Penataan Ruang Dan Kantor Dalam Mendukung Efektifitas Dan Efisiensi Kerja Para Pegawai Di PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk Unit Enterprise Regional I Sumatera Skripsi Minor

(1)

T. Bebby May Sarah : Penataan Ruang Dan Kantor Dalam Mendukung Efektifitas Dan Efisiensi Kerja Para Pegawai Di PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk Unit Enterprise Regional I Sumatera Skripsi Minor, 2008. USU Repository © 2009

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

PROGRAM DIPLOMA III MEDAN

PENATAAN RUANG DAN KANTOR DALAM MENDUKUNG EFEKTIFITAS DAN EFISIENSI KERJA PARA PEGAWAI DI PT. TELEKOMUNIKASI INDONESIA, Tbk UNIT ENTERPRISE REGIONAL

I SUMATERA SKRIPSI MINOR

Diajukan Oleh :

Nama

:T. Bebby May Sarah

NIM

: 052103010

Jurusan

: Kesekretariatan

Guna Memenuhi Salah Satu Syarat untuk Menyelesaikan Pendidikan pada Program Diploma III Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara Medan

(2)

DAFTAR ISI

Halaman

LEMBAR PENGESAHAN LEMBAR PERSEMBAHAN

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... ii

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Pemilihan Judul ... 1

B. Perumusan Masalah ... 3

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 3

D. Metode Penelitian ... 4

BAB II PENATAAN RUANG DAN KANTOR DALAM MENDUKUNG EFEKTIFITAS DAN EFISIENSI KERJA PARA PEGAWAI DI PT. TELEKOMUNIKASI INDONESIA, Tbk UNIT ENTERPRISE REGIONAL I SUMATERA A. Profil Perusahaan ... 6

1. Sejarah Singkat Perusahaan ... 6

2. Struktur Organisasi dan Uraian Tugas ... 11

B. Pengertian, Tujuan, Dan Azas-Azas Tata Ruang Kantor ... 19

C. Macam-macam Tata Ruang Kantor ... 26

D. Penyusunan Perabot Kantor ... 29

E. Lingkungan dan Kondisi Fisik Tata Ruang Kantor ... 35

F. Efisiensi dan Efektifitas Pelaksanaan Pekerjaan Kantor ... 43

BAB III ANALISA DAN EVALUASI BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan ... 48

B. Saran ... 60

DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

(3)

BAB I PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG

Peranan penataan ruang dan kantor sangat penting demi terciptanya efektifitas dan efisiensi kerja karyawan di suatu perusahaan. Penataan ruang kantor yang baik akan mendukung peningkatan mutu kegiatan perkantoran sesuai sasaran dan tujuan utama kantor. Tata ruang kantor dibutuhkan oleh semua bentuk organisasi, baik perusahaan, instansi pemerintahan maupun badan usaha lainnya. Oleh karena itu, semakin berkembangnya ilmu pengetahuan dan tekhnologi, menuntut perusahaan untuk terus menerapkan penataan ruang yang sesuai dengan prosedur kerja pada kantor tersebut.

Kantor adalah setiap tempat dimana biasanya pekerjaan dengan nama apapun diberikan pada tempat itu. Tata ruang kantor yang baik akan menimbulkan semangat kerja karyawan. Bila suatu perusahaan tidak memperhatikan penataan ruang dan kantor akan merugikan perusahaan itu sendiri, prosedur kerja akan terhambat sehingga produktivitas akan menurun.

Seiring perkembangan tekhnologi dan ilmu pengetahuan bentuk dari penataan ruang mulai beragam, sehingga perusahaan hanya tinggal menetapkan mana yang paling sesuai untuk diterapkan. Adapun standart pengukuran tata ruang yang baik adalah :

1. Tata ruang yang baik adalah pengaturan tempat kerja yang dapat mengakibatkan pekerjaan kantor lebih efektif dan efisien

(4)

2. Dari sudut pandang pegawai, suatu kantor yang baik adalah ruang kerja yang dapat menimbulkan semangat kerja dan kesenangan, sedangkan tata ruang yang tidak baik adalah tata ruang yang dapat menimbulkan kejenuhan karyawannya saat bekerja.

3. Adanya penghematan dari segi waktu, tenaga, dan biaya yang lebih sempurna.

PT. TELKOM, Tbk Unit Enterprise Regional I Sumatera adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang pelayanan jasa telekomunikasi untuk dalam dan luar negeri, sumber pendapatan utama perusahaan berasal dari penjualan jasa-jasa tersebut.

PT. Telkom Unit Enterprise merupakan salah satu dari unit yang ada di PT. TELKOM yang melayani pelanggan corporate (perusahaan) secara langsung. Sehingga hubungan kerjanya sangat berhubungan dengan pihak eksternal. Tata ruang kantor yang dipilih harus dapat memberikan kemudahan karyawannya dalam melaksanakan pekerjaannya sehingga dapat menciptakan efektifitas dan efisiensi kerja.

Berdasarkan uraian diatas, maka penulis merasa tertarik untuk memilih judul paper yaitu :”Penataan Ruang dan Kantor dalam Mendukung Efektifitas dan Efisiensi Kerja para Pegawai di PT. Telekomunikasi Indonesia,Tbk Unit Enterprise Regional I Sumatera”

(5)

B. Perumusan Masalah

Mengingat bahwa penataan ruang dan kantor sangat penting dalam mendukung efektifitas dan efisiensi kerja para pegawai, untuk memperjelas permasalahan sebagai dasar penulisan skripsi ini, peneliti merumuskan masalah yang akan dibahas yakni : “Bagaimana peran penataan ruang dan kantor dalam mendukung efektifitas dan efisiensi kerja para pegawai pada PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk Unit Enterprise Regional I Sumatera?”

C. TUJUAN & MANFAAT PENELITIAN

1. Tujuan Penelitian.

Adapun tujuan dari penulisan skripsi minor ini adalah untuk mengetahui

peranan pelaksanaan tata ruang kantor PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk Unit Enterprise Regional I Sumatera dalam meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja para karyawan..

2. Manfaat Penelitian.

Manfaat dari penelitian ini adalah :

a. Bagi perusahaan : sebagai bahan pertimbangan dalam mengambil langkah untuk masa depan dalam hal tata kantor

b. Bagi penulis : Menambah dan mengembangkan ilmu pengetahuan

khususnya tata ruang kantor.

(6)

D. METODE PENELITIAN

Dalam rangka memperoleh data dan keterangan yang diperlukan dalam penyususnan skripsi minor ini, maka penulis memakai metode penelitian yaitu :

1. Lokasi Penelitian

PT. Telkom Unit Enterprise (UNER) I Sumatera, Gedung Grha Telkom Sumatera Lantai II yang bertempat di Jalan Putri Hijau No. 1 Medan.

2. Jenis dan Sumber Data

a. Data Primer

Data primer yaitu pengumpulan data dengan cara peninjauan secara langsung pada objek yang diteliti dalam hal ini adalah penataan tata ruang dan kantor pada PT Telekomunikasi Indonesia, Tbk unit Enterprise Regional I Sumatera.

b. Data Sekunder

Data sekunder yaitu data yang diperoleh dengan membaca bahan-bahan literature yang terdiri dari buku-buku, situs-situs, majalah-majalah, dokumen-dokumen ataupun data yang diperoleh dari suatu lembaga dan sudah dipublikasikan yang berhubungan dengan topik yang dibahas untuk memperoleh keterangan yang bersifat teoritis.

(7)

3. Tekhnik Pengumpulan Data a. Wawancara

Merupakan tekhnik pengumpulan data dengan cara melakukan tanya jawab yang dilakukan secara langsung pada PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk Unit Enterprise Regional I Sumatera.

b. Observasi

Merupakan tekhnik pengumpulan yang dilakukan dengan mengadakan pengamatan langsung terhadap objek dan pencatatan yang menjadi sasaran dalam pembahasan penulisan ini, yaitu dengan mengadakan observasi secara langsung ke PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk Unit Enterprise Regional I Sumatera.

4. Metode Analisis

a. Metode deskriptif

Metode deskriptif merupakan cara, menafsirkan, dan menginterprestasikan data sehingga data dapat memberikan gambaran mengenai keadaan permasalahan yang diteliti.

b. Metode Induktif

Metode induktif merupakan metode dengan pengambilan kesimpulan fakta-fakta yang diteliti berdasarkan kebenaran yang bersifat khusus kepada yang bersifat umum. Dalam hal ini penulis membandingkan data sekunder dengan data primer, kemudian mengambil kesimpulan dan selanjutnya digunakan sebagai dasar membuat saran.

(8)

BAB II

PENATAAN RUANG DAN KANTOR DALAM MENDUKUNG EFEKTIFITAS EFISIENSI KERJA PARA PEGAWAI DI PT. TELEKOMUNIKASI INDONESIA,TBK UNIT

ENTERPRISE REGIONAL I SUMATERA

A. Profil Perusahaan

1. Sejarah Singkat Perusahaan

Divisi Enterprise Service TELKOM (selanjutnya disebut dengan TELKOM Enterprise) adalah salah satu divisi di TELKOM yang bertanggung jawab sebagai

delivery channel layanan infocom kepada pelanggan korporasi (Corporate Customer) di seluruh Indonesia.

Corporate Customer sangat strategis bagi TELKOM karena memberikan

kontribusi pendapatan/laba yang besar bagi perusahaan dan senantiasa diincar penyedia jasa lainnya (battle field).

Sejarah TELKOM Enterprise diawali dengan pembentukan Probis Enterprise pada 5 Mei 2000 yang bertugas untuk merancang strategi yang berkaitan dengan aspek teknis, operasional, pemasaran dan pengembangan bisnis bagi Corporate Customer. Probis Enterprise kemudian diubah menjadi Organisasi Pusat Pelayanan Pelanggan Enterprise pada 22 April 2002 untuk mengkordinasikan berbagai Unit di TELKOM dalam memberikan layanan yang lebih kompetitif bagi Corporate Customer.Setelah melalui beberapa perubahan, perubahan strategis dilakukan Direksi TELKOM melalui Keputusan Direksi Nomor: KD.37/PS.150/CTG-10/2004 tanggal 6 Agustus 2004, dengan menetapkan Enterprise Service Center sebagai Divisi dengan status revenue

(9)

ORGANIZATION ENVIRONMENT

Sejalan dengan strategi TELKOM yakni menjadi ‘full service and network

telecommunications provider’ TELKOM Enterprise bertindak sebagai delivery channel ke pelanggan korporasi atas 4 (empat) product portofolio yakni

Corporate Customer memerlukan one stop service untuk solusi infocom

(komunikasi, multimedia, automasi perkantoran dan sistem pengendalian) mulai dari solusi sederhana (single product) sampai solusi yang komplek.

Penawaran solusi dari TELKOM Enterprise yang dikemas dalam TELKOMSolution mengandung 6 (enam) produk utama TELKOM Enterprise yakni: TELKOMLokal, TELKOMSLJJ, TIC-007, TELKOMFlexi, TELKOMLink dan TELKOMNet. Sekarang ini, TELKOMLink dan TELKOMNet sering dikelompokkan sebagai non POTS.

