Peranan Komunikasi Dalam Meningkatkan Efisiensi Kerja Karyawan Pada Dinas Tata Ruang Dan Tata Bangunan (TRTB) Tingkat II Kotamadya Medan

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

PROGRAM DIPLOMA III KESEKRETARIATAN MEDAN

PERANAN KOMUNIKASI DALAM MENINGKATKAN EFISIENSI KERJA KARYAWAN PADA DINAS TATA RUANG DAN TATA

BANGUNAN (TRTB) TINGKAT II KOTAMADYA MEDAN

TUGAS AKHIR

Diajukan Oleh RAHAYU SARASWANTI

082103075

JURUSAN KESEKRETARIATAN

Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Gelar Diploma

Universitas Sumatera Utara Medan

KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Wr. Wb.

Dengan segala kerendahan hati syukur alhamdulillah penulis ucapkan atas kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan Tugas Akhir ini guna memenuhi salah satu persyaratan akademik dalam menyelesaikan program studi pendidikan Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Salawat beriring salam kepada junjungan besar Nabi Muhammad SAW yang telah membawa umat-Nya dari alam yang penuh kegelapan menuju alam yang penuh dengan ilmu pengetahuan.

Adapun judul Tugas Akhir ini adalah “ PERANAN KOMUNIKASI DALAM MENINGKATKAN EFISIENSI KERJA KARYAWAN PADA DINAS TATA RUANG DAN TATA BANGUNAN (TRTB) TINGKAT II KOTAMADYA MEDAN ”.

Penulis menyadari bahwa Tugas Akhir ini masih jauh dari kata sempurna baik dari segi isi maupun dari segi penyajiannya. Oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun, agar untuk ke depannya penulis dapat menulis dengan lebih baik lagi.

Pada kesempatan ini dengan segala kerendahan hati penulis mengucapkan terima kasih kepada :

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, SE, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Ibu Dr. Beby K.F. Sembiring, SE, MM selaku Ketua Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sekaligus Dosen Pembimbing saya yang selalu memberikan arahan dan motivasi terbaik sehingga Tugas Akhir ini dapat terselesaikan

3. Ibu Dra. Fepty Aniar, SE, M.Si selaku Kepala Sub Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

4. Yang teristimewa kepada Kedua Orang Tua saya Ramli Abdul Rahman (Ayahanda) dan Siswanti (Ibunda) tercinta yang telah membesarkan, mendidik, dan memberikan kasih sayang, doa, dukungan, semangat, serta kesabaran sehingga penulis dapat menyelesaikan studinya dengan baik. Semoga Allah SWT selalu melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya kepada mereka dan semoga jerih payah penulis dapat menjadi pelega dan penyejuk keletihan ayah dan bunda selama ini.

5. Yang teristimewa adikku Divo Harry Siswanto yang sering kali membuat penulis merasa kesal

6. Bang Reza Kesuma “ My Inspiration “ yang paling tau tentang kesusahaanku saat menjalankan perkuliahan ini

7. Yang terkasih Fakhrurrozy Parlindungan Lubis yang selalu menjadi penyemangat dalam segala hal suka maupun duka, menemani penulis dengan setia sampai saat ini ( kapan nyusulnya nih , target tahun depan la yah )

8. Alm.Fiza Ristama Ranggara yang ada di tempat terindah disisi Allah yang selalu ingin melihatku wisuda meskipun kamu harus lebih dulu pulang melihat surgamu. Terima kasih cinta yang terukir abadi.

9. Kepada sahabatku Yoni Suryati , Windy Ayu Safitri , Malahayati , Nina Kinoi kalian semua sahabat terbaik yang kupunya selama ini, terima kasih ya? Mungkin terlalu banya kesalahan yang kubuat. Sampai jumpa kawanku, semoga kita selalu menjadi sebuah kisah klasik untuk masa depan.

10.Untuk teman temanku di Program Studi Diploma III Kesekretariatan Stambuk 2008 Nadia, Putri, dan seluruh teman-teman DIII Kesekretariatan yang tak bisa disebutkan satu persatu.

11.Buat teman teman seperjuangan ku selama magang Nella, Ayura, Zainudin, Defi, dan Rani. 10 minggu kita lewati sama-sama. Banyak kenangan yang bisa kita jadikan pelajaran. Bergosip aja kerja kita kan woi.

Penulis mengucapkan terima kasih dan hanya bias berdoa semoga kiranya bantuan, semangat dan kebahagiaan yang telah diberikan kepada penulis agar dapat dibalas oleh Allah SWT. Penulis berharap agar tugas akhir ini memberikan manfaat bagi semua pihak.

Medan, Juni 2011 Penulis,

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iv

DAFTAR GAMBAR ... vi

DAFTAR TABEL ... vii

BAB I PENDAHULUAN ... 1

A. Latar Belakang Masalah ... 1

B. Perumusan Masalah ... 2

C. Tujuan Penelitian ... 3

D. Manfaat Penelitian ... 3

E. Metode Penelitian ... 4

BAB II GAMBARAN UMUM DINAS TATA RUANG DAN BANGUNAN (TRTB) TINGKAT II KOTAMADYA MEDAN 5

A. Profil Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat II kotamadya Medan ... 5

1. Sejarah Berdirinya Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat II Kotamadya Medan ... 6

2. Struktur Organisasi dan Uraian ... 10

B. Pengertian Komunikasi ... 29

C. Pengertian Efisiensi ... 33

D. Bentuk Komunikasi ... 34

F. Komunikasi Organisasi ... 39

G. Pelaksanaan Komunikasi Antara Pimpinan Dengan Karyawan Pada Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat II Kotamadya Medan ... 45

H. Peranan Komunikasi Antara Pimpinan Dengan Karyawan Dalam Usaha Meningkatkan Efisiensi Kerja Pada Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat II Kotamadya Medan .. 51

BAB III ANALISA DAN EVALUASI ... 55

A. Analisa ... 55

B. Evaluasi ... 61

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 63

A. Kesimpulan ... 63

B. Saran ... 64

DAFTAR PUSTAKA ... 67

DAFTAR GAMBAR

Gambar Judul Halaman

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Dinas Tata Ruang dan Tata Bangunan (TRTB) Tingkat II Kotamadya Medan ... 11

DAFTAR TABEL

Tabel Judul Halaman

BAB I PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG MASALAH

Perusahaaan adalah sebuah organisasi dimana pemilik, pemimpin, staf dan karyawan bekerjasama untuk mencapai tujuan. Pemilik dan pemimpin perusahaan tentulah mengkomunikasikan keinginan dan kebijaksanaannya kepada staf dan karyawan. Oleh karena itu komunikasi itu sangat penting dalam manajemen organisasi. Pada hakekatnya manajemen adalah mencapai suatu tujuan melalui orang lain, maka seseorang manajer harus dapat berkomunikasi secara efektif dengan karyawannya untuk mencapai tujuan organisasi.

Tujuan komunikasi adalah menciptakan dan memberikan saling pengertian antar komunikator (pengirim) dan komunikannya (penerima) secara benar, lengkap, mencakup keseluruhan, menarik dan nyata. Dalam mencapai tujuan suatu perusahaan perlu ada suatu proses komunikasi yang dapat mentransfer pesan-pesan dari pemberi pesan ke penerima pesan. Dimana proses komunikasi yang terjadi mulai dari yang sangat sederhana berupa komunuikasi verbal hanya dengan dua atau tiga patah sampai kepada proses komunikasi yang rumit. Berbagai perangkat alat komunikasi yang canggih bahkan sampai menggunakan alat media massa, merupakan salah satu faktor yang sangat menentukan dalam keberhasilan perusahaan.

Keberhasilan pimpinan mengemas pesan-pesan komunikasi sehingga karyawan menyadari dan memahami perannya akan mendorongnya menjalankan tugas dan kewajibannya, begitu juga bila pimpinan dapat menanamkan perasaan

turut memiliki dikalangan karyawan pastilah mereka akan melakukan yang terbaik dalam tugas dan tanggung jawab mereka. Dengan memperhatikan hal-hal yang telah dikemukan tersebut dapatlah dilihat betapa besarnya peran komunikasi dalam memberhasilkan tujuan perusahaan.

Komunikasi yang efektif sekaligus juga akan meningkatkan efisisensi kerja karyawan. Oleh karena itu senantiasa perlu dievaluasi apakah proses komunikasi dalam suatu perusahaan sudah terlaksana secara efektif, memperhatikan pentingnya peranan komunikasi dalam sebuah perusahaan penulis tertarik untuk menulis tugas akhir ini dengan judul “ Peranan Komunikasi Dalam Meningkatkan Efisiensi Kerja Pada Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat ll Kotamadya Medan ”.

B. PERUMUSAN MASALAH

Seperti yang telah dikemukakan di atas, komunikasi merupakan salah satu faktor yang menentukan keberhasilan perusahaan. Dalam kegiatan operasionalnya perusahaan tidak terlepas dari suatu masalah. Dimana masalah-masalah tersebut merupakan suatu faktor penghambat dalam mencapai tujuan perusahaan. Untuk dapat lebih memperjelas permasalahan sebagai dasar dari penulisan tugas akhir ini, penulis mencoba merumuskan masalah yang dihadapi pihak Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat ll Kotamadya Medan dalam bentuk pertanyaan sebagai berikut :” Bagaimana Peranan Komunikasi Antara Pimpinan Dengan Karyawan Dalam Meningkatkan Efisiensi Kerja Pada Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat ll Kotamadya Medan”

C. TUJUAN DAN MANFAAT PENELITIAN

Adapun yang menjadi tujuan penulis dalam penulisan Tugas Akhir ini adalah sebagai berikut :

1. Untuk mengetahui bagaimana peranan komunikasi dalam Meningkatkan Efisiensi Kerja Karyawan Pada Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat ll Kotamadya Medan.

2. Untuk mengetahui secara langsung dan jelas permasalahan yang dihadapi oleh Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat ll Kotamadya dalam kegiatan komunikasi dan cara mengatasi masalah tersebut.

3. Untuk mengetahui apakah teori komunikasi yang penulis peroleh dari bangku kuliah sesuai dengan praktek yang diterapkan pada Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat ll Kotamadya Medan.

Adapun manfaat dari penelitian tersebut adalah :

1. Untuk menambah dan memperluas wawasan berfikir dan pengetahuan penulis dalam bidang komunikasi khususnya peranan komunikasi.

2. Sebagai sumbangan pikiran penulis kepada Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat ll Kotamadya Medan yang dapat dipergunakan sebagai bahan pertimbangan yang mungkin berguna bagi kelancaran proses komunikasi sehingga terwujud efisiensi kerja.

3. Hasil penelitian ini juga dapat dipergunakan oleh masyarakat sebagai bahan masukkan atau informasi yang mungkin dapat berguna dibidang komunikasi.

