Sejarah Jamuan Organisasi Banquet Department

b. Sitdown Dinner Jamuan diselenggarakan pada malam hari dengan menyediakan makanan lengkap serta minuman. Untuk pesta dengan nilai yang sangat eksklusif disediakan anggur untuk tiap jenis makanan yang dihidangkan. Di dalam jamuan seperti ini setiap tamu duduk dikursi dan mengahadapi meja makan yang bentuknya bermacam-macam serta diatur sedemikian rupa. c. Barbeque Merupakan pesta atau kegiatan jamuan yang menyuguhkan makanan dengan cara di bakar atau dipanggang seperti kambing, sapi, ayam, binatang laut, dan lain sebagainya. Disebabkan bahan makanan tersebut langsung dibakar di tempat jamuan oleh pengunjung, maka jamuan ini biasanya diselenggarakan dilingkungan yang terbuka seperti taman, kolam renag, tepi pantai, dan lain-lain.

2.2 Sejarah Jamuan

Sejarah jamuan dilatarbelakangi oleh kodrat kehidupan manusia yang saling berinteraksi serta sejalan dengan peradaban manusia itu sendiri. Melalui beberapa literatur Barat diterangkan bahwa pada masa dahulu kaum bangsawan Perancis, baik keluarga maupun kerabat dari kaisar sering kali menyelnggarakan acara berkumpul dengan menikmati makan enak diantara kelompoknya masing-masing. Untuk mengundang orang-orang yang akan di jamu tersebut, penyelenggaraan akan menuliskan pemberitahuan dan sekaligus meminta kehadiran yang diundang Universitas Sumatera Utara diatas sehelai kertas yang berkualitas tinggi serta dengan istilah ‘etiquette’. Namun demikian perubahan masa dan perkembangan jamuan merubah pengertian etiket sebagaimana yang kita pahami pada saat ini, sehingga bukan lagi berarti kartu undangan sebagaimana pergertian yang asli semula. Pada tahun 1541 Duke of Brunswick menuliskan semua nama makanan yang akan disajikannya didalam etiquette yang diedarkan kepada kaum bangsawan yang diundang untuk menghadiri jamuan tersebut. Penulisan nama-nama makanan yang akan disajikan di atas etiquette yang menmpilkan jenis-jenis hidangan tersebut dengan istilah ‘menute’ yang lama-kelamaan berubah menjadi istilah ‘menu’ yang kita kenal sekarang ini. Proses jamuan tidak lagi hanya merupakan milik masyarakat dari srata tertentu, tetapi sudah dipergunakan masyarakat semua lapisan sebagai wadah meningkatkan interaksi sosial untuk bermacam-macam tujuan. Sedangkan mode jamuan sehingga harus ada setiap penyelenggeraan jamuan tersebut, disajikann setelah melewati perencanaan yang sangat cermat. Sejalan dengan istilah banquet, sering pula istilah banqueting. Dalam hal ini banqueting merupakan istilah yang dipergunakan bagi aspek-aspek yang berkenan dengan banquet, seperti pelayanan dari upacara-upacara yang bersifat khusus. Tegasnya, banqueting ialah digunakan untuk kegiatan yang berkaitan dengan acara banquet. Universitas Sumatera Utara

