g Petugas mengelompokkan bahan pustaka, yang rusak dikembalikan ke rak atau
dikirim kebagian pemeliharaan koleksi. Apabila koleksi rusak tidak diperbaiki di usulkan untuk disiangi.
4. Perpanjangan
Perpanjangan dapat diberikan jika tidak ada pengguna lain yang memesan bahan pustaka itu. Perpanjangan hanya dapat di lakukan dua kali saja yang di
lakukan petugas perpustakaan untuk memperpanjang bahan pustaka yaitu dengan mencatat pada kartu dan slip pengembalian dengan cara menstempel tanggal
kembali yang baru, lalu memberikan buku tersebut kepada peminjam.
Berdasarkan Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi Depdikbud 2004 : 83 prosedur perpanjangan waktu peminjaman di lakukan dengan cara:
1. Pengguna membawa buku yang di pinjam ke meja layanan.
2. Petugas memeriksa formulir penempaham.
3. Jika tidak ada menempah, petugas membubuhkan tanggal yang baru
4. Pada kartu pinjaman dan girik buku.
5. Jika ada yang menempah, petugas tidak memberikan izin perpanjangan.
Untuk melaksanakan prosedur perpanjangan masa pinjam di perlukan : a.
Kartu pinjam b.
Kartu buku c.
Stempel tanggal kembali Perpanjangan masa peminjaman dilakukan berdasarkan jangka waktu
tersendiri lazimnya buku hanya boleh di perpanjang selama dua kali. Perpanjangan bahan pustaka yang di pinjam dilakukan peminjaman dengan cara
datang langsung ke perpustakaan dengan membawa bahan pustaka yang dipinjam dan melapor kepada petugas perpustakaan bahan pustaka yang akan dipinjam.
5. Penagihan
Berdasarkan Buku Pedoman Perguruan Tinggi Depdikbud 2004 : 83 “Bila pengguna tidak mengembalikan bahan pustaka pada waktunya perpustakaan
akan menagih buku agar segera di kembalikan”. Menurut Syahrial-Pamundjak 2000 : 97 Prosedur penagihan bahan pustaka sebagai berikut :
1. Petugas memeriksa keterlambatan pengembalian berdasarkan tanggal
kembali bahan perpustakaan, pekerjaan ini harus di lakukan setiap hari.
Universitas Sumatera Utara
2. Petugas membuat surat penagihan rangkap dua, Lembar pertama
dikirimkan kepada peminjam, sedangkan lembar kedua disimpan sebagai pertinggal.
3. Bila bahan di kembalikan setelah ditagih, petugas memprosesnya
berdasarkan proses pengembalian.
6. Sanksi
Menurut Buku Pedoman Perguruan Tinggi Depdikbud 2004 : 83 pemberian sanksi adalah “Suatu kegiatantugas pelayanan sirkulasi yang berupa
kegiatan pemerikasaan atas pelanggaran yang dilakukan oleh pengguna serta pemberian sanksi atas pelanggaran tersebut”.
Pelanggaran yang dilakukan oleh pengguna perpustakaan dapat berupa : 1.
Terlambat pengembalian bahan pustaka. 2.
Mengembalikan bahan pustaka dalam keadaan rusak. 3.
Membawa bahan pustaka tampa prosedur yang berlaku. 4.
Menghilangkan bahan pustaka. 5.
Melanggar tata tertib perpustakaan. Dalam buku Pedoman Perguruan Tinggi Depdikbud 2004 : 84 ada
beberapa jenis sanksi yang dikenakan kepada pengguna antara lain: a.
Denda b.
Sanksi administrative, misalnya tidak boleh meminjam bahan perpustakaan dalam waktu tertentu
c. Sanksi akademik, berupa pembatalan hak dalam kegiatan belajar mengajar.
Prosedur yang ditempuh yaitu : a. Petugas menetapkan tingkat pelanggaran pengguna.
b. Berdasarkan tingkat pelanggaran tersebut, petugas menetapkan sanksi c. Untuk sanksi administrative, petugas langsung menyelesaikan menurut
peraturan perpustakaan d. Untuk sanksi akademik, kepala perpustakaan mengusulkannya kepada
pimpinannya perguruan tinggi agar memberi sanksi kepada pengguna tersebut.