D. METODE PENELITIAN

Penelitian diartikan sebagai kegiatan pengumpulan keterangan-keterangan, data-data untuk menentukan kebenaran secara ilmiah. Untuk mendapatkan data dalam penulisan tugas akhir ini, penulis menggunakan beberapa metode penelitian yaitu :

1. Lokasi Penelitian

Penulis mengadakan penelitian pada Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat ll Kotamadya Medan.

2. Jenis Data

Jenis dan sumber data yang diperlukan secara langsung dari objek penelitian meliputi :

a. Data Primer, yaitu data yang diambil langsung dari objek penelitian dalam hal ini pada Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat ll Kotamadya Medan.

b. Data Sekunder, yaitu data yang dikumpulkan melalui buku literature dan tulisan-tulisan serta hasil-hasil kuliah yang berhubungan dengan topik yang dibahas.

3. Teknik Pengumpulan data

Ada dua teknik pengumpulan data, meliputi :

a. Teknik Pengamatan (observasi), adalah penulis secara langsung melihat dan melakukan pengamatan terhadap objek penelitian, seperti data manual instansi pemerintahan , dokumen, dan lain sebagainya yang berhubungan dengan judul tugas akhir ini.

b. Wawancara (interview), yaitu dengan melakukan tanya jawab atau wawancara langsung dengan pimpinan dan karyawan.

4. Analisis Data

Analisis data yang diperoleh dalam penulisan tugas akhir ini adalah : a. Metode Deskritif

Meliputi bagaimana cara penelitian yang ditujukan untuk memecahkan masalah yang terjadi dengan jalan mengklasifikasikan data tersebut sehingga dapat memberikan gambaran, yang lengkap mengenai instansi pemerintahan yang diteliti.

b. Metode Deduktif

Penulis mengambil kesimpulan khusus yang berlaku umum diinstansi pemerintahan berdasarkan teori yang diterima secara umum sebagai suatu kebenaran dan mengadakan perbandingan antar teori dengan kenyataan agar dapat diketahui penyimpangan yang selanjutnya membuat kesimpulan dan memberikan saran-saran untuk mengetahui masalah yang dihadapi.

BAB II

GAMBARAN UMUM DINAS TATA RUANG DAN BANGUNAN (TRTB) TINGKAT II KOTAMADYA MEDAN

A. Profil Dinas (TRTB) Tingkat ll Kotamadya Medan

1. Sejarah Berdirinya Dinas (TRTB) Tingkat ll Kotamadya Medan

Rumah Sakit Umum Pusat H. Adam Malik Medan merupakan rumah sakit kelas A sesuai dengan SK Menkes No. 335/ Menkes/ SK/ VII/ 1990 tanggal 10 juni 1990 dan juga sebagai Rumah Sakit Pendidikan sesuai dengan SK Menkes No. 502/ Menkes/ SK/ IX/ 1991. Rumah Sakit Umum Pusat H. Adam Malik ini mulai berfungsi sejak tanggal 17 Juni 1991 dengan Pelayanan Rawat Inap. Didirikannya TRTB H. Adam Malik ini disebabkan karena Medan sebagai pusat wilayah pembangunan utama A, meliputi empat Provinsi yaitu Sumatera Utara, Sumatera Barat, Aceh dan Riau didesak untuk segera menyediakan faslitas kesehatan yang bermutu yang dapat menambah kebutuhan pelayanan kesehatan yang baik diprovinsi Sumatera Utara dan provinsi lainnya.

Rencana pembangunan Rumah Sakit kelas A di Sumatera Utara dibuat pada tahun 1994 dengan lahan 10 Ha terletak dijalan Bunga Lau No. 17 Medan. Pada tahap pertama pembangunan dimulai pada tahun 1989 dengan mendirikan poliklinik berlantai empat.

Rumah sakit ini merupakan salah satu unit organik Departemen Kesehatan RI yang berada dibawah dan bertanggung jawab langsung kepada Direktorat Jendral Pelayanan Medik. Adapun tugas yang diemban Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat II Kotamadya Medan sesuai dengan keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 547/ MENKES/ SK/ VI/ 1990 pada pasal 11 yaitu:

1) Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat II Kotamadya Medan yang dalam keputusan ini mempunyai tujuan dalam memberikan pelayanan paripurna, bermutu dan terjangkau oleh seluruh lapisan masyarakat, tempat pendidikan dan pelatihan tenaga kesehatan serta tempat penelitian dan pengembangan dalam rangka meningkatkan derajat kesehatan masyarakat.

2) Tujuan khusus Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat II Kotamadya Medan adalah sebagai rumah sakit rujukan regional untuk Wilayah Sumatera Utara dan Bagian Tengah serta meningkatkan dan mengembangkan pelayanan penaggulanganan penyakit pendarahan saluran pencernaan bagian atas.

Untuk menyelenggarakan tugas tersebut TRTB H Adam Malik Medan melaksanakan fungsinya, yaitu :

• Menyelenggarakan Pelayanan Medis

• Menyelenggarakan Pelayanan Penunjang Medis dan Non Medis

• Menyelenggarakan Pelayanan Rujukan

• Menyelenggaran Pendidikan dan Pelatihan 6

• Menyelenggarakan Penelitian dan Pengembangan

• Menyelenggarakan Administrasi Umum dan Keuangan

2. Struktur Organisasi Perusahaan

Struktur organisasi memiliki peranan sangat penting karena struktur organisasi ini akan menunjukkan kerangka dan susunan dari hubungan-hubungan antar tiap pusat pertanggungjawaban, fungsi-fungsi dan bagian-bagian.

Adapun uraian tugas-tugas pada Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat II Kotamadya Medan adalah sebagai berikut :

I. Direktur

Direktur dalam menjalankan tugasnya dibantu oleh : a. Wakil Direktur Pelayanan Medis dan Pendidikan b. Wakil Direktur Medis dan Penelitian

c. Wakil Direktur Umum dan Keuangan d. Komite Medis dan Staf Medis Fungsional e. Dewan Penyantun

f. Satuan Pengawasan Intern

Direktur mempunyai tugas memimpin, menyusun kebijaksanaan pelaksanaan, membina pelaksanaan, mengkoordinasikan, dan mengawasi pelaksanaan tugas rumah sakit sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

II. Wakil Direktur Pelayanan Medis dan Pendidikan (WADIR I)

Wadir I mempunyai tugas mengelola : a. Bidang Pelayanan Medis

1) Seksi Ketenangan dan Pengendalian Mutu Pelayanan Medis 2) Seksi Pengembangan Fasilitas Pelayanan Medis

3) Seksi Pelayanan Fasilitas Pelayanan Medis b. Bidang Keperawatan

1) Seksi Asuhan Keperawatan 2) Seksi Profesi Keperawatan 3) Seksi Logistik Keperawatan c. Bidang Pendidikan dan Pelatihan

1) Seksi Pendidikan dan Pelatihan Medis 2) Seksi Pendidikan dan Pelatihan Paramedis 3) Seksi Pendidikan dan Pelatihan Nonmedis d. Instalansi Rawat Jalan

Instalansi rawat Jalan Merupakan fasilitas untuk melakukan kegiatan pelayanan rawat jalan dan terdiri dari beberapa poliklinik dalam berbagai bidang disiplin ilmu kedokteran klinis.

e. Instalansi Rawat Inap Terpadu A

Instalansi Rawat Inap Terpadu A merupakan fasilitas untuk melakukan kegiatan pelayanan rawat inap khususnya untuk pasien wanita.

f. Instalansi Rawat Inap Terpadu B

Instalansi Rawat Inap Terpadu B merupakan fasilitas untuk melakukan kegiatan pelayanan rawat inap khususnya untuk pasien laki- laki.

Instalansi Rawat Darurat merupakan fasilitas untuk melakukan kegiatan pelayanan penyelamatan jiwa pasien yang tepat waktu dan tepat tindak. h. Instalansi Rawat Intensif

Instalansi Rawat Intensif merupakan fasilitas untuk melakukan kegiatan pelayanan perawatan intensif.

i. Instalansi Bedah Pusat

Instalansi Bedah Pusat merupakan fasilitas untuk melakukan kegiatan pelayanan bedah.

III. Wakil Direktur Penunjang Medis dan Penelitian (WADIR II)

Wadir II mempunyai tugas mengelola : a. Bidang Penunjang Medis

1) Seksi Ketenagaan dan Pengendalian Mutu Penunjang Medis 2) Seksi Pengembangan Fasilitas Penunjang Medis

3) Seksi Pemeliharaan Fasilitas Penunjang Medis b. Bidang Penelitian dan Pengembangan

1) Seksi Penelitian dan Pengembangan Pelayanan Medis 2) Seksi Penelitian dan Pengembangan Penunjang Medis 3) Seksi Penelitian dan Pengembangan Keperawatan c. Instalansi Radiologi

Instalansi radiologi merupakan fasilitas untuk melakukan kegiatan diagnosa penyakit melalui pemeriksaan secara radiologis baik dengan radiasi pengion maupun non pengion serta pengobatan dan penyembuhan penyakit dengan radiasi pengion.

d. Instalansi Rehabilitas Medis

Instalansi Rehabilitas Medis merupakan fasilitas untuk melakukan upaya pemulihan kesehatan yang meliputi pelayanan fisioterapi, ortotik prostetik, terapi wicara, terapi psikologi, terapi kerja dan terapi sosial. e. Instalansi Farmasi

Instalansi Farmasi merupakan fasilitas untuk melakukan kegiatan peracikan, penyimpanan, penyaluran obat- obatan dan bahan kimia serta penyimpanan dan penyalurannya kedokteran, alat perawatan dan alat kesehatan.

f. Instalansi Gizi

Instalansi Gizi merupakan fasilitas untuk melakukan kegiatan pengolaan makanan, penyuluhan, konsultasi dan terapi gizi.

g. Instalansi Patologi Klinik

Instalansi Patologi Klinik merupakan fasilitas untuk melakukan kegiatan pelayanan pemeriksaan darah, urine, feses dan cairan tubuh.

h. Instalansi Patologi Anotomi

Instalansi Patologi Anotomi merupakan fasilitas untuk melakukan kegiatan pelayanan pemeriksaan jaringan tubuh.

i. Instalansi Sterilisasi Pusat

Instalansi Sterilisasi Pusat merupakan fasilitas untuk melakukan kegiatan pelayanan sucihama.

Instalansi Diagnostik Terpadu merupakan fasilitas untuk melakukan kegiatan pelayanan diagnostik lain diluar radiodiagnostik, potologi klinik, dan potologi anotomi.

k Instalansi Penyuluhan Kesehatan Masyarakat Rumah Sakit

Instalansi Penyuluhan Kesehatan Masyarakat Rumah Sakit merupakan fasilitas untuk melakukan kegiatan penyuluhan kesehatan di bidang gizi, keluarga berencana, air susu ibu, kesehatan masyarakat, dan penyuluhan lain yang diperlukan.

l Instalansi Bioelektromedis

Instalansi Bioelektromedis merupakan fasilitas untuk melakukan kegiatan pemeliharaan alat elektromedik, elektronik, dan imaging.

