Aktivitas Pengendalian Dalam Penjualan kredit

commit to user

f. Aktivitas Pengendalian Dalam

Tahapan Prosedur Penjualan Kredit Aktivitas pengendalian bertujuan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Aktivitas pengendalian dalam tahapan prosedur penjualan kredit dapat dilihat dalam Tabel II.1 commit to user Hubungan Sistem Akuntansi dan Aktivitas Pengendalian Serta Akibat yang Mungkin Timbul dari Tidak Adanya Aktivitas Pengendalian Tahapan Prosedur Fungsi Dokumen Catatan Aktivitas Pengendalian Akibat Potensi Kerugian Kecurangan Penerimaan order v dari customer Penjualan 1. Surat Order Penjualan 2. Surat Order Pengiriman 1. Penentuan bahwa customer berada dalam daftar customer yang telah disetujui. 2. Penggunaan Surat Order Penjualan yang diotorisasi untuk setiap penjualan Penjualan dilakukan kepada customer yang tidak semestinya Otorisasi pemberian kredit Keuangan 1. Surat Order Pengiriman 1. Bagian kredit mengecek semua customer baru. 2. Pengecekan batas kredit sebelum penjualan kredit dilaksanakan. 1. Penjualan kredit dilakukan tanpa persetujuan. Pengiriman barang Pengiriman 1. Surat Order Pengiriman 2. Surat Pengiriman Barang Kartu Gudang 1. Barang dikeluarkan dari gudang hanya atas dasar Surat Order Pengiriman yang telah diotorisasi. 2. Pengecekan barang yang dikirim dengan Surat Order Pengiriman 1. Barang dikeluarkan dari gudang untuk order yang tidak sah. 2. Barang yang dikirim tidak sama dengan barang yang dipesan. Hubungan Sistem Akuntansi dan Aktivitas Pengendalian Serta Akibat yang Mungkin Timbul dari Tidak Adanya Aktivitas Pengendalian Lanjutan Tahapan Prosedur Fungsi Dokumen Catatan Aktivitas Pengendalian Akibat Potensi Kerugian Kecurangan 3. Pemisahan Fungsi Pengiriman barang dan Fungsi Penjualan. 4. Pembuatan dokumen pengiriman untuk setiap pengiriman barang. 3. Pengiriman barang yang tidak diotorisasi dapat terjadi Penagihan Akuntansi 1. Surat Tagihan 2. Faktur Penjualan Kartu Piutang 1. Setiap Faktur Penjualan harus dilampiri dengan Surat Order Penjualan yang telah diotorisasi dan dokumen pengiriman. 2. Pencocokan Faktur Penjualan dengan 1. Penagihan dibuat untuk transaksi fiktif. 2. Pengiriman barang tidak diikuti dengan penagihan. Dokumen Pengiriman. 3. Pengecekan independen pemberian harga dalam Faktur Penjualan. Hubungan Sistem Akuntansi dan Aktivitas Pengendalian Serta Akibat yang Mungkin Timbul dari Tidak Adanya Aktivitas Pengendalian Lanjutan Tahapan Prosedur Fungsi Dokumen Catatan Aktivitas Pengendalian Akibat Potensi Kerugian Kecurangan Pencatatan Akuntansi 1. Surat Pengiriman Barang 2. Faktur Penjualan 1. Kartu Piutang 2. Jurnal Penjualan 1. Setiap pencatatan harus dilandasi dokumen sumber Faktur Penjualan dan dokumen pendukung yang lengkap. 2. Pengecekan secara independen posting kedalam buku pembantu piutang dengan akun kontrol piutang dalam buku besar. 3. Pertanggungjawaban semua Faktur Penjualan secara periodik. 4. Panduan akun dan review pemberian kode akun 5. Pengiriman pernyataan piutang bulanan kepada debitur. 1. Transaksi penjualan kredit fiktif dicatat. 2. Faktur penjualan tidak dicatat ke akun piutang customer 3. Faktur penjualan dicatat dalam akun yang salah. commit to user B. PENYAJIAN DAN ANALISIS DATA PT Tiga Pilar Sejahtera Food dalam melaksanakan usahanya mengunakan dua sistem penjualan, secara tunai dan kredit, penjualan secara kredit yang dilaksanakan PT Tiga Pilar Sejahtera Food yaitu menjual produk yang dihasikan perusahaan kepada distributor yang dilakukan pengiriman terlebih dahulu kemudian pembayaran dalam jangka waktu kredit. Pada awalnya calon distributor mengajukan diri kepada perusahaan untuk menjadi distributor yang sanggup menjual atau memasarkan produk PT Tiga Pilar Sejahtera Food sesuai dengan prosedur yang ditetapkan perusahaan. Setelah menerima data calon distributor, perusahaan akan memilih dan menunjuk distributor yang berhak memasarkan produk PT Tiga Pilar Sejahtera Food. Jika distributor telah disetujui perusahaan akan melakukan pengiriman barang sesuai dengan rencana penjualan dalam satu bulan kepada distributor. Setelah barang diterima distributor perusahaan akan mengirimkan faktur penjualan kepada distributor. Setelah jatuh tempo pelunasan piutang, distributor berkewajiban melakukan pembayaran piutang melalui rekening perusahaan. Unsur yang terkait dalam penjualan kredit PT Tiga Pilar Sejahtera Food adalah: commit