnya. Oleh sebab itu, aturan main untuk latihan disusun atas dasar asumsi, dan hal ini juga harus dijelaskan kepada para peserta.

d) Situasi Latihan

Dalam CPX, ada 2 (dua) jenis latihan yaitu: hal-hal yang akan terjadi dalam latihan akan dijelaskan terlebih dahulu kepada Pemain dan yang kedua, hal-hal yang akan terjadi tersebut tidak akan dijelaskan. Pada jenis latihan yang pertama, suasana latihan (situasi terjadinya bencana) akan dijelaskan, sedangkan yang kedua hanya dijelaskan mengenai situasi pra-latihan.

 Penjelasan kepada peserta dilakukan dengan membagi 2 (dua) kelompok, yaitu

Pemain dan Pengendali (penjelasan dilakukan secara bersamaan) dan penjelasan khusus kepada Pengendali.

 Penjelasan mengenai peraturan dan penjelasan tentang suasana latihan, dapat dilihat

4 8 Gambar 4.17 Penjelasan mengenai Situasi Latihan

2) Penjelasan kepada Pengendali

a) Pengelolaan Latihan

Memberikan penjelasan kepada tim Pengendali mengenai peran mereka dan bagaimana cara mengatasi keadaan apabila terjadi situasi yang tidak sesuai dengan skenario.

b) Situasi Latihan

Apabila situasi latihan (secara keseluruhan) tidak dijelaskan kepada para Pemain, maka penjelasan tersebut akan diberikan kepada tim Pengendali.

4 9 (2) Pengelolaan Latihan

Latihan dijalankan berdasarkan skenario latihan. Pengendali memastikan situasi atau tindakan pemain pada saat latihan serta mengawasi jalannya latihan.

STEP 2-1: Pengelolaan Latihan

1) Pengaturan Jadwal (Alur Waktu)

Latihan penanggulangan bencana biasanya terdiri dari persiapan menjelang latihan, saat latihan, dan evaluasi setelah selesai latihan.

(Contoh pelaksanaan latihan)

Persiapan Menjelang Latihan : 1 – 0.5 jam

Pelaksanaan Latihan : (diatur sesuai Skenario latihan)

Rapat Evaluasi paska latihan : 1 jam setelah selesai latihan

Tabel 4.4 Contoh Pelaksanaan Latihan

Jam Kegiatan Tempat

09:00 – 09:15 Penjelasan

pra-latihan

Konfirmasi situasi sebelum latihan dan peraturan latihan

Ruang Pengamat Pemain dan Pengendali memasuki ruangan masing-masing

09:20 – 09:50 Briefing tiap

organisasi

Konfirmasi peran masing-masing sebelum latihan dimulai, konfirmasi mengenai penanganan bencana

Ruang Latihan

10:00 – 13:00 PELAKSANAAN LATIHAN Ruang

Latihan

13:00 – 14:00 (makan siang) Lobi

14:00 – 15:00 Rapat

Evaluasi

Penyampaian hasil penilaian (oleh Ketua Tim Evaluasi)

Kesan dan pesan (pemain dan

pengendali)

Ruang Pengamat

2) Persiapan Menjelang Latihan

Persiapan menjelang latihan dilakukan dengan mengadakan konfirmasi mengenai pengaturan situasi bencana dan aturan main dalam latihan, pengecekan tugas masing masing-masing organisasi pada pemain dan pengendali (pemantapan pembagian peran dan pengecekan masing-masing organisasi).

 Pengelolaan latihan, yaitu dengan cara mengawasi jalannya latihan.

 Pilihlah pokok-pokok yang akan dilatih terlebih dahulu, dan pelaksanaan latihan perlu

5 0

a) Penjelasan menjelang Latihan

Sebelum latihan dimulai, kelompok Pengendali mengecek kembali pengaturan situasi sampai latihan dimulai, menjelaskan aturan main latihan, dan memantapkan aturan latihan.

b) Pengecekan masing-masing organisasi(Pemain- Pengendali)

Pemain dan Pengendali harus mengadakan pengecekan secara internal mengenai tugas mereka masing-masing sebelum latihan dimulai, serta memeriksa pedoman penanganan bencana.

3) Jalannya Latihan

Dalam pelaksanaan latihan, perlu pengananan kegiatan atau aksi dari Pengendali sejak latihan dimulai dan ketika latihan berlangsung.

1. Memulai Latihan

Latihan dimulai dengan aba-aba. Aba-aba mulai diumumkan oleh Ketua Tim Kelompok Pengendali. Aba-aba disampaikan dengan menyesuakan waktu dimulainya latihan, dengan singkat dan dengan suara lantang disampaikan kepada tim pemain dan pengendali.