2.3 Organisasi Banquet Department

Sebagaimana telah dikemukan sebelumnya, bahwa banquet meliputi berbagai kegiatan dalam menyelenggarakan macam-macam acara jamuan seperti makan siang bersama, resepsi perkawinan, acara makan malam dengan dansa, pesta ulang tahun, dan lain-lain. Macam-macam jamuan tersebut diselenggarakan di dalam hotel inside catering, yakni pada ruangan-ruagan khusus yang disediakan hotel. Pada hotel -hotel yang besar, sejumlah ruangan beraneka kapasitas daya tampung disediakan di berbagai lokasi yang strategis sehingga beberapa jamuan dari pihak yang berbeda dapat dilakukan secara bersamaan. Di dalam kondisi demikian, bagian banquet akan mengalami kesibukan yang luar biasa dengan pelaksanaan kegiatan yang sangat kompleks, yang meliputi pengaturan ruangan, pengaturan petugas, persiapan alat-alat, pengaturan makanan dan minuman sesuai pesanan penyelenggaraan jamuan host, pelaksanaan pelayanan sesuai permintaan request ataupun model jamuan, dan sebagainya. Agar dapat melaksanakan tugas-tugas dan kewajibannya dengan sebaik-baiknya, maka bagian banquet tidak hanya membutuhkan tenaga-tenaga professional yang sangat terampil serta efisien dan efektif. Pada umumnya di dalam organisasi banquet perhotelan terdapat sejumlah posisi antara lain banquet manager, assistant banquet manager, banquet secretary, banquet head waiter, banquet captain, bar dispencer, banquet waiter, somelier,busboy, porter. Universitas Sumatera Utara a. Banquet Manager Banquet manager merupakan pemimpin bagian banquet yang bertanggung jawab atas kegiatan banquet secara keseluruhan yang meliputi kegiatan promosi dan pemasaran banquet, pembinaan relasi, pelaksanaan operasional dan pelayanan. banquet manager bertanggung jawab Kepada Food Beverage Manager. Sebagai pemimpin bagian banquet, maka banquet manager berkewajiban untuk mengkordinasikan pengaturan, penyusunan serta pelaksanaan banquet. Ia menerima pemesanan dari penyelenggara, melakukan perundingan mengenai harga, mendikusikan susunan banquet serta menu dan model pelayanan, penyajian anggur, music yang akan diperdegarkan selama jamuan berlagsung, permintaan khusus special request dan lain-lain. Keseluruhan hasil pembicaraan tersebut di tulis dalam suatu formulir yang disebut function Statement dan ditandatangani oleh pemesan dan Banquet Manager. b. Assistant Banquet Manager Sebagai Deputy Banquet maka Assistant Banquet Manager membantu pelaksanaan tugas-tugas Banquet Manager dan mewakilimenggantikannya bila berhalangan. Namun konsentrasi tugas Assistant Banquet Manager tertuju pada bidang operasional banquet yang meliputi persiapan, pelaksanaan pelayanan serta pengawasannya. Berdasarkan Function Bulletin yang diterbikan oleh Banquet Manager, Assistant banquet Manager menyusun perencanaan Universitas Sumatera Utara mengenai tata ruang banquet, personil, alat dan perlengkapan, serta melakukan kordinasi dengan bagian-bagian terkait lainnya seperti : - Front Office : untuk penerapan informasi mengenai acara banquet dan penyambutan tamu-tamu penting serta penyedian kamar bila ada permintaan untuk itu. - Housekeeping Departement : yakni dengan Upholsteree section untuk pengaturan ruangan serta menyusun meja kursi, dengan Florist Section untuk menyediakna bunga, dengan Linen Room untuk penyediaan bermacam-macam jenis linen, dengan Houseman Section untuk kebersihan ruangan. - Kitchen : untuk penyedian makanan sesuai pesanan. - Bar service : untuk penyedian minuman. - Human Resources Development personalia untuk meyediakan tenaga casual. - Engineering Power, untuk penyediaan arus listrik dengan kapasitas sesuai kebutuhan. - Stage operator : untuk penataan pentas, sound sysem dan lighting. - Security : untuk pengamanan serta keamanan parking space. - Dengan bagian-bagian yang terkait kepada permintan khusus special request . Universitas Sumatera Utara c. Banquet Secretary Banquet Secratay menangani kegiatan administrasi sehubungan dengan pelaksanan acara banquet mulai dari kegiatan mendampingi banquet Manager selama melakukan Negosiasi, mencatat hal-hal statemet form, mempersipkan function Bulletin Sheet, menuliskan menu pada tent-card untuk diletakkan di atas meja-meja makan, darter crewpetugas, menyusun denah ruangan floor plan, menyusun rencana pengaturan kursi seating Arrangement, mendistribusikan function bulletin, dan sebagainya. Di samping tugas-tugas tersebut, banquet secretary juga melaksanakan kegiatan administrasi lainnya, seperti menangani surat-surat masuk keluar, menerima panggilan telepon, mencatat pesanan yang masuk, mencatat dan menangani pengarsipan. Banquet Secretary bertanggung jawab kepada Banquet Manager Assistant banquet Manager. d. Banquet Head Waiteres Pada prinsipya Banquet Head Waiter adalah eksekutif yang paling bertanggung jawab atas pelaksanaan operasional banquet, terutama yang menyangkut ketenagaan maupun pelayanannya. Sehubungan dengan ruang lingkup tenggung jawab tersebut maka banquet head waiter harus melakukann kegiatan-kegiatan seperti : a Mempelajari dengan cermat function bulletin yang diterbitkan untuk setiap acara banquet senhingga dapat melakukan