IV. Wakil Direktur Umum dan Keuangan (WADIR III)

Wadir III ini mempunyai tugas mengelola : a) Bagian Kesekretariatan

1. Subbagian Tata Usaha 2. Subbagian Kepegawaian 3. Subbagian Rumah Tangga 4. Subbagian Perlengkapan b) Bagian Perencanaan dan Informasi

1. Subbagian Penyusunan Program dan Laporan 2. Subbagian Rekam Medis

3. Subbagian Hukum dan Publikasi

c) Bagian Keuangan

1. Subbagian Penyusunan Anggaran 2. Subbagian Perbendaharaan 3. Subbagian Mobilisasi Dana d) Bagian Akuntansi

1. Subbagian Akuntansi Keuangan 2. Subbagian Akuntansi Manajemen 3. Subbagian Verifikasi

e) Instalansi Pemulasaraan Jenazah

Instalansi Pemulasaraan Jenazah merupakan fasilitas untuk melakukan kegiatan pengurusan jenazah, pemeriksaan dan pembuatan visum jenazah. f) Instalansi Teknik Sipil

Instalasi teknik sipil merupakan fasilitas untuk melakukan kegiatan pemeliharaan bangunan, peralatan listrik, air minum, air panas, listrik, gas medis, gas teknis, pembuangan sampah dan cairan buangan, alat angkut serta sarana sandang.

g) Instalansi Tata Usaha Rawat Pasien

Instalasi tata Usaha Rawat Pasien merupakan fasilitas untuk melakukan kegiatan tata usaha pasien masuk, pasien pindah dan pasien pulang.

V. Komite Medis dan Staf Medis Fungsional

Komite medis adalah wadah non struktural yang keanggotaannya dipilih dari Staf Medis Fungsional (SMF) yang ada di Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat II Kotamadya Medan, dimana SMF terdiri dari para dokter

umum dan dokter gigi, para dokter spesialis dan subspesialis yang diakui pemerintah. Komite Medis mempunyai tugas memberikan pertimbangan kepada Direktur dalam standar pelayanan medis, pengawasan dan penilaian mutu pelayanan medis, hak klinis khusus kepada SMF mempunyai tugas melaksanakan diagnosa, pengobatan, pencegahan akibat penyakit, peningkatan dan pemulihan kesehatan, penyuluhan, penelitian, pengembangan, pendidikan dan pelatihan

VI. Dewan Penyantun

Dewan penyantun adalah kelompok pengarah dimana keanggotaannya terdiri dari unsur kesehatan dan tokoh masyarakat. Dewan penyantun bertugas mengarahkan direktur dalam melaksanakan misi rumah sakit dengan memperhatikan kebijaksanaan yang ditetapkan oleh Direktur Jendral Pelayanan Medik.

VII. Satuan Pengawasan Intern

Satuan pengawasan intern adalah kelompok fungsional yang bertugas melaksanakan pengawasan terhadap pengelolaan sumber daya rumah sakit. Satuan pengawasan intern berada dibawah dan bertanggungjawab Langsung kepada Direktur.

B. Pengertian Komunikasi

Kata komunikasi atau communication dalam bahasa Inggris berasal dari kata latin communis yang berarti sama, communico, communicatio, atau communicare yang berarti membuat sama (to make common). Istilah pertama

communis adalah istilah yang paling sering disebut sebagai asal usul kata

komunikasi yang merupakan akar dari kata-kata latin lainnya yang mirip.

Secara umum komunikasi adalah proses pemindahan pengertian dalam bentuk gagasan atau informasi dari seseorang kepada orang lain. Perpindahan pengertian tersebut melibatkan lebih dari sekedar kata-kata yang dipergunakan dalam percakapan, tetapi juga ekspresi wajah, intonasi, titik putus vokal, dan sebagainya. Dan perpindahan yang efektif memerlukan tidak hanya transmisi data, tetapi bahwa seseorang mengirimkan berita dan menerimanya sangat tergantung pada ketrampilan-ketrampilan tertentu (membaca, menulis, mendengar, berbicara, dan lain-lain) untuk membuat sukses pengertian informasi

Untuk menjelaskan lebih lanjut mengenai arti komunikasi, ada beberapa pendapat para ahli antara lain :

1. Menurut Himstreet dan Baly dalam Business Communications Principles and methods, komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi antara induvidu melalui suatu sistem yang biasa (lazim), baik dengan simbol-simbol, sinyal-sinyal, maupun perilaku atau tindakan.

(Drs. Djoko Purwanto, 2006).

2. Menurut Bovee, komunikasi adalah suatu proses pengiriman dan penempatan pesan.

(Drs. Djoko Purwanto, MBA, 2006).

3. Menurut Richard L. Daft komunikasi adalah proses dimana informasi dipertukarkan dan dimengerti oleh dua orang atau lebih, biasannya dengan maksud untuk memotivasi atau mempengaruhi perilaku orang lain

(Richard L. Daft, 2003).

4. Menurut Carld I. Houland komunikasi adalah proses yang memungkinkan seseorang (komunikator) menyampaikan rangsangan (biasanya lambang-lambang verbal). Untuk mengubah perilaku orang lain (komunikate)

(Deddy Mulyana, M. A, Ph. D, 2005)

5. Menurut Harold Lasswell cara yang baik untuk menggambarkan komunikasi adalah dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut Who says, What in, Which channel To Whom, With what effect atau siapa mengatakan, dengan saluran apa, kepada siapa, dengan pengaruh bagaimana ?

(Deddy Mulyana, M. A, Ph. D, 2005)

Beberapa defenisi yang dikemukakan diatas, belumlah mewakili semua defenisi yang telah dibuat oleh para ahli. Namun paling tidak kita telah memperoleh gambaran tentang apa yang dimaksud dengan komunikasi dan penjelasan tersebut dapatlah disimpulkan bahwa komunikasi adalah proses penyampaian informasi dari seseorang (komunikator) kepada orang lain (komunikan) baik secara lisan maupun tidak langsung melalui media yang

bertujuan memberi tahu atau mengubah sikap, pendapat atau perilaku orang tersebut.

Komunikasi terdiri dari 5 komponen yaitu : 1. Komunikator

Untuk melaksanakan komunikasi efektif terdapat dua faktor pendukung dari komunikator, yaitu kredibilitas komunikator dan daya tarik komunikator, kredibilitas seseorang akan menentukan tersampaikannya pesan dalam komunikasi, misalnya seseorang atasan yang baik akan dengan mudah menyampaikan pesan yang berisi tentang perintah, untuk mengerjakan pekerjaan yang berkenaan dengan lembaga atau perusahaan dimana mereka bekerja. Demikian juga orang yang memiliki kharisma akan dengan mudah menyampaikan pesan dan akan mudah mempengaruhi orang-orang yang diajak berkomunikasi dan yang ada disekelilingnya. 2. Pesan

Pesan merupakan materi atau bentuk fisik dari ide atau informasi yang disampaikan kepada komunikan. Dari pesan yang dikirimkan ini seseorang komunikator menghendaki bagaimana reaksi dari komunikan dan apa umpan baliknya. Seperti sudah dikatakan diatas bahwa kemasan pesan harus disesuaikan dengan situasi dan kondisi yang ada.

3. Saluran

Yang dimaksud dengan saluran adalah sarana tempat berlalunya pesan dari pengirim dengan sipenerima. Saluran tersebut adalah pendengaran, untuk berlalunya pesan yang berupa suara, penglihatan untuk pesan yang berupa

sinar, penciuman untuk berlalunya pesan yang berupa bau-bauan, rabaan untuk pesan yang berupa rangsangan rabaan, dan sebagainya.

4. Komunikan

Komunikan adalah yang menganalisis dan menginterprestasikan isi pesan yang diterimanya. Komunikan sebagai makhluk sosial, maka komunikan akan bersosialisasi dengan lingkungannya, dengan demikian ia akan menerima pengaruh dari lingkungan dan sekaligus memberi pengaruh pada lingkungannya. Dengan demikian komunikator harus memperhatikan faktor ini, jangan sampai komunikan dianggap sebagai makhluk yang tidak bersosialisasi, sehingga ia tidak terpengaruh dan mempengaruhi manusia lainnya.

5. Efek (Umpan Balik)

Dampak atau akibat dari pesan yang diperkirakan akan terjadi dan menimbulkan efek atau pengaruh tertentu (opini, persepsi, dan citra) dari komunikan.

Unsur-unsur komunikasi tersebut saling berkaitan karena sebagai komunikator dapat menyampaikan berita (dapat berupa perintah, saran, usul, dan lain sebagainya) melalui media atau sarana kepada komunikan harus jelas sehingga terjadi umpan balik atau respon dari komunikan.

Komunikasi dikatakan berhasil bila tafsiran komunikan (penerima) tersebut dapat menerima maksud dari sikomunikator (pengirim). Bila tidak sesuai maka disebut salah komunikasi.

C. Pengertian Efisiensi

Suatu pekerjaan dapat dikatakan efisien apabila pekerjaan itu dilakukan dengan pengorbanan tertentu dapat memberikan hasil semaksimal mungkin di bidang mutu maupun jumlah atupun satuan hasil.

Menurut The Liang Gie, efisiensi adalah atas dasar perbandingan terbaik antara suatu usaha (kerja) dengan hasilnya. Perbandingan ini dapat dilihat dari dua segi yaitu :

1) Segi Hasil

Suatu pekerjaan dapat dikatakan efisien kalau dengan usaha tertentu memberikan hasil yang maksimal, baik mengenai mutunya ataupun jumlah suatu satuan.

2) Segi Usaha

Suatu pekerjaan dapat dikatakan efisien, kalau suatu hasil tertentu memberikan hasil tertentu tercapai dengan usaha yang minimal. Ada 5 unsur dalam usaha tersebut : pikiran, tenaga, waktu, ruang, dan benda (termasuk uang).

Konsepsi tentang efisiensi sebagai perbandingan terbaik antara suatu usaha dengan hasilnya itu dapat diterapkan dalam berbagai bidang, dari kehidupan pribadi yang bersifat perseorangan sampai kepada lapangan pekerjaan yang luas. Apabila diterapkan dalam bidang kerja apapun, maka terdapatlah efisiensi kerja.

Efisiensi kerja adalah perbandingan antara suatu usaha kerja dengan hasil kerja yang dicapai. Dengan tidak mengabaikan faktor-faktor perbandingan terbaik antar usaha dengan hasil, yaitu dengan cara-cara bekerja efisien.

Dari uraian diatas, dapat ditarik kesimpulan bahwa cara kerja yang efisien yang dicapai seperti :

a) Cara Termudah b) Cara Teringan c) Cara Tercepat

d) Cara Terpendek Jaraknya e) Cara Termurah.

a.d. a. Cara Termudah adalah cara yang mudah atau tidak sulit akibat banyak pikiran.

a.d. b. Cara Teringan adalah cara yang paling ringan artinya tidak berat karena memerlukan banyak tenaga jasmani manusia.

a.d. c. Cara Tercepat adalah cara yang cepat atau tidak lama dikarenakan memakan waktu banyak.

a.d. d. Cara Terpendek jaraknya adalah cara yang paling dekat atau tidak jauh jaraknya.

a.d. e. Cara Termurah adalah cara yang paling murah atau tidak mahal akibat terlalu boros dalam penggunaan benda.