Jumlah pegawai TELKOM Enterprise adalah 1106 orang yang 13% berada di Kantor Divisi dan 87% lagi di Unit Enterprise Regional 1 s/d 6. Termasuk didalamnya 8% pegawai non TELKOM.

Pegawai TELKOM Enterprise mengorganisasikan diri melalui SEKAR (Serikat Karyawan) sebagai saluran aspirasi pegawai ke Management. Kesepakatan antara SEKAR dan Perusahaan dituangkan didalam Perjanjian Kerja Bersama (PKB) yang direvisi setiap tahunnya secara terpusat. Untuk menjamin keselamatan dan kesehatan kerja, Management menetapkan pengaturan melalui Keputusan Kepala Divisi yang mengatur Kesehatan dan Keselamatan Kerja (K3) sebagaimana dituntut regulasi terkait.

(10)

TELKOM Enterprise menggunakan berbagai teknologi, peralatan dan fasilitas untuk mendukung penyediaan solusi, baik yang dioperasikan unit lain di TELKOM maupun yang dikelola sendiri.

Dan sampai saat ini, TELKOM Enterprise semakin berkembang sesuai dengan perkembangan dan kebutuhan informasi di kalangan masyarakat pada umumnya. Hal ini pun didukung oleh kepercayaan yang tinggi antara perusahaan dengan pelangganrnya.

Visi dan Misi TELKOM Enterprise

Visi TELKOM Enterprise sama dengan visi TELKOM yaitu: “To Become

Leading Infocom Player in the Region”. Hal ini berarti TELKOM Enterprise

mendukung tercapainya visi TELKOM dengan menjadi leading infocom provider untuk Corporate Customer di kawasan Asia-Pasifik.

Misi TELKOM Enterprise juga selaras dengan TELKOM yaitu:

- To Provide One Stop Services with Excellent Quality and Competitive Price to Corporate Customer,

- Managing Business Through Best Practices,

- Optimizing Superior Human Resource,

- Competitive Technology, and

(11)

Selaras dengan visi dan misi, tujuan TELKOM Enterprise adalah “to be the

most convenience infocom provider to do business with.” Untuk mewujudkan visi

dan misi tersebut, telah dicanangkan budaya korporasi TELKOM yakni ‘The

TELKOM Way 135’ (TTW 135) pada April 2003. TTW 135 merupakan identitas,

sumber inspirasi, sumber kekuatan dalam menghadapi perubahan dan persaingan.

Budaya korporasi TTW 135 ini mencakup:

1 (satu) Asumsi Dasar: Commited 2 U

3 (tiga) Nilai Inti: Customer Value, Excellent Services dan Competent People. 5 (lima) Perilaku:

- Stretch the Goals (rentangkan tujuan

ke luar dari batas yang biasa/normal), - Simplify (sederhanakan),

- Involve Everyone (libatkan setiap

orang),

- Quality is My Job (kualitas sebagai

pekerjaan insan TELKOM), dan - Reward the Winners (hargai/imbali

pemenang).

(12)

Gambar 2: Logo Telkom

Adapun makna dari logo TELKOM adalah sebagai berikut:

1. Bentuk visual logo merupakan misi TElkom yang mantap, modern,

luwes, sederhana, cepat terlihat secara utuh.

2. Menggambarkan dunia telekomunikasi modern melalui dunia mutakhir yang tercermin dalam citra keseluruhan.

3. Gambaran sifat telekomunikasi serta kerja sama yang selaras secara

berkesinambungan dan dinamis, digambarkan oleh garis-garis yang mengesankan gerak beraturan dengan warna dominant biru tua dan biru muda bergradasi membentuk kesatuan visual/grafis yang utuh.

4. Warna biru tua dan biru muda gradasi menggambarkan teknologi

tinggi telekomunikasi yang berlambang dalam suasana komunikasi masa depan yang gemilang.

5. Ruang gerak Telkom secara Nasional dan Internasional, tergambar

(13)

6. Gambar bulatan biru tua menggambarkan utuhnya wawasan nusantara

yang dipersatukan oleh Telekomunikasi.

7. Bentuk huruf yang dipakai mencerminkan karakter modern, kokoh,

berwibawa, kompak, namun tetap sederhana dan mudah dibaca.

2. Struktur Organisasi dan Uraian Tugas

Struktur organisasi di TELKOM Unit Enterprise Regional I Sumatera dipimpin oleh seorang General Manager (GM) Enterprise Regional I

Sumatera. GM tersebut dibantu oleh 8 (delapan) Manager dan 1 (satu) sekretariat yang dibawahi langsung dan dua Manager secara tidak langsung.

Untuk lebih jelasnya akan diuraikan fungsi satuan kerja dari setiap bagian / jabatan.

Berikut adalah Struktur Organiasi yang ada pada PT. TELKOM Unit Enterprise .

(14)

(15)

Satuan Kerja General Manajer, yaitu:

Melakukan strategi unit kerja.

1. Melaksanakan visi dan misi, serta program penerapan. 2. Melakukan pembinaan SDM.

3. Mengadakan kontrak dan korespondensi dengan pelanggan dan mitra.

Satuan Kerja Asman UNER Secretary, yaitu:

1. Mengidentifikasi kompetensi para karyawan/staf Telkom Enterprise. 2. Mengkoordinasikan kebutuhan SDM Unit Enterprise I dengan DIVES. 3. Memastikan dan menjaga terpeliharanya kerahasiaan data perusahaan. 4. Melaksanakan penilaian kinerja tepat waktu.

5. Mengalokasikan kebutuhan anggaran operasional rutin Unit Enterprise I.

Manager Customer Solution

Yang membawahi tiga bagian/bidang, yaitu:

1. Design Solution, yang menangani bagaimana mempertahankan produk

tetap menjadi perhatian publik terutama pelanggan dalam hal desain produk. Uraian tugasnya antara lain:

- Menyusun proposal tender dan proyek.

- Menyediakan hasil analisa perkembangan teknis teknologi telekomunikasi. - Memberikan layanan konsultasi pada asisten manajer dan pelanggan.

2. Product Management, menangani/memanage produk yang akan

dipasarkan kepada customer. Terutama dalam hal jumlah (kuantitas) produk yang dihasilkan sesuai dengan kebutuhan pasar. Uraian tugasnya antara lain:

(16)

- Melakukan bisnis dan teknis pada setiap segmen pelanggan serta membuat usulan solusi proyek.

- Membuat usulan strategi bisnis jangka panjang dan jangka pendek Telkom Enterprise.

- Melakukan analisa mikro permintaan pelanggan.

3. Data Management, mempunyai tugas memanage (mengatur) segala data yang berhubungan dengan produk dan customer yang bekerja sama dengan perusahaan. Uraian tugasnya antara lain:

- Menyediakan data potensi secara akurat.

- Melakukan perawatan peralatan (data) secara rutin dan berkala.

- Menyediakan buku katalog teknis sistem pemeliharaan dan petunjuk penggunaan sistem informasi standard.

Manager General Support

Yang membawahi empat bidang, yakni:

1. Performance Reporting, dengan uraian tugas sebagai berikut:

- Membuat rapat kinerja.

- Membuat laporan performance Telkom Enterprise secara

minggua n, bulanan, triwulan dan semester.

2. Quality Management, bertindak sebagai yang mengatur (memanage)

kualitas produk yang akan dipasarkan. Uraian tugasnya antara lain:

- Melakukan administrasi pertanggungan dan pembayaran pada pihak ketiga.

(17)

3. Logistik, Uraian tugasnya dalam hal:

- Menetapkan sistem pengadaan barang / produk.

- Menjamin keamanan dalam penyimpanan barang / produk.

4. Legal and Compliance, menangani masalah ke-Sah-an dalam pelaksanaan

jual beli jasa / produk. Tugasnya antara lain:

- Mengelola kontrak berlangganan secara efektif untuk menunjang kegiatan Telkom Enterprise.

- Mengadakan dan menetapkan negosiasi dan klarifikasi. - Menetapkan batas waktu pengumpulan data.

Manager Area

Yang terdiri dari empat bagian (wilayah):

- Manager Area 1 Sumatera Bagian Selatan

- Manager Area 2 Riau Daratan dan Sumbar

- Manager Area 3 Kepulauan Riau

- Manager Area 4 Lampung

Tugas dari Manager Area adalah: mengelola anggaran dan administrasi perkantoran.

(18)

Coordinator Account Manager (Segment 1 dan 2)

Dengan uraian tugas sebagai berikut:

- Mengelola anggaran dan pembinaan SDM.

- Mencari pelanggan dengan strategi pengelolaan pelanggan. - Menganalisis Corporate Customer.

- Menjalin hubungan dengan Group Account Manager.

Group Account Manager (AM)

Uraian tugasnya antara lain:

- Memenuhi kebutuhan pelanggan dengan tingkat kepuasan dan

loyalitas yang optimal (maksimum).

- Membuat program-program yang fleksibel dalam rencana penjualan. - Mencapai rencana penjualan.

- Melakukan otorisasi sesuai perjanjian berlangganan.

Manager Corporate Customer Care Area 1

Yang memiliki empat bagian/bidang, yaitu:

1. Service Delivery, bertugas dalam pelayanan terhadap pelanggan dengan

langsung mendatangi rumah pelanggan tersebut. Tugas lainnya: - Menerima keluhan dari pelanggan (customer ).

- Mendokumentasikan seluruh keluhan pelanggan.

2. Quality of Service Management, memanage kualitas dari pelayanan

(19)

- Mengawasi distribusi keluhan pelanggan sampai unit terkait. - Mengidentifikasikan penyelesaian keluhan pelanggan.

3. Customer Contact Center, sebagai pusat informasi untuk para pelanggan

dan menginventariskan daftar pelanggan dengan customized billing. 4. Customer Care Support, merupakan bentuk pelayanan ‘Peduli pelanggan’. Manager Billing and Collection Area 1

1. Customer Billing, yang bertugas melayani pembayaran tagihan pelanggan.

2. Invoicing and Collection, bertindak sebagai penanganan faktur-faktur yang

berhubungan dengan tagihan dan pembayaran dari para pelanggan. Uraian tugasnya adalah:

- Mendaftar barang-barang dagangan (produk).

- Menginventariskan daftar pelanggan dengan customized billing. 3. Debt Management, menangani (memanage) pemasukan dan laba (profit)

yang diperoleh perusahaan. Dengan uraian tugas antara lain:

- Memenuhi dan memonitoring pembayaran tagihan.

- Memberi Rating dan Discount kepada customer (pelanggan).