2. Kegiatan selama latihan

Kegiatan dari tiap-tiap kelompok selama latihan adalah sebagai berikut

[Tim Pengendali]

 Tim Pengendali melaksanakan pengecekan situasi pemain dan mengawasi jalannya

latihan.

 Sesuai dengan Skenario Latihan, dilakukan pengecekan terhadap situasi Pemain

bekerjasama dengan Tim Evaluasi.

 Apabila Pemain membuat aksi yang keluar dari skenario, maka Pengendali segera

melakukan tindakan perbaikan dengan melemparkan informasi tambahan, atau memberikan petunjuk langsung kepada Pemain. Apabila hendak memberikan petunjuk, hendaknya dikonsultasikan dulu dengan Ketua Tim, bila perlu latihan dapat dihentikan sementara waktu.

[Tim Informasi]

 Tim penimbul situasi (bulsi) melemparkan informasi bencana kepada pemain

berdasarkan Kartu Informasi.

 Pelayanan terhadap pertanyaan dari pemain dilakukan berdasarkan Skenario.

[Tim Evaluasi]

 Tim Evaluasi bertugas memantau aksi para pemain, dan apabila aksi pemain keluar

dari skenario, maka harus berdiskusi dengan Tim Pengendali.

 Penilaian dilakukan dengan menggunakan standar kegiatan berdasarkan Lembar

5 1 3. Rapat Evaluasi usai Latihan

Setelah latihan berakhir dilanjutkan dengan acara rapat evaluasi. Dalam rapat ini, disampaikan hasil evaluasi terhadap penanganan bencana dalam latihan serta komentar (kesan dan pesan) dari para peserta latihan, dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut:

 Apakah pengambilan keputusan dan penanganan oleh pemain pada saat terjadi

bencana sudah sesuai?

 Apakah Pemain telah melaksanakan dengan tepat aksi-aksi penanganan bencana

yang telah ditetapkan?

 Apakah tidak ada masalah/isu pada dokumen perencanaan penanggulangan

bencana?

Aba-aba mulai latihan (Ketua Kelompok Pengendali) Suasana Latihan kelompok Pemain)

Suasana Latihan(Kelompok Pemain)

5 2

Laporan dari Pemain Kesan dan Pesan dari peserta

5 3 4.3.3 Evaluasi Hasil Latihan

Evaluasi hasil latihan dilaksanakan dengan memperhatikan hal-hal di bawah ini, yaitu:

evaluasi hasil latihan, Kesimpulan dan umpan balik (feedback).

(1) Evaluasi terhadap pelaksanaan Latihan

Evaluasi terhadap pelaksanaan latihan dilakukan atas point-point berikut dengan memperhatikan tujuan dan skenario latihan.

 Capaian penanganan bencana

 Ketepatan dalam pengambilan keputusan

 Tindakan penanganan yang sesuai (secara organisasi).

(2) Hal-hal yang perlu dipertimbangankan dalam Evaluasi

1) Evaluasi yang berkaitan dengan capaian penanganan bencana

Apakah ada aksi-aksi para pemain yang tidak sesuai meskipun mereka sudah mendengarkan laporan situasi bencana? Evaluasi apakah tindakan mereka itu sudah sesuai dari segi aspek penanggulangan bencana dan tujuan latihan.

Masing-masing organisasi diminta untuk melaksanakan tugas dan aksi mereka yang tercantum dalam dokumen perencanaan penanggulangan bencana (seperti: SOP, renkon, dll).

2) Evaluasi yang berhubungan dengan pengambilan keputusan

Buatlah evaluasi mengenai pengambilan keputusan terhadap situasi bencana yang telah ditetapkan berdasarkan skenario latihan.

Evaluasi dilakukan dengan mempertimbangkan hal-hal berikut ini:

 Penanganan terhadap situasi darurat

 Prioritas pengambilan keputusan (tindakan cepat untuk fasilitas-fasilitas darurat)

 Kemampuan penanganan di lokasi bencana (bantuan dari instansi lain, tanggap terhadap

permintaan bantuan)

 Kepemimpinan dan hubungan dengan instansi terkait.

3) Penentuan pokok permasalahan untuk perencanaan

Agar organissasi dapat melaksanakan kegiatan secara efektif pada saat terjadinya bencana, maka perlu diperhatikan hal-hal berikut :

 Struktur organisasi dan pembagian tugas harus ditetapkan secara tepat.