Penggunaan cara kerja yang efisien yang diterapkan pada suatu organisasi dapat memberikan hasil yang dikehendaki tanpa membuang-buang waktu. Jadi hasilnya yang maksimal dalam setiap pekerjaan dilihat dari cara kerja yang efektif.

D. Bentuk komunikasi

Komunikasi terjadi dalam berbagai bentuk. Pada dasarnya, ada dua bentuk dasar komunikasi yang lazim digunakan dalam dunia bisnis yaitu komunikasi verbal dan komunikasi nonverbal.

1. Komunikasi verbal

Komunikasi verbal merupakan salah satu bentuk komunikasi yang lazim digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan kepada pihak lain baik secara tertulis (Written) maupun lisan (oral). Karena bentuk komunikasi verbal memiliki struktur yang teratur dan terorganisasi dengan baik, sehingga tujuan penyampaian pesan-pesan bisnis dapat tercapai dengan baik.

Melalui komunikasi lisan atau tulisan, diharapkan orang dapat memahami apa yang disampaikan oleh pengirim pesan dengan baik. Penyampaian suatu pesan melalui lisan dan tulisan memiliki suatu harapan bahwa seseorang akan dapat membaca atau mendengar apa yang dikatakan pihak lain dengan baik dan benar.

Komunikasi verbal sangat penting dalam suatu organisasi yang merupakan kunci sukses suatu organisasi ataupun karier seseorang. Begitu pentingnya komunikasi verbal, sehingga tanpa komunikasi ini organisasi tidak dapat berfungsi.

Komunikasi verbal dapat digolongkan menjadi 2 bentuk, yaitu komunikasi satu arah (one way communication) dan komunikasi dua arah (two ways communication). Komunikasi satu arah adalah komunikasi yang berlangsung dari satu pihak saja, yaitu dari pihak komunikator. Sedangkan komunikasi dua arah

maksudnya adalah komunikasi yang bersifat timbal balik, baik dari pihak komunikator maupun dari pihak komunikan.

Sebenarnya dari komunikasi verbal ini ada kelebihan dan kekurangannya dari masing-masing komunikasi melalui lisan dan tulisan. Melalui tulisan sebenarnya dibutuhkan pikiran yang ekstra keras untuk bisa menterjemahkan dari tulisan yang disampaikan maupun yang diterima. Kedua pihak yaitu penerima dan pengirim pesan sebaiknya dapat bertemu dan bertatap muka untuk menjelaskan tulisan yang dimaksud maupun menanyakan maksud dari pesan tersebut. Bila tidak dapat bertemu atau bertatap muka maka dikhawatirkan perbedaan latar belakang pendidikan, budaya dan status akan mempengaruhi dalam menginterprestasikan isi tulisan tersebut yang pada akhirnya akan mempengaruhi proses komunikasi. Disatu sisi sangat menguntungkan karena dengan tulisan tersebut kekuatan pesan itu akan lebih dapat dipertanggung jawabkan karena ada bukti hitam diatas putih. Sedangkan bila komunikasi melalui lisan dari sisi keuntungannya bahwa pesan lebih jelas karena sipemberi pesan dan sipenerima pesan bertemu secara langsung dan ekspresi dari komunikasi lisan lebih mudah ditangkap.

2. Komunikasi Nonverbal

Bentuk komunikasi yang paling mendasar dalam komunikasi adalah komunikasi nonverbal. Karena menurut teori antropologi sebelum manusia menggunakan kata-kata manusia telah menggunakan gerakan-gerakan tubuh, bahasa tubuh (body language) sebagai alat untuk berkomunikasi dengan orang lain.

Pendek kata, dalam komunikasi nonverbal orang dapat mengambil suatu kesimpulan tentang berbagai macam perasaan orang lain, baik rasa senang, benci, cinta, rindu, dan berbagai macam perasaan lainnya. Lagipula komunikasi nonverbal berbeda dengan komunikasi verbal didalam cara yang mendasar. Pada umumnya komunikasi nonverbal memiliki sifat yang kurang terstuktur yang membuat komunikasi nonverbal sulit untuk dipelajari.

Komunikasi nonverbal juga lebih bersifat spontan dibandingkan dengan komunikasi verbal dalam hal penyampaian suatu pesan. Pada umumnya sebelum menyampaikan sesuatu, seseorang sudah memiliki suatu rencana tentang apa yang ingin dikatakannya. Tetapi ketika seseorang berkomunikasi secara nonverbal ia sering melakukannya secara tidak sadar. Contoh paling sederhana adalah mengerutkan dahi ketika sedang memikirkan sesuatu, ekspresi wajah yang memerah karena pikiran meluapkan kemarahan, mondar-mandir tanpa tujuan yang pasti karena pikirannya sedang kacau dan sejenisnya. Hal-hal tersebut merupakan sesuatu yang alami (natural) dan tidak pernah direncanakan sebelumnya. Ekspresi seseorang baik senang maupun sedih juga termasuk kedalam komunikasi nonverbal.

Komunikasi nonverbal sering tidak terencana atau kurang terstuktur dengan baik. Namun, komunikasi nonverbal memiliki pengaruh yang lebih besar daripada komunikasi verbal. Syarat-syarat komunikasi nonverbal sangat penting terutama untuk menyampaikan perasaan dan emosi seseorang.

Salah satu kebaikkan komunikasi nonverbal adalah kesasihannya (rediabilitas). Hal ini berkaitan dengan tingkat kepercayaan yang tinggi terhadap

kebenaran pesan-pesan yang disampaikan dengan menggunakan bahasa isyarat. Secara umum orang akan mudah menipu orang lain dengan menggunakan kata-kata daripada menggunakan menggunakan gerak tubuh (bahasa isyarat). Komunikasi dengan menggunakan kata-kata akan lebih mudah dikendalikan daripada dengan menggunakan bahasa isyarat (gerak badan/ tubuh) atau ekspresi wajah. Hal ini disebabkan oleh sifat komunikasi nonverbal yang spontan.

Dengan memperhatikan isyarat nonverbal, seseorang dapat mendeteksi kecurangan atau menegaskan kejujuran orang lain. Maka, tidaklah mengherankan bila seseorang lebih percaya kepada pesan-pesan yang disampaikan melalui isyarat nonverbal daripada pesan-pesan yang disampaikan melalui isyarat verbal. Seseorang dapat saja menutup-nutupi kecurangan dengan isyarat verbal (seperti tulisan). Namun ia tidak dapat sepenuhnya menutupi apa yang sedang terjadi pada dirinya karena hal itu tercermin dalam ekspresi wajahnya.

Komunikasi nonverbal penting artinya bagi pengirim dan penerima pesan karena sifatnya yang efisien. Suatu pesan nonverbal dapat disampaikan tanpa harus berfikir panjang, dan pihak audiens juga dapat menangkap artinya dengan cepat.

Menurut John V. Thil dan Courtland Bovee dalam Excellence In Business

Communications komunikasi nonverbal mempunyai enam tujuan yaitu :

1) Menyediakan/ memberikan informasi. 2) Mengatur alur suatu percakapan.

3) Memberi sifat melengkapi, menentang, atau mengembangkan pesan-pesan verbal.

4) Mengendalikan atau mempengaruhi orang lain. 5) Mempermudah tugas-tugas khusus.

E. Faktor Penghambat Dalam Komunikasi

Seringkali dalam proses komunikasi terjadi kegagalan ataupun tidak mendapat sambutan dari pihak lawan. Hal ini bisa timbul karena kurangnya pengetahuan dan ketrampilan dalam berkomunikasi. Di samping itu peralatan yang digunakan dapat mengakibatkan kegagalan dalam berkomunikasi.

Hambatan-hambatan dalam berkomunikasi adalah : 1) Pesan yang disampaikan kurang baik

2) Perbedaan level 3) Perbedaan persepsi 4) Kurang perhatian 5) Emosi

Pada Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat ll Kotamadya Medan ditemukan adanya hambatan dalam berkomunikasi. Hambatan di dalam berkomunikasi itu terjadi pada bentuk komunikasi verbal yaitu melalui komunikasi tulisan contohnya surat dimana prosesnya cenderung lambat, hal ini terjadi karena faktor pribadi dari karyawan itu sendiri, seperti proses mengkonsep surat dan mengetik surat yang lambat. Selain itu persetujuan surat dari atasan adakalanya terlambat karena atasan sulit ditemui misalnya atasan tidak ada ditempat karena rapat hal ini disebabkan karena kesibukan pekerjaan dari atasan itu sendiri.

F. Komunikasi Organisasi

Komunikasi organisasi dapat didefenisikan sebagai pertunjukkan dan penafsiran pesan di antar unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu organisasi tertentu. Suatu organisasi terdiri dari unit-unit komunikasi dalam hubungan-hubungan hirearki antar yang satu dengan yang lain dan berfungsi dalam suatu lingkungan.

Jaringan Komunikasi

Arus informasi perlu diatur supaya penyampaian informasi dapat efektif, untuk itu harus ditentukan adanya jaringan komunikasi yang berkaitan dengan bagaimana perusahaan menyampaikan informasinya baik di dalam perusahaan maupun keluar perusahaan . Adapun jaringan tersebut dapat melalui :

1) Saluran Formal

Saluran formal merupakan aliran informasi yang mengikuti rantai komando dalam struktur organisasi. Dengan demikian saluran formal ini dapat dilihat melalui bagimana struktur organisasi yang ada dalam perusahaan tersebut. Suatu struktur organisasi itu mengambarkan hubungan hirarki di antara bagian-bagian atau devisi-devisi yang ada dalam perusahaan, komunikasi dapat terjadi secara vertikal, dari atas ke bawah, dari bawah ke atas, dan dapat terjadi secara horizontal di antara mereka yang mempunyai tingkatan dan posisi yang sama. Di dalam organisasi terdapat empat arah aliran informasi yaitu :

Komunikasi dari atas ke bawah (top downward communication) dalam sebuah organisasi, dimana aliran komunikasi berasal dari manajer ke bawahannya tersebut. Umumnya terkait dengan tanggung jawab dan kewenangannya dalam suatu organisasi. Seorang manajer yang menggunakan jalur komunikasi ke bawah memiliki tujuan untuk menyampaikan informasi, merngarahkan, mengkoordinasikan, memotivasi, memimpin, mengevaluasi, dan mengendalikan berbagai kegiatan yang ada di level bawah.

Oleh karena berbentuk perintah, instruksi, maupun prosedur untuk dijalankan para bawahannya, maka perlu penggunaan satu bahasa yang sama, sederhana, tidak bertele-tele, dan mudah untuk dipahami.