D. Produk PT. TELKOM Enterprise

PT Telekomunikasi Indonesia Tbk (TELKOM) dengan Visi "To

Become a Leading InfoCom Player in the Region" senantiasa berusaha untuk

memberikan layanan dan jasa terbaik bagi masyarakat Indonesia.Sebagaimana diketahui, PT. Telkom Enterprise menawarkan banyak produk/jasa yang tingkat

(20)

penjualannya terus meningkat karena selalu dipercaya oleh masyarakat umum terutama para pelanggannya. Produk/jasa tersebut antara lain adalah:

1.TELKOMFlexi

Salah satu layanan unggulan TELKOM di tahun 2006 lalu adalah TELKOM Speedy. TELKOM Speedy merupakan Layanan internet access end to end dari PT TELKOM dengan basis teknologi Asymetric Digital Subscriber Line (ADSL), yang dapat menyalurkan data dan suara secara simultan melalui satu saluran Definisi

TELKOMFlexi adalah layanan jasa telekomunikasi suara dan data berbasis akses tanpa kabel dengan teknologi CDMA yang sangat hemat karena biaya pemakaiannya mengacu pada tarif telepon rumah (PSTN TELKOM). Lebih hemat pula bagi yang melakukan panggilan ke TELKOMFlexi karena layaknya telepon rumah, si penelpon tidak akan dikenakan biaya airtime.

2.TELKOMNet ASTINET

Merupakan salah satu layanan jasa terbaru dari PT. Telkom Enterprise, yaitu layanan akses internet dedicated yang meghubungkan LAN milik pelanggan ke Internet Global melalui port router TELKOMNet dengan menggunakan fasilitas akses yang dedicated.

(21)

telepon biasa dengan kecepatan maksimal 384 Kbps yang dijaminkan dari Modem sampai BRAS (Broadband Remote Access Server) di sisi perangkat TELKOM. Dengan slogan "Broadband Internet Access for Home and Small Office" maka TELKOM Speedy menjadi solusi utama bagi akses broadband koneksi Internet. Tidak hanya di kalangan bisnis namun meluas sampai ke rumah-rumah.

B. Pengertian, Tujuan, dan Azas-Azas Tata Ruang Kantor 1. Pengertian Tata Ruang Kantor

Perumusan kantor menurut Denyer (Moekijat, 1997:16) adalah setiap tempat dimana biasanya pekerjaan kantor dilakukan dengan nama apapun juga diberikan kepada tempat tersebut. Sedangkan menurut Atmosudijiro (Moekijat, 1997:16) Kantor adalah unit organisasi yang terdiri dari tempat, staff, personil, dan operasi ketatausahaan, guna membantu pimpinan.

Ditinjau secara fisik, kantor adalah suatu ruang atau bagian dari bangunan tempat melaksanakan segenap pelayanan perkantoran. Dalam suatu peraturan perundangan Negara Inggris (office, Shops and Railways Premises act, 1963) (Moekijat,1997: 118) yaitu :

Kantor didefinisikan sebagai suatu gedung, atau bagian dari suatu gedung, yang pemakaian utama atau satu-satunya adalah sebagai suatu kantor atau untuk tujuan-tujuan perkantoran. Setiap kantor pada dasarnya merupakan suatu bentuk organisasi.

Penyusunan tata ruang kantor sangat mempengaruhi pelaksanaan pekerjaan di setiap kanor. Pengertian tata ruang kantor menurut Littlefield dan Peterson

(22)

(Moekijat,1997:118) merumuskan tata ruang kantor itu sebagai berikut : penyusunan perkakas dan peralatan dalam ruang lantai yang tersedia, sedangkan Gie (Moekijat,1997:119)menyatakan tata ruang kantor adalah penyusunan alat-alat kantor pada letak yang tepat serta pengaturan tempat kerja yang menimbulkan kepuasan bekerja bagi para pegawai.

Kantor merupakan semacam sistem kerjasama yang melibatkan orang-orang yang melakukan berbagai kegiatan untuk mencapai tujuan tertentu. Tujuan ini dapat diperjelas dengan memberikan uraian mengenai fungsi-fungsi kantor, yakni: a. Memeriksa informasi.

Bentuk informasi yang umumnya diterima adalah surat, panggilan, telepon, pesanan, faktur dan laporan mengenai berbagai kegiatan bisnis.

b. Merekam informasi

Tujuan dari pembuatan rekaman adalah agar informasi dapat disiapkan dengan segera apabila dibutuhkan. Rekaman (record) harus disiapkan untuk memenuhi kebutuhan manajemen dalam perencanaan pengadaan perusahaan. Rekaman ini digunakan untuk menunjukkan rincian transaksi, operasi, dan sebagainya.

c. Mengatur informasi

Kantor bertanggung jawab untuk mensuplai informasi dalam bentuk yang paling baik dalam melayani manajemen. Contoh untuk pengaturan informasi ini adalah penyiapan faktur, penetapan harga, laporan statistika dan laporan lainnya. d. Memberi informasi

(23)

Kantor bertanggung jawab memberikan informasi dari rekaman apabila diminta oleh manajemen. Informasi yang diberikan ada yang bersifat rutin dan ada yang bersifat khusus serta informasi yang diberikan dapat berbentuk lisan maupun tulisan.

e. Memeilhara aktiva (asset)

Menurut Denyer (Moekijat,1997:23) Kantor juga berfungsi untuk menyiapkan secara cermat urusan dalam perusahaan seperti diperlibatkan dalam rekaman dan memperingatkan manajemen mengenai hal-hal yang tidak menguntungkan, yang mungkin terjadi dalam perusahaan

Selain yang disebutkan diatas Fungsi-fungsi kantor yang bersifat kepemerintahan yaitu :

1. Untuk menerima keterangan berupa surat-surat, warkat-warkat dan lain-lain. 2. Untuk mencatat keterangan

3. Untuk menyusun keterangan : pembukuan, inventarisasi, perbekalan. 4. Untuk memberi keterangan

5. Untuk menjamin barang-barang yang ada di dalam kantor.

2. Tujuan Tata Ruang Kantor

Adapun tujuan dari penataan tata ruang kantor adalah sebagai berikut : a. Memberikan kemudahan yang optimum bagi arus komunikasi kerja

(24)

b. Memberikan kondisi kerja yang baik bagi setiap orang sehingga timbul kepuasan kerja para karyawan.

c. Memudahkan pengawasan sehingga manajer dapat melihat staff yang sedang bekerja.

d. Memberikan kemudahan yang tinggi kepada setiap gerakan karyawan dari meja ke meja

e. Menghindari diri dari kemungkinan saling mengganggu antara

karyawan yang satu dengan yang lainnya.

f. Mempergunakan segenap ruangan dengan baik, sehingga setiap meter persegi sudut atau tengah ruangan dapat dimanfaatkan untuk berbagai aktifitas pekerjaan kantor.

g. Memisahkan pekerjaan yang menimbulkan keributan dengan pekerjaan yang membutuhkan ketenangan.

h. Terciptanya kesan yang baik tentang organisasi tersebut dari para relasi ataupun tamu yang datang.

i. Pelaksanaan kerja dapat menempuh jarak terpendek.

Alat perlengkapan harus disusun sedemikian rupa, sehingga pekerjaan mengikuti arus garis yang lurus dan penangguhan-penangguhan diadakan sampai yang minimum. Ruang harus cukup dan cocok dengan kebutuhan pegawai dan

(25)

pekerjaan. Pertimbangan mengenai biaya dan arus pekerjaan menentukan bahwa ruang yang cukup harus juga dipergunakan dengan baik.

Kesenangan dan rasa puas pegawai sangat dipengaruhi oleh tata ruang. Keadaan yang tidak berdesak-desakkan, kesenangan bagi fasilitas pelayanan pegawai, dan tempat yang sesuai dengan sumber cahaya merupakan beberapa kebutuhan-kebutuhan ini.

Mudahnya pengawasan dipengaruhi oleh penempatan pengawas dengan pegawai-pegawainya, dapat dilakukan dengan pemusatan ataupun pemencaran. Untuk itu sebaiknya bagian-bagian yang saling berhubungan diletakkan dalan tempat yang berdekatan.

Kantor juga harus menciptakan kesan yang baik bagi para tamunya, karena para tamu umumnya melihat kualitas perusahaan dari kantornya. Yang juga harus diperhatikan dalam menyusun tata ruang ada fleksibilitas. Tata kantor yang baik adalah bila dapat diadakan perubahan-perubahan demi membantu terwujudnya tujuan yang hendak dicapai.

Tata ruang kantor harus disusun secara ilmiah dan hal ini memerlukan pengetahuan tentang arus pekerjaan, tentang syarat-syarat perseorangan, pekerjaan apakah yang akan dilakukan, dan cara terbaik untuk mengerjakannya.

Tata ruang sangat penting bagi manajer kantor, karena :

a. Suatu tata ruang kantor yang direncanakan dengan baik membantu dalam efisiensi pekerjaan yang dilakukan.

b. Penghematan-penghematan berasal dari penggunaan ruang lantai yang tepat.

(26)

c. Pengawasan dapat dipermudah. d. Hubungan dapat dipercepat.

e. Perlengkapan dan mesin kantor dapat dipergunakan dengan baik.

f. Dari sudut pandang pegawai tata ruang yang baik dapat

menimbulkan kesenangan.

g. Arus pekerjaan menjadi lebih lancar.

3. Azas-azas Tata Ruang kantor

Dalam menyusun tata ruang harus memperhatikan azas-azas dalam tata ruang, adapun azas-azas penataan ruang kantor yang baik menurut Muther (Sedarmayanti, 2001:126) antara lain :

a. Azas jarak terpendek yaitu suatu tata ruang kantor yang terbaik ialah yang memungkinkan proses penyelesaian suatu pekerjaan menempuh jarak yang sependek-pendeknya.

b. Azas rangkaian kerja yaitu menempatkan para pegawai dan alat-alat kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan urutan-urutan penyelesaian pekerjaan .

c. Azas penggunaan segenap ruang yaitu mempergunakan sepenuhnya semua ruang yang ada termasuk ruang yang vertikal keatas maupun kebawah.

d. Azas perubahan susunan tempat kerja yaitu terjadinya pengubahan tata ruang kantor tersebut.

Selain dari azas-azas yang telah disebutkan diatas penataan ruang kantor juga harus memperhatikan prinsip-prinsip tata ruang. Prinsip-prinsip tata ruang

(27)

kantor adalah sebagai berikut :

- Pekerjaan harus mengalir secara terus-menerus, sedapatnya dalam garis lurus.

- Bagian-bagian dan seksi-seksi yang mempunyai fungsi yang sama dan yang berhubungan harus ditempatkan secara berdekatan untuk mengurangi waktu berpindah dari satu tempat ke tempat lain.

- Aliran pekerjaan harus sederhana, sehingga dapat mengurangi hilir mudik pegawai dan menyampaikan surat-surat dalam jarang yang terpendek.

- Meletakkan perlengkapan kantor harus dekat dengan pegawai yang

menggunakannya.

- Pergunakan meja dan kursi dengan ukuran yang sama dalam sebuah

ruangan.

- Menyusun meja harus sedemikian rupa sehingga tidak ada pegawai yang menghadap sumber cahaya.

