mendadak koordinasi dapat dilakukan dengan perangkat telekomunikasi seperti telepon, faximile dan lain-lain.
Pada Dinas Tata Ruang Dan Bangunan TRTB Tingkat ll Kotamadya Medan komunikasi horizontal dicontohkan sebagai berikut, misalnya Bagian
Kesekretariatan berkoordinasi dengan Bagian Perencaan Informasi. Komunikasi horizontal yang terjadi antar sesama karyawan dalam suatu
bagian komunikasi antar karyawan ini selain membicarakan masalah pekerjaan tidak jarang juga mereka menjurus kepada kepentingan pribadi mereka terhadap
perusahaan, misalnya berupa jaminan kesejahteraan, fasilitas yang mereka terima dan beban pekerjaan yang mereka pikul.
4. Komunikasi Diagonal Diagonal Communication
Komunikasi Daigonal diagonal communications melibatkan komuniksai antar dua level yang berbeda. Bentuk komunikasi diagonal menyimpang dari
bentuk komunikasi tradisional yang ada, seperti komunikasi dari atas ke bawah dan dari bawah ke atas. Komunikasi diagonal lebih banyak diterapkan pada
dalam suatu organisasi yang berskala besar, manakala terdapat saling ketergantungan diantara bagian atau departemen-departemen yang ada dalam
organisasi tersebut. Bentuk komunikasi diagonal memiliki beberapa keuntungan diantaranya
adalah :
Penyebaran informasi bisa menjadi lebih cepat ketimbang bentuk komunikasi tradisional .
Universitas Sumatera Utara
Memungkinkan induvidu dari berbagai bagian atau departemen ikut
membantu meneyelesaikan masalah dalam organisasi. Selain memiliki kelebihan komunikasi ini juga memiliki kekurangan yaitu
komunikasi diagonal dapat menggangu komunikasi yang rutin dan telah berjalan normal. Di samping itu, komunikasi diagonal dalam suatu organisasi besar sulit
untuk dikendalikan secara efektif. Contoh pelaksanaan komunikasi diagonal pada Dinas Tata Ruang Dan
Bangunan TRTB Tingkat ll Kotamadya Medan adalah sebagai berikut misalnya, antara Diklat Instalansi dengan Bagian Perencanaan Informasi. Dimana Diklat
Instalansi memberikan data kepada Kepala Bagian Perencanaan Informasi untuk membuat laporan tahunan.
5. Komunikasi Eksternal
Selain komunikasi yang berlangsung di dalam Dinas TRTB sendiri, Dinas Tata Ruang Dan Bangunan TRTB Tingkat ll Kotamadya Medan juga
menjalin komunikasi dengan pihak luar instansi pemerintah dimana komunikasi ini disebut dengan komunikasi eksternal. Komunikasi eksternal ini terjadi dengan
berbagai pihak luar instansi pemerintah seperti dengan Kantor pemerintahan wilayah Sumatera Utara.
6. Penggunaan Alat-Alat Komunikasi
Penggunaan alat-alat komunikasi sangat penting di dalam berkomunikasi karena alat-alat komunikasi merupakan media komunikasi yang digunakan bila
komunikasi berada di tempat jarak jauh dari komunikator.
Universitas Sumatera Utara
Alat-alat komunikasi yang diggunakan di Dinas Tata Ruang Dan Bangunan TRTB Tingkat ll Kotamadya Medan
• Telepon
Telepon merupakan media komunikasi lisan yang digunakan untuk komunikasi antar bagian tanpa bertatap muka. Telepon digunakan bila ada
masalah penting yang harus segera diselesaikan, tetapi komunikator dan komunikan berada ditempat yang berjauhan.
Pimpinan menggunakan telepon, apabila pimpinan ingin menyampaikan suatu perintah atau kebijakan pada saat itu juga kepada bawahannya, sedangkan
bawahan berada jauh atau tidak sedang bersama pimpinan, atau pimpinan meminta karyawan untuk segera menemuinya.
Penggunaan telepon oleh bawahan seperti apabila bawahan memerlukan suatu keputusan saat itu juga dari pimpinan atas permasalahan yang terjadi di
kantor, atau karyawan ingin melaporkan sesuatu yang sangat penting dimana pimpinan harus segera mengetahuinya.
• Faximile
Faximile adalah pengiriman berita copy salinan jarak jauh. Pesawat faximile merupakan kombinasi dari pesawat telepon dan komputer.
• Surat
Surat merupakan pemuat berita yang ditulis dalam selembar kertas atau lebih untuk disampaikan kepada orang yang sama dalam kantor dan badan-badan
Universitas Sumatera Utara
atau instansi-insatansi pemerintah, swasta dan sebagainya yang mempunyai hubungan atau kepentingan dengan Dinas Tata Ruang Dan Bangunan TRTB
Tingkat ll Kotamadya Medan . Penggunaan surat lebih sering dilaksanakan untuk pelaksanaan tugas-tugas yang sulit dikomunikasikan secara lisan, dan dengan
surat tersebut merupakan bukti atas pelaksanaan suatu pekerjaan seperti surat keterangan, surat masuk, surat keluar, laporan keputusan pekerjaan dan surat-surat
lainnya yang berhubungan dengan dengan kegiatan pekerjaan. Komunikasi melalui surat ini menjadi landasan atas pelaksanaan pekerjaan.
• Pertemuan
Pertemuan yaitu mengundang pihak-pihak atau orang-orang untuk melaksanakan suatu pembicaraan. Dalam pertemuan ini diharapkan agar para
pesertanya mampu untuk memberikan masukan-masukan terhadap masalah- masalah yang sedang dibicarakan misalnya melalui rapat.
H. Peranan Komunikasi Dalam Usaha Meningkatkan Efisiensi Kerja Pada Dinas Tata Ruang Dan Bangunan TRTB Tingkat ll Kotamadya Medan
Perusahaaan adalah sebuah organisasi dimana pemilik, pemimpin, staf dan karyawan bekerjasama untuk mencapai tujuan. Pemilik dan pemimpin perusahaan
tentulah mengkomunikasikan keinginan dan kebijaksanaannya kepada staf dan karyawan. Oleh karena itu komunikasi sangat penting dalam manajemen
organisasi. Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, komunikasi mempunyai pesan
yang sangat penting peranannya dalam rangka mencapai tujuan suatu perusahaan
Universitas Sumatera Utara
atau organisasi. Apabila tidak ada komunikasi maka akan terjadi keterlambatan dan kesimpangsiuran dalam melaksanakan suatu pekerjaan.
Suatu pekerjaan dapat dikatakan efisien apabila suatu pekerjaan tersebut dilakukan dengan pengorbanan tertentu dapat memberikan hasil yang semaksimal
mungkin di bidang mutu maupun jumlah satuan hasil. Jadi hasil yang maksimal dalam setiap pekerjaan tergantung pada cara kerja yang efisien dimana
komunikasi yang efektif sekaligus dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas kerja.
Dalam kehidupan bisnis, perusahaan tidak terlepas dari hubungannya dengan pihak internal maupun pihak eksternal. Karena adanya hubungan ini,
maka kehidupan perusahaan akan tergantung dari bagimana komunikasi yang terjadi baik komunikasi yang bersifat internal maupun eksternal. Komunikasi
tidak dapat diabaikan, dan tidak ada ketentuan bahwa yang satu lebih penting dari yang lain.
1. Komunikasi Internal
