Analisis Proses Bisnis Analisis Sistem

Manager, Area Manager dan Driver. Dari masing-masing bagian penting itu memiliki keterkaitan dalam hubungan aliran kerja dan memiliki sub bagian yang berperan dalam membantu pekerjaan bagian tersebut. Pada bagian tersebut memiliki kebijakan dan tugasnya masing-masing. Di dalam bagian perusahaan terdapat permasalahan yang ada dalam penyewaan mobil, data rental history, rental report, keamanan dan semua itu atas pengamatan dan analisis peneliti. Adapun proses kerja dapat disimpulkan dari analisis peneliti dan menjelaskan flowchart sistem berjalan sebagai berikut: Proses kerja diawali dari bagian customer yang mengajukan rental history kepada bagian general manager, dan disetujui oleh perusahaan atau owner. Rental history ini disetujui oleh perusahaan bila kriteria rental history ini cocok dengan kriteria kebijakan owner. Jika rental history ini disetujui owner maka rental history ini akan diberikan kepada general manager, selanjutnya general manager akan memberikian rental history ini kepada operational manager untuk dicek apakah kriteria mobil yang diinginkan tersedia atau tidak. Jika mobil ada maka akan dibuat rental order, setelah mendapat rental order, maka selanjutnya akan diberikan kepada bagian area manager untuk disetujui setelah melihat rental history si penyewa dan melihat dari data customer apakah customer ini bermasalah atau tidak. Area manager kemudian mengeluarkan rental order yang telah ditandatangani untuk diberikan kepada sopir di lapangan, jika sopir menyetujui dengan kriteria yang diajukan pada rental order tersebut maka dibuatkan surat jalan yang selanjutnya di-fax ke customer. Setelah customer menerima surat jalan tersebut lalu bisa langsung dijemput oleh sopir beserta kendaraan yang disewa dan setelah selesai menyerahkan kwitansi penyewaan kepada bagian operational manager untuk dicatat dan dimasukkan ke data mobil keluar. Dari data yang didapat, peneliti memahami adanya masalah yang diperlukan solusi untuk mencapai suatu tujuan perusahaan yang dirumuskan peneliti sebagai berikut: 1. Masalah Di dalam penelitian ini memahami adanya masalah yang ada di perusahaan yang selama ini terjadi yang diakibatkan karena jarak kantor pusat dengan lokasi penyewaaan yang berjarak cukup jauh sehingga terjadi kurangnya controlling, report yang tidak jelas, keamanan mobil yang kurang, kurangnya koordinasi, terdapat over budget, pendataan penyewa tidak terdata dengan rapi dan lamanya kinerja penyewaan sebuah mobil. 2. Solusi Dari masalah yang dipahami di atas peneliti mencoba memberikan solusi pada masalah aliran data penyewaan, koordinasi, rental report, data customer, controlling dan keamanan. Solusi yang disarankan peneliti untuk memecahkan masalah yang ada yaitu dengan menerapkan aplikasi penyewaan mobil online berbasis web. 3. Tujuan Dengan menerapkan aplikasi penyewaan mobil online pada perusahaan jasa penyewaan ini diharapkan aliran penyewaan mobil teratur, controlling yang dapat diakses setiap saat tanpa terpengaruh jarak ataupun waktu, data rental yang tersimpan di database, report yang jelas perskala waktu tanggal, bulan dan tahun, memudahkan kinerja operational manager dalam mengolah rental history dan menstabilkan budget yang telah tersusun dalam anggaran perusahaan.

4.3.3 Kelebihan dan Kekurangan Proses Bisnis yang Berjalan

Dari analisis yang didapat bahwa perusahaan ini memiliki segi kelebihan dan kekurangan dari bisnis proses yang sedang berjalan di perusahaan. Berikut hasil analisis proses yang berjalan:

1. Kelebihan Proses Bisnis yang Berjalan

a. Tidak memerlukan biaya untuk pembelian dan perawatan perangkat lunak maupun perangkat keras komputer. b. Tidak memerlukan biaya untuk pembelian program aplikasi yang sesuai kebutuhan.

2. Kekurangan Proses Bisnis yang Berjalan

a. Terjadi penumpukan dokumen pada setiap proses seperti dokumen customer, rental report, data driver, data customer dan rental history. b. Kurangnya kontrol terhadap penyewaan di lapangan. c. Pendataan customer yang tidak rapi, aman dan jelas. d. Keamanan mobil yang kurang pada saat penyewaan berlangsung. e. Tidak adanya report yang jelas pada setiap penyewaan yang ada.

4.3.4 Usulan Pemecahan Masalah

Memberikan usulan pemecahan masalah pada PT. Avis Indonesia dalam meningkatkan efektivitas sistem aliran data kebutuhan perusahaan dengan membuat usulan pembuatan sistem dengan konsep penyewaan mobil berbasis web yang berfokus pada rental report berbasis web, yang mampu memberikan informasi report, controling, data customer, dan data customer rental history. Aplikasi web penyewaan mobil ini merupakan media layanan kinerja aliran data customer, aliran rental report, customer rental history, controlling monitoring data rental, database data rental.

4.3.5 Analisis Sistem yang akan dibangun

Dari analisis sistem di perusahaan dapat disimpulkan bahwa sistem di perusahaan terdapat kelemahan yang perlu diperbaiki dan dibangun sistem yang lebih efisien dengan aplikasi penyewaan mobil online yang peneliti buat. Dari analisis sistem terdapat dua kesimpulan dari sistem aplikasi penyewaan mobil online yang akan dibuat yaitu:

a. Segi Positif Aplikasi Penyewaan Mobil Online bagi Perusahaan

1. Tersimpannya data rental ke dalam database sehingga data menjadi aman, rapi dan terstruktur. 2. Jelasnya proses aliran data pada penyewaan. 3. Jelasnya aliran customer beserta rental history-nya. 4. Jelasnya proses rental report. 5. Meminimalkan kehilangan mobil.