BAB I PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Masalah
Perguruan tinggi memiliki andil yang sangat berperan dalam seluruh proses penciptaan sumberdaya manusia. Untuk mewujudkan perguruan tinggi yang sehat
dibutuhkan dukungan dari semua unsur pemangku jabatan stakeholders yaitu; pembuat dan pengawas kebijakan, pegawai sebagai pelaksana kebijakan, masyarakat
perguruan tinggi dan masyarakat umum sektor produktif, asosiasi profesi, lembaga swadaya masyarakat, alumni perguruan tinggi, media masa, serta kelompok
masyarakat lainnya. Data yang diperoleh dari Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi sampai
dengan Agustus 2007 menyatakan ada 2320 Perguruan Tinggi di seluruh Indonesia yang terbagi menjadi 2238 PTS dan 82 PTN. Data tersebut menunjukkan bahwa ada
dua unsur penting penyedia jasa yang menjadi ujung tombak bagi industri jasa pendidikan perguruan tinggi untuk dapat memberikan pelayanan jasa yang prima.
Unsur pertama adalah tenaga edukasi dan kedua adalah tenaga administrasi. Tanpa peningkatan kualitas tenaga edukasi sulit tentunya bagi universitas untuk dapat
bersaing. Sebagai unsur kedua dalam penyedia jasa, pegawai atau tenaga administrasi
memegang peranan kunci dalam proses pelayanan pada mahasiswa. Misalnya proses pengurusan Kartu Tanda Mahasiswa KTM, Kartu Rencana Studi KRS, Kartu
Universitas Sumatera Utara
Hasil Studi KHS dan proses-proses lain yang berhubungan dengan administrasi perkuliahan. Kualitas layanan service quality dari tenaga administrasi akan sangat
mempengaruhi kepuasan dari mahasiswa. Layanan yang baik akan meningkatkan kepuasan dan mempengaruhi tingkat competitive advantage perguruan tinggi untuk
dapat memenangkan persaingan. Kompetensi menurut Spencer 2001:41 dapat diuraikan kedalam 3 tiga
bagian penting yakni pengetahuan, ketrampilan dan kemampuan yang sangat diperlukan untuk mendukung suatu kinerja. Ketiga jenis kompetensi ini merupakan
kompetensi superfisial kompetensi dasar dari seseorang untuk menunjukkan kinerja yang efektif dalam pekerjaan.
Iklim organisasi juga merupakan faktor yang tidak dapat diabaikan dalam suatu sistem pengelolaan perguruan tinggi sebab iklim organisasi merupakan kondisi
lingkungan kerja yang dapat mempengaruhi kinerja pegawai.
Pemanfaatan sumber daya manusia yang efektif dan terarah menjadi kunci peningkatan kinerja karyawan yang
salah satunya dengan memberikan lingkungan perusahaan iklim organisasi yang menguntungkan. Oleh sebab itu, adanya iklim organisasi yang tepat akan mempengaruhi
kinerja karyawan. Pemahaman tentang iklim organisasi tersebut di atas tidak jauh berbeda dari
pendapat Handoko 2004:19 bahwa
iklim organisasi merupakan suatu suasana organisasi yang diciptakan beberapa komponen yang membentuk nilai kebijakan,
yang pelaksanaannya sesuai dengan kepentingan kelompok kerja. Komponen- komponen yang membentuk suasana ini meliputi : praktik pengambilan keputusan
Universitas Sumatera Utara
yang lebih partisipatif dan berpola kelompok, adanya arus komunikasi yang mengalir ke seluruh jenjang organisasi, terciptanya kondisi kerja sehingga mendorong para
pegawai untuk bekerja lebih giat, adanya penghargaan yang penuh terhadap sumber daya manusia sebagai modal dasar organisasi, dan adanya penyediaan teknologi
sesuai dengan kebutuhan untuk melaksanakan tugas pekerjaan. Dari pengertian di atas, terlihat ada 3 komponen utama iklim organisasi yakni
kebijakan organisasi, struktur organisasi pembagian tugas dan sistem penghargaan kompensasi yang mutlak diperlukan untuk mencapai iklim organisasi yang baik
sebagai perwujudkan dari kepribadian organisasi secara keseluruhan. Dengan kata lain, iklim organisasi merupakan budaya, tradisi dan metode tindakan yang dianut
oleh organisasi.
