32
BAB III MANAJEMEN KEPEGAWAIAN
NEGARA
Ruang lingkup kegiatan di bidang kepegawaian secara umum yang ada di berbagai instansi. baik instansi pemerintah pusat maupun
daerah adalah meliputi hal-hal sebagai berikut:
A. Perencanaan dan Pengadaan Pegawai
1. Perencanaan Pegawai
Perencanaan pegawai merupakan peramalan kebutuhan pegawai pada masa yang akan datang dari berbagai jenis
pekerjaan. Peramalan pengadaan pegawai pada saat ini dan masa yang akan datang dengan berbagai jenis pekerjaan
atas dasar tuntutan organisasi. Peramalan pengadaan pegawai baik untuk keperluan saat sekarang maupun yang akan datang
berarti menentukan jumlah pegawai yang diperlukan dengan berbagai kualifikasi atau latar belakang pendidikan yang
dibutuhkan. Peramalan kebutuhan pegawai secara umum mendasarkan pada permintaan dan unit-unit yang ada dalam
organisasi, mendasarkan pada analisis beban kerja organisasi dan ketersediaan anggaran.
Modul Diklat Prajabatan Golongan 1 dan 2
33 Peramalan pengadaan kebutuhan pegawai untuk memenuhi
kebutuhan jangka
pendek dapat
dilakukan dengan
menggunakan pendekatan teknik peramalan jangka pendek dengan mendasarkan pada ketersediaan anggaran dari beban
kerja yang ada. Sedangkan teknik peramalan jangka panjang dapat dilakukan dengan menggunakan beberapa teknik,
seperti: mendengar dari orang-orang ahli; mendasarkan pada permintaan dari unit-unit; dan menggunakan berbagai
analisis yang ada, misalnya menggunakan analisis trend. Secara empiris, dalam perencanaan kepegawaian dimulai dari
inventarisasi lowongan jabatan yang telah ditetapkan dalam formasi beserta syarat jabatannya, pengumuman, pelamaran,
penyaringan, pengangkatan menjadi Calon Pegawai Negeri Sipil sampai dengan pengangkatan menjadi Pegawai Negeri
Sipil dan penempatannya.
Penyusunan Formasi Pegawai Negeri Sipil
Formasi adalah jumlah dan susunan pangkat Pegawai Negeri Sipil yang diperlukan untuk mampu melaksanakan tugas
pokok dalam jangka waktu tertentu yang ditetapkan oleh pejabat yang berwenang. Penetapan formasi berdasarkan
beban kerja dengan mempertimbangkan macam-macam pekerjaan, rutinitas pekerjaan, keahlian yang diperlukan
untuk melaksanakan tugas
dan hal-hal
lain yang
34
Manajemen Kepegawaian Negara
mempengaruhi jumlah dan sumber daya manusia yang diperlukan.
Penetapan formasi Pegawai Negeri Sipil ditujukan untuk mengendalikan jumlah dan mutu pegawai pada setiap
organisasi negara agar memiliki pegawai yang cukup, sesuai dengan beban kerja yang harus dilaksanakan. Ketentuan
penetapan tentang formasi Pegawai Negeri Sipil diatur dalam Peraturan Pemerintah Nomor 97 Tahun 2000, dan ketentuan
pelaksanaannya diatur dalam Keputusan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 09 Tahun 2001.
Formasi Pegawai Negeri Sipil Pusat dan Pegawai Negeri Sipil Daerah ditetapkan oleh Menteri Pendayagunaan
Aparatur Negara, setelah mendapat pertimbangan teknis dari Kepala Badan Kepegawaian Negara. Formasi masing-masing
satuan organisasi negara disusun melalui analisis kebutuhan yang dilakukan berdasarkan:
a. Jenis Pekerjaan,
Adalah macam-macam pekerjaan yang harus di laksanakan oleh satuan unit organisasi di dalam rangka
penyelenggaraan tugas pokok dan fungsinya. b.
Sifat Pekerjaan, Adalah spesifikasi pekerjaan berdasarkan jenis, waktu,
keterampilan yang dibutuhkan, perhatian, resiko, upaya fisik, upaya mental dan sebagainya.
Modul Diklat Prajabatan Golongan 1 dan 2
35 c.
Perkiraan Beban Kerja, Adalah frekuensi rata-rata dari masing-masing jenis
pekerjaan dalam jangka waktu tertentu. d.
Perkiraan Kapasitas Pegawai, Adalah kemampuan rata-rata seorang pegawai untuk
menyelesaikan suatu jenis pekerjaan dalam jangka waktu tertentu. Perkiraan beban kerja dan prakiraan kapasitas
kerja diperlukan untuk masing-masing jenis pekerjaan. e.