 Kegiatan informasi (pengumpulan, pengaturan dan penyampaian informasi) yang menjadi

dasar dari kegiatan organisasi harus dilaksanakan secara akurat.

 Tujuan kerja organisasi harus ditetapkan dan kegiatan organisasi harus dijalankan

dengan baik.

 Informasi mengenai jumlah korban di wilayah yang menjadi tanggung jawab mereka

harus disampaikan dan disebarluaskan dengan pasti.

 Hal-hal yang berhubungan dengan struktur organisasi dan fungsinya: reorganisasi harus

5 4

serta apakah reorganisasi ini dibutuhkan untuk menyelesaikan tantangan tugas yang lebih besar, yang muncul pada saat bencana.

(3) Pelaksanaan Evaluasi

Evaluasi dilaksanakan oleh Tim Evaluasi. Tim ini bertugas menangani hasil penilaian, khususnya menyusun & memilih pokok-pokok permasalahan yang berhubungan dengan penanganan bencana. Pokok-pokok permasalahan tersebut nantinya harus diintegrasikan ke dalam dokumen perencanaan atau buku panduan seperti SOP, Rencana Kontinjensi dan lain-lain.

1) Penentuan Tim Evaluasi dan Hal-hal yang harus diperhatikan

Evaluasi terhadap pemain akan dilakukan dengan menetapkan petugas penilai pada setiap organisasi. Tim penilai berasal dari instansi yang sudah memiliki pengalaman yang memadai dalam menangani bencana serta para praktisi/akademisi kebencanaan.

Selanjutnya petugas penilai yang bertugas akan menyampaikan hasil penilaian, serta juga harus menyampaikan kesan mereka terhadap kegiatan para pemain secara keseluruhan. 2) Kesimpulan Setelah Selesai Latihan

Setelah latihan selesai, maka dilaksanakan penyusunan kesimpulan hasil latihan dari kertas catatan latihan yang dibuat oleh Pemain dan Pengendali. Hal ini dilakukan dengan cara menyusun kegiatan berdasarkan urutan waktu latihan, dan membandingkannya dengan perencanaan yang telah dilakukan dalam SOP dan Renkon, kemudian digunakan untuk memperbaiki perencanaan PB berdasarkan penilaian aksi pemain.

Tabel 4.5 Contoh Kertas Pencatatan

5 5 4.3.4 Umpan balik (Feedback) Hasil Latihan

Latihan Gladi Posko (CPX) memberikan pengalaman dalam menangani bencana (secara simulasi). Hasil yg paling penting adalah bahwa kita bisa melihat permasalahan-permasalahan yang timbul selama latihan berlangsung, dan kita dapat memilih masalah yang paling serius untuk

dikaji lebih lanjut dan dibahas perbaikannya untuk kemudian menjadi masukan / feedback bagi

dokumen penanganan bencana lainnya, seperti SOP, Renkon, dll.

Mengingat tingginya angka perpindahan (mutasi) pegawai ditingkat daerah, perlu dipikirkan rencana untuk melaksanakan jadwal latihan rutin pertahun yang terencana dalam jangka panjang agar kapasitas petugas yg bertanggung jawab dalam kebencanaan/kedaruratan dapat terus ditingkatkan

Gambar 4.19 Gambaran pembuatan perencanaan latihan rutin tahunan dan jangka panjang

Jenis Latihan

CPX - FTX

CPX - FTX

TTX-Games

TTX-Games

Drills

Membentuk

Pos Komado TTX-Drills

TTX skala besar, Latihan Terpadu Latihan Bersama dlm tingkat Daerah Latihan masing2x Instansi

TTX per Organisasi

Latihan

Terpadu Seminar

Latihan Individu

S

e

m

in

a

r

Seminar Dasar

Seminar ttg Pos Komado

Seminar Kelompok

Seminar ttg Banjir, Nuklir &

Penyakit

Bantuan Medis, Transportasi

Latihan Mandiri

T

T

X

/

F

T

5 6

Lampiran 1:

1

1. Gambaran Umum Pelaksanaan Latihan

Bentuk Latihan

 Gladi Posko (CPX)

 Latihan Berbasis Masyarakat

Organisasi Peserta Latihan

Tabel 1. Organisasi Peserta Latihan

Jenis Organisasi Lokasi

Player

(Kelompok yang mendapatkan latihan)

BPBD Provinsi Sulut BPBD Kota Manado BPBD Kota Bitung

Manado

(Hotel Granpuri) BPBD Kab. Kepulauan

Sitaro Sitaro (Masyarakat) Pengendali (Kelompok Pengelola Latihan)

