EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN PENJUALAN KREDIT PADA PT TIGA PILAR SEJAHTERA FOOD TBK

commit to user

EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN PENJUALAN KREDIT PADA

PT TIGA PILAR SEJAHTERA FOOD TBK

TUGAS AKHIR

Disusun untuk memenuhi sebagian persyaratan

Mencapai derajat Ahli Madya Program Studi Diploma III Akuntansi

Oleh :

Kholid Yusyak Abdullah F3308070

PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA

commit to user

MOTTO DAN PERSEMBAHAN

· Orang-orang yang paling bahagia tidak selalu memiliki hal-hal terbaik, mereka hanya berusaha menjadikan yang terbaik dari setiap hal-hal yang hadir dalam

hidupnya (Kahlil Gibran).

· Jika kamu punya mimpi, yakini saja mimpi itu. Kalaupun seandainya belum tercapai, anggap saja kamu masih bermimpi. Dan bila saatnya kamu sudah

terbangun, maka mimpi itu akan segera tercapai (Penulis).

· Sesungguhnya Allah tidak akan merubah keadaan suatu kaum sebelum mereka mengubah keadaan diri mereka sendiri (Q.S. Ar-Ra’du:11).

commit to user

DAFTAR ISI

Halaman

HALAMAN JUDUL... i

ABSTRAK ... ii

HALAMAN PERSETUJUAN... iii

HALAMAN PENGESAHAN... iv

KATA PENGANTAR ... v

DAFTAR ISI... ix

DAFTAR TABEL... xi

DAFTAR GAMBAR ... xii

DAFTAR LAMPIRAN... xiii

BAB I PENDAHULUAN A. Gambaran Umum Perusahaan ... 1

B. Latar Belakang Masalah ... 16

C. Perumusan Masalah ... 18

D. Tujuan Penelitian ... 18

E. Manfaat Penelitian ... 19

BAB II LANDASAN TEORI DAN PEMBAHASAN A. Landasan Teori... 20

commit to user

BAB III TEMUAN

A. Kelebihan...57 B. Kelemahan...58 BAB IV PENUTUP

A. Kesimpulan...59 B. Rekomendasi...60

DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

commit to user

DAFTAR TABEL

Tabel Halaman II.1 Hubungan Sistem Akuntansi dan Aktivitas Pengendalian Dalam Tahapan Prosedur Penjualan Kredit...34

commit to user

DAFTAR GAMBAR

Gambar Halaman

I.1 Struktur Organisasi PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk ... 6 II.1 Bagan Alir Sistem Penjualan Kredit PT Tiga Pilar Sejahtera Food... 45

commit to user

DAFTAR LAMPIRAN

1. Surat Keterangan telah melakukan kegiatan Magang 2. Faktur Penjualan

3. Surat Perintah Penyiapan Barang 4. Surat Pengiriman Barang

commit to user

Abstract

EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN PENJUALAN KREDIT PADA PT TIGA PILAR SEJAHTERA FOOD, Tbk

KHOLID YUSYAK ABDULLAH F3308070

PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk is one of the manufacturing companies in Sragen which carries on business in the field of food. The results of the products include dried noodles, instant noodles, dried noodles and biscuits. Credit sales is one way to attract consumer interest in making a purchase on credit. System of credit is an important part of sales for the company because most of the revenue comes from selling credits. The purpose of this research is to know the implementation of the system of credit sales at PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk. To evaluate the system of credit sales at PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk.

Credit sales system PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk include related functions, the documents used, the use of accounting records, procedures that make up the system network, and flowchart. Based on this, the author will compare the theory obtained according to standard practice sales system with a real credit to the PT Tiga Pilar Sejahtera Food.

Credit sales system applied by PT Tiga Pilar Sejahtera Food has several advantages, among others, the procedures that form the network system is good enough and do related functions, there is a separation of the functions of each part involved in the implementation of the system, each phase of recording transactions credit sales made by some sections, use of a document that has been tailored to the needs and authorized authorities. The weakness that was found was not a separate Accounting Functions of cash function, this causes the internal control systems that are less good, the lack of rotation function or position in the running system.

commit to user

1 BAB I

PENDAHULUAN

A. Gambaran Umum Perusahaan

1. Sejarah dan Perkembangan Perusahaan

PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk merupakan suatu perusahaan yang bergerak di bidang pangan. Riwayat perusahaan ini dimulai pada tahun 1959 ketika Tan Pia Soe merintis sebuah usaha wiraswasta dengan nama perusahaan Bihun Cap Cangak Ular di Sukoharjo Jawa Tengah untuk memproduksi bihun jagung. Proses produksi dilaksanakan dengan peralatan yang sederhana. Namun, pada tahun 1978 pabrik mulai diserahkan pada generasi ke dua yaitu Priyo Hadi Susanto, dengan pengelolaan yang lebih modern dan menggunakan mesin-mesin produksi dari Taiwan. Keberadaan mesin-mesin produksi ini, sangat berperan dalam mengembangkan kapasitas dan kualitas produk sehingga secara langsung mampu meningkatkan keuntungan perusahaan. Sejak saat itu, perusahaan Bihun Cap Cagak Ular menjadi pemimpin pasar di Jawa Tengah dan Jogjakarta.

Pada tahun 1992, generasi ke tiga di bawah pimpinan Joko Mogoginto membawa pabrik sederhana ini menjadi Perseroan Terbatas (PT) dengan nama PT Tiga Pilar Sejahtera yang berlokasi di Sukoharjo, Jawa Tengah yang tidak hanya memproduksi bihun kering tetapi juga mie kering. Dalam waktu singkat, PT Tiga Pilar Sejahtera mampu meraih

commit to user

posisi sebagai pemimpin pasar di Indonesia untuk mie kering dan bihun kering.

PT Tiga Pilar Sejahtera membangun pabrik mie kering di Karanganyar, Jawa Tengah pada tahun 1996. PT Tiga Pilar Sejahtera mulai resmi berdiri tanggal 31 Mie 1999. Pada tahun yang sama, ditunjuk oleh International Relief and Development, sebuah lembaga swadaya Amerika yang bekerja sama dengan Departemen Pertanian AS (USDA) untuk berpartisipasi menyediakan mie kering yang disubsidi untuk masyarakat kelas bawah.

Tahun 2000, PT Tiga Pilar Sejahtera mulai membangun industri makanan terpadu seluas 25 hektar di Desa Sepat, Masaran, Sragen, Jawa Tengah. Pada tahun 2001, PT Tiga Pilar Seajahtera memindahkan unit produksi mie kering ke kawasan industri makanan terpadu di Sragen dan mulai memasuki bisnis consumer food product dengan membangun unit mie instant yang produk dan pemasarannya mulai tahun 2002.

Tahun 2003, perusahaan mengubah nama dan anggaran dasarnya menjadi PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk dengan kantor pusat di Alun Graha Suite Tebet Jakarta Selatan. Pada tahun 2004, perusahaan menambah jenis produk baru yaitu biskuit, dan menjalin kerjasama dengan badan International Relief and Development dan World Food Programme

untuk memproduksi biskuit yang bertujuan memperbaiki gizi balita dan anak sekolah dasar. PT Tiga Pilar Sejahtera unit produksi biscuit yang berlokasi di Jalan Raya Solo-Sragen Km 7,7 Dagen, Karanganyar, Jawa

commit to user

Tengah pada akhir tahun 2006 dipindahkan ke kawasan industri terpadu di Kabupaten Sragen.

Kawasan industri terpadu PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk Sragen terdiri dari empat unit yaitu:

a. Unit mie kering b. Unit mie instan c. Unit bihun kering d. Unit biskuit

2. Letak Geografis

Kantor pusat di Alun Graha Suite 110 Jalan Prof. Soepomo No 233 Tebet Jakarta Selatan. Kegiatan produksi dipusatkan di Jalan Grompol Jambangan km 5,5 Sepat, Masaran, Sragen, Jawa Tengah.

PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk ini menempati lahan seluas 25 Ha dan bangunan seluas 9.072 m2 dengan enam bangunan utama yaitu empat unit produksi, satu unit boiller, satu bangunan kantor utama. Batas wilayah atau lokasi PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk yaitu:

a. Utara : Kelurahan Seketeng b. Selatan : Jalan Raya Grompol c. Barat : Desa Sepat

commit to user

3. Tujuan Berdirinya Perusahaan

Tujuan didirikannya PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk adalah untuk memenuhi permintaan pasar akan produk-produk makanan yang terus tumbuh dan mendapatkan keuntungan yang sebesar-besarnya dengan menghasilkan produk yang terbaik, diterima oleh pasar dan berkualitas.

4. Visi dan Misi Perusahaan a. Visi

Menjadi perusahaan makanan dan minuman lima besar di kawasan Asia Tenggara pada tahun 2020.

b. Misi

1) Menyajikan produk makanan dan minuman dalam kemasan yang berkualitas dengan harga terjangkau oleh setiap lapisan masyarakat Indonesia.

2) Senantiasa berlandaskan falsafah dan nilai-nilai perusahaan yang menjunjung tinggi pemuasan harapan pelanggan, dengan mengandalkan pada penawaran produk yang inovatif, dan dengan ketersediaan produk yang berkesinambungan.

