Latar Belakang Perusahaan PEMBAHASAN

Mendukung tujuan pemerintah dalam rangka mendatangkan pelancong dari luar negeri. 2. MISI 1. Menjadikan persewaan mobil yang dipercaya penggunanya 2. Membangun serta menciptakan citra terbaik perusahaan. Adapun struktur organsasi dalam perusahaan ini yaitu: Gambar 4.1 Struktur Organisasi Sumber: Company Profile PT. AVIS INDONESIA, 2009 Presiden Direktur Sekretaris Direksi General Manager Deputy General Manager Accounting Manager Operation Manager Area Manager Internal Auditer Sales Representative Driver Business Development T ugas dari masing-masing divisi dalam aktivitas penyewaan mobil yang tergambar dalam struktur organisasi adalah sebagai berikut: Presiden Direktur, bertugas sebagai kepala dari perusahaan ini. Semua keputusan ada ditangan Presiden direktur. Bertugas mengamati jalannya perusahaan dan mengambil tindakan guna membuat perusahaan tetap berjalan seseuai dengan tujuan awal perusahaan. Jabatan Sekretaris Direksi ini bukanlah atasan bagi General Manager, tetapi dalam menjalankan tugasnya harus bekerja sama dengan semua bagian agar mendapatkan bahan untuk dijadikan masukan bagi Presiden Direktur. Selain itu, juga ada seorang Deputy General Manager. Pengangkatan ini hanyalah bersifat sementara saja, karena General Manager sedang berhalangan untuk waktu yang cukup lama. Tugas Deputy General Manager ini adalah menggantikan tugas harian General Manager, tetapi jika beliau akan membuat suatu keputusan, maka ia harus mengadakan konsultasi dengan manager-manager lainnya seperti Accounting Manager dan Operation Manager. Jabatan Area Manager diletakkan di bawah Operation Manager, karena Area Manager ini bertanggung jawab langsung kepada Operation Manager. Dalam laporan bentuk kegiatan yang dilakukan maka Area Manager harus pula membuat tembusan ke Accounting Manager. Pembagian Tugas General Manager: 1. Mengawasi dan memelihara sistem akuntansi dan laporan keuangan secara baik dan tepat. 2. Pengelola keuangan, perencana dan anggaran belanja. 3. Menarik pegawai yang sesuai dengan kebutuhan ditingkatkan managerial. 4. Mempunyai wewenang untuk pembelian atau penyewaan perlengkapan administrasi untuk keperluan sehari-hari, dan atau sejalan dengan petunjuk yang diberikan oleh dewan direktur. Accounting Manager: 1. Mengatur semua administrasi kegiatan accounting. 2. Manjaga agar perusahaan selalu berada dalam keadaan keuangan yang baik. 3. Mengadakan evaluasi keuangan perusahaan. Operation Manager, mencakup 2 dua bidang: 1. Bidang Pemasaran; 1.a. Menyusun rencana dan mengarahkan usaha penyewaan kendaraan. 1.b. Mengusahakan kegiatan promosi. 1.c. Menjaga kualitas jasa. 2. Bidang Operasi; 2.a. Mengatur jalannya operasi kendaraan. 2.b. Memperhatikan kondisi armada kendaraan. Business Development: 1. Melakukan kegiatan untuk pengembangan usaha di luar kegiatan utama. 2. Mengikuti perkembangan harga mobil. 3. Mengikuti perkembangan harga sewa perusahaan rental lainnya, seperti mengikuti tender. 4. Memperkenalkan sistem reservasi.

4.2 Perencanaan Sistem

Dari penjelasan mengenai latar belakang perusahaan adapun pada tahap perencanaan dilakukan pula tahap pengamatan dan pengumpulan data dimana didalam penelitian ini dibutuhkan pengumpulan data untuk mendapatkan informasi dalam membangun sistem, adapun deskripsi pengumpulan data dan perencanaan yang dilakukan dalam penelitian ini akan dijelaskan sebagai berikut: Dari pengumpulan data hasil observasi dan wawancara dapat dideskripsikan sebagai berikut: sistem penyewaan mobil pada perusahaan ini dilakukan dengan cara customer melakukan registrasi lewat telpon atau datang langsung ke kantor maupun stand Avis untuk melakukan registrasi untuk proses penyewaan, sehingga menyita banyak waktu dan sumberdaya yang dibutuhkan juga semakin banyak karena tiap proses membutuhkan sumber daya yang berbeda. Pada sistem penyewaan yang sudah berjalan di perusahaan Avis Indonesia, pihak perusahaan telah berusaha mengatur sistem penyewaannya dengan baik. Namun karena keterbatasan sistem akibat sistem penyewaan yang masih bersifat manual dan hanya dikontrol oleh sebagian pihak di dalam perusahaan, sehingga menyebabkan data report yang ada menjadi sulit untuk dikelola. Menurut data yang ada, terdapat kurang lebih 3 orang pekerja pada kantor cabang Avis untuk menangani proses registrasi hingga selesai menjadi data report untuk perusahaan dan owner, sehingga banyak biaya yang harus dikeluarkan jika perusahaan berniat membuka tempat registrasi baru baik berupa kantor cabang maupun stan di bandara. Pada proses kerja di perusahaan pemanfaatan komputer masih sebatas pengolahan surat menyurat dan sebagai alat pengolah data customer berupa data berbentuk kertas hingga data berbentuk digital. Pada data penyewaan customer masih berupa data manual sehingga sulit dikontrol oleh berbagai pihak yang membutuhkan data penyewaan kendaraan setiap harinya. Akibat dari lambatnya pengelolaan data tersebut muncul masalah-masalah seperti lamanya proses report, ketidakjelasan report, hilangnya data history customer, kesalahan data penyewaan customer, tertundanya waktu penyewaan sehingga tidak sesuai schedule penyewaan, sulitnya pengolahan transaksi keuangan pada proses penyewaan di lapangan dan sering terjadi loss control. Dari pengumpulan data diperoleh pula data customer data rental history customer, contoh rent agreement, portofolio perusahaan, visi dan misi perusahaan, struktur organisasi, penjelasan form penyewaan kendaraan dan surat keterangan penelitian. Data tersebut didapat dari bagian Business Development di perusahaan. Data yang diperoleh dari luar perusahaan didapat dari berbagai berita dan organisasi penyewaan rental mobil di Indonesia sebagai bahan pembelajaran untuk penulis.