BNPB Manado

(Hotel Granpuri)

Gambar 1. Organisasi Latihan

BNPB

BPBD SULUT BPBD Manado BPBD Bitung BPBD Sitaro OUTPUT4-2 Masyarakat Sitaro Masyarakat Manado Masyarakat Bitung Pemain Pengendali Bantuan Negara Laporan Situasi Bantuan Negara Laporan Situasi Bantuan Negara Laporan Situasi Laporan Situasi Bantuan Negara OUTPUT 4-2 Latihan

2 Tujuan Latihan

Tujuan pelaksanaan latihan ini adalah sebagai berikut:

 Mengidentifikasi dan menanggulangi situasi terjadinya bencana logsor

 Memberikan perinta evakuasi kepada warga dan penanganan korban

 Konfirmasi situasi evakuasi warga.

 Pelaporan kepada BPBD SULUT mengenai situasi bencana dan situasi evakuasi

warga. Jadwal Latihan

Tabel 2. Jadwal latihan

Tanggal Jam Isi

17 Sept Pagi Tentang Manajemen CPX

 Penjelasan tentang pedoman pengelolaan

(manajemen)

 Pembagian tugas pengelolaan

Sore Ten tang Manajemen CPX

 Rapat kelompok (pembagian tugas)

 Pengaturan (setting) ruangan latihan

 (penjelasan mengenai cara pengaturan

ruangan)

18 Sept Pagi Pelaksanaan CPX

(10:00 -13:00)

Sore Evaluasi latihan (Ketua Tim：BNPB)

Kesan-kesan Latihan (dari Pemain)

Peserta Latihan (Bitung)

3

2. Metode Latihan

Gambaran Umum

Gambar 2. Organisasi Latihan

 Gladi Posko (CPX: Command Post Exercise) adalah latihan tentang cara penanganan

bencana oleh Pos Komando (Posko) atau organisasi yang memiliki peran yang sama.

 Pemain (player) adalah kelompok yang memerankan latihan situasi yang menyerupai

bencana.

 Pemain melakukan tindakan/aksi penanggulangan berdasarkan situasi (informasi)

yang diberikan.

 Pemain dalam hal ini hanya melakukan perintah, dan tidak melakukan aksi yang

sebenarnya.

 Pengendali (controller) bertugas menciptakan situasi bencana.

 Pengendali (controller) adalah kelompok yang mengelola latihan yang dibagi dalam 3

tim, yaitu, Tim yang mengendalikan latihan (selanjutnya disebut Tim Pengendali), Tim yang bertugas memberikan informasi kepada pemain (selanjutnya disebut Tim Informasi), dan Tim yang menilai dan mengawasi gerak-gerik pemain.

4 Tabel 3. Rincian Pengorganisasian Latihan

Klasifikasi Tim Uraian

Controller

Tim Pengendali

Tim yang mengendalikan jalannya latihan.

Jika menerima laporan dari Tim Evaluasi tentang adanya tindakan tertentu dari Pemain, maka Tim ini akan mengontrol aksi Pemain agar tidak keluar dari skenario latihan.

Tim Informasi

Tim Informasi terdiri dari anggota tim yang menyampaikan informasi (disebut Bulsi: Penimbul Situasi), dan anggota tim yang membawa informasi secara langsung (Kurir).

Anggota tim yang bertugas sebagai Bulsi memerankan

instansi/organisasi yang berhubungan dengan Pemain,

menyampaikan informasi berdasarkan prosedur yang telah ditetapkan (skenario, kartu informasi).

Tim Evaluasi

Tim Evaluasi terdiri dari anggota tim yang mengawasi tindakan/aksi para Pemain (disebut Tim Pengawas), dan tim yang mengevaluasi tindakan/aksi para Pemain (disebut Tim Penilai).

Tim Pengawas melakukan pengawasan terhadap gerak-gerik para Pemain, dan memberikan laporan kepada Tim Pengendali mengenai aksi para Pemain selama latihan. Sedangkan Tim Penilai memberikan penilaian terhadap aksi para Pemain dalam latihan.

Pemain

(Player)

(Ditentukan sesuai dengan tujuan latihan)

Pemain adalah kelompok yang mendapat latihan, yang mengikuti latihan berdasarkan skenario dan tujuan latihan.

5 Pelaksanaan Latihan

Pelaksanaan latihan adalah seperti yang digambarkan dalam Gambar 4 dibawah ini, yaitu latihan berjalan berdasarkan informasi yang disampaikan oleh Tim Informasi. Berita dari Tim Informasi yang disampaikan tersebut pada dasarnya telah ditetapkan terlebih dahulu dalam skenario.