3) Mengabdi untuk membangun sebuah organisasi kelas satu yang secara konsisten memberikan nilai tambah kepada pelanggan, return yang terbaik bagi pemegang saham, kesejahteraan dan kesempatan berkarya seluas-luasnya bagi karyawan, menjunjung tinggi dan patuh pada norma dan peraturan yang berlaku serta menjadi warga

commit to user

yang bertanggung jawab ikut membangun lingkungan yang tenteram.

B. STRUKTUR ORGANISASI

Sturktur organisasi merupakan mekanisme formal untuk mengelola organisasi yang menunjukkan kerangka dan pola hubungan antara fungsi, bagian dan posisi serta menjelaskan kedudukan, tugas, wewenang dan tanggung jawab yang berbeda dalam aspek kerja, koordinasi, pengambilan keputusan.

Struktur organisasi PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk merupakan organisasi berbentuk lini atau garis. Adapun struktur organisasi PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk dapat dilihat pada Gambar II.1.

Struktur organisasi PT Tiga Pilar Sejahtera FoodTbk Dep. Purchasing Dep. Delivery Dep. Warehouse

Dep. Prod. Planning & Invent. Control

Ka. Div. Supply Chain

Ka.Div. Manufacturing

Dep. Produksi

Dep. Teknik

Dep.

Dep. Dep. Office

Jakarta

Dep.Gen. Dep. Org.

Development

Direktur HRD

Ka. Divisi Human Resources Development

Dep. Accounting

Direktur Finance

Ka. Div. Accounting

Dep. Finance Dep. Inf. Technology Corporate Secretary Corporate Legal Corporate Finance Presiden Direktur Direktur Operasional

Dep. Dep.

commit to user

C. DESKRIPSI JABATAN

Adapun pembagian tugas, wewenang dan tanggung jawab dalam PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk adalah sebagai berikut:

1. Presiden Direktur

Mempunyai tugas, wewenang dan tanggung jawab dalam PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk untuk:

a. Mendelegasikan wewenang kepada para direktur dan mengawasi pelaksanaannya.

b. Bekerja sama dengan direktur dalam mengelola perusahaan. c. Mewakili perusahaan baik di dalam maupun di luar perusahaan. d. Meminta laporan pertanggungjawaban direktur.

e. Memberi saran, nasehat, petunjuk, dan bimbingan pada direktur. f. Bertanggung jawab atas wewenang yang diberikan kepadanya dan

juga atas informasi yang diturunkan pada direktur di bawahnya. 2. Corporate Secretary

Mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam menangani segala hal berhubungan dengan kesekretariatan perusahaan.

3. Corporate Legal

Mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk untuk menangani segala hal berhubungan dengan hukum perusahaan.

commit to user

4. Corporate Finance

Mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk untuk menangani segala hal berhubungan dengan keuangan perusahaan.

5. Direktur Finance

Mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk untuk:

a. Mengawasi segala kegiatan yang berhubungan dengan keuangan perusahaan.

b. Mengendalikan kegiatan-kegiatan di bidang keuangan. c. Mengatur program pendapatan dan pengeluaran keuangan.

d. Merencanakan dan mengendalikan sumber-sumber pendapatan serta pembelanjaan dan kekayaan perusahaan.

6. Direktur Operasional

Bertugas mengkoordinasi, mengelola, mengawasi, mengarahkan dan mengendalikan kelancaran proses produksi yang telah ditetapkan serta kegiatan operasional lain yang telah ditetapkan.

7. Direktur HRD

Bertugas memonitoring pemenuhan kebutuhan atau kelebihan

commit to user

8. Kepala Divisi Accounting

Mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk untuk :

a. Membuat perencanaan dan kebijakan kegiatan operasional untuk Departemen Accounting, Departemen Finance, dan Departemen

Information Technology.

b. Mengkoordinasi dan mengawasi pelaksanaan kerja departemen yang menjadi bawahannya.

c. Bertanggungjawab atas operasional divisi accounting.

9. Kepala Divisi Human Resources Development

Mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk untuk :

a. Membuat perencanaan dan kebijakan kegiatan operasional untuk Departemen Personil, Departemen Organitation Development dan Departemen Office Jakarta dan Departemen

General Affair.

b. Mengkoordinasi dan mengawasi pelaksanaan kerja departemen yang menjadi bawahannya.

c. Bertanggungjawab atas operasional divisi Human Resources Development.

10. Kepala Divisi Manufacturing

Mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk untuk:

commit to user

a. Membuat perencanaan dan kebijakan kegiatan operasional untuk Departemen Produksi, Departemen Teknik dan Departemen

Quality Control.

b. Mengkoordinasi dan mengawasi pelaksanaan kerja departemen yang menjadi bawahannya.

c. Bertanggungjawab atas operasional divisi Manufacturing. 11. Kepala Divisi Sales & Marketing

Mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk untuk:

a. Membuat perencanaan dan kebijakan kegiatan operasional untuk Departemen Sales dan Departemen Marketing.

b. Mengkoordinasi dan mengawasi pelaksanaan kerja departemen yang menjadi bawahannya.

c. Bertanggungjawab atas operasional divisi Sales & Marketing.

12. Kepala Divisi Supply Chain

Mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk untuk:

a. Membuat perencanaan dan kebijakan kegiatan operasional untuk Departemen Purchasing, Departemen Delivery dan Departemen

Warehouse dan Departemen Product Planning & Inventory Control

commit to user

b. Mengkoordinasi dan mengawasi pelaksanaan kerja departemen yang menjadi bawahannya.

c. Bertanggungjawab atas operasional divisi Supply Chain. 13. Departemen Finance

Mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk untuk:

a. Bertugas menerima, menyimpan dan mengeluarkan uang untuk keperluan atau kepentingan perusahaan.

b. Bertanggung jawab terhadap masalah keuangan perusahaan, pembuatan laporan keuangan.

14. Departemen Accounting

Mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk untuk:

a. Melakukan pencatatan semua kegiatan atau transaksi kuangan perusahaan.

b. Melakukan kegiatan dibidang pembukuan administrasi kuangan perusahaan.

c. Bertanggung jawab terhadap masalah administrasi keuangan perusahaan dan pembuatan laporan keuangan.

15. Departemen Information Technology

Menangani dan mengelola segala hal yang berhubungan dengan teknologi informasi perusahaan.

commit to user

16. Departemen Personil

Mempunyai tugas dan wewenang dalam PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk untuk:

a. Menetukan jumlah dan mutu karyawan yang dibutuhkan dan menyeleksi calon karyawan yang akan diterima.

b. Menentukan lama kerja dan besarnya gaji/upah bagi karyawan, menangani cuti dan pemutusan hubungan kerja.

17. Departemen Organitation Development

Memberi motivasi kerja dan memberikan kesejahteraan, jaminan sosial dan fasilitas yang dibutuhkan karyawan.

18. Departemen Office Jakarta

Menangani segala hal yang berhubungan dengan kantor marketing yang ada di Jakarta.

19. Departemen General Affair

Menangani segala hal yang berhubungan akomodasi perusahaan dan aset, seperti bus karyawan.

20. Departemen Produksi

Mempunyai tugas dan tanggungjawab dalam PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk untuk:

commit to user

a. Bertanggung jawab atas kelancaran jalannya produksi yang mencakup perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian dalam mencapai produksi yang telah ditargetkan.

b. Bertanggung jawab atas kelancaran jalannya produksi yang mencakup unsur manusia, mesin, dan material yang menunjang hal tersebut.

c. Berusaha mengembangkan produksi secara kualitas dan kuantitas sesuai dengan perkembangan teknologi.

21. DepartemenTeknik

Mempunyai tugas dan tanggungjawab dalam PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk untuk:

a. Mengkoordinir dan mengendalikan kegiatan-kegiatan dibidang perencanaan teknik, produk, distribusi dan peralatan teknik. b. Mengkoordinir dan mengendalikan pemeliharaan mesin-mesin

produksi.

c. Bertanggung jawab terhadap masalah pemeliharaan mesin-mesin produksi.

22. Departemen Quality Control

Mempunyai tugas dan tanggungjawab dalam PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk untuk:

a. Melakukan pemeriksaan terhadap kualitas produk selama proses produksi sampai dengan hasil jadi.

commit to user

23. Departemen Sales

Mempunyai tugas dan tanggungjawab dalam PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk untuk:

a. Menerima order dari distributor.

b. Memastikan jumlah barang jadi yang dikirim dengan order yang diminta.

c. Bertanggungjawab atas penjualan yang dilakukan. 24. Departemen Marketing

Mempunyai tugas dan tanggungjawab dalam PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk untuk:

a. Mengatur dan mengadakan komunikasi dengan bagian produksi untuk memberikan rencana produksi sesuai dengan permintaan. b. Mengikuti perkembangan pasar yang secara langsung maupun

tidak langsung mempengaruhi penjualan.

c. Menjalankan tugas sehari-hari yang menyangkut masalah promosi dan pemasaran.

d. Bertanggungjawab atas pemasaran produk perusahaan. 25. Departemen Purchasing

Mempunyai tugas dan wewenang dalam PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk untuk:

a. Mengkoordinir pembelian bahan baku yang diperlukan perusahaan serta pembelian peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan.

commit to user

b. Mengawasi barang-barang yang dibeli jika tidak sesuai dengan pesanan baik kualitas maupun kuantitas serta harga yang telah disepakati.

c. Mengatur dan menetapkan cara pembelian dan pengadaan bahan-bahan yang diperlukan dalam proses produksi.

d. Menentukan atau memilih supplier. 26. Departemen Delivery

Mengkoordinir dan mengendalikan kegiatan dibidang pengiriman barang jadi ke pembeli.