- Kesatuan yang banyak berhubungan dengan pihak luar harus ditempatkan dibagian depan, sehingga mudah didatangi tanpa mengganggu bagian lain.

- Satuan yang tugas pekerjaanya menimbulkan kegaduhan, sebaiknya

ditempatkan di dekat jendela dan dijauhkan dari bagian yang membutuhkan ketenangan.

- Sebaiknya satuan arsip berada pada dinding atau susunan tangga yang mudah dijangkau.

(28)

Dengan memperhatikan Azas-azas tata ruang kantor dalam penyusunan ruang kantor, maka akan diperoleh tujuan tata ruang kantor yang ada. Dengan berpedoman pada azas-azas tata ruang kantor tersebut maka efisensi pekerjaan kantor akan terwujud dengan baik.

C. Macam-Macam Tata Ruang Kantor

Adapun bentuk tata ruang kantor antara lain : 1. Tata Ruang Berkamar.

Suatu tata ruang dikatakan berkamar apabila susunan ruang untuk bekerja terbagi dalam beberapa bagian. Pembagian ini dapat terjadi mungkin karena keadaan gaduhnya. Umumnya bagian-bagian tersebut dipisahkan oleh alat penyekat tertentu, sehingga ruang kerja tersebut sulit diawasi dalam satu sudut pandang.

Adapun keuntungan dari tata ruang berkamar antara lain :

- Moral pekerjaan/ staff tetap terjaga, hal ini akibat cara hidup dan terjaga yang tidak selalu diawasi.

- Pekerjaan yang bersifat rahasia tetap terjaga.

- Tidak mudah terganggu oleh bagian lain sehingga lebih mudah berkonsentrasi.

Kelemahan dari tata ruang berkamar antara lain :

- Pengawasan lebih sulit dilakuakn arena terhalang oleh

penyekat, sehingga pimpinan harus meninggalkan tempatnya agar dapat mengawasi secara menyeluruh.

(29)

- Kurang fleksibel sulit untuk melakukan perubahan, jika ingin melakukan perubahan maka akan memerlukan biaya yang lebih besar.

- Ruangan lebih terbatas, sehingga bila dilakukan penambahan jumlah karyawan sedikit sukar.

2. Tata Ruang Terbuka

Susunan tata ruang terbuka tidak dipisah-pisakan menjadi beberapa bagian atau tidak menggunakan penyekat sebagai pemisah. Tetapi semua aktivitasnya dilaksanakan pada satu ruangan besar dan terbuka sehingga semua yang bekerja mudah diawasi dalam satu sudut pandang.

Keuntungannya antara lain :

- Lebih mudah melakukan pengawasan

- Lebih mudah melakukan hubungan antara satu pegawai dengan

pegawai lain.

- Lebih mudah melakukan pengaturan cahaya dan udara. - Memperlancar arus pekerjaan dari satu meja ke meja lain. - Lebih mudah untuk melakukan perubahan.

(30)

Kelemahannya antara lain : - Kewibawaan lebuh sulit terlihat.

- Akan mengurangi keamanan bagi pekerjaan yang bersifat rahasia. - Lebih mudah timbulnya suara gaduh sehingga karyawan sulit untuk

berkonsentrasi.

- Kurang nyaman dalam bekerja.

3. Tata Ruang Berpanorama

Tata ruang berpanorama adaah tata ruang yang dihiasi taman dekorasi. Adapun keuntungan dari tata ruang berpanorama ini adalah :

- Lebih nyaman, sehingga produktivitas meningkat. - Terhindarnya dari ketegangan syaraf.

- Menghindari dari suara gaduh.

Kelemahan dari tata ruang berpanorama yakni :

- Biaya yang dikeluarkan untuk tata ruang ini lebih besar. - Biaya pemeliharaannya lebih besar

- Memerlukan tenaga ahli khusus untuk memeliharanya.

Selain dari tiga macam tata ruang yang telah disebutkan diatas ada juga tata ruang gabungan dari ketiga bentuk tata ruang yang telah disebutkan diatas. Yang tujuannya agar dapat menciptakan keuntungan dari gabungan ketiganya.

Pada PT. TELKOM UNER I tata ruang kantor dibuat dengan konsep tata ruang terbuka dan berkamar atau dengan kata lain konsep Tata ruang campuran. Dimana untuk beberapa bagian diletakkan dalam ruangan berkamar yakni bagian

(31)

logistic,fault handling, dan penagihan. Untuk ruangan General Manager juga

dibuat dalam ruangan berkamar. Ruangan kantor disusun berdasarkan fungsi dan tugasnya.. Dengan menggabungkan konsep tata ruang berkamar dan tata ruang terbuka kantor ini lebih fleksibel dalam menyusun ruang kantornya sehingga dapat diperoleh keuntungan dari kedua konsep ruang kantor.

D. Penyusunan Perabot Kantor.

Untuk dapat melaksanakan pekerjaan dengan baik maka harus ditunjang dengan fasilitas yang disediakan, fasilitas-fasilitas yang cocok memberikan bantuan yang besar kepada efisiensi kantor. Dengan adanya tekhnologi mutakhir yang digunakan dalam penyelesaian tugas kantor, bukan berarti tenaga manusia tidak diperlukan lagi. Perusahaan yang modern memiliki fasilitas perkantoran yang lengkap, sehingga dapat memberikan bantuan kepada karyawan dalam menyelesaikan pekerjaan dan juga meningkatkan aktivitas kerja serta kemampuan karyawan.

1. Perabot Kantor

Beberapa fasilitas yang harus disediakan dalam kantor adalah perabot kantor dan mesin kantor.Perabot kantor meliputi meja tulis, kursi, rak, lemari, serta perabot lainnya. Diantara perabot kantor yang biasa mendapatkan perhatian khusus adalah meja tulis dan kursi, karena perabot tersebut pasti dimiliki oleh setiap kantor.Untuk memilih perabotan yang akan digunakan maka harus meperhatikan beberapa faktor.

(32)

Menurut Moekijat (1997:131), faktor-faktor yang pelu diperhatikan dalam memilih perabotan kantor yakni :

1. Harus menghemat ruang lantai

2. Tinggi meja dan kursi harus sepadan.

3. Tidak begitu berat, agar mudah dipindah-pindahkan.

4. Harus ada ruangan yang cukup dibawah untuk memberihkan.

5. Fungsinya harus berhubungan dengan pekerjaan yang akan

dilakukan.

6. Keawetan, perkakas dari logam adalah lebih awet ketimbang perkakas dari kayu.

7. Resiko kebakaran, perabotan dari logam lebih baik ketinbang perabot dari kayu terhadap bahaya kebakaran.

Pengadaan meja tulis kantor juga harus memperhatikan persyaratan sebagai berikut :

1. Mulai permukaan sampai ke lantai tidak seluruhya tertutup. Bagian bawahnya mempunyai kaki-kaki yang cukup terbuka, dengan demikian peredaran udara dapat berlangsung dengan lancar dan bagian kaki karyawan tidak terasa panas. Meja kerja yang terbuka bawahnya memudahkan pembersihan lantai.

(33)

2. Permukaan meja tidak perlu berkilauan sehingga menyilaukan mata pegawai yang memakainya. Permukaan meja juga tidak boleh berwarna hitam atau gelap, sebaiknya diberikan warna yang muda atau terang. Pertentangan warna meja yang gelap dengan kertas berwarna putih, mudah melelahkan warna.

3. Luas meja tidak perlu terlampau berlebihan. Permukaan meja yang terlampau luas umumnya tidak seluruhnya dipakai untuk bekerja. Bahkan seringkali digunakan untuk menumpuk berkas-berkas atau benda-benda lainnya yang harus disimpan dalam lemari atau rak sendiri.

Sebagaimana pengadaan meja tulis, maka untuk pengadaan kursi juga harus memperhatikan persyaratan khusus, yaitu :

1. Kursi dapat diatur tinggi rendahnya sehingga cocock bagi pemakai. 2. Kursi harus kokoh, sebaiknya kerangka terbuat dari baja.

3. Kursi sebaiknya disesuaikan dengan bentuk badan orang, yaitu bagian yang diduduki menyerupai sadel sehingga berat badan terbagi merata dan pegawai yang duduk merasa enak. Tapi tempat duduk hendaknya berbentuk bulat.

4. Kursi harus mempunyai penyangga belakang, sehingga dapat menunjang punggung pemakainya.

(34)

Penyusunan perabot kantor sangat mempengaruhi pelaksanaan pekerjaan dalam suatu kantor. Penyusunan perabotan yang tidak tertata rapi akan menyulitkan karyawan dalam beraktifitas, kantor juga tidak akan terlihat rapi dan bersih sehingga kenyamanan dalam bekerja akan sulit didapatkan oleh pegawai.

Untuk menyusun perabot kantor perusahaan juga harus memperhatikan azas-azas dalam tata ruang kantor, salah satunya adalah mempergunakan segenap ruang. Mempergunakan segenap ruang yang ada bukan berarti ruang kantor diisi penuh dengan alat dan perabot kantor, tetapi alat dan perabot kantor ditempatkan dengan memperhatiakan arus garis lurus, penerangan, ventilasi, dan arah sumber cahaya, sehingga pegawai merasa puas dan dapat bekerja dengan baik.

Pada PT. TELKOM UNER I, perabotan yang dipilih ukurannya sama dan juga terbuat dari bahan yang kokoh. Untuk ruangan terbuka digunakan meja bersekat sehingga memudahkan karyawan untuk saling berkomunikasi namun tidak meganggu rekan kerja yang berada disampingnya.

Meja dan kursi yang digunakan dipilih warna yang sama ataupun warna yang serasi. Meja kerja bersekat dan ada juga yang tidak memiliki sekat. Tidak ada meja kerja yang menghadap ke sumber cahaya. Tiap sekat meja diberikan ruang agar mudah berpindah dari satu tempat ke tempat lain.

Untuk lemari arsip diletakkan di pinggir ruangan sehingga tidak menghalangi pergerakan karyawan dan juga dapat tersusun dengan rapi. Lemari arsip ada yang terbuat dari kayu dengan kaca transparan dan ada juga yang berupa laci-laci bertingkat yang terbuat dari besi.

(35)

2. Mesin-mesin Kantor

Selain perencanaan perabot kantor dalam perencanaan manajemen perkantoran yang efektif, juga harus meperhatikan perencanaan mesin-mesin kantor. Prosedur dan metode mempengaruhi mesin yang akan digunakan dan begitu pula mesin mempengaruhi prosedur dan metode yang akan diikuti. Dan pertimbangan mengenai orang yang akan melakukan pekerjaan mempengaruhi mesin dan metode yang akan digunakan.

Mesin-mesin kantor itu banyak macamnya antara lain : mesin ketik, komputer, stempel tanggal, mesin label, printer, mesin fax, mesin fotocopy unit ,intertelekomunikasi, alat pemotong kertas, dan lain-lain. Walaupun mesin kantor itu banyak macamnya namun tidak semua harus dimiliki sebuah kantor. Untuk itu harus diadakan pemilihan untuk menentukan mesin kantor yang akan digunakan.

