2.4 Tata
Operasioanal Banquet
Acara jamuan sebagai salah satu aktivitas dalam kehidupan ramai dapat dilakukan oleh siapa saja, baik kelompok maupun perorangan. Jamuan juga dapat
dilakukan dimana saja baik di dalam ruangan, di tempat terbuka, di rumah pribadi, di kantor, dan sebagainya. Namun demikian orang lebih menyukai untuk
menyelenggarakan jamuan tersebut di hotel disebabkan beberapa pertimbangan, antara lain :
- Hotel dengan profilnya sebagai usaha jasa akomodasi, adalah juga merupakan usaha jasa interaksi dan interpersonal yang memiliki fasilitas
lengkap bagi penyelenggaraan kegiatan dalam ruang lingkup tersebut, seperti gedung dan fasilitasnya, area parkir yang cukup luas, lokasi
strategis, memiliki fasilitas audio visual maupun sarana komunikasi yang lengkap.
- Sebagai suatu usaha jasa akomodasi, hotel memiliki fasilitas penginapan berupa kamar-kamar dalam berbagai tipe serta dilengkapi dengan fasilitas
makan minum sehingga seiap adanya kebutuhan untuk hal-hal tersebut dapat segera dipenuhi dengan mudah.
- Hotel dengan klasifikasi yang ditentukan secara international menyebanbkan acara-acara yang dilakukan di dalamnya dapat menambah
atau meningkatkan nilai-nilai prestise maupun privaci.
Universitas Sumatera Utara
- Keamanan, kenyamanan, sangat diperhatikan secara cermat dan ketat oleh pihak hotel yang dengan sendirinya akan sangat menguntungkan bagi
pengguna jasa hotel. - Tenaga pelaksana dari hotel di didik dan di latih secara khusus sehingga
memiliki keterampilan dan untuk melaksanakan berbagai acara baik dalam kehidupan resmi maupun kehidupan ramai.
Faktor-faktor unggulan tersebut diatas telah dimanfaatkan sebaik-baiknya oleh hotel dengan jalan meningkatkan mekanisme pegolahan serta mengembangkan
saranafasilitas yang dimiliki. Salah satu diantaranya adalah menambah jumlah maupun kapasitas ruang pertemuan diantara nya adalah menambah jumlah kapasitas
ruang pertemuan yang berarti memperbesar sumber pendapatan. Hotel yang mengoprasikan beberapa ruang pertemuan maupun saran dan perasarana perjamuan
yang kapasitasnya bervariasi akan memperoleh pendapatan yang cukup besar dan bahkan dapat melampaui pendapatan dari sektor penjualan kamar.
2.5
Reservasi Banquet
Reservasi banquet dapat diartikan sebagai permintaan dari seseorang atau sekelompok orang kepada Banquet atau jamuan untuk atas nama pihak pemesan dan
akan dilaksanakan pada waktunya yang ditentukan oleh pemesan. Kegiatan reservasi biasanya diawali dengan kedatangan langsung pihak
pemesan ko hotel. Kedatangan secara langsung pihak yang memesan perlu dilakukan mengingat banyak hal-hal penting yang akan dibicarakan dengan pihak hotel. Oleh
Universitas Sumatera Utara
karena itu yang menerima kedatangan pihak pemesan ini adalah Banquet Secretary. Akan tetapi perlu diingat bahwa kedatangan langsung pihak pemesan ke hotel bukan
merupakan keharusan. Adakalanya pemesan memanggil pihak pengelola banquet atau bagian Sales Marketing Hotel untuk mendatangi pemesan.
Material yang perlu dipersiapkan oleh Banquet Secretary sebelum pembicaraan berlangsung antara lain adalah :
a. Denah ruangan-ruangan yang dimiliki b. Contoh beberapa set menu dengan harganya.