27. Departemen Warehouse

Mempunyai tugas dan tanggungjawab dalam PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk untuk:

a. Mengatur dan mengawasi pekerjaan-pekerjaan yang berhubungan dengan penerimaan, pengeluaran, dan penyimpanan bahan baku, bahan penolong dan barang jadi.

b. Memeriksa laporan persediaan gudang setiap saat.

c. Bertanggungjawab atas persediaan bahan baku, bahan penolong, barang jadi yang disimpan.

28. Departemen Product Planning & Inventory Control

Mempunyai tugas dan wewenang dalam PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk untuk:

a. Membuat rencana produksi yang akan dihasilkan sesuai dengan jumlah dan waktu produksi.

commit to user

b. Mengolah dan membuat data-data hasil produksi untuk disampaikan kepada bagian-bagian lain yang memerlukan.

c. Mengadakan koordinasi antar bagian untuk bekerjasama agar target yang telah ditentukan dapat tercapai.

d. Mengadakan evaluasi hasil antar bagian untuk bekerja sama agar target yang telah ditentukan terlaksana.

e. Membuat data hasil produksi maupun kualitas untuk bahan

meeting bulanan.

B. Latar Belakang Masalah

Perkembangan perekonomian yang semakin pesat membuat dunia usaha mengalami tingkat persaingan yang ketat dimasa sekarang. Untuk mempertahankan kelangsungan hidup perusahaan diperlukan manajemen perusahaan yang baik. Untuk itu, diperlukan adanya suatu sistem yang baik dalam mengelola perusahaan. Perusahaan menerapkan sistem akuntansi yang sesuai dengan kondisi dan kebutuhannya. Kondisi dan kebutuhan setiap perusahaan berbeda dikarenakan perbedaan bentuk dari perusahaan seperti perusahaan manufaktur, perusahaan dagang maupun perusahaan jasa. Dalam suatu perusahaan terdapat berbagai macam sistem akuntansi. Salah satu sistem akuntansi yang diterapkan oleh perusahaan adalah sistem penjualan.

Sistem Informasi Penjualan adalah sub sistem informasi bisnis yang mencakup kumpulan prosedur yang melaksanakan, mencatat, mengkalkulasi,

commit to user

membuat dokumen dan informasi penjualan untuk keperluan manajemen dan bagian lain yang berkepentingan, dalam proses atau transaksi penjualan.

Penjualan adalah suatu usaha yang terpadu untuk mengembangkan rencana-rencana strategis yang diarahkan pada usaha pemuasan kebutuhan dan keinginan pembeli, guna mendapatkan penjualan yang menghasilkan laba. Penjualan dapat dilakukan dengan berbagai cara, ada penjualan yang dilakukan secara tunai dan ada yang dilakukan secara kredit .Perusahaan mengambil kebijakan dengan melakukan penjualan kredit untuk meningkatkan volume penjualan. Penjualan kredit merupakan salah satu cara perusahaan dalam menarik minat konsumen.

Penjualan kredit merupakan salah satu cara untuk menarik minat konsumen dalam melakukan pembelian secara kredit, sehingga semakin banyak peluang perusahaan untuk mencapai laba yang besar. Penjualan kredit memerlukan perhatian dan penanganan yang serius agar resiko yang timbul dapat dihindari. Kegiatan penjualan kredit tersebut ditangani oleh perusahaan melalui sistem penjualan kredit. Sistem penjualan kredit merupakan bagian penting bagi perusahaan karena sebagian besar pendapatan berasal dari penjualan kredit. Sistem ini banyak memberikan informasi-informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan oleh manajemen agar tujuan perusahaan dapat tercapai. Sistem yang diterapkan oleh perusahaan harus bisa memudahkan dalam prosedur otorisasi namun juga mampu mengantisipasi kecurangan yang mungkin dilakukan oleh karyawan, sehingga sistem ini diharapkan mampu menempatkan masing-masing bagian sesuai dengan

commit to user

wewenang dan tugasnya masing-masing. Pemisahan fungsi ini memberikan tanggung jawab kepada masing-masing bagian terhadap pekerjaannya agar lebih teliti dalam bekerja. Hal ini perlu ada karena dalam transaksi penjualan kredit dalam perusahaan dilakukan dengan melibatkan beberapa fungsi terkait yang menangani prosedur-prosedur dan pencatatan akuntansi. Dengan demikian akan mudah sekali terjadi penyimpangan dan kesalahan yang dapat merugikan perusahaan, misalnya belum adanya pengecekan intern terhadap status kredit pembeli secara menyeluruh, masih kurangnya ketelitian pencatatan piutang, dan masih adanya keterlambatan pembayaran oleh pelanggan. Untuk menghindari resiko penyimpangan dan kesalahan dalam transaksi penjualan kredit yang ada dalam perusahaan, maka penulis tertarik untuk menulis tugas akhir yang berjudul “EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN PENJUALAN KREDIT PADA PT TIGA PILAR SEJAHTERA FOOD TBK”

C. Perumusan Masalah

Berdasarkan pada latar belakang masalah tersebut, maka penulis membuat rumusan masalah yaitu:

1. Bagaimana sistem pengendalian intern penjualan kredit yang diterapkan oleh PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk?

2. Apakah kelebihan dan kelemahan sistem pengendalian intern penjualan kredit yang diterapkan pada PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk?

commit to user

Berdasarkan rumusan masalah yang akan dibahas maka penulis mempunyai beberapa tujuan antara lain sebagai berikut:

1. Untuk mengetahui penerapan sistem penjualan kredit pada PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk.

2. Untuk mengevaluasi sistem penjualan kredit pada PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk.

E. Manfaat Penelitian

Hasil penelitian ini diharapkan mempunyai manfaat sebagai berikut ini:

1. Manfaat Teoritis

Memberikan kontribusi pemikiran bagi dunia akademis supaya dapat menjadi acuan dasar bagi penelitian serupa dimasa yang akan datang.

2. Manfaat Praktis

a. Bagi PT Tiga Pilar Sejahtera Food

Dapat memberikan masukan bagi perusahaan sebagai pertimbangan dalam Evaluasi Sistem Penjualan Kredit.

b. Bagi Penulis

Merupakan sarana dan media untuk menerapkan pengetahuan khususnya dalam menilai Sistem Penjualan Kredit.

c. Bagi Pembaca

Dapat digunakan untuk menambah wawasan dan pengetahuan pembaca serta sebagai bahan referensi tambahan untuk penelitian dimasa yang akan datang dengan tema yang sejenis.

commit to user

BAB II

LANDASAN TEORI DAN PEMBAHASAN

A. Landasan Teori

1. Pengertian Sistem dan Prosedur

Sistem dapat didefinisikan sebagai sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan yang lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu (Mulyadi, 2001: 2).

Sistem adalah sesuatu yang memiliki bagian-bagian yang saling berinteraksi untuk tujuan tertentu melalui tiga tahapan tertentu yaitu input, proses, dan output (widjayanto, 2001:2).

sistem adalah rangkaian dari dua atau lebih komponen-komponen yang saling berhubungan, yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan. Sedangkan prosedur adalah suatu kelompok kegiatan manual ataupun terotomatisasi, yang melibatkan dalam mengumpulkan, memproses dan menyimpan data tentang aktivitas organisasi (Romney dan Steinbart, 2003:2).

Prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang (Mulyadi, 2001: 5).

commit to user

20 2. Sistem Akuntansi

Sistem Akuntansi dapat didefinisikan sebagai organisasi formulir catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan (Mulyadi, 2001: 3).

Dari definisi sistem akuntansi di atas, unsur suatu sistem akuntansi adalah formulir, catatan yang terdiri dari jurnal, buku besar, buku pembantu, dan laporan serta unsur akuntansi yang mendukung dari kegiatan akuntansi yang ada. Berikut ini diuraikan lebih lanjut pengertian masing-masing unsur suatu sistem akuntansi tersebut.

a. Formulir

Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Contoh formulir adalah faktur penjualan, bukti kas keluar, dan cek.

b. Jurnal

Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan dan data lainnya. Sumber informasi pencatatan dalam jurnal ini adalah formulir. Contoh dari jurnal antara lain jurnal penerimaan kas, jurnal pembelian, jurnal penjualan, dan jurnal umum.

commit to user

c. Buku besar

Buku besar terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal. d. Buku pembantu

Jika data yang digunakan dalam buku besar memerlukan rincian lebih lanjut dapat dibentuk buku pembantu. Buku pembantu ini terdiri dari rekening-rekening pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum rekening tertentu di dalam buku besar.

e. Laporan

Hasil akhir proses akuntansi adalah laporan keuangan yang dapat berupa neraca, laporan rugi/laba, laporan perubahan laba yang ditahan, laporan harga pokok produksi, laporan biaya pemasaran, laporan harga pokok penjualan. Laporan berisi informasi yang merupakan keluaran sistem akuntansi.