Menurut moekijat, (Susilo 2000: 47) dalam memilih mesin-mesin kantor perlu memperhatikan hal-hal berikut, antara lain :

a. Mesin yang dipakai harus benar-benar diperlukan. b. Jenis mesin hendaknya praktis.

c. Mesin tersebut harus dapat mengurangi biaya pelaksanaan pekerjaan. d. Mesin dapat mempercepat pelaksanaan pekerjaan.

e. Mutu mesin harus benar-benar baik.

f. Mesin harus dapat mengurangi kesulitan pekerjaan.

g. Mesin dapat digunakan untuk bermacam-macam pekerjaan. h. Pemeliharaan dapat dilakukan dengan mudah.

(36)

i. Pelatihan untuk menggunakan mesin tersebut dapat dilaksanakan dengan mudah.

j. Mesin dapat disesuaikan dengan mutu pegawai.

k. Mesin harus cocok dengan pekerjaan yang dilakukan.

l. Perlu dipertimbangkan apakah ada ruang kantor untuk mesin tersebut atau tidak.

Dalam menyelesaikan pekerjaan kantor, setiap mesin mempunyai fungsi yang berbeda-beda. Manajer kantor biasanya memilih mesin-mesin kantor yang memiliki banyak fungsi, sehingga bisa digunakan secara efektif untuk menyelesaikan bermacam-macam pekerjaan kantor. Fungsi-fungsi lain yang harus diperhatikan adalah fungsi penghematan, yaitu hemat biaya, waktu dan tenaga. Yang tidak kalah penting bahwa mesin-mesin kantor harus memilki fungsi keindahan serta tidak membosankan.

Adapun fungsi-fungsi mesin kantor adalah : a. Kemudahan dalam penyelesaian pekerjaan. b. Kebutuhan pegawai secara perseorangan.

c. Penghematan jumlah dan nilai waktu seluruhnya. d. Fleksibilitas penggunaanya.

e. Harga dan penanaman modal. f. Kemampuan dalam penggunaannya. g. Nilai keindahan.

(37)

h. Pilihan pegawai.

i. Berpengaruh terhadap syarat-syarat pegawai. j. Ramalan mengenai beban pekerjaan.

k. Kualitas pekerjaan tata usaha.

l. Memperbanyak salinan dan data statistik.

Pada PT. Telkom Unit Enterprise I Sumatera menggunakan beberapa mesin untuk memudahkan pekerjaan, diantaranya adalah : Mesin Fotocopy, Mesin printer, Komputer, Fax, Alat penghancur kertas, LCD Proyektor, stempel tanggal, stempel emboss dan lain-lain. Dengan menggunakan mesin-mesin tersebut dapat membantu karyawan dalam menyelesaikan pekerjaan kantor lebih cepat.Mesin-mesin tersebut diletakkan sesuai dengan fungsinya, bila cepat.Mesin-mesin tersebut untuk digunakan semua bagian maka akan diletakkan di bagian tengah.

E. Lingkungan dan Kondisi Fisik Tata Ruang Kantor

Lingkungan kantor terdiri dari gedung kantornya, perkakas atau perabot, tata ruang kantor, dan kondisi-kondisi fisik dari kantor tersebut dimana pegawai-pegawai melaksanakan pekerjaan.

Lingkungan dan kondisi fisik tata ruang kantor sangat mempengaruhi produktivitas kerja karyawan dalam perusahaan. Untuk itu dalam menyusun tata ruang kantor harus diperhatikan faktor-faktor kondisi fisik kerja kantor, dan juga harus memperhatikan syarat-syarat pendirian kantor, sehingga perusahaan dapat mencapai tujuan yang diharapkan.

(38)

1. Letak

Dalam mendirikan kantor harus dekat dengan pengangkutan, fasilitas-fasilitas bank, kantorpos, rumah makan dan konsumen.

2. Kepatutan

Ukuran luas atau besarnya gedung kantor dan lahanya cukup luas. Sehingga dapat menempung para pekerja dan perabotan kantor dengan baik.

3. Pertimbangan-pertimbangan tentang biaya

Untuk mendirikan kantor perusahaan harus memperhatikan soal biaya pemeliharaan, biaya penggantian-penggantian dari gedung lama. 4. Faktor-faktor fisik

Faktor-faktor fisik yang harus diperhatikan antara lain, penerangan, warna, musik, udara dan suara.

Keuntungan-keuntungan yang akan diperoleh perusahaan jika didirikan sesuai dengan syarat-syarat pendirian kantor antara lain :

1. Biaya biaya gedung yang lebih murah.

2. Udara yang lebih bersih dan biaya pemeliharaan yang lebih murah. 3. Fasilitas-fasilitas pengangkutan yang lebih baik.

4. Ruang dapat diperluas.

Perencanaan untuk lingkungan fisik tidak dapat dipertimbangkan secara terpisah daripada bidang-bidang perencanaan kantor yang penting lainnya.

(39)

Semuanya harus dikoordinasikan dengan seksama. Adapun Lingkungan fisik kantor yang harus diperhatikan antara lain :

a. Penerangan

Penerangan atau tata cahaya yang cukup merupakan pertimbangan yang paling penting dalam fasilitas fisik kantor. Pelaksanaan pekerjaan tata usaha yang sukses diperlukan penerangan yang baik. Penerangan yang baik akan membantu pegawai melihat dengan cepat, mudah, dan senang.

Keuntungan dari penerangan yang baik adalah : 1. Perpindahan pegawai berkurang.

2. Prestise lebih besar. Semangat kerja lebih tinggi. 3. Hasil pekerjaan lebih banyak.

4. Ketidakhadiran berkurang. 5. Kesalahan berkurang. 6. Keletihan berkurang.

Dalam menetapkan penerangan yang akan digunakan, maka yang harus diperhatikan salah satunya adalah mutu penerangannya. Yang menjadi pertimbangannya adalah kejernihan, pemancaran, dan kesilauan. Mutu-mutu ini saling berhubungan satu sama lain. Penerangan yang efektif untuk melihat adalah cahaya yang dipantulkan, bukan cahaya dari sumbernya. Perbandingan cahaya

(40)

yang dipantulkan oleh suatu permukaan dibagi dengan jumlah cahaya yang diterimanaya merupakan daya pantul dari permukaan tersebut.

Kecerahan juga sangat penting, karena dapat mempengaruhi penglihatan. Mata manusia dapat melihat dengan baik sekali apabila semua lingkunagan dalam bidang penglihatan seperti meja dan kelilingnya kira-kira sama terangnya.

Keluhan pegawai mengenai penerangan lebih banyak disebabkan oleh kurang baiknya mutu ketimbang kurangnya jumlah penerangan. Banyak keluhan mengenai penerangan yang kurang baik disebabkan cacat mutunya, bukan cacat jumlahnya.

Ada emapat macam sistem penerangan yang penting yakni :

1. Sistem penerangan langsung, yaitu sistem penerangan dimana cahaya dari sumbernya memancar secara langsung ke permukaan kerja.

2. Sistem penerangan setengah langsung, yaitu sistem penerangan dimana sebagian cahaya dari sumbernya memancar ke arah langit-langit, kemudian cahaya itu dipantulkan ke bawah ruang kerja.

3. Sistem penerangan tidak langsung yaitu sistem penerangan dimana cahaya memancar ke arah langit-langit, kemudian cahaya itu dipantulkan ke bawah ke tempat kerja.

4. Sistem penerangan setengah tidak langsung yaitu sistem penerangan, dimana kebanyakan cahaya memancar kearah langit-langit, kemudian ke bawah ke tempat kerja, tetapi beberapa cahaya memancar langsung ke bawah.

(41)

Tata cahaya yang ada pada kantor ini sangat baik, pada kantor ini ventilasinya cukup baik dengan kaca transparan yang ditutupi oleh gorden berwarna biru. Sedangkan untuk penerangan buatannya digunakan lampu neon bercahaya putih, penerangan yang ada tidak membuat mata para karyawannya terganggu. Meja kerja karyawannya juga tidak ada yang menghadap ke jendela sehingga karyawan tidak akan terganggu dengan cahaya matahari yang masuk. Bila ruang kerja tidak memiliki cahaya yang baik maka akan meganggu pekerjaan karyawan, untuk itu pada PT. Telkom Unit Enterprise ini tata cahayanya sangat baik selain menggunakan penerangan buatan juga menggunakan cahaya matahari. Cahaya lampu yang digunakan juga dengan kekuatan yang sama. Cahaya penerangan yang cukup dan tepat akan mempengaruhi efisiensi kerja pegawai dalam melaksanakan kegiatan kantor karena berpengaruh terhadap jiwa pegawai.

b. Faktor Udara

Faktor udara sangat penting diperhatikan dalam kegiatan pekerjaan kantor sehari-hari guna menambah gairah para pegawai dalam bekerja. Apabila ruangan kantor suhunya tinggi (panas), maka akan berpengaruh kurang baik untuk para pegawainya.

Keuntungan udara yang baik adalah : - Produktivitas yang lebih tinggi - Mutu Pekerjaan lebih tinggi

- Kesenangan dam kesehatan pegawai yang bertambah - Semangat kerja yang tinggi

(42)

Untuk mengatasi udara yang panas dan lembab perlu diadakan usaha sebagai berikut :

1. Mengatur suhu udara dalam ruangan kerja dengan alat Air Conditioning 2. Usahakan peredaran udara yang cukup dalam ruang kerja.

Air Conditioning mengatur keadaan udara dengan mengawai empat unsur

pokok yakni : suhu, kebersihan, peredaran dan kelembapan. Mungkin dalam kenyataannya hanya dua atau tiga unsur saja yang diawasi. Penggunaan air

conditioning akan menambah produktivitas kerja karyawan.

Suasana udara dalam ruangan juga baik sirkulasi udara lancar sehingga ruangan ini tidak sesak karena udara yang masuk cukup. Untuk menjaga kenyamanan karyawan di kantor ini juga terdapat beberapa Air Conditioning (AC) yang temperaturnya tidak terlalu dingin sehingga aktivitas tidak terganggu. Selain AC juga terdapat kipas angin yang dapat membantu melancarkan sirkulasi udara yang masuk.AC yang dipasang memakai sistem central (terpusat). Kipas angin diletakkan di tiap sudut ruangan. Dalam faktor ini yang paling penting adalah suhu udara dan uap air pada udara itu.

Pada PT. Telkom UNER I ini sirkulasi udara sangat baik, udara dalam ruangan tidak lembab dean sirkulasinya juga cukup baik. Temperatur yang digunakan pada AC berkisar 28-30 derajat celcius.