Jenjang dan Jumlah Jabatan serta Pangkat, Penentuan jenjang, jumlah jabatan dan pangkat dalam
suatu organisasi harus ditinjau dari sudut keseluruhan organisasi dan tidak ditinjau per unit organisasi.
Penentuan susunan pangkat merupakan satu syarat mutlak untuk dipelihara dengan baik dalam suatu organisasi.
f. Peralatan yang Tersedia,
Penggunaan teknologi canggih suatu peralatan kerja, menentukan jumlah dan mutu pegawai yang diperlukan
dalam suatu organisasi. Semakin canggih teknologi peralatan yang dipergunakan, akan semakin mengurangi
jumlah pegawai yang diperlukan. g.
Analisis Kebutuhan Pegawai, Dilakukan melalui analisis jabatan untuk mengetahui
secara konkrit jumlah dan kualifikasi pegawai yang dibutuhkan oleh suatu unit organisasi untuk mampu
melaksanakan tugasnya secara berdayaguna, berhasilguna
36
Manajemen Kepegawaian Negara
dan berkesinambungan. h.
Anggaran Belanja Negara, Dalam menetapkan jumlah kebutuhan pegawai dalam
suatu organisasi,
juga harus
mempertimbangkan kemampuan dan tersedianya anggaran. Meskipun formasi
telah disusun secara rasional berdasarkan hasil analisis jabatan dan analisis kebutuhan, realisasinya tetap
disesuaikan dengan kemampuan anggaran yang tersedia. i.
Uraian Jabatan, Hasil analisis jabatan yang berisi informasi penting nama
jabatan, kode jabatan, unit organisasi, ikhtisar jabatan, uraian tugas, bahan kerja, perangkat kerja, hasil kerja,
wewenang, tanggung jawab, hubungan jabatan, kondisi lingkungan kerja, resiko, bahaya, syarat jabatan dan
informasi lainnya. j.
Peta Jabatan Adalah susunan, nama dan tingkat jabatan baik struktural
maupun fungsional yang tergambar dalam struktur organisasi dari tingkat yang paling bawah sampai dengan
tingkat yang paling tinggi.
2. Pengadaan Pegawai Negeri Sipil
Pengadaan Pegawai Negeri Sipil dilakukan berdasarkan kebutuhan untuk mengisi formasi yang lowong. Lowongan
Modul Diklat Prajabatan Golongan 1 dan 2
37 formasi dalam suatu organisasi pada umumnya disebabkan
karena adanya pegawai yang berhenti, pensiun, meninggal dunia atau adanya perluasan organisasi.
Setiap warga negara Republik Indonesia mempunyai kesempatan yang sama untuk melamar menjadi Pegawai
Negeri Sipil setelah memenuhi syarat-syarat yang ditentukan. Oleh karena itu lowongan formasi tersebut harus diumumkan
seluas-luasnya melalui media massa, yang berisikan informasi tentang:
a. Jumlah dan jenis jabatan yang lowong;
b. Syarat-syarat jabatan yang harus dipenuhi oleh setiap
pelamar; c.
Alamat dan tempat lamaran ditujukan; d.
Batas waktu pengajuan lamaran; e.
Lain-lain yang dipandang perlu sesuai kebutuhan. Ketentuan Pengadaan Pegawai Negeri Sipil diatur di dalam
Peraturan Pemerintah Nomor 98 Tahun 2000, jo Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 2002 dan ketentuan
pelaksanaannya ditetapkan dengan Keputusan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 10 Tahun 2001.
Persyaratan menjadi Calon Pegawai Negeri Sipil.
Pengadaan Pegawai Negeri Sipil didasarkan atas syarat- syarat obyektif yang telah ditentukan dan harus dipenuhi oleh
38
Manajemen Kepegawaian Negara
setiap pelamar, tidak boleh didasarkan atas jenis kelamin, suku, agama, ras, golongan dan daerah.
Syarat-syarat yang harus dipenuhi oleh setiap pelamar adalah:
a. Warga Negara Indonesia;
b. Berusia serendah-rendahnya 18 delapan belas tahun dan
setinggi-tingginya 35 tiga puluh lima tahun; c.
Tidak pernah dihukum penjara atau kurungan berdasarkan putusan pengadilan yang sudah mempunyai kekuatan
hukum yang tetap, karena melakukan suatu tindak pidana kejahatan;
d. Tidak pernah diberhentikan dengan hormat tidak; atas
permintaan sendiri atau tidak dengan hormat sebagai Pegawai Negeri Sipil atau diberhentikan tidak dengan
hormat sebagai pegawai swasta; e.