3. Penjualan kredit

Sistem penjualan kredit adalah suatu sistem yang dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mengirimkan barang sesuai order yang diterima dari pembeli dan untuk jangka waktu tertentu perusahaan mempunyai tagihan kepada pembeli tersebut (Mulyadi, 2001:210)

Dasar dari penjualan kredit adalah kepercayaan suatu badan usaha atau seseorang yang memberikan kredit bahwa pihak penerima pinjaman atau pengkredit akan dapat memenuhi segala sesuatu yang diperjanjikan bersama sampai masa mendatang.

commit to user

Sistem akuntansi yang baik akan menyediakan informasi yang memadai bagi manajemen untuk mengelola kegiatan perusahaan agar tujuan perusahaan dapat tercapai.

Unsur-unsur sistem akuntansi yang terkait di dalam penjualan kredit adalah sebagai berikut:

a. Fungsi yang terkait

Fungsi yang terkait dengan sistem penjualan kredit menurut Mulyadi (2001:213) adalah sebagai berikut:

1) Fungsi penjualan

Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima order dari pembeli, mengedit order dari pelanggan, meminta otorisasi kredit, menentukan tanggal pengiriman. Fungsi ini juga bertanggungjawab untuk membuat

back order pada saat diketahui tidak tersedianya barang untuk memenuhi permintaan dari pelanggan.

2) Fungsi kredit

Fungsi ini berada di bawah fungsi keuangan yang dalam transaksi penjualan kredit bertanggungjawab untuk meneliti status kredit dari pelanggan. Sebelum order dari pelanggan dipenuhi, terlebih dahulu diperoleh otorisasi penjualan kredit dari fungsi kredit. Jika penolakan pemberian kredit sering terjadi, pengecekan status kredit perlu dilakukan sebelum fungsi penjualan mengisi surat order penjualan. Tembusan kredit harus dikirim ke fungsi kredit untuk mendapat

commit to user

persetujuan kredit dari fungsi tersebut. 3) Fungsi gudang

Fungsi ini bertanggungjawab untuk menyimpan barang dan menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan serta menyerahkan barang ke fungsi pengiriman.

4) Fungsi pengiriman

Fungsi ini bertanggungjawab untuk menyerahkan barang atas surat order pengiriman yang diterima dari fungsi penjualan. Fungsi ini bertanggungjawab untuk menjamin tidak ada barang yang keluar dari perusahaan tanpa ada otorisasi dari pejabat yang berwenang.

5) Fungsi penagihan

Fungsi ini bertanggungjawab untuk membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan serta menyediakan copy faktur bagi kepentingan pencatatan transaksi penjualan oleh fungsi akuntansi.

6) Fungsi akuntansi

Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat transaksi penjualan serta piutang yang timbul dari transaksi penjualan kredit dan membuat serta mengirimkan pernyataan piutang kepada para debitur, mencatat harga pokok persediaan yang dijual ke dalam kartu persediaan serta membuat laporan penjualan.

commit to user

b. Dokumen yang digunakan

Menurut Mulyadi (2001:216) dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan kredit adalah:

1) Surat order pengiriman dan tembusannya

Surat order pengiriman merupakan dokumen pokok untuk melaksanakan proses penjualan kredit kepada pelanggan. Berbagai surat order pengiriman terdiri dari:

a) Surat order pengiriman, dokumen ini merupakan lembar pertama surat order pengiriman yang memberikan otorisasi kepada fungsi pengiriman untuk mengirimkan jenis barang dengan jumlah dan spesifikasi seperti yang tertera di atas dokumen tersebut.

b) Tembusan kredit, dokumen ini digunakan untuk memperoleh status kredit dari pelanggan dan untuk mendapatkan otorisasi penjualan kredit dari fungsi kredit.

c) Surat pengakuan, dokumen ini dik irim oleh fungsi penjualan kepada pelanggan untuk memberitahu bahwa ordernya telah di terima dan dalam proses pengiriman.

d) Surat muat, dokumen ini digunakan sebagai bukti penyerahan barang dari perusahaan kepada perusahaan angkutan umum.

commit to user

e) Slip pembungkus, dokumen ini ditempelkan pada pembungkus barang untuk memudahkan fungsi penerimaan. Pada perusahaan pelanggan dalam mengidentifikasi barang yang diterimanya. f) Tembusan gudang, merupakan surat order pengiriman yang

dikirim ke fungsi gudang untuk menyiapkan jenis dan jumlah barang seperti yang tercantum didalamnya, menyerahkan barang tersebut ke fungsi pengiriman, dan mencatat barang yang dijual dalam kartu gudang.

g) Arsip pengendalian pengiriman, merupakan tembusan surat order pengiriman yang diarsipkan oleh fungsi penjualan menurut tanggal pengiriman yang dijanjikan.

h) Arsip indeks silang, merupakan tembusan surat order pengiriman yang diarsipkan secara alvabetik menurut nama pelanggan untuk memudahkan menjawab pertanyaan dari pelanggan mengenai status pesanannya.

2) Faktur dan tembusannya

Faktur penjualan merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar untuk mencatat timbulnya piutang. Berbagai faktur terdiri dari: a) Tembusan fungsi penjualan, dokumen ini merupakan lembar

pertama yang dikirim oleh fungsi penagihan kepada pelanggan, jumlah lembar yang dikirim kepada pelanggan tergantung dari permintaan pelanggan.

commit to user

yang dikirim oleh fungsi penagihan ke fungsi akuntansi sebagai dasar mencatat piutang.

c) Tembusan jurnal penjualan, merupakan tembusan faktur penjualan yang dikirimkan oleh fungsi penagihan ke fungsi akuntansi sebagai dasar mencatat penjualan dalam jurnal penjualan.

d) Tembusan analisis, merupakan tembusan faktur penjualan yang dikirim oleh fungsi penagihan ke fungsi akuntansi sebagai dasar menghitung harga pokok penjualan yang dicatat dalam kartu persediaan.

e) Tembusan wiraniaga, dokumen ini diberikan oleh fungsi penagihan kepada wiraniaga untuk memberitahu bahwa order dari pelanggan yang lewat di tangannya telah dipenuhi sehingga memungkinkan menghitung komisi penjualan yang menjadi haknya.

3) Rekapitulasi harga pokok penjualan

Rekapitulasi harga pokok penjualan merupakan dokumen pendukung yang digunakan untuk menghitung total harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu.

4) Bukti memorial

Bukti memorial merupakan dokumen sumber untuk mencatat ke dalam jurnal umum. Dalam sistem penjualan kredit, bukti memorial merupakan dokumen sumber untuk mencatat harga pokok

commit to user

produk yang dijual selama periode tertentu. c. Catatan akuntansi yang digunakan

Menurut Mulyadi (2001:221) catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penjualan kredit adalah:

1) Jurnal penjualan

Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat transaksi-transaksi baik secara tunai maupun kredit.

2) Jurnal umum

Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat harga pokok produk yang telah terjual selama periode akuntansi tertentu.

3) Kartu gudang

Catatan ini digunakan oleh fungsi gudang untuk mencatat mutasi dan persediaan fisik barang yang disimpan dalam gudang.

4) Kartu persediaan

Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi jenis persediaan.

5) Kartu piutang

Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi piutang perusahaan kepada tiap-tiap debiturnya.

d. Jaringan prosedur yang membentuk sistem Penjualan Kredit

Menurut Mulyadi (2001:222) jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit adalah:

commit to user

Dalam prosedur ini fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan menambahkan informasi penting pada surat order dari pembeli,

fungsi penjualan kemudian membuat surat order pengiriman kepada berbagai fungsi yang lain untuk memungkinkan fungsi tersebut memberikan kontribusi dalam malayani order dari pembeli.

2) Prosedur persetujuan kredit

Dalam prosedur ini, fungsi penjualan meminta persetujuan penjualan atas order dari pelanggan kepada fungsi kredit.

3) Prosedur pengiriman

Dalam prosedur ini, fungsi pengiriman mengirimkan barang kepada pembeli sesuai dengan informasi yang tercantum dalam order pengiriman yang diterima dari bagian pengiriman.

4) Prosedur penagihan

Dalam prosedur ini, fungsi penagihan membuat faktur penjualan dan mengirimkannya kepada pembeli. Dalam metode tertentu faktur penjualan dibuat oleh fungsi penjualan sebagai tembusan pada waktu bagian ini membuat surat order pengiriman.

5) Prosedur pencatatan piutang.

Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat tembusan faktur penjualan ke dalam kartu piutang atau dalam metode pencatatan tertentu mengarsipkan dokumen tembusan menurut abjad yang berfungsi sebagai catatan piutang.

commit to user

6) Prosedur distribusi penjualan

Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mendistribusikan data penjualan menurut informasi yang diperlukan oleh manajemen. 7) Prosedur pencatatan harga pokok penjualan

Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat secara periodic total harga pokok produk yan dijual selama periode akuntansi tertentu. e. Hubungan Sistem Penjualan Kredit

dengan Sistem Pengendalian Intern

Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode, dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi, dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen (Mulyadi, 2001: 163).

Menurut Mulyadi (2001: 164), ada empat unsur sistem pengendalian intern. Keempat unsur sistem pengendalian intern tersebut adalah sebagai berikut ini:

1) Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas. Pembagian tanggung jawab fungsional dalam perusahaan sebaiknya didasarkan pada prinsip-prinsip sebagai berikut ini:

a) Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi.

b) Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap transaksi.

commit to user

2) Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya. Hal ini berarti bahwa setiap transaksi hanya dapat terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui transaksi tersebut.

3) Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.

Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang serta prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin tugas yang sehat dalam pelaksanaannya. Cara-cara umum yang ditempuh oleh perusahaan dalam menciptakan praktik yang sehat sebagai berikut ini:

a) Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya harus dipertanggungjawabkan oleh pihak yang berwenang.

b) Pemeriksan mendadak yang dilaksanakan tanpa pemberitahuan lebih dahulu pada pihak yang akan diperiksa, dengan jadwal yang tidak teratur.

c) Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi tanpa ada campur tangan dari orang atau unit organisasi lain.

commit to user

d) Perputaran jabatan yang diadakan secara rutin, sehingga akan dapat menjaga independensi pejabat dalam melaksanakan tugasnya, sehingga penyelewengan dapat dihindari.

e) Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak.

f) Secara periodik dilakukan pencocokan fisik kekayaan dengan pencatatannya.

g) Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek keefektifan unsur-unsur sistem pengendalian intern yang lain. 4) Karyawan yang cakap dan mempunyai mutu di bidangnya.

Tingkat kecakapan karyawan mempengaruhi sukses tidaknya suatu sistem pengendalian intern. Karyawan yang jujur dan ahli dalam bidang yang menjadi tanggung jawabnya akan dapat melaksanakan pekerjaanya dengan baik, meskipun hanya sedikit unsur sistem pengendalian intern yang mendukungnya. Cara-cara yang ditempuh perusahaan untuk mendapatkan karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya antara lain sebagi berikut ini:

a) Seleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang dituntut oleh pekerjaannya.

b) Pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi karyawan perusahan, sesuai dengan tuntutan perkembangan pekerjaannya.

commit to user

f. Aktivitas Pengendalian Dalam Tahapan Prosedur Penjualan Kredit

Aktivitas pengendalian bertujuan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Aktivitas pengendalian dalam tahapan prosedur penjualan kredit dapat dilihat dalam Tabel II.1

Hubungan Sistem Akuntansi dan Aktivitas Pengendalian

Serta Akibat yang Mungkin Timbul dari Tidak Adanya Aktivitas Pengendalian

Tahapan Prosedur

Fungsi Dokumen Catatan Aktivitas Pengendalian Akibat/

Potensi Kerugian/ Kecurangan

Penerimaan ordervdari customer

Penjualan 1. Surat Order Penjualan

2. Surat Order Pengiriman

1. Penentuan bahwa customer berada dalam daftar customer yang telah disetujui.

2. Penggunaan Surat Order Penjualan yang diotorisasi untuk setiap penjualan

Penjualan dilakukan kepada

customer yang tidak semestinya

Otorisasi pemberian kredit

Keuangan 1. Surat Order Pengiriman

1. Bagian kredit mengecek semua

customer baru.

2. Pengecekan batas kredit sebelum penjualan kredit dilaksanakan.

1. Penjualan kredit dilakukan tanpa persetujuan.

Pengiriman barang

Pengiriman 1. Surat Order Pengiriman

2. Surat Pengiriman Barang

Kartu Gudang

1. Barang dikeluarkan dari gudang hanya atas dasar Surat Order Pengiriman yang telah diotorisasi.

2. Pengecekan barang yang dikirim dengan Surat Order Pengiriman

1. Barang dikeluarkan dari gudang untuk order yang tidak sah.

2. Barang yang dikirim tidak sama dengan barang yang

dipesan.

Hubungan Sistem Akuntansi dan Aktivitas Pengendalian

Serta Akibat yang Mungkin Timbul dari Tidak Adanya Aktivitas Pengendalian ( Lanjutan )

Tahapan Prosedur

Fungsi Dokumen Catatan Aktivitas Pengendalian Akibat/

Potensi Kerugian/ Kecurangan

3. Pemisahan Fungsi Pengiriman barang dan Fungsi Penjualan. 4. Pembuatan dokumen

pengiriman untuk setiap pengiriman barang.

3. Pengiriman barang yang tidak diotorisasi dapat terjadi

Penagihan Akuntansi 1. Surat

Tagihan

2. Faktur Penjualan

Kartu Piutang

1. Setiap Faktur Penjualan harus dilampiri dengan Surat Order Penjualan yang telah diotorisasi dan dokumen

pengiriman.

2. Pencocokan Faktur Penjualan dengan

1. Penagihan dibuat untuk transaksi fiktif.

2. Pengiriman barang tidak diikuti dengan penagihan.

Dokumen Pengiriman. 3. Pengecekan independen

pemberian harga dalam Faktur Penjualan.

Hubungan Sistem Akuntansi dan Aktivitas Pengendalian

Serta Akibat yang Mungkin Timbul dari Tidak Adanya Aktivitas Pengendalian ( Lanjutan )

Tahapan Prosedur

Fungsi Dokumen Catatan Aktivitas Pengendalian Akibat/

Potensi Kerugian/ Kecurangan

Pencatatan Akuntansi 1. Surat Pengiriman Barang

2. Faktur Penjualan

1. Kartu Piutang

2. Jurnal Penjualan

1. Setiap pencatatan harus dilandasi dokumen sumber Faktur Penjualan dan dokumen pendukung yang lengkap. 2. Pengecekan secara independen posting

kedalam buku pembantu piutang dengan akun kontrol piutang dalam buku besar.

3. Pertanggungjawaban semua Faktur Penjualan secara periodik.

4. Panduan akun dan review pemberian kode akun

5. Pengiriman pernyataan piutang bulanan kepada debitur.

1. Transaksi

penjualan kredit fiktif dicatat. 2. Faktur penjualan

tidak dicatat ke akun piutang customer

3. Faktur penjualan dicatat dalam akun yang salah.

commit to user

B. PENYAJIAN DAN ANALISIS DATA

PT Tiga Pilar Sejahtera Food dalam melaksanakan usahanya mengunakan dua sistem penjualan, secara tunai dan kredit, penjualan secara kredit yang dilaksanakan PT Tiga Pilar Sejahtera Food yaitu menjual produk yang dihasikan perusahaan kepada distributor yang dilakukan pengiriman terlebih dahulu kemudian pembayaran dalam jangka waktu kredit. Pada awalnya calon distributor mengajukan diri kepada perusahaan untuk menjadi distributor yang sanggup menjual atau memasarkan produk PT Tiga Pilar Sejahtera Food sesuai dengan prosedur yang ditetapkan perusahaan. Setelah menerima data calon distributor, perusahaan akan memilih dan menunjuk distributor yang berhak memasarkan produk PT Tiga Pilar Sejahtera Food. Jika distributor telah disetujui perusahaan akan melakukan pengiriman barang sesuai dengan rencana penjualan dalam satu bulan kepada distributor. Setelah barang diterima distributor perusahaan akan mengirimkan faktur penjualan kepada distributor. Setelah jatuh tempo pelunasan piutang, distributor berkewajiban melakukan pembayaran piutang melalui rekening perusahaan.

Unsur yang terkait dalam penjualan kredit PT Tiga Pilar Sejahtera Food adalah:

commit to user

1. Fungsi yang terkait dalam sistem penjualan kredit

PT Tiga Pilar Sejahtera Food

a. Fungsi Penjualan

Fungsi penjualan pada PT Tiga Pilar Sejahtera Food dilaksanakan oleh departemen sales. Fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima order dari pembeli, mengedit order dari pelanggan untuk menambahkan informasi yang belum ada pada Surat Order, membuat jadwal pengiriman barang dan membuat Surat Order Pengiriman Barang.

b. Fungsi Kredit

Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk meneliti status kredit distributor dan menganalisa piutang terkait distributor yang akan ditunjuk. Jika distributor tidak memiliki permasalahan dengan saldo piutang maka rencana penjualan dalam satu bulan akan disetujui. Fungsi kredit pada PT Tiga Pilar Sejahtera Food dilaksanakan oleh Ka Div accounting dan Departemen finance.

c. Fungsi Pengiriman

Fungsi pengiriman pada PT Tiga Pilar Sejahtera Food dilaksanakan oleh departemen Delivery. Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk, mengirimkan barang atas dasar surat order pengiriman yang diterima dari Fungsi Penjualan, mencari alat transportasi/truck untuk pengangkutan produk yang akan dikirim ke

commit to user

distributor. Bagian ini akan menyerahkan surat Order Pengiriman Barang kepada transporter untuk diserahkan bagian gudang.

d. Fungsi Gudang

Fungsi gudang pada PT Tiga Pilar Sejahtera Food dilaksanakan oleh departemen warehouse. Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk menyimpan barang, menyiapkan barang yang akan dikirim sesuai dengan jenis dan jumlah yang tertera pada surat perintah penyiapan barang, melakukan pemuatan barang ke dalam truck.

e. Fungsi Akuntansi

Fungsi akuntansi pada PT Tiga Pilar Sejahtera Food dilaksanakan oleh departemen Accounting. Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab mencatat piutang yang terjadi dari transaksi penjualan, menerima bukti transfer bank sebagai bukti pembayaran piutang, membuat bukti kas masuk atas pelunasan piutang.

f. Fungsi Penagihan

Fungsi penagihan pada PT Tiga Pilar Sejahtera Food dilaksanakan oleh departemen Accounting. Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk untuk membuat Faktur Penjualan dan Faktur Pajak dan mengirimkan Faktur Penjualan kepada distributor.

