Proses Perumusan Strategi Strategi

commit to user 88 citra positif suatu instansi. Dengan citra yang positif maka akan lebih mudah bagi suatu instansi untuk memasarkan jasanya . Dengan begitu strategi yang dilakukan oleh Public Relations secara pasti akan mendukung tujuan pemasaran. Manfaat yang dapat diperoleh dari penggunaan strategi Public Relations antara lain akan memperoleh kepercayaan publik dan terciptalah Brandname suatu instansi, sehingga tidak takut lagi dalam menghadapi persaingan. Dengan memperoleh kepercayaan maka publik akan cenderung memilih instansi tersebut. Dilokasi Penelitian, strategi Public Relations sudah dilaksanakan dikarenakan banyaknya instansi sejenis yang menjadi pesaing, sebab persaingan antar organisasi merupakan permasalahan yang sangat mempengaruhi eksistensi organisasi. Agar pelaksanaan strategi berhasil dengan baik dalam mendukung pemasaran maka Petugas Public Relations menyusun suatu perencanaan yang mendasari terciptanya strategi tersebut . Dalam penelitian ini pembahasan strategi Public Relations akan dimulai melalui proses perumusan strategi marketing Public Relations , selanjutnya mengenai penerapan strategi marketing Public Relations . Berikut terlebih dahulu akan dibahas mengenai proses perumusan strategi Marketing Public Relations .

a. Proses Perumusan Strategi

Marketing Public Relations Proses perumusan strategi Public Relations dalam penelitian ini akan membahas mengenai hal-hal yang dilakukan sebelum menentukan strategi yang akan digunakan oleh Public Relations . Hal ini bertujuan untuk mengarahkan kegiatan Public Relations agar selaras dengan visi, misi organisasi dan untuk ketercapaian tujuan Public Relations. Proses Perumusan Strategi Public Relations tersebut, antara lain sebagai berikut : 1 Mengidentifikasi permasalahan yang muncul Identifikasi terhadap setiap permasalahan yang muncul merupakan tahap awal dalam penyusunan strategi, hal ini cukup penting untuk mendasari atau melatarbelakangi suatu pembentukan strategi. Jadi dalam tahap identifikasi permasalahan yang muncul dapat diketahui dengan commit to user 89 mengumpulkan berbagai pendapat dari rekan kerja mengenai segala macam bentuk infomasi atau asumsi yang beredar baik dikalangan internal maupun eksternal organisasi. Hal ini sesuai dengan hasil wawancara peneliti dengan informan I pada tanggal 20 April 2011 sebagai berikut : “Biasanya begini mbak,,nanti kita akan mengadakan rapat dengan rekan-rekan. Hal-hal yang dibahas dimulai dari memflashback mereview hal-hal yang sudah dilakukan dan juga melihat kemampuan kompetitor kita, dengan mengetahui kondisi kompetitor, maka kita akan mengetahui permasalahan yang ada sebagai contoh permasalahan dalam menghadapi persaingan yang cukup ketat. Setelah mengetahui permasalahan maka akan dilakukanlah tahap penyusunan strategi mbak. Dengan cara rapat saya mengharapkan akan memperoleh ide-ide, saranmasukan dari teman-teman, dengan begitu saya yakin hasilnya akan menjadi lebih bagus”. Hal tersebut di dukung oleh pernyataan Informan II pada tanggal 20 April 2011 sebagai berikut : “Untuk merencanakan sebuah strategi, biasanya nanti akan diadakan rapat terlebih dahulu mbak,,seluruh teman kerja dikumpulkan lalu semua akan memberikan idependapat dan berbagai informasi. Selain itu dengan rapat kita dapat mereview hal-hal yang sudah kita capai dan mengutarakan segala macam bentuk informasi yang sudah diperoleh waktu bekerja dilapangan mbak, sehingga akan ditemukan masalah-masalah organisasi”. Hal senada juga diungkapkan oleh Informan III pada tanggal 31 Maret 2011 sebagai berikut : “Sebelum melakukan segala sesuatu ya mbak, apalagi hal yang menyangkut pemberian informasi ke publik luas, biasanya akan dirapatkan terlebih dahulu dan dari seluruh bagian akan dimintai idependapat untuk memecahkan permasalahan yang dihadapi oleh organisasi” Dari hasil wawancara tersebut diatas dapat diketahui bahwa proses penyusunan strategi Public Relations sebaiknya