Tidak berkedudukan sebagai calonPegawai Negeri; f.
Mempunyai pendidikan, kecakapan, keahlian dan keterampilan yang diperlukan;
g. Berkelakuan baik;
h. Sehat jasmani dan rohani;
i. Bersedia ditempatkan diseluruh wilayah Negara Kesatuan
Republik Indonesia atau negara lain yang ditentukan oleh Pemerintah; dan
j. Syarat lain yang ditentukan dalam persyaratan jabatan.
Modul Diklat Prajabatan Golongan 1 dan 2
39
Ujian Penyaringan
Ujian penyaringan bagi pelamar yang memenuhi syarat, dilaksanakan oleh suatu panitia yang dibentuk oleh Pejabat
Pembina Kepegawaian yang terdiri sekurang-kurangnya 3 tiga pejabat, yaitu seorang ketua merangkap anggota,
sekretaris merangkap anggota dan seorang anggota. Tugas panitia adalah:
a. Menyiapkan bahan ujian;
b. Menentukan pedoman pemeriksaan dan penilaian ujian;
c. Menentukan tempat dan jadwal ujian;
d. Menyelenggarakan ujian;
e. Memeriksa dan menentukan hasil ujian.
Materi ujian meliputi: a.
Tes kompetensi; b.
Psikotest.
Pengangkatan Calon Pegawai Negeri Sipil.
Pelamar yang dinyatakan lulus ujian penyaringan dan telah diberikan Nomor Induk Pegawai Negeri Sipil NIP diangkat
sebagai Calon Pegawai Negeri Sipil dalam masa percobaan. Calon Pegawai Negeri Sipil diangkat menjadi Pegawai
Negeri Sipil setelah melalui masa percobaan sekurang- kurangnya 1 satu tahun dan selama-lamanya 2 dua tahun.
40
Manajemen Kepegawaian Negara
Golongan ruang yang ditetapkan untuk pengangkatan Calon Pegawai Negeri Sipil didasarkan pada tingkat pendidikannya,
yaitu: a.
Golongan ruang Ia bagi yang pada saat melamar serendah-rendahnya memiliki dan menggunakan Surat
Tanda Tamat BelajarIjazah Sekolah Dasar atau yang setingkat;
b. Golongan ruang Ic bagi yang pada saat melamar
serendah-rendahnya memiliki dan menggunakan Surat Tanda Tamat BelajarIjazah Sekolah Lanjutan Tingkat
Pertama atau yang setingkat; c.
Golongan ruang IIa bagi yang pada saat melamar serendah-rendahnya memiliki dan menggunakan Surat
Tanda Tamat BelajarIjazah Sekolah Lanjutan Tingkat Atas. Diploma 1, atau yang setingkat;
d. Golongan ruang IIb bagi yang pada saat melamar
serendah-rendahnya memiliki dan menggunakan Surat Tanda Tamat Belajarljazah Sekolah Guru Pendidikan
Luar Biasa atau Diploma II; e.
Golongan ruang IIc bagi yang pada saat melamar serendah-rendahnya memiliki dan menggunakan Ijazah
Sarjana Muda, Akademi atau Diploma III; f.
Golongan ruang Illa bagi yang pada saat melamar serendah-rendahnya memiliki dan menggunakan Ijazah
Sarjana S1 atau Diploma IV;
Modul Diklat Prajabatan Golongan 1 dan 2
41 g.
Golongan ruang Illb bagi yang pada saat melamar serendah-rendahnya memiliki dan menggunakan Ijazah
Dokter, Ijazah Apoteker dan Magister S2 atau Ijazah lain yang setara;
h. Golongan ruang Illc bagi yang pada saat melamar
serendah-rendahnya memiliki dan menggunakan Ijazah Doktor S3.
Pengangkatan Langsung menjadi Pegawai Negeri Sipil.
Dalam rangka untuk memperlancar pelaksanaan tugas umum pemerintahan
dan pembangunan,
pemerintah dapat
mengangkat langsung menjadi Pegawai Negeri Sipil bagi mereka yang telah bekerja pada instansi yang menunjang
kepentingan nasional. Pengangkatan langsung menjadi Pegawai Negeri Sipil dilaksanakan dengan sangat selektif
bagi mereka yang dipandang telah berjasa dan diperlukan bagi negara.
B. Sumpah Pegawai Negeri Sipil