commit to user

2. Dokumen yang digunakan

Dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan kredit pada PT Tiga Pilar Sejahtera Food adalah:

a. Surat Pengiriman Barang

Surat Pengiriman Barang dibuat oleh bagian penjualan setelah menerima order dari pelanggan. Surat ini digunakan sebagai bukti pengeluaran barang gudang. Surat ini dibuat rangkap tiga, lembar pertama diserahkan transporter untuk diserahkan ke distributor sekaligus sebagai surat jalan. Lembar kedua diserahkan bagian akuntansi yang digunakan sebagai acuan untuk menjurnal piutang. Lembar ketiga digunakan sebagai arsip bagian gudang.

b. Packing list

Packing list adalah dokumen yang dibuat oleh bagian penjualan. Setelah menerima persetujuan kredit bagian penjualan membuat

Packing list. Dokumen ini akan dimintakan otorisasi ke Departemen

Product Planing & Inventory Control untuk memastikan bahwa barang yang akan dikirim jenis dan jumlahnya tersedia.

c. Surat Perintah Penyiapan Barang

Surat Perintah Penyiapan Barang adalah surat order yang dibuat oleh bagian pengiriman kepada bagian gudang untuk dilakukan pengiriman. Setelah menerima dokumen ini bagian gudang akan segera menyiapkan barang sesuai dengan yang tertera pada Surat Perintah Penyiapan Barang. Kemudian dilakukan pemuatan barang ke truk.

commit to user

d. Faktur penjualan dan Faktur pajak

Dokumen ini digunakan pada saat ada penjualan kepada pelanggan/distributor yang sekaligus berfungsi sebagai faktur pajak. Dokumen ini dibuat oleh bagian akuntansi setelah menerima SPB dari gudang. Dokumen ini akan dikirimkan ke distributor sebagai bukti penjualan barang sekaligus memberikan perincian nominal piutang. 3. Catatan Akuntansi yang digunakan

a. Jurnal Penjualan

Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat transaksi penjualan pada PT Tiga Pilar Sejahtera Food,Tbk.

b. kartu piutang

Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat jumlah piutang PT Tiga Pilar Sejahtera Food,Tbk.

c. Kartu Gudang

Catatan ini diselenggarakan oleh bagian gudang untuk mencatat keluar masuknya barang dari gudang dan mencatat persediaan fisik barang dalam gudang.

commit to user

4. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Penjualan Kredit

a. Prosedur penjualan

Prosedur penjualan pada PT Tiga Pilar Sejahtera Food,Tbk dimulai dengan menerima Surat Order Pembelian dari pelanggan. Setelah menerima order dari pelanggan bagian penjualan akan meminta otorisasi dari bagian kredit terkait dengan status kredit pelanggan. Setelah pelanggan mendapat persetujuan kredit, bagian penjualan akan membuat surat pengiriman barang, surat pengiriman barang akan dibuat rangkap 3, lembar ke-1 akan diserahkan kepada bagian gudang sebagai pedoman pemuatan barang, lembar ke-2 diserahkan kepada bagian pengiriman, lembar ke-3 diserahkan kepada bagian penagihan.

b. Prosedur Persetujuan kredit

Bagian finance dan Accounting akan melakukan analisa piutang distributor terkait dengan penjualan produk berdasarkan Surat Order Pengiriman dan rencana yang diajukan bagian penjualan. Setelah dipastikan bahwa distributor tidak memiliki permasalahan dengan saldo piutang maka Surat Order Pengiriman akan disetujui dan diotorisasi. Setelah disetujui dan diotorisasi bagian Finance dan Accounting, Surat Pengiriman Barang yang telah diotorisasi diserahkan kepada bagian

Sales dan Marketing. c. Prosedur Pengiriman

commit to user

Bagian pengiriman akan menerina surat pengiriman barangdan kirim dari bagian penjualan. Berdasarkan ketiga dokumen tersebut bagian penjualan akan mencari alat transportasi/ truk untuk pengiriman barang. Bagian pengiriman akan mencetak surat perintah penyiapan barang. Surat perintah penyiapan barang akan dibuat rangkap 3, lembar ke-1 diserahkan kebagian gudang, lembar ke-2 diserahkan bagian akuntansi sebagai pedoman penbuatan faktur penjualan lembar ke-3 akan diserahkan ke transporter truk untuk selanjutnya diserahkan ke admin gudang pada saat pemuatan barang. PO dibuat bagian penjualan untuk diserahkan ke bagian gudang untuk memberi informasi mengenai biaya kirim, jenis truck dan jumlah yang harus dimuat.

d. Prosedur Gudang

Bagian gudang akan menyiapkan barang yang akan dikirim sesuai dengan surat perintah penyiapan barang. Setelah truk sampai digudang bagian gudang melihat surat perintah penyiapan barang yang dibawa transporte truck untuk dicocokan dengan surat perintah penyiapan barang yang diterima dari gudang. Setelah surat perintah penyiapan barang sesuai bagian gudang akan melakukan pemuatan barang ke truck. Setelah barang selesai dimuat bagian gudang menyerahkan surat pengiriman barang kepada distributor melalui transporter sekaligus sebagai surat jalan. Bagian gudang akan mencatat pengeluaran barang gudang pada kartu gudang.

commit to user

Pada prosedur ini fungsi penagihan membuat faktur penjualan dan mengirimkanya kepada distributor.

f. Prosedur Pencatatan Piutang

Pada saat rencana penjualan disetujui, bagian akuntansi menginput data distributor yang akan menerima kiriman produk PT Tiga Pilar Sejahtera. Setelah menerima surat pengiriman barang dari gudang, bagian akuntansi akan akan mencatat piutang kedalam kartu piutang.

Pada saat piutang hampir jatuh tempo bagian akuntansi memberitahukan kepada distributor, menanyakan rencana pembayaran dan mengirim tagihan piutang.

5. Bagan Alir

Berdasarkan uraian sistem penjualan kredit PT Tiga Pilar Sejahtera Food, Tbk Sragen dapat dibuat bagan alir sebagai berikut:

commit to user

BAGIAN PENJUALAN

Gambar II.1 Bagan Alir sistem penjualan Kredit PT Tiga Pilar Sejahtera Food. Surat order 1 pembelian Packing list Mulai Memyerahkan surat order pembelian kepada bagian kredit Menerima Order dari pelanggan Surat order pembelian 1 2 Membuat surat pengiriman barang 3 2 Surat pengiriman 1 barang

4 3

5 2

Surat order 1 pembelian

Surat order 1 pembelian

commit to user

BAGIAN KREDIT

Gambar II.1 Bagan Alir sistem penjualan Kredit PT Tiga Pilar Sejahtera (lanjutan)

2 1

Memberi otorisasi

kredit Memeriksa status kredit

2

2 Surat order 1 pembelian

Surat order 1 pembelian

commit to user

BAGIAN PENGIRIMAN

Gambar II.1 Bagan Alir sistem penjualan Kredit PT Tiga Pilar Sejahtera Food (lanjutan) .

Surat pengiriman 2 barang

Packing list

6 Surat pengiriman 2 barang 4 Membuat Surat Perintah Penyiapan Barang 2

Surat pengiriman 2 barang

7

Surat pengiriman 1 barang

Mengirimkan barang kepada

distributor

2 Surat pengiriman 1 barang

Diserahkan kepada distributor beserta barang

Surat Perintah 1 penyiapan barang

commit to user

BAGIAN GUDANG

Gambar II.1 Bagan Alir sistem penjualan Kredit PT Tiga Pilar Sejahtera Food (lanjutan)

Surat Perintah Penyiapan barang

6

Surat Perintah Penyiapan barang Surat pengiriman 1

barang 3

Menyiapkan barang

Surat pengiriman 1 barang

Kartu gudang

commit to user

BAGIAN PENAGIHAN

Gambar II.1 Bagan Alir sistem penjualan Kredit PT Tiga Pilar Sejahtera Food (lanjutan)

Faktur pajak Surat pengiriman 3 barang

5

Membuat faktur penjualan dan

faktur pajak

Faktur Penjualan 2

8 Faktur Penjualan 1

Dikirim ke distributor

commit to user

BAGIAN AKUNTANSI

Gambar II.1 Bagan Alir sistem penjualan Kredit PT Tiga Pilar Sejahtera Food (lanjutan

8

Faktur Penjualan 1

Jurnal penjualan

Kartu piutang

Mencatat dalam jurnal penjualan

dan kartu piutang

Faktur Penjualan 1

T

commit to user

6. Sistem Pengendalian Intern dalam sistem penjualan kredit

pada PT Tiga Pilar Sejahtera

Sistem Pengendalian Intern dalam Sistem Penjualan Kredit pada PT Tiga Pilar Sejahtera Food

a. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional 1) Transaksi penjualan kredit dilaksanakan oleh lebih dari satu

fungsi yaitu fungsi penjualan, fungsi kredit, fungsi pengiriman, fungsi gudang, fungsi penagihan dan fungsi akuntansi. Masing-masing fungsi tersebut dijalankan oleh bagian-bagian yang berbeda. Fungsi penjualan dijalankan oleh bagian penjualan, fungsi gudang dijalankan oleh bagian gudang, fungsi pengiriman dijalankan oleh bagian pengiriman dan fungsi akuntansi dijalankan oleh bagian akuntansi.