terlebih dahulu dilakukan tahap pengumpulan informasi, isu-isu, asumsi yang terjadi baik didalam maupun diluar organisasi. Hal tersebut dimaksudkan untuk mengetahui permasalahan yang sedang dihadapi oleh organisasi. commit to user 90 2 Identifikasi unit-unit sasarannya Setelah tahap identifikasi permasalahan yang muncul maka tahap berikutnya akan diidentifikasi mengenai unit-unit yang menjadi sasaran pemasaran jasa organisasi. Dalam mengidentikasi unit-unit sasaran maka diharapkan akan mempermudah ketercapaian tujuan organisasi, sebab pemberian informasi sudah tertuju secara tepat. Hal ini sesuai dengan hasil wawancara peneliti dengan informan I pada tanggal 20 April 2011 sebagai berikut : “Dalam mengidentifikasi unit-unit sasaran kami lebih cenderung terhadap publik luas yang kemungkinan besar sangat membutuhkan keterampilan bidang komputer. Sasaran publik kami itu dimulai dari lembaga pendidikan dari TK sampai dengan Perguruan tinggi, lembaga swasta perusahaan, lembaga pemerintahan dan personal yang membutuhkan keterampilan bidang komputer”. Hal tersebut di dukung oleh pernyataan Informan II pada tanggal 20 April 2011 sebagai berikut : “Biasanya, dalam menentukan unit-unit sasaran, nanti kami melihat dari sisi kebutuhan publik mbak,,Siapa-siapa yang kemungkinan besar membutuhkkan keterampilan bidang komputer. Sasaran kami mulai dari instansi pendidikan baik itu siswanya maupun gurunya, dari tingkat SD sampai dengan Perguruan tinggi, lembaga swasta seperti perusahaan, perbankan dll, selain itu juga lembaga pemerintah, seperti pemerintahan desa”. Hal senada juga diungkapkan oleh Informan III pada tanggal 20 April 2011 sebagai berikut : “Untuk menentukan unit sasaran, selain mempertimbangkan faktor kebutuhan publik, kita juga memperhitungkan pelaksanaan pembelajarannya mbak,,kalau untuk program 1 tahun biasanya difokuskan awal tahun pembelajaran dan khusus untuk program intensif yang lebih luas cakupan publiknya maka penyebaran informasi dibuat seluas mungkin keberbagai jenis instansi”. Dari hasil wawancara tersebut diatas dapat diketahui bahwa dalam proses rencana strategi Public Relations , sebaiknya diidentifikasi terlebih dahulu mengenai publik-publik yang dapat dijadikan sasaran pemasaran organisasi, maka dapat diketahui publik-publik yang kemungkinan besar commit to user 91 membutuhkan jasa organisasi sehingga dalam proses penyampaian informasi akan lebih tepat sasaran dan mendapatkan hasil yang optimal. 3 Mengevaluasi pola dan kadar sikap tindak unit sasaran Setelah menentukan unit-unit sasaran maka langkah selanjutnya yang cukup penting yaitu mengevaluasi pola dan kadar sikap tindak dari unit sasaran. Hal tersebut diharapkan dapat menjadi landasan untuk menentukan tindak lanjut yang lebih baik sehingga akan terbina suatu kerjasama yang lebih baik lagi. Hal ini sesuai dengan hasil wawancara peneliti dengan informan I pada tanggal 20 April 2011 sebagai berikut : “Saat proses pembentukan strategi sebelumnya tadi kan dilakukan suatu langkah untuk mereview, nah...dalam mereview tersebut kami juga melakukan tahap evaluasi dengan teman-teman mengenai respon dari publik yang sudah kita berikan informasi. Biasanya publik yang merespon cukup bagus itu seperti SMK Banyudono, SMASMK Batik SKA, SMK Boyolali, SMK 1 Wonogiri, dan SMK 1 Sragen. Setelah itu kami akan menindaklanjuti dengan memberikan kontribusi yang lebih terhadap sekolahan tersebut mbak.... Sedangkan untuk program intensif itu terlalu luas cakupannya mbak, jadi tindak lanjut kami tidak bisa menyeluruh”. Hal senada diungkapkan oleh Informan II pada tanggal 20 April 2011 sebagai berikut : “Biasanya waktu rapat kami dimintai pendapat mbak,,bagaimana tanggapan atau respon dari publik disana, kira-kira mereka cukup antusias tidak saat mendengarkan informasi dari kami. Selain itu kami juga melakukan rekap mengenai data diri siswa yang bergabung dengan LPK Alfabank, sehingga dapat diperolehlah informasi yang lengkap mengenai