Tim Informasi juga melayani setiap pertanyaan dan permintaan informasi dari Pemain. Sebelum menanggapi pertanyaan tersebut, ada baiknya dibicarakan / didiskusikan terlebih dahulu dengan Tim Pengendali Latihan, sebab tanggapan tersebut dapat mempengaruhi aksi para Pemain.

Gambar 5.Jalannya Latihan bagi

bagi

tanya

6 Cara Penyampaian Informasi

Idealnya, cara penyampaian informasi adalah dengan menggunakan peralatan yang biasa digunakan sehari-hari oleh para Pemain dalam situasi sebenarnya di masing-masing instansi/organisasi asal mereka (contoh: Fax, telepon, e-mail, dan lain-lain).

Berhubung lokasi latihan berbeda dengan lokasi pekerjaan yang sebenarnya, apabila ada peralatan yang tidak tersedia dalam latihan, dapat digunakan alat pengganti (contoh: radio panggil dapat diganti dengan HP).

Gambar 6.Alat-alat penyampaian informasi

7

3.Aturan main

Dalam Pelaksanaan Geladi Posko (CPX), agar peserta latihan dapat berpern dengan baik pada waktu latihan penanggulangan bencana secara stimulatif, maka para pemain perlu bertindak berdasarkan aturan mainnya.

Karena Latihan ini bersifat simulasi, banyak perbedaan dengan situasi yang sebenarnya, sehingga perlu bertindak sesuai dengan aturan mainnya. Untuk itu dalam pedoman ini telah ditetapkan aturan main latihan penanggulangan bencana, agar peserta dapat bertindak dengan lancar.

Mengumpulkan dan mengirim informasi

Kegiatan mengumpul dan mengirim informasi dilakukan menggunakan telepon atau fax. Diasumsikan bahwa pemain/pelaku harus secara inisiatif mengumpul informasi dengan menggunakan telepon atau fax.

Berikut ini akan ditunjukkan bagaimana menggunakan telepon dan fax di lokasi latihan.

1) Cara Penggunaan Telepon

 Pemberitahuan dengan telepon latihan, menggunakan daftar nomor telepon yang dibuat

untuk latihan.

 Tidak boleh menggunakan nomor telepon di luar yang ada dalam daftar.

 Pemain bebas menggunakan nomor telepon yang ada dalam daftar (sebab diasumsikan

bahwa kalau tidak berusaha menelepon maka pemain tidak akan mendapatkan informasi)

 Pada waktu hendak menelepon, pertama-tama ucaplah :”Latihan”, “ini dari……”,

kemudian menanyakan status lawan: “apakah ini /lembaga/organisasi/BPBD Manado?”

 Daftar Nomor Telepon diletakkan di atas meja latihan tiap-tiap kelompok pada hari

latihan.

 Apabila hendak menelepon ke lembaga yang nomornya tidak tercantum dalam Daftar

Nomor Telepon latihan, gunakanlan “nomor lain”. Apabila terjadi seperti hal itu, ucapkan lah “saya sedang menelepon lembaga...)

2) Cara penggunaan FAX

 Dalam latihan ini, tidak menggunakan mesin fax yang sebenarnya. Jadi untuk

pengiriman fax, akan digunakan kotak yg dibentuk menjadi fax.

 Apabila hendak mengirim Fax, maka kertas yang akan difax akan dimasukkan dalam

kotak pengiriman fax yang tersedia di ruang latihan. Petugas akan membawa kertas fax tersebut ke tempat tujuan (oleh sebab itu jangan lupa menuliskan nama penerima).

 Apabila fax telah dikirim, maka penerima akan melakukan konfirmasi.

 Berbeda dengan fax yang sebenarnya, karena ini latihan, maka kertas fax yang telah dikirim akan dibawa ke tempat tujuan, oleh karena itu jika perlu arsip harus difotokopi terlebih dahulu.

8 3) Cara Penggunaan e-mail

 Pengiriman surat ke tim Pengendali, cara kerjanya sama dengan cara pengiriman fax

(jadi, tidak akan mengirim e-mail yang sebenarnya, tetapi hanya menggunakan kertas).

 Apabila e-mail sudah dikirim, maka akan dikonfirmasikan di tempat tujuan.

