commit to user
f. Aktivitas Pengendalian Dalam
Tahapan Prosedur Penjualan Kredit
Aktivitas pengendalian bertujuan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi,
mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Aktivitas pengendalian dalam tahapan prosedur penjualan
kredit dapat dilihat dalam Tabel II.1
commit to user
Hubungan Sistem Akuntansi dan Aktivitas Pengendalian Serta Akibat yang Mungkin Timbul dari Tidak Adanya Aktivitas Pengendalian
Tahapan Prosedur
Fungsi Dokumen
Catatan Aktivitas Pengendalian
Akibat Potensi Kerugian Kecurangan
Penerimaan order
v dari
customer Penjualan
1.
Surat Order
Penjualan
2.
Surat Order
Pengiriman
1. Penentuan bahwa customer berada
dalam daftar customer yang telah disetujui.
2. Penggunaan Surat Order Penjualan
yang diotorisasi untuk setiap penjualan Penjualan dilakukan kepada
customer yang tidak semestinya
Otorisasi pemberian
kredit Keuangan
1.
Surat Order
Pengiriman
1. Bagian kredit mengecek semua
customer baru.
2. Pengecekan batas kredit sebelum
penjualan kredit dilaksanakan. 1.
Penjualan kredit dilakukan tanpa persetujuan.
Pengiriman barang
Pengiriman 1.
Surat Order
Pengiriman
2.
Surat Pengiriman
Barang Kartu
Gudang
1. Barang dikeluarkan dari gudang hanya
atas dasar Surat Order Pengiriman yang telah diotorisasi.
2. Pengecekan barang yang dikirim
dengan Surat Order Pengiriman 1.
Barang dikeluarkan dari gudang untuk order yang
tidak sah.
2. Barang yang dikirim tidak
sama dengan barang yang
dipesan.
Hubungan Sistem Akuntansi dan Aktivitas Pengendalian Serta Akibat yang Mungkin Timbul dari Tidak Adanya Aktivitas Pengendalian
Lanjutan
Tahapan Prosedur
Fungsi Dokumen
Catatan Aktivitas Pengendalian Akibat
Potensi Kerugian Kecurangan
3. Pemisahan Fungsi
Pengiriman barang dan Fungsi Penjualan.
4. Pembuatan dokumen
pengiriman untuk setiap pengiriman barang.
3. Pengiriman barang yang tidak
diotorisasi dapat terjadi
Penagihan Akuntansi
1.
Surat Tagihan
2.
Faktur Penjualan
Kartu Piutang
1. Setiap Faktur Penjualan
harus dilampiri dengan Surat Order Penjualan
yang telah diotorisasi dan dokumen
pengiriman.
2. Pencocokan Faktur
Penjualan dengan 1.
Penagihan dibuat untuk transaksi fiktif.
2. Pengiriman barang tidak diikuti
dengan penagihan.
Dokumen Pengiriman. 3.
Pengecekan independen pemberian harga dalam
Faktur Penjualan.
Hubungan Sistem Akuntansi dan Aktivitas Pengendalian Serta Akibat yang Mungkin Timbul dari Tidak Adanya Aktivitas Pengendalian
Lanjutan
Tahapan Prosedur
Fungsi Dokumen
Catatan Aktivitas Pengendalian
Akibat Potensi Kerugian
Kecurangan
Pencatatan Akuntansi
1.
Surat Pengiriman Barang
2.
Faktur Penjualan
1.
Kartu Piutang
2.
Jurnal Penjualan
1. Setiap pencatatan harus dilandasi
dokumen sumber Faktur Penjualan dan dokumen pendukung yang lengkap.
2. Pengecekan secara independen posting
kedalam buku pembantu piutang dengan akun kontrol piutang dalam
buku besar.
3. Pertanggungjawaban semua Faktur
Penjualan secara periodik. 4.
Panduan akun dan review pemberian kode akun
5. Pengiriman pernyataan piutang
bulanan kepada debitur. 1.
Transaksi penjualan kredit
fiktif dicatat. 2.