Dari pengertian iklim organisasi tersebut di atas, penulis merumuskan pengertian iklim organisasi dalam penelitian ini sebagai kualitas lingkungan internal yang secara
terus-menerus meningkat sebagaimana dirasakan oleh anggota-anggotanya, mempengaruhi perilaku dan dapat digambarkan menurut seperangkat nilai nilai
karakteristik tertentu dari organisasi.
Dengan demkian, pentingnya iklim organisasi adalah karena iklim organisasi merupakan suatu sistem yang mengaitkan konteks
organisasi dengan konsep-konsep, perasaan-perasaan dan harapan-harapan anggota organisasi dan membantu menjelaskan perilaku anggota organisasi. Terjadinya
perubahan pada suatu subsistem akan menimbulkan perubahan pada subsistem lainnya. Dengan mengetahui sesuatu tentang iklim suatu organisasi, kita dapat
Universitas Sumatera Utara
memahami lebih baik apa yang mendorong anggota organisasi untuk bersikap dengan cara-cara tertentu Pace, 2000:148
Dari berbagai penjelasan tersebut di atas jelas bahwa selain kompetensi, iklim organisasi juga sangat menentukan pencapaian kinerja, bedanya adalah kompetensi
sebagai faktor internal sedangkan iklim organisasi adalah faktor eksternal. Mengacu kepada pentingnya peningkatan kinerja di lingkungan kerja
perguruan tinggi dengan berbagai tugas yang berkaitan langsung dengan kepentingan mahasiswa, penulis membatasi cakupan kinerja dalam penelitian ini kedalam 3 tiga
bagian penting yakni cakupan standard kerja, efektifitas dan efisiensi. Hal ini sesuai dengan pendapat
Mathis dan Jackson 2002:117 bahwa kinerja seberapa banyak mereka memberikan kontribusi kepada organisasi yang antara lain meliputi kuantitas keluaran,
kualitas keluaran, jangka waktu keluaran, kehadiran di tempat kerja dan sikap kooperatif.
Cakupan standar kerja tersebut di atas sebenarnya sudah mencakup kuantitas dan kualitas kerja.
Hasil pra-penelitian yang dilakukan di Universitas Methodist Indonesia Medan tahun 2011 menunjukkan bahwa terjadi fluktuasi dalam pendaftaran
mahasiswa di semua Fakultas Ekonomi, Fakultas Sastra, Fakultas Ilmu Komputer, Fakultas Pertanian dan Fakultas Kedokteran Universitas Methodist Indonesia Medan.
Fluktuasi jumlah pendaftar dan mahasiswa yang diterima secara langsung juga mempengaruhi volume kerja pegawai khususnya yang berhubungan dengan
kepentingan administrasi mahasiswa, pendataan identitas serta jumlah per semester dan per tahun ajaran, pengurusan KRS dan KHS bagi mahasiswa yang masih
Universitas Sumatera Utara
mengambil mata kuliah, penerbitan transkrip nilai bagi mahasiswa yang telah menyelesaikan mata kuliah, penyiapan bahan bahan perkuliahan dan seminar,
praktek, penetapan jumlah mahasiswa yang akan diwisuda, dan lain sebagainya. Berikut ini dapat terlihat jumlah mahasiswa tiga tahun terakhir :
Tabel 1.1. JumlahMahasiwa 3 TahunTerakhir
No Fakultas
2008 2009
2010 Mendftr
Diterima Mendftr
Diterima Mendftr
Diterima
1 SASTRA
126 109
130 113
130 105
2 KedokteranUmum
345 185
350 204
320 223
3 PERTANIAN
- Agronomi - Agribisnis SEP
89 29
60 60
29 31
150 75
75 100
55 45
100 60
40 91
52 39
4 EKONOMI
- Manajemen - Akuntansi
- M. Informatika - Komputer Akuntansi
451 125
266 30
30 423
112 266
18 27
524 162
296 23
33 488
147 290
23 28
511 172
380 22
17 470
170 361
22 17
5 FIKOM
- Sistem informasi
- Teknik informatika
85 45
40 84
45 39
240 120
120 121
49 72
158 78
80 126
69 57
Sumber :Progres Report UMI Medan, 2010.
