- Kitchen - Engenering Power
- Art Decoration Ice carving, Butter Carving - Satge Operator Sound System, Lighting
- Protective Service Security - HRD Department Casual
Dengan beredarnya Function Bulletin tersebut maka semua bagian yang menerimanya, baik yang langsung maupun tidak langsung terkait dengan acara
banquet sudah harus bersiap-siap untuk melaksanakan tugas-tugas serta tanggung jawabnya maasing-masing. Bagi Banquet Department sendiri,
Function Bulltine menjadi pedoman penting bagi pelaksanaan acara banquet tersebut yang meliputi tata ruang jamuan Floor Plan, tata Meja dan kursi
Table Seating Arragement, Pengaturanpenyusunan alat- alat mise en Place, persiapan dan penataan bar bar Prepation Display, pengaturan dan
penempatan petugas personel requitment, pelayanan banquet banquet service operation dan sebagainya.
2.6 Tata Ruang Jamuan
Tata Ruang Jamuan adalah serangkaian pekerjaan untuk menyikapi tempat jamuan. Ruang disini diartikan dengan tempat karena jamuan tidak hanya harus
diartikan dengan tempat karena jamuan tidak hanya diselenggarakan di dalam
Universitas Sumatera Utara
ruangan atau gedung, tetapi dapat juga dilaksanakan di tempat-tempat terbuka seperti di kebun, taman, ditepi pantai, di halaman, dan sebagainya. Sedangkan yang paling
pokok dalam rangkaian pekerjaan ini adalah penyusunan dan pendekorasian ruangan atau tempat. Susunan maupun dekorasi tempat harus mencerminkan berbagai aspek
yang terkandung dalam jamuan seperti sifat, tujuan, bentuk, klasifikasi jamuan, dan lain-lain. Penataan ruang jamuan harus berpedoman kepada Floor Plan yang yang
telah disusun sebelumnya atau yang diperoleh dari seksi acara suatu kepanitian yang melaksanakan jamuan tersebut, yang diserahkan kepada seksi banquet pada wakatu
berlangsungnya negosiasi reservasi. Beberapa hal yang harus diperhatikan serta dipertimbangkan dalam penetaan
ruang jamuan antara lain adalah : a. Kesesuaian tata letak furnitures maupun perlengkapan ruang dengan fisik
ruangan, pintu kedatangan para tamu, pintu pelayanan, stage atau pentas, bar service, dan lain sebagainya.
b. Jalur lalu lintas bagi tamu-tamu serta pelayanan makanan dan minuman maupun enterteiment lainnya.
c. Arah pandang tamu baik tamu-tamu pada head table maupun tamu-tamu peserta jamuan lainnya, tamu pada head table kepada undanganpeserta
lainnya, tamu-tamu dari meja peserta kearah head table, arah pandang ke stage jika di pentas diselenggarakan pula sesuatu acara.
Universitas Sumatera Utara
d. Alur lalu lintas tamu untuk mengambil makanan bilamana pesta tersebut diselenggarakan dalam model system buffet.
e. Kesesuaian ruang dengan bersifat dan bentuk jamuan. Jika yang diselenggarakan adalah jamuan yang bersifat resmi dan fomal, misalnya state
banquet, maka disamping ruang makan utama, harus disediakan pula tempat atau ruangan lain yang letaknya berdampingan sebaiknya dihubungkan
dengan pintu penghubung khusus. Di ruangan tersebut akan diselenggarakan acara social hour atau pre-dinner drink dimana para tamupeserta jamuan
berkumpul menunggu tibanya acara jamuan. Pada prinsipnya hal-hal yang harus dikerjakan sehubungan dengan penataan
ruang atau tempat jamuan adalah sebagai berikut : - Ruangan harus dibersihkan sehingga bebas dari segala macam kotoran
seperti debu, sampah, noda, dan lain sebagainya yang meliputi lantai, dinding, sudut ruangan, langit-langit, bagian yang terlihat maupun bagian
yang tidak terlihat. - Kondisi bersih juga harus diciptakan pada semua perlengkapan ruangan
serta keteraturannya, sehingga menunjukkan ruangan atau tempat jamuan senatiasa dipelihara dengan seksama. Jangan sampai ada bola lampu yang
putus, lukisan yang kotor dan tidak ditempatkan sebagaimana mestinya. - Di tempat-tempat yang tertentu diletakkan pot planted untuk menambah
keasrian ruangan, namun tanamanya harus diperhatikan, jangan ada daun
Universitas Sumatera Utara
atau bunganya yang layu, pot harus bersih, pengaturanya dilakukan sedemikian rupa sehingga serasi dalam pandangan.