to user 1. Fungsi yang terkait dalam sistem penjualan kredit PT Tiga Pilar Sejahtera Food a. Fungsi Penjualan Fungsi penjualan pada PT Tiga Pilar Sejahtera Food dilaksanakan oleh departemen sales. Fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima order dari pembeli, mengedit order dari pelanggan untuk menambahkan informasi yang belum ada pada Surat Order, membuat jadwal pengiriman barang dan membuat Surat Order Pengiriman Barang. b. Fungsi Kredit Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk meneliti status kredit distributor dan menganalisa piutang terkait distributor yang akan ditunjuk. Jika distributor tidak memiliki permasalahan dengan saldo piutang maka rencana penjualan dalam satu bulan akan disetujui. Fungsi kredit pada PT Tiga Pilar Sejahtera Food dilaksanakan oleh Ka Div accounting dan Departemen finance. c. Fungsi Pengiriman Fungsi pengiriman pada PT Tiga Pilar Sejahtera Food dilaksanakan oleh departemen Delivery. Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk, mengirimkan barang atas dasar surat order pengiriman yang diterima dari Fungsi Penjualan, mencari alat transportasitruck untuk pengangkutan produk yang akan dikirim ke commit to user distributor. Bagian ini akan menyerahkan surat Order Pengiriman Barang kepada transporter untuk diserahkan bagian gudang. d. Fungsi Gudang Fungsi gudang pada PT Tiga Pilar Sejahtera Food dilaksanakan oleh departemen warehouse. Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk menyimpan barang, menyiapkan barang yang akan dikirim sesuai dengan jenis dan jumlah yang tertera pada surat perintah penyiapan barang, melakukan pemuatan barang ke dalam truck. e. Fungsi Akuntansi Fungsi akuntansi pada PT Tiga Pilar Sejahtera Food dilaksanakan oleh departemen Accounting. Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab mencatat piutang yang terjadi dari transaksi penjualan, menerima bukti transfer bank sebagai bukti pembayaran piutang, membuat bukti kas masuk atas pelunasan piutang. f. Fungsi Penagihan Fungsi penagihan pada PT Tiga Pilar Sejahtera Food dilaksanakan oleh departemen Accounting. Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk untuk membuat Faktur Penjualan dan Faktur Pajak dan mengirimkan Faktur Penjualan kepada distributor. commit to user 2. Dokumen yang digunakan Dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan kredit pada PT Tiga Pilar Sejahtera Food adalah: a. Surat Pengiriman Barang Surat Pengiriman Barang dibuat oleh bagian penjualan setelah menerima order dari pelanggan. Surat ini digunakan sebagai bukti pengeluaran barang gudang. Surat ini dibuat rangkap tiga, lembar pertama diserahkan transporter untuk diserahkan ke distributor sekaligus sebagai surat jalan. Lembar kedua diserahkan bagian akuntansi yang digunakan sebagai acuan untuk menjurnal piutang. Lembar ketiga digunakan sebagai arsip bagian gudang. b. Packing list Packing list adalah dokumen yang dibuat oleh bagian penjualan. Setelah menerima persetujuan kredit bagian penjualan membuat Packing list. Dokumen ini akan dimintakan otorisasi ke Departemen Product Planing Inventory Control untuk memastikan bahwa barang yang akan dikirim jenis dan jumlahnya tersedia. c. Surat Perintah Penyiapan Barang Surat Perintah Penyiapan Barang adalah surat order yang dibuat oleh bagian pengiriman kepada bagian gudang untuk dilakukan pengiriman. Setelah menerima dokumen ini bagian gudang akan segera menyiapkan barang sesuai dengan yang tertera pada Surat Perintah Penyiapan Barang. Kemudian dilakukan pemuatan barang ke truk. commit to user d. Faktur penjualan dan Faktur pajak Dokumen ini digunakan pada saat ada penjualan kepada pelanggandistributor yang sekaligus berfungsi sebagai faktur pajak. Dokumen ini dibuat oleh bagian akuntansi setelah menerima SPB dari gudang. Dokumen ini akan dikirimkan ke distributor sebagai bukti penjualan barang sekaligus memberikan perincian nominal piutang. 3. Catatan Akuntansi yang digunakan a. Jurnal Penjualan Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat transaksi penjualan pada PT Tiga Pilar Sejahtera Food,Tbk. b. kartu piutang Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat jumlah piutang PT Tiga Pilar Sejahtera Food,Tbk. c. Kartu Gudang Catatan ini diselenggarakan oleh bagian gudang untuk mencatat keluar masuknya barang dari gudang dan mencatat persediaan fisik barang dalam gudang. commit to user