Akhir Tahun ajaran 20072008, kinerja pegawai yang menangani masalah dan kepentingan mahasiswa tersebut diatas belum memperlihatkan hasil optimal,
indikator yang paling menonjol adalah tertundanya penerimaan KRS dan penerbitan KHS per semesternya, adanya mahasiswa yang tidak terdaftar dalam daftar
mahasiswa yang mengambil mata kuliah tertentu meskipun sudah ada pendataan awal, melemahnya kemauan mahasiswa senior untuk segera mendaftarkan
Universitas Sumatera Utara
menyerahkan KRS, lambatnya penanganan pembayaran uang kuliah dan lain sebagainya.
Berdasarkan pengamatan penulis, ada beberapa fenomena yang menyebabkan kinerja pegawai Universitas Methodist Indonesia Medan kurang optimal baik secara
individu maupun secara kolektif. Misalnya, adanya kebiasaan-kebiasaan buruk seperti menunda-nunda pekerjaan meskipun pegawai yang bersangkutan memiliki
pengetahuan dan ketrampilan kerja yang baik, cakap, berbakat dan berkompeten dalam bidang pekerjaannya. Hal ini umumnya terjadi karena kurangnya pemahaman
pegawai tentang pentingnya kerjasama kelompok, koordinasi dan diskusi kelompok, persepsi yang salah tentang pengukuran kinerja individu dan sikap ego yang
berlebihan. Meskipun tidak semua pegawai memiliki kebiasaan buruk tersebut, namun efeknya sangat menghambat peningkatan kinerja secara kolektif. Kondisi ini
mengindikasikan pentingnya peningkatan kompetensi khususnya pengetahuan pemahaman tentang perilaku dan etika kerja dalam tim.
Fenomena lainnya adalah kebiasaan buruk yang sering dilakukan atasan pegawai seperti datang terlambat, jadwal makan siang yang relatif lama, tidak adanya
kepastian apakah atasan pegawai yang bersangkutan masih kembali atau tidak sebelum jam pulang resmi. Akibatnya, banyak surat yang tidak bisa segera
diekspedisi, terlambatnya penyerahan KHS kepada mahasiswa karena belum ditandatangani. Perilaku pegawai tersebut pada prinsipnya terjadi karena lemahnya
kebijakan organisasi tentang larangan melakukan aktifitas lain saat jam kerja. Juga tidak adanya pembagian tugas yang jelas jika atasan pegawai berhalangan atau tidak
Universitas Sumatera Utara
ada di tempat. Demikian juga halnya dengan masalah penyediaan biaya operasional jika pegawai tugas luar ke Kantor Kopertis, umumnya pegawai menggunakan
kenderaan sendiri tanpa uang saku dan BBM yang jelas. Iklim kerja tersebut tentunya sangat mempengaruhi kinerja pegawai yang mengindikasikan pentingnya
perbaikan iklim organisasi secara keseluruhan. Menyadari hal tersebut di atas, Universitas Methodist Indonesia terhitung
mulai semester ganjil tahun ajaran 20102011 telah mengadakan berbagai upaya untuk meningkatkan kinerja pegawai. Dalam bidang kompetensi diantaranya yang
dianggap paling urgen adalah melakukan kursus dan pelatihan reguler untuk meningkatkan pemahaman pegawai tentang pentingnya rasa kebersamaan dalam tim
kerja yang solid sekaligus menekan sikap ego yang berlebihan dengan melakukan pendekatan pendekatan khusus bagi pegawai bersangkutan. Pelatihan regular
tersebut diantaranya adalah Pelatihan Microsoft Office dan kemampuan computer lainnya, Pelatihan ini digelar setiap awal bulan dan wajib dihadiri seluruh pegawai
adapun penjadwalan dilakukan dengan membagi dua kelompok peserta dimana bila kelompok pertama menghadiri pelatihan maka kelompok kedua tetap berada di