Jika Pemain ke lokasi lain selain tempat latihan

Pemain melakukan analisa terhadap situasi bencana yang diberikan dan melakukan aksi sebagaimana ketika menghadapi bencana yang sebenarnya. Namun karena ini adalah praktek simulasi, maka apabila hendak mengirim personil ke lokasi bencana, harus melaporkan terlebih dahulu ke Pengendali sebelum bertindak.

Tindakan yang perlu dilaporkan kepada Pengendali adalah sbb:

(1) Apabila hendak mengirim personil (termasuk staff yang tidak ikut serta dalam latihan). (2) Apabila hendak mengirim peralatan dari Kantor Pusat

Cara pelaporannya adalah, personil yang akan berangkat mendatangi ruang Pengendali, kemudian menjelaskan kepada Tim Pengendali mengenai maksud (perihal), anggota personil yang akan dikirim dan isi laporan. Tim Pengendali harus memberi dukungan terhadap aksi dari personil tersebut. Personil yang akan berangkat selanjutnya bergerak sesuai petunjuk.

Pencatatan selama latihan berlangsung (1) Pencatatan tentang Pemain

Aksi/tindakan yang diambil pada waktu latihan, akan dicatat di kertas formulir yang ada di lembaga masing-masing (daftar kronologi, daftar catatan) atau dicatat di kertas pencatatan seperti di bawah ini.

Kertas pencatatan yang dibuat pada waktu latihan, (baik kertas maupun soft data), harus diserahkan kepada Tim pengendali (controller) setelah latihan selesai.

Kertas Pencatatan

Jam Kepada Isi informasi Penanggulangan

9 (2) Pencatatan Suasana Latihan dan laporan

Pencatatan dan pelaporan situasi korban, dicatat dalam format yang dibuat oleh kegiatan Output 1 Proyek JICA.

Format untuk Pencatatan dan Pelaporan Bencana

Perlengkapan latihan dan lain-lain

(1) Perlengkapan yang akan digunakan oleh Pemain, dan lain-lain

Perlengkapan yang akan digunakan dalam latihan dan format laporan, akan menggunakan format atau barang-barang yang biasa dipakai, dan perlengkapannya disiapkan oleh kelompok pemain.

(2) Daerah target latihan

Daerah yang menjadi target latihan, hanyalah daerah yang berada dalam kawasan kota Bitung, dan fasilitas yang menjadi target latihan adalah fasilitas yang ada di kota Bitung.

(3) Pengaturan waktu dan jumlah jam latihan

Jam latihan diasumsikan sama dengan jam bencana yang sebenarnya. Begitu juga tanggal pelaksanaan latihan disamakan (yaitu tanggal 18 September). Waktu latihan, sama dengan waktu yang sebenarnya (mis. 1 jam latihan sama dengan 1 jam yang sebenarnya, yaitu 60 menit).

(4) Papan nama

Untuk mengenali para peserta maka setiap peserta akan dikenakan papan nama di bagian dada (akan dibagikan pada hari latihan).

10

4. Situasi Latihan

Dalam Pelaksanaan Latihan, telah ditentukan situasi bencana sebagai berikut:

4.1. BPBD Provinsi SULUT

(1) Situasi Pra-Latihan

J e n i s B e n c a n a S i t u a s i

U m u m _{Situasi curah hujan tinggi terus berlangsung di seluruh wilayah}

Wilayah Selatan

Longsor Banjir

Terjadi Banjir disebagian wilayah Selatan Terjadi Longsor di wilayah Kotamobagu dan

Penanganan bencana di wilayah Selatan pada umumnya telah selesai

Wilayah Utara

Longsor

Kel. Tingkulu Manado

08:10 Terjadi Longsor 08:20 Lalu lintas jalan tertutup Longsor

Kel. Winenet Bitung

08:10 Terjadi Longsor 08:20 Lalu lintas jalan tertutup Longsor

Desa Beong - Sitaro

08:20 Terjadi Longsor

08:40 Lalu lintas Jalan Beong tertutup

(Asumsi Situasi) *Pendirian Pos Komando untuk penanggulangan bencana di

wilayah Selatan

(2)Situasi setelah Latihan di mulai

J e n i s B e n c a n a S i t u a s i

Manado

Banjir

Sungai Tondano Kel. Ketanbaru

10:00 Terjadi Banjir

10:50 Banjir meluas (rumah-rumah terendam) 11:00 Evakuasi warga

12:00 Laporan bahwa Evakuasi selesai 12:30 Banjir meluas (rumah-rumah terendam) Banjir