- Fasilitas sanitasi seperti toilet juga harus diperhatikan dengan seksama demikian pula perlengkapannya.
- Semua perlengkaoan ruangan harus berfungsi dengan baik seperti stop kontak listrik, exhauster, pendingin ruangan, dan lain sebagainya.
2.6.1 Penyusunan Meja Banquet Susunan meja banquet sangat menentukan kelancaran penyelenggaraan acara
maupun keberhasilanya. Suatu acara banquet dapat menjadi tidak suskes atau mengalami kekacauan jika susunan meja tidak dibuat sebagai mana yang seharusnya.
Oleh itu susunan meja untuk acara banquet harus berpedoman kepada - Keinginan pihak pemesanan banquet.
- Sifat acara banquet tersebut. - Ukuran dan bentuk ruangan tempat yang digunakan.
- Tipe pelayanan yang akan ditampilkan. - Jumlah tempat duduk yang disediakan.
- Kualifikasi golongan tamu yang akan hadir. Berkenaan dengan susunan meja banquet ini. Menurut Marsum 1996 : 12-13,
bila jumlah tamunya tidak begitu banyak maka susunan meja dapat berbentuk huruf U dan T. susunan meja seperti itu dapat juga dipergunakan untuk acara makan siang
Universitas Sumatera Utara
atau makan malam yang tidak terlalu formal tidak terlalu resmi. Dalam kesempatan seperti ini meja untuk para tamu penting harus diletakkan secara terpisah, terbentuk
empat persegi panjang, atau boleh pula dengan bulat untuk variasi. Susunan meja untuk keperluan jamuan makan resmi ini harus dikompromikan
terlebih dahulu dengan penyelenggerakan banquet setelah ia mengajukan pesannya. Perlu diingat bahwa pada susunan meja untuk banquet harus tersedia jarak yng cukup
antara meja utama head table dengan Meja-meja ranting, serta anatara satu kursi dengan kursi yang lain. Jadi harus ada tempat luang yang cukup agar tamu dapat
duduk dengan enak, disamping supaya pelayanan banquet tersebut dapat berjalan dengan lancar. Gang tempat luang itu hendanknya dapat dilewati dengan aman oleh
dua orang waiter yang bersimpangan meskipun mereka sedang membawa hidangan yang akan disajikan kepada para tamu.
2.6.2 Seating Plan Rencana Tata Duduk Di dalam suatu acara jamuan makan resmi, jumlah keseluruhan tamu yang
akan hadir sudah ditetapkan terlebih dahulu. Sedangkan yang paling dipertimbangkan atau diutamakan dalam seating plan ini adalah tata duduk atau pengaturanya kursi pa
head table. Hal ini disebabkan : -
Yang dulu pada head table adalah Guest Of Honour, Hosthostess, dan tamu-
tamu VIP lainnya.
- Dengan sendirinya tamu-tamu pada head table senantiasa menjadi tumpuan
acara
- Tindak pelayanan dimulai dari head table
Universitas Sumatera Utara
- Tata duduk tamu pada head table diatur berdasarkan ketentuan protokoler.
Oleh sebab itu penentuan letak head table serta susunan kursi untuk tamu-tamu dimeja utama tersebut didasarkan kepada :
- Posisi strategis yang ditijaun dari tata ruang. - Posisi strategi ditinjau dari keberadaanya di kalangan peserta jamuan
- Posisi strategis yang ditinjau dari aspek prestise. - Posisi strategis ditinjau dari anturan protokoler.
Banquet seating plan pada umumnya dibuat rangkap 4 tempat yang masing- masing diserahkan kepada :
a. Panitia.