fakultas agar proses pelayanan terhadap mahasiswa tidak terganggu, demikian juga sebaliknya. Pelatihan Pembuatan Laporan Evaluasi Program Studi Berbasis Evaluasi
Diri EPSBED Kopertis Wilayah I di setiap awal semester. Sebelumnya, pihak Universitas juga mulai membenahi iklim organisasi seperti
penetapan kebijakan pembagian tugas sesuai dengan pengetahuan dan ketrampilan pegawai, memantapkan kebijakan organisasi dan pembagian tugas, serta menanggung
Universitas Sumatera Utara
seluruh biaya operasional pegawai selama tugas luar. Hasil yang diperoleh adalah terjadinya peningkatan kinerja yang signifikan terutama sejak awal tahun ajaran
20102011, indikatornya adalah semakin sedikit jumlah mahasiswa yang berulang- ulang ke ruang Pembantu Dekan I yang membidangi pendidikan akibat kesalahan
pendataan KRS, semakin mudahnya mahasiswa mendapatkan transkrip yang sebelumnya memerlukan waktu sekitar 1 minggu, menjadi 1-2 hari karena adanya
sistem komputerisasi yang dioperasikan oleh personil yang memiliki pengetahuan dan ketrampilan kerja yang semakin baik. Mengenai pengalihan tugas seperti
penyiapan toga dan pengurusan bebas pustaka seperti disebutkan di atas adalah bagian dari perbaikan iklim organisasi melalui pembagian tugas. Kebijakan
organisasi ini dilakukan karena selama ini bagian pendidikan sudah dianggap beban kerja overload sehingga iklim kerja kurang mendukung upaya peningkatan kinerja
pegawai, dan pembagian tugas sekarang sudah berorientasi kepada kepentingan mahasiswa.
Universitas Sumatera Utara
Untuk lebih memudahkan pemahaman, tingkat kompetensi dan iklim pegawai UMI sampai semester akhir T.A 20102011 dapat digambarkan sebagai berikut ini:
Tabel 1.2. Progress Report Kinerja Pegawai Universitas Methodist Indonesia Medan Tahun Akademik 2009 -2011
Deskripsi TahunAkademik 20092010
TahunAkademik 20102011 No.
Waktu yang dibutuhkan
Capaian kinerja
Waktu yang dibutuhkan
Capaian kinerja
1. Penyelesaian KRS
± 5 hari kerja ± 10-14 hari
± 5-10 hari kerja ± 12-15 hari
2. Penerimaan pencatatan
kwitansi uang kuliah ± 10 hari kerja
± 14-21 hari ± 8-10 hari kerja
± 12-15 hari 3.
Penyelesaian transkrip wisudawan periode
± 1-2 hari kerja ± 5-10 hari
± 2-3 hari kerja ± 3-4 hari
4. Penerimaan pencatatan uang
pembimbing yang akan judisium
± 2-3 hari kerja ± 5-10 hari
± 2-3 hari kerja ± 2-3 hari
5. Pencatatan daftar skripsi calon
wisudawan yang telah ACC dan layak wisuda
± 1-2 hari kerja ± 5-10 hari
± 1-2 hari kerja ± 1-2 hari
6. Penyiapan ijazah wisudawan
± 14-21 hari kerja ± 30-50 hari
± 12-15 hari kerja ± 14-21 hari
Sumber :Progres Report UMI Medan, 2011.
Dari Tabel 1.2 terlihat jelas terjadi perubahan yang membuat mahasiswa semakin mudah mendapatkan informasi tentang jadwal ujian midsemester dan
semester, jadwal pembayaran uang kuliah terakhir dan lain sebagainya. Dengan kata lain, ada kontribusi positif dari pegawai terhadap peningkatan kinerja sesuai dengan
kompetensi yang dimilikinya. Berdasarkan dari latar belakang tersebut di atas, penelitian ini ditujukan
untuk mengetahui pengaruh kompetensi pengetahuan dan ketrampilan serta iklim organisasi kebijakan organisasi, pembagian tugas dan sistem kompensasi terhadap
kinerja pegawai pada Universitas Methodist Indonesia Medan.
Universitas Sumatera Utara
1.2. Perumusan Masalah