Komunikasi dari atas ke bawah tersebut dapat berbentuk lisan maupun tulisan. Komunikasi secara lisan dapat berupa percakapan biasa, wawancara formal antara supervisor dengan karyawan, atau dapat juga dalam bentuk pertemuan kelompok. Disamping itu komunikasi dari atas ke bawah dapat berbentuk tulisan seperti memo, manual, pelatihan, kotak informasi, surat kabar, majalah, papan pengumuman, buku petunjuk karyawan, maupun buletin.

Menurut Katz dan Kahn dalam Haryani, 2001, komunikasi ke bawah mempunyai tujuan pokok sebagai berikut :

1. Untuk memberikan pengarahan atau instruksi kerja tertentu.

2. Untuk memberikan informasi mengapa suatu pekerjaan harus dilaksanakan.

3. Untuk memberikan informasi tentang prosedur dan praktik organisasional. 4. Untuk memberikan umpan balik pelaksanaan kerja kepada para karyawan.

5. Untuk menyajikan informasi mengenai aspek ideologi dalam membentuk organisasi, menanamkan pengertian tentang tujuan yang ingin dicapai. Salah satu kelemahan dalam saluran ini adalah kemungkinan terjadinya penyaringan ataupun sensor informasi penting yang ditujukan kepada karyawannya. Dengan kata lain, informasi yang diterima para bawahan bisa jadi tidak selengkapnya.

b) Komunikasi Dari Bawah Ke Atas (Bottom Up/ Upward Communication)

Dalam struktur organisasi komunikasi dari bawah ke atas (bottom up/ upward communication)merupakan kebalikan komunikasi dari atas ke bawah yaitu bawahan menyampaikan informasi kepada atasan. Bentuk informasi yang disampaikan dapat berupa laporan, penyajian dan pengajuan usul.

Untuk memecahkan masalah-masalah yang terjadi dalam organisasi dan mengambil keputusan secara tepat, sudah sepantasnya manajer memperhatikan aspirasi dari bawahan. Dengan kata lain, partisipasi bawahan dalam proses pengambilan keputusan akan sangat membantu dalam pencapaian tujuan organisasi.

Untuk mencapai keberhasilan komunikasi dari bawah ke atas manajer harus benar-benar memiliki rasa percaya kepada para bawahan, kalau tidak informasi sebagus apapun dari bawahan tidak akan bermanfaat baginya, karena yang muncul adalah rasa curiga atau ketidakpercayaan terhadap informasi tersebut.

Salah satu kelemahan komunikasi dari bawah ke atas adalah adanya penciutan atau distori dimana informasi yang terjadi di bawah disampaikan

kepada atasannya. Kemungkinan bawahan hanya menyampaikan informasi yang baik-baik saja sedangkan informasi yang agak mempunyai kesan negatif atau tidak disenangi oleh pimpinan cenderung disimpan dan tidak disampaikan. Mengapa demikian? Ini disebabkan karena para bawahan beranggapan bahwa dengan melaporkan hal-hal yang baik-baik saja dia dapat menjaga atau menyelamatkan posisinya, serta mendapatkan rasa aman dalam suatu organisasi tersebut.

Kalau seseorang bawahan memberikan informasi yang negatif terhadap bidang yang digelutinya maka kinerja atau prestasi kerja yang ada di bagian atau bidang tersebut jelas tidak baik karena bawahan umumnya tidak ingin prestasi kerjanya dinilai tidak berhasil atau gagal total, sehingga mereka memilih tidak melaporkan kegagalan tersebut sama sekali.

c) Komunikasi Horizontal (Horizontal,Communication)

Komunikasi horizontal (horizontal communication) atau sering juga disebut dengan istilah (lateral communication) adalah komunikasi yang terjadi antara bagian-bagian yang memiliki posisi sejajar/sederajat dalam organisasi.

Tujuan organisasi lateral/horizontal antar lain untuk melakukan persuasi, mempengaruhi, dan memberikan informasi kepada bagian atau departermen yang memiliki kedudukan yang sejajar.

Kebanyakan manajer suka melakukan tukar menukar informasi dengan teman-temannya di departemen yang berbeda. Terutama apabila muncul masalah-masalah khusus dalam suatu organisasi perusahaan.

Komunikasi horizontal bersifat koordinatif di antara mereka yang memiliki posisi sederajat, baik dalam suatu departemen maupun di antar beberapa depatermen, dimana komunikasi ke samping mampu meningkatkan koordinasi antar bagian, meningkatkan nilai-nilai yang dianut karyawan, meningkatkan kekompakkan karyawan, dan selanjutnya akan meningkatkan kinerja perusahaan atau lembaga secara umum.

Komunikasi secara horizontal memang menjadi penting artinya manakala masing-masing bagian atau departemen dalam suatu organisasi memiliki tingkat saling ketergantungan yang besar tetapi jika masing-masing bagian dapat bekerja sendiri tanpa harus tergantung dengan bagian lainnya, maka komunikasi horizontal akan minim atau jarang dipakai. Komunikasi horizontal dapat menciptakan konflik jika para karyawan tidak memberitahu manajernya tentang keputusan yang mereka buat atau tindakan yang mereka ambil.

d) Komunikasi Diagonal (Diagonal Communication)

Komunikasi diagonal (diagonal communications) melibatkan komunikasi antar dua tingkat (level) organisasi yang berbeda. Bentuk komunikasi diagonal memang menyimpang dari bentuk komunikasi tradisional yag ada seperti komunikasi dari atas ke bawah dan dari bawah ke atas. Suatu studi pernah menunjukkan bahwa baik komunikasi lateral maupun komunikasi diagonal lebih banyak diterapkan dalam organisasi yang berskala besar manakala terdapat saling ketergantungan antar bagian atau antar departemen yang ada dalam organisasi tersebut.

Bentuk komunikasi diagonal memiliki beberapa keuntungan diantaranya adalah :

1. Penyebaran informasi bisa menjadi lebih cepat ketimbang bentuk komunikasi tradisional.

2. Memungkinkan induvidu dari berbagai bagian atau departemen ikut membantu menyelesaikan masalah dalam organisasi.

Namun komunikasi diagonal juga memiliki kelemahan salah satu kelemahannya yaitu bahwa komunikasi diagonal juga dapat menggangu komunikasi yang rutin dan telah berjalan normal, di samping itu komunikasi diagonal dalam suatu organisasi besar juga sulit untuk dikendalikan secara efektif.

2. Saluran Informal

Saluran komunikasi informal hadir di luar otoritas formal dan tidak melekat pada hirarki otoritas organisasi. Keberadaan saluran komunikasi informal dalam suatu organisasi tidak dapat dielakkan meskipun di dalam komunikasi informal hal-hal yang dibicarakan bersifat umum namun kadangkala mereka juga membicarakan hal-hal yang berkaitan dengan situasi kerja yang ada di dalam organisasinya. Komunikasi informal hadir bersama komuniksai formal, tapi dapat melewati tingkatan hirarki, memotong garis vertikal dari rantai komando untuk menghubungi siapa pun secara virtual dalam organisasi.

G. Pelaksanaan Komunikasi Antara Pimpinan Dengan Karyawan Pada Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat ll Kotamadya Medan

Sesuai dengan teori yang telah dikemukkan, di dalam Dinas (TRTB) Medan tentulah berlangsung komunikasi ke bawah, ke atas, horizontal, dan

diagonal. Pada komunikasi ke bawah kita akan melihat direktur merupakan sumber awal pesan, sebagai top manajer beliaulah yang menetapkan kebijakan-kebijakan dan perintah, dimana kebijakan-kebijakan-kebijakan-kebijakan dan perintah-perintah itu harus sampai ke karyawan yang paling bawah karena dialah pelaksana akhir perintah itu. Sebaliknya karyawan tersebut akan mengirimkan pesan berupa feed back, feed back itu berupa pelaksana atas perintah yang diberikan atasan kepadanya, feed back itu perlu sampai kepada direktur. Dengan demikian terjadilah proses komunikasi ke atas. Dalam peristilahan lain komunikasi ke bawah dan komunikasi ke atas disebut juga komunikasi vertikal.

1. Komunikasi Dari Atas Ke Bawah ( Top Downward Communication)

Komunikasi dari atas ke bawah merupakan aliran komunikasi dari pimpinan ke bawahan. Aliran komunikasi dari atas ke bawah tersebut umumnya terkait dengan tanggung jawab dan kewenangannya dalam suatu organisasi. Dimana komunikasi dari atas ke bawah biasanya berupa penyampaian informasi yang memiliki tujuan untuk mengarahkan, mengkoordinasikan, memotivasi, pelatihan kerja, evaluasi, perintah dan mengendalikan berbagai kegiatan yang ada di level bawah.

Oleh karena itu, bentuk pengarahan perintah, instruksi maupun prosedur untuk dijalankan para bawahannya maka penyampaiannya harus sederhana, tidak bertele-tele, dan mudah dipahami. Komunikasi dari atas ke bawah dapat berbentuk lisan maupun tulisan.

Pada Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat ll Kotamadya Medan proses penyampaian pesan dari atasan ke bawahan dilakukan secara lisan dan tulisan yaitu melalui rapat, surat edaran dan perintah langsung.

contoh komunikasi dari atasan ke bawahan adalah direktur m remberikan perintah kepada kepala bagian keuangan untuk membuat laporan keuangan Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat ll Kotamadya Medan yang akan digunakan sebagai laporan akhir tahun. Maka dari itu bawahan dalam hal ini kepala bagian keuangan harus mengerjakan perintah pimpinan itu untuk membuat laporan keuangan tersebut.

2. Komunikasi Dari Bawah Ke Atas (Bottom Up/ Upward Communication)

Komunikasi dari bawah ke atas dimana bawahan menyampaikan informasi kepada atasan. Bentuk informasi yang disampaikan dapat berupa laporan, pengaduan, dan pengajuan usul. Untuk memecahkan masalah-masalah yang terjadi di dalam suatu organisasi dan untuk pengambilan keputusan secara tepat dan cepat sudah sepantasnya bila pimpinan memperhatikan usulan-usulan yang berasal dari bawahan. Untuk mencapai keberhasilan komunikasi dari bawah ke atas yaitu dengan meningkatkan kepercayaan kepada bawahannya.

Pelaksanaan komunikasi dari bawah ke atas pada Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat ll Kotamadya Medan dilakukan secara lisan dan tulisan dalam bentuk laporan, dan telaah staf Contoh komunikasi dari bawah ke atas pada Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat ll Kotamadya Medan adalah Bagian Litbang memerlukan internet untuk menunjang pekerjaan mereka,

kemudian Bagian Litbang harus melapor keperluan mereka tersebut langsung kepada wadir yang terkait, lalu wadir tersebut melaporkannya kepada direktur.

3. Komunikasi Horizontal (Horizontal Communication )

Komunikasi horizontal (horizontal communication) atau sering juga disebut dengan istilah (lateral communication) adalah komunikasi yang terjadi antara bagian-bagian yang memiliki posisi sejajar/sederajat dalam organisasi.