(43)

Faktor suara dalam pekerjaan kantor sehari-hari adalah sangat mempengaruhi kesehatan tubuh manusia khususnya telinga. Untuk itu diperlukan perhatian susunan letak daripada perlengkapan dan alat-alat kantor sehingga tidak menimbulkan suara gaduh. Suara gaduh menyebabkan kesulitan dalam memusatkan pikiran, dalam menggunanakan telepon dan dalam melaksanakan pekerjaan kantor dengan baik. Menurut para dokter, suara dapat mengakibatkan perubahan dalam peredaran darah dan pikiran.

Kantor yang gaduh jarang merupakan kantor yang efisien. Suara yang gaduh tidak menyenangkan dan menimbulkan kekacauan. Banyak sumber suara terdapat dalam kantor diantaranya percakapan, gesekkan kursi-kursi pada lantai, dan mesin-mesin kantor yang mengeluarkan suara. Akan tetapi sumber suara yang penting adalah sumber dari luar kantor.

Permukaan yang keras memantulkan suara dan menyebabkan gema-gema, sedangkan permukaan yang lunak menyerap gelombang-gelombang suara. Syarat-syarat bangunan gedung yang modern memerlukan penggunaan bahan-bahan gedung yang keras.

Suara yang ada pada kantor ini tidak terlalu bising namun karena tata ruang terbuka suara bising juga kadang-kadang terjadi. Maka dari itu untuk menerima tamu terdapat ruangan resepsionis. Sehingga pihak eksternal yang ingin bertemu pegawai dapat menunggu pada ruang resepsionis.

d. Tata warna

Warna tujuannya tidak hanya mempercantik kantor tetapi juga memperbaiki kondisi-kondisi pekerjaan kantor. Karena itu keuntungan penggunaan warna yang

(44)

tepat adalah tidak hanya bersifat keindahan dan psikologis, tetapi juga bersifat ekonomis. Warna tidak dapat digunakan secara sembarang. Hal ini khususnya adalah benar dalam kantor, dimana tujuannya adalah suasanan yang patut dihormati, tetapi menimbulkan kesenangan.

Warna untuk kantor harus dipilih dengan seksama. Warna mengubah suhu (temperatur) ruangan. Warna juga mempunyai pengaruh yang penting terhadap penerangan kantor. Warna muda menambah penggunaan penerangan. Keuntungan dari penggunaan warna yang baik adalah :

1. Memungkinkan kantor menjadi tampak menyenangkan dan menarik

pemandangan.

2. Mempunyai pengaruh tidak langsung terhadap produktivitas pegawai. Untuk tata warna pada PT. TELKOM UNER I Sumatera juga sangat baik dimana tata warnanya sangat pas dan tidak menyilaukan mata. Warna dinding yang dipilih adalah putih sehingga dapat menimbulkan kesan luas dan bersih, adapun warna lantai yang digunakan adalah warna abu-abu sehingga ruangan tidak mudah terlihat kotor bahan lantai dipilih yang tidak licin sehingga untuk berjalan kita tidak perlu khawatir terpeleset. Antara ruangan resepsionis dengan ruangan kantor bagian dalam dibuat sekat berwarna coklat yang terbuat dari kayu sehingga menimbulkan kesan alami , namun selain itu juga ada ruangan yang diberi sekat kaca sehingga ruangan lebih terlihat luas. Warna lemarinya coklat dan abu-abu, sedangkan untuk warna meja juga menggunakan warna yang sama.

(45)

e. Musik

Musik dipergunakan untuk membantu pekerjaan, karena musik menggunakan kekuatan physiologis dan physicologis, daripada suara dalam bentuk musik untuk menghasilkan pola tingkah laku yang baik. Mempergunakan musik dalam bekerja direncanakan untuk memperbaiki kondisi-kondisi pekerjaan, meringankan kelelahan rohaniah dan penglihatan; mengurangi ketegangan saraf dan menjadikan pegawai-pegawai merasa baik.

F. Efisiensi dan Efektivitas Pelaksanaan Pekerjaan Kantor

Penataan ruang kantor sangat mendukung terciptanya efisiensi dan efektivitas pekerjaan kantor. Dengan penataan ruang yang baik diharapkan dapat membantu perusahaan dalam mencapai tujuan yang diharapkan.

Menurut Gie (Sedarmayanti,2001:112) Efisiensi adalah Penggunaan akal sehat secara teratur untuk menentukan cara-cara yang lebih mudah dan lebih baik dalam melaksanakan pekerjaan. Efektivitas menurut Handoko adalah kemampuan untuk memilih tujuan yang tepat/ peralatan yang tepat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Sedangkan menurut Peter drucker (Susilo, 2000:69) Efisiensi adalah melakukan pekerjaan dengan cara yang benar (doing thing right), Efektivitas adalah melakukan pekerjaan dengan benar (doing the right thing). Rumus untuk menghitung efisiensi kerja adalah :

Dimana : E : Efisiensi

(46)

O : Output I : Input

Dikatakan efisiensi apabila perbandingannya lebih besar yang dikeluarkan daripada yang diberikan. Perbandingan diatas dapat dilihat dari dua segi yakni : segi usaha dan hasil. Efisiensi adalah pelaksanaan kerja dengan cara-cara tertentu tanpa mengurangi tujuan. Cara-cara yang dimaksud antara lain :

- Cara yang termudah

Dikatakan efisien apabila memperoleh sesuatu dengan usaha yang sedikit. Usaha itu meliputi : pikiran, tenaga, waktu, ruang, benda (uang).

- Cara yang termurah (biaya)

Dikatakan efisien bila usaha tertentu memperoleh hasil maksimal. - Cara yang tersingkat

Dikatakan efisien apabila memperoleh hasil maksimal dengan prosedur kerja yang tidak rumit.

- Cara yang teringan (bebannya)

Dikatakan efisien apabila beban dari suatu pekerjaan itu tidak berat.

- Terpendek jaraknya

Dikatakan efisien apabila memperoleh sesuatu dengan jarak yang pendek.

(47)

1. Azas perencanaan, yakni perencanaan merupakan “blue print”

menggambarkan lebih dahulu apa yang akan kita lakukan untuk mencapai tujuan.

2. Azas Penyederhanaan, yakni hal-hal yang sulit dapat diperingan.

3. Azas Penghematan, tidak ada yang terbuang.

4. Azas Penghapusan, kegiatan yang tidak perlu dihapuskan.

5. Azas Penggabungan, pekerjaan yang bisa digabung, digabungkan

saja.

Syarat terjadinya efisiensi antara lain :

- Berhasil guna adalah mencapai tujuan sesuai dengan waktu yang ditargetkan.

- Ekonomis, biaya harus murah, materi dan perlengkapan yang digunakan tidak banyak.

- Pelaksanaan kerja dapat dipertanggungjawabkan, apa yang telah diberikan maka kesemuanya harus dipertanggungjawabkan.

- Pembagian kerja yang nyata, kemampuan setiap orang terbatas, maka pekerjaan yang diberikan harus sesuai kemampuan.

DW =

- DW = Real dan Flaktual atau kemampuan

setiap orang.

VW Sp x t

Ket :

- VW = Volume work/ volume kerja

- Sp = Standart performance (kemampuan) - t = Waktu

(48)

- Rasionalitas wewenang dan tanggung jawab, wewenang harus seimbang dengan tanggung jawab.

- Prosedur kerja praktis dapat dilakukan, carilah kerja yang mudah dan praktis.

Agar para pegawai dapat bekerja lebih efisien, maka ada beberapa pedoman yang harus diperhatikan :

- Ubahlah pekerjaan rutin menjadi pekerjaan otomatis. - Pergunakanlah tangan untuk bekerja tanpa bantuan mata.

- Milikilah tempat tertentu untuk membuat catatan , misalnya saja agenda. - Simpanlah benda yang benar-benar penting dengan baik.

- Bekerjalah menurut rencana untuk mendapatkan hasil yang telah ditetapkan. - Susunlah pekerjaan menurut rangkaian kerja yang tepat.

- Biasakanlah mengambil keputusan seketika.

- Biasakanlah memulai dan menyelesaikan pekerjaan seketika. - Pergunakanlah catatan-catatan untuk mengingat.

- Pergunakanlah tenaga lain/ pembantu untuk membantu sepenuhnya.

Dengan pedoman yang telah disebutkan diatas diharapkan dapat menciptakan efektivitas dan efisiensi dalam bekerja. Dalam diri manusia sendiri ada tiga macam sumber efisiensi yakni : kesadaran, keahlian, dan disiplin. Dan menurut Barners ada tiga faktor yang mempengaruhi efisiensi kerja yakni gerakan tubuh, pengaturan tempat kerja, dan penggunaan alat kerja. Dalam melaksanakan

(49)

pekerjaan tanpa disadari kita melakukan kelemahan yang dapat menimbulkan pemborosan yakni :

- Kelemahan penaganan barang/bahan dalam proses produksi. - Pemakaian barang yang berlebih.dan gagal dalam perlindungan. - Cara penggunaan yang masih tidak tepat.

- Pemakaian yang kasar terhadap barang-barang. - Kesalahan atas batas kecepatan.

- Kehilangan atas alat-alat kecil.

- Memakai mesin atau barang yang tidak sesuai tujuan. - Keterlambatan laporan jika terjadi kerusakan.

- Kelalaian pengurusan mesinn/barang yang tidak dipakai. - Penghapusan barang yang belum pada waktunya.

Dengan memperhatikan pedoman kerja dengan baik, maka efisiensi dan efektivitas kerja dapat terwujud dengan baik. Penataan ruang dan kantor yang sesuai dengan prosedur kerja juga sangat mempengaruhi terciptanya efisiensi dan efektivitas kerja karyawannya.

(50)

BAB III

ANALISA DAN EVALUASI

Pada bab ini, penulis akan melakukan analisis dan evaluasi terhadap penataan ruang dan kantor pada PT.Telkom, Tbk Unit Enterprise I Sumatera dengan cara membandingkan pelaksanaan-pelaksanaannya dengan teori yang telah didapat selama perkuliahan.

A. Struktur Organisasi

Struktur organisasi yang digunakan oleh PT. TELKOM, Tbk Unit Enterprise I Sumatera adalah struktur organisasi dalam bentuk lini dan staff. Dalam struktur organisasi Lini dan staff dapat diketahui bahwa, kekuasaan dan tanggung jawab mengalir dalam satu garis lurus yang langsung dari puncak ke bagian bawah perusahaan dan menunjuk seorang staf ahli untuk mengatur berbagai macam pekerjaan tertentu diseluruh organisasi.

Keuntungan dari struktur organisasi ini yaitu adanya kesatuan komando (perintah), koordinasi yang lebih baik serta adanya tanggung jawab yang lebih

(51)

jelas. Hal ini dapat meningkatkan pembuatan keputusan yang cepat dan menghindarkan terjadinya pelemparan kewajiban dan menyalahkan orang lain.

Disamping adanya keuntungan dari struktur ini adapula kekurangannya yaitu, apabila tugas-tugas tidak dirumuskan dengan jelas dapat mengakibatkan kekacauan serta ada kecendrungan untuk memperluas pekerjaan. Struktur garis ini dapat menyebabkan organisasi/ perusahaan menjadi tergantung dari satu atau dua orang pimpinan yang mampu melaksanakan banyak kewajiban.