2) Fungsi penjualan terpisah dari fungsi akuntansi. Dengan adanya pemisahan fungsi tersebut maka catatan piutang dapat dijamin ketelitian dan keandalannya serta kekayaan perusahaan (piutang) dapat dijamin keamanannya. Pemisahan fungsi ini juga menghindari adanya manipulasi data akuntansi diperusahaan. b. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan

1) Persetujuan dimulainya kegiatan penjualan diwujudkan dalam bentuk otorisasi pada Surat pengiriman barang dari bagian penjualan.

commit to user

2) Bagian gudang hanya akan mengeluarkan barang setelah mendapat Surat Perintah Penyiapan Barang yang telah diotorisasi oleh bagian penjualan dan bagian pengiriman.

3) Faktur penjualan dibuat oleh bagian akuntansi setelah mendapat Surat Pengiriman Barang dari bagian gudang.

4) Pencatatan ke dalam jurnal umum didasarkan pada faktur Penjualan.

c. Praktik yang sehat

1) Penggunaan surat dan dokumen sudah bernomor urut tercetak dan penggunaannya didistribusikan kepada bagian-bagian yang terkait.

2) Dokumen yang digunakan dicetak rangkap.

3) Masing-masing bagian mengarsip dokumen yang diperlukan.

4) Sebelum mengirimkan barang, bagian pengiriman menghitung kembali barang yang akan dikirim ke pelanggan.

5) Secara periodik fungsi akuntansi mengirim pernyataan piutang kepada pelanggan untuk menguji ketelitian catatan piutang yang diselenggarakan oleh fungsi akuntansi.

d. Karyawan yang cakap dalam bidangnya.

PT Inti Gas kabupaten Sragen melakukan perekrutan karyawan melalui hasil seleksi dengan latar belakang pendidikan yang telah ditetapkan berdasarkan bidangnya.

commit to user

7. Evaluasi sistem penjualan kredit PT Tiga Pilar Sejahtera Food a. Evaluasi terhadap Fungsi yang Terkait

Pada PT Tiga Pilar Sejahtera Food, fungsi yang terkait dalam sistem penjualan kredit terdiri dari fungsi penjualan, fungsi kredit, fungsi pengiriman, fungsi gudang dan fungsi akuntansi. Pada sistem penjualan kredit PT Tiga Pilar Sejahtera fungsi penagihan dikejakan oleh fungsi Akuntansi.

Menurut Mulyadi (2001:224) mengatakan bahwa Fungsi Akuntansi harus terpisah dari Fungsi Penjualan dan Fungsi Kredit. Fungsi yang terkait dalam sistem penjualan kredit pada PT Tiga Pilar Sejahtera adalah akuntansi yang dijalankan bagian akuntansi, Fungsi Penjualan yang dilakukan oleh Bagian Penjualan, Fungsi Kredit dilakukan oleh bagian kredit.

Menurut Mulyadi (2001:22) mengatakan bahwa Fungsi Akuntansi harus terpisah dari Fungsi kas. Fungsi Akuntansi yang bertanggung jawab atas pencatatan piutang berada di tangan bagian piutang dan Fungsi Kas yang bertanggung jawab atas penerimaan kas berada ditanggan bagian kasa. Pada PT Tiga Pilar Sejahtera Fungsi Akuntansi tidak terpisah dari fungsi kas, hal ini menyebabkan sistem pengendalian intern yang kurang baik. Kondisi seperti ini memungkinkan karyawa untuk berbuat kecurangan dengan cara menunda pencatatan peerimaan kas dari seorang debitur, menggunakan kas yang diterima dari debitur, menggunakan kas yang

commit to user

diterima untuk kepentingan pribadi dan menutup kecuranganya dengan cara mencatat ke dalam kartu piutang debitur tersebut dari penerimaan kas dari debitur lain.

b. Evaluasi terhadap Dokumen yang Digunakan

Dokumen yang digunakan pada sistem penjualan kredit pada PT Tiga Pilar Sejahtera yaitu Surat Pengiriman Barang, Packing list, Surat Perintah Penyiapan Barang, Faktur penjualan dan Faktur pajak. Untuk penggunaan dokumen dalam sistem penjualan kredit telah sesuai dengan teori penjualan kredit.

Setiap dokumen yang digunakan dalam kegiatan penjualan kredit akan diminta otorisasi dari Bagian yang berwenang, sehingga data-data tersebut dapat dipertanggungjawabkan keakuratannya. Dokumen sudah dibuat rangkap dan telah diberi tanda atau bernomor urut cetak. Dampak bagi PT Tiga Pilar Sejahtera yaitu dapat mempermudah dalam pengarsipan dan penelusuran serta pertanggungjawaban karyawan apabila terjadi penyelewengan dan kecurangan.

Menurut Mulyadi (2001:163) terkait dengan tujuan Sistem Pengendalian Intern yang kedua yaitu mengecek ketelitian dan keandalan data akuntasi. Pada PT Tiga Pilar Sejahtera Dokumen yang digunakan sudah sesuai dengan teori Sistem Penjualan Kredit.

c. Evaluasi terhadap Catatan Akuntansi yang Digunakan

Pada PT Tiga Pilar Sejahtera Food, catatan akuntansi yang digunakan meliputi Jurnal Penjualan, kartu piutang, Kartu Gudang

commit to user

Catatan tersebut diselenggarakan oleh bagian terkait, sesuai dengan terjadinya transaksi penjualan kredit. Pencatatan transaksi dilakukan atas dasar dokumen sumber, yang nantinya akan menghasilkan catatan akuntansi yang akurat. Misalnya catatan akuntansi yang berupa jurnal penjualan dibuat atas dasar faktur penjualan. Catatan akuntansi tersebut akan dijadikan sebagai dasar pelaporan kepada direktur. Secara garis besar catatan yang diselenggarakan oleh bagian akuntansi telah baik.

d. Evaluasi terhadap Jaringan Prosedur

Jaringan prosedur yang dilaksanakan PT Tiga Pilar Sejahtera Food sudah cukup baik. Hal ini dimulai dengan Prosedur penjualan, Prosedur Persetujuan kredit, Prosedur Pengiriman, Prosedur Pencatatan Piutang.

Bagian yang terkait dalam sistem penjualan kredit tidak terpusat pada satu bagian tetapi telah dibagi dalam beberapa bagian. Namun ada prosedur yang dijalankan oleh bagian yang sama, yaitu prosedur akuntansi dan prosedur penagihan ditangani oleh satu bagian yakni bagian akuntansi.

commit to user

e. Evaluasi terhadap Sistem Pengendalian Intern

Secara umum, PT Tiga Pilar Sejahtera Food sudah menjalankan sistem pengendalian dengan cukup baik. Hal ini dibuktikan dengan adanya:

1) Pemisahan tiga fungsi pokok yaitu fungsi operasi, fungsi penyimpanan, dan fungsi pencatatan. Selain itu, transaksi penjualan kredit dilaksanakan lebih dari satu bagian.

2) Sistem otorisasi dilaksanakan oleh karyawan yang diberi tugas dan wewenang. Tidak ada satupun transaksi yang dilaksanakan tanpa otorisasi oleh bagian yang berwenang dan setiap transaksi dicatat dalam catatan akuntansi yang sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan oleh perusahaan. Otorisasi dilakukan dengan membubuhkan tanda tangan oleh petugas yang memilki wewenang pada dokumen sumber ataupun dokumen pendukung setiap transaksinya, dengan demikian kekayaan perusahaan terjamin keamanannya.

3) Pencatatan dilakukan oleh kar yawan yang diberi wewenang dan didasarkan pada dokumen sumber.

4) Semua dokumen yang dibuat telah diberi nomor urut tercetak dan diarsipkan untuk pengecekan dalam hal penjualan kreditnya. 5) Dokumen dibuat rangkap sehingga pendistribusiannya cukup untuk

commit to user

BAB III TEMUAN

C. TEMUAN

Setelah penulis menyelesaikan magang di PT Tiga Pilar Sejahtera Food, maka penulis dapat menemukan temuan berupa kelebihan dan kelemahan sebagai berikut.

1. Kelebihan

Dalam sistem penjualan kredit pada PT PT Tiga Pilar Sejahtera Food terdapat beberapa temuan kelebihan, antara lain :

a. Jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit yang dilakukan oleh PT Tiga Pilar Sejahtera Food sudah baik dan dilakukan oleh fungsi yang terkait. Hal ini telah sesuai dengan jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit yang seharusnya dilakukan oleh perusahaan.

b. Di PT Tiga Pilar Sejahtera Food telah terdapat pemisahan fungsi dari masing-masing bagian yang terlibat dalam pelaksanaan sistem penjualan kredit.

c. Dalam setiap tahapan pencatatan transaksi penjualan kredit dilakukan oleh beberapa bagian. Dengan adanya tanggung jawab pada masing-masing bagian pada setiap pencatatan transaksi penjualan kredit, maka akan tercipta pengendalian intern yang baik.

commit to user

d. Penggunaan dokumen yang telah disesuaikan dengan kebutuhan dan diotorisasi pihak yang berwenang, sehingga dapat menghasilkan dokumen pembukuan yang dapat dipercaya.

2. Kelemahan

Dalam sistem penjualan kredit pada PT PT Tiga Pilar Sejahtera Food terdapat temuan kelemahan, yaitu belum adanya perputaran fungsi atau jabatan dalam menjalankan sistem penjualan kredit pada PT Tiga Pilar Sejahtera Food, hal ini dikhawatirkan akan memicu praktik-praktik yang tidak sesuai dengan prosedur.

