Pengelolaan Dokumen dan Perlengkapan Petugas

Buku Pedoman Teknis BPS Provinsi dan BPS KabupatenKota Listing SE2016 41

5.4. Pengelolaan Dokumen dan Perlengkapan Petugas

Penanggung jawab pengiriman dokumen dan perlengkapan petugas listing dari BPS-RI ke BPS Provinsi dan BPS KabupatenKota adalah Kepala Biro Umum BPS-RI. Sedangkan Kasubbag Tata Usaha BPS KabupatenKota menjadi penanggung jawab pengiriman dokumen dan perlengkapan petugas listing ke KecamatanKoseka. Setiap tahap pengiriman dokumen dan perlengkapan listing wajib dipantau oleh Sekretariat SE2016 BPS-RI, dan secara berkala Sekretariat SE2016 membuat laporan pada DirektoratBidangSeksi subject matter yang terkait. Beberapa hal penting yang harus diketahui dan dipedomani: a. Dokumen dan perlengkapan petugas yang akan dikirim dari BPS Provinsi ke BPS KabupatenKota adalah dokumen scanner SE2016-L1, SE2016-L2, SE2016-RBL, dan SE2016-KB, soft copy dokumen non-scanner SE2016- L1.P, SE2016-L2.P dan SE2016-LF, stiker, spidol, serta Buku Pedoman. b. Dokumen scanner cadangan dikirim ke BPS Provinsi sebanyak 2 persen dari total kebutuhan dokumen se-Provinsi. Dokumen scanner cadangan juga dikirim ke BPS KabupatenKota sebanyak 3 persen. c. Dokumen scanner dikemas dan dikirim langsung oleh rekananperusahaan percetakan ke BPS Provinsi maupun ke BPS Kabupaten Kota. d. Kemasan boks dokumen SE2016 scanner dibedakan atas 3 tiga jenis: 1 Boks kecil, berisi 80 set daftar SE2016-L2, 1 lembar daftar SE2016-L1 Blok I-IV, 5 lembar daftar SE2016-L1 Blok V , 1 lembar SE2016-RBL dan 1 lembar SE2016-KB. 2 Boks sedang, berisi 6 boks kecil. 3 Boks besar, berisi 4 boks sedang. e. Selain boks kecil yang berisi daftar SE2016-L1, SE2016-L2, SE2016-KB, dan SE2016-RBL, juga dikirim sejumlah boks sedang kosong dalam boks besar. Boks sedang itu digunakan sebagai tambahan dalam pendistribusian. Jumlah boks kecil baik isi dan kosong ini juga dibagikan ke setiap PCL sebanyak BS yang menjadi tanggung jawabnya. Buku Pedoman Teknis BPS Provinsi dan BPS KabupatenKota Listing SE2016 42 Setelah dokumen dan perlengkapan petugas listing telah sampai di BPS KabupatenKota, Koseka segera mengalokasikan dokumen sesuai kebutuhan di setiap wilayah kerjanya. Jika dokumen akan dibagi ke petugas setelah pelatihan berakhir, maka dokumen itu sudah harus dikemas sebelum pelatihan. Jika dokumen dibagi bukan pada saat pelatihan, maka Koseka harus membagikan dokumen sebelum jadwal pelaksanaan lapangan dimulai. Koseka bertanggung jawab atas sampainya dokumen dan perlengkapan pada para petugas. Pada boks dokumen dan perlengkapan yang dikirim perlu diyakinkan bahwa tercantum tujuan, jenis, dan jumlah dokumen. Pengiriman dokumen harus disertai surat pengantar minimum rangkap 2 yang menjelaskan tujuan, jenis, dan jumlah. Rangkap ke-1 dipegang si penerima dan rangkap ke-2 sebagai arsip si pengirim. BPS Provinsi memeriksa kecocokan surat pengantar dengan dokumen dan perlengkapan yang diterima. Jika ada kelainan rusak, kurang atau tidak sesuai langsung dilaporkan ke BPS-RI melalui Sekretariat SE2016. BPS KabupatenKota menyiapkan gudang atau tempat penampungan dan menempatkan dokumen dan perlengkapan sesuai jenisnya. Penyimpanan dokumen scanner dalam boks besar dipisahkan dari dokumen dan perlengkapan lain, serta bebas dari debu, air, atau hal lain yang dapat merusak kualitasnya. BPS KabupatenKota menyiapkan alokasi dokumen dan perlengkapan petugas sesuai dengan jenis dan penggunaan pelatihan, pelaksanaan lapangan dan Ketika menerima kiriman dokumenperlengkapan, petugas harus segera memeriksa apakah sesuai dengan surat pengantar dan ada yang rusak. Jika dokumenperlengkapan dari BPS tidak sesuai atau rusak, segera laporkan ke Sekretariat SE2016 melalui: e-mail: sekretariatse2016bps.go.id Faksimili: 021 3802153 Telepon : 021 3810291-4 ext. 2016 Buku Pedoman Teknis BPS Provinsi dan BPS KabupatenKota Listing SE2016 43 cadangan untuk masing-masing Kecamatan. Cadangan diutamakan untuk daerah yang sulit atau jauh dari kantor BPS KabupatenKota. Untuk kecamatan yang mudah dijangkau tidak perlu dicadangkan. BPS KabupatenKota menyiapkan daftar rencana distribusi dan blanko dokumen pelaksanaan dengan format kolom sbb: 1 Kecamatan 2 Jumlah BS Blok Sensus 3 Jumlah muatan BS 4 Jumlah perkiraan usaha 5 Jumlah PML 6 Jumlah PCL 7 Jumlah daftar SE2016-L1 8 Jumlah daftar SE2016-L1.P 9 Jumlah daftar SE2016-L2 10 Jumlah daftar SE2016-L2.P 11 Jumlah daftar SE2016-RBL 12 Jumlah daftar SE2016-KB 13 Jumlah stiker 14 Jumlah boks besar 15 Jumlah boks sedang 16 Jumlah boks kecil Daftar rencana distribusi dokumen menurut KosekaKorlap dalam satu kecamatan formatnya berisi kolom-kolom keterangan: 1 Nomor PML 2 Jumlah BS Blok Sensus 3 Jumlah muatan BS 4 Jumlah perkiraan usaha 5 Jumlah PCL 6 Jumlah daftar SE2016-L1 7 Jumlah daftar SE2016-L1.P 8 Jumlah daftar SE2016-L2 9 Jumlah daftar SE2016-L2.P 10 Jumlah daftar SE2016-RBL 11 Jumlah daftar SE2016-KB 12 Jumlah stiker 13 Jumlah boks sedang 14 Jumlah boks kecil Selama pencacahan berlangsung, KosekaKorlap memantau persediaan dokumen yang ada di tangan PML. Jika terjadi kekurangan, Koseka berupaya mencari dan berkoordinasi dengan BPS KabupatenKota. Jika kelebihan, Koseka mengumpulkan dokumen yang berlebih tersebut. Buku Pedoman Teknis BPS Provinsi dan BPS KabupatenKota Listing SE2016 44

5.5. Pengumpulan Dokumen Hasil Pencacahan