7. Bebas Pustaka
Menurut Buku Pedoman Perguruan Tinggi Depdikbud 2004 : 85 “Surat keterangan bebas pustaka diberikan kepada pengguna sebagai bukti bahwa ia
tidak mempunyai pinjaman atau kewajiban lain kepada perpustakaan”. Pemberian
Universitas Sumatera Utara
surat keterangan bebas pustaka dimasuksudkan agar koleksi terpelihara dan pengguna mematuhi peraturan perpustakaan.
Pemberian surat bebas pustaka memiliki fungsi untuk mencegah atau menekan kemungkinan hilangnya bahan-bahan pustaka karena mahasiswa telah
menyelesaikan studi atau stafpegawai administrasi pensiun. Menurut Syahrial-Pamundjak 2000 : 97 prosedur pemberian surat
keterangan bebas pustaka dilaksanakan dengan cara sebagai berikut : 1.
Pengguna yang membutuhkan tanda bukti bebas pustaka menyerahkan tanda pengenal.
2. Petugas mengambil kartu peminjaman berdasarkan pada nomor anggota yang
tertera pada tanda pengenal. 3.
Petugas memeriksa ada tidaknya peminjaman yang belum di kembalikan pada kartu peminjaman.
4. Kartu peminjaman yang menunjukkan bahwa pengguna tidak mempunyai
peminjaman distempel pada bebas pustaka. 5.
Petugas memeriksa tanda bukti bebas pustaka dengan identitas pengguna 2.
Layanan Referensi Layanan referensi diberikan untuk membantu pengguna perpustakaan atau
masyarakat yang ingin menemukan informasi secara tepat dan tepat dari koleksi yang ada di perpustakaan. Kegiatan dilakukan dengan cara menjawab langsung
pertanyaan penguna perpustakaan atau dari masyarakat dengan menggunakan sumberkoleksi rujukan yang tersedia.
Menurut Darmono 2001 : 141 layanan referensi atau layanan rujukan adalah “Layanan yang diberikan oleh perpustakaan untuk koleksi – koleksi khusus
seperti kamus, ensiklopedi, almanak, direktori, buku tahunan, yang berisi informasi teknis dan singkat”. Koleksi ini tidak boleh dibawa pulang oleh
pengunjung perpustakaan dan hanya untuk dibaca di tempat. Apabila pengguna datang ke perpustakaan petugas dapat membimbing pengguna tentang cara – cara
memakai koleksi rujukan. Dalam Buku Pedoman Umum Penyelengaraan Perpustakaan Khusus
1999 : 40 mengatakan bahwa hal – hal yang harus diperhatikan dalam layanan referensi adalah :
1. Keberadaan sumber – sumber informasi sekunder dan informasi strategis
Universitas Sumatera Utara
2. Kepiawaian petugas dalam menguasai koleksi dan teknik penelusuran
3. Pemahaman dan penerapan etika berkomunikasi bagi para petugas jasa
4. Prinsip layanan prima kepuasan klien sebagai tujuan.
Berdasarkan Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi 2004 : 87 setiap jenis koleksi referensi dapat dibedakan menurut sifat informasinya yaitu :
a. Kamus
Merupakan bahan referensi yang berisi daftar kata-kata terpilih dari satu bahasa yang di susun menurut abjad,setiap kata disertai dengan penjelasan,mengenai
artinya, cara mengucapkannya, ejaan, cara memakainya, asal katanya dan keterangan lainnya yang berhubungan dengan kata-kata tersebut.
b. Ensiklopedi
Bahan rujukan yang berisi uraian mengenai siapa, apa, bilamana, untuk apa, bagaimana, mengapa, dan pertanyaan-pertanyaan lain yang mungkin ada dalam
benak pengguna. c.
Buku Tahunan Almanak Memuat ringkasan data mengenai Negara, orang berprestasi dalam berbagai
kegiatan, kejadian penting, dan sebagainya yang terjadi dalam jangka waktu satu dua tahun yang disertai dengan statistik.
3. Layanan Ruang Baca
Layanan ruang baca adalah layanan yang diberikan oleh perpustakaan berupa tempat untuk melakukan kegiatan membaca di perpustakaan. Layanan ini
diberikan untuk mengantisipasi pengguna perpustakaan yang tidak ingin meminjam untuk dibawa pulang, akan tetapi mereka cukup memanfaatkannya di
perpustakaan.
2.3 Koleksi