Tujuan organisasi lateral/horizontal antar lain untuk melakukan persuasi, mempengaruhi, dan memberikan informasi kepada bagian atau departermen yang memiliki kedudukan yang sejajar.

Komunikasi horizontal bersifat koordinatif di antara mereka yang memiliki posisi sederajat, baik dalam suatu departemen maupun di antar beberapa departemen, dimana komunikasi ke samping mampu meningkatkan koordinasi antar bagian, meningkatkan nilai-nilai yang dianut karyawan, meningkatkan kekompakkan karyawan, dan selanjutnya akan meningkatkan kinerja perusahaan atau lembaga secara umum.

Komunikasi horizontal di Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Medan terselenggara dalam berbagai bentuk kegiatan. Pada suatu ketika komunikasi itu terlaksana dalam suatu rapat dimana dilibatkan setiap anggota dari bidang yang terkait, pada kesempatan lain, staf yang memerlukan koordinasi itu mendatangi sejawatnya dan terjadi diskusi dan pertukaran informasi antar mereka. Apabila informasi yang diperlukan tidak terlalu rumit atau kebutuhan sangat

mendadak koordinasi dapat dilakukan dengan perangkat telekomunikasi seperti telepon, faximile dan lain-lain.

Pada Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat ll Kotamadya Medan komunikasi horizontal dicontohkan sebagai berikut, misalnya Bagian Kesekretariatan berkoordinasi dengan Bagian Perencaan Informasi.

Komunikasi horizontal yang terjadi antar sesama karyawan dalam suatu bagian komunikasi antar karyawan ini selain membicarakan masalah pekerjaan tidak jarang juga mereka menjurus kepada kepentingan pribadi mereka terhadap perusahaan, misalnya berupa jaminan kesejahteraan, fasilitas yang mereka terima dan beban pekerjaan yang mereka pikul.

4. Komunikasi Diagonal (Diagonal Communication )

Komunikasi Daigonal (diagonal communications) melibatkan komuniksai antar dua level yang berbeda. Bentuk komunikasi diagonal menyimpang dari bentuk komunikasi tradisional yang ada, seperti komunikasi dari atas ke bawah dan dari bawah ke atas. Komunikasi diagonal lebih banyak diterapkan pada dalam suatu organisasi yang berskala besar, manakala terdapat saling ketergantungan diantara bagian atau departemen-departemen yang ada dalam organisasi tersebut.

Bentuk komunikasi diagonal memiliki beberapa keuntungan diantaranya adalah :

 Penyebaran informasi bisa menjadi lebih cepat ketimbang bentuk komunikasi tradisional .

 Memungkinkan induvidu dari berbagai bagian atau departemen ikut membantu meneyelesaikan masalah dalam organisasi.

Selain memiliki kelebihan komunikasi ini juga memiliki kekurangan yaitu komunikasi diagonal dapat menggangu komunikasi yang rutin dan telah berjalan normal. Di samping itu, komunikasi diagonal dalam suatu organisasi besar sulit untuk dikendalikan secara efektif.

Contoh pelaksanaan komunikasi diagonal pada Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat ll Kotamadya Medan adalah sebagai berikut misalnya, antara Diklat Instalansi dengan Bagian Perencanaan Informasi. Dimana Diklat Instalansi memberikan data kepada Kepala Bagian Perencanaan Informasi untuk membuat laporan tahunan.

5. Komunikasi Eksternal

Selain komunikasi yang berlangsung di dalam Dinas (TRTB) sendiri, Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat ll Kotamadya Medan juga menjalin komunikasi dengan pihak luar instansi pemerintah dimana komunikasi ini disebut dengan komunikasi eksternal. Komunikasi eksternal ini terjadi dengan berbagai pihak luar instansi pemerintah seperti dengan Kantor pemerintahan wilayah Sumatera Utara.

6. Penggunaan Alat-Alat Komunikasi

Penggunaan alat-alat komunikasi sangat penting di dalam berkomunikasi karena alat-alat komunikasi merupakan media komunikasi yang digunakan bila komunikasi berada di tempat jarak jauh dari komunikator.

Alat-alat komunikasi yang diggunakan di Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat ll Kotamadya Medan

• Telepon

Telepon merupakan media komunikasi lisan yang digunakan untuk komunikasi antar bagian tanpa bertatap muka. Telepon digunakan bila ada masalah penting yang harus segera diselesaikan, tetapi komunikator dan komunikan berada ditempat yang berjauhan.

Pimpinan menggunakan telepon, apabila pimpinan ingin menyampaikan suatu perintah atau kebijakan pada saat itu juga kepada bawahannya, sedangkan bawahan berada jauh atau tidak sedang bersama pimpinan, atau pimpinan meminta karyawan untuk segera menemuinya.

Penggunaan telepon oleh bawahan seperti apabila bawahan memerlukan suatu keputusan saat itu juga dari pimpinan atas permasalahan yang terjadi di kantor, atau karyawan ingin melaporkan sesuatu yang sangat penting dimana pimpinan harus segera mengetahuinya.

• Faximile

Faximile adalah pengiriman berita copy (salinan jarak jauh). Pesawat faximile merupakan kombinasi dari pesawat telepon dan komputer.

• Surat

Surat merupakan pemuat berita yang ditulis dalam selembar kertas atau lebih untuk disampaikan kepada orang yang sama dalam kantor dan badan-badan

atau instansi-insatansi pemerintah, swasta dan sebagainya yang mempunyai hubungan atau kepentingan dengan Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat ll Kotamadya Medan . Penggunaan surat lebih sering dilaksanakan untuk pelaksanaan tugas-tugas yang sulit dikomunikasikan secara lisan, dan dengan surat tersebut merupakan bukti atas pelaksanaan suatu pekerjaan seperti surat keterangan, surat masuk, surat keluar, laporan keputusan pekerjaan dan surat-surat lainnya yang berhubungan dengan dengan kegiatan pekerjaan. Komunikasi melalui surat ini menjadi landasan atas pelaksanaan pekerjaan.

• Pertemuan

Pertemuan yaitu mengundang pihak-pihak atau orang-orang untuk melaksanakan suatu pembicaraan. Dalam pertemuan ini diharapkan agar para pesertanya mampu untuk memberikan masukan-masukan terhadap masalah-masalah yang sedang dibicarakan misalnya melalui rapat.

H. Peranan Komunikasi Dalam Usaha Meningkatkan Efisiensi Kerja Pada Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat ll Kotamadya Medan

Perusahaaan adalah sebuah organisasi dimana pemilik, pemimpin, staf dan karyawan bekerjasama untuk mencapai tujuan. Pemilik dan pemimpin perusahaan tentulah mengkomunikasikan keinginan dan kebijaksanaannya kepada staf dan karyawan. Oleh karena itu komunikasi sangat penting dalam manajemen organisasi.

Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, komunikasi mempunyai pesan yang sangat penting peranannya dalam rangka mencapai tujuan suatu perusahaan

atau organisasi. Apabila tidak ada komunikasi maka akan terjadi keterlambatan dan kesimpangsiuran dalam melaksanakan suatu pekerjaan.

Suatu pekerjaan dapat dikatakan efisien apabila suatu pekerjaan tersebut dilakukan dengan pengorbanan tertentu dapat memberikan hasil yang semaksimal mungkin di bidang mutu maupun jumlah satuan hasil. Jadi hasil yang maksimal dalam setiap pekerjaan tergantung pada cara kerja yang efisien dimana komunikasi yang efektif sekaligus dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas kerja.

Dalam kehidupan bisnis, perusahaan tidak terlepas dari hubungannya dengan pihak internal maupun pihak eksternal. Karena adanya hubungan ini, maka kehidupan perusahaan akan tergantung dari bagimana komunikasi yang terjadi baik komunikasi yang bersifat internal maupun eksternal. Komunikasi tidak dapat diabaikan, dan tidak ada ketentuan bahwa yang satu lebih penting dari yang lain.

1. Komunikasi Internal

Komunikasi internal adalah komunikasi yang terjadi di dalam suatu organisasi atau perusahaan. Dengan demikian komunikasi ini akan mencakup aliran informasi di antara karyawan yang ada dalam perusahaan. Aliran komunikasi internal dapat dibedakan menjadi empat, yaitu aliran ke bawah, aliran ke atas, aliran mendatar dan diagonal.

Komunikasi yang diterapkan pada Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat ll Kotamadya Medan sudah efektif sehingga para karyawan merasa terlindungi oleh pimpinan. Apabila sewaktu-waktu ada masalah yang tidak

terpecahkan, maka karyawan dapat bertanya langsung kepada pimpinannya, dan pimpinan akan memberikan penjelasan atau bimbingan sehingga karyawan akan mendapat arahan secara langsung. Selain memberikan perintah-perintah pimpinan juga harus mengusahakan agar setiap karyawan dapat bekerjasama dengan sebaik-baiknya. Demikian juga untuk memecahkan persoalan-persoalan di dalam organisasi. Oleh karena itu, komunikasi yang baik dan harmonis sangat perlu dijaga baik oleh pemimpin maupun oleh karyawan karena komunikasi mempunyai peranan yang sangat penting untuk mencapai tujuan perusahaan.

Pada Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat ll Kotamadya Medan mempunyai struktur organisasi garis lini dan staf berdasarkan fungsi dimana jenjang, wewenang dan tanggung jawab mengalir dari bawah ke atas dan dari atas ke bawah maksudnya adalah komunikasi yang mengalir dari atas ke bawah dapat berbentuk perintah, instruksi, dan prosedur yang harus dijalankan oleh para bawahan baik secara lisan maupun tulisan diwujudkan melalui rapat, surat edaran dan lain-lain sedangkan komunikasi yang mengalir dari bawah ke atas sebagian besar diwujudkan dalam bentuk laporan baik secara lisan maupun tulisan. Bentuk tertulis misalnya berupa permintaan usulan atau keluhan secara tertulis dan telaah staf.

Dalam suatu organisasi yang baik hendaknya pada waktu tertentu, para bawahan menyampaikan laporan mengenai pelaksanaan tugas-tugasnya. Dari laporan itu pihak pemimpin dapat mengetahui apakah organisasi atau perusahaan berjalan menuju tujuan yang telah ditetapkan.

Komunikasi secara horizontal di antara para karyawan sendiri juga harus dipelihara oleh pemimpin dengan cara mengadakan pertemuan-pertemuan berkala, dimana di dalam pertemuan tersebut akan dibahas kesulitan-kesulitan yang dihadapi oleh masing-masing bagian.

Dengan adanya komuniksi yang baik pada Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat ll Kotamadya Medan, maka efisiensi instatnsi pemerintah dapat berjalan dengan lancar, karena efisiensi kerja tidak hanya berupa kegiatan hasil tetapi juga meliputi mutu dan kulitas kerja karyawan dan juga dapat meningkatkan prestasi kerja para karyawannya.