Struktur organisasi pada PT. TELKOM, Tbk Unit Enterprise I Sumatera sudah dapat dikatakan baik, karena struktur organisasi ini, sesuai dengan bidang pekerjaannnya, dengan kata lain struktur organisasi pada perusahaan ini telah menyesuaikan antara pengaturan pekerjaan dengan pengalokasian pekerjaan yang tepat kepada seluruh karyawan. Karena orang-orang yang telah dipilih dijabatannya sesuai dengan keahlian dan keterampilannya.

B. Tata Ruang Kantor

Dalam penetapan tata ruang kantor PT. TELKOM Unit Enterprise I Sumatera telah memperhatikan azas-azas dari tata ruang kantor itu sendiri. Karena dengan memakai pedoman kepada azas-azas tata ruang kantor diharapkan dapat menciptakan efektivitas dan efisiensi kerja sehingga tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai dengan baik. Selain itu tujuan dari tata ruang kantor akan dapat terealisasi dengan baik.

Penataan ruang kantor pada PT. TELKOM Unit Enterprise I Sumatera, sudah dikatakan sangat baik, selain tertata rapi juga telah memenuhi persyaratan

(52)

dari bangunan dan gedung. Pada gedung Grha TELKOM Sumatera terdapat dua lantai yang dihubungkan oleh dua buah tangga. Dalam gedung ini terdapat beberapa unit satuan kerja TELKOM diantaranya adalah Unit Enterprise, Divisi Multimedia, CIS, Plaza Telkom, RO, dan lain-lain. Unit Enterprise sendiri berada pada lantai 2 gedung grha TELKOM.

Ruangan yang dipakai menggunakan tata ruang terbuka dan berkamar. Untuk beberapa bagian diletakkan dalam satu ruangan dan beberapa bagian lain diletakkan dalam ruangan berkamar. Adapun pembagian tata ruang tersebut adalah :

1. Penempatan pegawai-pegawai dikelompokkan dibawah pengawasan

seorang pejabat, mereka ditempatkan di dekat masing-masing pejabat yang bertanggung jawab atas bagian tersebut, dalam hal ini adalah Manajer bagian dan Asisten Manajer.

2. Pegawai-pegawai yang sering membuat hubungan kerja dengan bagian-bagian lainnya atau dengan publik, ditempatkan dekat dengan pintu dalam hal ini adalah bagian secretary, logistik, dan account manager. Dengan demikian, orang-orang yang harus menghubunginya tidak mondar-mandir melewati meja-meja dan mengganggu pegawai lain. 3. Alat-alat perlengkapan lainnya diletakkan di dekat pegawai-pegawai

yang sering mempergunakan benda itu.

4. Bagi pejabat pimpinan yang sering menerima tamu penting dan

membicarakan urusan yang bersifat rahasia, dibuatkan ruangan untuk menerima tamu dan untuk mengadakan rapat dalam hal ini adalah ruang

(53)

tunggu dan juga ruang rapat. Ruangan ini dapat dipergunakan oleh semua pejabat untuk keperluan dalam melaksanakan pekerjaannya.

Bagian-bagian yang diletakkan dalam ruangan berkamar yakni : bagian penagihan, bagian logistik, dan fault handling. Bagian-bagian lain diletakkan dalam ruangan terbuka dengan menggunakan meja bersekat. Untuk General Manager memiliki ruang kerja tersendiri yang didalamnya terdapat ruang tamu, meja kerja, televisi, dan lemari.

Dengan mempergunakan tata ruang berkamar dan terbuka diharapkan kantor ini dapat mengambil keuntungan dari masing-masing penataan ruang tersebut. Keuntungannya antara lain :

Adapun Keuntungan dengan memakai sistem ini antara lain :

1. Lebih memudahkan pengawasan

2. Hubungan antara pegawai lebih cepat dan mudah.

3. Cahaya mudah masuk dan udara mudah beredar keseluruh ruangan

4. Mudah untuk melakukan perubahan.

5. Pekerjaan yang sifatnya rahasia tetap terjaga. Adapun kelemahan dari metode ini antara lain : 1. Mudahnya tejadi gangguan suara .

2. Untuk membedakan antara satu bagian dengan bagian lain sedikit sulit.

(54)

Dilihat dari segi ruangan dan jumlah orang yang bekerja dalam ruangan kantor ini, maka pemanfaatan ruangan bertujuan untuk kelancaran para pekerja agar terlaksana dengan efisien, karena dilakukan penyesuaian antara jumlah pegawai dalam melaksanakan pekerjaan kantor dan banyaknya peralatan kantor yang dibutuhkan sesuai dengan luas ruangan yang tersedia.

Dalam kantor ini juga terdapat ruang istirahat, ruang shalat dan ruang teleconference yang dapat membantu pegawai untuk melaksanakan ibadah maupun untuk beristirahat sejenak. Ruang teleconference dibuat untuk mengadakan rapat kecil ataupun mengadakan hubungan telepon dengan pihak luar. PT. Telkom UNER I akan berpindah kantor, hal ini dikarenakan kantor tersebut akan di renovasi agar kantor lebih diperluas dan pastinya akan dilakukan penataan yang lebih baik. Susunan kantor yang akan ditempati nantinya juga sudah dikonsep dengan baik. Denah dari kantor ini dilampirkan.

C. Perabot dan Mesin Kantor

Pemilihan dan penyusunan perabot kantor harus benar-benar diperhatikan demi terciptanya efisiensi dan efektivitas kerja karyawan. Pemilihan perabot kantor juga harus memperhatikan syarat-syaratnya, tanpa memperhatikan pedoman yang ada akan menyulitkan perusahaan itu sendiri, bahkan barang-barang tersebut dapat membuat ruangan tidak rapih dan teratur.

Pada PT. TELKOM Unit Enterprise I Sumatera perabotan yang digunakan sudah memenuhi kriteria yang diharapkan, tinggi meja dan yang dipilih sudah sepadan, perabotan yang ada menghemat ruang lantai yang ada, perabotannya

(55)

dipilih yang kokoh dan tahan lama. Lemari arsip yang digunakan kuat dan terbuat dari besi, sehingga dapat menghindarkan kerusakan bila terjadi kebakaran. Lemari arsip disusun menempel ke dinding ruangan sehingga dapat mudah dijangkau dan tidak banyak menggunakan ruang. Tiap lemari arsip berisi sejumlah dokumen yang tiap dokumennya atau arsipnya disusun menurut hal pokok dan di beri nam tiap mapnya.

Meja kerja disusun tidak ada yang menghadap ke sumber cahaya, meja yang dipilih ada dua tipe yakni meja kerja besar dan meja kerja bersekat yang keduanya berwarna coklat sehingga bila ada lembaran kertas tidak menyilaukan dan melelahkan mata. Meja yang dipilih besarnya sesuai dengan kebutuhan sehingga dapat menghindari dari penumpukkan dokumen diatas meja. Kursi yang dipilih adalah kursi yang nyaman yang memiliki sandaran dibagian belakangnya dan dapat fleksibel (dapat diturunkan maupun ditinggikan).

Untuk mesin-mesin yang digunakan dipilih yang bertekhnologi canggih yang dapat menunjang kebutuhan kerja. Untuk mesin fotocopy dipilih yang dapat melakukan tiga fungsi sekaligus yakni sebagai scanner, menggandakan, dan juga sebagai fax. Dengan menggunakan mesin yang berfungsi ganda dapat menghemat penggunaan luas lantai. Mesin printer diletakkan di tengah dan ada juga yang diatas meja kerja sehingga karyawan dapat mencetak surat ataupun arsip. Mesin-mesin yang digunakan untuk semua bagian diletakkan di bagian tengah ruangan sehinga mudah di jangkau setiap bagian.

Bila terjadi kerusakan pada perabotan mesin maka akan segera dilakukan perbaikan sehingga tidak akan mengganggu prosedur kerja. Bila mesin

(56)

dibiarkan rusak dalam waktu yang lama maka akan menimbulkan kerusakan yang lebih parah dan dapat mengganggu aktivitas kerja. Untuk itu PT. TELKOM memiliki bagian yang menanggungjawabi perabot dan mesin bila terjadi kerusakan.

D. Faktor-Faktor fisik

1. Faktor penerangan atau cahaya

Penggunaan penerangan atau cahaya pada perusahaan ini cukup baik, selain menggunakan cahaya matahari juga menggunakan lampu yang bersifat tidak langsung. Penerangan ini adalah penerangan yang baik dalam bekerja, dimana cahaya yang dipancarkan tidak tajam, tidak mudah menimbulkan kelelahan pada mata dan tersebar ke seluruh ruangan dengan menimbulkan bayangan.

Cahaya matahari yang masuk dihalangi oleh gorden berwarma biru sehingga cahaya yang masuk tidak silau dipandang mata. Warna gorden yang dipilih juga senada dengan warna ruangannya. Lampu yang ada pada kantor ini menggunakan daya yang dama sehingga memancarkan pantulan cahaya yang sama. Lampu yang dipilih adalah lampu neon sehingga lebih tahan lama dan sinarnya lebih baik.

2. Faktor udara.

Keadaan suhu udara pada kantor ini sangat nyaman, karena dilengkapi dengan Air Conditioning (AC), agar ruangan terasa sejuk, dan dapat dilakukan penyaringan udara. Bila suasana udara baik maka aktivitas akan berjalan lancar walaupun keadaan udara di luar kantor sangat panas.

(1)

pikiran orang yang mendengarnya. Menurut penelitian dari sebuah institute di Amerika musik klasik dapat mengurangi ketegangan syaraf dan dapat membantu pertumbuhan otak manusia.

Selain yang telah disebutkan diatas faktor yang penting adalah faktor kebersihan. Karena kebersihan sangat mempengaruhi kenyamanan dalam bekerja. Kantor yang tidak rapi dan bersih akan membuat pegawai yang bekerja pada kantor itu mudah terserang penyakit. Pada kantor ini tugas untuk menjaga ruangan tetap bersih dipercayakan pada “cleaning service” dan juga pada diri karyawan itu sendiri. Pekerja yang membersihakan ruangan kerja pada kantor ini di kelola oleh pengelola gedumg yakni Grha Sarana Duta.

E. Penataan ruang dan Kantor untuk Meningkatkan Efisiensi dan

Efektivitas kerja Pegawai.

Penataan ruang dan kantor sangat mempengaruhi efektivitas dan efisiensi kerja pegawai dalam sebuah kantor. Seperti yang telah dijelaskan diatas Efisiensi adalah Penggunaan akal sehat secara teratur untuk menentukan cara-cara yang lebih mudah dan lebih baik dalam melaksanakan pekerjaan. Efektivitas menurut T. Hani Handoko adalah kemampuan untuk memilih tujuan yang tepat/ peralatan yang tepat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Setiap perusahaan pasti memiliki tujuan untuk mencapai laba, untuk mencapai laba yang lebih besar maka pengeluaran perusahaan haruslah dilakukan

(2)

penghematan, untuk itu perusahaan harus memilih cara yang tepat untuk mencapai tujuan tersebut tanpa harus mengeluarkan banyak biaya dan waktu.