Sungai Sawangan Kel. Kairagi

11:00 Terjadi Banjir

11:10 Banjir meluas (rumah-rumah terendam) 11:20 Evakuasi warga

12:10 Laporan bahwa Evakuasi selesai

Longsor Kel. Ranomuut

10:20 Terjadi Longsor

10:30 Informasi ada warga menjadi korban (2 orang) 11:10 Longsor meluas

12:30 Longsor meluas

Bitung

Longsor

Kel. Tandurusa

10:10 Terjadi Longsor

10:15 Keputusan untuk Evakuasi (oleh BPBD) 10:20 Informasi ada warga menjadi korban (5 orang) 11:30 Laporan bahwa Evakuasi selesai

Longsor

Kel. Madidir Unet

10:35 Prediksi akan terjadi bencana longsor 10:40 Keputusan untuk Evakuasi (oleh BPBD) 11:40 Laporan bahwa Evakuasi selesai Longsor

Kel. Batulubang

11:50 Terjadi Longsor

12:00 Informasi ada warga menjadi korban (10 orang) 12:10 Keputusan Evakuasi (oleh BPBD)

Sitaro

Banjir Lahar Dingin Desa Bebali

10:10 Prediksi akan terjadi banjir lahar dingin 10:50 Keputusan untuk Evakuasi (oleh BPBD)

11:30 Evakuasi selesai (lapor ke BPBD Provinsi Sulut) 11:40 Terjadi banjir lahar dingin

Longsor Desa Bonto

11:00 Prediksi akan terjadi bencana Longsor 11:10 Lalu lintas jalan ditutup

11

4.2. Manado

(1) Situasi Pra-Latihan

J e n i s B e n c a n a S i t u a s i

Umum Hujan deras terus menerus

Longsor Kel. Tingkulu

08:30 Terjadi Longsor 08:40 Lalu lintas jalan ditutup

Sungai Air sungai Tondano naik

(Asumsi Situasi)

 Terjadi Longsor (di Kel. Tingkulu) dan Pos Komando BPBD

Kota Manado didirikan

 Penanggulangan bencana di Kel. Tingkulu telah selesai,

akan tetapi hujan masih terus berlangsung, sehingga Pos Komando masih dalam status siaga untuk bencana susulan lainnya.

(2)Situasi setelah Latihan di mulai

J e n i s B e n c a n a S i t u a s i

Banjir

Sungai Tondano Kel. Ketanbaru

10:00 Terjadi Banjir

10:50 Banjir meluas (rumah-rumah terendam) 11:00 Evakuasi warga

12:00 Laporan bahwa Evakuasi selesai 12:30 Banjir meluas (rumah-rumah terendam) Banjir

Sungai Sawangan Kel. Kairagi

11:00 Terjadi Banjir

11:10 Banjir meluas (rumah-rumah terendam) 11:20 Evakuasi warga

12:10 Laporan bahwa Evakuasi selesai

Longsor

Kel. Ranomuut

10:20 Terjadi Longsor

10:30 Informasi ada warga menjadi korban (2 orang) 11:10 Longsor meluas

12:30 Longsor meluas

4.3. Bitung

1) Situasi Pra-Latihan

J e n i s B e n c a n a S i t u a s i

Umum Hujan deras terus menerus

Longsor Kel. Winenet

08:10 Terjadi Longsor 08:20 Lalu lintas jalan ditutup

(Asumsi Situasi)

 Terjadi Longsor (di Kel. Winenet) dan Pos Komando BPBD

Kota Bitung didirikan

 Penanggulangan bencana di Kel. Winenet telah selesai,

akan tetapi hujan masih terus berlangsung, sehingga Pos Komando masih dalam status siaga untuk bencana susulan lainnya.

73

KARTU INFORMASI

D i k i r i m k e p a d a : B P B D S I T A R O

N o m o r S 1 - 3

W a k t u 1 1 : 0 0 P e n g i r i m :

( N a m a P e t u g a s )

B P B D S I T A R O ( T R C ) ( P e t u g a s y a n g

s e s u n g g u h n y a ) C a r a Te l e p o n

P e r i h a l L a p o r a n b a h wa e v a k u a s i d i m u l a i

[ S ya r a t ]

K e t i k a i n f o r m a s i d i b e r i k a n

[ I s i i n f o r m a s i ]

" I n i d a r i Ti m R e a k s i C e p a t "

" m e l a p o r k a n b a h wa w a r g a k e l u r a h a n B e b a l i t e l a h b e r k u m p u l d i t e m p a t y a n g d i t e n t u k a n "

" S e t e l a h i t u k a m i a k a n m e n g e v a k u a s i m e r e k a d e n g a n t r u k s e c a r a b e r u t u r u - t u r u t " " S a y a a k a n t e r u s m e n g a w a s i l o k a s i "

