19 dikemas dalam bentuk CD-ROM yang cara penelusurannya berbeda dari
cara pengaksesan informasi melalui jaringan internet. Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa digitalisasi adalah suatu proses
mengalihkan bentuk asli bahan pustaka seperti buku dan naskah kuno kedalam bentuk digital yang mencakup pembuatan salinan dalam bentuk analog dengan
melakukan scanning atau memfotonya dengan menggunakan kamera digital.
2.4.1 Prosedur Sebelum Melakukan Digitalisasi
Ada beberapa tahapan sebelum melakukan proses digitalisasi. Prosedur digitalisasi ini dilakukan agar memudahkan dalam proses temu kembali dan
penyimpanannya. Gardjito 2002, 1-20 mengemukakan mengenai prosedur digitalisasi sebagai berikut:
1. Identifikasi Kategori
Penetapan kategori dari pemilihan informasi harus dipertimbangkan berdasarkan kebutuhan yang dapat mewakili kepentingan berbagai
sektor. Setelah penetapan kategori dipilih langkah selanjutnya yaitu harus mengetahui apakah koleksi dilindungi oleh hak cipta. Jika bahan
pustaka dilindungi oleh hak cipta, maka proses pelaksanaanya tidak dapat dilanjutkan tanpa izin dari pemilik hak cipta tersebut.
2. Menghimpun atau Mengumpulkan Koleksi
Langkah selanjutnya adalah menghimpun dan mengumpulkan koleksi. Dalam mengumpulkan koleksi dapat dilakukan oleh setiap pusdokinfo
melalui pemilik atau pengelola informasi. Setiap melakukan pemilihan koleksi, topiknya terbatas begitu juga dengan waktu pemilihan,
penghimpunan dan pemrosesannya harus disesuaikan dengan anggaran yang tersedia.
3. Proses Digitalisasi
Tahap selanjutnya yaitu melakukan digitalisasi atau proses digital. Pengalihmediaan informasi berbagai jenis media dapat dilakukan
dengan menggunakan beberapa macam alat perekam. Proses yang paling sederhana dalam pengalihmediaan bentuk digital dapat
dilakukan dengan bantuan alat perekam scanner atau kamera digital untuk menghasilkan gambar elektronik bitmap images.
4. Pembuatan Metadata
Agar informasi yang telah direkam dapat ditelusuri kembali maka diperlukan metadata. Metadata diartikan sebagai data tentang data
20 yang mempunyai kemampuan dalam menentukan suatu sumber,
menunjukkan lokasi data atau dokumen serta memberikan ringkasan tentang apa yang perlu dimanfaatkan. Ada tiga kemampuan yang
sangat diperlukan dalam pembuatan metadata untuk sebuah paket informasi yaitu: penyandian encoding,pembuatan deskripsi untuk
informasi dan preservasi, dan penyediaan akses untuk deskripsi tersebut.
5. Pengelolaan
Setelah melakukan pembuatan metadata tahapan selanjutnya yaitu pengelolaan informasi digital. Pengelolaan informasi digital ini
dilakukan oleh pihak yang terkait didalamnya agar pemustaka atau pengguna lebih mudah dalam mencari bahan pustaka yang
dibutuhkannya. Tahap pengelolaan informasi digital dapat dilakukan oleh pemrakarsa, pembuat peraturan, pembuat atau pencipta, pemilik
hak cipta, penyandang dana, pendukung, pembaca dan konservator.
6. Pendistribusian
Tahap terakhir dari proses ini yaitu tahap pendistribusian. Sistem pendistribusian informasi digital dapat dilakukan melalui situs web
masing-masing perwakilan atau dari badan asosiasi yang menjadi pengelolaan kandungan informasi naskah lokal atau naskah kuno.
Informasi yang dapat dilayankan berupa teks dan gambar.
Sedangkan Najiah 2015, 26 mengemukakan tahapan dalam alih media digital adalah:
1. Pengumpulan dan Seleksi Bahan Pustaka
Untuk pengumpulan dan seleksi bahan pustaka dapat diperoleh melaui intern dan ekstern instansi.
2. Pengecekan Kondisi Fisik Bahan Pustaka
Bahan pustaka yang akan dialihmediakan sebelumnya dilakukan pengecekan kondisi fisik, apabila tingkat kerusakan bahan pustaka
tersebut tinggi maka terlebih dahulu perlu dilakukan perbaikan. Setelah dilakukan perbaikan, bahan pustaka tersebut dapat dialihmediakan.
3. Pencatatan Deskripsi Bibliografis
Selanjutnya dilakukan pencatatan data-data bibliografisnya dicatat dan metadata dari file-file elektronik yang telah dialihmediakan. Hal ini
dilakukan agar koleksi yang telah dialihmediakan dapat ditelusur kembali dengan menggunakan data bibliografisnya serta data-data
tersbut disimpan di dalam pangkalan data sebagai arsip Bidang Transformasi Digital.
4. Proses Pengambilan Objek yang akan Dialihmediakan ke Bentuk
Digital. Proses pengambilan objek dapat dilakukan melalui scanning, proses
pengambilan tiga dimensi dengan kamera digital, proses peliputan peristiwa dan proses konversi.
21 5.
Proses Editing Setelah pengambilan objek tahap berikutnya adalah proses
penyuntingan dokumen yang telah dialihmediakan. 6.
Konversi File Proses pembuatan file-file turunan dari file master file TIFF, MPEG,
mp3, RAW, dan lain-lain. 7.
Pengemasan Dokumen Proses pengemasan dokumen ini dilakukan agar bahan pustaka yang
telah dialihmediakan dapat dibaca seperti dokumen aslinya.
Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa prosedur digitalisasi dimulai dari identifikasi kategori berdasarkan informasi yang dipilih, menghimpun atau
mengumpulkan koleksi berdasarkan wilayah terdapatnya naskah kuno, pengecekan kondisi fisik bahan pustaka, pencatatan deskripsi bibliografisnya,
digitalisasi atau alih media informasi yang menggunakan alat perekam, pengatalogan agar mudah ditelusuri, pengelolaan dan dukungan dari berbagai
pihak agar prosesnya berjalan lancar serta pendistribusian atau penyebaran informasi naskah kuno digital melalui situs website perpustakaan.
2.4.2 Proses Digitalisasi