4. Jaringan Prosedur yang Membentuk

Sistem Penjualan Kredit a. Prosedur penjualan Prosedur penjualan pada PT Tiga Pilar Sejahtera Food,Tbk dimulai dengan menerima Surat Order Pembelian dari pelanggan. Setelah menerima order dari pelanggan bagian penjualan akan meminta otorisasi dari bagian kredit terkait dengan status kredit pelanggan. Setelah pelanggan mendapat persetujuan kredit, bagian penjualan akan membuat surat pengiriman barang, surat pengiriman barang akan dibuat rangkap 3, lembar ke-1 akan diserahkan kepada bagian gudang sebagai pedoman pemuatan barang, lembar ke-2 diserahkan kepada bagian pengiriman, lembar ke-3 diserahkan kepada bagian penagihan. b. Prosedur Persetujuan kredit Bagian finance dan Accounting akan melakukan analisa piutang distributor terkait dengan penjualan produk berdasarkan Surat Order Pengiriman dan rencana yang diajukan bagian penjualan. Setelah dipastikan bahwa distributor tidak memiliki permasalahan dengan saldo piutang maka Surat Order Pengiriman akan disetujui dan diotorisasi. Setelah disetujui dan diotorisasi bagian Finance dan Accounting, Surat Pengiriman Barang yang telah diotorisasi diserahkan kepada bagian Sales dan Marketing. c. Prosedur Pengiriman commit to user Bagian pengiriman akan menerina surat pengiriman barangdan kirim dari bagian penjualan. Berdasarkan ketiga dokumen tersebut bagian penjualan akan mencari alat transportasi truk untuk pengiriman barang. Bagian pengiriman akan mencetak surat perintah penyiapan barang. Surat perintah penyiapan barang akan dibuat rangkap 3, lembar ke-1 diserahkan kebagian gudang, lembar ke-2 diserahkan bagian akuntansi sebagai pedoman penbuatan faktur penjualan lembar ke-3 akan diserahkan ke transporter truk untuk selanjutnya diserahkan ke admin gudang pada saat pemuatan barang. PO dibuat bagian penjualan untuk diserahkan ke bagian gudang untuk memberi informasi mengenai biaya kirim, jenis truck dan jumlah yang harus dimuat. d. Prosedur Gudang Bagian gudang akan menyiapkan barang yang akan dikirim sesuai dengan surat perintah penyiapan barang. Setelah truk sampai digudang bagian gudang melihat surat perintah penyiapan barang yang dibawa transporte truck untuk dicocokan dengan surat perintah penyiapan barang yang diterima dari gudang. Setelah surat perintah penyiapan barang sesuai bagian gudang akan melakukan pemuatan barang ke truck. Setelah barang selesai dimuat bagian gudang menyerahkan surat pengiriman barang kepada distributor melalui transporter sekaligus sebagai surat jalan. Bagian gudang akan mencatat pengeluaran barang gudang pada kartu gudang. e. Prosedur Penagihan