2) Komunikasi Eksternal

Komunikasi eksternal adalah komunikasi yang terjadi antara pihak perusahaan dengan pihak luar perusahaan. Selain komunikasi yang berlangsung di dalam, Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat ll Kotamadya Medan juga menjalin komunikasi ke luar. Komuniasi antara lain dilakukan dengan berbagai pihak luar seperti Kantor Wilayah pemerintahan Propinsi Sumatera Utara, sebagai Rumah Sakit Rujukan Regional Wilayah Sumatera Utara dan Sumatera Bagian Tengah dan sebagai Rumah Sakit Pendidikan, Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat II Kotamadya Medan harus berkomunikasi dengan Rumah Sakit yang berada di wilayah Sumatera Utara dan Sumatera Bagian Tengah serta dengan Fakultas Kedokteran Universitas Sumatera Utara dan juga Lembaga-Lembaga Pendidikan lainnya. Selain itu Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat II Kotamadya Medan juga berkomunikasi dengan PT. Askeskin dan perusahaan- perusahaan mitra lainnya.

Komunikasi ke luar bertujuan untuk menjalin hubungan yang baik antara pihak instansi pemerintah dengan pihak luar. Hal ini diwujudkan melalui telepon, pembicaraan langsung dan pengiriman surat.

BAB III

ANALISA DAN EVALUASI

A. Analisa

Pada bab ini penulis membuat suatu analisa mengenai peranan komunikasi dalam meningkatkan efisiensi kerja dengan membandingkan teori yang bersifat praktis yang ada di Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat ll Kotamadya Medan.

Seperti yang telah diketahui bahwa komunikasi berfungsi sebagai penyampaian pesan, gagasan, informasi dan pengertian oleh seseorang (komunikator) melalui media yang menimbulkan efek atau dampak tertentu.

Demikian juga halnya dengan komunikasi yang dilaksanakan pada Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat ll Kotamadya Medan komunikasi merupakan proses penyampaian informasi dari pimpinan kepada karyawan atau sebaliknya maupun antara karyawan yang satu dengan karyawan yang lainnya guna mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan Dinas (TRTB) ini.

1. Struktur Oganisasi

Struktur organisasi pada Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat ll Kotamadya Medan berbentuk organisasi lini dan staf, secara vertikal jenjang wewenang dan tanggung jawab mengalir dari atas ke bawah sedangkan secara horizontal terdapat koordinasi di antara karyawan setingkat.

Struktur organisasi pada Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat ll Kotamadya Medan cukup baik karena setiap karyawan terdapat

pembagian kerja yang nyata (Job Description) dimana setiap karyawan mengerjakan tugasnya sesuai dengan job descriptionnya masing-masing.

2. Pelaksanaan Komunikasi Pada Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat ll Kotamadya Medan

Pelaksanaan komunikasi pada Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat II Kotamadya Medan, sesuai dengan teori yang ada yaitu berlangsungnya komunikasi vertikal dan horizontal. Selain komunikasi tersebut di Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat II Kotamadya Medan juga berlangsung komunikasi eksternal.

Komunikasi vertikal yang terjadi misalnya melalui rapat, dimana rapat berlangsung secara rutin. Komunikasi melalui rapat ini dinilai sangat mendukung efisiensi kerja pada Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat II Kotamadya Medan. Dalam rapat terjadi komunikasi dua arah yaitu dari atas ke bawah dan dari bawah ke atas. Dengan adanya rapat yang rutin memberikan kesempatan kepada pimpinan untuk mengontrol bawahan, dengan cara memberikan teguran dan arahan terhadap pelaksanaan tugas sehingga apabila ada penyimpangan tidak berjalan terlalu lama dan jauh. Kesempatan itu dapat pula dipergunakan oleh pimpinan untuk mendengarkan alasan atau latar belakang penyimpangan tugas yang terjadi sehingga diperoleh fakta yang objektif sebaliknya masalah yang dihadapi para karyawan dalam waktu singkat dapat disampaikan dan langsung dibahas dan diselesaikan, dan salah satu keuntungan dari rapat yaitu feed backnya langsung dapat diterima dan kalau terjadi misscomunication dapat segera diatasi. Sesuai dengan teori The Liang Gie melalui

rapat upaya efisiensi dapat tercapai dengan cara termudah, tercepat, terpendek jaraknya dan termurah.

Pelaksanaan komunikasi vertikal pada Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat ll Kotamadya Medan selain dilakukan secara lisan juga dilakukan secara tertulis yaitu melalui surat edaran dan laporan. Penyampaian pesan secara tertulis ini dinilai merupakan upaya yang efisien dan berhasil baik. Tetapi pelaksanaan komunikasi tertulis di Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat ll Kotamadya Medan dalam bentuk surat terkadang mengalami hambatan, ini terjadi karena faktor pribadi karyawan sendiri seperti proses pengkonsepan dan pengetikan surat yang cenderung lambat, dan adakalanya persetujuan surat dari pimpinan cenderung lambat dimana pimpinan sulit ditemui hal ini dikarenakan kesibukkan pekerjaan dari pimpinan itu sendiri.

Komunikasi horizontal pada Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat ll Kotamadya Medan dilaksanakan dalam bentuk rapat atau pertemuan antar staf atau antar karyawan, hal ini dinilai berguna bagi Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat ll Kotamadya Medan dalam menyelesaikan permasalahan yang ada khususnya komunikasi antar karyawan. Selain itu komunikasi eksternal sangat menentukan keberhasilan Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat II Kotamadya Medan. Komunikasi eksternal ini dapat dilakukan melalui kerjasama dengan pihak luar Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat II Kotamadya Medan seperti dengan Kantor Pemerintahan untuk Departemen Pekerjaan Umum wilayah Sumatera Utara dengan mitra perusahaan lainnya seperti PT. Widya Karya (WIKA), dan yang lainnya.

Kegiatan komunikasi eksternal ini lebih banyak dilakukan oleh bagian Humas. Komunikasi eksternal terdiri dari dua jalur secara timbal balik yakni komunikasi dari Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat ll Kotamadya Medan kepada pihak luar dan dari pihak luar ke Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat ll Kotamadya Medan .

Komunikasi ke luar bertujuan untuk menjalin hubungan yang baik antara pihak dari Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat ll Kotamadya Medan dengan pihak luar. Hal ini diwujudkan melalui telepon, pembicaraan langsung atau dengan pengiriman surat. Contoh kerjasama yang dilakukan pihak Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat ll Kotamadya Medan adalah memberikan pengalaman dan aturan mengenai pengembangan dan pembangunan di Kota Medan sedangkan untuk mitra dari Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat ll Kotamadya Medan bertugas untuk melakukan pembangunan sesuai dengan aturan dari Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat ll Kotamadya Medan sebagai lembaga yang mengatur pembangunan di Kota Medan. Hal ini dilakukan dalam bentuk kegiatan penelitian dan pengamatan langsung ke lokasi proyek untuk melihat pembangunan sesuai dengan aturan di Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat ll Kotamadya Medan.

Dalam melaksanakan komunikasi atau menyampaikan informasi-informasi pada Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat II Kotamadya Medan dilakukan dengan tiga cara yaitu :

Komunikasi secara lisan dilakukan dalam bentuk pembicaraan langsung atau tatap muka. Pada komunikasi secara lisan, penyampaian informasi disampaikan melalui rapat, seminar, wawancara.

b) Secara Tertulis

Pada komunikasi secara tertulis, penyampaian informasi dalam Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat II Kotamadya Medan melalui laporan, memo, telaah staf, surat edaran.

c) Dengan Menggunakan Alat-Alat Elektronik

Pelaksanaan komunikasi dengan menggunakan alat-alat elektronik dilaksanakan tanpa perlu tatp muka, tetapi dengan menggunakan alat-alat elektronik misalnya telepon dan faximile.

Pelaksanaan komunikasi pada Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat II Kotamadya Medan yang dilakukan secara lisan dan tulisan dibantu oleh alat-alat komunikasi seperti:

1. Telepon

Telepon merupakan media komunikasi lisan yang digunakan untuk komunikasi antar bagian tanpa bertatap muka. Telepon digunakan bila ada masalah penting yang harus segera diselesaikan tetapi komunikator dan komunikan berada ditempat yang berjauhan. Pada Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat II Kotamadya Medan penggunaan pesawat telepon sudah cukup baik, dimana disetiap ruangan terdapat pesawat telepon yang dapat menambah efisiensi proses komunikasi.

Faximile adalah pengiriman berita copy (salinan jarak jauh). Pesawat faximile merupakan kombinasi dari pesawat telepon dan komputer. Pada Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat II Kotamadya Medan fasilitas faximile ini tidak terdapat pada setiap ruangan tetapi hanya terdapat dibeberapa ruangan saja.

3. Surat

Surat merupakan pemuat berita yang ditulis dalam selembar kertas atau lebih untuk disampaikan kepada orang yang sama dalam kantor dan badan-badan atau instansi-insatansi pemerintah, swasta dan sebagainya yang mempunyai hubungan atau kepentingan dengan TRTB ini. Penggunaan surat lebih sering dilaksanakan untuk pelaksanaan tugas-tugas yang sulit dikomunikasikan secara lisan, dan dengan surat tersebut merupakan bukti atas pelaksanaan suatu pekerjaan seperti surat keterangan, surat masuk, surat keluar, laporan keputusan pekerjaan dan surat-surat lainnya yang berhubungan dengan kegiatan pekerjaan. Komunikasi melalui surat ini menjadi landasan atas pelaksanaan pekerjaan.

4. Pertemuan

Pertemuan yaitu mengundang pihak-pihak atau orang-orang untuk melaksanakan suatu pembicaraan. Dalam pertemuan ini diharapkan agar para pesertanya mampu untuk memberikan masukan-masukan terhadap masalah-masalah yang sedang dibicarakan misalnya melalui rapat.

B. Evaluasi

Pelaksanaan komunikasi yang efektif di Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat ll Koatamadya Medan dapat meningkatkan efisiensi kerja dan

memberikan andil yang positif terhadap keberhasilan Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat ll Kotamadya Medan sendiri. Hal ini terlihat dalam pelaksanan komunikasi melalui rapat. Dimana dalam rapat terjadi komunikasi dua arah yaitu dari atas ke bawah dan dari bawah ke atas.

Dengan adanya rapat yang rutin memberikan kesempatan kepada pimpinan untuk mengontrol bawahan, dengan cara memberikan teguran dan arahan terhadap pelaksanaan tugas sehingga apabila ada penyimpangan tidak berjalan terlalu lama dan jauh. Kesempatan itu dapat pula dipergunakan oleh pimpinan untuk mendengarkan alasan atau latar belakang penyimpangan tugas yang terjadi sehingga diperoleh fakta yang objektif sebaliknya masalah yang dihadapi para karyawan dalam waktu singkat dapat disampaikan dan langsung dibahas dan diselesaikan.