Selain itu Sistem pengendalian intern yang ada masih belum terdapat unit organisasi yang bertugas mengecek keefektifan unsur-unsur sistem pengendalian intern.

commit to user

BAB IV PENUTUP

A. Kesimpulan

Setelah penulis melakukan penelitian dan evaluasi data sistem penjualan kredit pada PT Tiga Pilar Sejahtera Food,Tbk, maka dapat disimpulkan bahwa:

1. Sistem penjualan kredit yang diterapkan oleh PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk sudah cukup bagus dan memadai. Hal ini dapat dinilai dari Fungsi yang berkaitan dengan penjualan kredit telah dimiliki oleh PT Tiga Pilar Sejahtera Food,Tbk. Dokumen dan catatan yang digunakan pada PT Tiga Pilar Sejahtera Food,Tbk sudah dilakukan otorisasi dari pihak yang berwenang. Prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit telah dilakukan dengan baik, sesuai dengan kewajiban dan wewenang masing masing bagian. Unsur pengendalian intern yang terdapat pada PT Tiga Pilar Sejahtera Food, Tbk yaitu organisasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan serta praktik yang sehat sudah berjalan dengan baik

2. Dari hasil evaluasi penjualan kredit pada PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk terdapat beberapa kelebihan dan kekurangan. Belum adanya perputaran Fungsi dan jabatan pada sistem penjualan kredit menjadi kelemahan perusahaan. Kelebihan yang ada yaitu secara umum sistem penjualan kredit PT Tiga Pilar Sejahtera telah berjalan dengan baik.

commit to user

B. Rekomendasi

Berdasarkan kelemahan dalam pembahasan sebelumnya, penulis mengajukan beberapa saran yang berhubungan dengan kelemahan dalam pelaksanaan sistem penjualan kredit. Penulis menyarankan sebaiknya PT Tiga Pilar Sejahtera Food melakukan perputaran fungsi atau jabatan dalam menjalankan sistem akuntansi penjualan kredit. Dengan Perputaran jabatan ini diharapkan apabila ada praktik- praktik yang tidak sesuai prosedur yang dilakukan karyawan dapat diketahui pihak manajemen.

Selain itu PT Tiga Pilar Sejahtera Food hendaknya membuat unit organisasi yang bertugas mengecek keefektifan unsur-unsur sistem pengendalian intern. Hal ini dilakukan agar sistem pengendalian intern penjualan kredit dapat berjalan dengan baik.

commit to user

Catatan tersebut diselenggarakan oleh bagian terkait, sesuai dengan terjadinya transaksi penjualan kredit. Pencatatan transaksi dilakukan atas dasar dokumen sumber, yang nantinya akan menghasilkan catatan akuntansi yang akurat. Misalnya catatan akuntansi yang berupa jurnal penjualan dibuat atas dasar faktur penjualan. Catatan akuntansi tersebut akan dijadikan sebagai dasar pelaporan kepada direktur. Secara garis besar catatan yang diselenggarakan oleh bagian akuntansi telah baik.

d. Evaluasi terhadap Jaringan Prosedur

Jaringan prosedur yang dilaksanakan PT Tiga Pilar Sejahtera Food sudah cukup baik. Hal ini dimulai dengan Prosedur penjualan, Prosedur Persetujuan kredit, Prosedur Pengiriman, Prosedur Pencatatan Piutang.

Bagian yang terkait dalam sistem penjualan kredit tidak terpusat pada satu bagian tetapi telah dibagi dalam beberapa bagian. Namun ada prosedur yang dijalankan oleh bagian yang sama, yaitu prosedur akuntansi dan prosedur penagihan ditangani oleh satu bagian yakni bagian akuntansi.

commit to user

e. Evaluasi terhadap Sistem Pengendalian Intern

Secara umum, PT Tiga Pilar Sejahtera Food sudah menjalankan sistem pengendalian dengan cukup baik. Hal ini dibuktikan dengan adanya:

1) Pemisahan tiga fungsi pokok yaitu fungsi operasi, fungsi

penyimpanan, dan fungsi pencatatan. Selain itu, transaksi penjualan kredit dilaksanakan lebih dari satu bagian.

2) Sistem otorisasi dilaksanakan oleh karyawan yang diberi tugas dan

wewenang. Tidak ada satupun transaksi yang dilaksanakan tanpa otorisasi oleh bagian yang berwenang dan setiap transaksi dicatat dalam catatan akuntansi yang sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan oleh perusahaan. Otorisasi dilakukan dengan membubuhkan tanda tangan oleh petugas yang memilki wewenang pada dokumen sumber ataupun dokumen pendukung setiap transaksinya, dengan demikian kekayaan perusahaan terjamin keamanannya.

3) Pencatatan dilakukan oleh kar yawan yang diberi wewenang

dan didasarkan pada dokumen sumber.

4) Semua dokumen yang dibuat telah diberi nomor urut tercetak dan

diarsipkan untuk pengecekan dalam hal penjualan kreditnya.

5) Dokumen dibuat rangkap sehingga pendistribusiannya cukup untuk

commit to user BAB III

TEMUAN

C. TEMUAN

Setelah penulis menyelesaikan magang di PT Tiga Pilar Sejahtera Food, maka penulis dapat menemukan temuan berupa kelebihan dan kelemahan sebagai berikut.

1. Kelebihan

Dalam sistem penjualan kredit pada PT PT Tiga Pilar Sejahtera Food terdapat beberapa temuan kelebihan, antara lain :

a. Jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit yang

dilakukan oleh PT Tiga Pilar Sejahtera Food sudah baik dan dilakukan oleh fungsi yang terkait. Hal ini telah sesuai dengan jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit yang seharusnya dilakukan oleh perusahaan.

b. Di PT Tiga Pilar Sejahtera Food telah terdapat pemisahan fungsi dari

masing-masing bagian yang terlibat dalam pelaksanaan sistem penjualan kredit.

c. Dalam setiap tahapan pencatatan transaksi penjualan kredit dilakukan

oleh beberapa bagian. Dengan adanya tanggung jawab pada masing-masing bagian pada setiap pencatatan transaksi penjualan kredit, maka akan tercipta pengendalian intern yang baik.

commit to user

d. Penggunaan dokumen yang telah disesuaikan dengan kebutuhan dan

diotorisasi pihak yang berwenang, sehingga dapat menghasilkan dokumen pembukuan yang dapat dipercaya.

2. Kelemahan

Dalam sistem penjualan kredit pada PT PT Tiga Pilar Sejahtera Food

terdapat temuan kelemahan, yaitu belum adanya perputaran fungsi atau

jabatan dalam menjalankan sistem penjualan kredit pada PT Tiga Pilar Sejahtera Food, hal ini dikhawatirkan akan memicu praktik-praktik yang tidak sesuai dengan prosedur.

Selain itu Sistem pengendalian intern yang ada masih belum terdapat unit organisasi yang bertugas mengecek keefektifan unsur-unsur sistem pengendalian intern.

commit to user BAB IV PENUTUP

A. Kesimpulan

Setelah penulis melakukan penelitian dan evaluasi data sistem penjualan kredit pada PT Tiga Pilar Sejahtera Food,Tbk, maka dapat disimpulkan bahwa:

1. Sistem penjualan kredit yang diterapkan oleh PT Tiga Pilar Sejahtera Food

Tbk sudah cukup bagus dan memadai. Hal ini dapat dinilai dari Fungsi yang berkaitan dengan penjualan kredit telah dimiliki oleh PT Tiga Pilar Sejahtera Food,Tbk. Dokumen dan catatan yang digunakan pada PT Tiga Pilar Sejahtera Food,Tbk sudah dilakukan otorisasi dari pihak yang berwenang. Prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit telah dilakukan dengan baik, sesuai dengan kewajiban dan wewenang masing masing bagian. Unsur pengendalian intern yang terdapat pada PT Tiga Pilar Sejahtera Food, Tbk yaitu organisasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan serta praktik yang sehat sudah berjalan dengan baik

2. Dari hasil evaluasi penjualan kredit pada PT Tiga Pilar Sejahtera Food Tbk

terdapat beberapa kelebihan dan kekurangan. Belum adanya perputaran Fungsi dan jabatan pada sistem penjualan kredit menjadi kelemahan perusahaan. Kelebihan yang ada yaitu secara umum sistem penjualan kredit PT Tiga Pilar Sejahtera telah berjalan dengan baik.

commit to user

B. Rekomendasi

Berdasarkan kelemahan dalam pembahasan sebelumnya, penulis mengajukan beberapa saran yang berhubungan dengan kelemahan dalam pelaksanaan sistem penjualan kredit. Penulis menyarankan sebaiknya PT Tiga Pilar Sejahtera Food melakukan perputaran fungsi atau jabatan dalam menjalankan sistem akuntansi penjualan kredit. Dengan Perputaran jabatan ini diharapkan apabila ada praktik- praktik yang tidak sesuai prosedur yang dilakukan karyawan dapat diketahui pihak manajemen.

Selain itu PT Tiga Pilar Sejahtera Food hendaknya membuat unit organisasi yang bertugas mengecek keefektifan unsur-unsur sistem pengendalian intern. Hal ini dilakukan agar sistem pengendalian intern penjualan kredit dapat berjalan dengan baik.