publik yang memberikan respon cukup bagus itu dari instansi mana, daerah mana dll”. Hal tersebut di dukung oleh pernyataan Informan III pada tanggal 20 April 2011 sebagai berikut : “Begini ya mbak,,kami selalu memberikan tindak lanjut kepada publik yang sebagian besar memilih LPK Alfabank Surakarta, dengan cara mengikutsertakan pihak sekolah waktu pelepasan acara wisuda, selain itu kontribusi yang akan diberikan juga berbeda dengan sekolahan lainnya, seperti dengan memberikan kenangan berupa papan pengumuman, dan pemberian kalender”. commit to user 92 Dari hasil wawancara tersebut diatas dapat diketahui bahwa mengidentifikasi pola maupun kadar sikap yang ditunjukkan oleh publik terhadap lembaga merupakan suatu langkah tindak lanjut yang cukup bagus, sebab dapat digunakan untuk meningkatkan jumlah pengguna jasa suatu instansi dan juga dapat meningkatkan hubungan kerjasama yang baik. 4 Mengidentifikasi Struktur kekuasaan unit sasaran Dalam menjalankan suatu aktivitas secara pasti akan lebih cenderung berkaitan dengan pihak eksternal, oleh sebab itu untuk memasuki suatu instansi secara pasti harus mengetahui struktur kekuasaan, terlebih lagi instansi tersebut merupakan unit sasaran. Struktur kekuasaan akan mempermudah pelaksanaan suatu kegiatan, sebab dengan mengetahui terlebih dahulu, maka sudah mengetahui alur dari suatu proses kegiatan. Hal ini sesuai dengan hasil wawancara peneliti dengan informan I pada tanggal 20 April 2011 sebagai berikut : “Setiap kita akan melakukan kegiatan yang berkaitan dengan pihak eksternal, sebelumnya kita pasti akan mengurus perijinan mbak,,dalam proses perijinan itulah kita sebelumnya sudah mengenal terlebih dahulu mengenai struktur kekuasaan yang ada di instansi tersebut. Seperti instansi sekolahan, biasanya surat ijin kita pertama kali kita akan diterima dibagian tata usaha, setelah itu ke guru bimbingan konseling baru mendapatkan perijinan, atau bahkan sampai ke tingkat kepala sekolah baru mendapatkan ijin”. Hal senada diungkapkan oleh Informan II pada tanggal 20 April 2011 sebagai berikut : “Sebelum kita melakukan presentasi biasanya nanti kita minta ijin dulu dengan pegawai yang berwenang disitu mbak. Seperti tata urutan kita meminta ijin, siapa-siapa saja yang harus kita tembusi terlebih dahulu, dengan mengetahui struktur kekuasaan, secara pasti akan lebih efisien dalam proses perijinannya nanti”. Hal tersebut di dukung oleh pernyataan Informan III pada tanggal 20 April 2011 sebagai berikut : “Biasanya nanti dalam program kerja disediakan waktu khusus untuk mengurusi masalah perijinan mbak, jadi dalam pelaksanaan perijinan, biasanya hampir keseluruhan karyawan yang terlibat sudah commit to user 93 hafal mbak, mengenai struktur kekuasaan instansi yang dituju, sehingga mereka lebih mudah karena sudah mengetahui alur yang harus dilewati”. Dari hasil wawancara tersebut diatas dapat diketahui bahwa mengetahui lebih awal atau mengidentifikasi struktur kekuasaan yang ada didalam suatu instansi yang akan dituju instansi sasaran merupakan hal yang sangat penting, sebab berkaitan langsung dengan proses perijinan. Kelancaran proses perijinan merupakan langkah yang paling awal sebelum pada inti pelaksanaan strategi Public Relations. 5 Pemilihan unsur taktikal strategi Public Relations Setelah mengidentifikasi struktur kekuasaan maka langkah selanjutnya mengenai pemilihan unsur taktikal strategi Public Relations . Dalam pemilihan unsur taktikal strategi Public Relations akan disesuaikan dengan berbagai hal yang berkaitan baik itu internal maupun eksternal organisasi. Hal ini sesuai dengan hasil wawancara peneliti dengan informan I pada tanggal 20 April 2011 sebagai berikut : “Unsur taktik dari strategi yang saya laksanakan selama ini biasanya menyesuaikan dengan audiens dan waktu pelaksanaan program pendidikannya mbak, tetapi taktik yang sering saya buat itu adalah membuat tanda tanya pada audiens saya mbak. Ya....tanda tanya mengenai semua hal yang menyangkut