Faktur penjualan tidak dicatat ke
akun piutang customer
3. Faktur penjualan
dicatat dalam akun yang salah.
commit to user
B. PENYAJIAN DAN ANALISIS DATA
PT Tiga Pilar Sejahtera Food dalam melaksanakan usahanya mengunakan dua sistem penjualan, secara tunai dan kredit, penjualan secara kredit yang
dilaksanakan PT Tiga Pilar Sejahtera Food yaitu menjual produk yang dihasikan perusahaan kepada distributor yang dilakukan pengiriman
terlebih dahulu kemudian pembayaran dalam jangka waktu kredit. Pada awalnya calon distributor mengajukan diri kepada perusahaan untuk
menjadi distributor yang sanggup menjual atau memasarkan produk PT Tiga Pilar Sejahtera Food sesuai dengan prosedur yang ditetapkan
perusahaan. Setelah menerima data calon distributor, perusahaan akan memilih dan menunjuk distributor yang berhak memasarkan produk PT
Tiga Pilar Sejahtera Food. Jika distributor telah disetujui perusahaan akan melakukan pengiriman barang sesuai dengan rencana penjualan dalam satu
bulan kepada distributor. Setelah barang diterima distributor perusahaan akan mengirimkan faktur penjualan kepada distributor. Setelah jatuh
tempo pelunasan piutang, distributor berkewajiban melakukan pembayaran piutang melalui rekening perusahaan.
Unsur yang terkait dalam penjualan kredit PT Tiga Pilar Sejahtera Food adalah:
commit to user 1. Fungsi yang terkait dalam
sistem penjualan kredit PT Tiga Pilar Sejahtera Food
a. Fungsi Penjualan Fungsi penjualan pada PT Tiga Pilar Sejahtera Food dilaksanakan
oleh departemen sales. Fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima order dari pembeli, mengedit order dari pelanggan untuk
menambahkan informasi yang belum ada pada Surat Order, membuat jadwal pengiriman barang dan membuat Surat Order
Pengiriman Barang. b. Fungsi Kredit
Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk meneliti status kredit distributor dan menganalisa piutang
terkait distributor yang akan ditunjuk. Jika distributor tidak memiliki permasalahan dengan saldo piutang maka rencana penjualan dalam
satu bulan akan disetujui. Fungsi kredit pada PT Tiga Pilar Sejahtera Food dilaksanakan oleh Ka Div accounting dan Departemen finance.
c. Fungsi Pengiriman Fungsi pengiriman pada PT Tiga Pilar Sejahtera Food dilaksanakan
oleh departemen Delivery. Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk, mengirimkan barang atas dasar surat
order pengiriman yang diterima dari Fungsi Penjualan, mencari alat transportasitruck untuk pengangkutan produk yang akan dikirim ke
commit to user distributor. Bagian ini akan menyerahkan surat Order Pengiriman
Barang kepada transporter untuk diserahkan bagian gudang. d. Fungsi Gudang
Fungsi gudang pada PT Tiga Pilar Sejahtera Food dilaksanakan oleh departemen warehouse. Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini
bertanggung jawab untuk menyimpan barang, menyiapkan barang yang akan dikirim sesuai dengan jenis dan jumlah yang tertera pada
surat perintah penyiapan barang, melakukan pemuatan barang ke dalam truck.
e. Fungsi Akuntansi Fungsi akuntansi pada PT Tiga Pilar Sejahtera Food dilaksanakan
oleh departemen Accounting. Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab mencatat piutang yang terjadi dari
transaksi penjualan, menerima bukti transfer bank sebagai bukti pembayaran piutang, membuat bukti kas masuk atas pelunasan
piutang. f. Fungsi Penagihan
Fungsi penagihan pada PT Tiga Pilar Sejahtera Food dilaksanakan oleh departemen Accounting. Dalam transaksi penjualan kredit,
fungsi ini bertanggung jawab untuk untuk membuat Faktur Penjualan dan Faktur Pajak dan mengirimkan Faktur Penjualan
kepada distributor.
commit to user 2. Dokumen yang digunakan
Dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan kredit pada PT Tiga Pilar Sejahtera Food adalah:
a. Surat Pengiriman Barang Surat Pengiriman Barang dibuat oleh bagian penjualan setelah
menerima order dari pelanggan. Surat ini digunakan sebagai bukti pengeluaran barang gudang. Surat ini dibuat rangkap tiga, lembar
pertama diserahkan transporter untuk diserahkan ke distributor sekaligus sebagai surat jalan. Lembar kedua diserahkan bagian
akuntansi yang digunakan sebagai acuan untuk menjurnal piutang. Lembar ketiga digunakan sebagai arsip bagian gudang.