follow-up secara tepat mengenai : Universitas Sumatera Utara - Jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan baik crewtenaga tetap maupun tenaga casual, segera menyusun formasi petugas yang meliputi server pramusaji co-serverbus-boy dispencer, porter. - Permintaan kepada banquet secretary agar melakukan pemanggilan terhadap tenaga casual yang dibutuhkan : - Jenis dan jumlah alat-alat serta perlengkapan bagi penyelenggaraan banquet yang meliputi perlengkapan pelayanan dan alat-alat makan minum agar dipersiapkan oleh bagian stewarding. - Model pelayanan alam jamuan, table arrangement, setting plan, alur penyajian, arus tamu, table set-up, type of service. - Penentuan tugas-tugas, memberi briefing baik kepada karyawan tetap maupun tenaga casual. b Melakukan kordinasi kerja dengan bagian dapur dalam rangka penerapan model pelayanan untuk setiap jenis menuhidangan serta waktu penyajiannya. c Membentuk area pelayanan dan menetapkan seorang Captain Waiter Banquet Captain untuk setiap satu section pelayanan. d Melakukan kordinasi kerja dengan bar service untuk pengadaan berbagai jenis minuman dan jumlahnya, teknis pelayanan bar, penerimaan pesanan dan pelayanan serta pembayaran jika minuman di jual tunai kepada para peserta jamuan. Universitas Sumatera Utara e. Banquet Captain Jika Banquet Head Waiter bertanggung jawab terhadap kelancaran pelayanan seluruh kegiatan banquet tersebut maka Banquet Captain bertanggung jawab atas kelancaran satu section yang dipercayakan kepadanya. Tugas dan kewajiban Banquet Captain adalah mengkordinir pekerjaan para waiter yang berada di bawah tanggung jawabnya, segera manakala terjadi sesuatu hambatan pada section yang dipimpinnya. Banquet Captain juga berkewajiban memperhatikan segala kebutuhan tamu dan memberikan informasi-informasi yang diperlukan tamu selama jamuan berlangsung. f. Bar Dispencer Menyangkut pengadaaan bar pelayana minuman di dalam acara banquet, ada 2 sistem yang umumnya terdapat di Banquet Departement sitem yang pertama adalah dengan membentuk section tersendiri dan merupakan bagian dari Banquet Deparment tersebut. Untuk penerapan sistem ini maka Banquet Department mengambil langsung minuman dari gudang dan diperhitungkan sebagai stock bagian Banquet. Personil yang mengelola bar ini ditentukan Banquet Head Waiter yaitu Bar Dispencer serta Porter. Tugas utama Bar Dispencer untuk kedua Sistem tersebut adalah : - Menentukan lokasi yang sesuaistategis untuk acara jamuan tersebut penempatan portable bar : Universitas Sumatera Utara - Melengkapi bar dengann minuman sesuai estimasi kebutuhan dan bertanggung jawab stock minuman tersebut : - Melaksanakan pelayanan minuman sesuai intruksi yang tercantum pada function bulletin, pelayanan minuman atas tanggungan penyelenggara, pendistribusian minuman secara terbatas berdasarkan ketentuan panitia, maupun penjualan minuman secara tunai yang dibayar oleh tamu yang memesan diluar tanggungan panitia . - Menyusun laporan mengenai penjualan minuman. g. Banquet WaiterWaiters Ujung tombak pelayanan dalam acara banquet adalah para pramusaji waiterwaiters yang mempunyai tugas utama sebagai penyajian makananhidangan. Disebabkan operasional banquet tidak continue dan sangat ramai pada hari-hari atau masa tertentu, maka kebanyakan hotel tidak menjadikan pramusaji secara keseluruhan sebagai pengawwai atau karyawan tetap. Pengawai tetap ini terdiri dari orang-orang yang cukup berpengalaman serta terampil dalam pelayanan banquet sehingga di dalam penyelenggaraan banquet diposisikan sebagai pemimpin seksi pelayanan banquet captain. Pada musim ramai jamuan dimana waiterwaiters diperlukan dalam jumlah yang banyak, maka pihak banquet akan merekrut tenaga tidak tetap yang disebut tenaga casual. Tenaga casual ini pada umumnya dibayar per jam disamping mendapatkan fasilitas makan minum pada waktu kerja. Tugas utama pramusaji Banquet adalah memberikan pelayana makan minum kepada tamu, mulai dari Universitas Sumatera Utara proses persiapan, melaksanakan table set-up, menyajikan hidangan sesuai ketentuan, melakukan clear-up meja makan, senantiasa memperlihatkan kebutuhan tamu selama acara jamuan berlangsung dan bertanggung jawab atas kelancaran perhidangan di section dimana ia ditempatkan. h. Sommelier Wine waiter Sommelier merupakan petugas yang secara khusus menagani pelayanan anggur yang dimulai dari persiapan, penyajian, dan penuangan minuman kepada tamu yang menghendaki minuman trsebut. Somelier juga membantu pekerjaan pramusaji menyajiakan makanan tertentu seperti appetizer, main course main- dish, side dinner untuk tingkatan hidangan tertentu, dan sebagainya. i. Busboy Membantu pramusaji melakukan clear-up meja dan membawa peralatan ke diswahsing area. Busboy tidak diperkenankan memberikan pelayanan menyajikan hidangan kepada tamu. j. Porter Petugas yang membantu Bar Dispencer barman mengambil stock minuman dari gudang, menyusun minuman, menyediakan es, menggangkut botol-botol minuman ke gudang, dan sebagainaya. Sebagaimana Busboy, Porter juga tidak dibenarkan memberikan pelayanan langsung kepada tamu. Universitas Sumatera Utara

2.4 Tata