Oleh karena itu tanpa pedoman tersebut akan sulit bagi perusahaan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Ruang kerja yang sembrautan akan membuat pelaksanaan kerja berantakan dan tidak teratur, sehingga akan banyak pekerjaan yang terkendala dan akibatnya produktivitas kerja menurun.

Pada PT. TELKOM UNER I Sumatera penataan ruang dan kantor sudah membantu untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja karyawannya. Hal ini terbukti dari prosedur pelaksanaan kerja yang teratur dan pencapaian tujuan perusahaan. Dengan menerapkan azas-azas tata ruang kantor maka tujuan dari tata ruang kantor tersebut akan tercapai dengan baik. Dengan penggunaan tata ruang terbuka dan berkamar maka diperoleh keuntungan dari masing-masing tata ruang tersebut, sehingga efektivitas dan efisiensi kerja akan tercapai sesuai dengan harapan perusahaan.

Dalam pemilihan perabotan dan mesin kantor juga sudah sangat tepat dan baik. Mesin-mesin yang digunakan dapat membantu karyawan dalam melaksanakan tugasnya secara cepat dan tepat. Mesin-mesin yang digunakan untuk semua bagian diletakkan ditengah ruangan sehingga mudah dijangkau oleh semua bagian tanpa harus memutar. PT. TELKOM UNER I sangat berhubungan dengan pihak luar dalam hal ini adalah pelanggan, untuk itu salah satu mesin yang dapat membantu perusahaan untuk menjaga hubungan komunikasi yang baik dengan pihak internal maupun eksternal adalah mesin fax, dan perangkat komputer. Selain itu dengan menggunakan mesin fotocopy dapat memudahkan

(3)

karyawan untuk menggandakan arsip yang diperlukan tanpa harus keluar kantor untuk melakukan penggandaan arsip, sehingga karyawan dapat menghemat waktu dan uang untuk melakukan hal tersebut. Perabotan disusun secara teratur dengan jarak yang sama dan di seiap meja bersekat diberikan lorong untuk ruang gerak karyawan sehingga karyawan tidak harus memutar jalan untuk mengadakan hubungan dengan pihak lain.

Faktor fisik yang ada di kantor ini juga membantu perusahaan untuk meningkatkan semangat dan kesenangan karyawan dalam bekerja. Dengan semangat kerja yang tinggi maka produktivitas kerja karyawan akan meningkat, hal ini akan sangat berpengaruh kepada pencapaian tujuan perusahaan.

Untuk mengetahui besarnya produktivitas kerja karyawannya PT. TELKOM setiap tahunnya mengadakan menilaian kinerja melalui NKI (Nilai Kinerja Individu) yang didasari Sistem kerja Individu. Untuk itu setiap triwulannya perusahaan ini mengadakan konseling untuk karyawannya, dengan melakukan hal ini diharapkan perusahaan dapat mengetahui kendala dan keberhasilan setiap pegawainya.

Penyusunan tata ruang harus memperhatikan prosedur kerja tanpa memperhatikan hal ini maka akan banyak terjadi pemborosan waktu, tenaga, dan materi. Yang perlu diingat adalah jangan melakukan penghematan biaya ataupun tenaga secara berlebihan tetapi tujuan yang diharapkan tidak tercapai dengan baik, hal ini juga akan merugikan perusahaan. Untuk itu efektivitas dan efisiensi kerja harus seimbang sehingga tidak akan terjadi ketimpangan dalam pencapaian tujuan.

(4)

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan

Dari penjabaran pada bab-bab sebelumnya, maka penulis dapat menarik kesimpulan sebagai berikut :

1. Telkom Enterprise adalah salah satu unit dari PT. Telekomunikasi Tbk yang bertanggung jawab sebagai delivery channel layanan infokom kepada pelanggan korporasi (corporate costomer).

2. Struktur organisasi pada PT. Telkom, Tbk Divisi Enterprise sI sumatera, berbentuk lini dan staff yang dipimpin oleh General Manager UNER I.

3. Penataan ruang kantor pada PT. Telkom UNER I cukup baik dapat dilihat dari faktor cahaya, tata warna, penempatan perabot kantor, faktor udara, dan lain-lain.

4. Fasilitas kantor yang disediakan sangat memadai dalam membantu pelaksanaan pekerjaan secara efektif dan efisien.

5. Penyusunan perabot kantor sudah sangat memperhatikan prosedur kerja yang ada di PT. Telkom UNER I sehingga pekerjaan dapat

(5)

dilakukan dengan baik. Pemilihan perabot dan mesin juga sudah memenuhi standart-standart yang ada.

6. Lingkungan fisik kantor sudah sangat diperhatikan dengan baik, hal ini terbukti dari pemilihan warna kantor, sirkulasi udara yang baik, penerangan yang tidak mengganggu pandangan mata.

7. Pemilihan mesin-mesin kantor yang digunakan pada kantor ini sudah sangat membantu karyawan dalam pelaksanaan pekerjaan kantor.

8. Penataan ruang kantor sangat mempengaruhi terciptanya efisiensi dan efektivitas kerja karyawan, karena kantor yang berantakan akan membuat terhambatnya pelaksanaan kerja.

B. Saran

Pada kesempatan ini, penulis ingin memberikan saran, sebagai bahan masukan bagi Telkom Enterprise I Sumatera dan juga untuk melengkapi paper ini. Saran-saran tersebut adalah :

1. Dengan kondisi dan fasilitas yang memadai serta struktur organisasi lini dan staff yang dianut, diharapkan perusahaan terus dapat meningkatkan produktivitas kerja, kualitas kerja maupun kesejahteraan pegawai.

2. Dengan adanya penggunaan tata ruang yang terbuka, sebaiknya perusahan selalu mengadakan penijauan langsung ke setiap bagian secara berkala. 3. Untuk lebih meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam melaksanakan

(6)

pada karyawan untuk mendapat latihan dan memberikan kesempatan bagi mereka untuk mendapat pendidikan yang lebih tinggi dari apa yang telah mereka peroleh.

4. Tetap menjaga hubungan kerja yang baik antara pimpinan dan para stafnya, maupun sebaliknya

5. Menambah tanaman pada ruang resepsionist (costumer care service) sehingga dapat memperindah ruangan dan dapat menambah kesan nyaman bagi para tamu.

6. Sebaiknya di masing-masing meja karyawan di letakkan tanda pengenal (jabatan).

7. Para manajer yang menangani tata ruang diharapkan selalu membaca literature-literatur yang baru tentang konsep tata ruang.

8. Para pegawai diharapkan mempertahankan semangat dan loyalitas kepada perusahaan.

Penataan Ruang Dan Kantor Dalam Mendukung Efektifitas Dan Efisiensi Kerja Para Pegawai Di PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk Unit Enterprise Regional I Sumatera Skripsi Minor

Nama

:T. Bebby May Sarah

NIM

: 052103010

Jurusan

: Kesekretariatan

DAFTAR ISI

Parts

Dokumen yang terkait

Penataan Ruang Kantor Dalam Mendukung Efektifitas Kerja Para Pegawai Pada Biro Umum Kantor Gubernur Sumatera Utara Medan

Peranan Pengembangan Karyawan Terhadap Prestasi Kerja pada PT.Telekomunikasi Indonesia,Tbk Divisi Regional I Sumatera

Fungsi Manajemen Personalia dalam Pengadaan dan Pengembangan Tenaga Kerja pada PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk Divisi Regional I Sumatera

Penataan Ruang dan Kantor dalam Mendukung Efektivitas Kerja pada Kantor Pengadilan Negeri Medan

Peranan Public Relations Dalam Menciptakan Opini Public Pada PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk Unit Enterprise Regional I Sumatera

Pengakuan dan Pengukuran Pendapatan Jasa Telekomunikasi pada PT.Telekomunikasi Indonesia,Tbk Divisi Regional I Sumatera

Akuntansi Pendapatan Jasa Telekomunikasi pada PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk Divisi Regional I Sumatera

Laporan praktek kerja lapangan di PT.Telekomunikasi Indonesia Tbk, Kantor Divisi Regional III Jawa Barat dan Banten

SKRIPSI PENGARUH PEMBAGIAN KERJA DAN WEWENANG TERHADAP PRESTASI KERJA KARYAWAN PADA PT.TELEKOMUNIKASI INDONESIA, Tbk DIVISI REGIONAL I MADYA MEDAN SUMATERA UTARA

PENGARUH EFEKTIFITAS MODAL KERJA DAN LIKUIDITAS TERHADAP FROHTABILITAS PADA PT TELEKOMUNIKASI INDONESIA TBK Skripsi

Dukungan

Links

Penataan Ruang Dan Kantor Dalam Mendukung Efektifitas Dan Efisiensi Kerja Para Pegawai Di PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk Unit Enterprise Regional I Sumatera Skripsi Minor

Nama

:T. Bebby May Sarah

NIM

: 052103010

Jurusan

: Kesekretariatan

DAFTAR ISI

Parts

Dokumen yang terkait

Penataan Ruang Kantor Dalam Mendukung Efektifitas Kerja Para Pegawai Pada Biro Umum Kantor Gubernur Sumatera Utara Medan

Peranan Pengembangan Karyawan Terhadap Prestasi Kerja pada PT.Telekomunikasi Indonesia,Tbk Divisi Regional I Sumatera

Fungsi Manajemen Personalia dalam Pengadaan dan Pengembangan Tenaga Kerja pada PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk Divisi Regional I Sumatera

Penataan Ruang dan Kantor dalam Mendukung Efektivitas Kerja pada Kantor Pengadilan Negeri Medan

Peranan Public Relations Dalam Menciptakan Opini Public Pada PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk Unit Enterprise Regional I Sumatera

Pengakuan dan Pengukuran Pendapatan Jasa Telekomunikasi pada PT.Telekomunikasi Indonesia,Tbk Divisi Regional I Sumatera

Akuntansi Pendapatan Jasa Telekomunikasi pada PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk Divisi Regional I Sumatera

Laporan praktek kerja lapangan di PT.Telekomunikasi Indonesia Tbk, Kantor Divisi Regional III Jawa Barat dan Banten

SKRIPSI PENGARUH PEMBAGIAN KERJA DAN WEWENANG TERHADAP PRESTASI KERJA KARYAWAN PADA PT.TELEKOMUNIKASI INDONESIA, Tbk DIVISI REGIONAL I MADYA MEDAN SUMATERA UTARA

PENGARUH EFEKTIFITAS MODAL KERJA DAN LIKUIDITAS TERHADAP FROHTABILITAS PADA PT TELEKOMUNIKASI INDONESIA TBK Skripsi

Dokumen yang Anda mencari sudah siap untuk unduhkan