b. Packing list
Packing list adalah dokumen yang dibuat oleh bagian penjualan. Setelah menerima persetujuan kredit bagian penjualan membuat
Packing list. Dokumen ini akan dimintakan otorisasi ke Departemen Product Planing Inventory Control untuk memastikan bahwa barang
yang akan dikirim jenis dan jumlahnya tersedia. c. Surat Perintah Penyiapan Barang
Surat Perintah Penyiapan Barang adalah surat order yang dibuat oleh bagian pengiriman kepada bagian gudang untuk dilakukan
pengiriman. Setelah menerima dokumen ini bagian gudang akan segera menyiapkan barang sesuai dengan yang tertera pada Surat Perintah
Penyiapan Barang. Kemudian dilakukan pemuatan barang ke truk.
commit to user d. Faktur penjualan dan Faktur pajak
Dokumen ini digunakan pada saat ada penjualan kepada pelanggandistributor yang sekaligus berfungsi sebagai faktur pajak.
Dokumen ini dibuat oleh bagian akuntansi setelah menerima SPB dari gudang. Dokumen ini akan dikirimkan ke distributor sebagai bukti
penjualan barang sekaligus memberikan perincian nominal piutang. 3. Catatan Akuntansi yang digunakan
a. Jurnal Penjualan Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat transaksi
penjualan pada PT Tiga Pilar Sejahtera Food,Tbk. b. kartu piutang
Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat jumlah piutang PT Tiga Pilar Sejahtera Food,Tbk.
c. Kartu Gudang Catatan ini diselenggarakan oleh bagian gudang untuk mencatat
keluar masuknya barang dari gudang dan mencatat persediaan fisik barang dalam gudang.
commit to user
4. Jaringan Prosedur yang Membentuk
Sistem Penjualan Kredit
a. Prosedur penjualan Prosedur penjualan pada PT Tiga Pilar Sejahtera Food,Tbk
dimulai dengan menerima Surat Order Pembelian dari pelanggan. Setelah menerima order dari pelanggan bagian penjualan akan meminta
otorisasi dari bagian kredit terkait dengan status kredit pelanggan. Setelah pelanggan mendapat persetujuan kredit, bagian penjualan akan
membuat surat pengiriman barang, surat pengiriman barang akan dibuat rangkap 3, lembar ke-1 akan diserahkan kepada bagian gudang sebagai
pedoman pemuatan barang, lembar ke-2 diserahkan kepada bagian pengiriman, lembar ke-3 diserahkan kepada bagian penagihan.
b. Prosedur Persetujuan kredit Bagian finance dan Accounting akan melakukan analisa piutang
distributor terkait dengan penjualan produk berdasarkan Surat Order Pengiriman dan rencana yang diajukan bagian penjualan. Setelah
dipastikan bahwa distributor tidak memiliki permasalahan dengan saldo piutang maka Surat Order Pengiriman akan disetujui dan diotorisasi.
Setelah disetujui dan diotorisasi bagian Finance dan Accounting, Surat Pengiriman Barang yang telah diotorisasi diserahkan kepada bagian
Sales dan Marketing. c. Prosedur Pengiriman
commit to user Bagian pengiriman akan menerina surat pengiriman barangdan
kirim dari bagian penjualan. Berdasarkan ketiga dokumen tersebut bagian penjualan akan mencari alat transportasi truk untuk pengiriman
barang. Bagian pengiriman akan mencetak surat perintah penyiapan barang. Surat perintah penyiapan barang akan dibuat rangkap 3, lembar
ke-1 diserahkan kebagian gudang, lembar ke-2 diserahkan bagian akuntansi sebagai pedoman penbuatan faktur penjualan lembar ke-3
akan diserahkan ke transporter truk untuk selanjutnya diserahkan ke admin gudang pada saat pemuatan barang. PO dibuat bagian penjualan
untuk diserahkan ke bagian gudang untuk memberi informasi mengenai biaya kirim, jenis truck dan jumlah yang harus dimuat.
d. Prosedur Gudang Bagian gudang akan menyiapkan barang yang akan dikirim sesuai
dengan surat perintah penyiapan barang. Setelah truk sampai digudang bagian gudang melihat surat perintah penyiapan barang yang dibawa
transporte truck untuk dicocokan dengan surat perintah penyiapan barang yang diterima dari gudang. Setelah surat perintah penyiapan
barang sesuai bagian gudang akan melakukan pemuatan barang ke truck. Setelah barang selesai dimuat bagian gudang menyerahkan surat
pengiriman barang kepada distributor melalui transporter sekaligus sebagai surat jalan. Bagian gudang akan mencatat pengeluaran barang
gudang pada kartu gudang. e. Prosedur Penagihan