LPK Alfabank Surakarta mbak, salah satu contohnya seperti awal masuk kelas untuk mengkondisikan siswa, biasanya saya langsung masuk, duduk dan diam, biasanya mereka akan sadar sendiri nanti. Dengan membentuk berbagai tanda tanya pada audiens maka saya yakin mereka akan lebih terfokus perhatiannya”. Hal senada diungkapkan oleh Informan II pada tanggal 20 April 2011 sebagai berikut : “Biasanya sebelum kita semua nyebar untuk melakukan presentasi ya mbak,,nanti terlebih dahulu diadakan rapat dengan membahas bagaimana proses pelaksanaannya nanti, bagaimana strategi kita nanti, selain itu juga bagaimana taktik dalam merebut hati audiens kita, agar bersedia mendengarkan informasi dari kita semua mbak”. commit to user 94 Dari hasil wawancara tersebut diatas dapat diketahui bahwa dalam pemilihan unsur taktikal sebaiknya disesuaikan dengan kondisi internal maupun eksternal organisasi. Pada dasarnya pelaksanaan taktik itu secara pasti menggunakan komunikasi, jadi taktik berfungsi untuk mengemas komunikasi agar lebih menarik bagi audiensnya. 6 Mengidentifikasi dan evaluasi terhadap perubahan suatu kebijaksanaan Perubahan suatu kebijakan merupakan suatu hal yang dapat mempengaruhi perkembangan organisasi. Namun bagi instansi yang berstatus swasta, biasanya bernaung dibawah instansi tertentu, sehingga berbagai macam kebijakan sering mengikuti aturan dari lembaga yang menaunginya. Hal ini sesuai dengan hasil wawancara peneliti dengan informan I pada tanggal 20 April 2011 sebagai berikut : “Mengenai evaluasi terhadap suatu kebijakan, biasanya kebijakan yang kita temui itu berasal dari lembaga yang menaungi LPK Alfabank mbak,,sebab LPK Alfabank sendiri kan berstatus swasta, jadi terdapat lembaga yang menaungi, yaitu bernama HIPKI, jadi kalau lembaga tersebut bernaung dibawah suatu lembaga secara pasti sedikit banyak mengikuti aturan yang ada. Sebagai contoh : Dalam penetapan harga, kita tidak bisa mengatur sendiri, akan tetapi sudah diatur serempak oleh HIPKI tadi mbak”. Hal senada diungkapkan oleh Informan II pada tanggal 20 April 2011 sebagai berikut : “Perubahan suatu kebijakan pemerintah untuk lembaga berstatus swasta setahu saya jarang terjadi mbak,,kalaupun iya,,biasanya malah kebijakan tersebut membantu perkembangan organisasi, seperti pengadaan akreditasi, dengan mendapat akreditasi maka secara pasti kualitas lembaga kita jauh lebih bagus. Sedangkan kebijakan lembaga swasta yang ikut dinaungi oleh lembaga tertentu biasanya terpengaruh pada patokan harga yang sama mbak, jadi tidak bisa menentukan sendiri ”. Dari hasil wawancara tersebut dapat diketahui bahwa dalam proses penyusunan strategi juga mempertimbangkan faktor kebijakan yang berasal dari pihak tertentu yang menjadi naungan lembaga tersebut. Jadi terkadang commit to user 95 kebijakan tersebut dapat menjadi kendala, akan tetapi hal tersebut juga berguna untuk menjaga keharmonisan antar lembaga pendidikan swasta. Sedangkan mengenai perubahan kebijaksanaan yang terjadi dalam internal organisasi yang menyangkut masalah kepegawaian. Di LPK Alfabank terdapat beberapa pegawai yang merangkap beberapa tugas secara sekaligus. Hal ini dapat terjadi jika kondisi organisasi sedang dalam proses reorganisasi, sebab terdapat beberapa pegawai yang resain, selain itu juga untuk efisiensi dan peningkatan kemampuan karyawan. Hal ini sesuai dengan hasil wawancara peneliti dengan informan I pada tanggal 20 April 2011 sebagai berikut : “Saat ini saya merangkap banyak tugas mbak, seperti tugas pemasaran, tugas humas, tugas BKK, sebab bagaimana lagi jika masih dalam masa dan banyak sebagian besar rekan kerja yang resain karena memilih untuk membuka usaha sendiri atau berwiraswasta. Sehingga untuk sementara saya harus menggantikan tugas-tugas tersebut. Tapi biasanya kalau untuk pelaksanaan tugas- tugas yang membutuhkan banyak teman, biasanya nanti dibantu oleh teman-teman yang memiliki waktu longgar”. Hal senada diungkapkan oleh Informan II pada tanggal 