c. Catatan mengenai ruangan yang telah di pesan. d. Foto-foto yang menjadi model susunan ruangan dengan jumlah peserta
yang berbeda. e. Seating Arrangement dari berbagai jamuan ekslusif yang pernah
diseleggarakan. Sedangkan formulir yang juga harus dipersiapkan banquet secretary antara
lain adalah Function statement, floor plant Sheet Seating Plan Sheet. Dalam hal pembicaraan pertama belum bisa membuat keputusan-keputusan dan
masih akan dilajutkan pada kesempatan berikutnya, maka berbagai formulir tersebut belum diisi. Function Statement baru diisiditandatangani setelah
segala sesuatunya jelas dan disepakati. Selama pembicaraan atau diskusinegosiasi antara Banquet Manager dengan pihak pemesan
berlangsung. Banquet Secretary harus mencatat semua poin keputusan yang
Universitas Sumatera Utara
disepakati. Tidak boleh ada hal-hal sekecil apa pun yang luput dari pencatatan. Untuk keputusan-keputusn yang masih bersifat sementara atau belum final
dapat dicacat dengan pensil, dan di tulis dengan tinta manakala sudah menjadi keputusan tetap. Premise yang harus di catat tersebut meliputi :
1. Nama orang yang memesan, alamat dan nomor telepon. 2. Nama perusahaaninstansi, alamat dan nomor telepon.
3. Nama orang yang bertanggung jawab atas pembayaran serat alamta dan nomor telepon.
4. Type atau jenis acara yang diselenggarakan pesta perkawinan, ulang tahun, jamuan malam, dan lain-lain.
5. Hari, tanggal, waktu dan tempat penyelenggaraan acara banquet. 6. Jumlah peserta minimum minimum No. Guaranteed dan jumlah peserta
maksimum. Jumlah peserta minimum adalah yang I jamin pembayarannya oleh pemesan. misalnya jumlah perserta minimum 200 oran tetapi yang
datang 150 orang, maka panitiapemesan harus membaya sebanyak 200 orang tersebut. Jika peserta yang akan datang melebihi angka 200, pemesan harus
membayar sesuai jumlah yang sebenarnya. Jumlah peserta maksimal jarang ditentukan, dan jika dibuat hanyalah untuk estimasi jumlah yang diharapkan
hadir saja. Bagi yang terpenting adlah jamuan minimum tersebut. 7. Guest Of Honour, Toast Master.
Universitas Sumatera Utara
8. Menu yang disediakan, harga perorang serta modal peleyanan yang di kehendaki.
9. Minimum anggur dan minimum lainnya, baik alcoholic beverage maupun soff
drink. 10. Ketentuan pembayaran minuman yang disediakan.
Setelah keseluruhan premise yang dibicarakan sehubungan dengan pemesanan banquet tersebut maka kedua belah pihak yakni pihak pemesan dan hotel yang
diwakili Banquet Manager akan mendatagani Function Statement. Sebagai tindak lanjut pelaksanaan reservasi tersebut Banquet Secretary mencatatkan pesanan itu di
dalam buku pesanan serta menuliskannya pada reservation Board. Beberapa waktu sebelum tiba saat penyenggaraan acara jamuan, Banquet Secretary telah memperoleh
approval Banquet Manager harus mengedarkan Function Bulletin kepada bagian- bagian di hotel yaitu :
- General Manager - Food Marketing Manager Public Relation, GRO
- Accounting Department Account Receivable, Purchasing - Cost Control
- Front Office Departement Concierge, Reception - Housekeeping Department Linen, Upholstering, florist
- General Store Department Concern - Stewaarding
Universitas Sumatera Utara
- Kitchen - Engenering Power
- Art Decoration Ice carving, Butter Carving - Satge Operator Sound System, Lighting
- Protective Service Security - HRD Department Casual
Dengan beredarnya Function Bulletin tersebut maka semua bagian yang menerimanya, baik yang langsung maupun tidak langsung terkait dengan acara
banquet sudah harus bersiap-siap untuk melaksanakan tugas-tugas serta tanggung jawabnya maasing-masing. Bagi Banquet Department sendiri,
Function Bulltine menjadi pedoman penting bagi pelaksanaan acara banquet tersebut yang meliputi tata ruang jamuan Floor Plan, tata Meja dan kursi
Table Seating Arragement, Pengaturanpenyusunan alat- alat mise en Place, persiapan dan penataan bar bar Prepation Display, pengaturan dan
penempatan petugas personel requitment, pelayanan banquet banquet service operation dan sebagainya.
2.6 Tata Ruang Jamuan
Kategori