Menurut Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi 2004:81, langkah kerja yang dilakukan oleh perpustakaan dalam prosedur pengembalian bahan
perpustakaan adalah: a.
Memeriksa keutuhan buku dan tanggal kembali pada lembar tanggal kembali, setelah pengguna menyerahkan bahan perpustakaan yang akan
dikembalikan b.
Mengambil kartu buku berdasarkan tanggal kembali c.
Mengambil kartu pinjam dari kotak kartu pinjam berdasarkan nomor anggota yang tertera pada kartu buku
d. Membubuhkan stempel tanda ‘kembali’ pada kartu buku, lembar tanggal
kembali, dan kartu pinjam e.
Mengembalikan kartu buku pada kantong buku f.
Mengembalikan kartu pinjam kedalam kotak kartu pinjam g.
Mengelompokkan buku menurut kode bukunya untuk dikembalikan ke dalam rak
h. Memilah buku:
a. Yang rusak tetapi masih ada diperbaiki diletakkan pada satu tempat
untuk dikirim ke unit perawatan b.
Yang rusak dan tidak dapat diperbaiki diletakkan pada tempat lain untuk disiangi
Dalam proses pengembalian pengguna perpustakaan dapat melakukan pencatatan pemesanan peminjaman untuk meminta buku yang sedang dipinjam
oleh pengguna lain, setelah kembali ke perpustakaan, dipinjamkan kepadanya. Tata cara peminjaman bahan perpustakaan diuraikan sebagai berikut:
a. Menerima formulir pemesanan yang telah diisi
b. Memeriksa kartu buku dan kartu pinjam untuk mengetahui peminjaman
buku itu dan waktu pengembalian c.
Menyimpan bahan yang dipesan dalam rak khusus d.
Memberitahu pemesan bahwa bahan yang dipesan telah tersedia
2.2.2.4 Perpanjangan
Perpanjangan peminjam adalah kegiatan yang dilakukan untuk menambah batas waktu pengembalian. Memperpanjang masa pinjam merupakan ijin untuk
memperpanjang peminjaman bahan pustaka setelah habis masa pinjamnya. Perpanjangan ini dilakukan karena pengguna merasa belum selesai memperoleh
ilmu yang terdapat pada bahan tersebut atau mungkin pengguna sangat memerlukan bahan tersebut. Menurut Rahayuningsih 2007:96, “memperpanjang
masa pinjam adalah kegiatan pencatatan kembali koleksi yang pernah dipinjam
Universitas Sumatera Utara
sesuai kurun waktu yang ditentukan dan biasanya perpanjangan koleksi dilakukan satu kali periode peminjaman”.
Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi 2004:82, prosedur peminjaman adalah sebagai berikut:
1. Pengguna membawa bahan yang dipinjam ke meja layanan
2. Petugas memeriksa formulir pemesanan
3. Jika tidak ada yag memesan, petugas membubuhka tanggal kembali yang
baru pada lembar tanggal kembali untuk perpanjangan sistem manual, tanggal kembali baru perlu juga dibubuhkan pada kartu pinjam dan kartu
buku
4. Jika ada yang memesan, petugas tidak memeberikan perpanjangan
Untuk melakukan prosedur perpanjangan masa pinjam diperlukan: a.
Kartu pinjam b.
Kartu buku c.
Stempel tanggal kembali Lazimnya perpanjangan bahan pustaka dapat dilakukan satu kali. Dari
uraian diatas dapat disimpulkam bahwa perpanjangan peminjaman buku pustaka dapat dilakukan apabila tidak ada pengguna lain yang memesan bahan
perpustakaan tersebut.
2.2.2.5 Penagihan
Bila pengguna tidak mengembalikan bahan perpustakaan tepat pada waktunya, maka pihak perpustakaan mempunyai tugas untuk mengadakan
penagihan. Hal ini dilakukan agar peminjam mengingat mengembalikan bahn pustaka yang dipinjamnya. Penagihan bahan pustaka biasanya dilakukan untuk
keterlambatan pengembalian yang melebihi batas peminjaman. Menurut
Rahayuningsih 2007:96, kegiatan penagihan adalah pemberitahuan kepada peminjam untuk meminta kembali koleksi yang dipinjam
karena telah melampaui batas waktu peminjaman. Penagihan biasanya dilakukan paling banyak tiga kali pada setiap keterlambatan, misalnya penagihan pertama
dilakukan tiga hari setelah keterlambatan, penagihan kedua dilakukan dua minggu
Universitas Sumatera Utara
setelah keterlambatan, dan penagihan ketiga dilakukan sebualan setelah keterlambatan.
Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi 2004:83, prosedur penagihan berlangsung sebagai berikut:
1. Petugas memeriksa keterlambatan pengambalian berdasarkan tanggal
kembali bahan perpustakaan; pekerjaan ini harus dilakukan setiap hari 2.
Petugas membuat surat penagihan rangkap dua; lembar pertama dikirimkan kepada peminjam, sedang lembar kedua disimpan sebagai
pertinggal 3.
Bila bahan dikmbalikan setelah ditagih, petugas memprosesnya berdasarkan proses pengembalian
Sarana yang diperlukan proses penagihan ialah: a.
Kartu indeks batas tanggal kembali yang dipergunakan untuk menegetahui batas akhir pengembalian
b. Kartu buku untuk mengetahui
1. Nomor anggota yang terlambat mengembalikan
2. Keterangan bahan perpustakaan yang terlambat dikembalikan
c. Kartu pinjam untuk mengetahui identitas peminjam
d. Formulir penagihan yang memuat:
1. Nama dan alamat pengirim
2. Keterangan bahan perpustakaan yang ditagih
3. Batas tanggal pengembalian
4. Tahapan penagihan ke-1, ke-2, ke-3
5. Sanksi bila tagihan tidak diindahkan
Dengan adanya penagihan bahan pustaka maka perpustakaan dapat mengetahui koleksi apa saja yang telah dipinjam dan belum dikembalikan
pengguna kepada perpustakaan, sehingga perpustakaan dapat mengambil langkah- langkah yang sesuai seperti pemberian sanksi.
2.2.2.6 Pemberian Sanksi