20 April 2011 sebagai berikut : “Kalau kerja disini itu lebih fleksibel mbak, jika teman memiliki tugas kerja tinggi dan saya memiliki waktu longgar maka kita akan membantu, sebab dengan begitu secara pasti kita akan mampu melakukan tugas kerja dibagian manapun, sehingga jika terjadi reorganisasi, setiap karyawan sudah siap dengan tugas kerja yang baru tersebut”. Hal tersebut di dukung oleh pernyataan Informan III pada tanggal 20 April 2011 sebagai berikut : “Saat ini memang sedang reorganisasi mbak,,jadi kita harus mengadakan rapat untuk menentukan pemegang jabatan baru dengan ketentuan dan persyaratan tertentu. Hal ini terjadi karena terdapat beberapa pegawai yang resain, sehingga menimbulkan pergeseran posisi dan banyak pegawai yang merangkap tugas kerja. Kalau masalah penyebab resainnya, saya kurang paham ya mbak,,Akan tetapi dari pihak LPK Alfabank tidak pernah memberhentikan pegawai, kalau mereka tidak memintanya sendiri. Untuk penanganan commit to user 96 tugas kerja, meskipun mereka bekerja pada posisi baru, akan tetapi sebelum-sebelumnya dalam pelaksanaan tugas saling bantu- membantu, sehingga sebagian besar karyawan bisa melaksanakan tugas kerja yang berbeda-beda”. Dari hasil wawancara tersebut diatas dapat diketahui bahwa perubahan suatu kebijakan mengakibatkan perubahan dalam berbagai hal, dan perubahan tersebut membutuhkan suatu perencanaan kembali untuk menentukan beberapa keputusan seperti menimbulkan kebijakan untuk melakukan reorganisasi dengan pergeseran posisi pegawai, keputusan merangkap sementara beberapa tugas kerja. Meskipun posisi pegawai bergeser, akan tetapi tidak merubah program kerja yang ada. Oleh sebab itu pergeseran posisi maupun merangkap tugas kerja tidak mempengaruhi pelaksanaan program kerja yang sudah dibuat. 7 Menjabarkan strategi dan taktik Public Relations Setelah keseluruhan tahap dilalui maka tahap terakhir merupakan tahap penjabaran strategi dan taktik Public Relations baik itu penerapan langkah-langkah program yang telah direncanakan, lalu dilaksanakan, pengkomunikasian dan yang terakhir berupa penilaian atau evaluasi hasil kerja. Hal ini sesuai dengan hasil wawancara peneliti dengan informan I pada tanggal 20 April 2011 sebagai berikut : “Tahap yang terakhir merupakan bentuk penjabaran dari keseluruhan strategi dan taktik yang sudah direncanakan mbak. Pelaksanaan program tersebut melalui cara berkomunikasi setelah itu dilakukan tahap evaluasi untuk mengetahui berbagai kendala yang dihadapi maupun hasil kerja yang sudah dicapai”. Hal senada diungkapkan oleh Informan II pada tanggal 20 April 2011 sebagai berikut : “Biasanya setelah selesai rapat pembentukan suatu strategi, pada akhirnya nanti akan dijabarkan pada program kerja mbak, lalu dilaksanakan sesuai dengan rencana yang ada. Setelah proses pelaksanaan maka akan direview kembali hal-hal yang menjadi hambatan maupun hasil yang kita dapatkan dari pelaksanaan strategi tersebut, hal ini bermanfaat untuk perencanaan dimasa yang akan datang”. commit to user 97 Dari hasil wawancara tersebut diatas dapat diketahui bahwa penjabaran strategi dan taktik yang ada merupakan suatu langkah yang mampu mengarahkan pelaksanaan strategi Public Relations sehingga tetap terkontrol dan searah dengan tujuan organisasi. Hasil dari perumusan strategi Public Relations tersebut sudah terkonsep dalam suatu program kerja. Dalam program kerja memuat penjabaran dari keseluruhan strategi tersebut. Namun secara garis besar penjabaran strategi Marketing Public Relations tersebut antara lain sebagai berikut: Tabel 7. Program Strategi Public Relations NO Program Strategi 1. Presentasi ke sekolah- sekolah 2. Mensponsori suatu event 3. Press Release 4 Menjalin Kerjasama 5 Pelayanan Prima terhadap Konsumen 6 Spanduk 7 Brosur 8 Kenang-kenangan untuk Sekolah yang dipresentasi 9 Kartu Nama 10 Diklat khusus 11 Inovasi Jasa 12 Kompetisi antar LPK 13 Bakti Sosial 14 CD Company Profil commit to user 98

b. Penerapan Strategi