Selain itu pada Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat ll Kotamadya Medan karyawan melaksanakan tugasnya dengan sungguh-sungguh, dimana karyawan melaksanakan tugasnya masing-masing sesuai dengan job description yang telah ditetapkan pada Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat ll Kotamadya Medan. Para karyawan juga dapat mengetahui batasan-batasan tugas, tanggung jawab dan wewenang dari masing-masing jabatan. Dengan adanya pembagian tugas yang berjalan secara teratur maka kesalahpahaman yang terjadi antar karyawan dapar dihindari sehingga efisiensi kerja dapat tercapai. Dan dalam melaksanakan kegiatan komunikasinya Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat ll Kotamadya Medan ini sudah menggunakan alat-alat komunikasi yang modern.

Kesimpulannya diperlukan kerjasama yang erat antara pimpinan dengan para karyawan itu sendiri. Hubungan yang baik dari pimpinan kepada karyawan maupun dari karyawan kepada pimpinan dapat menciptakan komunikasi yang efektif, sehingga efisiensi kerja dapat tercapai dan berjalan dengan baik guna mewujudkan tujuan dan program organisasi yang diharapkan dan direncanakan seperti semula.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

Bardasarkan hasil penelitian serta hasil analisa yang penulis uraikan pada bab sebelumnya, maka penulis mencoba untuk menarik kesimpulan mengenai Peranan Komunikasi Dalam Meningkatkan Efisiensi Kerja Pada Dinas Tata Ruang dan Bangunan (TRTB) Medan., maka penulis akan menyimpulkan sebagai berikut.:

A. Kesimpulan

1. Sumber wewenang Pada Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat ll Kotamadya Medan berasal langsung dari direktur yang selanjutnya didelegasikan kepada tiga wakil direktur terkait yaitu Wakil Direktur Pelayanan Medis dan Penelitian, Wakil Direktur Pelayanan Medis dan Pendidikan, Dan Wakil Direktur Umum dan Keuangan.

2. Bentuk komunikasi pada Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat ll Kotamadya Medan memperlihatkan adanya komuikasi empat jalur yaitu komunikasi dari atas ke bawah (top down/ downward communication), komunikasi dari bawah ke atas (bottom up/ upward communication), komunikasi horizontal dan komunikasi diagonal.

3. Peranan Komunikasi Dalam Meningkatkan Efisiensi Kerja Pada Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat ll Kotamadya Medan adalah menyediakan informasi untuk pelaksanaan pekerjaan, dan untuk meningkatkan efisiensi kerja para karyawan dalam mencapai tujuan Dinas

Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat ll Kotamadya Medan. Saluran komunikasi yang dipergunakan pada tujuan Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat ll Kotamadya adalah komunikasi internal dan komunikasi eksternal.

4. Komunikasi yang dilaksanakan pada tujuan Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat ll Kotamadya Medan sudah efisien karena didukung oleh sejumlah alat-alat komunikasi.

5. Untuk mendukung komunikasi jarak jauh Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat ll Kotamadya Medan menggunakan perangkat telekomunikasi.

B. Saran

Sebagai salah satu sumbangan penulis kepada Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat ll Kotamadya Medan, maka penulis ingin memberikan saran-saran yang kiranya dapat bermanfaat antara lain :

1. Sebaiknya hubungan komunikasi antara pimpinan dan karyawan harus tetap dibina agar terjalin komunikasi yang baik antara pimpinan dengan karyawan sehingga komunikasi yang efektif dapat tercipta.

2. Menjaga kerja sama yang baik diantara pihak pimpinan maupun karyawan, karena tanpa adanya kerja sama yang baik tidak akan mencapai hasil kerja yang diharapkan. Selain itu kerja sama yang baik dengan masyarakat (pihak luar) Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat ll Kotamadya Medan harus tetap digalang dan diperhatikan, karena tidak ada yang lebih bernilai bagi Dinas Tata Ruang Dan

Bangunan (TRTB) Tingkat ll Kotamadya Medan selain nama baik di lingkungan masyarakat.

3. Alat-alat komunikasi yang sudah ada hendaknya dapat dipelihara dan dijaga dengan baik agar dapat memperlancar arus informasi yang dibutuhkan dalam Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat ll Kotamadya Medan.

DAFTAR PUSTAKA

Bambang Herimanato, PC, Drs. MM dan Indrojiono, FX, Drs. H. Hum,

Komunikasi Bisnis, Cetakan Pertama, Penerbit Amara Books, 2005. Daft, Richard L, Manajemen, Edisi Kelima, Cetakan Ketujuh, Erlangga, Jakarta,

2003.

Gie, The Liang, Administrasi Perkantoran Modern, Edisi Keempat Cetakan Kedelapan, Penerbit Liberty Yogyakarta, 2007.

Hani Handoko, T, Manajemen, Edisi Kedua, Cetakan Kedelapan Belas, BPFE, Yogyakarta, 2003.

Mulyana, Deddy, M, Komunikasi Organisasi, PT. Rosdakarya, Bandung, 2005. ___________, Ilmu Komunikasi Suatu Pengantar, Cetakan Ketujuh, PT.

Remaja Rosdakarya, Bandung, 2005.

Purwanto Djoko, Komunikasi Bisnis, Edisi Kedua, PT. Gelora Aksara Pratama, Jakarta, 2003.

memberikan andil yang positif terhadap keberhasilan Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat ll Kotamadya Medan sendiri. Hal ini terlihat dalam pelaksanan komunikasi melalui rapat. Dimana dalam rapat terjadi komunikasi dua arah yaitu dari atas ke bawah dan dari bawah ke atas.

Dengan adanya rapat yang rutin memberikan kesempatan kepada pimpinan untuk mengontrol bawahan, dengan cara memberikan teguran dan arahan terhadap pelaksanaan tugas sehingga apabila ada penyimpangan tidak berjalan terlalu lama dan jauh. Kesempatan itu dapat pula dipergunakan oleh pimpinan untuk mendengarkan alasan atau latar belakang penyimpangan tugas yang terjadi sehingga diperoleh fakta yang objektif sebaliknya masalah yang dihadapi para karyawan dalam waktu singkat dapat disampaikan dan langsung dibahas dan diselesaikan.

Selain itu pada Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat ll Kotamadya Medan karyawan melaksanakan tugasnya dengan sungguh-sungguh, dimana karyawan melaksanakan tugasnya masing-masing sesuai dengan job description yang telah ditetapkan pada Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat ll Kotamadya Medan. Para karyawan juga dapat mengetahui batasan-batasan tugas, tanggung jawab dan wewenang dari masing-masing jabatan. Dengan adanya pembagian tugas yang berjalan secara teratur maka kesalahpahaman yang terjadi antar karyawan dapar dihindari sehingga efisiensi kerja dapat tercapai. Dan dalam melaksanakan kegiatan komunikasinya Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat ll Kotamadya Medan ini sudah menggunakan alat-alat komunikasi yang modern.

Kesimpulannya diperlukan kerjasama yang erat antara pimpinan dengan para karyawan itu sendiri. Hubungan yang baik dari pimpinan kepada karyawan maupun dari karyawan kepada pimpinan dapat menciptakan komunikasi yang efektif, sehingga efisiensi kerja dapat tercapai dan berjalan dengan baik guna mewujudkan tujuan dan program organisasi yang diharapkan dan direncanakan seperti semula.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

Bardasarkan hasil penelitian serta hasil analisa yang penulis uraikan pada bab sebelumnya, maka penulis mencoba untuk menarik kesimpulan mengenai Peranan Komunikasi Dalam Meningkatkan Efisiensi Kerja Pada Dinas Tata Ruang dan Bangunan (TRTB) Medan., maka penulis akan menyimpulkan sebagai berikut.:

A. Kesimpulan

1. Sumber wewenang Pada Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat ll Kotamadya Medan berasal langsung dari direktur yang selanjutnya didelegasikan kepada tiga wakil direktur terkait yaitu Wakil Direktur Pelayanan Medis dan Penelitian, Wakil Direktur Pelayanan Medis dan Pendidikan, Dan Wakil Direktur Umum dan Keuangan.

2. Bentuk komunikasi pada Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat ll Kotamadya Medan memperlihatkan adanya komuikasi empat jalur yaitu komunikasi dari atas ke bawah (top down/ downward communication), komunikasi dari bawah ke atas (bottom up/ upward communication), komunikasi horizontal dan komunikasi diagonal.

3. Peranan Komunikasi Dalam Meningkatkan Efisiensi Kerja Pada Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat ll Kotamadya Medan adalah menyediakan informasi untuk pelaksanaan pekerjaan, dan untuk meningkatkan efisiensi kerja para karyawan dalam mencapai tujuan Dinas

Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat ll Kotamadya Medan. Saluran komunikasi yang dipergunakan pada tujuan Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat ll Kotamadya adalah komunikasi internal dan komunikasi eksternal.

4. Komunikasi yang dilaksanakan pada tujuan Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat ll Kotamadya Medan sudah efisien karena didukung oleh sejumlah alat-alat komunikasi.

5. Untuk mendukung komunikasi jarak jauh Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat ll Kotamadya Medan menggunakan perangkat telekomunikasi.

B. Saran

Sebagai salah satu sumbangan penulis kepada Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat ll Kotamadya Medan, maka penulis ingin memberikan saran-saran yang kiranya dapat bermanfaat antara lain :

1. Sebaiknya hubungan komunikasi antara pimpinan dan karyawan harus tetap dibina agar terjalin komunikasi yang baik antara pimpinan dengan karyawan sehingga komunikasi yang efektif dapat tercipta.

2. Menjaga kerja sama yang baik diantara pihak pimpinan maupun karyawan, karena tanpa adanya kerja sama yang baik tidak akan mencapai hasil kerja yang diharapkan. Selain itu kerja sama yang baik dengan masyarakat (pihak luar) Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat ll Kotamadya Medan harus tetap digalang dan diperhatikan, karena tidak ada yang lebih bernilai bagi Dinas Tata Ruang Dan

Bangunan (TRTB) Tingkat ll Kotamadya Medan selain nama baik di lingkungan masyarakat.

3. Alat-alat komunikasi yang sudah ada hendaknya dapat dipelihara dan dijaga dengan baik agar dapat memperlancar arus informasi yang dibutuhkan dalam Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat ll Kotamadya Medan.

DAFTAR PUSTAKA

Bambang Herimanato, PC, Drs. MM dan Indrojiono, FX, Drs. H. Hum,

Komunikasi Bisnis, Cetakan Pertama, Penerbit Amara Books, 2005. Daft, Richard L, Manajemen, Edisi Kelima, Cetakan Ketujuh, Erlangga, Jakarta,

2003.

Gie, The Liang, Administrasi Perkantoran Modern, Edisi Keempat Cetakan Kedelapan, Penerbit Liberty Yogyakarta, 2007.

Hani Handoko, T, Manajemen, Edisi Kedua, Cetakan Kedelapan Belas, BPFE, Yogyakarta, 2003.

Mulyana, Deddy, M, Komunikasi Organisasi, PT. Rosdakarya, Bandung, 2005. ___________, Ilmu Komunikasi Suatu Pengantar, Cetakan Ketujuh, PT.

Remaja Rosdakarya, Bandung, 2005.

Purwanto Djoko, Komunikasi Bisnis, Edisi Kedua, PT. Gelora Aksara Pratama, Jakarta, 2003.