R e r s p o n s d a r i P e m a i n

Tu j u a n

74

P e n g i r i m :

( N a m a P e t u g a s ) ( P e t u g a s y a n g

s e s u n g g u h n y a ) C a r a Te l e p o n

P e r i h a l M e l a p o r k a n t e n t a n g k e j a d i a n B a n j i r L a h a r D i n g i n

[ S ya r a t ]

K e t i k a i n f o r m a s i d i b e r i k a n

[ I s i i n f o r m a s i ]

" I n i d a r i Ti m R e a k s i C e p a t "

" Me l a p o r k a n b a h wa d i d e s a B e b a l i t e r j a d i b a n j i r l a h a r d i n g i n .

A l i r a n l a h a r n y a c u k u p d e r a s , b a n y a k r u m a h y a n g t e r a n c a m d a n j a l a n m e n u j u p e l a b u h a n t e r t u t u p "

" k a m i a k a n t e r u s m e m a n t a u s i t u a s i "

R e r s p o n s d a r i P e m a i n

Tu j u a n

75

KARTU INFORMASI

D i k i r i m k e p a d a : B P B D S I T A R O

N o m o r S 1 - 5

W a k t u 1 2 : 1 0 P e n g i r i m :

( N a m a P e t u g a s )

L u r a h B e b a l i

( L u r a h y a n g s e s u n g g u h n y a )

C a r a Te l e p o n

P e r i h a l M e l a p o r k a n t e n t a n g s e l e s a i n y a e v a k u a s i

[ S ya r a t ]

K e t i k a i n f o r m a s i d i b e r i k a n

[ I s i i n f o r m a s i ] " I n i d a r i L u r a h B e b a l i "

" Me l a p o r k a n b a h wa e v a k u a s i t e l a h s e l e s a i "

" K a r e n a e v a k u a s i n y a d i t e n g a h h u j a n , a d a wa r g a y a n g k e d i n g i n a n k a r e n a b a s a h k u y u p . M o h o n b a n t u a n s e l i m u t d a n l a i n n y a " .

R e r s p o n s d a r i P e m a i n

Tu j u a n

76

S2

Umum

77

KARTU INFORMASI

D i k i r i m k e p a d a : B P B D S I T A R O

N o m o r S 2 - 1

W a k t u 1 0 : 3 0 P e n g i r i m :

( N a m a P e t u g a s ) B U P A TI S I TA R O

C a r a Te l e p o n

P e r i h a l P e r m i n a t a a n l a p o r a n k o r b a n / k e r u s a k a n

[ S ya r a t ]

K e t i k a i n f o r m a s i d i b e r i k a n

[ I s i i n f o r m a s i ]

" I n i d a r i B u p a t i S I T A R O "

" S e k a r a n g s e d a n g d i n a s l u a r , u n t u k b i s a s a m p a i k e s a n a m e m a k a n wa k t u y a n g l a m a " " S a y a s u d a h d e n g a r d a r i b e r i t a d i TV d a n B M K G b a h wa d i s a n a s e d a n g h u j a n d e r a s . To l o n g b e r i t a h u k a n s i t u a s i k e r u s a k a n a t a u k o r b a n . K a l a u a d a b e r i t a m e n g e n a i j u m l a h k o r b a n d a n e v a k u a s i t o l o n g s e g e r a d i b e r i t a h u " .

" S a y a a k a n h u b u n g i k e m b a l i "

R e r s p o n s d a r i P e m a i n

Tu j u a n

78

P e n g i r i m :

( N a m a P e t u g a s ) B U P A TI S I TA R O

C a r a Te l e p o n

P e r i h a l L a p o r a n m e n g e n a i s i t u a s i b e n c a n a d a n k e r u s a k a n

[ S ya r a t ]

K e t i k a i n f o r m a s i d i b e r i k a n

[ I s i i n f o r m a s i ] " I n i d a r i B u p a t i S i t a r o "

" S a y a a k a n t e r l a m b a t p u l a n g d a r i d i n a s l u a r . To l o n g b u a t k a n l a p o r a n t e r t u l i s m e n g e n a i s i t u a s i b e n c a n a d a n k i r i m k a n d e n g a n F a x s a m p a i p u k u l 1 2 : 3 0 , a g a r k e t i k a s a y a t i b a d a p a t m e n g a m b i l t i n d a k a n l e b i h c e p a t " .

R e r s p o n s d a r i P e m a i n

Tu j u a n